Tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ tại bệnh viện k

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Trần Thị Minh Huệ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI - 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Trần Thị Minh Huệ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 60 34 04 06 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS Đào Đức Thuận XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Chủ tịch hội đồng chấm luận văn Thạc sĩ khoa học Giáo viên hướng dẫn PGS.TS Vũ Thị Phụng PGS.TS Đào Đức Thuận HÀ NỘI - 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn thân thực hướng dẫn khoa học PGS.TS Đào Đức Thuận Các kết nghiên cứu trình bày luận văn trung thực chưa công bố công trình khác thơng tin trích dẫn luận văn rõ nguồn gốc Hà Nội, tháng .năm 2019 Tác giả Trần Thị Minh Huệ LỜI CẢM ƠN Với tình cảm lịng biết ơn chân thành, em xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng nói riêng giảng viên Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (ĐHQGHN) nói chung, truyền đạt cho em kiến thức, kỹ cần thiết để em thực hoạt động nghiên cứu hồn thành luận văn Thạc sỹ Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới PGS.TS Đào Đức Thuận, Thầy hướng dẫn tận tình, bảo, định hướng cho em lời khuyên, nhận định hữu ích Tơi xin trân trọng cảm ơn tới lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, nhân viên Bệnh viện K gia đình giúp đỡ, động viên tạo điều kiện cho tơi suốt q trình thu thập thông tin, tài liệu, thời gian phục vụ cho đề tài Mặc dù dành nhiều nỗ lực, cố gắng để thực đề tài, song thời gian có hạn, kinh nghiệm nghiên cứu chưa nhiều khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Kính mong q thầy, góp ý để Luận văn tốt nghiệp em hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả Trần Thị Minh Huệ MỤC LỤC MỞ ĐẦU CHƢƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN K VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K 1.1 Khái quát chung Bệnh viện K 1.1.1 Lịch sử hình thành Bệnh viện K 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Bệnh viện K 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 13 1.2 Khái quát tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 17 1.2.1 Số lượng tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 17 1.2.2 Nội dung thành phần tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 18 1.2.3 Đặc điểm hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 22 1.2.4 Ý nghĩa tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 24 1.3 Trách nhiệm, nguyên tắc, nội dung cần thiết việc Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 28 1.3.1 Trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 28 1.3.2 Nguyên tắc tổ chức, quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 31 1.3.3 Các nội dung tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 32 1.3.4 Sự cần thiết việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện K 37 Tiểu kết chương 39 CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K 40 2.1 Tổ chức xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy định văn thư lưu trữ 40 2.2 Tuyển dụng, phân cơng, bố trí cán 42 2.3 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ 43 2.3.1 Thống phương pháp lập hồ sơ 43 2.3.2 Thu thập, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 47 2.3.3 Tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 49 2.4 Ứng dụng KHCN vào công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ 57 2.5 Tổ chức đào tạo cán công tác thi đua khen thưởng 59 2.6 Nhận xét, đánh giá 61 2.6.1 Ưu điểm 61 2.6.2 Hạn chế 62 2.6.3 Nguyên nhân 63 Tiểu kết chương 65 CHƢƠNG GIẢI PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HIỆU QUẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K 66 3.1 Nhóm giải pháp tham mưu để nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ ngành y tế 66 3.1.1 Ban hành văn quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho sở khám chữa bệnh 66 3.1.2 Lãnh đạo phịng Hành cần nghiên cứu để tham mưu xây dựng riêng Trung tâm lưu trữ để lưu giữ, bảo quản lâu dài khối tài liệu đặc thù bệnh viện 68 3.1.3 Tăng cường hỗ trợ Nhà nước việc đào tạo cán chuyên môn, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, chương trình tư vấn tổ chức công tác lưu trữ 72 3.2 Nhóm giải pháp tổ chức để nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bệnh viện K 74 3.2.1 Đổi nghiệp vụ liên quan đến công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 74 3.2.2 Bệnh viện K cần nghiên cứu để hoàn thiện hệ thống văn quy định chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ tổ chức thực quy định văn 83 3.2.3 Kiện tồn tổ chức nhân làm cơng tác văn thư lưu trữ 86 3.2.4 Chú trọng, tăng cường đầu tư sở vật chất ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ 88 3.2.5 Lãnh đạo Bệnh viện K cần tăng cường đạo công tác tra, kiểm tra văn thư lưu trữ 92 Tiểu kết chương 95 KẾT LUẬN 96 TÀI LIỆU THAM KHẢO 98 BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT STT Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ CB Cán CBNV Cán nhân viên CNTT Công nghệ thơng tin HC Hành HSTL Hồ sơ, tài liệu KHCN Khoa học công nghệ NXB Nhà xuất VTLT Văn thư lưu trữ TLLT Tài liệu lưu trữ 10 TW Trung ương MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ sản phẩm lịch sử, nguồn tài nguyên thông tin khứ vô quan trọng quốc gia Giá trị tài liệu lưu trữ công nhận tất lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục… Trong quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ đóng vai trị quan trọng hoạt động quản lý, đạo, điều hành cung cấp thông tin có giá trị pháp lý cao xác Bệnh viện K Bệnh viện chuyên khoa ung bướu trực thuộc Bộ Y tế, có chức cấp cứu, khám chữa bệnh, đào tạo cán y tế nghiên cứu khoa học Ngày 13/6/2017 thực đạo Bộ Y tế, Bệnh viện K thực kế hoạch khảo sát, kiểm tra tình hình thực năm triển khai Luật Lưu trữ Trong kết báo cáo, chúng tơi nhận thấy có nhiều bất cập hạn chế công tác văn thư lưu trữ: hồ sơ công việc lập không đầy đủ, phận lưu trữ thuộc phịng Hành chưa tiến hành thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, chưa xây dựng danh mục hồ sơ nộp lưu hàng năm, chưa có văn quy định, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, hệ thống kho tàng bảo quản tài liệu hạn chế, chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng… Do đó, đặt yêu cầu Bệnh viện K phải có quan tâm, đạo, đầu tư lãnh đạo Bệnh viện đến công tác mặt: nhân sự, sở vật chất, kinh phí, hệ thống văn Nhận thấy cấp thiết vấn đề, định lựa chọn đề tài “Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bệnh viện K” làm luận văn Thạc sĩ với mong muốn làm thay đổi công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Bệnh viện phục vụ công tác quản lý, khám chữa bệnh Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 2.1.Đối tƣợng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Bệnh viện K sở Tân Triều, đặc biệt khối tài liệu hành 2.2.Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi thời gian: Để nghiên cứu đề tài này, tiến hành khảo sát tình hình tổ chức quản lý tài liệu Bệnh viện sở Tân triều 10 năm trở lại tài liệu hành - Phạm vi khơng gian: Nghiên cứu tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Bệnh viện K sở Tân Triều - Phạm vi nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu công tác tổ chức quản lý HSTL Bệnh viện K sở Tân Triều với nội dung: Nhận thức lãnh đạo, CBNV Bệnh viện công tác tổ chức quản lý HSTL, việc bố trí tổ chức nhân chuyên trách; việc xây dựng ban hành văn quy định văn thư lưu trữ; tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ; ứng dụng CNTT khoa học công nghệ vào trình quản lý HSTL; Đào tạo bồi dưỡng nhân đảm nhận công tác văn thư lưu trữ… Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu đề tài này, tác giả tập trung làm rõ mục tiêu sau: -Phân tích thực trạng cơng tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bệnh viện K - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bệnh viện K Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài xác định sau: - Khảo sát hoạt động Bệnh viện K (lịch sử hình thành, nhiệm vụ, cấu tổ chức) - Khảo sát, thống kê thành phần, khối lượng, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Bệnh viện K - Phân tích mục đích, ý nghĩa việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cần thiết phải tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Bệnh viện K - Đánh giá ưu điểm, hạn chế công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bệnh viện K - Đưa số giải pháp để nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Bệnh viện K Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, tác giả dự kiến sử dụng phương pháp nghiên cứu liên ngành, cụ thể phương pháp luận khoa học quản trị, lưu trữ học khoa học tổ chức, khoa học quản lý Ngoài ra, tác giả sử dụng thêm số phương pháp cụ thể : - Phương pháp lịch sử phương pháp hệ thống: vận dụng nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển, chức nhiệm vụ Bệnh viện K, qua để xác định nhóm tài liệu hình thành chủ yếu hoạt động Bệnh viện - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế khối lượng, nội dung thành phần tài liệu…, qua có đánh giá khách quan khối tài liệu hình thành hoạt động Bệnh viện - Phương pháp phân tích tổng hợp: dựa thông tin thu thập từ thực tế để tổng hợp theo nội dung giải vấn đề Dự kiến đóng góp đề tài Nếu đề tài thực thành công cơng trình nhìn nhận, đánh giá thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Bệnh viện K thời gian qua Qua việc đánh giá phân tích kết hạn chế công tác tổ chức quản lý hồ sơ Bệnh viện K, tác giả đề xuất số biện pháp nâng cao hiệu tổ chức quản lý hồ sơ Bệnh viện K thời gian tới cho công tác lưu trữ tài liệu hoạt động cung cấp, khai thác sử dụng thơng tin hiệu Trên góc độ cá nhân làm việc Bệnh viện K, cho thân lãnh đạo Bệnh viện lãnh đạo phịng, khoa chun mơn phải thay đổi nhận thức nhận thức rõ ràng việc lưu giữ thông tin tài liệu lưu trữ không phục vụ cho riêng cơng tác chun mơn mà cịn gìn giữ di sản văn hóa hay giá trị văn hóa (giá trị văn hóa giá trị thơng tin).Họ cần có ý thức lập, lưu giữ hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan để quản lý thống đảm bảo an toàn, lâu dài tài liệu… Qua trình nghiên cứu để thực đề tài luận văn này, nhận hướng dẫn tận tình PGS.TS Đào Đức Thuận Nhờ hướng dẫn thầy mà hệ thống lại tồn lý luận cơng tác lưu trữ, nhận thức đắn ý nghĩa công việc làm, từ có đề xuất để cải thiện công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu với lãnh đạo Bệnh viện sau Tuy nhiên, nghiên cứu xung quanh vấn đề cịn chưa nhiều, tác giả mong muốn thông qua đề tài phần lấp chỗ trống cịn lớn cơng tác lưu trữ Bệnh viện Việt Nam Trong giới hạn luận văn tốt nghiệp, kinh nghiệm trình độ nghiên cứu nên tác giả khơng khỏi có hạn chế, thiếu sót Vì mong nhận đóng góp từ phía nhà nghiên cứu đồng nghiệp để đề tài hoàn thiện hơn./ 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO A Một số cơng trình nghiên cứu, viết Đào Xn Chúc, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học giáo dục chuyên nghiệp; Hoàng Thị Thu Cúc (2014), Lưu trữ quản lý hồ sơ bệnh án điện tử bệnh viện công tuyến trung ương (hạng I) Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ ngành Lưu trữ học, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng; Cục lưu trữ Pháp, Thực tiễn lưu trữ Pháp, Tập II, Paris (1993) dịch: Nguyễn Đức Bảo, Nguyễn Huy Côn, Đặng Trần Lộc, Nguyễn Đông Hải, Nguyễn Thị Nga, Tư liệu Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư lưu trữ; Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Sơ lược pháp chế Lưu trữ(1999) dịch từ nguyên tiếng Trung tác giả Thạch Đại Quyết, NXB Lưu trữ Trung Quốc; Nguyễn Thị Đức (2015), Công tác lưu trữ hồ sơ bệnh án bệnh viện đa khoa hạng I qua trường hợp bệnh viện Bạch Mai, Báo cáo nghiên cứu khoa học, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng; Nguyễn Cảnh Đương (2008), Chấn chỉnh công tác thu, nộp hồ sơ khoa học, Tạp chí Văn thư - Lưutrữ, tr.15-17; Nguyễn Văn Hàm, Đào Đức Thuận (2015); Xác định giá trị tài liệu khoa học lưu trữ - Những nghiên cứu lý luận việc vận dụng thực tế công tác lưu trữ nước ta; Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 02/2015 Phạm Thị Bích Hải, Bài giảng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ, Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng; Vũ Thị Huế (2015), Tìm hiểu hồ sơ bệnh án hình thành hoạt động bệnh viện đa khoa huyện Tiền Hải (Thái Bình), Báo cáo nghiên cứu khoa học, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng; 98 10 Nguyễn Thị Huyền, Xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án Bệnh viện Đa khoa tỉnh Ninh Bình, Luận văn Thạc sĩ khoa học Lưu trữ học, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng; 11 Nguyễn Liên Hương (2011), Xác định giá trị tài liệu - nhiệm vụ khó khăn cơng tác lưu trữ nay, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 10/2011; 12 Nguyễn Thị Mai, Các giải pháp nhằm hướng tới quản lý tài liệu tập trung Cục Phát triển doanh nghiệp, Khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng, 2013; 13 Nguyễn Thị Mơ (2006), Cơng tác tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ bệnh án số bệnh viện cấp trung ương Địa bàn TP Hà Nội - Thực trạng giải pháp, Luận văn Thạc sĩ ngành Lưu trữ học, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng; 14 PGS.TS Dương Văn Khảm (2001), Quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia kinh tế thị trường theo pháp luật, Kỷ yếu hội thảo khoa học Lưu trữ Quản trị văn phòng lần thứ 2, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội; 15 Dương Văn Khảm (2005), Bảng thời hạn bảo quản việc lựa chọn nguồn sử liệu, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 2/2005; 16 Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội; 17 Khoa Khoa học Quản lý (2009), Bài giảng Khoa học quản lý đại cương, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội; 18 Khoa Quản trị văn phịng (2012), Bài giảng Nhập mơn Quản trị văn phịng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; 19 Khoa Văn thư Lưu trữ (2014), Giáo trình cơng tác lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội; 99 20 Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006); Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ bản; NXB Hà Nội; 21 Vũ Thị Phụng (1992), Tài liệu lưu trữ ngành Y - dược việc sử dụng chúng thực tiễn , Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 2/1992; 22 Nguyễn Minh Phương (2003), Một số ý kiến lưu trữ hồ sơ bệnh án bệnh viện, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Số 6/2003; 23 Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường (2016); Công tác lưu trữ quan tổ chức; NXB Chính trị Quốc gia; 24 Nguyễn Lệ Nhung, Xác định nguồn thành phần tài liệu quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng, 2000; 25 Nguyễn Phú Thành (2008), Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành, Luận văn thạc sĩ LTH&QTVP, Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội; 26 Bùi Thanh Tùng, Ngơ Thu Phương, Nguyễn Huy Hồn, Từ điển Tiếng Việt, Nxb Văn hóa - Thơng tin, 2011; B Một số văn quy định 27 Bộ Tài chính, Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC Bộ Tài việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán, ban hành ngày 29 tháng 12 năm 2000; 28 Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam, Nghị định số 111/2004/NĐ- CP Chính phủ cơng tác lưu trữ ban hành ngày 08/04/2004; 29 Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ ban hành ngày 03 tháng 01 năm 2013; 30 Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XI, Luật Kế tốn số 03/2003/QH11ban hành ngày 17/06/2003; 31 Quốc hội,Luật Khám bệnh, chữa bệnh số 40/2009/QH12 Quốc hội khóa XII ngày 13/11/2009; 100 32 Quốc hội, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc Hội khóa XIII ngày 11/11/2011 Nghị định số 01/2013/NDD-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính Phủ việc quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ; 33 Quyết định số 2406/2017/QĐ-BYT Bộ Y tế ngày 09 tháng 06 năm 2017 việc ban hành quy chế Tổ chức hoạt động Bệnh viện K; 34 Quyết định 4069/2001/QĐ-BYT ngày 28/9/2001 Bộ Y tế việc ban hành mẫu hồ sơ bệnh án; 35 Quy định số 610/QyĐ-BVK ngày 17/10/2008 Giám đốc Bệnh viện K việc thực công tác văn thư Bệnh viện K; 36 Ủy ban thường vụ Quốc hội khóa X, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ban hành ngày 04/04/2001; C Một số trang web 37 http://www.dieutri.vn 38 http://www.benhhoc.com 39 http://www.kcb.vn 40 www.archives.gov.vn 41 www.vanthuluutru.com 42 http://benhvienk.vn/ 43 webketoan.webs.com/ 101 PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1: DANH MỤC HỒ SƠ HỒ SƠ, TÀI LIỆU (DỰ KIẾN XÂY DỰNG TẠI BỆNH VIỆN K CƠ SỞ TÂN TRIỀU) PHỤ LỤC 2: MỘT SỐ VĂN BẢN BAN HÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA BỆNH VIỆN K VỀ… 102 PHỤ LỤC 1: DANH MỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU I PHỊNG HÀNH CHÍNH Tên hồ sơ, tài liệu TT Thời hạn Ngƣời lập bảo quản Tài liệu vấn đề chung Các tập Văn đạo, Quyết định, Đến văn Lãnh đạo Công văn đến cấp chủ hết hiệu phòng HC trương, đường lối, Đảng, pháp luật lực CB Văn nhà nước (hồ sơ nguyên tắc) Tập tài liệu gửi đến để biết (đổi tên thư năm quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo CB Văn thư chữ ký …) Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/ quy Vĩnh viễn định/ hướng dẫn vấn đề chung CB Văn thư ngành, Bệnh viện Hồ sơ kỷ niệm ngày lễ lớn Vĩnh viễn kiện quan trọng Bệnh viện CB phân công (27.2; Kỷ niệm thành lập…) Hồ sơ hội nghị tổng kết năm Vĩnh viễn CB phân công Hồ sơ hội nghị hội thảo (xây dựng Vĩnh viễn sứ mệnh, tầm nhìn, hội thảo khoa CB phân cơng học…) Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm Lãnh đạo Của quan cấp 10 năm Của Bệnh viện đơn vị trực Vĩnh viễn thuộc 10 năm Của đơn vị chức 103 Ghi phòng HC Kế hoạch báo cáo công tác quý, năm Lãnh đạo tháng, tháng Của quan cấp 20 năm phòng HC Kế hoạch báo cáo tháng, tuần 20 năm Lãnh đạo Của quan cấp năm phòng HC 10 năm Lãnh đạo Của Bệnh viện đơn vị trực thuộc Của Bệnh viện đơn vị trực thuộc 10 Kế hoạch, báo cáo cơng tác đột xuất phịng HC 11 Hồ sơ tổ chức thực chủ trương, Vĩnh viễn đường lối Đảng, pháp luật CB văn thư Nhà nước 12 Hồ sơ tổ chức thực chế độ/ quy Vĩnh viễn định/ hướng dẫn vấn đề chung CB văn thư ngành Bệnh viện 13 Tài liệu công tác thông tin, truyền thông Bệnh viện Cán Vĩnh viễn Văn đạo, chương trình, kế hoạch , báo cáo năm phân công 10 năm Kế hoạch báo cáo tháng,quý công văn trao đổi 14 Tài liệu hoạt động lãnh đạo (báo Vĩnh viễn cáo, thuyết trình, giải trình, phát Lãnh đạo phòng HC biểu kiện lớn,…) 15 Sổ ghi biên họp Ban Vĩnh viễn Giám đốc; giao ban phòng ban; Lãnh đạo phòng HC Trưởng đơn vị; Sổ tay công tác Lãnh đạo 16 Tập công văn trao đổi vấn đề 10 năm CB văn thư chung 17 …… 104 Tài liệu Hành , văn thƣ, lƣu trữ 18 Tập lưu văn đạo cấp Vĩnh viễn cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ 19 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định CB văn thư Vĩnh viễn cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ CB phân công 20 Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành chính, văn thư lưu trữ Vĩnh viễn CB Năm, nhiều năm Qúy, tháng 10 năm phân công 20 năm CB 21 Hồ sơ tập huấn cơng tác hành chính, văn thư lưu trữ phân công 22 Tập lưu, Sổ theo dõi quản lý văn Bệnh viện CB văn Quyết định, quy định, quy chế, hướng Vĩnh viễn thư dẫn Văn khác 70 năm 23 Sổ đăng ký văn đến 50 năm CB văn thư 24 Chương trình , kế hoạch hoạt động chủ Vĩnh viễn yếu hàng năm báo cáo tổng kết công 20 năm tác định kỳ Bệnh viện đơn CB văn thư năm vị trực thuộc Dài hạn, hàng năm tháng , tháng Qúy, tháng, tuần 25 Hồ sơ Hội nghị cán công chức Vĩnh viễn năm, nhiều năm Bệnh viện CB phân công 26 Hồ sơ việc quản lý sử dụng dấu Bệnh viện 20 năm CB văn thư 105 27 Hồ sơ việc lập ban hành danh mục Vĩnh viễn CB lưu trữ 20 năm CB lưu trữ Vĩnh viễn CB lưu trữ 30 Hồ sơ tiêu hủy tài liệu lưu trữ 20 năm CB lưu trữ 31 Hồ sơ cải cách hành 20 năm CB bí mật Nhà nước Bệnh viện 28 Sổ theo dõi quản lý tài liệu phim ảnh, băng ghi âm Băng ghi hình 29 Biên kiểm kê, bàn giao tài liệu lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ phân công 32 Công văn trao đổi cơng tác hành năm chính, văn thư lưu trữ CB phân công 33 Lịch công tác tuần, thiệp chúc tết năm CB phân công 34 ……… II PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ TT Tên hồ sơ, tài liệu Tập lưu văn quy phạm pháp luật, Thời hạn Ngƣời lập Ghi bảo quản Đến văn văn đạo cấp công tác hết hiệu tổ chức cán bộ, lao động tiền lương lực thi hành Hồ sơ xây dựng ban hành Điều lệ tổ Vĩnh viễn chức Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn tổ chức cán bộ, xây dựng định mức lao động tiền lương Bệnh viện 106 Lãnh đạo phòng Lãnh đạo phịng Kế hoạch, báo cáo cơng tác tổ chức, Lãnh đạo cán Vĩnh viễn Dài hạn, hàng năm 20 năm tháng, tháng năm phòng Qúy, tháng Hồ sơ xây dựng tổ chức đề án 50 năm CB phân công Hồ sơ việc thành lập, đổi tên, chức Vĩnh viễn năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ Lãnh đạo phòng chức Bệnh viện đơn vị trực thuộc Hồ sơ lớn nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể Bệnh viện đơn vị trực thuộc Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn, Vĩnh viễn chức danh, cơng chức, vị trí việc làm Lãnh đạo phòng viên chức Bệnh viện Hồ sơ việc xây dựng chi tiêu biên Vĩnh viễn chế phân công Báo cáo thống kê danh sách, số Vĩnh viễn lượng,chất lượng, cán bộ, viên chức CB Hồ sơ quy hoạch cán CB phân công 20 năm 10 Hồ sơ việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, Vĩnh viễn điều động, luân chuyển cán qua CB phân công thời kỳ 11 Hồ sơ việc tiếp nhận, tuyển dụng Vĩnh viễn viên chức,hợp đồng lao động CB phân công 12 Hồ sơ việc nâng ngạch, chuyển ngạch năm Hồ sơ dự thi, thi, tài liệu tổ chức thi 107 50 năm CB năm phân công 13 Hồ sơ kỷ luật cán Vĩnh viễn CB phân công 14 Hồ sơ giải chế độ BHXH Vĩnh viễn CB phân công 15 Hồ sơ gốc cán bộ, viên chức Vĩnh viễn CB phân công 16 Số phiếu quản lý cán 20 năm CB phân công 17 Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, Vĩnh viễn bồi dưỡng cán bộ, viên chức CB phân công Tài liệu quản lý sở Văn đạo, chương trình, kế Vĩnh viễn hoạch, báo cáo năm Kế hoạch báo cáo tháng quý 10 năm Công văn trao đổi, tư liệu tham khảo năm Hồ sơ tổ chức bồi dưỡng cán viên 10 năm chức 18 Hồ sơ đào tạo nước ngồi 20 năm CB phân cơng 19 Hồ sơ cơng tác bảo vệ trị nội 20 năm CB phân công 20 Hồ sơ thực thang bảng lương hàng Vĩnh viễn năm Bệnh viện báo cáo thực Vĩnh viễn Hồ sơ thực chế độ phụ cấp ngành báo cáo thực năm Hồ sơ nâng lương cán công chức viên chức 108 20 năm CB phân công 21 Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, Vĩnh viễn vệ sinh lao động CB phân cơng Báo cáo tổng hợp tình trạng tai nạn lao Vĩnh viễn động năm Bệnh viện 22 Hợp đồng lao động vụ việc, có thời hạn năm CB phân công 23 Hồ sơ bảo hiểm xã hội Vĩnh viễn CB phân công 24 ……… III PHÒNG QUẢN TRỊ TT Tên hồ sơ, tài liệu Thời gian Ngƣời lập Ghi bảo quản Tập lưu văn đạo cấp Đến văn Lãnh đạo cơng tác quản trị phịng hết hiệu lực Giấy chứng nhận quyền sở hữu trụ sở Vĩnh viễn Lãnh đạo phòng Hồ sơ lý tài sản quan 20 năm CB phân công Biên họp nhà đất 70 năm CB phân công Công văn trao đổi công tác quản trị, 10 năm xây dựng CB phân công Hồ sơ công trình xây dựng Vĩnh viễn CB phân cơng 109 Báo cáo tình hình thực kế hoạch, Vĩnh viễn CB khối lượng vốn đầu tư xây dựng Vĩnh viễn phân công 15 năm CB dài hạn kế hoạch hàng năm Bệnh viện đơn vị trực thuộc Hồ sơ dự thầu, gói thầu (khơng trúng thầu ) bao gồm dự án ngân phân công sách Hồ sơ hợp đồng sửa chữa nhỏ 50 năm CB phân công 10 Giấy tờ sổ sách, hồ sơ thầu, hợp đồng 20 năm gói thầu mua sắm nội thất, 11 Chứng từ tốn gói thầu xây CB phân cơng Vĩnh viễn dựng Bệnh viện CB phân công 12 … IV PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN TT Tên hồ sơ, tài liệu Thời hạn Ngƣời lập Ghi bảo quản Tập văn đạo Bộ, Đến biên Lãnh đạo nghành công tác tài hết hiệu phịng lực Hồ sơ xây dựng,ban hành chế độ/ quy Vĩnh viễn định tài kế tốn phịng Kế hoạch , báo cáo tài , kế tốn Vĩnh viễn năm Lãnh đạo CB phân công Hồ sơ ngân sách Nhà nước hàng năm Bệnh viện Vĩnh viễn CB phân công 110 Kế hoạch báo cáo tài tốn CB Hàng năm Vĩnh viễn Qúy, tháng, tháng, tháng 20 năm Báo cáo kiểm kê, đánh giá tài sản cố 20 năm CB định, tốn cơng nợ hàng năm phân công Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nhượng , Vĩnh viễn CB bàn giao, lý tài sản cố định phân công Hồ sơ kiểm tra, tra tài Vĩnh viễn quan đơn vị trực thuộc phân công CB phân cơng Hồ sơ kiểm tốn quan Vĩnh viễn CB phân cơng 10 Sổ sách kế tốn CB Số tổng hợp 20 năm Số chi tiết 10 năm 11 Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để 15 năm ghi sổ kế toán lập báo cáo tài 12 Chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực phân công CB phân công 10 năm tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài CB phân cơng 13 Cơng văn trao đổi cơng tác tài 10 năm kế tốn CB phân công 14 ……… 111 ... hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bệnh viện K Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bệnh viện K Chương 3: Giải pháp tổ chức quản lý hiệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bệnh viện K Qua đây,... quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cần thiết phải tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Bệnh viện K - Đánh giá ưu điểm, hạn chế công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu. .. CHƢƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN K VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K 1.1 Khái quát chung Bệnh viện K 1.1.1 Lịch sử hình thành Bệnh viện K Bệnh viện K có tên