SLIDE quản trị văn phòng CHƯƠNG 1 Tổng quan về quản trị văn phòng

[...]... thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin Quản trị văn phòng là một hệ thống Quản trị văn phòng có mục tiêu… QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG QTVP là quá trình thu thập, đánh giá, xử lý, truyền tin Quản trị văn phòng vừa là khoa học vừa là nghệ thuật Quản trị văn phòng là một lĩnh vực của quản trị doanh nghiệp Hoạt động quản trị văn phòng mang theo nó tất cả những đặc điểm cơ bản của quản trị doanh nghiệp Giúp... HẬU CẦN  Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ để đảm bảo sử dụng hiệu quả 1. 1.3 NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG 1. 1.3 NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG Biên tập, phát hành và quản lý văn bản Biên tập, phát hành và quản lý văn bản 1 1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý, năm) của DN và BGĐ 2 2 3 3 Nhiệm vụ của văn phòng 4 4 5 5 7 7 Thu nhập, tổng hợp và... HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG • CÔNG TÁC VĂN THƯ • CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊ • CÔNG TÁC LƯU TRỮ • CÔNG TÁC TÀI VỤ • CÔNG TÁC TỔ CHỨC NHÂN SỰ • BẢO VỆ • … MỘT SỐ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG  Quản lý thời gian  Nghiệp vụ tổ chức hội nghị  Nghiệp vụ tổ chức chuyên đi công tác của lãnh đạo  Nghiệp vụ lễ tân  Quản lý hồ sơ, tài liệu 1. 2 QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÁI NIỆM Quản trị văn phòng là việc... theo yêu cầu 1. 3 .1 Cơ cấu tổ chức văn phòng Trưởng phòng HC/Chánh VP P .Phòng HC/Phó VP Bộ phận hành chính, văn thư Bộ phận tổng hợp Bộ phận lưu trữ Bộ phận quản trị + Quản lý điều + Quản lý điều hành c.tác tiếp hành c.tác tiếp nhận, xử lý hồ nhận, xử lý hồ sơ sơ + Tổ chức c.tác lễ + Tổ chức c.tác lễ tân tân + Quản lý, sd + Quản lý, sd Trang thiết bị Trang thiết bị + Tư vấn văn bản + Tư vấn văn bản cho... Thực hiện MT Đảm bảo hoàn thành MT Rà soát NỘI DUNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Điều chỉnh hoạt động Phân tích dự báo Cung cấp nguồn lực Xây dựng kế hoạch NỘI DUNG Tổng kết rút kinh nghiệm Phân công thực hiện Huấn luyện nghiệp vụ Lãnh đạo điều hành L/O/G/O 1. 3 Tổ chức văn phòng 1. 3 Tổ chức văn phòng Cơ cấu tổ chức VP Tổ chức văn phòng Trang thiết bị VP Bố trí văn phòng Cơ cấu tổ chức VP được phân chia theo cấp... +… 1. 3 .1 Cơ cấu tổ chức văn phòng Lãnh đạo văn phòng • Trưởng phòng hành chính/Chánh văn phòng: Là người điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác văn phòng, hoạch định các kế hoạch công tác, kiểm tra đôn đốc điều chỉnh các quá trình thực hiện  Nhiệm vụ: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra kiểm soát các hoạt động của văn phòng  Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm với mọi hoạt động của văn. .. cơ quan, từng phòng làm việc, từng chức danh Các hình thức bố trí văn phòng 1 .Văn phòng bố trí mở: bao gồm khoảng không gian rộng được trang bị như một thể thống nhất được ngăn thành từng ô, từng khoang Bố trí văn phòng mở Bố trí văn phòng mở - Dễ giám sát mọi người - Giao tiếp giữa các viên chức dễ dàng hơn - Thực hiện công việc sẽ trở nên nhanh chóng hơn( đi từ bàn này sang bàn khác thay vì đi từ phòng. .. phận lãnh đạo, văn phòng: Cần được bố trí ở nơi dễ giao dịch nhất và có tư thế nhất Các phòng bố trí theo nguyên tắc đảm bảo giải quyết dây chuyền công việc, các phòng ban có mối quan hệ thường xuyên được bố trí gần nhau, nơi tiếp khách bố trí gần lối ra vào • Các phòng có máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí biệt lập • Diện tích phòng làm việc phù hợp với từng bộ phận • Đồ dùng văn phòng bố trí phù... văn phòng  Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm với mọi hoạt động của văn phòng  Quyền hạn: Quản lý nhân sự, phân bổ công việc  Nghĩa vụ: Chịu trách nhiệm báo cáo kết quả công việc với lãnh đạo cấp cao Lãnh đạo văn phòng • Phó phòng hành chính/Phó văn phòng Là người giúp việc hỗ trợ cho trưởng phòng, tư vấn các kế hoạch, thay mặt cho trưởng phòng phổ biến các kế hoạch, giám sát thực hiện công việc của nhân... sd Trang thiết bị Trang thiết bị + Tư vấn văn bản + Tư vấn văn bản cho các cấp lãnh cho các cấp lãnh đạo/cấp quản trị đạo/cấp quản trị + Theo dõi, tổng + Theo dõi, tổng hợp tình hình hđ hợp tình hình hđ + Đề xuất phương + Đề xuất phương án giải quyết cho án giải quyết cho các cấp qtrị các cấp qtrị + Phân loại, đánh + Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu thống kê tài liệu + . động Vp Một số nghiệp vụ văn phòng Tổ chức công tác lễ tân Quản lý giải quyết hồ sơ, tài liệu Tổng quan về quản trị văn phòng NỘI DUNG L/O/G/O Tổng quan về quản trị văn phòng Nội dung Khái niệm,. vụ của văn phòng 1 2 Tổ chức văn phòng 3 Quản trị văn phòng 1. 1 Khái niệm về văn phòng Văn phòng là bộ phận đảm trách các hoạt động như tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tài, quản lý,. tập, phát hành và quản lý văn bản. Biên tập, phát hành và quản lý văn bản. 1 1 4 4 7 7 1. 1.3 NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG 1. 1.3 NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG • CÔNG TÁC VĂN THƯ • CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ, TRANG