SLIDE quản trị văn phòng CHUONG 4- Tổ chức công tác lễ tân

L/O/G/O TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN www.themegallery.com Company Logo Lễ tân Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan5 Khái niệm1 Vai trò2 Nguyên tắc3 Tổ chức các cuộc hẹn4 Tiếp khách qua điện thoại 6 4.1. KHÁI NIỆM Lễ tân được hiểu một cách chung nhất là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân trong nội bộ một nước hoặc giữa các nước. Lễ tân là hoạt động diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xã hội của các quốc gia như chính trị, kinh tế, quốc phòng, văn hoá, xã hội www.themegallery.com Company Logo Phân biệt lễ tân Lễ tân Lễ tân Lễ tân kinh doanh Lễ Tân Ngoại giao Lễ tân nội bộ đất nước Lễ tân ngoại giao Lễ tân ngoại giao là một bộ phận của lễ tân nhà nước, là các hoạt động đối ngoại giữa các quốc gia được thực hiện trên cơ sở tôn trọng các tập quán của từng quốc gia và những quy định, thông lệ quốc tế. Lễ tân nội bộ đất nước Lễ tân nội bộ đất nước là tổng hợp các hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi giữa các tổ chức, cá nhân trong nội bộ từng quốc gia. Những hoạt động này được thực hiện trên cơ sở những quy định của pháp luật, tập quán, phong tục của từng vùng, địa phương. Lễ tân kinh doanh Lễ tân kinh doanh là những hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc trao đổi giữa các tổ chức, đơn vị kinh doanh trong và ngoài nước. Những hoạt động này được thực hiện trên nền tảng pháp lý của từng quốc gia, những tập quán và sự thoả thuận giữa các bên 4.2. VAI TRÒ CỦA LỄ TÂN • Công tác lễ tân tổ chức tốt sẽ tiết kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho lãnh đạo làm các công việc khác. • Tổ chức công tác lễ tân tốt sẽ tạo được ấn tượng đẹp, gây cảm tình với khách. • Tạo nên bầu không khí thuận lợi trong quan hệ công tác, đặc biệt trong kinh doanh. • Hoạt động lễ tân tốt hay xấu có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của hoạt động đối ngoại, ảnh hưởng đến quan hệ giữa các quốc gia. 4.3. NGUYÊN TẮC CÔNG TÁC LỄ TÂN • Tuân thủ các quy định, tập quán, thông lệ quốc tế. • Tôn trọng những quy định, tập quán, tập tục của từng quốc gia. • Tôn trọng những tập quán, phong tục của từng địa phương, vùng. • Thực hiện nguyên tắc bình đẳng, hợp tác cùng có lợi • Lịch sự, nghiêm túc trong mọi khâu, tạo điều kiện thuận lợi cho khách 1 Đặt chương trình cho các buổi hẹn 5 Phương cách từ chối các cuộc xin hẹn 3 Cách thức ghi các buổi xin hẹn 4.4. Tổ chức các cuộc hẹn gặp 4 Hủy bỏ các buổi xin hẹn 2 Thu xếp các buổi hẹn [...]... ký của người xin hẹn Chữ ký của thư ký 4.5 TỔ CHỨC TIẾP KHÁCH TẠI DOANH NGHIỆP Chuẩn bị lễ tân Phân loại khách Đón tiếp khách Xử lý phàn nàn của khách Ngắt quãng hay kết thúc cuộc nói chuyện Chuẩn bị lễ tân • Lễ tân hiểu một cách chung nhất là tổng hợp những hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối tác • Khu vực lễ tân nên được bố trí ở nơi ra vào chính của... đầy đủ trang thiết bị; Địa điểm để tiếp đón khách gọi là khu vực lễ tân cần trang bị : Trang bị lễ tân  Bàn, ghế tiếp khách, để khách ngồi đợi  Sổ đăng ký khách đến xin liên hệ công tác  Điện thoại  Tủ đựng đồ uống  Sơ đồ cơ quan  Danh bạ điện thọai nội bộ  Máy tính  Hoa, chậu cây cảnh Phân loại khách Ý nghĩa Giúp cho công tác đón tiếp khách được chu đáo Phù hợp với các đối tượng khách với... cách gửi công văn; Mẫu đăng ký hẹn gặp Số: ngày tháng năm Họ và tên: Nghề nghiệp: Cơ quan, văn phòng: Mục đích hẹn gặp: Thời gian: h ngày Người cần gặp: Mẫu lịch hẹn STT 1 Thời Người Công ty/ Phòng Tên khách Chức vụ gian tiếp Đơn vị ban gặp khách 2 3 4 5 6 7 Nội dung Ghi chú 8 9 PHIẾU XIN HẸN PHIẾU XIN HẸN Phiếu xin hẹn gặp số:... giải quyết công việc cần thiết Xử lý phàn nàn của khách Bảy tỏ sự thông cảm với khách Xin lỗi khách, không bào chữa và tránh tranh luận Tìm cách tách riêng Lắng nghe lời phàn nàn của khách Cảm ơn khách đã bày tỏ ý kiến Ghi lại những nội dung chính Giải thích những công việc cụ thể; Theo dõi việc xử lý Báo cáo lại lãnh đạo để xử lý 4.6 Tiếp khách qua điện thoại a Vai trò của điện thoại trong văn phòng Là.. .Tổ chức các cuộc hẹn gặp • Các buổi tiếp khách thường chỉ được thực hiện khi khách có hẹn trước Đó là cơ sở để thư ký thu xếp các buổi hẹn gặp của khách • Khách có thể sử dụng các cách khác nhau để liên hệ trước như: – Liên hệ trực tiếp (có mẫu), – Liên hệ qua điện thoại, – Liên hệ bằng cách gửi công văn; Mẫu đăng ký hẹn gặp Số: ngày tháng năm ... lịch thiệp; Thái độ Ngôn từ Tự giới thiệu mình sau đó khéo léo hỏi tên khách; Giới thiệu Sử dụng lời chào đón chuẩn mực như một mẫu chào khách; Phương pháp Công việc sau khi chào hỏi 1 2 3 4 Tỏ rõ sự quan tâm đến khách; Ghi tên khách Độc lập giải quyết công việc trong phạm vi quyền hạn; Sắp xếp khách làm việc với thủ trưởng Ngắt quãng hay kết thúc cuộc nói chuyện • Trong trường hợp bất khả kháng, người... với các đối tượng khách với các mục đích khác nhau, với cách ứng xử phù hợp Phân loại -Khách ngoài doanh nghiệp -Khách nội bộ doanh nghiệp  Khách ngoài cơ quan bao gồm: khách hàng, khách đến liên hệ công tác, khách tham quan…  Khách nội bộ: Khách từ các bộ phận khác đến làm việc Đón tiếp khách Cần trang bị các vật dung cần thiết và bố trí lịch sự sạch sẽ để đón tiếp khách Sau khi làm các thủ tục cần . bên 4.2. VAI TRÒ CỦA LỄ TÂN • Công tác lễ tân tổ chức tốt sẽ tiết kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho lãnh đạo làm các công việc khác. • Tổ chức công tác lễ tân tốt sẽ tạo được ấn. Company Logo Phân biệt lễ tân Lễ tân Lễ tân Lễ tân kinh doanh Lễ Tân Ngoại giao Lễ tân nội bộ đất nước Lễ tân ngoại giao Lễ tân ngoại giao là một bộ phận của lễ tân nhà nước, là các hoạt động đối. L/O/G/O TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN www.themegallery.com Company Logo Lễ tân Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan5 Khái niệm1 Vai trò2 Nguyên tắc3 Tổ chức các cuộc hẹn4 Tiếp khách