Tóm tắt luận văn Thạc sĩ Lưu trữ và Quản trị văn phòng: Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình - Thực trạng và giải pháp trình bày những thông tin tổng quan của luận văn. Mời các bạn tham khảo tài liệu để nắm bắt nội dung chi tiết.
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN HẰNG THUỶ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH Ở UBND THÀNH PHỐ NINH BÌNH THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS Vũ Thị Phụng HÀ NỘI, 2009 PHẦN MỞ ĐẦU 1- Lý chọn đề tài Trong việc thực Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2001-2010 cải cách thủ tục hành yêu cầu xúc nhân dân, tổ chức nhà đầu tư nước ngoài, khâu đột phá tiến trình cải cách hành nhà nước Những năm gần đây, thủ tục hành việc giải công việc công dân tổ chức, quan hành nhà nước có cải tiến đáng kể, có cải cách thủ tục hồ sơ Tuy nhiên thực tế cho thấy, nhiều quan hành nhà nước chưa đánh giá vai trị, vị trí tác dụng hồ sơ hoạt động quan nói chung, việc cải cách thủ tục hành nói riêng, nên chưa quan tâm, đầu tư mức tới vấn đề này, chưa xem việc tổ chức quản lý hồ sơ nội dung quan trọng cải cách thủ tục hành Điều dẫn đến tình trạng quản lý hồ sơ đa số quan hành nhà nước cịn nhiều bất cập tồn Thành phố Ninh Bình trung tâm trị, kinh tế, văn hố tỉnh, nơi khối lượng giao dịch tổ chức cá nhân với quan quản lý Nhà nước cấp tương đối nhiều Chính Thành phố Ninh Bình bước triển khai thực cải cách hành mà trọng tâm cải cách bước thủ tục hành số lĩnh vực dịch vụ hành cơng Thực chương trình cải cách hành giai đoạn 2001-2010, UBND thành phố Ninh Bình thiết lập phận tiếp nhận hồn trả hồ sơ hành Sau năm hoạt động, mơ hình đạt kết định, tạo chuyển biến quan trọng cơng tác quản lý hành nhà nước Hồ sơ hành bước đầu cải tiến bước hoàn thiện hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch nhân dân quan chức thuộc UBND thành phố Tuy nhiên trình thực cho thấy việc tổ chức quản lý hồ sơ hành cịn có nhiều điều cần phải xem xét, cải tiến, rút kinh nghiệm để hoàn thiện hơn, đáp ứng yêu cầu cải cách hành nhà nước giai đoạn tới Bản thân nhận thức vấn đề đồng thời cán cơng tác Thành uỷ Ninh Bình, tỉnh Ninh Bình Sau năm nghiên cứu, học tập chương trình thạc sỹ khoa Lưu trữ Quản trị văn phịng, tơi mạnh dạn chọn đề tài: “Tổ chức quản lý hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình Thực trạng giải pháp” làm luận văn tốt nghiệp thạc sỹ nhằm nâng cao nhận thức rèn luyện khả ứng dụng lý luận vào thực tiễn Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu luận văn - Mục tiêu nghiên cứu: đề xuất phương hướng, nhiệm vụ giải pháp tiếp tục hồn thiện việc quản lý hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình năm - Nhiệm vụ nghiên cứu: Những vấn đề lý luận hồ sơ hành + Khảo sát, đánh giá thực trạng việc giải thủ tục hành quản lý hồ sơ hành áp dụng UBND thành phố Ninh Bình + Đề xuất giải pháp tổng thể trước mắt nhằm tiếp tục hồn thiện quy trình giải thủ tục hành việc quản lý hồ sơ hành thành phố Ninh Bình thời gian tới Đối tượng giới hạn phạm vi nghiên cứu luận văn - Đối tượng nghiên cứu luận văn hồ sơ hành áp dụng thực theo chế “một cửa” UBND thành phố Ninh Bình - Phạm vi nghiên cứu luận văn: giới hạn nghiên cứu đến loại hình hồ sơ hành hình thành q trình giải công việc thuộc quan hệ quan hành nhà nước với tổ chức, cá nhân áp dụng thực theo chế “một cửa” UBND thành phố Ninh Bình 4- Lịch sử nghiên cứu vấn đề - Về mặt lý luận: hướng nghiên cứu phổ biến cơng trình nghiên cứu giảng viên, học viên Học viện Hành Quốc gia Các kết nghiên cứu thường thể sách, giáo trình, viết tạp chí chuyên ngành luận án, luận văn, khố luận Tuy nhiên có đề tài nghiên cứu sâu, riêng hồ sơ hành - Hướng nghiên cứu vận dụng lý luận vào thực tiễn nhằm làm sáng tỏ lý luận vận dụng lý luận để giải vấn đề thực tiễn đưa số đề xuất Các kết nghiên cứu thường thể tạp chí chuyên ngành, thông tin địa phương, số đề tài nghiên cứu giảng viên, sinh viên, học viên Ví dụ: “Thủ tục hành cửa vấn đề tổ chức lại công tác văn thư, lưu trữ đơn vị có liên quan” GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm đăng Tạp chí Văn thư – Lưu trữ, tháng năm 2006; “Bàn hồ sơ hành vấn đề chuẩn hóa hồ sơ hành chính” tác giả Hồng Minh Cường đăng tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 2003; Cải cách thủ tục hồ sơ hành theo chế “một cửa” UBND quận Thành phố Hà Nội, luận văn thạc sỹ, chuyên ngành Lưu trữ Phạm Thị Hồng Quyên… Những đề tài phần lớn theo hướng mơ tả, phân tích tình hình thực tế, đánh giá đưa giải pháp, đề xuất, kiến nghị Đóng góp luận văn - Hệ thống hoá lý luận thực tiễn, đề xuất lên cấp để nhà quản lý hoạch định sách có nhìn tổng qt sâu sắc thực tiễn - Góp phần chứng minh ý nghĩa vai trị hồ sơ hành tổ chức quản lý hồ sơ hành việc đại hố hành - Cung cấp cho người quan tâm đến vấn đề cải cách thủ tục hành số hiểu biết, kinh nghiệm từ thực tế UBND thành phố Ninh Bình Phương pháp nghiên cứu : - Phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lê nin (chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử) - Các phương pháp cụ thể: phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp điều tra xã hội học, phương pháp xử lý thông tin, phương pháp vấn Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH 1.1 Những khái niệm - Khái niệm hồ sơ - Khái niệm hành - Khái niệm hồ sơ hành 1.2 Các loại hồ sơ hành thuộc thẩm quyền giải UBND thành phố Ninh Bình 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức UBND thành phố Ninh Bình 1.2.2 Các loại hồ sơ hành thuộc thẩm quyền giải UBND thành phố Ninh Bình a Các loại hồ sơ hành Hiện loại hồ sơ hành thuộc thẩm quyền giải UBND thành phố Ninh Bình gồm hồ sơ cụ thể sau: - Hồ sơ thuộc lĩnh vực quản lý đất đai, gồm: + Hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất + Hồ sơ chuyển đổi, chuyển nhượng quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất + Hồ sơ thừa kế đất chuyển nội gia đình + Hồ sơ đăng ký chấp xố chấp quyền sử dụng đất - Hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp gồm : + Hồ sơ đăng ký thay đổi, bổ sung, cải hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính + Hồ sơ cấp giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch + Hồ sơ cấp lại giấy khai sinh + Hồ sơ chứng thực từ + Hồ sơ chứng thực chữ ký - Hồ sơ thuộc lĩnh vực cấp giấy phép xây dựng gồm: + Hồ sơ cấp phép xây dựng cho cơng trình, nhà riêng lẻ thị + Hồ sơ thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư, xây dựng - Hồ sơ thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh gồm: + Hồ sơ đăng ký kinh doanh cá thể + Hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp tác xã + Hồ sơ đăng ký kinh doanh bán lẻ (hoặc đại lý bán lẻ) rượu, thuốc - Hồ sơ thuộc lĩnh vực sách xã hội gồm: + Hồ sơ xác nhận thương binh, liệt sĩ đối tượng hưởng chế độ người có cơng + Hồ sơ xác nhận đối tượng hưởng sách hỗ trợ nạn nhân nhiễm chất độc da cam chiến tranh + Hồ sơ xác nhận chế độ ưu đãi hỗ trợ cho hộ nghèo + Hồ sơ xác nhận miễn giảm thuế sử dụng đất + Hồ sơ xác nhận thủ tục thăm, viếng tiếp nhận hài cốt liệt sĩ - Hồ sơ thuộc lĩnh vực tra, giải khiếu nại, tố cáo gồm: + Hồ sơ tra thực sách, pháp luật + Hồ sơ giải khiếu nại + Hồ sơ giải đơn tố cáo b Quy trình, thủ tục giải hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình Để thực trách nhiệm quyền hạn việc giải cơng việc cơng dân tổ chức, UBND thành phố Ninh Bình ban hành Quyết định 1068/2008/QĐ-UBND ngày 3/7/2008 việc ban hành Quy chế làm việc Trung tâm cửa liên thơng Trong quy định quy trình giải hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình gồm bước sau: * Tiếp nhận hồ sơ: * Trách nhiệm phịng, ban chun mơn việc xem xét giải hồ sơ hành * Thẩm quyền giải công việc: * Trả kết quả: Sơ đồ hố quy trình giải thủ tục hành UBND thành phố Ninh Bình sau: Công dân tổ chức Nộp hồ sơ Trả hồ sơ Trung tâm cửa liên thông thành phố Ninh Bình Các phịng, ban chun mơn (Thẩm định/ Giải quyết/ Ký duyệt) Chú thích: (Kiểm tra hồ sơ) Văn phịng HĐNDUBND thành phố Trả hồ sơ Trình ký UBND Thành phố Nộp hồ sơ Trình ký Trả hồ sơ 1.2.3 Thành phần tài liệu hồ sơ yêu cầu giải thủ tục hành UBND thành phố Ninh Bình Tại Quyết định 1145/2008/QĐ-UBND ngày 22/7/2008 UBND thành phố Ninh Bình việc ban hành quy định hồ sơ, trình tự trách nhiệm thời gian giải công việc Trung tâm cửa liên thơng thành phố Ninh Bình quy định cụ thể thành phần tài liệu bắt buộc phải có hồ sơ hành tổ chức, cá nhân chuẩn bị để nộp cho Trung tâm cửa liên thơng thành phố Ví dụ : Hồ sơ xin nhận thừa kế đất chuyển nội gia đình Trường hợp bố mẹ cho hồ sơ gồm: - Đơn xin chuyển (của người chuyển) (04 bản) - Đơn xin nhận (của người nhận) (04 bản) - Sơ đồ trạng khu đất xin chuyển - Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo luật đất đai năm 2003 chủ sử dụng đất cũ (01 01 photo) - Giấy khai sinh người thừa kế - Sơ yếu lý lịch người nhận quyền sử dụng đất (03 gốc) - Chứng minh thư nhân dân người nhận người chuyển quyền sử dụng đất (01 01 photo) - Biên họp gia đình (nếu bố mẹ chết) có xác nhận Tổ trưởng tổ dân phố UBND xã, phường nơi cư trú (1 bản) - Giấy chứng tử (nếu bố mẹ chết) - Các giấy tờ khác (nếu có): di chúc, án tịa án xử thừa kế theo pháp luật … - Phiếu chuyển hồ sơ cho Phịng Tài ngun Mơi trường (3 bản) - Tờ trình đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất - Quyết định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất - Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (mới) Trường họp ông bà cho cháu anh chị em ruột cho nhau: Gồm toàn hồ sơ Tờ khai lệ phí trước bạ (2 bản), tờ khai thuế chuyển nhượng quyền sử dụng đất (2 bản) trường hợp phải nộp thuế chuyển nhượng 1.3 Ý nghĩa, tác dụng hồ sơ hành hoạt động quản lý nhà nước - Đối với quan hành nhà nước - Đối với cơng dân Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH Ở UBND THÀNH PHỐ NINH BÌNH 2.1 Kết tiếp nhận giải hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình 2.1.1 Kết tiếp nhận giải hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình từ 2004 đến 2008 Thực Quyết định 181/2003/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Quy chế thực chế cửa quan hành nhà nước địa phương, từ năm 2003 Bộ phận tiếp nhận hoàn trả hồ sơ hành UBND thị xã Ninh Bình (nay Thành phố Ninh Bình) thành lập vào hoạt động Tháng 9/2007, Trung tâm giao dịch cửa liên thông thành lập, tạo nên thay đổi, chuyển biến rõ nét Hồ sơ hành giải nhanh chóng, đạt kết số lượng chất lượng quan nhà nước nhân dân đánh giá cao Từ vào hoạt động đến nay, trung bình ngày, lượng khách hàng đến giao dịch từ 120-150 lượt người/ngày Số lượng khách hàng nhiều với hệ thống máy móc đại đội ngũ cán bộ, cơng chức có nghiệp vụ, trách nhiệm với cơng việc, có ý thức phục vụ nhân dân nhận đồng tình ủng hộ cao tổ chức cá nhân đến giao dịch Tổng hợp kết tiếp nhận giải hồ sơ hành từ năm 2004 đến năm 2008 (5 năm) cụ thể sau: BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ HÀNH CHÍNH STT I Lĩnh vực Cấp thành phố: Lĩnh vực đất đai Lĩnh vực tư pháp Lĩnh vực ĐKKD Lĩnh vực cấp GPXD Số hồ sơ Số hồ sơ Phí, lệ phí Số hồ sơ hành hành thu hành ( nghìn đã giải đồng) tiếp nhận giải không hạn 18.527 18.503 1.126.927 24 4.428 4.416 1.006.520 12 12.014 12.014 39.323 608 608 18.440 626 626 62.635 II Lĩnh vực CSXH Lĩnh vực KNTC Cấp phường, xã: Lĩnh vực đất đai Lĩnh vực hộ tịch Lĩnh vực chứng thực Lĩnh vực xây dựng Tổng 748 748 0 103 91 12 86.933 86.886 393.144 47 3.441 3.396 30.725 45 15.494 15.492 31.749 67.380 67.380 313.459 618 618 17.211 105.460 105.389 1.520.071 71 (Theo báo cáo thống kê Trung tâm cửa liên thơng thành phố Ninh Bình sau năm áp dụng mơ hình “một cửa” “một cửa liên thơng”) 2.1.2 Đánh giá kết giải hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình từ năm 2004 đến năm 2008 Kết giải hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình năm qua chứng minh mơ hình cửa cửa liên thông thực đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, phù hợp với tình hình thực tế, hợp với lịng dân nhân dân đồng tình ủng hộ Các thủ tục hành rà sốt đơn giản, dễ hiểu, quy trình giải điều chỉnh thực hợp lý, khoa học Những giấy tờ yêu cầu hồ sơ hành có tính chồng chéo khơng theo quy định nhà nước loại bỏ Đối với lãnh đạo UBND Thành phố, phịng chức bớt cơng việc vụ, dành nhiều thời gian cho nhiệm vụ quan trọng hơn, phát huy hiệu lực quản lý nhà nước Qua việc giải hồ sơ hành chính, cán bộ, cơng chức Trung tâm phịng chức năng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, nâng cao trách nhiệm, lực hoạt động hiệu công tác 2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình UBND thành phố Ninh Bình thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực thuộc phạm vi thành phố có có cơng tác quản lý hồ sơ hành Sau năm vào hoạt động số lượng hồ sơ hành giải cần lưu lại lớn Bởi kết quy trình giải thủ tục hành hồ sơ hành Chúng hồn thiện, bổ sung q trình thụ lý giải hồ sơ từ Trung tâm cửa liên thơng thành phố, qua phịng ban, chun mơn, cấp hành (phường, xã) kết đến tay người dân Vì thế, vấn đề đặt UBND thành phố tổ chức quản lý khối lượng hồ sơ hành để đáp ứng nhu cầu giải tổ chức, công dân ngày lớn quản lý để tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ phục vụ cho hoạt động Trung tâm nói riêng hoạt động quản lý nhà nước UBND thành phố nói chung 2.2.1 Trách nhiệm quản lý hồ sơ hành Hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình tổ chức quản lý chặt chẽ thống từ khâu tiếp nhận (đến), thụ lý giải khâu nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Việc quản lý hồ sơ hành thành phố Ninh Bình chia làm giai đoạn Chủ tịch UBND phân công cụ thể sau: - Khâu tiếp nhận vầ trả kết hồ sơ hành chính: Trung tâm cửa liên thông chịu trách nhiệm quản lý - Khâu chuyển giao, xử lý: phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND thành phố xã, phường chịu trách nhiệm quản lý + Hồ sơ địa chính: Phịng Tài ngun Mơi trường quản lý + Hồ sơ tư pháp: Phòng Tư pháp quản lý + Hồ sơ đăng ký kinh doanh: Phòng Tài – kế hoạch quản lý + Hồ sơ cấp phép xây dựng: Phịng Quản lý thị quản lý + Hồ sơ sách xã hội: Phịng Lao động Thương binh XH quản lý + Hồ sơ giải khiếu nại, tố cáo: Thanh tra thành phố quản lý - Lưu trữ hồ sơ: Trung tâm cửa liên thơng Phịng Nội vụ thành phố chịu trách nhiệm tổ chức quản lý Tuy nhiên việc quản lý hồ sơ hành khơng bị điều chỉnh văn quy định thủ tục hành mà cịn điều chỉnh văn ngành chuyên môn quy định công tác văn thư lưu trữ 2.2.2 Phân loại, xếp hồ sơ hành Để quản lý tốt, sau giải xong, hồ sơ hành phân loại xếp sau: * Hồ sơ địa * Hồ sơ tư pháp *Hồ sơ đăng ký kinh ký kinh doanh * Hồ sơ xin cấp phép xây dựng * Hồ sơ sách xã hội * Phân loại hồ sơ tra, giải khiếu nại, tố cáo 2.2.3 Xác định giá trị bảo quản hồ sơ hành Các hồ sơ hành sau thụ lý giải xong, theo quy định lưu trữ Trung tâm cửa liên thơng phịng, ban chun mơn thuộc UBND thành phố (tùy theo lĩnh vực) năm, sau phải nộp lưu trữ quan (do Phịng Nội vụ thành phố quản lý) Tuy nhiên thực tế hồ sơ hành lưu trữ bảo quản phòng, ban chuyên môn để thuận tiện việc tra cứu sử dụng Việc bảo quản hồ sơ hành đánh giá giá trị tài liệu hồ sơ hành thực theo quy định pháp luật lưu trữ quốc gia Tuy nhiên việc lưu trữ xác định thời hạn bảo quản hồ sơ hành UBND thành phố cịn phải tn theo quy định cụ thể ngành chun mơn (địa chính, tư pháp, xây dựng, lao động-thương binh-xã hội, tra) Do nơi bảo quản thời gian bảo quản quy định cụ thể sau: * Đối với hồ sơ địa - Nơi bảo quản: Phịng Tài ngun Mơi trường thành phố Ninh Bình, Uỷ ban nhân dân phường, xã trực thuộc thành phố Ninh Bình - Thời hạn bảo quản: Thời hạn bảo quản hồ sơ địa tài liệu có liên quan đến hồ sơ địa quy định sau: + Bảo quản vĩnh viễn Giấy chứng nhận, hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận + Bảo quản thời hạn năm giấy tờ thông báo công khai trường hợp đủ điều kiện, trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận giấy tờ khác kèm theo *Đối với hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp - Nơi bảo quản: Ủy ban nhân dân xã, phường, Ủy ban nhân dân thành phố Ninh Bình - Thời hạn bảo quản hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp + Lưu trữ giấy tờ hộ tịch: Hồ sơ liên quan đến hộ tịch lưu trữ thời hạn năm phòng tư pháp thành phố Việc lưu trữ sau thời hạn năm thực theo quy định pháp luật lưu trữ + Mỗi vihiệm hồ sơ cung cấp phải xác nhận văn độ tin cậy nội dung hồ sơ người sử dụng thơng tin có u cầu Việc trả lệ phí thu phí để cung cấp hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp thực theo quy định pháp luật hành c Đối với hồ sơ đăng ký kinh doanh Các cá nhân, tổ chức u cầu Phịng Tài - Kế hoạch thành phố Ninh Bình cung cấp hồ sơ đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh doanh nghiệp phạm vi địa phương trả lệ phí theo qui định pháp luật d Đối với hồ sơ cấp phép xây dựng Phịng Quản lý thị có trách nhiệm đảm bảo yêu cầu để bảo quản an toàn hồ sơ cấp phép xây dựng theo tiêu chuẩn kỹ thuật lưu trữ Việc giao nộp, bảo quản, khai thác, phục chế, tiêu huỷ hồ sơ lưu trữ thiết kế, vẽ hồn cơng cơng trình xây dựng thực theo quy định pháp luật lưu trữ e Quản lý sử dụng hồ sơ giải khiếu nại, hồ sơ giải tố cáo - Trong trình tra, giải khiếu nại, giải tố cáo, Trưởng đoàn tra, thành viên đoàn tra người giao nhiệm vụ xác minh, kết luận, kiến nghị giải khiếu nại, giải tố cáo có trách nhiệm lập, quản lý, sử dụng đảm bảo an toàn tuyệt đối hồ sơ tài liệu thu thập - Chánh tra thành phố quy định việc khai thác, sử dụng hồ sơ tra, hồ sơ giải khiếu nại, hồ sơ giải tố cáo - Trong trường hợp người khiếu nại khởi kiện vụ án hành Tồ án hồ sơ phải chuyển (bàn giao) cho Tồ án có u cầu - Khi Đồn tra phát đối tượng tra có dấu hiệu tội phạm, việc bàn giao hồ sơ cho quan điều tra thực theo quy định Thông tư liên tịch số 03/2006/TTLT-VKSNDTC-TTCP-BCA-BQP ngày 23/5/2006 quan hệ phối hợp việc phát hiện, điều tra, xử lý vụ việc có dấu hiệu tội phạm quan Thanh tra kiến nghị khởi tố *Nộp lưu trữ hồ sơ giải khiếu nại, hồ sơ giải tố cáo - Trong thời hạn 30 ngày, kể từ thời điểm đóng hồ sơ, Trưởng đoàn tra, người giao giải khiếu nại, giải tố cáo phải hoàn chỉnh việc xếp, lập mục lục bàn giao hồ sơ cho phận lưu trữ quan để quản lý, sử dụng 12 - Việc quản lý, sử dụng hồ sơ giải khiếu nại, hồ sơ giải tố cáo thực theo quy định pháp luật tra, giải khiếu nại, giải tố cáo, lưu trữ quy định quan quản lý hồ sơ 2.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình Qn triệt tư tưởng đạo TW, thành phố Ninh Bình xây dựng thành công hệ thống tin học, trang thiết bị, phần mềm quản lý, liệu tác nghiệp phục vụ cơng tác quản lý hồ sơ hành nhà nước Sau sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ hành thành phố Ninh Bình vào thực tế cho phép quản lý tồn thơng tin hồ sơ, thủ tục công dân đơn vị đạt kết khả quan cụ thể sau; theo dõi cập nhật thông tin xử lý theo tiến trình xử lý hồ sơ hành thơng qua lãnh đạo UBND thành phố; đảm bảo cung cấp thông tin bước xử lý hồ sơ cách nhanh nhằm có đầy đủ thơng tin để trả lời cơng dân có yêu cầu cho lãnh đạo giám sát cơng tác phịng ban chun mơn; hỗ trợ đảm bảo tài liệu điều chuyển cán phận, thông tin xử lý đựơc lưu giữ tập trung tạo điều kiện cho cán tiếp nhận công việc cách nhanh chóng khơng bị gián đoạn; đưa báo cáo thống kê định kỳ hay đột xuất để cấp lãnh đạo UBND thành phố có phương án theo dõi đôn đốc, đánh giá kịp thời công tác xử lý hồ sơ hành phận loại thủ tục có định đắn đạo điều hành Có thể nói việc xây dựng thành cơng hệ thống thơng tin quản lý UBND thành phố Ninh Bình tạo thay đổi quan trọng nhận thức, khả năng, đem lại hiệu to lớn cho công tác quản lý nhà nước nói chung quản lý hồ sơ hành nói riêng * Đánh giá chung: Qua thực tế khảo sát tình hình quản lý hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình đánh giá cách khái quát hồ sơ hành tổ chức quản lý chặt chẽ, thống Có kết hợp nhịp nhàng phịng ban chun mơn, khơng gây mát, thất lạc xé lẻ văn Cán bộ, công chức trực tiếp tiếp nhận hồ sơ hành có trình độ, lập hồ sơ nguyên tắc đầy đủ nên thuận lợi trình giải quyết, theo dõi giải quyết, trả kết hồ sơ hành cho tổ chức, cơng dân Các hồ sơ hành lập, bổ sung hồn thiện qua q trình giải phịng, ban chun mơn trực thuộc thu thập đầy đủ lưu trữ cẩn thận phịng Khi hồ sơ hết giá trị tổ chức tiêu huỷ theo quy định hành Ngoài ra, thành phố triển khai có hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý hồ sơ hành mang lại lợi ích thiết thực 13 Tuy nhiên việc quản lý hồ sơ hành nhiều hạn chế định như: số hồ sơ hành quản lý theo thói quen kinh nghiệm, lưu trữ bảo quản phịng, ban chun mơn khơng thời hạn không tổ chức khoa học để phục vụ nhu cầu khai thác khác quan hành nhà nước, tổ chức cá nhân Theo quy định hết thời hạn hồ sơ hành (cũng giống hồ sơ khác) phải nộp vào lưu trữ quan hầu hết phòng ban không thực mà chủ yếu giữ phòng để tiện nghiên cứu, sử dụng Một hạn chế chưa có quy định cụ thể thành phần hồ sơ lưu sau kết trả cho tổ chức, cơng dân, gây khó khăn cho cán công chức Trung tâm cửa liên thơng Trên thực tế, hồ sơ hành giải xong cán bộ, cơng chức khơng biết phải lưu trữ loại tài liệu thời gian Trung tâm cửa có trách nhiệm phải lưu trữ hồ sơ hành hay khơng? Nếu có phịng ban chun mơn có cần phải lưu trữ hồ sơ thuộc lĩnh vực phụ trách hay hai đơn vị phải (cần) lưu trữ? Những câu hỏi cần phải có nghiên cứu thấu trả lời Trong phạm vi nghiên cứu đề tài, chúng tơi trình bày số ý kiến vấn đề chương 14 Chương III GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH Ở UBND THÀNH PHỐ NINH BÌNH Để hồn thiện việc quản lý hồ sơ hành chính, thời gian tới thành phố Ninh Bình cần thực đồng có hiệu số giải pháp chủ yếu sau: Xây dựng ban hành văn quy định hướng dẫn hồ sơ hành Việc quản lý hồ sơ hành khơng bị điều chỉnh văn quy định thủ tục hành mà cịn điều chỉnh văn ngành chuyên môn quy định công tác văn thư lưu trữ Do đó, thành phố phải thực nghiêm túc văn quy phạm pháp luật quyền cấp, ngành chun mơn Trên sở văn đạo đó, thành phố xây dựng ban hành văn cụ thể hóa phù hợp với thực tế địa phương hướng dẫn thực văn cấp liên quan đến việc tổ chức quản lý hồ sơ hành Vì vậy, cần bổ sung hồn thiện quy chế Trung tâm cửa liên thông, nơi trực tiếp giải công việc tổ chức công dân Trong trình thực năm qua, nhiều vấn đề tốt cần phát huy, bên cạnh nhiều vấn đề phát sinh cần khắc phục, bổ sung Chính Quy chế cần xem xét đáp ứng với yêu cầu theo hướng công khai, minh bạch chất lượng, phẩm chất đội ngũ cán làm việc Trung tâm cửa liên thông Thứ nhất, quy chế nên trọng nâng cao quyền hạn để cán bộ, công chức giải công việc hiệu quả, kịp thời, kịp thời chăm lo quyền lợi vật chất trị để họ có động phát triển cống hiến Hằng năm cần lấy ý kiến đông đảo doanh nghiệp người dân thông qua điều tra xã hội học để đánh giá, nhận xét chất lượng thực Trung tâm quan, đơn vị chuyên môn Thứ hai, quy chế cần đề cập cách sâu sắc hơn, thiết thực đến quyền lợi cán bộ, công chức công tác Trung tâm cửa liên thơng nhằm khắc phục tình trạng chưa ý đến đặc thù nhiệm vụ Trung tâm để có sách ưu đãi đội ngũ cán bộ, công chức Thứ ba, Quy chế rõ trách nhiệm cán bộ, công chức Trung tâm việc đảm bảo hồ sơ hành giải kịp thời, hẹn Trên thực tế cịn có hồ sơ chưa trả hẹn dù có quy định cụ thể trách nhiệm khơng thuộc Vì vậy, thành phố cần có quy định cụ thể đánh giá, khen thưởng, kỷ luật với cán bộ, công chức để nâng 15 cao chất lượng hoạt động công vụ Bởi Quy chế hoạt động Trung tâm cửa liên thông quy định chế giám sát cán bộ, công chức chưa rõ ràng Quy chế chưa làm rõ ranh giới trách nhiệm quyền lợi cán bộ, công chức tham gia vào việc giải hồ sơ hành chính, chưa quy định hoàn thành nhiệm vụ, khơng hồn thành nhiệm vụ, vi phạm cần xử lý 3.2 Hoàn thiện quy trình tiếp nhận hồn trả hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình 3.2.1 Về hồ sơ: Nhìn chung mẫu hồ sơ hành nhiều thủ tục giấy tờ phiền hà, chống chéo cần có kiến nghị giảm bớt thành phần, văn hồ sơ hành Trong q trình triển khai thực chế “một cửa”, việc mẫu hố văn đóng vai trò quan trọng, tạo thuận lợi cho việc lập hồ sơ Hầu hết nơi thực việc mẫu hố văn bản, nhờ khâu kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ dễ dàng phát văn tài liệu bị thiếu văn không đảm bảo giá trị pháp lý để hướng dẫn cho công dân tổ chức bổ sung, điều chỉnh cho yêu cầu.Từ tạo nên hồ sơ hồn chỉnh, có giá trị, mặt tạo thuận lợi cho trình thẩm định hồ sơ, triển khai, giải công việc đơn vị chức năng, mặt khác đảm bảo đưa vào lưu trữ hồ sơ có giá trị Hơn nữa, với việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin mẫu hố văn cho phép cập nhật thông tin từ hồ sơ tiếp nhận, truyền sử dụng liệu thông tin liên quan đến hồ sơ qua mạng máy tính Vì thế, hồ sơ gốc tập trung quản lý phận tiếp nhận hồ sơ điều tạo thuận lợi việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 3.2.2 Về việc lập hồ sơ hành Theo quy định hành UBND thành phố trách nhiệm lập hồ sơ hành thuộc đơn vị giải hồ sơ (các phịng, ban chun mơn) Hồ sơ sau giải chuyển cho phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết cho công dân, tổ chức Tuy nhiên quy chế chưa thấy quy định lưu trữ hồ sơ hành Trên thực tế, hồ sơ hành hình thành từ cơng dân, tổ chức nộp hồ sơ cho Trung tâm cửa liên thơng Sau hồ sơ tiếp tục bổ sung suốt trình đơn vị giải đơn vị cuối ban hành kết giải hồ sơ (Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy phép xây dựng, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, … ) Khi tiếp nhận hồ sơ, cán Trung tâm cửa liên thông yêu cầu tổ chức, công dân nộp chính, có giá trị văn bản, giấy tờ hồ sơ nhằm đảm bảo giá trị pháp lý chất lượng 16 hồ sơ lập, đồng thời giúp cho đơn vị việc thẩm định hồ sơ trình giải Đối với hồ sơ hành thuộc đơn vị giải đơn vị lập hồ sơ lưu hồ sơ Cịn hồ sơ hành thuộc nhiều đơn vị giải vấn đề lập lưu hồ sơ nhiều bất cập Nếu đơn vị thực việc lập hồ sơ công việc theo quy định hành văn tài liệu hồ sơ lại bị xé lẻ để lập thành nhiều hồ sơ Song đơn vị không lập hồ sơ tức khơng thực quy định nhà nước lập hồ sơ công việc Đây nguyên nhân dẫn đến việc hồ sơ hành có q nhiều giấy tờ, phải lưu nhiều nơi 3.2.3.Về quy trình tiếp nhận hồn trả hồ sơ hành Việc hồn thiện quy trình tiếp nhận hồn trả hồ sơ hành tạo thống hoạt động quản lý nhà nước UBND thành phố; đồng thời sở để ứng dụng cơng nghệ thơng tin tồn hệ thống (áp dụng phần mềm dùng chung) Khi áp dụng chế “một cửa liên thông” để giải thủ tục hành chính, thành phố cần xác định rõ đầu mối quy trình thực giao dịch hành Trung tâm cửa liên thơng Bởi vì, nơi tiếp nhận hồ sơ hành cần thiết cho việc giải quan hệ hành (quan hệ thủ tục hành chính, quan hệ cơng việc) nơi cung cấp kết cuối sau thực bước quy trình theo quy định Đồng thời, quy trình tiếp nhận hồn trả hồ sơ hành Trung tâm đóng vai trị huy, đầu mối điều hành, kiểm tra, giám sát vận hành quy trình để bước thực thơng suốt Hồ sơ hành giải kịp thời, khơng bị "tắc" khâu trung chuyển quan, đơn vị cấp Thông qua đó, lãnh đạo thành phố thấy rõ tính hệ thống, hợp lý khâu quy trình, nghiên cứu xem khâu bỏ bớt, khâu thực đồng thời để rút ngắn thời gian khâu kết hợp, lồng ghép với Các bước quy trình đơn giản hóa dẫn đến hồ sơ hành rút gọn, chuẩn hóa dễ dàng quản lý khai thác sử dụng… Tóm lại, thành phố cần phải xác định xây dựng hệ thống chuẩn hóa văn bản, hồ sơ, tính pháp lý kèm theo, xác nhận chuyên môn, chuyên ngành, định mức tiêu chuẩn cần phải tuân thủ cần thiết cho khâu, cơng đoạn thuộc quy trình tiếp nhận hồn trả hồ sơ hành Khi quy định pháp lý chức năng, thẩm quyền thủ tục cho việc thực quan hệ hành xác định rõ ràng, đầy đủ cơng việc quan hành nhà nước thuận lợi việc thiết lập bảo đảm vận hành quy trình tiếp nhận hồn trả hồ sơ hành chính, khâu quan trọng quy trình quản lý hồ sơ hành 17 3.3 Tổ chức lại công tác văn thư tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trung tâm cửa liên thơng đơn vị có liên quan Vấn đề đặt sở thay đổi số nội dung công tác văn thư, lưu trữ quan hành nhà nước tiến hành triển khai chế cửa, cửa liên thông Về công tác văn thư: Ở UBND thành phố Ninh Bình thực chế “một cửa liên thơng” với quy trình giải hồ sơ hành đổi ngun tắc quản lý tập trung, thống “một đầu mối” văn thư khơng cịn đảm bảo Đối với thủ tục hành liên ngành liên thơng (như trình bày chương 1) hồ sơ hành chuyển cho nhiều đơn vị phối hợp giải (có thể UBND phường, xã; chi cục thuế, sở, UBND tỉnh …) Trong trường hợp làm để quản lý hồ sơ hành thuộc thẩm quyền giải nhiều quan, đơn vị lúc Tại Trung tâm cửa liên thơng khơng có văn thư riêng, vấn đề đặt trách nhiệm theo dõi thuộc đơn vị nào? Trung tâm hay phòng, ban chuyên môn? Giải pháp đặt văn thư quan vừa làm nhiệm vụ chuyên môn vừa đặt làm việc Trung tâm để hỗ trợ thêm cho hoạt động Trung tâm Đồng thời cán bộ, cơng chức tiếp nhận hồ sơ hành đồng thời làm công việc cán văn thư việc theo dõi trình giải văn Về lâu dài cần có văn thư riêng Trung tâm cửa liên thơng để đảm bảo quy trình quản lý hồ sơ hành tập trung, thống Việc lưu trữ hồ sơ hành Trung tâm cửa liên thơng có nhiều thay đổi việc phân loại tài liệu, xác định giá trị để nộp vào lưu trữ hành quan Về phân loại tài liệu: hồ sơ hành khơng phân loại theo phương án quen thuộc thời gian – cấu tổ chức, hay cấu tổ chức - thời gian chúng khơng thích hợp với thực tế Theo phương án phân loại hồ sơ hành trình bày chương II, nhận thấy phương án áp dụng theo khu vực hành theo lĩnh vực quản lý nhà nước kết hợp với phạm vi thẩm quyền … Ví dụ: Hồ sơ địa phân loại theo phương án: khu vực hành – thời gian Hồ sơ tư pháp, hồ sơ đăng ký kinh doanh, hồ sơ sách xã hội phân loại theo phương án thời gian - lĩnh vực quản lý nhà nước - thẩm quyền Hồ sơ xin cấp phép xây dựng hồ sơ giải khiếu nại tố cáo phân loại theo phương án thời gian - thẩm quyền Về xác định giá trị tài liệu: Sau năm vào hoạt động, nhiều hồ sơ hành đến thời gian giao nộp vào lưu trữ quan lâu dài hơn, cho lưu trữ cố định theo chế độ chung nhà nước Vậy dựa vào tiêu chuẩn để xác định giá trị hồ sơ hành (dù lưu Trung tâm cửa liên 18 thông hay đơn vị liên quan)? Ngồi tiêu chuẩn truyền thống có tính chất ý nghĩa nội dung, thời gian, địa điểm hình thành tài liệu, giá trị pháp lý, lặp lại thơng tin tài liệu … cịn xuất tiêu chuẩn khác để đánh giá hồ sơ hành ? Trên thực tế, việc vận dụng tiêu chuẩn truyền thống để đánh giá hồ sơ hành q trình thực chế “một cửa” “một cửa liên thông” có thay đổi Ví dụ tiêu chuẩn giá trị pháp lý văn tiêu chuẩn cần thiết lựa chọn tài liệu để lưu trữ Tính pháp lý văn chủ yếu dựa vào chữ ký dấu, hồ sơ hành có nhiều có chứng thực có giá trị (Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy phép xây dựng) Vậy đưa vào lưu trữ văn vận dụng tiêu chuẩn để xác định giá trị hồ sơ? Theo chúng tôi, muốn đảm bảo đánh giá giá trị hồ sơ hành để xác định giá trị tiến hành giao nộp vào lưu trữ quan, áp dụng tiêu chuẩn truyền thống kết hợp với tiêu chuẩn ý nghĩa thông tin tài liệu * Xây dựng bảng thời hạn bảo quản loại hồ sơ hành Thành phố Ninh Bình cần quy định cụ thể thời hạn bảo quản hồ sơ hành để làm cho công tác xác định giá trị hồ sơ hành xác, đảm bảo tính thống nhất; giúp cho đơn vị tổ chức quản lý hồ sơ hành chặt chẽ, khoa học; xây dựng danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Ở UBND thành phố Ninh Bình hồ sơ hành (giống hồ sơ khác) chủ yếu lưu giữ phòng ban chuyên môn mà không nộp lưu trữ quan để tiện nghiên cứu, sử dụng Chính cần xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho hồ sơ hành để lưu trữ quan có sở để thu hồ sơ, tài liệu Trên sở văn đạo ngành chuyên môn, theo pháp luật lưu trữ hành thực tiễn nhu cầu UBND thành phố, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ hành dựa vào sau: Thời hạn bảo quản hồ sơ hành xác định sở phân tích đánh giá tồn diện, đắn giá trị thực tiễn giá trị lịch sử tài liệu thành phố, ngành chuyên môn Quốc gia đồng thời sở tài liệu có giá trị cao hồ sơ Thời hạn bảo quản hồ sơ hành quy định theo hai mức: bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn, cụ thể sau: Vĩnh viễn, Lâu dài, Tạm thời * Bảo đảm điều kiện để bảo quản an tồn hồ sơ hành Hiện UBND thành phố chưa có kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quan an tồn tài liệu nói chung, có khối lượng lớn hồ sơ hành nói riêng 19 chờ để nộp vào lưu trữ quan Các hồ sơ hành cịn tập trung lưu giữ Trung tâm cửa liên thơng phịng, ban chun mơn thuộc UBND Tại nơi chủ yếu trụ sở làm việc cán bộ, cơng chức nên khơng có đủ diện tích nhu cầu tối thiểu để bảo quản hồ sơ hành Mặt khác, phịng ban chun mơn cịn có nhiều hồ sơ tài liệu khác, khơng riêng hồ sơ hành Vì UBND thành phố cần xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng riêng để bảo quản an toàn tài liệu (Thành phố có đủ nguồn kinh phí để thực yêu cầu này) Thứ để hồ sơ hành đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ quan có kho lưu trữ chun dụng để bảo quản Thứ hai xây dựng kho lưu trữ chun dụng phịng ban chun mơn giảm tải lượng hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ Về yêu cầu, điều kiện, hình thức tiêu chuẩn xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo hướng dẫn Thông tư 09/2007/TT-BNV, ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ 3.4 Xây dựng, nâng cao chất lượng hiệu đội ngũ cán bộ, công chức; xúc tiến mạnh việc đại hố cơng sở Xét cùng, việc tổ chức quản lý hồ sơ hành có thực tốt hay không phụ thuộc chủ yếu vào yếu tố người Hệ thống pháp luật quy định có quy định chi tiết, cụ thể đến đâu hiệu quản lý yếu tố người định Con người hiểu theo nghĩa rộng người máy hành khơng cán bộ, công chức Trung tâm cửa liên thơng Bởi vì, Trung tâm chủ yếu vịng ngồi để tiếp nhận, giải quyết, hướng dẫn xử lý, thẩm định, giải quyết, lưu hồ sơ hệ thống tổ chức bên Hệ thống bao gồm lãnh đạo, đạo UBND thành phố (đứng đầu Chủ tịch), có phối hợp phịng, ban chun mơn, cán bộ, cơng chức q trình giải cơng việc Muốn có đội ngũ cán bộ, công chức đáp ứng yêu cầu trên, UBND thành phố Ninh Bình cần trọng nâng cao chất lượng tuyển dụng đầu vào, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức đủ số lượng, nâng cao chất lượng, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tận tuỵ phục vụ nhân dân Hơn thành phố có sách đãi ngộ cụ thể nhằm sử dụng có hiệu đội ngũ cán bộ, công chức, thu hút người giỏi tâm huyết công tác quan lựa chọn cán bộ, công chức xuất sắc để làm việc Trung tâm cửa liên thông Chế độ đãi ngỗ ưu tiên học tập nâng cao trình độ (đào tạo sau đại học, đào tạo ngồi nước) có hỗ trợ, giúp đỡ thành phố quy định chế độ nâng lương trước thời hạn, bổ nhiệm vào vị trí lãnh đạo cán bộ, cơng chức rèn luyện có nhiều thành tích xuất sắc việc hồn thành nhiệm vụ Trung tâm cửa liên thông 20 Để đánh giá chất lượng, hiệu công việc cán bộ, công chức, thành phố cần triển khai thực phương pháp khoa học đánh giá kết công tác cán bộ, công chức theo quy định Chính phủ hướng dẫn Bộ Nội vụ Định kỳ hàng tháng, Phòng Nội vụ tổ chức lấy phiếu tín nhiệm cán bộ, cơng chức để có xem xét bố trí, xếp lại công việc cho phù hợp Ở Trung tâm cửa liên thông phận cửa 14 phường, xã nơi giao tiếp trực tiếp với tổ chức, cơng dân, thành phố cần tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính; triển khai áp dụng chế độ tra, kiểm tra công vụ cấp, kể chế độ trách nhiệm người đứng đầu để quan, đơn vị xảy tiêu cực, chậm trễ, có nhiều kêu ca, phàn nàn cán bộ, đảng viên, nhân dân, doanh nghiệp…Thành phố kết hợp với sở Nội vụ thường xuyên có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán công chức phận cửa trình độ chun mơn lực giao tiếp (văn hóa cơng sở); nghiêm túc triển khai học tập tổ chức thực Luật phòng chống tham nhũng Luật thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; đẩy mạnh đấu tranh chống quan liêu, tham nhũng máy Nhà nước Xúc tiến mạnh việc đại hố cơng sở quan hành thuộc UBND thành phố, đặc biệt Trung tâm cửa liên thông phận cửa phường, xã Việc đầu tư sở vật chất đại hóa cơng việc khơng đảm bảo điều kiện làm việc tốt mà trợ thủ tích cực cho việc giải quyết, quản lý cơng việc cách dân chủ, minh bạch có hiệu Để làm tốt việc trên, cấp quyền từ thành phố đến sở cần có nhận thức cách mức tạo điều kiện sở vật chất để cán bộ, công chức phận “một cửa ”nói chung thực đầy đủ chức nhiệm vụ theo quy định pháp luật 3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ quy trình quản lý hồ sơ hành chính; góp phần đẩy nhanh tiến độ xây dựng, vận hành phủ điện tử Trong thời gian tới Thành phố cần trọng đầu tư nguồn kinh phí để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ hành địa bàn Cụ thể triển khai áp dụng phần mềm quản lý hồ sơ hành trang bị hệ thống đọc mã vạch giấy biên nhận phận cửa 14 phường, xã Đối với xã cịn khó khăn chưa áp dụng mơ hình sử dụng hệ thống trả lời thủ tục hành qua mạng điện thoại cố định, Công dân, tổ chức muốn biết thơng tin hồ sơ hành kết giải hồ sơ hành cần gọi điện thoại đọc mã số ghi giấy biên nhận, máy tự động giải đáp thơng tin cập nhật q trình giải hồ sơ hành Phương thức khơng mang lại hiệu quả, thuận 21 tiện, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, thời gian mà cịn dễ ứng dụng cấp hành Trước hết, thành phố cần xây dựng cổng giao tiếp điện tử thành phố thực kết nối phận tiếp nhận hồn trả hồ sơ hành 14 phường, xã vào cổng giao tiếp điện tử thành phố nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp quản lý thơng tin hồ sơ hành tồn diện phạm vi thành phố Thứ hai, thành phố cần xây dựng Website chuyên thủ tục hành hồ sơ hành cổng giao tiếp điện tử UBND thành phố Mục tiêu tạo hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành, tác nghiệp thư điện tử; công kha mạng internet thủ tục, trình tự, mẫu hồ sơ, hướng dẫn ghi hồ sơ hành Tổ chức cá nhân thông qua trang điện tử mà truy cập xem cần phải chuẩn bị nội dung để chủ động việc chuẩn bị hồ sơ Đồng thời họ biết cơng việc giải đến đâu cần làm rõ kiến nghị thơng qua thư điện tử đến Trung tâm cửa liên thông thành phố để trả lời đăng ký làm việc Việc xây dựng quy định trách nhiệm giải qua Website làm đơn giản thủ tục hành chính, cơng khai, minh bạch hóa, đáp ứng u cầu quyền thông tin tổ chức, cá nhân 3.6 Nâng cao vai trò giám sát nhân dân, hiệu công tác kiểm tra, tra, đánh giá việc thực quản lý hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình Nhà nước ta nhà nước nhân dân, nhân dân nhân dân, dân chủ chất nhà nước Cải cách thủ tục hành khơng cơng việc riêng hệ thống hành mà u cầu chung tồn xã hội Vì cần có biện pháp thiết thực để thực quyền giám sát nhân dân hoạt động máy hành nhà nước có UBND thành phố việc quản lý hồ sơ hành Đồng thời tăng cường tuyên truyền phổ biến thông tin để cán bộ, công chức người dân nhận thức đầy đủ ý nghĩa, vai trò hồ sơ hành cơng tác quản lý hồ sơ hành quan hành nhà nước công dân; thấy việc quản lý hồ sơ hành có tác dụng thúc đẩy cơng cải cách thủ tục hành thực giai đoạn Cùng với việc giám sát nêu trên, Mặt trận tổ quốc thành phố đồn thể nhân dân thực việc giám sát Trung tâm cửa liên thông thành phố, đối chiếu với yêu cầu, quy chế, hiệu thực nhiệm vụ chuyên môn để đánh giá Bên cạnh đó, UBND thành phố cần cơng khai số điện thoại nóng để tổ chức cơng dân hỏi phản ánh Bên cạnh đó, thơng qua điều tra xã hội học để xem xét mức độ hoàn thành chất lượng quản lý hồ sơ hành chính, tín nhiệm 22 cán bộ, cơng chức tổ chức công dân việc giải hồ sơ hành Cuối cùng, để tổ chức quản lý hồ sơ hành có đạt chất lượng, hiệu cần thực tốt chế độ thi đua khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích; xử lý nghiêm minh lãnh đạo cá nhân có hành vi cản trở khơng thực quy định, quy chế quản lý hồ sơ hành 23 KẾT LUẬN Cải cách hành yêu cầu xúc tiến trình đổi coi nhiệm vụ trọng tâm việc xây dựng hoàn thiện Nhà nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam Cơng cải cách hành nước ta thời gian qua thu số thành tựu đáng khích lệ cịn khơng khó khăn, thách thức đặt Những vấn đề mang tính lý luận thực tế việc tổ chức quản lý hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình minh chứng cụ thể cho trình cải cách hành tiến hành địa phương, sở Qua nghiên cứu lý luận thực tiễn, đề tài tìm hiểu phân tích thực trạng quản lý hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình từ năm 2004 đến năm 2008, nêu lên kết đạt được, đồng thời hạn chế nguyên nhân hạn chế Trên sở đó, đề xuất phương hướng giải pháp nhằm hoàn thiện việc quản lý hồ sơ hành chính, góp phần đẩy mạnh cải cách hành tỉnh Ninh Bình nói chung thành phố Ninh Bình nói riêng năm (2008-2010) Cải cách hành cơng việc khó khăn, lại nhiệm vụ bách, trọng tâm việc củng cố, hoàn thiện nhà nước ta Để cơng tác quản lý hồ sơ hành thành phố Ninh Bình thời gian tới thực có hiệu quả, góp phần thực thắng lợi cơng cải cách hành nhà nước cần phải giải đồng với tâm cao nhiều vấn đề, có số giải pháp nêu Các giải pháp có mối quan hệ tác động hỗ trợ lẫn nhau, cần phải áp dụng cách đồng bộ, linh hoạt, không nên coi trọng hay xem nhẹ giải pháp Điều có ý nghĩa định phải có đạo sát kiên công tác từ đến năm 2010 Trong khuôn khổ đề tài này, tác giả không hy vọng phản ánh, lý giải đầy đủ tất vấn đề liên quan đến tổ chức quản lý hồ sơ hành thực thành phố Ninh Bình Để giải khắc phục hạn chế việc tổ chức quản lý hồ sơ hành thành phố Ninh Bình cần có cơng trình nghiên cứu 24 ... 2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ hành UBND thành phố Ninh Bình UBND thành phố Ninh Bình thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực thuộc phạm vi thành phố có có cơng tác quản lý hồ sơ hành Sau năm vào hoạt... cấu tổ chức UBND thành phố Ninh Bình 1.2.2 Các loại hồ sơ hành thuộc thẩm quyền giải UBND thành phố Ninh Bình a Các loại hồ sơ hành Hiện loại hồ sơ hành thuộc thẩm quyền giải UBND thành phố Ninh. ..III GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH Ở UBND THÀNH PHỐ NINH BÌNH Để hồn thiện việc quản lý hồ sơ hành chính, thời gian tới thành phố Ninh Bình cần thực đồng có hiệu số giải pháp