Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K

KháiquátchungvềBệnhviện K

LịchsửhìnhthànhcủaBệnhviệnK

Trụsởchính:BệnhviệnKcơsở3(BệnhviệnKcơsởTânTriều),số30đường

CầuBươu,TânTriều,ThanhTrì,Hà Nội. a) Địa chỉcơsở1vàcơ sở2:

- BệnhviệnKcơsở1(BệnhviệnKcơsởQuánSứ):số43phốQuánSứ,phường HàngBông,quận HoànKiếm,thànhphốHà Nội.

- BệnhviệnKcơsở2(BệnhviệnKcơsởTamHiệp):ThônTựuLiệt,xãTamHiệp, huyệnThanhTrì,thànhphốHà Nội.

Bệnh viện K, tiền thân là Viện Radium Đông Dương được thành lậpngày 19 tháng 10 năm 1923, là Bệnh viện chuyên khoa ung bướu trực thuộcBộY t ế đ ư ợ c t h à n h l ập t h e o Q u y ế t đ ị n h số 7 1 1 / Q Đ -

Bệnh viện, được thành lập theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Y tế ngày 17 tháng 7 năm 1969 và được xác nhận lại theo Quyết định số 246/QĐ-TTg ngày 12 tháng 02 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ, là đơn vị sự nghiệp y tế trực thuộc Bộ Y tế Bệnh viện có tư cách pháp nhân, có 3 con dấu, và được mở tài khoản theo quy định của pháp luật, với trụ sở làm việc tại thành phố Hà Nội.

BệnhviệnchịusựquảnlýnhànướcvềytếcủaBộYtế;chịusựquảnlýhành chính theo lãnhthổcủađịaphương nơiBệnh việnđặt trụsởlàmviệc.

Chứcnăng, nhiệmvụcủaBệnhviện K

Theo quy định tạiQuy chế tổ chức và hoạt động của Bệnh viện

Kbanhành kèm theoQuyết định số 5737/QĐ-BYT của Bộ Y tế ngày 26/9/2018 vềviệc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bệnh viện K, thì Bệnh việncó chức năngnhưsau:

+ Cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh và phục hồi chức năngchuyên khoa ung bướu và các bệnh trong khả năng của Bệnh viện cho ngườibệnhtrongnước,nước ngoài.

+ Đào tạo và tham gia đào tạo cán Bộ Y tế, làm công tác chỉ đạo tuyến,thamgiaphòng chống dịch bệnh theonhiệmvụđượcBộYtếphân công.

+ Nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng khoa học, công nghệ, kỹthuật hiện đại để phục vụ người bệnh và phục vụ công tác nghiên cứu khoahọcvàđàotạonhânlựcytế.

Vớichức năngnày,BệnhviệnK thực hiệnn h ữ n g n h i ệ m v ụ t r ọ n g điểmnhư:

Bệnh viện cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh chuyên khoa ung bướu và các bệnh khác cho bệnh nhân trong nước và nước ngoài, nhằm phục vụ công tác chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân.

+Tổ chứctriểnkhai thực hiệncáckỹthuậtyhọc hiệnđại;

+Thamgia côngtácgiámđịnhykhoa được Bộ Y tếgiao;

+Phụchồi chứcnăngsauđiềutrịvàphụchồi chứcnăngtại cộng đồng;

+Nghiêncứu,ápdụng,mởrộngquymô,phạmvicáchoạtđộngdịchvụkhám bệnh,chữa bệnhtheođúngquyđịnhcủa pháp luật;

+Tưvấn,khámsức khỏe,kiểmtra sức khỏe cho đốitượngcónhucầu;

Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ nhằm nghiên cứu, ứng dụng và chuyển giao các kỹ thuật, phương pháp mới trong khám bệnh và chữa bệnh Đồng thời, tham gia nghiên cứu để giải quyết các vấn đề liên quan đến sức khỏe của người dân tại địa phương và trong cả nước.

+ Chủ trì và tham gia các công trình nghiên cứu khoa học theo sự phâncông của cấpcóthẩmquyền;

+Tổ chức các hộinghị,hộithảokhoa họctheoquyđịnhcủaphápluật;

+ Thực hiện các chương trình hợp tác nghiên cứu khoa học với các tổchức,cá nhântrong và ngoài nước theođúngquyđịnhcủaphápluật.

+ Là cơ sở thực hành của một số cơ sở đào tạo nhân lực y tế theo quyđịnh củaphápluậtvàcủaBộ Ytế;

+T h a m giađ à o t ạ o đ i ề u dư ỡn g, kỹthuật v i ê n , bácsĩ, bácsĩ n ộ i tr ú , thạc sĩyhọc,tiếnsĩyhọc,bácsĩchuyênkhoa I,bácsĩchuyênkhoa II;

+ Tham gia đào tạo sinh viên, thực tập sinh và nghiên cứu sinh nướcngoài đếnhọc tập và nghiêncứutạiBệnhviện;

+ Đào tạo liên tục và đào tạo phát triển nghề nghiệp cho cán bộ, viênchứctrongBệnhviệnvàcác cơ sởytếkhác có nhucầu;

Hướng dẫn thực hành khám bệnh và chữa bệnh dành cho những người có văn bằng chuyên môn y tế được cấp hoặc công nhận tại Việt Nam, phù hợp với quy định của Luật Khám bệnh, chữa bệnh.

Bộ Y tế đã tham mưu xây dựng hệ thống mạng lưới cơ sở khám chữa bệnh và phòng bệnh cho các tỉnh, thành phố trên toàn quốc, theo Quyết định số 4026/QĐ-BYT ngày 20 tháng 10 năm 2010 và các văn bản liên quan.

+ Tham gia hỗ trợ tuyến dưới tổ chức triển khai các chương trình, dự ánpháttriểnytếcơ sở.

+Chuyểngiaovàhỗtrợcáckỹthuậtchuyênmônchocáctuyếntheoquyđịn hcủa cấpcó thẩmquyềnvà các đơn vị khác cónhu cầu;

+Thựchiện cácnhiệmvụchỉđạotuyến kháckhi đượcphân công.

Chủ động thiết lập mối quan hệ hợp tác và trao đổi kinh nghiệm trong khám bệnh, chữa bệnh; nghiên cứu khoa học; đào tạo cán bộ với các cơ sở y tế Đồng thời, xây dựng dự án đầu tư liên doanh, liên kết với các quốc gia và tổ chức quốc tế về dịch vụ y tế theo quy định của pháp luật.

Bệnh viện cần xây dựng kế hoạch cho đoàn ra và đoàn vào theo chương trình hợp tác quốc tế, cử cán bộ, viên chức và học viên đi học tập, nghiên cứu, công tác ở nước ngoài Đồng thời, bệnh viện cũng phải hợp tác trao đổi và tiếp nhận giảng viên, học viên nước ngoài đến nghiên cứu và học tập tại bệnh viện Tất cả hoạt động này phải tuân theo quy định của pháp luật và được quản lý trong phạm vi hoạt động của bệnh viện theo quy định của Bộ Y tế.

+ Tổ chức các hội nghị, hội thảo, các lớp học quốc tế về các lĩnh vựcthuộcphạmvicủaBệnhviệnquảnlýtheoquyđịnhcủaphápluật.

Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan trong và ngoài ngành y tế là rất quan trọng để thực hiện công tác truyền thông và giáo dục sức khỏe Điều này bao gồm việc phòng chống dịch bệnh, tai nạn thương tích, tai nạn giao thông, tai nạn lao động và tai nạn sinh hoạt.

+ Thực hiện các nhiệm vụ phòng bệnh, phòng chống dịch bệnh,khắcphụchậuquảthiêntai,thảmhọa theo chỉđạocủa các cấp cóthẩmquyền.

Để nâng cao chất lượng bệnh viện, cần áp dụng và triển khai kế hoạch từng bước theo Tiêu chí chất lượng Bệnh viện do Bộ Y tế ban hành, đồng thời tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng liên quan khác.

+Tựđánhgiáchấtlượng,côngkhaichấtlượnghoạtđộngBệnhviệnvà chịu sựkiểmđịnhchấtlượngcủaBộYtếvà các cơquanliênquankhác;

Xây dựng và phát triển hệ thống bảo đảm chất lượng tại Bệnh viện là một yếu tố quan trọng nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ Việc tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng sẽ góp phần không ngừng cải thiện trải nghiệm và sự hài lòng của bệnh nhân đối với dịch vụ do Bệnh viện cung cấp.

Phát huy quyền tự chủ và trách nhiệm theo quy định pháp luật trong quy hoạch và kế hoạch phát triển bệnh viện, tổ chức các hoạt động dịch vụ y tế, nghiên cứu khoa học và công nghệ, tài chính, quan hệ quốc tế, tổ chức nhân sự, cơ sở vật chất và trang thiết bị y tế.

Tổ chức thực hiện nghiêm túc các quy định của nhà nước về thu chi ngân sách bệnh viện, đồng thời cải tiến công tác quản lý tài chính theo đúng quy định của pháp luật.

Huy động, quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của Bệnh viện theo quy định của pháp luật là rất quan trọng Bệnh viện cần sử dụng nguồn thu từ hoạt động khám bệnh, chữa bệnh để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mở rộng phạm vi hoạt động, và chi trả lương, phụ cấp cho cán bộ, viên chức theo quy định Đồng thời, việc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị của Bệnh viện cần phải đáp ứng yêu cầu chuẩn hóa và hiện đại hóa để nâng cao chất lượng dịch vụ.

+ Tạo thêm nguồn kinh phí choBệnh việnt ừ c á c h o ạ t đ ộ n g d ị c h v ụ , các dựánđầutưtrongnướcvàquốctế.

- Thựchiệncác nhiệmvụkhác theoquyđịnh củaBộ Ytế.

Cơcấu tổchức

Tổ chứcbộ máyvà nhânsựđượccơ cấunhưsau:

Giám đốc và các Phó Giám đốc Bệnh viện được Bộ trưởng Bộ Y tế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, miễn nhiệm và cách chức theo quy định của pháp luật Việc thực hiện các quyết định này phải tuân thủ đúng quy định pháp lý hiện hành.

Giám đốc Bệnh viện chịu trách nhiệm cá nhân trước Bộ trưởng Bộ Y tế và pháp luật về toàn bộ hoạt động của bệnh viện Phó Giám đốc hỗ trợ Giám đốc trong các công việc được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc cùng pháp luật về nhiệm vụ được giao Trong trường hợp Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc sẽ được ủy quyền để điều hành và giải quyết các công việc của Bệnh viện.

Trưởng, phó các khoa, phòng và tổ chức tương đương sẽ được bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, miễn nhiệm, cách chức theo quy định quy trình của đơn vị và Bộ Y tế Các chức danh khác thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Y tế cũng sẽ được thực hiện theo quy định tương ứng.

Bộ Y tế là đơn vị thực hiện quy trình báo cáo lên Bộ trưởng để xem xét và quyết định Nguyên tắc hạn chế tối đa kiêm nhiệm chức vụ quản lý được áp dụng; chức vụ quản lý nào do cấp có thẩm quyền bổ nhiệm thì chỉ có cấp đó mới có quyền quyết định hoặc chấp thuận việc kiêm nhiệm chức vụ quản lý khác trong đơn vị.

Kế toán trưởng được Bộ trưởng Bộ Y tế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại và miễn nhiệm theo quy định tại Thông tư liên tịch số 163/2013/TTLT-BTC-BNV ngày 15 tháng 11 năm 2013 của Liên Bộ Tài chính - Nội vụ cùng các văn bản pháp luật liên quan Kế toán trưởng có trách nhiệm trước Giám đốc, trước Bộ trưởng Bộ Y tế và trước pháp luật về mọi công việc trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật.

CácHộiđồngtrongBệnhviệnđểphụcvụnhiệmvụchínhtrịtheoquychếvà quyđịnhcủa phápluật,gồm: a) HộiđồngQuảnlýBệnhviện; b) Hộiđồng KhoahọcvàCôngnghệ; c) HộiđồngĐàotạo; d) Hội đồng Thuốcvà điềutrị; e) Hộiđồngchuyênmôn; f) HộiđồngDinhdưỡng; g) Hội đồngKiểmsoátnhiễmkhuẩn; h) HộiđồngYđức; i) Hội đồng Thiđua vàKhenthưởng.

Các hội đồng được thành lập dựa trên nhu cầu thực tế và theo quy trình quy định của Bệnh viện cũng như Bộ Y tế Hoạt động của các hội đồng này phải tuân thủ các quy định của pháp luật.

Bệnhv i ệ n K h i ệ n n a y c ó 3 c ơ s ở : C ơ s ở c h í n h T â n t r i ề u , c ơ s ở T a m Hiệp, cơ sở Quán Sứ Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, chúng tôi chỉ đivào giớithiệuvề cơsởchínhTânTriều.

+Khối phòng-trung tâm:12 phòngvà01trung tâm

PhòngTổchứccán bộ Phòng Quản lý chấtlượng

Phòng Vậttư- Thiếtbịytế PhòngQuảnlý nghiêncứukhoahọc

+Cáckhoa lâmsàng,gồm:35 khoavà2 trungtâm:

Khoa Ngoại Lồng ngực.Khoa Ngoại Tiêu hóa trên.Khoa Ngoại Tiêu hóa dưới.KhoaNgoại Tiết niệu.

Khớp.KhoaNgoại Gan -Mật-Tụy.

Khoa Phẫu thuật - Gây mê hồi sức.KhoaHồisức saumổ.

Khoa Hồi sức tích cực.Khoa Hồi sức cấp cứu.Khoa Nội Hệ tạo huyết.KhoaNộiĐầucổ.

Khoa Nội Tiêu hóa trên và hệ tiết niệu.KhoaNộiTiêuhóadướivàphổi.

Khoa Xạ Tổng hợp.KhoaXạáp sát.

Khoa Vật lý xạ trị.Khoa Y học hạt nhân.KhoaYhọccổtruy ền.

Khoa Phục hồi chức năng.Khoa Khám bệnh theo yêu cầu.KhoaĐiềutrịtheo yêucầu.

Trung tâm Phẫu thuật nội soi robot ung bướu.Trung tâmkhámvà điềutrị theoyêucầu.

+Cáckhoa cậnlâmsàng,gồm06 khoa và 03 trung tâm:

Khoa Sinh hóa - Miễn dịch;KhoaHuyếthọc;

Khoa Nội soi - Thăm dò chức năng;KhoaKiểm soátnhiễmkhuẩn;KhoaDược;

Trung tâm Giải phẫu bệnh và sinh học phân tử;TrungtâmChẩnđoánhìnhảnh.

Giám đốc Bệnh viện quyết định thành lập các khoa, phòng và xây dựng mối quan hệ công tác, chức năng nhiệm vụ cho các đơn vị thuộc Bệnh viện theo Quy chế Đồng thời, tổ chức các bộ phận tương ứng để đảm bảo hoạt động thông suốt tại các cơ sở Quán Sứ và Tam Hiệp Bệnh viện cũng sẽ xây dựng Đề án thành lập và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết định thành lập, quy chế tổ chức và hoạt động của các đơn vị chưa được cấp có thẩm quyền phân cấp.

Kháiquátvềtàiliệuhìnhthànhtrong hoạtđộngcủaBệnhviệnK

Sốlượngtàiliệu hìnhthành trong hoạtđộngcủaBệnhviện K

Hệ thống lưu trữ tài liệu hành chính của Bệnh viện hiện nay còn phân tán, chưa được tập trung về phòng Hành chính, dẫn đến nhiều tài liệu vẫn chưa được chỉnh lý và để trong kho, ngoài hành lang Ban lãnh đạo Bệnh viện K đã bố trí hai phòng lưu trữ với tổng diện tích 80m2, nhưng chỉ đủ để bảo quản một phần nhỏ khối lượng tài liệu Dự kiến, khi thu tài liệu từ các phòng ban chuyên môn (ước tính khoảng 300m tài liệu), diện tích hiện tại sẽ không đủ Đối với hồ sơ bệnh án, có khoảng 100.000 hồ sơ tại cơ sở 1 Tân Triều, 55.000 hồ sơ tại cơ sở 2 và 140.000 hồ sơ tại cơ sở 3, nhưng với khối lượng hồ sơ tăng lên hàng năm, diện tích kho bảo quản hiện tại cũng không đáp ứng đủ nhu cầu, dẫn đến nhiều hồ sơ phải để ngoài hành lang và sau các phòng làm việc.

Các loại văn bản tại Bệnh viện chủ yếu bao gồm tài liệu từ Bộ Y tế, các đối tác và tổ chức xã hội khác, cùng với một số lượng lớn văn bản do Bệnh viện tự sản xuất.

Văn bản đến là các tài liệu và văn bản được gửi từ các cơ quan, đơn vị, tổ chức trong và ngoài nước Chủ yếu, các văn bản này được tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau.

+ Văn bản được gửi đến từ các đối tác(các Bệnh viện, các đơn vịc u n g cấpdịchvụtrangthiếtbị ytế…),kháchhàng(ngườibệnh)

Bệnh viện K đã ban hành nhiều loại văn bản và tài liệu trong quá trình hoạt động nhằm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và mục tiêu của mình theo các quy định của pháp luật.

Tập lưu biên bản họp giữa Ban lãnh đạo và cán bộ, nhân viên Bệnh viện cơ sở Tân Triều rất quan trọng để ghi nhận các quyết định và ý kiến Đồng thời, việc lưu trữ văn bản liên quan đến triển khai đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, cấp Bộ và cấp cơ sở cũng cần thiết để đảm bảo tiến độ và chất lượng nghiên cứu Ngoài ra, hồ sơ triển khai đề án ứng dụng công nghệ thông tin trong Bệnh viện giúp nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ bệnh nhân.

K , Hồ sơ tổng kết công tác năm 2016 và thực hiện triển khai kế hoạch thực hiệnnhiệmvụnăm2017,HồsơvềviệccácchuyêngiaHoaKỳ,Pháp,HànQuốc,

Nội dungvàthànhphầntài liệuhìnhthànhtronghoạtđộng của BệnhviệnK

Chúng tôi đã nhấn mạnh tầm quan trọng của các tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý và điều hành của bệnh viện, mang lại lợi ích cho cả ngành và xã hội Những tài liệu này không chỉ phục vụ cho công việc hiện tại mà còn có giá trị lâu dài từ góc độ khoa học lưu trữ Qua quá trình khảo sát, chúng tôi nhận thấy các loại tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K có thể chia thành nhiều loại khác nhau.

Tài liệu hành chính của Bệnh viện chứa đựng một số lượng lớn hồ sơ quan trọng, với thời gian sớm nhất là từ khi Bệnh viện được thành lập Hồ sơ thành lập Bệnh viện được coi là tài liệu có giá trị cao, phản ánh quá trình hình thành và phát triển của Bệnh viện cũng như những đóng góp của Bệnh viện đối với ngành y tế và xã hội.

Trong thực tế hoạt động của Bệnh viện K, khối tài liệu hành chính baogồmcác loạivănbảnsau:

Văn bản quy phạm áp dụng tại Bệnh viện bao gồm quyết định ban hành nội quy, quy chế, và quy định trong các lĩnh vực công tác nội bộ Những văn bản này quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Bệnh viện, quy trình quản lý mua sắm, văn hóa ứng xử với bệnh nhân, xử lý sự cố y khoa, và phát ngôn Dù số lượng không nhiều, nhưng chúng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định đường lối, phương hướng, mục tiêu, kết quả, quy trình và chất lượng dịch vụ y tế của Bệnh viện.

Văn bản quy phạm cá biệt bao gồm các quyết định liên quan đến tiếp nhận, thuyên chuyển, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, lương và thưởng Những văn bản này có giá trị tra cứu lâu dài vì chúng thể hiện mối quan hệ chặt chẽ giữa Bệnh viện và cá nhân người lao động.

Văn bản hành chính thông thường bao gồm các loại tài liệu như kế hoạch, báo cáo thường kỳ, báo cáo đột xuất, và báo cáo chuyên đề Ngoài ra, còn có tờ trình các dự án, công văn trao đổi, xin ý kiến, trả lời, hướng dẫn chỉ đạo, và nhắc nhở Thông báo kết quả hoạt động của bệnh viện cũng là một phần quan trọng, cùng với thư từ trao đổi với các đối tác, Sở Y tế, và các bệnh viện tuyến dưới Biên bản ghi cuộc họp của Ban Lãnh đạo và hồ sơ tập huấn về "đổi mới phong cách, thái độ phục vụ của cán bộ nhân viên trong bệnh viện đối với người bệnh" cũng cần được lưu giữ đầy đủ.

Hiện nay, Bệnh viện K vẫn lưu trữ tài liệu chủ yếu trong tủ hồ sơ tại các phòng, khoa và trung tâm Mặc dù một số tài liệu đã được thu thập và lưu trữ, nhưng vẫn còn trong tình trạng bógóichưa được chỉnh lý Nguyên nhân là do phòng kho bảo quản chưa đạt tiêu chuẩn và thiếu cán bộ chuyên trách, dẫn đến khối lượng tài liệu này chưa được tiến hành chỉnh lý.

Tàiliệuchuyênmôn:hồ sơbệnhán.TheoQuyếtđịnhsố1895/1997/QĐ-BYT của

Bộ Y tế ngày 19 tháng 9 năm 1997 về việc ban hànhQuy chế bệnh viện (sau đây gọi tắt là Quy chế

Bệnh án là tài liệu quan trọng ghi lại thông tin chi tiết về bệnh nhân khi nhập viện, bao gồm tên, tuổi, địa chỉ, nghề nghiệp và các triệu chứng mà bác sĩ phát hiện trong lần khám đầu tiên Tài liệu này cũng phản ánh tình trạng bệnh tiến triển, những vấn đề tâm lý và điều kiện sống của bệnh nhân Cuối cùng, bệnh án sẽ được hoàn thiện khi bệnh nhân kết thúc quá trình điều trị và xuất viện.

Hồ sơ bệnh án là tài liệu chuyên môn quan trọng trong lĩnh vực y học, được hình thành từ hoạt động của các cơ sở khám, chữa bệnh Theo Điều 59 của Luật Khám bệnh, chữa bệnh số 40/2009/QH12, mỗi bệnh nhân chỉ có một hồ sơ bệnh án cho mỗi lần khám bệnh tại cơ sở y tế Hồ sơ này bao gồm tất cả các văn bản và giấy tờ liên quan đến bệnh nhân trong quá trình điều trị tại bệnh viện, đồng thời được xem là tài liệu khoa học về chuyên môn kỹ thuật, chứng từ tài chính và tài liệu pháp lý.

Hồ sơ bệnh án bao gồm các tài liệu liên quan đến quá trình điều trị của bệnh nhân tại bệnh viện, mỗi loại có nội dung và tầm quan trọng riêng Việc ghi chép hồ sơ đầy đủ, chính xác và có hệ thống không chỉ hỗ trợ cho công tác chẩn đoán, điều trị và phòng bệnh mà còn nâng cao hiệu quả nghiên cứu khoa học và đào tạo Đồng thời, hồ sơ bệnh án còn giúp đánh giá chất lượng điều trị, tinh thần trách nhiệm và khả năng làm việc của cán bộ y tế Hồ sơ bệnh án chỉ được hình thành khi bệnh nhân được khám và điều trị tại bệnh viện.

Tại Bệnh viện K, tài liệu y khoa, bao gồm hồ sơ bệnh án, chiếm khối lượng lớn và được bảo quản trong kho lưu trữ riêng Hiện nay, một lượng lớn tài liệu này không chỉ được lưu trữ tại kho mà còn được lưu trong hệ thống máy tính của lãnh đạo và các cán bộ, nhân viên ở một số phòng - khoa, đặc biệt là các cán bộ chuyên môn Hồ sơ bệnh án và kết quả xét nghiệm của người bệnh cũng được đưa vào hệ thống phần mềm để phục vụ nhu cầu khai thác, tra cứu thông tin và bảo quản.

Tài liệu phim tại Bệnh viện bao gồm các loại như phim X-quang, phim cộng hưởng từ (MRI) và phim X-quang cắt lớp điện toán (CT Scanner) Những tài liệu này mang tính chuyên môn đặc thù và hiện được lưu trữ, quản lý riêng trên phần mềm Chúng được liên kết với các khoa chuyên môn, giúp bác sĩ dễ dàng truy cập khi cần thiết Chỉ cần mở mã hồ sơ bệnh nhân, bác sĩ có thể nhanh chóng khai thác bản chụp trong ngày chụp.

Tài liệu xây dựng cơ bản bao gồm hồ sơ dự thầu, đấu thầu, bản vẽ thiết kế và hồ sơ dự toán công trình, liên quan đến các công trình xây dựng mới và sửa chữa Những tài liệu này bao gồm văn bản và bản vẽ về các công trình như cổng chính, hệ thống cây xanh, tường hàng rào và nhà xe Trong các hồ sơ này, tài liệu văn bản phản ánh quá trình thực hiện các hạng mục công trình của các đơn vị liên quan, còn tài liệu bản vẽ được thể hiện trên khổ giấy A0 và là bản gốc.

Tài liệu kế toán bao gồm các chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo kiểm toán và các tài liệu liên quan khác Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật chứng cần thiết để xác minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Kế toán căn cứ vào nội dung chứng từ để phân tích và ghi chép vào sổ kế toán, bao gồm phiếu thu, chi và ủy nhiệm chi Từ khi Bệnh viện được thành lập, đã phát sinh nhiều khoản thu chi tài chính Để đảm bảo có căn cứ cấp kinh phí, mọi khoản thu từ bệnh nhân hay chi phí đều cần có chứng từ thanh toán Do đó, khối lượng tài liệu tài chính kế toán tại Bệnh viện rất phong phú, bao gồm sổ chi tiết các tài khoản, sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết, phiếu thu-phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho và hóa đơn.

Tại Bệnh viện K, tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản và tài liệu kế toán chủ yếu được lưu trữ tại các đơn vị trong bệnh viện, trong khi tài liệu chuyên môn như hồ sơ bệnh án nội trú, ngoại trú và tài liệu phim chiếm tới 80% tổng khối lượng tài liệu được lưu trữ tại kho riêng Đặc biệt, tài liệu hành chính từ khi thành lập đến nay vẫn chủ yếu nằm rải rác ở các phòng ban, khoa hoặc do cá nhân phụ trách tự lưu trữ, chưa được tập trung Mặc dù chưa có số liệu thống kê chính xác, ước tính hiện tại có khoảng 50m giá tài liệu đã được thu gọn, còn lại là khối lượng tài liệu vẫn lưu tại các phòng ban và đơn vị trong bệnh viện.

Đặcđiểmhồsơ,tàiliệuhìnhthành tronghoạtđộngcủaBệnhviệnK

Qua nghiên cứu và khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K có những đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ.

- Là tài liệu có giá trị trên nhiều mặt, và phản ánh chân thực về môi Bệnhviệnsản sinhratàiliệuđó.

- Làvật mangtinvềcác vấn đề,sựviệc,hồsơbệnh áncủangười bệnh

- Những thông tin trong tài liệu đều có giá trị nghiên cứu cao, đáp ứngnhu cầu thôngtin củacáccánhân,phòng ban,đơnvịkhi cần thiết

Tuynhiên,dotínhđặcthùmangtínhchuyênmôncủangànhytếnêntàiliệu hìnht h à n h t r o n g h o ạ t đ ộ n g c ủ a bệnhv i ệ n c ũ n g c ó n h ữ n g đi ểm đặcbiệtnhưsau :

Hồ sơ và tài liệu của Bệnh viện được đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức bên ngoài, bao gồm tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu, người lập, thời gian bảo quản, chứng từ kết thúc và biên mục.

Vềhìnhthứctàiliệubêntronghồsơ:Cácvănbảnđượcthuthậplưutrữ trong hồ sơ vẫn còn nhiều tồn tại về yếu tố thể thức nghĩa là chưa hoàntoànđượcđảmbảotheođúngquyđịnhcủanhànướcvềkỹthuậtsoạnthảo.Ví dụnhưvềcănchỉnhlề,cỡchữ,hệthốngsố,kýhiệu…

Trong bệnh viện, đặc biệt là Bệnh viện K, hồ sơ bệnh án đóng vai trò quan trọng trong việc khai thác thông tin phục vụ cho quá trình điều trị và khám chữa bệnh Hồ sơ này có nhiều thành phần đa dạng và phong phú, với ít nhất bốn chức danh tham gia vào việc lập hồ sơ, bao gồm điều dưỡng hành chính, điều dưỡng trưởng, bác sĩ trực tiếp điều trị và trưởng khoa Điều này khác biệt so với các tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan nhà nước Tài liệu lưu trữ được chia thành hai giai đoạn rõ ràng: lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử, trong đó hồ sơ bệnh án được chú trọng vào giá trị hiện hành hơn.

Hồ sơ bệnh án đóng vai trò quan trọng trong việc xác định trách nhiệm của các chức danh trong bệnh viện trong quá trình khám và điều trị bệnh nhân Nó cũng hỗ trợ thực hiện các thủ tục hành chính cho bệnh nhân ưu tiên Đối với những người thường xuyên khám và điều trị, mỗi lần sẽ lập hồ sơ bệnh án mới, giúp bác sĩ nắm rõ tình trạng sức khỏe và quá trình điều trị Nhờ đó, bác sĩ có thể đưa ra phương pháp điều trị chính xác nhất Tất cả những lợi ích này đều phục vụ cho mục đích thực tiễn ngay tại thời điểm hiện tại.

Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện hàng năm được lưu giữ và bảo quản tại các cơ sở của Bệnh viện, với hai hệ thống kho riêng biệt Một khối tài liệu hành chính được lưu tại đơn vị hình thành văn bản và kho lưu trữ do phòng Hành chính quản lý, trong khi hồ sơ bệnh án nội - ngoại trú được lưu riêng tại kho lưu trữ tài liệu chuyên môn Tuy nhiên, nghiên cứu này chỉ tập trung vào khối tài liệu hành chính tại cơ sở Tân Triều.

ÝnghĩacủatàiliệuhìnhthànhtronghoạtđộngcủaBệnhviệnK

Giá trị của tài liệu lưu trữ thể hiện qua tác dụng của nó đối với các lĩnh vực khác nhau trong đời sống xã hội, nhằm phục vụ cho việc khai thác và sử dụng Theo Luật lưu trữ, tài liệu lưu trữ được xác định là những tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử Luật Lưu trữ năm 2011 cùng các văn bản pháp lý trước đó đã khẳng định tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ đối với sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K cũng mang giá trị to lớn đối với hoạt động của bệnh viện, ngành Y tế và quốc gia.

Riêng đối với khối tài liệu hành chính, giá trị của tài liệu được thể hiệntrên nhiềuphươngdiện.Cụthể:

Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K sẽ hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo Đây là căn cứ quan trọng cho công tác lãnh đạo, giúp đưa ra các báo cáo tổng kết năm, báo cáo công tác quý và tháng, cung cấp số liệu minh chứng về kết quả hoạt động của Bệnh viện trong một giai đoạn nhất định.

Công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ hiệu quả là rất quan trọng để bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan và các cá nhân có trách nhiệm trong Bệnh viện Việc này giúp các văn bản và hồ sơ được lưu trữ một cách chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan và cá nhân Khi cần thiết, những tài liệu này sẽ trở thành bằng chứng pháp lý xác thực cho hoạt động quản lý Chẳng hạn, trong trường hợp điều trị bệnh xảy ra rủi ro dẫn đến tử vong, hồ sơ bệnh án cùng các tài liệu liên quan sẽ chứng minh liệu phương pháp điều trị của bác sĩ có đúng quy trình hay không, từ đó dễ dàng xác định trách nhiệm.

Tài liệu lưu trữ cung cấp bằng chứng xác thực về hoạt động và hợp tác trong các hợp đồng kinh tế giữa các nhà cung cấp và Bệnh viện, cũng như mối quan hệ của Bệnh viện với các cơ quan nhà nước liên quan Thông tin từ tài liệu này hỗ trợ các cơ quan chức năng trong việc điều tra và xét xử các vi phạm xảy ra tại Bệnh viện, đồng thời là minh chứng cho cơ quan điều tra.

Hồ sơ và tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K không chỉ có giá trị thực tiễn mà còn đóng góp lớn cho nghiên cứu lịch sử y học Việt Nam và thế giới Ngành y học, như bất kỳ lĩnh vực khoa học nào, đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển và ngày càng hoàn thiện hơn.

Tài liệu không chỉ là nguồn thông tin phong phú mà còn là kho kinh nghiệm quý giá trong hoạt động của bệnh viện Nó giúp lãnh đạo bệnh viện cùng các bác sĩ, dược sĩ rút ra nhiều bài học trong quá trình khám chữa và điều trị cho bệnh nhân Từ đó, họ có thể đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác, góp phần giúp người bệnh vượt qua giai đoạn khó khăn về sức khỏe.

Thông qua hệ thống tài liệu lưu trữ, bệnh viện có thể xây dựng hình ảnh xanh, sạch, đẹp và thân thiện với người bệnh Đặc biệt, tài liệu lưu trữ về các hoạt động khám từ thiện cho phụ nữ và cộng đồng vùng cao, cùng với các hoạt động văn hóa - xã hội, góp phần quảng bá bệnh viện và củng cố vị trí, uy tín của bệnh viện trong toàn xã hội.

Tài liệu lưu trữ của bệnh viện có thể được sử dụng để xuất bản các ấn phẩm kỷ yếu cho các sự kiện như lễ kỷ niệm 10, 50 năm thành lập bệnh viện Những thông tin về mốc phát triển, số liệu, hình ảnh về khám chữa bệnh và hoạt động thăm nom nghĩa tình đều có thể được đưa vào các ấn phẩm và vật kỷ niệm, nhằm quảng bá hình ảnh của bệnh viện.

Bệnh viện K sở hữu một khối lượng lớn hồ sơ bệnh án, có giá trị quan trọng trong việc ghi chép diễn biến điều trị và phục hồi của bệnh nhân Nếu được lưu trữ cẩn thận, những tài liệu này sẽ trở thành công cụ hữu ích cho lãnh đạo bệnh viện, trưởng các khoa và y bác sĩ trong việc nâng cao trình độ chuyên môn Việc tận dụng kinh nghiệm từ hồ sơ bệnh án sẽ giúp cải thiện khả năng chẩn đoán và điều trị cho bệnh nhân ung thư.

Hồ sơ bệnh án đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh tình trạng sức khoẻ của người bệnh, đặc biệt là sau khi ra viện Mỗi bệnh nhân khi vào viện đều mong muốn sức khoẻ được cải thiện, nhưng không phải lúc nào cũng đạt được điều đó Hồ sơ bệnh án ghi lại tình trạng sức khoẻ toàn diện, giúp bác sĩ và bệnh nhân đưa ra quyết định điều trị phù hợp Nhiều bệnh nhân có thể cần quay lại bệnh viện để tiếp tục điều trị và sử dụng hồ sơ bệnh án của mình Kết quả điều trị trong hồ sơ còn là cơ sở để bệnh nhân được hưởng các chế độ xã hội theo quy định pháp luật, như bảo hiểm và chế độ cho người bị tai nạn lao động Ngoài ra, hồ sơ bệnh án cũng phản ánh mối quan hệ giữa bác sĩ và bệnh nhân thông qua quá trình điều trị được ghi chép cẩn thận.

Hồ sơ và tài liệu đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của nền y học Việt Nam, cung cấp thông tin quý giá từ các công trình nghiên cứu khoa học và hồ sơ bệnh án của bác sĩ Những tài liệu này giúp thế hệ sau áp dụng các phương pháp điều trị hiệu quả cho bệnh nhân, chẳng hạn như hồ sơ điều trị hóa chất cho bệnh nhân ung thư gan, xạ trị ung thư vú, ung thư phổi, và phẫu thuật điều trị ung thư Ngoài ra, việc kết hợp giữa Đông y và Tây y, giữa truyền thống và hiện đại trong điều trị ung thư cũng được ghi chép chi tiết, mang lại lợi ích lớn cho việc chăm sóc sức khỏe.

Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K không chỉ là hồ sơ bệnh án mà còn là khối tài liệu hành chính có giá trị vô cùng lớn đối với hoạt động của bệnh viện Những tài liệu này không chỉ phục vụ cho công tác khám chữa bệnh mà còn có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu và khai thác thông tin cho ngành y tế Đồng thời, chúng cũng là đối tượng nghiên cứu của các nhà khoa học và chuyên gia trong và ngoài nước Do đó, khi hết giá trị hiện hành, những tài liệu này cần được lựa chọn để chuyển giao vào bảo quản lâu dài, đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả theo tinh thần Luật lưu trữ.

Tráchnhiệm,nguyêntắc,nộidungvàsự cầnthiếtcủaviệcTổchứcquảnlý hồsơ,tài liệuhìnhthànhtronghoạtđộng củaBệnhviện K

Tráchnhiệmtổchứcquảnlýhồsơ,tàiliệuhìnhthànhtrong hoạtđộng củaBệnhviệnK

Quản lý hiện nay có nhiều phương diện, trong đó quản lý được hiểu là sự tác động có ý thức, sử dụng quyền lực theo quy trình của chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý, nhằm phối hợp các nguồn lực để thực hiện mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn biến động Việc quản lý hồ sơ một cách nghiêm túc và khoa học sẽ giúp tra cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức nhanh chóng và chính xác, từ đó giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả Hơn nữa, quản lý chặt chẽ hồ sơ và tài liệu lưu trữ còn góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và các cơ quan, đơn vị.

Tổ chức là quy trình thiết kế, sắp xếp và phát triển các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức Quản lý hồ sơ trong hoạt động của cơ quan bao gồm tổ chức và bố trí nhân sự, xây dựng văn bản và hướng dẫn thực hiện, tổ chức thực hiện nghiệp vụ, cũng như kiểm tra, đánh giá và thi đua khen thưởng.

Công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ là tập hợp các biện pháp của người có trách nhiệm nhằm quản lý và phát huy giá trị của hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nó bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vệ sinh và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ khi hình thành trong quá trình hoạt động cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử Quản lý hồ sơ, tài liệu thực chất là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ.

Chuyên viên giải quyết công việc phải đảm bảo giữ gìn bí mật và bảo quản hồ sơ, văn bản, tài liệu một cách cẩn thận Không được mang tài liệu đến nơi không liên quan hoặc đưa hồ sơ về nhà riêng Khi chuyển công tác, tuyệt đối không được mang theo tài liệu của cơ quan hoặc cung cấp cho cá nhân, đơn vị khác mà không có sự cho phép Việc mang tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước ra khỏi cơ quan cần có sự đồng ý của lãnh đạo Sau giờ làm việc, hồ sơ phải được cất vào tủ khóa, và trong các kỳ nghỉ lễ, tết dài ngày, tủ và phòng làm việc phải được niêm phong Hồ sơ mật cần được lưu giữ riêng và tuân thủ chế độ bảo quản theo quy định.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ, chỉ đạo và kiểm tra việc lập hồ sơ cũng như nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Đồng thời, người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức cũng phải tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan.

Cánbộđượcgiaogiảiquyếtcôngviệcphảilậphồsơ,sắpxếpvănbản,tàiliệu một cách khoa học để dễ quản lý, dễ nộp lưu và dễ tìm khi cần Phải cónhữngcặpkhácnhauđểđựngnhữngloạihồsơ,vănbản,tàiliệukhácnhau.

Phòng Hành chính (Bộ phận Lưu trữ) có trách nhiệm quản lý hồ sơ, văn bản và tài liệu lưu trữ, bao gồm việc quản lý kho lưu trữ và thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên Phòng cũng thực hiện tu bổ, phục chế các hồ sơ, văn bản có nguy cơ hư hỏng, đồng thời bảo hiểm cho các tài liệu quý hiếm Ngoài ra, các biện pháp phòng, chống cháy nổ, thiên tai, côn trùng và nấm mốc cũng được thực hiện để bảo vệ tài liệu Cuối cùng, phòng đề xuất với Lãnh đạo về việc bố trí đầy đủ cơ sở vật chất và kinh phí cần thiết để bảo quản an toàn hồ sơ và tài liệu lưu trữ của cơ quan.

Các khoa, phòng, trung tâm, viện nghiên cứu và các bộ phận không được tự ý tiêu hủy hồ sơ, văn bản, tài liệu Tất cả tài liệu cần tiêu hủy phải được tập trung về Phòng Hành chính (Bộ phận Lưu trữ) để kiểm tra và thực hiện quy trình tiêu hủy đúng cách Không được chuyển giao cho những người không có trách nhiệm Cán bộ, chuyên viên mỗi đơn vị phải chịu trách nhiệm trước cơ quan và pháp luật nếu để mất, hư hỏng hoặc tiết lộ thông tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan.

Ngay từ khi bắt đầu công việc, mỗi cán bộ công chức cần lập đầy đủ hồ sơ để có căn cứ khoa học cho việc đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, từ đó nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác Việc lập hồ sơ tốt sẽ giúp cơ quan, đơn vị quản lý công việc và tài liệu một cách chặt chẽ, đồng thời giữ gìn bí mật Quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ xây dựng nề nếp khoa học trong công tác văn thư, tránh tình trạng nộp lưu tài liệu bừa bãi, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ phục vụ cho công tác khai thác và nghiên cứu.

Trách nhiệm cao nhất trong tổ chức quản lý hồ sơ và tài liệu hành chính tại Bệnh viện K thuộc về người đứng đầu bệnh viện Theo quy chế phân cấp quản lý, người đứng đầu có quyền phân công Trưởng phòng Hành chính đảm nhận trách nhiệm trực tiếp về tổ chức quản lý hồ sơ và tài liệu hành chính, những tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện K.

Tóm lại,trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện

Theo Luật Lưu trữ 2011, người được giao giải quyết công việc phải lập hồ sơ và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác, cần bàn giao đầy đủ hồ sơ cho người có trách nhiệm Người đứng đầu Bệnh viện K là người có trách nhiệm cao nhất trong việc quản lý hồ sơ lưu trữ, trong khi trưởng phòng Hành chính sẽ trực tiếp quản lý tài liệu hành chính được hình thành trong quá trình hoạt động của bệnh viện.

Nguyêntắctổchức,quảnlý hồsơ,tàiliệuhìnhthànhtrong hoạtđộng củaBệnhviệnK

Quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia là việc tập trung và thống nhất toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 và Luật Lưu trữ 2011, tài liệu lưu trữ quốc gia bao gồm những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ, được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam và trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước và tổ chức chính trị.

Tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, bao gồm hồ sơ và tài liệu từ Bệnh viện K, đều phải được quản lý thống nhất và tập trung theo sự chỉ đạo của Nhà nước Việc này đảm bảo rằng các tài liệu liên quan đến xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế và lực lượng vũ trang nhân dân được bảo quản một cách có hệ thống, phục vụ cho nghiên cứu lịch sử, khoa học và các hoạt động thực tiễn Bộ phận chuyên trách thuộc phòng Hành chính sẽ đảm nhận nhiệm vụ quản lý tập trung toàn bộ khối tài liệu này.

Quản lý lưu trữ trong các cơ quan nhà nước và tổ chức xã hội tại Việt Nam được thực hiện theo nguyên tắc tập trung và thống nhất, với sự hướng dẫn từ các văn bản pháp luật nhằm đảm bảo quy trình lưu trữ như thu thập, phân loại, xác định giá trị, bảo quản và ứng dụng công nghệ thông tin Đặc biệt, các đơn vị sự nghiệp như bệnh viện cũng cần tuân thủ các quy định chung trong Luật Lưu trữ 2011, bao gồm việc bảo vệ và sử dụng tài liệu lưu trữ, cấm hành vi chiếm giữ hay tiêu hủy trái phép tài liệu Hiện tại, ngành Y tế đã ban hành Thông tư số 33/2017/TT-BYT về thời hạn bảo quản hồ sơ, nhưng vẫn thiếu quy định cụ thể về nghiệp vụ lưu trữ cho bệnh viện Do đó, Bệnh viện K cần căn cứ vào quy định của nhà nước để xây dựng quy chế lưu trữ riêng, nhằm đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả trong công tác lưu trữ tài liệu.

Cácnộidung tổchứcquảnlýhồsơ,tàiliệuhình thànhtronghoạtđộngcủaBệnhviệnK 32 1.3.4 Sựcầnthiếtcủaviệctổchứcquảnlý hồsơ,tàiliệuhìnhthành trong hoạtđộng củaBệnhviệnK

Công tác tổ chức quản lý hồ sơ và tài liệu tại Bệnh viện K bao gồm việc thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo việc tổ chức và phát huy giá trị của hồ sơ, tài liệu từ khi hình thành cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được chọn để lưu trữ vĩnh viễn Việc này đòi hỏi sự trách nhiệm của những người có liên quan trong quá trình quản lý hồ sơ, tài liệu nhằm bảo tồn và phát huy giá trị lịch sử của chúng.

Bộ phận quản lý công tác văn thư lưu trữ đã được thành lập ở hầu hết các cơ quan nhà nước theo quy định pháp luật, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo quản lý công tác này Tại các bệnh viện, việc thành lập bộ phận hoặc bố trí cán bộ quản lý văn thư lưu trữ phụ thuộc vào quy mô của từng bệnh viện Sắp xếp nhân sự chuyên trách cho công tác văn thư lưu trữ là cần thiết, vì cán bộ là nhân tố quan trọng trong việc tổ chức và quản lý hồ sơ, tài liệu Trình độ chuyên môn của cán bộ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến phương pháp và cách thức tổ chức hồ sơ, tài liệu, giúp việc phân loại và tra cứu trở nên khoa học và hợp lý Nếu không có cán bộ có trình độ cao, công tác khai thác và sử dụng tài liệu sẽ bị ảnh hưởng, gây khó khăn cho quá trình làm việc của nhân viên trong bệnh viện.

Để nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, việc phổ biến và ban hành các văn bản quy định là rất quan trọng Những văn bản chỉ đạo và hướng dẫn sẽ giúp Bệnh viện thực hiện công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ một cách nề nếp và ổn định Hiện tại, hệ thống văn bản luật về lưu trữ đã tương đối đầy đủ, với Luật Lưu trữ được ban hành vào ngày 11/11/2011 và có hiệu lực từ 01/07/2013 Các cơ quan, tổ chức cần không chỉ tuân thủ các quy định hiện hành mà còn xây dựng các văn bản quy định cụ thể phù hợp với tình hình hoạt động của mình.

Khi tổ chức quản lý hồ sơ, việc hướng dẫn thực hiện các bước lưu trữ là rất quan trọng Các đơn vị trong Bệnh viện cần chú trọng đến việc này Tại các cơ quan Nhà nước, các văn bản quy định đã được ban hành, thường có sự tổ chức hướng dẫn các phòng ban, đơn vị và cán bộ thực hiện đúng và thống nhất các quy định của văn bản đó.

Thu thập tài liệu là quá trình xác định và lựa chọn nguồn tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan Lưu trữ cơ quan, hay còn gọi là lưu trữ hiện hành, là bộ phận có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ việc khai thác tài liệu lưu trữ từ văn thư và các đơn vị thuộc cơ quan Nơi đây không chỉ lưu trữ mà còn tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu Lưu trữ cơ quan thường xuyên thu thập và bổ sung tài liệu hiện hành sau khi công việc đã hoàn tất Đồng thời, lưu trữ căn cứ vào danh mục hồ sơ và tình hình thực tế để lựa chọn tài liệu nộp lưu, với thời hạn nộp hồ sơ được thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước.

Chỉnh lý hồ sơ và tài liệu là một quy trình quan trọng, trong đó hồ sơ được phân loại theo nhiều loại khác nhau Hồ sơ có giá trị lịch sử sẽ được nộp về lưu trữ lịch sử, trong khi hồ sơ phục vụ cho công việc hàng ngày của cán bộ, công chức, viên chức sẽ được giữ lại để hỗ trợ quản lý Hồ sơ nhân sự sẽ được lưu giữ tại bộ phận quản lý nhân sự và được chuyển đến đơn vị mới khi có sự luân chuyển công tác hoặc nghỉ hưu Để đảm bảo quản lý hiệu quả, cần phân loại rõ ràng các loại hồ sơ, từ đó áp dụng các biện pháp quản lý phù hợp phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Việc xác định giá trị tài liệu và hồ sơ cần dựa trên các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn từ khoa học lưu trữ Mục đích chính của quá trình này là xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu và hồ sơ khác nhau, nhận diện tài liệu có giá trị lịch sử để lưu trữ vĩnh viễn, và xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiến hành tiêu hủy.

Bảo quản hồ sơ và tài liệu là việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của chúng, phục vụ cho việc khai thác và sử dụng hiệu quả Trong các cơ quan, tổ chức, cần xây dựng quy chế văn thư và lưu trữ, nội quy sử dụng tài liệu, chế độ vệ sinh thường xuyên, quy định phòng cháy chữa cháy, cùng với chế độ nhiệt độ và độ ẩm phù hợp cho từng loại tài liệu cụ thể.

Thống kê hồ sơ là quá trình sử dụng các công cụ và phương tiện chuyên môn để xác định chính xác thành phần, nội dung, số lượng và chất lượng tài liệu trong hồ sơ, cũng như cơ sở vật chất và kỹ thuật của hệ thống bảo quản tài liệu trong các cơ quan và tổ chức.

Khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu là quá trình phục vụ việc tìm kiếm thông tin trong các cơ quan, tổ chức Quá trình này nhằm đáp ứng nhu cầu nghiên cứu lịch sử cũng như giải quyết các công việc của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.

Trong công tác quản lý hồ sơ và tài liệu, cơ sở vật chất và trang thiết bị đóng vai trò quan trọng, giúp nâng cao năng suất và chất lượng công việc Một số thiết bị hiện đại thường được sử dụng bao gồm máy tính, máy in, máy fax, máy photo, máy scan, máy hủy tài liệu, cùng với các vật dụng văn phòng phẩm thiết yếu như bút, giấy, cặp và ghim.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi ngành nghề hiện nay không chỉ là một nhu cầu tất yếu mà còn tạo ra sự thay đổi căn bản trong phương thức làm việc Công tác văn thư lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu ngày càng thể hiện vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đưa công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ sẽ cải tiến quy trình nghiệp vụ, như sử dụng phần mềm quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử, nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả công việc Những phương thức làm việc mới này giúp đáp ứng nhanh chóng và chính xác các yêu cầu, đồng thời cải thiện khả năng xử lý thông tin trong hồ sơ, tài liệu.

Kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu là bước quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động văn thư lưu trữ Nội dung kiểm tra tập trung vào việc thực hiện nghiệp vụ văn thư, đặc biệt là quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu Qua quá trình này, lãnh đạo phòng Hành chính và các cán bộ chuyên trách sẽ nhận diện được những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục, từ đó cải thiện công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan.

Để nâng cao hiệu quả quản lý và khám chữa bệnh tại Bệnh viện K, cần thực hiện kiểm tra, đánh giá định kỳ nhằm đưa ra các hình thức khen thưởng và kỷ luật kịp thời Điều này không chỉ khuyến khích, động viên nhân viên mà còn xử lý nghiêm các sai phạm trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

Ngoài việc tổ chức và quản lý hồ sơ, tài liệu, Bệnh viện K còn chú trọng đến đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, cũng như thi đua khen thưởng Những hoạt động này rất quan trọng và nếu được quan tâm đúng mức sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ của bệnh viện, đồng thời cải thiện công tác quản lý hồ sơ và tài liệu một cách hiệu quả hơn.

Tổchứcxâydựng,banhànhvàchỉđạo,hướngdẫnthực hiệncácvănbản quyđịnhvềvănthư lưu trữ

Việc xây dựng quy chế, nội quy và quy định là yếu tố quan trọng giúp bộ máy hoạt động hiệu quả và tạo nên tính trật tự trong quá trình vận hành Đối với Bệnh viện, quy chế đóng vai trò xác lập các quan hệ trong hoạt động, đồng thời tạo sự công bằng về quyền lợi và nghĩa vụ giữa các cá nhân và đơn vị Nó cũng giúp hạn chế các biểu hiện tiêu cực trong điều hành như tùy tiện, lạm quyền và độc đoán Cuối cùng, quy chế góp phần đảm bảo hoạt động của các Bệnh viện được thống nhất, ổn định và hiệu quả.

Nội quy là các quy định chi tiết mà mọi thành viên trong tổ chức phải tuân thủ, nhằm thiết lập nề nếp làm việc cho cán bộ và nhân viên.

Quy định là các quy tắc và chuẩn mực trong xử sự, bao gồm tiêu chuẩn và định mức kinh tế, kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc thừa nhận, yêu cầu các tổ chức và cá nhân tuân thủ Trong khi đó, quy chế điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, tổ chức hoạt động, nhân sự, phân công nhiệm vụ và quyền hạn, đồng thời quy định các yêu cầu cần đạt được với tính định khung mang tính nguyên tắc.

Theobáoc á o c ủ a p h ò n g H à n h c h í n h t ạ i báoc á o 5 năm thựch i ệ n luật Lưu trữ, thì hiện nay Bệnh viện K mới chỉ ban hành được các văn bản có liênquanđếncôngtácvănthưlưutrữnóichunglà:

BVKngày17/10/2008củaGiámđốcBệnhviệnKvềviệc thựchiệncôngtác vănthưcủa Bệnh viện K;

Thông báo số 481/BVK-TB-CNTT ngày 23/3/2017 về việc Gửi và nhậnvăn bảnbằngthưđiệntửEmail;

Công văn số 1063/BVK-HC ngày 15/6/2017 về việc chấn chỉnh công tácvăn thư 3

Mặc dù các văn bản nội quy, quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện K vẫn chưa được ban hành cụ thể, lãnh đạo Phòng Hành chính đã chủ động đề xuất và xây dựng các quy định cần thiết Điều này không chỉ tạo ra sự nền tảng vững chắc cho cán bộ, nhân viên trong việc thực hiện nhiệm vụ mà còn hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý và điều hành của phòng Qua đó, góp phần rèn luyện tính tự giác và nâng cao tác phong chuyên nghiệp cho cán bộ, nhân viên trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu.

1 https://hocluat.vn/wiki/quy-dinh/

2 https://thukyluat.vn/news/quy-che-la-gi-16859.html

3 Theo báocáothực hiện 5nămtriển khaiLuậtLưutrữ,tháng6 năm2017củaBệnh viện K

Tuyển dụng,phâncông,bốtrí cánbộ

Hiện nay, Phòng Hành chính đã thành lập bộ phận VTLT để quản lý hồ sơ và tài liệu theo quy định Bệnh viện hiện có 4 cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư lưu trữ, trong đó cơ sở Tân Triều có số lượng nhân sự riêng.

Cán bộ chuyên trách lưu trữ quản lý văn bản hành chính và cán bộ lưu trữ hồ sơ bệnh án đều là những điều dưỡng viên có trình độ đại học hoặc cao đẳng Những cán bộ này làm việc tại các phòng, khoa chuyên môn của mình Theo quy định riêng của ngành y tế, cán bộ lưu trữ được hưởng phụ cấp độc hại với hệ số 0,2.

Nhiệm vụ của cán bộ làm VTLT tại Bệnh viện gồm những hoạt độngsauđây:

- Tham mưu cho Lãnh đạo Phòng Hành chính trong việc quản lý côngtác văn thư thuộc chức năng của Phòng Hành chính Xây dựng, góp ý các vănbản cóliênquanđếnquảnlýcôngtác VTLT

Phòng Hành chính tổ chức và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư lưu trữ, bao gồm quản lý sổ đăng ký văn bản đi và đến, đồng thời quản lý các văn bản Ngoài ra, phòng cũng thực hiện thủ tục cấp Giấy giới thiệu và Giấy đi đường cho cán bộ, nhân viên.

- Quảnlýkholưu trữtàiliệutại Tầng 4khu hành chínhcủaBệnh viện

- Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hằng năm (quy trình nghiệp vụlưut r ữ ; k ế h o ạ c h m u a s ắ m t r a n g t h i ế t b ị , c ả i t ạ o , n â n g c ấ p k h o t à i l i ệ u , ) trìnhLãnhđạophòngvà BanGiámđốc duyệtđểtổ chứcthực hiện

Nhân sự có trình độ chuyên môn cao đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Ngược lại, trình độ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc Do đó, việc kiện toàn nhân sự là yếu tố then chốt để cải thiện công tác tổ chức và quản lý văn thư lưu trữ.

Nhân sự làm công tác VTLT tại Bệnh viện đều có trình độ đại học và cao đẳng, nhưng chưa được đào tạo chuyên môn về văn phòng và văn thư lưu trữ Điều này hạn chế khả năng quản lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện, đặc biệt trong việc tổ chức nghiệp vụ và tham mưu cho lãnh đạo trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu.

Bệnh viện K đã bố trí đội ngũ cán bộ phụ trách hành chính tại phòng Kế hoạch tổng hợp và các khoa điều trị để quản lý hồ sơ bệnh án của bệnh nhân Những cán bộ này chủ yếu có chuyên môn trong lĩnh vực Y, Dược và được giao nhiệm vụ kiêm nhiệm quản lý hồ sơ bệnh án Họ nắm vững tài liệu ngành y và thu thập văn bản đầy đủ trong hồ sơ, tuy nhiên, vẫn gặp nhiều khó khăn trong nghiệp vụ lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu bệnh án.

Tổchức hướngdẫnnghiệpvụvănthư lưutrữ

Thốngnhất vềphươngpháplậphồsơ

Trong công tác lập hồ sơ tại Bệnh viện, Phòng Hành chính đã chủ động thông báo đến Viện Nghiên cứu và các Trung tâm, khoa, phòng về thời hạn và thành phần giao nộp hồ sơ Phòng Hành chính cũng hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan, đặc biệt là hồ sơ bệnh án và hồ sơ xây dựng công trình cơ bản của Bệnh viện Tuy nhiên, hiện nay, Bệnh viện vẫn chưa có sự thống nhất chung bằng văn bản về công tác lập và lưu hồ sơ, tài liệu Danh mục hồ sơ, tài liệu cũng chưa được xây dựng và ban hành, dẫn đến việc cán bộ vẫn phải tự mở hồ sơ, thu thập văn bản tài liệu liên quan và kết thúc hồ sơ theo thủ tục trong quá trình làm việc.

Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, việc thiết lập hồ sơ điện tử đang trở thành xu thế thay thế phương pháp truyền thống Chính phủ đang hoàn thiện các văn bản quy định về lập hồ sơ điện tử Tại Bệnh viện K, tầm quan trọng của việc này đã được nhận thức rõ, dẫn đến những thay đổi nhất định như quản lý tài liệu bằng cách scan và lưu trữ thành các file trên máy tính, mỗi loại tài liệu được sắp xếp trong một Folder để dễ dàng quản lý và tra cứu Đối với các hồ sơ đã giải quyết nhưng chưa đến hạn giao nộp, các phòng cũng sắp xếp tài liệu gọn gàng trong bìa và bảo quản trên giá tại đơn vị mình Thêm vào đó, hồ sơ bệnh án hiện nay cũng được lập dưới dạng điện tử nhằm thuận tiện cho công tác quản lý và tra cứu.

Hiện tại, Bệnh viện K chưa có văn bản quy định cụ thể về công tác lập và lưu hồ sơ, vẫn thực hiện theo các quy định của Nhà nước Công tác này bao gồm việc lập danh mục hồ sơ, xác định các loại văn bản và tài liệu cho từng hồ sơ, hướng dẫn các đơn vị và cán bộ chuyên môn lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Qua khảo sát, thực trạng công tác này tại Bệnh viện được tiến hành như sau:

Danh mục hồ sơ là bảng kê loại hồ sơ cần thiết cho các đơn vị và cá nhân trong Bệnh viện, giúp quản lý hồ sơ và tài liệu một cách khoa học và chặt chẽ Việc xây dựng danh mục hồ sơ không chỉ hướng dẫn nghiệp vụ mà còn nâng cao ý thức và trách nhiệm của nhân viên trong việc lập và lưu trữ hồ sơ Tuy nhiên, Bệnh viện K vẫn chưa có danh mục hồ sơ cụ thể, dẫn đến việc quản lý hồ sơ chưa được chú trọng, gây khó khăn trong việc kiểm soát số lượng hồ sơ, nhiều hồ sơ bị bừa bộn, thất lạc và xáo trộn.

Nhiều đơn vị và cá nhân đã lập hồ sơ trong quá trình làm việc, nhưng thường chỉ thực hiện theo thói quen mà không đảm bảo thời gian, dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm Các Khoa chuyên môn lập hồ sơ bệnh án nhưng quản lý riêng, trong khi phòng Hành chính của Bệnh viện, với nhiệm vụ quản lý hồ sơ và tài liệu, lại không nắm được khối hồ sơ này.

Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ là bước quan trọng trong việc lập hồ sơ nhằm nhóm các văn bản có liên quan để lãnh đạo Bệnh viện có thể quản lý hiệu quả Việc xây dựng danh mục hồ sơ cần xác định rõ thành phần văn bản cho từng hồ sơ, đảm bảo hồ sơ đầy đủ và thuận lợi cho công tác lưu trữ Tuy nhiên, Bệnh viện hiện chưa xây dựng được danh mục hồ sơ và chưa xác định được thành phần tài liệu cần thiết, điều này tạo ra bất cập trong công tác văn thư lưu trữ.

Hướng dẫn lập hồ sơ cho các đơn vị và cán bộ chuyên môn là rất cần thiết, tuy nhiên Bệnh viện chưa xây dựng danh mục hồ sơ cụ thể, dẫn đến việc thiếu hướng dẫn và kiểm tra trong quá trình lập hồ sơ Kết quả là công tác lập hồ sơ còn yếu kém, không thống nhất, với một số đơn vị mở hồ sơ vào đầu năm trong khi những đơn vị khác chỉ tập hợp văn bản sau khi hoàn tất công việc Tình trạng này gây ra nhiều khó khăn cho công tác lưu trữ, đặc biệt là trong việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ, khiến hồ sơ không đầy đủ và thiếu sót.

Quản lý hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ là một quy định quan trọng, yêu cầu các đơn vị và cá nhân trong Bệnh viện phải nộp hồ sơ, tài liệu trong thời hạn 01 năm kể từ khi công việc kết thúc, và 03 tháng đối với hồ sơ xây dựng cơ bản sau khi công trình được quyết toán Tuy nhiên, thực tế cho thấy hầu hết các đơn vị và cá nhân chưa thực hiện đúng quy định này Phòng Hành chính gặp khó khăn trong việc thu thập tài liệu từ các phòng ban và Khoa chuyên môn, chỉ nhận được tài liệu do chính phòng lưu giữ và chuyển vào kho.

Hình ảnh do học viên chụp tháng 01/2019 Hồ sơ trên giá tủ của phòng Hành chínhnăm2019docánbộcủaCôngtycổphầnLưutrữsốhoá tàiliệu HT trongđợtkhảosátchỉnhlýtàiliệu đầunăm2019

Thu thập,giaonộphồsơvào lưutrữcơquan 47 2.3.3 Tổchứcchỉnhlý, xácđịnhgiátrịtàiliệu,thốngkê,bảoquảnvàtổchức

Công tác lưu trữ bao gồm nhiều nghiệp vụ quan trọng như thu thập và bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, tổ chức công cụ tra cứu và thống kê khoa học tài liệu, bảo quản tài liệu, cũng như tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu Theo lý luận lưu trữ, bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp nhằm xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, bao gồm việc lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

Thu thập và bổ sung tài liệu là nhiệm vụ quan trọng của lưu trữ cơ quan, giúp hoàn thiện và tối ưu hóa thành phần tài liệu trong phông lưu trữ Việc thực hiện tốt công tác này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ lưu trữ mà còn đảm bảo nguyên tắc tập trung thống nhất tài liệu Nếu công tác thu thập và bổ sung được tiến hành thường xuyên và đúng hạn, sẽ tránh được tình trạng mất mát tài liệu, từ đó nâng cao chất lượng phông lưu trữ Ngược lại, việc không thực hiện tốt công tác bổ sung có thể dẫn đến thiếu sót tài liệu quan trọng, gây tổn hại lớn cho cơ quan.

Bệnh viện chưa thu thập được đầy đủ tài liệu từ khi thành lập do có 3 cơ sở khám chữa bệnh tự quản lý hồ sơ riêng Tài liệu bệnh án được lưu giữ tách biệt với tài liệu hành chính, trong khi các đơn vị khác tự quản lý tài liệu của mình Nhân viên trong quá trình giải quyết công việc thường tự thu thập và lưu giữ tài liệu Đối với văn bản đến từ nguồn khác, nhân viên văn thư sẽ đăng ký, trình lãnh đạo phê duyệt và phân công cán bộ xử lý Văn bản đến được chuyển giao cho cán bộ phụ trách để giải quyết và lập hồ sơ công việc tại phòng làm việc của mình.

Trong quá trình tổng hợp số liệu nghiên cứu, tác giả gặp khó khăn trong việc xác định chính xác số lượng tài liệu và hồ sơ lưu trữ tại Viện Nghiên cứu cũng như các Trung tâm, khoa, phòng thuộc bệnh viện Hiện tại, chỉ có thể thống kê số lượng văn bản đi đến thông qua sổ đăng ký văn bản.

Nguyên nhân thứ hai là Bệnh viện chưa bố trí được kho lưu trữ chuyên dụng theo đúng quy chuẩn của Nhà nước Hiện tại, chỉ có một diện tích nhỏ trên tầng 4 với 2 phòng, một phòng 30m2 và một phòng khoảng 50m2 (đặt trong phòng của bộ phận văn thư), để lưu trữ tài liệu hành chính, dẫn đến tình trạng bốc dỡ và tích đống vào đồ bảo quản.

Bệnh viện chưa bố trí được cán bộ chuyên trách có trình độ chuyên môn vững vàng cho công tác lưu trữ, dẫn đến việc tài liệu chủ yếu vẫn được lưu giữ phân tán tại các phòng, đơn vị hoặc trong hồ sơ cá nhân Mặc dù đã thu thập hồ sơ bệnh án một lần, nhưng việc quản lý vẫn chưa được thực hiện tập trung Nguyên tắc của công tác lưu trữ yêu cầu quản lý tài liệu một cách thống nhất để thuận lợi cho công tác quản lý, thống kê và tra cứu khi cần thiết.

Phòng Hành chính đang tiến hành thu thập tài liệu hành chính từ các phòng chức năng để phục vụ cho Ban Giám đốc và bộ phận lưu trữ của Bệnh viện Kế hoạch hoàn thiện bảnhướng dẫn sẽ được phối hợp với các phòng ban chức năng nhằm thu thập tài liệu cho kho lưu trữ Tài liệu hành chính đã được chỉnh lý sơ bộ, chủ yếu là các tập lưu văn bản được phân loại theo năm và bảo quản trong tủ sắt của cán bộ văn thư, giúp cán bộ giải quyết công việc hiệu quả hơn.

Qua khảo sát hồ sơ thực tế tại Bệ nh viện, việc quản lý tài liệu được thực hiện dựa trên đặc trưng của vấn đề, vụ việc, thời gian và loại văn bản Hiện tại, trong khối tài liệu lưu trữ, có nhiều tập văn bản do cán bộ Văn thư phòng hành chính giao nộp.

-Tậplưu Quyếtđịnhcủa Ban GiámđốcBệnh viện Knăm2011;

- Tậplưu Hợp đồngmuabán trang thiếtbịytếnăm2012;

2.3.3 Tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổchứcsửdụngtàiliệulưu trữ

Công tác chỉnh lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, bao gồm việc chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ Điều này cũng liên quan đến việc xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ và tạo ra các công cụ tra cứu cho phông hoặc khối tài liệu được chỉnh lý Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp tổ chức hồ sơ và tài liệu một cách khoa học, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu hiệu quả.

Quy trình chỉnh lý tài liệu hành chính cần tuân thủ các văn bản pháp lý của nhà nước, cụ thể là Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 15/5/2004 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, hướng dẫn thực hiện chỉnh lý tài liệu hành chính một cách chính xác và hiệu quả.

Tại Bệnh viện K, hồ sơ bệnh án được quản lý riêng, trong khi các tài liệu hành chính đã được chỉnh lý sơ bộ và lưu trữ theo năm trong tủ sắt của cán bộ văn thư Mặc dù có khối lượng tài liệu lớn từ hoạt động của bệnh viện, việc lưu giữ vẫn chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh Phòng Hành chính đang đề xuất hợp tác với doanh nghiệp để tư vấn phân loại và xác định giá trị tài liệu Phân loại tài liệu là cách tổ chức khoa học dựa trên các đặc trưng chung, giúp tìm kiếm thông tin nhanh chóng và bảo quản hiệu quả Đối với tài liệu thuộc Phông lưu trữ Quốc gia, phân loại diễn ra qua ba bước: xác định mạng lưới kho lưu trữ, phân loại trong kho và phân loại trong phông.

Hiện nay, việc tổ chức quản lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện chưa được chú trọng, dẫn đến tình trạng phân loại tài liệu không đồng nhất giữa các phòng, khoa Mỗi đơn vị tự áp dụng cách phân loại riêng, không có phương án chung Đối với tài liệu hành chính, Phòng Hành chính có thể phân loại theo phương án Thời gian - mặt hoạt động, chia tài liệu thành các nhóm theo năm và nội dung tương ứng Trong tương lai, việc phân loại tài liệu chung của toàn Bệnh viện nên xem xét theo phương án Thời gian - Cơ cấu tổ chức để đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu, đặc biệt là hồ sơ bệnh án nội trú và ngoại trú.

Bệnh viện K hiện đang phân loại tài liệu một cách tự phát, chưa có sự thống nhất bằng văn bản về phương án phân loại Do đó, phòng Hành chính cần nghiên cứu và đề xuất với lãnh đạo Bệnh viện nhằm thống nhất phương án phân loại khoa học tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho Viện Nghiên cứu, các Trung tâm, khoa và phòng trong quá trình lưu trữ hồ sơ và tài liệu.

Xác định giá trị tài liệu dựa trên nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nghiên cứu là rất quan trọng Việc này giúp quyết định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu trong hoạt động của các cơ quan, dựa trên giá trị chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác Từ đó, có thể lựa chọn bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam.

Việc xác định giá trị tài liệu cần tuân theo các nguyên tắc và phương pháp khoa học, đảm bảo tính chính xác và hợp lý Cần thiết lập tiêu chuẩn đánh giá để loại bỏ tài liệu không còn giá trị và kiểm tra bổ sung tài liệu còn thiếu Do đó, cán bộ thực hiện công việc này cần có sự cẩn trọng và vững vàng về chuyên môn Hiện tại, công tác xác định giá trị tài liệu trong ngành Y tế chưa có hệ thống lý luận riêng, vì vậy vẫn dựa vào lý luận chung của công tác lưu trữ và đặc điểm tài liệu từ hoạt động của Bệnh viện K Công tác này cũng được thực hiện dựa trên các phương pháp, nguyên tắc và tiêu chí xác định chung của công tác lưu trữ.

Tổchứcđàotạocánbộvàcôngtácthiđuakhenthưởng

Đào tạo và bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng, quyết định đến chất lượng hoạt động của Bệnh viện và phòng hành chính Trong những năm qua, Lãnh đạo Bệnh viện và Trưởng phòng Hành chính đã chú trọng đến vấn đề này, triển khai nhiều biện pháp tích cực nhằm nâng cao hiệu quả đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

Bệnh viện thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo mới, đào tạo lại và chuyên sâu nhằm nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên Nội dung đào tạo bao gồm lý luận về công tác văn thư lưu trữ và kỹ năng lập hồ sơ Từ năm 2015 đến 2018, bộ phận văn thư lưu trữ đã tham gia các lớp tập huấn như “an toàn điện tử” và “Đề án triển khai sử dụng phần mềm Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu” Năm 2019, Bệnh viện dự kiến mở các buổi tập huấn sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ của VNPT để ứng dụng trong công tác quản lý tài liệu Bệnh viện cũng đã mời các cơ sở đào tạo như Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giảng dạy khóa bồi dưỡng chuyên viên, tập trung vào quản trị văn phòng và công tác văn thư lưu trữ Theo thống kê trong 10 năm qua, Bệnh viện đã tổ chức 5 đợt tập huấn liên quan đến văn phòng, với sự tham gia của toàn bộ cán bộ nhân viên phòng Hành chính và các cán bộ phụ trách công tác hành chính, văn thư lưu trữ.

Viện nghiên cứu và Trung tâm khoa phòng thuốc của Bệnh viện tổ chức các hoạt động đào tạo cho cán bộ nhân viên Hàng năm, Bộ Y tế tổ chức một đợt tập huấn tập trung cho các Sở Y tế thành phố trực thuộc Trung ương và các đơn vị trực thuộc Bộ Y tế Bệnh viện cử khoảng 10 cán bộ tham gia đợt tập huấn này Ảnh chụp văn bản Hội nghị tập huấn về công tác văn phòng ngành Y tế năm 2019 được gửi đến Bệnh viện K vào ngày 21/8/2019.

Nhiều cán bộ nhân viên hiện nay vẫn chưa nhận thức đúng đắn về công tác hành chính và văn thư lưu trữ, dẫn đến việc tham gia đào tạo bồi dưỡng không nghiêm túc và thiếu trách nhiệm Kết quả thu được sau các đợt tập huấn thường không cao, đặc biệt là khi áp dụng vào quá trình giải quyết công việc.

Trong những năm gần đây, mặc dù bệnh viện đã chú trọng đến công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ nhân viên với nhiều khóa học và buổi tập huấn, nhưng nhiều cán bộ vẫn chưa nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của việc tham gia Việc cử cán bộ không chuyên môn tham gia tập huấn dẫn đến sự cải thiện hạn chế trong công tác chuyên môn Nhiều cán bộ không thấy trách nhiệm trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu, dẫn đến hiệu quả công việc không cao và không tuân thủ quy định Chẳng hạn, do chuyên môn chưa vững, nhiều cán bộ vẫn tự ý mở bì thư chứa thông tin mật gửi đến cơ quan.

Phòng Hành chính Bệnh viện K đang đề xuất lãnh đạo đổi mới công tác thi đua khen thưởng, đưa tiêu chí về thực hiện công tác văn thư lưu trữ vào đánh giá hàng năm cho tập thể và cá nhân Dự kiến, quy định này sẽ được áp dụng từ năm 2020 tại cả 3 cơ sở của Bệnh viện K Hy vọng rằng việc thi đua khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ hồ sơ, tài liệu, hỗ trợ tối đa cho công tác lãnh đạo và điều hành trong việc khám chữa bệnh cho bệnh nhân ung thư.

Nhậnxét,đánhgiá

Ưuđiểm

Công tác quản lý hồ sơ và tài liệu tại Bệnh viện K có vai trò quan trọng, với sự nhận thức đúng đắn từ lãnh đạo và nhân viên về công tác Văn thư lưu trữ Sự quan tâm và chỉ đạo sát sao từ lãnh đạo đã giúp nâng cao hiệu quả trong quản lý hồ sơ, tài liệu tại bệnh viện.

Cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách tại Bệnh viện được đào tạo bài bản, góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong thời gian gần đây Công việc được thực hiện đầy đủ và chính xác, đảm bảo hiệu quả Chế độ phụ cấp cho cán bộ chuyên trách đã được lãnh đạo Bệnh viện phê duyệt từ năm 2017, tạo động lực lớn cho nhân viên trong quá trình làm việc.

Gần đây, cơ sở vật chất kỹ thuật đã được đầu tư chú trọng, mang lại sự đầy đủ cần thiết để phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.

Hiện nay, việc lập hồ sơ tại bệnh viện đã được cán bộ thực hiện theo đúng quy định, phân loại theo thể loại văn bản và thứ tự ngày tháng năm ban hành Nhờ đó, tài liệu được sắp xếp một cách khoa học và đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận thực hiện công tác lưu trữ sau này.

Việc lập hồ sơ và sắp xếp tài liệu trong hồ sơ được thực hiện một cách khoa học và đầy đủ, giúp thuận lợi cho công tác thu thập tài liệu lưu trữ sau này Mỗi cán bộ được phân công cần hoàn thiện hồ sơ công việc ngay sau khi kết thúc nhiệm vụ Cán bộ văn thư cũng phải lập hồ sơ theo các tiêu chí về nội dung, tác giả hoặc năm ban hành văn bản.

Khi hoàn tất biên mục hồ sơ cán bộ văn thư tại Bệnh viện, các cán bộ hành chính đã thực hiện nghiêm túc công tác kiểm tra, xem xét và bổ sung nội dung hồ sơ Họ đã loại bỏ các văn bản, giấy tờ không cần thiết, bao gồm bản nháp và tài liệu trùng lặp, đồng thời có ý thức trong việc chuyển giao hồ sơ cho bộ phận lưu trữ.

Công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại các đơn vị đã được thực hiện tương đối hoàn chỉnh bởi cán bộ chuyên trách và hành chính Tuy nhiên, việc nộp hồ sơ và tài liệu vẫn còn chậm, chưa được sắp xếp cẩn thận, dẫn đến tình trạng văn bản có nhiều nếp gấp, gây khó khăn cho công tác chỉnh lý sau này Do đó, cán bộ văn thư và lưu trữ chuyên trách cần hướng dẫn các đơn vị và cán bộ trong Bệnh viện về cách lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

Hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm thì công tác quản lý hồ sơ và giao nộp hồ sơtại Bệnhviệncòngặpphảinhữnghạnchế sau:

Bệnh viện K cơ sở ở Tân Triều hiện đang gặp khó khăn trong công tác văn thư lưu trữ do thiếu nhân sự và chuyên môn Khối lượng văn bản cần xử lý lớn, dẫn đến việc giải quyết công việc không kịp thời Tại các đơn vị trong bệnh viện, chưa có người phụ trách công tác văn thư lưu trữ chuyên môn, gây khó khăn trong việc liên hệ công việc giữa các đơn vị và thiếu sự tập trung thống nhất trong hồ sơ bệnh án cũng như tài liệu hành chính.

Công tác lập hồ sơ tại Bệnh viện chưa tuân thủ đầy đủ quy trình, đặc biệt là việc lập Danh mục hồ sơ vẫn chưa hoàn thành Điều này dẫn đến khó khăn trong việc nắm bắt số lượng hồ sơ, gây trở ngại cho việc lập, quản lý và sử dụng hồ sơ hiệu quả.

Thời hạn giao nộp hồ sơ chưa đảm bảo đúng quy định, dẫn đến phòng Hành chính chưa thu thập được tài liệu từ bất kỳ đơn vị nào Hiện tại, hồ sơ và tài liệu của Bệnh viện vẫn đang được tổ chức quản lý phân tán tại các đơn vị.

Việc sử dụng văn bản và tài liệu trong hồ sơ cần phải được đảm bảo đúng quy định Tình trạng không hoàn trả tài liệu sau khi sử dụng hoặc hoàn trả không đúng vị trí trong hồ sơ vẫn đang diễn ra, dẫn đến tình trạng thất thoát và xáo trộn tài liệu.

Nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại Bệnh viện chưa được thực hiện một cách thống nhất và đúng quy định Hầu hết cán bộ nhân viên vẫn làm theo thói quen cá nhân do thiếu hành lang pháp lý cho công tác này.

Nguyênnhân

Hiện tại, Bệnh viện chỉ mới ban hành một văn bản tạm thời về công tác văn thư, trong khi quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu vẫn chưa có Sự thiếu hụt các văn bản như Quy chế Văn thư - Lưu trữ và hướng dẫn cụ thể về quản lý văn bản sẽ dẫn đến tình trạng quản lý không thống nhất giữa các đơn vị trong bệnh viện Điều này cũng gây khó khăn cho lãnh đạo trong việc kiểm tra công tác quản lý hồ sơ Do đó, không có cơ sở pháp lý để triển khai công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện, khiến một số nhân viên xem nhẹ công tác này.

Nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ tại Bệnh viện hiện nay chưa đảm bảo, mặc dù có trình độ chuyên môn Nhân viên chưa thường xuyên tham gia các lớp tập huấn nâng cao chuyên môn và cập nhật quy định mới nhất của Nhà nước Hơn nữa, các cán bộ đảm nhận công tác này còn kiêm nhiệm nhiều công việc khác, dẫn đến việc quản lý văn bản và lập hồ sơ không được thực hiện một cách sát sao.

Một số nhân viên vẫn chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, dẫn đến sự lơ là trong việc thực hiện Họ thường coi đây là nhiệm vụ của cán bộ văn thư lưu trữ mà không chú trọng Thêm vào đó, việc thiếu đào tạo chuyên môn khiến họ dễ mắc sai sót trong quản lý văn bản và lập hồ sơ, đồng thời sự phối hợp giữa các nhân viên và bộ phận Văn thư lưu trữ của Bệnh viện chưa đạt hiệu quả cao.

Cơ sở vật chất và trang thiết bị tại Bệ n h viện hiện nay chưa đáp ứng đủ yêu cầu, với hệ thống máy scan, máy in, máy hủy và máy fax tài liệu còn thiếu, gây khó khăn cho việc hoàn thành công việc đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng Đặc biệt, việc thiếu phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ là một trở ngại lớn, ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát văn bản đi - đến và quản lý tài liệu lưu trữ, khiến lãnh đạo và cán bộ nhân viên phòng Hành chính gặp khó khăn trong việc kiểm soát công tác này khi không có mặt tại trụ sở làm việc.

Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện K đã có những tiến bộ nhất định nhưng vẫn còn nhiều hạn chế Hiện tại, việc lưu trữ vẫn mang tính chất manh mún, thiếu sự thống nhất và chưa đảm bảo nguyên tắc tập trung trong quản lý Nhiều cán bộ, nhân viên chưa nhận thức rõ vai trò của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của mình, trong khi đội ngũ làm công tác này lại thiếu đào tạo chuyên môn Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho quản lý hồ sơ cũng còn hạn chế, ảnh hưởng đến việc đánh giá và bảo quản tài liệu Để cải thiện tình hình, cần có sự đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết bị và đào tạo nâng cao cho cán bộ, đây sẽ là một trong những giải pháp quan trọng mà chúng tôi sẽ đề cập trong Chương 3.

CHƯƠNG3 GIẢI PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HIỆU QUẢ HỒ

Nhómgiảiphápthammưuđểnângcaohiệuquảcôngtáctổchức quảnlý hồsơ,tài liệulưutrữcủangànhytế

Ban hànhcácvănbảnquyđịnh,hướng dẫncôngtáclưutrữhồsơ, tàiliệuchocáccơsởkhámchữabệnh

Hiện nay, hồ sơ và tài liệu ngành Y tế ở Việt Nam đang nhận được sự quan tâm đặc biệt Điều này được thể hiện qua việc ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến lĩnh vực này, cụ thể là vào ngày 23 tháng 11 năm

Năm 2009, Quốc hội đã thông qua Luật số 40/2009/QH12 về Khám bệnh, chữa bệnh, trong đó quy định nhiều điều khoản liên quan đến quản lý tài liệu lưu trữ y tế Luật này bao gồm các quy định riêng về quản lý và lưu trữ hồ sơ bệnh án Mặc dù văn bản chỉ đề cập đến hồ sơ bệnh án mà chưa nhắc đến tài liệu hành chính trong quá trình hình thành các bệnh viện, nhưng đây là cơ sở quan trọng để phát triển, thống nhất và nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ, tài liệu tại các cơ sở khám chữa bệnh.

Luật Khám bệnh, chữa bệnh và Quy chế Bệnh viện đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các bệnh viện triển khai công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu Tuy nhiên, các quy định hiện tại chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu cho từng nghiệp vụ cụ thể, đặc biệt là đối với các cơ quan chuyên môn trong lĩnh vực y tế Do đó, Nhà nước cần tăng cường số lượng và nội dung văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho các cơ sở khám chữa bệnh.

Trong hệ thống văn bản Luật Việt Nam, cần quy định rõ trách nhiệm lưu trữ tài liệu của tất cả các cơ sở khám chữa bệnh Việc xác định rõ ràng về tài liệu, sở hữu tài liệu và cách thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu trong ngành Y tế là rất quan trọng Từ đó, có thể xây dựng phương thức tổ chức và quản lý phù hợp cho hoạt động của các Bệnh viện.

Trong các văn bản Nhà nước, cần khẳng định rằng tài liệu lưu trữ của Bệnh viện thuộc sở hữu của Nhà nước Việc quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Bệnh viện cần thống nhất và tuân thủ đúng quy định của Pháp luật Lưu trữ Việt Nam.

Quản lý tài liệu lưu trữ của bệnh viện cần sự linh hoạt từ Nhà nước, bao gồm việc quy định rõ trách nhiệm lưu trữ, yêu cầu tổ chức bộ máy lưu trữ và thành phần tài liệu cần lưu trữ Nhà nước nên cụ thể hóa các nghiệp vụ lưu trữ phù hợp với đặc thù hoạt động của bệnh viện, đồng thời đảm bảo vai trò của Nhà nước đối với tài liệu lưu trữ ngành Y tế Tài liệu lưu trữ của bệnh viện, đặc biệt là hồ sơ bệnh án, có giá trị lớn không chỉ cho hoạt động của bệnh viện mà còn cho ngành Y tế và các mặt xã hội khác Sinh viên, nghiên cứu viên và các cơ quan liên quan có thể mượn hồ sơ bệnh án tại chỗ để phục vụ nghiên cứu và công tác chuyên môn, nhưng cần có giấy đề nghị rõ mục đích Hồ sơ bệnh án của người bệnh tử vong phải được Giám đốc Bệnh viện ký duyệt trước khi cho mượn Phòng Hành chính cần theo dõi người mượn hồ sơ và lưu trữ các giấy đề nghị, đồng thời cơ quan bảo vệ pháp luật phải có giấy giới thiệu hoặc công văn yêu cầu rõ mục đích sử dụng hồ sơ bệnh án trước khi được phép mượn.

Để Nhà nước nắm bắt thông tin TLLT của các bệnh viện, có thể sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu hồ sơ bệnh án điện tử do Bộ quản lý.

Ngành Y tế đã triển khai áp dụng hệ thống lưu trữ tại các cơ sở khám chữa bệnh, tuy nhiên còn nhiều tài liệu quý giá khác từ các bệnh viện cần được bảo quản Nhà nước nên xem xét bổ sung danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu, bao gồm cả tài liệu hành chính Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi đề xuất xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tại Trung tâm lưu trữ tài liệu của ngành Y tế, nhằm thu thập, lưu giữ và bảo quản lâu dài tài liệu từ các Bệnh viện tuyến Trung ương, trong đó có Bệnh viện K.

Lãnh đạo phòng Hành chính cần nghiên cứu để tham mưu xây dựngriêngmột Trungtâmlưutrữđểlưugiữ,bảoquảnlâudàikhốitàiliệuđặcthù củabệnhviện

Hiện nay, tình hình lưu trữ hồ sơ tài liệu tại Bệnh viện K cơ sở Tân Triều đang gặp khó khăn do sự phân tán giữa các địa bàn khác nhau Để cải thiện quản lý hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bệnh viện, cần thiết phải có một hệ thống quản lý tập trung thống nhất Việc xây dựng một Trung tâm chuyên trách cho nhiệm vụ này sẽ là giải pháp cấp thiết, giúp giải quyết nhiều vấn đề tồn đọng trong công tác quản lý hồ sơ tài liệu của Bệnh viện K.

Bệnh viện K hiện đang áp dụng Thông tư số 46/2018/BYT về hồ sơ bệnh án điện tử, yêu cầu hồ sơ này phải có giá trị pháp lý tương đương với hồ sơ giấy và đảm bảo đầy đủ thông tin cùng chữ ký số của người chịu trách nhiệm Việc bảo vệ thông tin cá nhân theo Luật An toàn thông tin mạng cũng cần được tuân thủ Tuy nhiên, bên cạnh việc xây dựng hệ thống dữ liệu hồ sơ bệnh án điện tử, Phòng Hành chính cần đề xuất Giám đốc bệnh viện thành lập Trung tâm lưu trữ để thu thập và bảo quản lâu dài tài liệu có giá trị của bệnh viện.

Trung tâm này được thành lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Bệnh viện, với chức năng đề xuất và tham mưu cho Giám đốc Bệnh viện trong việc ban hành văn bản hướng dẫn các Trung tâm Khoa, phòng, đơn vị chuẩn bị tài liệu nộp lưu hàng năm Ngoài ra, Trung tâm còn tham mưu tổ chức thực hiện các công việc liên quan đến thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu (nếu có) và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật, cùng các nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo Bệnh viện phân công.

- Xây dựng, ban hành chương trình, kế hoạch hoạt động dài hạn và địnhkỳhàngnămtheochứcnăng,nhiệmvụtrìnhLãnhđạoBệnhviệnphêduy ệtvàtổ chức thực hiện.

- Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các Đề án liên quan đếnchức năngnhiệmvụ.

Nghiên cứu đặc điểm và thành phần của tài liệu trong hoạt động của đơn vị bệnh viện nhằm cung cấp thông tin cho giám đốc bệnh viện Dựa trên kết quả nghiên cứu, sẽ đề xuất ban hành các văn bản hướng dẫn tổ chức quản lý và quy trình lưu trữ sát với thực tế hơn.

+Thammưubanhànhvàđiềuchỉnh,bổsungxácđịnhthànhphầnhồsơ,tàiliệu nộplưuvào Trungtâm;

+Thammưubanhànhcácquyđịnhvềthẩmquyền,thủtụckhaithácsửdụngt ài liệu; Quyđịnh vềDanh mục tàiliệuhạn chếsửdụng;

+ Tham mưu hướng dẫn các Trung tâm Khoa, phòng, đơn vị nộp lưu tàiliệu chuẩnbịtàiliệunộplưu.

+Thammưuxâydựng,tổchứcthựchiệnkếhoạchsưutầm,thuthậphồsơ,tà iliệudàihạn,địnhkỳhàngnăm;

+Thammưu,tổchứcthựchiệncácbiệnphápnhằmbảoquản,bảovệan toànvà nângcaotuổithọ hồ sơ,tài liệulưutrữ;

+Thựchiện chếđộbáo cáothống kê công tácvăn thư,lưutrữ;

+Thammưukếhoạchvàtổchứcthựchiệncôngtáctubổphụcchế,bảo hiểm,giảimậttàiliệu (nếu có);

+ Xây dựng công cụ tra cứu, quản lý tài liệu lưu trữ; quản lý tài liệu số,tàiliệuđiệntửthuộcphạmviquảnlý;

Tổ chức thực hiện khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật bao gồm các hoạt động như công bố và giới thiệu tài liệu lưu trữ, tổ chức triển lãm tài liệu, biên soạn và xuất bản ấn phẩm từ tài liệu lưu trữ Ngoài ra, cần tổ chức phục vụ độc giả tại Phòng đọc, cấp chứng thực lưu trữ và bản sao tài liệu lưu trữ để đảm bảo quyền lợi và nhu cầu của người sử dụng.

Trung tâm lưu trữ đóng vai trò cầu nối thông tin, tiếp nhận các thắc mắc và khó khăn từ các đơn vị trong bệnh viện Trong quá trình tổ chức quản lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ, trung tâm sẽ báo cáo và đề xuất với lãnh đạo bệnh viện nhằm đảm bảo có chính sách hỗ trợ kịp thời.

Trung tâm lưu trữ cần liên kết và hợp tác với các tổ chức trong nước để thực hiện dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, trung tâm có thể tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ cho cán bộ liên quan Những lớp học này sẽ mời giảng viên chuyên sâu từ các cơ sở đào tạo uy tín và các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ, nhằm cung cấp kiến thức lý luận và thực tiễn cho nhân viên tại Bệnh viện K.

- Quản lý tài chính, tài sản Trung tâm và thực hiện các nhiệm vụ khácdoLãnhđạoBệnhviệnquyđịnh.

Trung tâm chủ yếu hoạt động nhằm hỗ trợ và nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ của các Trung tâm Khoa, phòng và đơn vị trong toàn Bệnh viện Trung tâm có khả năng thu thập và trực tiếp quản lý khối hồ sơ tài liệu của các đơn vị, bao gồm cả hồ sơ bệnh án và hồ sơ tài liệu hành chính.

Khi Trung tâm được thành lập và đưa vào hoạt động, chúng tôi đã xem xét tình hình thực tế tại Bệnh viện để đề xuất bộ máy nhân sự phù hợp Dự kiến, bộ máy nhân sự của Trung tâm sẽ được cấu trúc để đáp ứng hiệu quả các nhu cầu và yêu cầu của Bệnh viện.

Lãnh đạo Trung tâm bao gồm Giám đốc và một Phó Giám đốc Giám đốc chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Bệnh viện và pháp luật về việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn được giao Phó Giám đốc hỗ trợ Giám đốc trong việc theo dõi và chỉ đạo các công tác, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công Trong trường hợp Giám đốc vắng mặt, Phó Giám đốc sẽ được ủy quyền để điều hành hoạt động của Trung tâm Lãnh đạo Trung tâm cũng trực tiếp phụ trách các tổ chuyên môn và nghiệp vụ thuộc quản lý của Trung tâm.

Các tổ chuyên môn và nghiệp vụ tại Trung tâm quản lý bao gồm: Bộ phận Hành chính, Bộ phận phụ trách khối tài liệu hành chính và Bộ phận phụ trách khối tài liệu hồ sơ bệnh án.

Biên chế viên chức và lao động hợp đồng của Trung tâm thuộc tổng biên chế công chức, viên chức của Bệnh viện Đối với cán bộ lưu trữ hồ sơ tài liệu tại phòng Hành chính, công việc của họ vẫn giữ nguyên tại phòng do khối lượng công việc hiện tại chưa đủ nhân sự đáp ứng Họ tiếp tục thực hiện nhiệm vụ được phân công, trong đó nhiệm vụ thu thập hồ sơ sẽ chuyển sang Trung tâm Trong giai đoạn đầu, khi Trung tâm mới thành lập và biên chế hạn chế, có thể điều chuyển cán bộ lưu trữ từ phòng Hành chính sang Trung tâm, nhưng về lâu dài, cần bổ sung nhân sự và tổ chức Trung tâm theo đề xuất.

Tăng cường sự hỗ trợ của Nhà nước trong việc đào tạo cán bộchuyênmôn,cáctài liệuhướngdẫn nghiệpvụ,chươngtrình tưvấnvềtổchức côngtáclưutrữ

Nhànướccầntăngcường sựhỗtrợvềcôngtáclưu trữbệnhviệnđểcáccơ sởkhámchữabệnhnàycónhững bước tiếntrongthờigian tới.

Bộ Nội vụ, thông qua Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, phối hợp với Bộ Y tế tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn cho cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ tại các bệnh viện Các lớp bồi dưỡng này không chỉ có sự tham gia của cán bộ quản lý lưu trữ mà còn cần sự góp mặt của giảng viên và chuyên gia đầu ngành trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ Mục tiêu là kết hợp lý thuyết và thực hành nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ trong ngành y tế.

Lưu trữ Nhà nước nên thành lập một nhóm chuyên trách để theo dõi và hướng dẫn kỹ năng công tác văn thư, lưu trữ cho các bệnh viện Nhóm này sẽ đưa ra các kiến nghị cho lãnh đạo bệnh viện và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm điều chỉnh và kịp thời thực hiện các chỉ đạo sát với thực tiễn.

Hiệp Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam hiện đang tập hợp nhiều chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực văn thư lưu trữ, với những hoạt động tích cực nhằm tăng cường hỗ trợ cho các cơ quan và tổ chức tại Việt Nam Để nâng cao mối liên kết giữa Nhà nước, Hiệp hội và các cơ sở y tế trong công tác văn phòng và lưu trữ, cần tổ chức các buổi thảo luận và trao đổi giữa bệnh viện và chuyên gia lưu trữ Qua đó, các bệnh viện sẽ nhận được tư vấn và chia sẻ kinh nghiệm quý báu, từ đó có những ý kiến thích hợp giúp cải tiến và hoàn thiện công tác lưu trữ.

Để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K và các cơ sở khám chữa bệnh ở Việt Nam, cần có sự hỗ trợ từ Nhà nước về đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, nhân viên Việc này không chỉ giúp cải thiện công tác lưu trữ mà còn là giải pháp hữu hiệu mà chúng ta hướng tới.

Nhómgiảiphápvềtổchứcđểnângcaohiệuquảcôngtáctổchức quảnlý hồsơ,tài liệulưutrữtạiBệnhviện K

Đổi mớivềnghiệpvụliênquanđến côngtáctổchứcquảnlýhồsơ, tàiliệu

3.2.1.1 Nghiêncứ u đểx â y d ựn gq uy t rì n h qu ản lý hồsơ, tàil i ệ u để th ốn g nhất vềnghiệpvụ

Việc xây dựng một quy trình chuẩn để quản lý hồ sơ, tài liệu cho Bệnhviện

K có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, được coi là một giải pháp mang tínhtrọngđiểmđểnângcaochấtlượngcủa côngtácquảnlýhồsơ,tàiliệu

Cánbộ Lưutrữ Kế hoạch thunhận HSTL -PL.01.HC.02

Gửi kế hoạch thunhận HSTL

Cán bộ lưu trữ,văn thưđơn vị

Ký duyệt DanhmụcHSTL nộp lưu.

Văn thưđơnvị Chuẩn bị tài liệunộp lưu Đóng gói HTSLtrướckhi giao nộp.

Cán bộ lưu trữ,văn thư cácđơn vị

Chuẩn bị tiếp nhậnHSTL Bàngiao HSTL

Chỉnh lý tài liệulưu trữ

- Chuẩn bị kho tàngvà các phương tiệnbảoquản.

- Lập biên bảnbàngiaoHSTL theoM.02.HC.02

- Phân loại, hoànthiện hồ hơ; rà soátthờihạnbảoquản Cán bộ lưu trữphòng

Văn thư đơn vịTrưởngđơn vị

HC,Cán bộ lưu trữphòngHC,trưở ngcácđơnvị

- Tiếnhành các bước theo Hướngdẫn TiêuhuỷHSTL tại phụ lục02.HC.02

Giấyđề nghịđược trưởng phòngHC, trưởngcáckhoa Kýduyệt sử dụng

Có thểmô tảQuytrình Quản lý hồsơ,tàiliệu lưu trữnhưsau:

Khi nào Ở đâu/ thời gian

2 ngày Cánbộlưu trữphòngHClập kế hoạch thu nhậnHSTL

1 ngày Trưởng phòng HC kýduyệt kế hoạch thu nhậnHSTL

2 ngày Cán bộ văn thư phòng

Số chuyểngiao vănbản đi nội bộ LậpDa nhmục

5 ngày Văn thư đơn vị căn cứdanh mục HSTL để lậpDanh mục HSTL của đơnvị

1 ngày Trưởng các đơn vị kýduyệtDanhmụcHST L nộp lưucủađơnvị

Danh mụcHSTLn ộp lưu Chuẩn bịHSTL nộp lưu

2 ngày Văn thư các đơn vị đónggóiHSTLnộp lưu theo danh mụcHSTLnộplưu

5 ngày Chuẩn bị diện tích kho,giá, bìa, hộp và cácphươngtiệnbảoquảnHSTLtrong kho

Văn thưcácđơ n vị, Cán bộlưu trữ

5 ngày - Văn thư các đơn vị bàngiao HSTL vào kho lưutrữ cho cán bộ lưu trữphòng HC.

- Cán bộ lưu trữ phòngHành chính tổ chức tiếpnhận HSTL

(Đối vớinhững đơn vị có con dấu,tài khoản riêng chỉ tiếpnhận những HSTL đãchỉnh lý hoàn chỉnh đểđưavàoquảnlývà phục vụkhaithácsửdụng)

Cán bộlưu trữ,văn thưđơn vị

Cán bộ lưu trữ và văn thưcác đơn vị phối hợp tiếnhành thực hiện các côngviệcsau:

2 Rà soát thời gian bảoquản HSTL (Đối vớinhững HSTLđãđược chỉnh lý)

STL giữ lạibảo quảnvà danhmụcH

Sau khikếtth úcchỉn hlýHS TL tháng 6hàngnă m

5 ngày - Văn thư đơn vị sau khikết thúc chỉnh lý HSTL:tiến hành lập Danh mụcHSTL giữ lại bảo quản vàDanh mục HST đề nghịtiêuhuỷ

2 ngày - Trưởng các đơn vị kýduyệt Danh mục HSTLgiữ lại bảo quản và DanhmụcHSTLđềnghịtiê u huỷ Bảo quảnHSTL

- Cán bộ lưu trữ căn cứdanh mục HSTL giữ lạibảoquản,sắpxếpHSTL lêngiá đểbảo quản

- Thành lập Hội đồngXĐGTTL, quyết địnhviệc tổ chức tiêu huỷHSTL

- Ra quyết định về việctiêuhuỷHSTL

- Tổ chức việc thực hiệntiêuhuỷHSTL

- Thực hiện việc tiêu huỷtàiliệu.

- Lập hồ sơ về việc tiêuhuỷ HSTL và bảo quảntrong kholưutrữ

- Choýkiếnvềviệctiêu huỷ HSTL của đơn vịmình vàcácđơn vị khác.

Khol ưutr ữ,tro nggiờ hành chính

- Giám đốc ký phê duyệtchophépkhaithácsử dụngHSTLlưutrữđốivới cá nhân tổ chức ngoàiBệnh viện

Hồ sơ theodõi sử dụngHSTL lưutrữ lưu trữphòn gHC duyệt cho phép khai thácsửdụngHSTL,lưutrữđố i với cán bộ, viên chứctrong Bệnhviện.

- Trưởng các đơn vị xácđịnh mục đích khai thácsửdụngHSTL,lưutrữđ ối với cán bộ, viên chứccủađơnvị.

- Cán bộ lưu trữ tổ chứckhai thác sử dụng HSTLlưutrữ,lậpsổtheodõ ikhait h á c s ử d ụ n g H S T L lưutrữ.

Hoàn Cánbộ Tháng Kho Hoànthiện hồsợlưu; Cơ sở thiệnhồ lưu trữ 10 lưu trữ Cậpnhậtdữliệuvào dữliệu. sơvàcập - 22 phần mềmquảnlý nhậtdữ ngày HSTL. liệu làm việc

Để quy trình được triển khai và áp dụng hiệu quả trong thực tế, cần có sự chỉ đạo thống nhất từ Ban lãnh đạo Bệnh viện Quy trình này nên được ban hành bằng một văn bản, trong đó quy định rõ ràng các chế tài thực hiện nhằm tạo hành lang pháp lý cho phòng Hành chính có thể triển khai sâu rộng trong Bệnh viện Chúng tôi cũng đề xuất rằng, kho tài liệu hồ sơ bệnh án của Bệnh viện nằm trong đối tượng quản lý tài liệu của phòng Hành chính theo nguyên tắc tập trung thống nhất, bảo đảm sự an toàn và toàn vẹn của tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

3.2.1.2 Điềuchỉnh quátrìnhtổchứcthựchiện cácnghiệp vụlưu trữ

Công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động của Bệnh viện Việc lập hồ sơ hiệu quả giúp phân loại tài liệu theo từng vấn đề, sự việc, từ đó các phòng, khoa chuyên môn dễ dàng lựa chọn hồ sơ có giá trị để nộp lưu trữ đúng hạn Điều này không chỉ đảm bảo việc lưu trữ đầy đủ mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu thông tin, phục vụ cho hoạt động thực tiễn của Bệnh viện một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Bệnh viện đã sản sinh ra một khối lượng văn bản lớn trong quá trình quản lý, vì vậy cần có giải pháp hiệu quả để tổ chức và quản lý chúng một cách khoa học Để thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu, lãnh đạo Bệnh viện cần sớm ban hành danh mục hồ sơ Phòng Hành chính cũng cần thường xuyên hướng dẫn cán bộ viên chức trong việc lập hồ sơ hiện hành, bao gồm cả hồ sơ bệnh án Hàng năm, có thể phối hợp với các cơ sở đào tạo để tổ chức các lớp tập huấn về quy trình lập hồ sơ hiện hành cho cán bộ trong Bệnh viện.

Để xác định rõ nguồn nộp lưu tài liệu, phòng Hành chính cần tham mưu cho lãnh đạo Bệnh viện xây dựng danh mục các hồ sơ và tài liệu Tất cả các phòng, khoa và trung tâm đều phải nộp hồ sơ, tài liệu thống nhất vào lưu trữ cơ quan Bởi thực tế tại Bệnh viện mới chỉ thu được một phần tài liệu hành chính, còn các tài liệu chuyên môn và hồ sơ bệnh án thì lại không được nắm rõ.

Trongp h ạ m v i đ ề t à i n à y , t á c g i ả x i n đ ề x u ấ t b ả n d a n h m ụ c h ồ s ơ đ ượcxâydựngsơbộchomộtsốphòngbanđ ượ cđínhkèmdướiphầnphụlụcdưới đây.

Hằng năm, phòng hành chính có thể căn cứ trên bảng danh mục hồ sơ để tiến hành thu thập tài liệu và lưu trữ Đồng thời, đây cũng là căn cứ để xác định giá trị hồ sơ, tài liệu và phục vụ cho công tác chỉnh lý tài liệu Để công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hiệu quả, cần phải xử lý dứt điểm những hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng từ khi Bệnh viện được thành lập đến nay Chúng tôi tin rằng, nếu nhận được sự quan tâm của lãnh đạo Bệnh viện, công tác chỉnh lý tài liệu này sẽ được thực hiện triệt để.

Trước khi thực hiện chỉnh lý, lãnh đạo phòng Hành chính cần chuẩn bị các văn bản nghiệp vụ như phương án phân loại, hướng dẫn phân loại, hướng dẫn lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu Ngoài ra, cần chuẩn bị các loại vật tư như giấy, gim, kẹp, bìa hồ sơ, hộp, dây, kéo Nếu không thể trực tiếp thực hiện chỉnh lý, phòng Hành chính cần lên kế hoạch mời đơn vị dịch vụ lưu trữ để xử lý lượng tài liệu đang tích đống trong kho.

Dù thuê đơn vị dịch vụ lưu trữ hay phòng Hành chính đảm nhận chỉnh lý, việc chuẩn bị phương án phân loại tài liệu phù hợp với khối tài liệu của Bệnh viện là rất cần thiết Phương án này sẽ định hướng cho công tác thu thập, lập hồ sơ và sắp xếp tài liệu khoa học Thực tế cho thấy, phương án phân loại tài liệu hợp lý nhất cho Bệnh viện là dựa trên thời gian và cơ cấu tổ chức, do Bệnh viện có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn tương đối ổn định.

Có thể phân loại tài liệu của Bệnh viện theo năm rồi phân thành cácnhómtươngđươngvớicácphòng,khoa,trungtâmthuộc Bệnhviện.Vídụ:

4 Phòng Tổ chức cán bộ5.…

1.1 Tổnghợpvấn đềchung 1.2 Kếhoạch,đề án,dựán 1.3 Báo cáo

1.4 Văn thư-lưutrữ 1.5 Hội nghị1.6.

Bệnh viện cần xây dựng kho tàng và cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu, hiện tại chỉ có kho lưu trữ hồ sơ bệnh án được quản lý riêng, trong khi tài liệu hành chính chưa có kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn Để cải thiện tình hình, Bệnh viện cần bố trí và trang bị kho lưu trữ theo quy định với các thiết bị cần thiết như giá, tủ, hộp đựng tài liệu và máy móc bảo quản an toàn Phòng kho phải đảm bảo an toàn trước các yếu tố thời tiết, không bị côn trùng phá hoại, và luôn sạch sẽ thoáng mát với hệ thống thông gió đầy đủ Cần duy trì chế độ vệ sinh kho định kỳ và áp dụng các biện pháp phòng chống nấm mốc và côn trùng Đồng thời, cần ban hành các văn bản quy định nghiệp vụ cụ thể để thu thập, bổ sung tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện, nhằm tổ chức khoa học, bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu.

Hiện nay, Bệnh viện K chưa có sự đồng nhất trong quy trình lưu trữ hồ sơ và tài liệu giữa các phòng, khoa và cá nhân Để cải thiện tình trạng này và nâng cao hiệu quả quản lý, bộ phận lưu trữ cần tổ chức hướng dẫn quy trình lưu trữ cho tất cả các đơn vị trong bệnh viện Việc phổ biến và hướng dẫn có thể thực hiện qua hai hình thức: phát hành văn bản hoặc mời chuyên gia về đào tạo, tập huấn cho cán bộ Điều này sẽ giúp cán bộ, nhân viên hiểu rõ hơn về lý luận và pháp luật lưu trữ tại Việt Nam, đồng thời các chuyên gia cũng sẽ nắm bắt được thực tiễn lưu trữ của Bệnh viện, từ đó tư vấn phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bệnh viện.

Bệnh viện K cần nghiên cứu để hoàn thiện hệ thống văn bản quy định vềchuyênmôn nghiệp vụlưutrữvàtổchứcthựchiệncácquyđịnhtạivănbản 83 3.2.3 Kiện toàntổchứcnhân sựlàmcôngtác vănthưlưutrữ

Để tổ chức quản lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ hiệu quả tại Bệnh viện K, phòng Hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và hoàn thiện các văn bản quy định Những văn bản này là cơ sở cho các nghiệp vụ của phòng Hành chính và các đơn vị liên quan trong công tác lưu trữ Việc hoàn thiện và sửa đổi các văn bản này theo thực tiễn sẽ giúp công tác quản lý hồ sơ, tài liệu diễn ra đồng bộ Do đó, trong thời gian tới, lãnh đạo phòng Hành chính cần tham mưu cho Ban Giám đốc bệnh viện trong việc xây dựng, ban hành và sửa đổi một số văn bản và quy định cần thiết.

Bệnh viện đã tiến hành sửa đổi Quy chế công tác văn thư, nhấn mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quy trình này Những thay đổi bao gồm việc chi tiết hóa quy trình thực hiện các nghiệp vụ, nhằm nâng cao hiệu quả công việc Đặc biệt, các quy trình nghiệp vụ như lập hồ sơ và lưu hồ sơ sẽ được hoàn thiện để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác quản lý.

Để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ hồ sơ và tài liệu, cần xây dựng Quy chế về lưu trữ và áp dụng tiêu chuẩn ISO trong quy trình quản lý Phòng Hành chính nên tìm hiểu các văn bản quy định của Nhà nước liên quan đến công tác lưu trữ, cũng như hướng dẫn lập Quy chế lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức, ví dụ như Thông tư 07/2012.

TT-BNV của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản và lập hồ sơ và nộp lưu hồsơvàol ưu trữc ơ quan;Thôngtưsố 0 4 / 2 0 1 3 /T T -

B N V ngày16 /0 4/ 20 13 củ a Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơquan,tổ chức,Luậtlưutrữ2011…

Việc ban hành Quy chế Văn thư - Lưu trữ nhằm chuẩn hóa quy trình và trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong Bệnh viện Quy chế này giúp nhân viên hiểu rõ công việc của mình và quy trình giải quyết công việc một cách cụ thể, chính xác Đồng thời, lãnh đạo có thể nắm bắt và kiểm soát tình hình thực hiện công việc của nhân viên, đảm bảo đúng chức năng và nhiệm vụ.

Chúng tôi xin đề xuất nội dung cho các Quy chế về công tác lưu trữ, được cấu trúc thành 3 chương Chương 1 sẽ trình bày các quy định chung, trong khi chương 2 tập trung vào quy trình thực hiện nhiệm vụ lưu trữ Cuối cùng, chương 3 sẽ liên quan đến kiểm tra, đánh giá và chế độ khen thưởng trong công tác lưu trữ tại Bệnh viện.

+ Quy định về trách nhiệm của lãnh đạoBệnh viện, của trưởng các đơnvị phòng, khoa, trung tâm và cán bộ, nhân viên trong toàn Bệnh việnvề côngtác lưutrữhồsơ,tàiliệu

+ Quy định về các thuật ngữ chuyên môn để từng cán bộ, nhân viêntrong bệnhviệncóthểnắmrõ ràngtừngkhâu nghiệpvụ lưutrữ

Chương 2 quy định rõ ràng về các nghiệp vụ công tác lưu trữ hồ sơ và tài liệu trong Bệnh viện Nội dung chương này nhấn mạnh trách nhiệm của các phòng ban, đơn vị và cá nhân trong việc thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ hồ sơ, tài liệu Việc tuân thủ các quy định này là cần thiết để đảm bảo tính chính xác, an toàn và hiệu quả trong công tác quản lý thông tin.

+Côngtác thu thập,bổsung tài liệu

Chương 3: Điều khoản thi hành.Trong chương này nên quy định rõ kinhphí hàng năm cho công tác quản lý hồ sơ, tài liệu; về xử lý vi phạm và thi đuakhenthưởngtrongcôngtáclưutrữhồsơ,tàiliệu.Ngoàira,cũngcầnnóirõvềtrác hnhiệmthihànhquyđịnhđốivớicác đơn vị trongBệnhviện.

Để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ hồ sơ, phòng Hành chính cần xây dựng Quy chế và mẫu hóa các tài liệu liên quan đến nghiệp vụ văn thư lưu trữ Các tài liệu quan trọng bao gồm biên bản bàn giao tài liệu vào lưu trữ, bảng danh mục hồ sơ mẫu, mục lục hồ sơ và mục lục văn bản Việc này không chỉ giúp chuẩn hóa quy trình lưu trữ mà còn tăng cường tính minh bạch và dễ dàng trong việc quản lý tài liệu.

Mẫu hóa các văn bản nhằm cải thiện chất lượng tài liệu trong hồ sơ về mặt hình thức, đồng thời giảm thiểu thời gian soạn thảo của cán bộ nhân viên Điều này cũng giúp các nghiệp vụ văn thư lưu trữ được thực hiện một cách thống nhất, đồng bộ và đúng thủ tục, quy trình.

Khi xây dựng quy chế văn thư và lưu trữ, Bệnh viện cần áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong từng nghiệp vụ cơ bản Việc áp dụng ISO sẽ đảm bảo chất lượng các quy trình nghiệp vụ và đáp ứng yêu cầu công tác văn thư lưu trữ Sau khi hoàn thiện dự thảo Quy chế lưu trữ, lãnh đạo Phòng Hành chính sẽ xin ý kiến của Ban Giám đốc, chỉnh sửa theo chỉ đạo và tiến hành ban hành Quy chế Sự ban hành Quy chế lưu trữ sẽ tạo hành lang pháp lý cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu một cách thống nhất cho cán bộ, nhân viên tại Bệnh viện Chúng tôi sẽ đề xuất xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu cho Bệnh viện K dựa trên cơ sở này.

3.2.3 Kiệntoàntổ chứcnhânsựlàmcông tác vănthư lưutrữ Đối với công tác tổ chức bộ máy, thời gian tới phòng Hành chính cần tiếp tụckiện toàn lại bộ máy thông qua đánh giá thực tế hoạt động của bộ máy kết hợpnghiên cứucơ cấuhiệntại.Cụ thể:

Quy định chức năng và nhiệm vụ cho từng bộ phận nghiệp vụ trong phòng Hành chính là rất quan trọng Sau khi xác định các bộ phận cần thiết, cần tiến hành quy định một cách chính xác và rõ ràng để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của từng bộ phận Việc này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả làm việc mà còn nâng cao khả năng quản lý của tổ chức.

Xác định số lượng nhân sự trong từng bộ phận là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc hiệu quả Việc này giúp lãnh đạo Phòng Hành chính cân đối số lượng lao động cần thiết phù hợp với yêu cầu công việc và các điều kiện khác, từ đó nâng cao hiệu quả thực hiện nhiệm vụ được phân công.

Hiện tại, bộ phận Văn thư - Lưu trữ của Bệnh viện đang quá tải công việc, trong khi số lượng nhân sự chỉ có 4 người chưa đủ đáp ứng Lãnh đạo Phòng Hành chính cần xem xét và cân nhắc điều chỉnh số lượng nhân viên cho bộ phận này Có hai phương án đề xuất: Phương án 1 là bố trí 03 người phụ trách văn thư và 01 người phụ trách lưu trữ; Phương án 2 là 02 người phụ trách văn thư, 01 người phụ trách lưu trữ và 01 người linh hoạt đảm nhận cả hai vị trí để đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc.

Công tác tuyển dụng và bố trí cán bộ là yếu tố quan trọng trong quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Bệnh viện Hầu hết các Bệnh viện, dù quy mô lớn hay nhỏ, đều gặp khó khăn trong việc tổ chức và sắp xếp tài liệu do tồn đọng lâu dài, trong khi nhân sự chưa đáp ứng đủ về số lượng và chất lượng Do đó, Bệnh viện cần nghiên cứu và ban hành quy định về công tác tuyển dụng, thường xuyên rà soát nhu cầu nhân sự của các đơn vị, phòng ban để có kế hoạch tuyển dụng và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu công việc Lãnh đạo Bệnh viện cần dựa trên ý kiến tham mưu của phòng để đưa ra quyết định chính xác.

Chútrọng,tăngcườngđầutưhơnnữavềcơsởvậtchấtvàứngdụngthànhtựucủa khoahọccôngnghệvàocôngtácvănthưlưu trữ 88 3.2.5 LãnhđạoBệnhviệnKcầntăngcườngchỉđạocôngtácthanhtra, kiểmtravềvănthưlưutrữ

Gần 90% cơ quan, tổ chức tại Việt Nam đã ứng dụng công nghệ mới để nâng cao hiệu quả lãnh đạo và điều hành, bắt kịp xu hướng toàn cầu Do đó, việc đầu tư vào cơ sở vật chất và khoa học công nghệ cho công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt là lưu trữ hồ sơ và tài liệu, trở nên cấp thiết Đây là nhiệm vụ quan trọng trong công tác của phòng Hành chính nhằm hỗ trợ lãnh đạo Bệnh viện Tác giả cũng đưa ra một số đề xuất như ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức quản lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc không chỉ đổi mới phương pháp đăng ký văn bản truyền thống mà còn giúp hệ thống hóa toàn bộ dữ liệu Ngược lại, việc quản lý văn bản theo phương pháp truyền thống qua sổ sách dẫn đến tình trạng văn bản rời rạc, khó kiểm soát và tìm kiếm, gây cản trở trong quá trình hoạt động.

Bệnh viện nên triển khai phần mềm E-Office để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản Phần mềm này cho phép scan và cập nhật toàn bộ văn bản đến và đi, đồng thời chuyển giao thông tin nhanh chóng giữa các khoa, phòng và cá nhân Việc ứng dụng E-Office sẽ rút ngắn thời gian tiếp cận tài liệu, giúp quản lý và tìm kiếm văn bản trở nên dễ dàng và hệ thống hơn, giảm thiểu tình trạng thất lạc Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn góp phần hiện đại hóa công tác văn thư trong Bệnh viện.

Hìnhảnhgiao diệnhệthốngquản lývăn bảnvàđiềuhành E-Office

Phần mềm của VNPT được thiết kế với giao diện thân thiện, bao gồm các mục như Văn bản đến, Văn bản đi, Dự thảo - Phiếu trình, Báo cáo và quản lý hồ sơ công việc Mỗi mục được phân thành các nhánh dữ liệu nhỏ, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin Người dùng có thể nhập đơn vị để đăng ký văn bản và đính kèm bản scan, tạo thuận lợi cho việc tiếp cận mà không cần bản cứng Ngoài ra, tính năng lọc văn bản cho phép người dùng chọn lựa theo nhiều tiêu chí như loại văn bản, cơ quan, số văn bản và hồ sơ công việc.

Hình ảnhvềcác giaodiện củaphần mềmnày

Để triển khai phần mềm mới hiệu quả, đội ngũ nhân viên Phòng Hành chính và các khoa, phòng sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức Lãnh đạo Phòng Hành chính cần hợp tác với nhà cung cấp để tổ chức buổi tập huấn sử dụng phần mềm, đồng thời đầu tư vào trang thiết bị hiện đại nhằm đảm bảo 100% máy tính trong phòng đều được sử dụng phần mềm Ngoài ra, việc xây dựng văn bản quy định về việc sử dụng phần mềm tại Bệnh viện cũng là điều cần thiết để đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả trong công tác lưu trữ thông tin.

Công tác lưu trữ hồ sơ tại Bệnh viện hiện còn nhiều hạn chế do chưa áp dụng phần mềm quản lý, dẫn đến khối lượng tài liệu lớn khó xử lý Việc nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ là cần thiết, vì với chỉ một vài nhân viên, không thể thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ lưu trữ bằng phương pháp thủ công.

Phần mềm quản lý lưu trữ NeoARCHIVE, phát triển bởi Công ty NewSaiGonSoft, đang được sử dụng phổ biến tại các cơ quan và tổ chức ở Việt Nam NeoARCHIVE cho phép người dùng dễ dàng cập nhật thông tin về hồ sơ lưu trữ và kho lưu trữ, đồng thời hỗ trợ việc tra cứu thông tin một cách hiệu quả.

-ỨngdụngCNTTtrong côngtácthuthập,bổ sung hồsơ,tàiliệu

Công tác lưu trữ được thực hiện thông qua phần mềm NeoARCHIVE, cho phép cán bộ lưu trữ dễ dàng nhập thêm tài liệu mới và chỉnh sửa các tài liệu đã có Các chức năng “Sửa dữ liệu” và “Nhập dữ liệu” trên thanh công cụ hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý tài liệu.

Giao diệnứngdụng NeoARCHIVEtrongthuthập tàiliệulưu trữ

Sau khi tài liệu được lưu trữ và chỉnh lý hoàn thiện, chúng sẽ được đưa vào kho bảo quản và sắp xếp theo mô hình cây phân cấp (kho, kệ, hộp, chuyên đề, hồ sơ) Cán bộ văn thư lưu trữ có thể nhập mới các văn bản, tài liệu vào hệ thống hoặc đồng bộ hóa để lấy tài liệu số hóa từ các ứng dụng tích hợp, đồng thời lập hồ sơ theo nguyên tắc lưu trữ tại đơn vị.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ là rất quan trọng, đặc biệt khi nhân sự không đủ và cần hợp đồng với các đơn vị dịch vụ bên ngoài Sau khi tài liệu được chỉnh lý hoàn thiện, cán bộ lưu trữ có thể nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý NeoARCHIVE thông qua Thẻ chỉnh lý tài liệu Thẻ này cho phép cán bộ nhập và chỉnh sửa các thông tin liên quan đến tài liệu, bao gồm số thẻ, cặp số, khối, tiêu đề, số tờ, thời gian, giá trị và ghi chú Ngoài ra, thẻ cũng cung cấp thông tin về thẻ gốc cần chỉnh lý và các chỉnh sửa đã thực hiện.

- ỨngdụngCNTTtrongthốngkêhồsơ, tàiliệu lưutrữ Đối với nghiệp vụ thống kê tài liệu lưu trữ, tại bộ phận Văn thư -Lưutrữmớichỉbắtđầuvớiphươngpháptruyềnthốnglàsửdụngmụclụchồsơ

Bản giấy được sử dụng như công cụ thống kê và tra cứu tài liệu, với mục lục hồ sơ được xây dựng sau khi tài liệu được chỉnh lý hoàn thiện Điều này giúp nhân viên lưu trữ nắm bắt tình hình tài liệu trong kho Do đó, cần áp dụng phương pháp sử dụng phần mềm quản lý, để sau khi hồ sơ chỉnh lý hoàn chỉnh, thông tin sẽ được nhập vào các đơn vị trong Bệnh viện dữ liệu qua phần mềm quản lý trực tuyến.

Việc lập mục lục hồ sơ truyền thống và sử dụng phần mềm quản lý hiện đại đều mang lại hiệu quả riêng Cập nhật thông tin trên phần mềm giúp các đơn vị nhanh chóng nắm bắt tài liệu đang lưu trữ Tuy nhiên, mục lục hồ sơ vẫn giữ vai trò là tài liệu gốc và là phương án quản lý dự phòng khi phần mềm gặp vấn đề kỹ thuật.

Hiện nay, tài liệu lưu trữ của Bệnh viện được bảo quản cẩn thận trong kho lưu trữ sau khi chỉnh lý hoàn thiện Tài liệu được bảo quản trong các hộp, cặp và giá tài liệu chuyên dụng Kho lưu trữ cần được trang bị thiết bị hiện đại như máy hút ẩm, điều hòa, quạt thông gió, máy hút bụi, cùng với hệ thống phòng cháy chữa cháy và các biện pháp phòng chống cháy nổ đặc thù.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ không chỉ nâng cao hiệu quả và tính khoa học của công việc, mà còn giảm áp lực cho nhân viên lưu trữ Việc tích cực áp dụng CNTT trong nghiệp vụ lưu trữ là cần thiết và sẽ tiếp tục được nghiên cứu, phát triển nhằm cải thiện hiệu suất hoạt động của công tác lưu trữ hồ sơ và tài liệu trong tương lai.

3.2.5 Lãnh đạo Bệnh viện K cần tăng cường chỉ đạo công tác thanh tra,kiểm travềvănthưlưutrữ

Kiểm tra là quá trình đo lường và điều chỉnh việc thực hiện các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra, nhằm đảm bảo rằng chúng được hoàn thành hiệu quả Công tác kiểm tra và giám sát giúp đảm bảo kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức, sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả, và phát hiện những biến động cũng như xu hướng chính Đồng thời, nó cũng giúp nhận diện các sai sót và xác định bộ phận chịu trách nhiệm để có biện pháp khắc phục kịp thời Để công tác lưu trữ diễn ra ổn định và hiệu quả trong quá trình làm việc của cán bộ, nhân viên tại Bệnh viện, cần thực hiện các đợt kiểm tra đánh giá kết quả công tác lưu trữ.