SLIDE quản trị văn phòng CHUONG 3- Một số nghiệp vụ văn phòng

Chương 3 Một số nghiệp vụ văn phòng Quản lý thời gian Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp Lên kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo Một số nghiệp vụ văn phòng Quản lý thời gian Bạn nhìn thấy cái gì? Company Logo Câu chuyện hòn đá cuội  \video\những hòn đá cuội- QLTG.FL V Company Logo Quy tắc gieo và gặt  Gieo tư tưởng gặt hành động  Gieo hành động gặt thói quen  Gieo thói quen gặt tính cách  Gieo tính cách gặt số phận Thời gian hình thành nên tuổi tác Thái độ hình thành nên con người Company Logo Company Logo  Giá trị của thời gian  Thời gian là một khái niệm trừu tượng, vô hình và không thể nắm bắt được nhưng nó có tác động chi phối và ảnh hưởng đến mọi khía cạnh cuộc sống của chúng ta.  Thời gian là thứ tài sản, là nguồn vốn quý báu và độc đáo mà mỗi người được hưởng như nhau. Thời gian tự đến và tự đi, không bao giờ quay trở lại.  Thời gian là nguồn lực có giới hạn, không thể tái tạo, không thể thuê mướn hay mua lại của người khác.  Thời gian là vàng.  Thời gian là chất liệu của cuộc sống. Quản lý thời gian Company Logo  Quản lý thời gian  Tập trung dành nhiều thời gian cho những việc quan trọng  Quyết định sử dụng thời gian một cách tốt nhất  Làm được nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian nhất định  Không lãng phí thời gian vào những việc không liên quan  Kiểm soát thời gian tốt hơn  Tránh được việc vội vã hoàn thành công việc vào phút cuối Quản lý thời gian Company Logo Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách sử dụng nó Quản lý thời gian 9 Quản lý thời gian?  Không ai quản lý được Thời gian. Cái duy nhất mà chúng ta quản lý được chính là cách sử dụng thời gian của bản thân. 10 Xác định thứ tự ưu tiên của công việc Tính khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức Tầm quan trọng có ý nghĩa lớn hay gây một kết cục đáng kể [...]... trước  Biết rõ khi nào làm việc hiệu quả nhất  Tập tính kỷ luật đối với bản thân  Ghi lại những thắc mắc trong khi thực hiện  Việc hơm nay khơng để ngày mai  Kiểm sốt sự lãng phí  Có thể lực tốt Company Logo Một số nghiệp vụ văn phòng LÊN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP Company Logo Company Logo ... kiệm thời gian tiếp khách  Làm chủ việc tiếp khách  Đừng qn đóng cửa phòng làm việc  Quan hệ xã hội Company Logo Quản lý thời gian Company Logo Quản lý thời gian Company Logo Quản lý thời gian  Để có thể kiểm sốt và sử dụng thời gian của mình có hiệu quả, bạn cần phải dự tính và lập kế hoạch trước cho thời gian của mình Hai trong số những cơng cụ cần thiết: CUỐN NHẬT KÝ và LỊCH CƠNG VIỆC  CUỐN NHẬT... tiên của cơng việc A – Phải làm B – Nên làm C – Có thể làm 12 Đồ thị quản lý thời gian + Khẩn cấp Q3 - Q1 + Quan trọng Quan trọng Q4 Q2 - Khẩn cấp 13 Đồ thị quản lý thời gian + Khẩn cấp Q3 Nhanh và - Q1 Ưu tiên hàng đầu + Quan trọng Quan trọng Q4 Q2 Từ chối, ủy thác Lập kế hoạch - Khẩn cấp 14 Ví dụ về quản lý thời gian  SV hãy nêu một số cơng việc mà mình phải thực hiện  Cho biết cơng việc đó thuộc... dài hạn, để ghi lại những cuộc hẹn, sự kiện và những cam kết cho một thời điểm nào đó trong tương lai Company Logo Mẫu nhật ký Company Logo Lịch làm việc  Dành cho việc lập kế hoạch ngắn hạn (cho một tuần hoặc một ngày)  Việc lên lịch sẽ giúp bạn theo dõi được sụ tiến triển nhiều việc cùng lúc và lập kế hoạch cho bước tiếp theo trong một chuỗi các cơng việc  Lập lịch làm việc như thế nào? Company... bạn 22 Quản lý thời gian  Các biện pháp quản trị thời gian  Các cơng cụ hoạch định thời gian biểu  Tiết kiệm thời gian đọc thư tín  Tiết kiệm thời gian bằng cách dụng máy đọc hay máy ghi âm  Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh  Tiết kiệm thời gian tiếp khách  Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thoại  Tiết kiệm thời gian hội họp  Sắp xếp chỗ làm việc khoa học  Đồ thị quản lý... sử dụng lịch năm để có một cái nhìn tồn cảnh về các sự kiện trong năm Thời khóa biểu tuần, tháng: những việc thực hiện trong tháng hoặc tuần Danh sách việc phải làm – to-do list Các phần mềm quản lý lịch làm việc: Microsoft Outlook,… 16 Sắp xếp lịch làm việc (2) Các ngun tắc Nắm rõ mục tiêu Biết thứ tự ưu tiên Phân biệt kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng ngày Có kế hoạch dự phòng 17 Cái khó để thực... hiện kế hoạch  Qn kế hoạch  Khơng đủ thời gian 18 Quản lý thời gian  Các ngun nhân gây mất thời gian  Các cuộc điện thoại  Các cuộc viếng thăm xã giao, tiếp khách  Các câu hỏi của nhân viên  Đọc và trả lời thư tín  Các cuộc họp kéo dài  Bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn  Đọc tài liệu q chậm, khơng biết phương pháp đọc nhanh  Khung cảnh văn phòng Company Logo Nêu các cách giải quyết các yếu tố... thời gian  Lịch làm việc Company Logo Quản lý thời gian  Các cơng cụ hoạch định thời gian biểu  Lịch thời gian biểu cơng tác hàng ngày  Sổ tay, nhật ký, lịch để bàn  Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký  Tiết kiệm thời gian thư tín  Các cán bộ mỗi ngày bỏ ra 2-3 tiếng để đọc và trả lời thư từ, để tiết kiệm nên mang về nhà, lúc đi máy bay, ngồi trên xe… Company Logo Quản lý thời gian  Tiết kiệm thời gian... tờ • • • Dành một khoảng thời gian nhất định để giải quyết giấy tờ Có khay hồ sơ trên bàn làm việc Có chỗ để lưu trữ hồ sơ Khơng có mục tiêu rõ ràng • • • Biết rõ bạn muốn gì Xác lập khung thời gian Đặt thời hạn khởi đầu và kết thúc Hội họp • • • • • Có chương trình họp rõ ràng Bắt đầu đúng giờ Kết thúc đúng giờ Chia thời gian cho từng chương trình thảo luận Nên chương trình họp ít nhất một ngày trước . Chương 3 Một số nghiệp vụ văn phòng Quản lý thời gian Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp Lên kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo Một số nghiệp vụ văn phòng Quản lý thời gian Bạn. là chất liệu của cuộc sống. Quản lý thời gian Company Logo  Quản lý thời gian  Tập trung dành nhiều thời gian cho những việc quan trọng  Quyết định sử dụng thời gian một cách tốt nhất  Làm. Logo Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách sử dụng nó Quản lý thời gian 9 Quản lý thời gian?  Không ai quản