Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại bệnh viện k

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Trần Thị Minh Huệ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI - 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Trần Thị Minh Huệ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 60 34 04 06 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS Đào Đức Thuận XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Chủ tịch hội đồng chấm luận văn Thạc sĩ khoa học Giáo viên hướng dẫn PGS.TS Vũ Thị Phụng PGS.TS Đào Đức Thuận HÀ NỘI - 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn thân thực hướng dẫn khoa học PGS.TS Đào Đức Thuận Các kết nghiên cứu trình bày luận văn trung thực chưa công bố công trình khác thơng tin trích dẫn luận văn rõ nguồn gốc Hà Nội, tháng .năm 2019 Tác giả Trần Thị Minh Huệ LỜI CẢM ƠN Với tình cảm lịng biết ơn chân thành, em xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng nói riêng giảng viên Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (ĐHQGHN) nói chung, truyền đạt cho em kiến thức, kỹ cần thiết để em thực hoạt động nghiên cứu hồn thành luận văn Thạc sỹ Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới PGS.TS Đào Đức Thuận, Thầy hướng dẫn tận tình, bảo, định hướng cho em lời khuyên, nhận định hữu ích Tơi xin trân trọng cảm ơn tới lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, nhân viên Bệnh viện K gia đình giúp đỡ, động viên tạo điều kiện cho tơi suốt q trình thu thập thông tin, tài liệu, thời gian phục vụ cho đề tài Mặc dù dành nhiều nỗ lực, cố gắng để thực đề tài, song thời gian có hạn, kinh nghiệm nghiên cứu chưa nhiều khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Kính mong q thầy, góp ý để Luận văn tốt nghiệp em hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả Trần Thị Minh Huệ MỤC LỤC MỞ ĐẦU CHƢƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN K VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K 1.1 Khái quát chung Bệnh viện K 1.1.1 Lịch sử hình thành Bệnh viện K 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Bệnh viện K 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 13 1.2 Khái quát tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 17 1.2.1 Số lượng tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 17 1.2.2 Nội dung thành phần tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 18 1.2.3 Đặc điểm hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 22 1.2.4 Ý nghĩa tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 24 1.3 Trách nhiệm, nguyên tắc, nội dung cần thiết việc Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 28 1.3.1 Trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 28 1.3.2 Nguyên tắc tổ chức, quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 31 1.3.3 Các nội dung tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 32 1.3.4 Sự cần thiết việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 37 Tiểu kết chương 39 CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K 40 2.1 Tổ chức xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy định văn thư lưu trữ 40 2.2 Tuyển dụng, phân cơng, bố trí cán 42 2.3 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ 43 2.3.1 Thống phương pháp lập hồ sơ 43 2.3.2 Thu thập, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 47 2.3.3 Tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 49 2.4 Ứng dụng KHCN vào công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ 57 2.5 Tổ chức đào tạo cán công tác thi đua khen thưởng 59 2.6 Nhận xét, đánh giá 61 2.6.1 Ưu điểm 61 2.6.2 Hạn chế 62 2.6.3 Nguyên nhân 63 Tiểu kết chương 65 CHƢƠNG GIẢI PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HIỆU QUẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K 66 3.1 Nhóm giải pháp tham mưu để nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ ngành y tế 66 3.1.1 Ban hành văn quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho sở khám chữa bệnh 66 3.1.2 Lãnh đạo phịng Hành cần nghiên cứu để tham mưu xây dựng riêng Trung tâm lưu trữ để lưu giữ, bảo quản lâu dài khối tài liệu đặc thù bệnh viện 68 3.1.3 Tăng cường hỗ trợ Nhà nước việc đào tạo cán chuyên môn, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, chương trình tư vấn tổ chức công tác lưu trữ 72 3.2 Nhóm giải pháp tổ chức để nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bệnh viện K 74 3.2.1 Đổi nghiệp vụ liên quan đến công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 74 3.2.2 Bệnh viện K cần nghiên cứu để hoàn thiện hệ thống văn quy định chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ tổ chức thực quy định văn 83 3.2.3 Kiện tồn tổ chức nhân làm cơng tác văn thư lưu trữ 86 3.2.4 Chú trọng, tăng cường đầu tư sở vật chất ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ 88 3.2.5 Lãnh đạo Bệnh viện K cần tăng cường đạo công tác tra, kiểm tra văn thư lưu trữ 92 Tiểu kết chương 95 KẾT LUẬN 96 TÀI LIỆU THAM KHẢO 98 BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT STT Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ CB Cán CBNV Cán nhân viên CNTT Công nghệ thơng tin HC Hành HSTL Hồ sơ, tài liệu KHCN Khoa học công nghệ NXB Nhà xuất VTLT Văn thư lưu trữ TLLT Tài liệu lưu trữ 10 TW Trung ương MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ sản phẩm lịch sử, nguồn tài nguyên thông tin khứ vô quan trọng quốc gia Giá trị tài liệu lưu trữ công nhận tất lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục… Trong quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ đóng vai trị quan trọng hoạt động quản lý, đạo, điều hành cung cấp thông tin có giá trị pháp lý cao xác Bệnh viện K Bệnh viện chuyên khoa ung bướu trực thuộc Bộ Y tế, có chức cấp cứu, khám chữa bệnh, đào tạo cán y tế nghiên cứu khoa học Ngày 13/6/2017 thực đạo Bộ Y tế, Bệnh viện K thực kế hoạch khảo sát, kiểm tra tình hình thực năm triển khai Luật Lưu trữ Trong kết báo cáo, chúng tơi nhận thấy có nhiều bất cập hạn chế công tác văn thư lưu trữ: hồ sơ công việc lập không đầy đủ, phận lưu trữ thuộc phịng Hành chưa tiến hành thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, chưa xây dựng danh mục hồ sơ nộp lưu hàng năm, chưa có văn quy định, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, hệ thống kho tàng bảo quản tài liệu hạn chế, chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng… Do đó, đặt yêu cầu Bệnh viện K phải có quan tâm, đạo, đầu tư lãnh đạo Bệnh viện đến công tác mặt: nhân sự, sở vật chất, kinh phí, hệ thống văn Nhận thấy cấp thiết vấn đề, định lựa chọn đề tài “Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bệnh viện K” làm luận văn Thạc sĩ với mong muốn làm thay đổi công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Bệnh viện phục vụ công tác quản lý, khám chữa bệnh Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 2.1.Đối tƣợng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Bệnh viện K sở Tân Triều, đặc biệt khối tài liệu hành 2.2.Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi thời gian: Để nghiên cứu đề tài này, tiến hành khảo sát tình hình tổ chức quản lý tài liệu Bệnh viện sở Tân triều 10 năm trở lại tài liệu hành - Phạm vi khơng gian: Nghiên cứu tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Bệnh viện K sở Tân Triều - Phạm vi nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu công tác tổ chức quản lý HSTL Bệnh viện K sở Tân Triều với nội dung: Nhận thức lãnh đạo, CBNV Bệnh viện công tác tổ chức quản lý HSTL, việc bố trí tổ chức nhân chuyên trách; việc xây dựng ban hành văn quy định văn thư lưu trữ; tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ; ứng dụng CNTT khoa học công nghệ vào trình quản lý HSTL; Đào tạo bồi dưỡng nhân đảm nhận công tác văn thư lưu trữ… Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu đề tài này, tác giả tập trung làm rõ mục tiêu sau: -Phân tích thực trạng cơng tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bệnh viện K - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bệnh viện K Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài xác định sau: - Khảo sát hoạt động Bệnh viện K (lịch sử hình thành, nhiệm vụ, cấu tổ chức) - Khảo sát, thống kê thành phần, khối lượng, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Bệnh viện K - Phân tích mục đích, ý nghĩa việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cần thiết phải tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Bệnh viện K - Đánh giá ưu điểm, hạn chế công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bệnh viện K - Đưa số giải pháp để nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Bệnh viện K Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, tác giả dự kiến sử dụng phương pháp nghiên cứu liên ngành, cụ thể phương pháp luận khoa học quản trị, lưu trữ học khoa học tổ chức, khoa học quản lý Ngoài ra, tác giả sử dụng thêm số phương pháp cụ thể : - Phương pháp lịch sử phương pháp hệ thống: vận dụng nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển, chức nhiệm vụ Bệnh viện K, qua để xác định nhóm tài liệu hình thành chủ yếu hoạt động Bệnh viện - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế khối lượng, nội dung thành phần tài liệu…, qua có đánh giá khách quan khối tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện - Phương pháp phân tích tổng hợp: dựa thông tin thu thập từ thực tế để tổng hợp theo nội dung giải vấn đề Dự kiến đóng góp đề tài Nếu đề tài thực thành công cơng trình nhìn nhận, đánh giá thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Bệnh viện K thời gian qua Qua việc đánh giá phân tích kết hạn chế công tác tổ chức quản lý hồ sơ Bệnh viện K, tác giả đề xuất số biện pháp nâng cao hiệu tổ chức quản lý hồ sơ Bệnh viện K thời gian tới ... hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bệnh viện K Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bệnh viện K Chương 3: Giải pháp tổ chức quản lý hiệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bệnh viện K Qua đây,... quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cần thiết phải tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Bệnh viện K - Đánh giá ưu điểm, hạn chế công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu. .. CHƢƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN K VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K 1.1 Khái quát chung Bệnh viện K 1.1.1 Lịch sử hình thành Bệnh viện K Bệnh viện K có tên