SLIDE quản trị văn phòng CHUONG 5- Quản lý hồ sơ, tài liệu.PPT

CHƯƠNG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ, TÀI LIỆU  Quản lý hồ sơ, tài liệu  Tổ chức giải quản lý hồ sơ, tài liệu  Lưu trữ hồ sơ, tài liệu Một số khái niệm Hồ sơ loại giấy tờ liên quan đến người, giải vụ việc, vấn đề …, qua nói lên kết đạt hay cung cấp chứng hoạt động thực hiện, tập hợp lại cách có hệ thống: hồ sơ cán bộ, hồ sơ mời giảng, hồ sơ mua sắm hàng hoá,… Hồ sơ chứng khách quan việc thực hiện, hồ sơ gồm hồ sơ thực xong rồi, lưu hồ sơ thực Một số khái niệm  Tài liệu, theo cách hiểu ISO loại văn pháp quy có tính pháp quy dùng làm để xử lý, giải công việc thuộc chức nhiệm vụ quan, đơn vị định Một số khái niệm   Tài liệu bắt buộc ta phải thực theo, tài liệu gồm có tài liệu bên (tài liệu ISO, SA, tài liệu kỹ thuật, qui định Cơng ty) tài liệu bên ngồi (qui định pháp luật nhà nước, qui định khách hàng - đối tác mà Công ty cam kết thực hiện) Nếu tài liệu ta bắt buộc phải thực theo hồ sơ chứng việc ta đã, tuân thủ theo tài liệu Một số khái niệm  Quản lý hồ sơ, tài liệu bao gồm việc xếp, thiết kế xem xét lại văn bản, hồ sơ, tài liệu tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy hồ sơ hoạt động tổ chức Vai trò việc quản lý hồ sơ      Giảm chi phí mua sắm thiết bị Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu Có thể dễ dàng tìm hồ sơ nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ nhân viên chuyển phận, nghỉ việc… Nguyên tắc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu        Thống quản lý hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp Xác định toàn hồ sơ tài liệu hình thành trình hoạt động doanh nghiệp tài sản chung doanh nghiệp Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải phận nhân viên chuyên trách đảm nhiệm đặt đạo trực tiếp lãnh đạo doanh nghiệp Phải xây dựng quy định cụ thể mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu như: chế độ lập phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản phục vụ khai thác, chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ Thường xuyên hay định kỳ tổ chức họp chuyên đề để kiếm tra tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp tính an tồn chống lại thứ hỏa hoạn hư hỏng hồ sơ bụi, chất bẩn mát, tính an tồn hồ sơ mật tiết kiệm chi phí lập hệ thống chi phí điều hành Tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu  Sử dụng hồ sơ  Xác định hồ sơ lưu  Lập danh mục hồ sơ  Nhận dạng, phân loại hồ sơ  Sắp xếp, bảo quản hồ sơ  Cập nhật hồ sơ  Kiểm tra thời gian lưu giữ  Hủy hồ sơ Tổ chức giải hồ sơ Giải văn bản: áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho quan/doanh nghiệp thủ trưởng quan/lãnh đạo doanh nghiệp nắm thành phần, nội dung tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải văn bản, sử dụng bảo quản văn hoạt động hàng ngày quan CÁCH XỬ LÝ HỒ SƠ XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN Văn bản, tài liệu, thư từ quan tiếp nhận nơi khác gọi công văn đến THỦ TỤC TIẾP NHẬN VĂN BẢN ĐẾN  Kiểm tra phân loại văn  Xử lý sơ Đóng dấu vào sổ đăng ký văn đến  Phân chuyển văn Đến  Giải theo dõi việc giải văn Đến PHƯƠNG TIỆN QUẢN LÝ VĂN BẢN     Sổ đăng ký văn Phần mềm quản lý văn Lập thư mục quản lý văn máy tính Cặp lưu văn CÁC BIỆN PHÁP LƯU TRỮ HỒ SƠ Vai trò việc lưu giữ hồ sơ  Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời  Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu  Có thể dễ dàng tìm hồ sơ nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng  Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ nhân viên chuyển phận, nghỉ việc… NHỮNG NGUYÊN TẮC LƯU TRỮ HỒ SƠ  Xây dựng bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định  Thực biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ  Trang bị thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;  Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với loại hình tài liệu lưu trữ;  Thực biện pháp phòng, chống trùng, nấm mốc, khử a-xít tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu CÁC HỒ SƠ CẦN LƯU TRỮ  Hồ sơ tối cần thiết  Hồ sơ quan trọng  Hồ sơ thường sử dụng  Hồ sơ không cần thiết HỒ SƠ TỐI CẦN THIẾT Là hồ sơ cần thiết cho tồn tổ chức.Đó hồ sơ khơng thể thay bao gồm:  Bản hợp đồng  Bản quyền  Hợp đồng thuê mướn  Hợp đồng đại lý  Con dấu, nhãn hiệu đăng ký quyền HỒ SƠ QUAN TRỌNG Đây loại hồ sơ thay lại tốn kém:  Hồ sơ thuế  Hóa đơn sổ lương  Các khoản phải trả  Tài khoản phải thu HỒ SƠ THƯỜNG SỬ DỤNG  Các đơn đặt hàng  Danh sách nhân viên  Danh sách nhà cung cấp  Hợp đồng chuyên chở  Namecard HỒ SƠ KHÔNG CẦN THIẾT  Đây loại hồ sơ nên hủy bỏ sau kết thúc công việc sau lưu trữ vài ngày, vài tuần hay vài tháng  Ví dụ - Thơng báo nội - Thơng báo họp - Lịch làm việc CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ LƯU TRỮ THỦ CÔNG  Hệ thống theo vần mẫu tự  Hệ thống số thứ tự  Hệ thống mẫu thự- số thứ tự THEO VẦN MẪU TỰ  Hồ sơ tên theo mẫu tự ABC  Hồ sơ đề tài theo mẫu tự ABC  Hồ sơ khu vực địa lý theo mẫu tự ABC THEO SỐ THỨ TỰ  Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số  Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như dạng mã số), ví dụ: 7-25-30  Hệ thống lưu trữ mã số: sử dụng kết hợp chữ số, thơng thường chữ mã hiệu, số thứ tự mã THEO SỐ THỨ TỰ  Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số  Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như dạng mã số), ví dụ: 7-25-30  Hệ thống lưu trữ mã số: sử dụng kết hợp chữ số, thơng thường chữ mã hiệu, số thứ tự mã ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA LƯU TRỮ THỦ CÔNG  Ưu điểm  Dễ dụng  Nhanh chóng  Giảm chi phí  Nhược điểm  Chiếm diện tích  Dễ gây cháy nổ  Dễ gây tải LƯU TRỮ HIỆN ĐẠI  Lưu trữ máy vi tính  Đĩa CD  Ổ cứng rời  Các loại đĩa mềm  Làm vi phim Tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu Thu thập tài liệu Phân loại tài liệu Xác định giá trị tài liệu Bảo quản tài liệu Tỉ chøc khai th¸c, sư dơng ... Nếu tài liệu ta bắt buộc phải thực theo hồ sơ chứng việc ta đã, tuân thủ theo tài liệu Một số khái niệm  Quản lý hồ sơ, tài liệu bao gồm việc xếp, thiết kế xem xét lại văn bản, hồ sơ, tài liệu... CÁCH XỬ LÝ HỒ SƠ XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI Tất văn bản, giấy tờ, tài liệu, quan gửi gọi chung văn Quy trình xử lý văn Đi  Nghiên cứu soạn thảo văn  Tiếp nhận yêu cầu  Duyệt văn  Kiểm tra hồ sơ  Kiểm... bảo quản văn hoạt động hàng ngày quan CÁCH XỬ LÝ HỒ SƠ XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN Văn bản, tài liệu, thư từ quan tiếp nhận nơi khác gọi công văn đến THỦ TỤC TIẾP NHẬN VĂN BẢN ĐẾN  Kiểm tra phân loại văn