Tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu tại trung tâm dịch vụ việc làm tỉnh bình dương

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Bùi Thị Hạnh TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM TỈNH BÌNH DƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI - 2021 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Bùi Thị Hạnh TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM TỈNH BÌNH DƯƠNG Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 8340406 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS Vũ Thị Phụng XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ Chủ tịch hội đồng chấm luận văn Giáo viên hướng dẫn thạc sĩ khoa học PGS.TS Đào Đức Thuận HÀ NỘI - 2021 PGS.TS Vũ Thị Phụng LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn thân thực dƣới hƣớng dẫn khoa học PGS.TS Vũ Thị Phụng Các kết nghiên cứu đƣợc trình bày luận văn trung thực chƣa đƣợc công bố công trình khác thơng tin trích dẫn luận văn đƣợc rõ nguồn gốc Hà Nội, tháng năm 2021 Tác giả Bùi Thị Hạnh LỜI CẢM ƠN Để thực đề tài “Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương” tác giả nhận đƣợc giúp đỡ từ nhiều phía: Trƣớc hết tác giả xin đặc biệt gửi lời cảm ơn tới giảng viên hƣớng dẫn PGS.TS Vũ Thị Phụng, ngƣời nhiệt tình dẫn, giúp đỡ đóng góp ý kiến cho tác giả nhiều suốt trình thực đề tài Xin trân trọng cảm ơn giảng viên Khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) ln sẵn lịng giúp đỡ chia sẻ nguồn thông tin quý báu để tác giả thực hoàn thành đề tài nghiên cứu Ngồi ra, tác giả trân trọng cảm ơn đồng tình ủng hộ giúp đỡ Ban Lãnh đạo quan, đồng nghiệp Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng nơi tác giả cơng tác gia đình giúp đỡ, động viên nhƣ tạo điều kiện cho tác giả suốt q trình thu thập thơng tin, tài liệu, thời gian phục vụ cho đề tài Mặc dù tác giả dành nhiều nỗ lực, cố gắng để thực đề tài, song thời gian có hạn, kinh nghiệm nghiên cứu chƣa nhiều, khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Kính mong q Thầy, Cơ góp ý để Luận văn đƣợc hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn./ TÁC GIẢ Bùi Thị Hạnh MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Nguồn tƣ liệu, tài liệu tham khảo10 Phƣơng pháp nghiên cứu 10 Bố cục luận văn 11 Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU 12 1.1 Một số khái niệm 12 1.1.1 Khái niệm hồ sơ, tài liệu 12 1.1.2 Khái niệm lập hồ sơ 12 1.1.3 Khái niệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 12 1.2 Cơ sở lý luận tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 13 1.2.1 Nguyên tắc yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu 13 1.2.2 Các biện pháp tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 16 1.2.3 Vai trò, tầm quan trọng việc quản lý hồ sơ, tài liệu 22 1.2.4 Trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu 25 1.3 Những quy định pháp lý hành quản lý hồ sơ, tài liệu 27 1.3.1 Văn Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định công tác quản lý hồ sơ, tài liệu 27 1.3.2 Văn hướng dẫn địa phương 33 Tiểu kết chương 33 Chƣơng CÁC BIỆN PHÁP VÀ KẾT QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM TỈNH BÌNH DƢƠNG 34 2.1 Khái quát chung Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng 34 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 34 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm 35 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý 36 2.2 Khái quát số lƣợng ý nghĩa loại hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng 38 2.2.1 Khái quát số lượng loại hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương 38 2.2.2 Ý nghĩa loại hồ sơ, tài liệu 43 2.3 Các biện pháp tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng 49 2.3.1 Phổ biến quy định hành quản lý hồ sơ, tài liệu cho đối tượng liên quan 49 2.3.2 Ban hành phổ biến văn quan quản lý hồ sơ, tài liệu 50 2.3.3 Phân công giao nhiệm vụ cho phận, cá nhân việc quản lý hồ sơ, tài liệu 51 2.3.4 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu cho đối tượng liên quan 52 2.3.5 Đảm bảo điều kiện, sở vật chất cho việc quản lý hồ sơ, tài liệu 54 2.3.6 Tổ chức việc kiểm tra, đánh giá kết quản lý hồ sơ, tài liệu 57 2.3.7 Xử lý vi phạm đổi mới, chỉnh sửa biện pháp quản lý 58 2.4 Kết việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng 60 2.4.1 Kết quản lý hồ sơ, tài liệu hành 60 2.4.2 Kết quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn 68 2.5 Nhận xét, đánh giá 74 2.5.1 Ưu điểm 74 2.5.2 Hạn chế 75 2.5.3 Nguyên nhân hạn chế 77 Tiểu kết chương 80 Chƣơng GIẢI PHÁP TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỆC LÀM TỈNH BÌNH DƢƠNG 81 3.1 Nhóm giải pháp quản lý 81 3.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định hướng dẫn công tác quản lý hồ sơ, tài liệu 81 3.1.2 Tổ chức phổ biến, hướng dẫn thực văn quy định công tác quản lý hồ sơ, tài liệu 82 3.1.3 Bố trí đào tạo nhân làm công tác quản lý hồ sơ, tài liệu 82 3.1.4 Tăng cường kiểm tra, tổng kết 84 3.1.5 Xây dựng chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật 85 3.1.6 Hoàn thiện sở vật chất, trang thiết bị cơng nghệ 85 3.2 Nhóm giải pháp thực nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng 92 3.2.1 Xây dựng Bảng danh mục hồ sơ 92 3.2.2 Tổ chức lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu 95 3.2.3 Tổ chức chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ 95 3.2.4 Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị 96 3.3 Tăng cƣờng trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng 97 3.3.1 Đối với quan quản lý cấp Trung tâm 97 3.3.2 Đối với Ban Giám đốc Trung tâm 98 3.3.3 Đối với phịng Tổ chức Hành 99 3.3.4 Đối với phòng chuyên môn trực thuộc Trung tâm 103 Tiểu kết chương 104 KẾT LUẬN 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO 106 PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ BHTN Bảo hiểm thất nghiệp KHCN Khoa học công nghệ NXB Nhà xuất VTLT Văn thƣ, Lƣu trữ TLLT Tài liệu lƣu trữ TVGTVL Tƣ vấn, giới thiệu việc làm TCHC Tổ chức Hành DVVL Dịch vụ việc làm TT MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong giai đoạn hội nhập quốc tế, bùng nổ thông tin phạm vi toàn cầu nhƣ nay, việc cập nhật, nắm bắt quản lý tốt thông tin vô cần thiết Trong quan, tổ chức quản lý tốt thơng tin quản lý tốt khối hồ sơ, tài liệu hình thành suốt trình hoạt động để phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành Bất kỳ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ trình hình thành phát triển hình thành lên khối lƣợng hồ sơ, tài liệu định Hồ sơ, tài liệu sản phẩm phản ánh trực tiếp trình hoạt động, phát triển quan, tổ chức Hồ sơ, tài liệu tài sản giá trị chứa đựng thông tin, liệu cần thiết làm chứng cứ, công cụ quan trọng đáng tin cậy phục vụ đắc lực cho lãnh đạo công tác quản lý, điều hành Để giữ gìn nhƣ phát huy giá trị hồ sơ, tài liệu cơng tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức phải đƣợc thực tốt Nếu làm tốt công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu giúp quan quản lý khoa học khối lƣợng hồ sơ, tài liệu hình thành trình phát triển cách thống nhất, giúp lãnh đạo có nhìn tổng quan phát triển quan từ khứ đến từ đề chiến lƣợc phát triển, giúp phòng ban thuận lợi tra cứu thông tin tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng (sau gọi tắt Trung tâm) quan thuộc Sở Lao động - Thƣơng binh Xã hội tỉnh Bình Dƣơng có chức giải số sách lao động - việc làm tỉnh nhƣ: Tƣ vấn giới thiệu việc làm, đào tạo nghề, giải sách bảo hiểm thất nghiệp Trong năm qua, công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung vấn đề quản lý hồ sơ, tài liệu nói riêng Trung tâm đƣợc quan tâm mức độ định Hiện nay, tính đặc thù hoạt động dịch vụ việc làm, nên việc quản lý hồ sơ bảo hiểm thất nghiệp Trung tâm đƣợc thực tốt Nhƣng bên cạnh đó, tồn hạn chế, bất cập cần đƣợc khắc phục hoàn thiện nhƣ: Hồ sơ, tài liệu hành Trung tâm phân tán phịng chun mơn, chƣa đƣợc thu thập, bảo quản tập trung nơi, chƣa đƣợc quản lý thống nhất, Do việc lập hồ sơ, tài liệu quản lý hành chƣa đƣợc thực tốt, nên vấn đề quản lý, lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chƣa thực theo quy định hành… Thêm vào đó, Trung tâm sử dụng phần mềm quản lý văn Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dƣơng cung cấp nhƣng việc quản lý hồ sơ điện tử thực bƣớc đầu, cần có giải pháp thiết thực hiệu Với vai trò ngƣời trực tiếp đƣợc giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu hành Trung tâm, sau học xong chƣơng trình cao học ngành Quản trị văn phịng, tơi nhận thấy: Để nâng cao hiệu khắc phục hạn chế việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm cần tăng cƣờng biện pháp quản trị quản lý Chính vậy, định chọn vấn đề “Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương” để làm luận văn tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu đề tài Trong luận văn này, tác giả đặt giải 02 mục tiêu sau: - Thứ nhất, sở hệ thống vấn đề lý luận pháp lý tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu, tác giả khảo sát thực tiễn tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng, để đƣa nhận xét, đánh giá ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân; - Thứ hai, đề xuất, kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng nhƣ hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu, nghiên cứu sở lý luận quy định pháp lý hành tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu; - Khảo sát đánh giá thực trạng công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng; - Nghiên cứu đề xuất giải pháp, biện pháp nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu đề tài công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng 4.2 Phạm vi nghiên cứu * Phạm vi thời gian: Đề tài khảo sát khối tài liệu từ năm 2007 đến năm 2019 Sở dĩ tác giả lấy mốc năm 2007 để khảo sát do: Trung tâm đƣợc thành lập từ năm 1981, nhƣng năm đầu thành lập, Trung tâm trực thuộc phòng Quản lý Lao động Xã hội thuộc Sở Lao động - Thƣơng binh Xã hội nên hồ sơ, tài liệu ... niệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu định hướng, biện pháp quan, nhằm quản lý tốt hồ sơ, tài liệu theo quy định hành 1.2 Cơ sở lý luận tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu. .. quản lý cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu Hai là, nhóm giải pháp thực nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Ba là, tăng cƣờng trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Dịch vụ việc. .. chung Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dƣơng; Hai là, trình bày biện pháp tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm; Ba là, trình bày kết việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu Trung tâm Sau