Tiểu luận quản trị văn phòng: Cơ cấu tổ chức tại công ty cổ phần cơ khí 19 8

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG CHÚ THÍCH CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Cấu trúc của đề tài 2 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP 3 1.1. Một số khái niệm 3 1.1.1. Khái niệm tổ chức 3 1.1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức 3 1.2. Các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản 4 1.2.1. Cơ cấu tổ chức nằm ngang 4 1.2.2. Cơ cấu tổ chức hình tháp 4 1.2.3. Cơ cấu tổ chức mạng lưới 6 1.2.4. Cơ cấu tổ chức trực tuyến 7 1.2.5. Cơ cấu tổ chức chức năng 8 1.2.6. Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng 9 1.2.7. Cơ cấu tổ chức theo khách hàng 10 1.2.8. Cơ cấu tổ chức theo khu vực 10 1.3. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức 11 1.3.1. Tính mục tiêu 11 1.3.2. Tính tối ưu 11 1.3.3. Tính tin cậy 12 1.3.4. Tính linh hoạt 12 1.3.5. Tính hiệu quả 12 1.4. Vai trò của cơ cấu tổ chức 12 Chương 2. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ19 – 8 14 2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần cơ khí 19 8 14 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 14 2.1.1.1. Tên và địa chỉ Công ty 14 2.1.1.2. Thời điểm thành lập và quá trình phát triển của Công ty 14 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 15 2.1.2.1. Chức năng 15 2.1.2.2. Nhiệm vụ 15 2.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của Công ty 16 2.2.1. Mục tiêu, chiến lược phát triển của Công ty 16 2.2.2. Loại hình và quy mô Công ty 17 2.2.3. Môi trường 17 2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 18 2.3.1. Mô hình cơ cấu tổ chức 18 2.3.2. Mối quan hệ công tác giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức 20 2.3.2.1. Giữa các phòng, ban, phân xưởng với Giám đốc 20 2.3.2.2. Giữa các phòng, ban, phân xưởng với các Phó Giám đốc 21 2.3.2.3. Giữa các phòng, ban, phân xưởng với nhau 21 2.4. Đánh giá mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 22 2.4.1. Ưu điểm 22 2.4.2. Nhược điểm 22 Chương 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ 19 – 8 24 3.1. Không ngừng hoàn hiện bộ máy tổ chức quản lý của Công ty 24 3.1.1. Mục tiêu 24 3.1.2. Nội dung 24 3.1.3. Điều kiện thực hiện 25 3.2. Sắp xếp và phân công lại nhiệm vụ của một số phòng ban 25 3.2.1. Mục tiêu 25 3.2.2. Nội dung 25 3.2.3. Điều kiện thực hiện 26 3.3. Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực, trình độ cán bộ công nhân viên trong Công ty. 26 3.3.1. Mục tiêu 26 3.3.2. Nội dung 26 3.3.3. Điều kiện thực hiện 27 KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian học tập và tìm hiểu, đề tài “Cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổphần Cơ khí 19 – 8” đã hoàn thành Ngoài sự nỗ lực của bản thân, em đã nhậnđược sự khích lệ, giúp đỡ từ phía Nhà trường, Quý thầy cô, Quý Công ty, gia đình

và bạn bè

Trước hết, em xin chân thành cám ơn các Thầy, Cô giáo Quản trị văn phòngcủa Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo, góp ý và tạo mọi điều kiệnthuận lợi để em hoàn thành đề tài nghiên cứu một cách tốt nhất

Em xin phép cảm ơn Thầy Vi Tiến Cường – Giảng viên Khoa Quản trị văn

phòng đã cung cấp kiến thức, chỉ bảo và chỉnh sửa giúp bài nghiên cứu của emhoàn thiện hơn

Đồng thời qua đây em cũng xin cám ơn sự tận tình giúp đỡ của Chú Trần

Tuấn Anh – Giám đốc Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8, Cô Nguyễn Thị Thanh –

Trưởng phòng Tổ chức - Lao động Công ty, cùng các anh chị cán bộ trong Công ty

đã nhiệt tình giúp đỡ cho em hoàn thành tốt bài nghiên cứu này

Mặc dù đã rất cố gắng, nhưng bài nghiên cứu không tránh khỏi những thiếusót Vì vậy em rất mong nhận được những phản hồi và đóng góp của các thầy côcùng các bạn để hoàn thiện bài nghiên cứu này hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

BẢNG CHÚ THÍCH CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Cấu trúc của đề tài 2

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP 3

1.1 Một số khái niệm 3

1.1.1 Khái niệm tổ chức 3

1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức 3

1.2 Các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản 4

1.2.1 Cơ cấu tổ chức nằm ngang 4

1.2.2 Cơ cấu tổ chức hình tháp 4

1.2.3 Cơ cấu tổ chức mạng lưới 6

1.2.4 Cơ cấu tổ chức trực tuyến 7

1.2.5 Cơ cấu tổ chức chức năng 8

1.2.6 Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng 9

1.2.7 Cơ cấu tổ chức theo khách hàng 10

1.2.8 Cơ cấu tổ chức theo khu vực 10

1.3 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức 11

1.3.1 Tính mục tiêu 11

1.3.2 Tính tối ưu 11

1.3.3 Tính tin cậy 12

1.3.4 Tính linh hoạt 12

1.3.5 Tính hiệu quả 12

1.4 Vai trò của cơ cấu tổ chức 12

Chương 2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ19 – 8 14

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần cơ khí 19 - 8 14

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 14

2.1.1.1 Tên và địa chỉ Công ty 14

2.1.1.2 Thời điểm thành lập và quá trình phát triển của Công ty 14

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 15

2.1.2.1 Chức năng 15

2.1.2.2 Nhiệm vụ 15

2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của Công ty 16

2.2.1 Mục tiêu, chiến lược phát triển của Công ty 16

2.2.2 Loại hình và quy mô Công ty 17

2.2.3 Môi trường 17

2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 18

2.3.1 Mô hình cơ cấu tổ chức 18

2.3.2 Mối quan hệ công tác giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức 20

2.3.2.1 Giữa các phòng, ban, phân xưởng với Giám đốc 20

2.3.2.2 Giữa các phòng, ban, phân xưởng với các Phó Giám đốc 21

2.3.2.3 Giữa các phòng, ban, phân xưởng với nhau 21

2.4 Đánh giá mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 22

2.4.1 Ưu điểm 22

2.4.2 Nhược điểm 22

Chương 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ 19 – 8 24

3.1 Không ngừng hoàn hiện bộ máy tổ chức quản lý của Công ty 24

3.1.1 Mục tiêu 24

3.1.2 Nội dung 24

3.1.3 Điều kiện thực hiện 25

3.2 Sắp xếp và phân công lại nhiệm vụ của một số phòng ban 25

3.2.1 Mục tiêu 25

3.2.2 Nội dung 25

3.2.3 Điều kiện thực hiện 26

3.3 Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực, trình độ cán bộ công nhân viên trong Công ty 26

3.3.1 Mục tiêu 26

3.3.2 Nội dung 26

3.3.3 Điều kiện thực hiện 27

KẾT LUẬN 28

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay trong nền kinh tế thị trường có sự quản lí của nhà nước, các doanhnghiệp đặc biệt quan tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệpmình, phải tự quyết định từ khâu sản xuất cho đến khâu tiêu thụ sản phẩm Bêncạnh đó, trình độ khoa học kĩ thuật ngày càng phát triển do đó nó ngày càng tạo ranhiều loại máy móc, thiết bị hiện đại, các loại dây chuyền sản xuất với công nghệtiên tiến đòi hỏi các nhà quản trị phải nắm bắt kịp thời và cơ cấu tổ chức củadoanh nghiệp phải được xây dựng phù hợp với một nền kinh tế thị trường đầy biếnđộng

Cơ cấu tổ chức đóng vai trò hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến sự hìnhthành và phát triển của tổ chức Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp được tạo lập

để thực hiện các kế hoạch, chiến lược của doanh nghiệp đó nên nó luôn luôn phảiđược xây dựng để phù hợp với nhiệm vụ, phù hợp với yêu cầu mới Một cơ cấu tổchức hợp lí là tiền đề mang lại hiệu quả trong quá trình hoạt động, góp phần khôngnhỏ vào việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp, tạo ra ưu thế trong cạnhtranh cũng như lợi thế trong hợp tác, là nhân tố tác động trực tiếp tới sự thành bạicủa tổ chức

Việc xây dựng và hoàn thiện được một cơ cấu tổ chức phù hợp là không hềđơn giản Nó đòi hỏi nhà quản trị phải có một trình độ kiến thức, có một vốn hiểubiết nhất định Mặt khác còn có sự nghiên cứu một cách kĩ lưỡng đối với doanhnghiệp, với môi trường kinh tế

Qua tìm hiểu thực tế cùng với những lí do trên, em quyết định chọn đề tài:

“Cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8” làm đề tài nghiên cứu của

mình cho bài tiểu luận

- Việc lựa chọn đề tài ″Cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8″

giúp làm sáng tỏ mô hình cơ cấu tại Công ty, qua đó thấy được ưu nhược điểm để

có thể phát huy ưu điểm và tìm ra giải pháp khắc phục những nhược điểm còn tồntại.

Kết quả đạt được của đề tài có thể làm tài liệu tham khảo cho Công ty và bạnđọc

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8

- Phạm vi nghiên cứu: Để tìm hiểu cũng như nghiên cứu về một vấn đề cầnnhiều cách tiếp cận khác nhau Trong bài nghiên cứu của mình, em tập trung nghiêncứu về:

+ Nội dung: Cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8

+ Không gian: Tại Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8

+ Thời gian: Từ năm 2013 đến năm 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

- Đề tài được hoàn thiện bằng việc sử dụng các phương pháp nghiên cứu :+ Phương pháp thu thập thông tin, tra cứu tài liệu

+ Phương pháp thống kê

+ Phương pháp phân tích, tổng hợp

+ Phương pháp đánh giá

5 Cấu trúc của đề tài

Ngoài Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, đề tàiđược kết cấu bao gồm 3 chương:

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP

Chương 2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ 19 – 8

Chương 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ 19 – 8

Có thể thấy tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng một cách linh hoạt:

- Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mụcđích chung

- Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai xây dựng các hình thức cơ cấu làmkhuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra đốivới kế hoạch

- Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị, bao gồm việc đảmbảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của tổ chức

1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức

Theo Nguyễn Hải Sản: “Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệhoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ, cũng như những công việctập thể Sự phân chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽlàm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi ngườithấy họ phải cùng nhau làm việc như thế nào.” [2, tr194]

Với cách tiếp cận là chức năng của hoạt động quản lí, cơ cấu tổ chức là tổnghợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân) có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau,được chuyên môn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định để thựchiện các hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã xác định

Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các bộ phận khác nhau, được chuyên môn

hóa và có trách nhiệm quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau vàđược bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

1.2 Các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản

1.2.1 Cơ cấu tổ chức nằm ngang

Cơ cấu tổ chức nằm ngang là loại cơ cấu chỉ có một vài cấp quản trị vàhướng tới một nền quản trị phi tập trung Mô hình cơ cấu tổ chức này có những đặcđiểm:

- Mọi nhân viên của tổ chức đều được khuyến khích tham gia vào quá trình

ra quyết định (QĐ)

- Công việc được xác định khái quát

- Giới hạn linh hoạt giữa các công việc và các bộ phận

- Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm

- Di chuyển nhân lực theo chiều ngang

Mô hình cơ cấu tổ chức này hoạt động hiệu quả trong môi trường ổn định và cóthể dự báo trước được Trong môi trường năng động cơ cấu này tỏ ra ít có hiệu quả

Cơ cấu tổ chức hình tháp có những đặc điểm:

- Mô tả công việc chi tiết, chuyên môn hóa hoạt động.

- Giới hạn cứng nhắc giữa các công việc và bộ phận

- Các cá nhân làm việc độc lập

- Di chuyển nhân lực theo chiều dọc

Mô hình cơ cấu tổ chức hình tháp:

PHÒNG HÀNHCHÍNH

CHỦ TỊCH HĐQT

PHÒNG THICÔNG KT

PHÒNG KINH

DOANH

Bộphận thi công

BP pháttriển

Bộ phận kế toán

BộphậnnhânsựBAN GIÁM ĐỐC

1.2.3 Cơ cấu tổ chức mạng lưới

Cơ cấu tổ chức mạng lưới là cơ cấu mà trong đó mối quan hệ giữa các thànhviên (cá nhân, đơn vị) được thực hiện trên cơ sở bình đẳng

Cơ cấu tổ chức mạng lưới được áp dụng khi:

- Cần thực hiện chiến lược quản trị chất lượng đồng bộ;

- Thâm nhập thị trường quốc tế với những rào cản bởi đối thủ cạnh tranh ởnước sở tại;

- Cần quản trị rủi ro trong quá trình phát triển công nghệ với chi phí cao

Mô hình cơ cấu tổ chức mạng lưới có những đặc điểm:

- Quản trị theo phương thức tập thể

- Trọng tâm là các nhóm, các thành viên

- Liên kết với khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh

Mô hình cơ cấu tổ chức mạng lưới:

LÃNH ĐẠO CẤP 1

LÃNH ĐẠO CẤP 2

Đối tượng quản lý 1 Đối tượng quản lý 2

Người lãnh đạo CN B

Đối tượng quản lý 3

Người lãnh đạo CN CNgười lãnh đạo CN B

Người lãnh đạo CN A

1.2.4 Cơ cấu tổ chức trực tuyến

Cơ cấu tổ chức trực tuyến là mô hình tổ chức quản lý mà trong đó một cấpquản lý chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp Hệ thống trực tuyến hìnhthành một đường thẳng rõ ràng về quyền ra lệnh và trách nhiệm từ lãnh đạo cấpcao đến cấp cuối cùng Mô hình cơ cấu tổ chức này đòi hỏi người quản lý ở mỗicấp phải có những hiểu biết tương đối toàn diện về các lĩnh vực

Cơ cấu tổ chức trực tuyến phù hợp với các tổ chức nhỏ vì một người quản lýcấp trên có thể hiểu rõ được những hoạt động của cấp dưới và ra những mệnh lệnhtrực tiếp một cách đúng đắn cho cấp dưới không cần qua một cơ quan giúp việctheo chức năng nào Đối với những tổ chức lớn, người đứng đầu tổ chức khi ramệnh lệnh thường cần tham khảo ý kiến của các bộ phận chức năng

Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến có đặc điểm:

- Mỗi thành viên, mỗi bộ phận chỉ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của một lãnhđạo cấp trên

- Không có các phòng ban chức năng

Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến:

Tổ trưởng trưởngTổ trưởngTổ trưởngTổ

Tổ trưởng

Tổ

trưởng

Quản đốc phân xưởng 1 Quản đốc phân xưởng 2 Quản đốc phân xưởng 3

GIÁM ĐỐC

1.2.5 Cơ cấu tổ chức chức năng

Cơ cấu tổ chức chức năng là cơ cấu được tổ chức dựa trên chuyên môn hóatheo chức năng công việc Những nhiệm vụ quản trị của tổ chức được phân chiacho các đơn vị riêng biệt, từ đó mà hình thành những người lãnh đạo đảm nhậnthực hiện một chức năng nhất định Mô hình cơ cấu này lần đầu tiên được áp dụngvới chế độ đốc công, sau đó phạm vi ứng dụng của nó được mở rộng ra phù hợpvới khối lượng công tác quản trị ngày càng lớn

Trong cơ cấu tổ chức chức năng, các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo cácđơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp củamình Mặt khác, trong cơ cấu này những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dướichẳng những nhận mệnh lệnh từ người lãnh đạo tổ chức, mà cả từ người lãnh đạocác chức năng khác nhau Bởi vậy, vai trò của người lãnh đạo tổ chức là phải phốihợp cho được sự ăn khớp giữa những người lãnh đạo chức năng, đảm bảo sự thốngnhất trong chỉ đạo, tránh tình trạng mâu thuẫn, trái ngược nhau

Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng có đặc điểm:

- Các chức năng được chuyên môn hóa hình thành nên các bộ phận chứcnăng

- Các bộ phận chức năng có quyền ra QĐ hành chính đối với các bộ phậntrực tuyến

Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng:

Quản trị chức năng A

Quản đốc phân xưởng

1

1.2.6 Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng

Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng là mô hình cơ cấu phối hợp giữa hailoại cơ cấu tổ chức là cơ cấu tổ chức trực tuyến và cơ cấu tổ chức chức năng.Trong cơ cấu này, người lãnh đạo tổ chức được sự giúp đỡ của các phòng ban chứcnăng tham mưu để ra quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định.Những người lãnh đạo các tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và đượctoàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách Những người lãnh đạo chứcnăng không có quyền ra quyết định trực tiếp cho những người ở các tuyến mà chỉquản lí trực tiếp bộ phận chức năng chuyên môn của mình

Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng có đặc điểm:

- Các chức năng được chuyên môn hóa hình thành nên các bộ phận chứcnăng

- Các bộ phận chức năng không có quyền ra QĐ hành chính đối với các bộphận trực tuyến

Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng:

GIÁM ĐỐC

Quản đốc phânxưởng 3

Quản đốc phânxưởng 2

Quản trị chức năng D

Quản trị chức năng C

Quản trị chức năng B

Quản đốc phân

xưởng 1

Quản trị

chức năng A

1.2.7 Cơ cấu tổ chức theo khách hàng

Cơ cấu tổ chức theo khách hàng là kiểu tổ chức lực lượng hoạt động dựatrên những đặc điểm của khách hàng như: quy mô khách hàng, nhu cầu sử dụngcủa khách hàng

Cơ cấu tổ chức theo khách hàng có đặc điểm: Phân chia bộ phận dựa trên cơ

sở khách hàng và những nhu cầu mang đặc trưng riêng của từng khách hàng

Mô hình cơ cấu tổ chức theo khách hàng:

1.2.8 Cơ cấu tổ chức theo khu vực

Cơ cấu tổ chức theo khu vực thường được sử dụng ở các doanh nhiệp hoạtđộng ở nhiều khu vực thị trường khác nhau Tại mội khu vực địa lý, nhà quản trịcấp cao giao quyền cho nhà quản trị cấp dưới mình đứng đầu bộ phận đảm nhiệmtất cả các chức năng thay vì phân chia các chức năng hay tập hợp mọi công việc vềvăn phòng trung tâm

Cơ cấu tổ chức theo khu vực có đặc điểm:

- Tổ chức hoạt động trên quy mô rộng

- Sử dụng mô hình phân chia theo khu vực khi tiến hành các công việc giốngnhau ở các khu vực địa lý khác nhau

GIÁM ĐỐC KINH DOANH

Quản lý tín dụng

cơ quan chính phủ

Quản lý tín dụng công thương Quản lý

tín dụng nông nghiệp

Mô hình cơ cấu tổ chức theo khu vực:

1.3 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức

1.3.1 Tính mục tiêu

Mọi tổ chức đều có mục tiêu nhất định, rõ ràng Mục tiêu của tổ chức là cái

mà mọi người trong tổ chức đều cố gắng để đạt tới Tuy nhiên tuỳ từng tổ chứckhác nhau mà có mục tiêu khác nhau (một tổ chức tham gia sản xuất thì mục tiêu

là đạt lợi nhuận tối đa, còn các tổ chức phúc lợi xã hội thì mục tiêu là phục vụđược nhiều các công tác xã hội), nhưng trong mọi tổ chức thì mục tiêu hoạt độngluôn được xác định một cách rõ ràng

Cơ cấu tổ chức của một tổ chức được tạo lập để thực hiện mục tiêu của tổchức thông qua các kế hoạch, chiến lược của tổ chức Bởi vậy, một cấu tổ chứcđược coi là có kết quả nếu thực sự trở thành công cụ hữu hiệu để thực hiện cácmục tiêu của tổ chức

và trách nhiệm thiếu rõ ràng; tạo ra nhiều đầu mối chỉ đạo và tăng biên chế gián

GIÁM ĐỐC KINH DOANH

Quản lý khu vưcMiền Nam

tiếp làm cho chi phí quản lý lớn Ngược lại, quá ít khâu sẽ không quán xuyến đượchết các chức năng cần thiết; hoặc thiếu chuyên sâu từng chức năng.

Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo quán xuyến hết khối lượng công việc và cóthể quản lý, kiểm tra được Bên cạnh đó, tính tối ưu của cơ cấu tổ chức còn thểhiện sự cân đối, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức

1.3.3 Tính tin cậy

Sự điều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt động trong doanh nghiệp đòihỏi thông tin phải được cung cấp chính xác và kịp thời Cơ cấu tổ chức phải bảođảm được tính tin cậy cao của các thông tin đó Tính tin cậy còn thể hiện ở chỗmọi bộ phận đều hiểu rõ và làm đúng chức năng, nhiệm vụ của mình (không thiếusót, không trùng nhau), sử dụng đúng quyền hạn và có khả năng chịu trách nhiệm

Cơ cấu tổ chức phải xác định rõ vị trí từng bộ phận cất thành trong cả hệthống với các mối quan hệ dọc – ngang để không gây vướng mắc, chồng chéo, cảntrở lẫn nhau; tạo được mối liên hệ gắn bó của tổ chức

1.3.4 Tính linh hoạt

Trong quá trình hoạt động không phải bao giờ cũng diễn ra bình thườngđúng như dự kiến Nó phụ thuộc các diễn biến của thị trường luôn thay đổi cùngvới các yếu tố chính trị, xã hội phức tạp đòi hỏi tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huốngnào xảy trong tổ chức cũng như ngoài môi trường để kịp thời ứng phó

1.3.5 Tính hiệu quả

Tính hiệu quả cơ cấu tổ chức thể hiện ở sự tinh gọn (vừa đủ, không thiếu,không thừa) và hiệu suất làm việc của nó; tức là tinh gọn nhưng phải đảm bảo thựchiện được những mục tiêu của tổ chức Song song với đó là chi phí bỏ ra so với kếtquả nhận về

Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện được những mục tiêu của tổ chứcvới chi phí thấp nhất

1.4 Vai trò của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức đóng vai trò hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến sự hìnhthành và phát triển của tổ chức

Thứ nhất, cơ cấu tổ chức phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác chotừng công việc cụ thể Mỗi một công việc đều đòi hỏi những nguồn lực khác nhau,

do vậy cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp được xây dựng nhằm đảm bảo chocác nguồn lực được phân công cho đúng các công việc của nó Từ đó, giúp chocông việc được hoàn thành một cách có hiệu quả nhất

Thứ hai, cơ cấu tổ chức xác định trách nhiệm và cách thức thể hiện vai tròcủa mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc sơ đồ tổ chức và hệthống phân cấp quyền hạn trong tổ chức Cơ cấu tổ chức xác định rõ mỗi mộtthành viên đều phải định rõ công việc và trách nhiệm của mình trước công việcđược giao, để từ đó chịu trách nhiệm trước những hậu quả mà mình gây ra, đảmbảo cho công việc hoàn thành mang tính tối ưu nhất

Thứ ba, cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên trong tổ chức vị trí, quy trìnhhoạt động và mối quan hệ của họ với những nhân viên khác trong tổ chức Đồngthời, giúp họ hiểu được những kỳ vọng của cấp trên cũng như của tổ chức đối với

họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích củamỗi công việc Điều đó giúp cho mỗi nhân viên sẽ càng tích cực hơn trong côngviệc của mình vì họ cảm thấy được cấp trên cũng như tổ chức trân trọng họ Từ đóđem lại hiệu quả tốt nhất trong công việc cho tổ chức

Thứ tư, cơ cấu tổ chức xác định quy chế về thu thập, xử lý thông tin nội bộ

Từ đó để ra quyết định và giải quyết các vấn đề của tổ chức Cơ cấu tổ chức giúpcho việc thu thập thông tin nội bộ một cách nhanh chóng nhất, chính xác nhất để từ

đó các nhà quản trị có thể đưa ra cách thức giải quyết các vấn đề một cách nhanhchóng, hiệu quả, chính xác

Tiểu kết

Trong Chương này em trình bày cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bao gồm: cáckhái niệm về tổ chức, cơ cấu tổ chức, trình bày các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản,yêu cầu và vai trò của cơ cấu tổ chức Những điều trình bày ở Chương này là cơ sở để

có cái nhìn khách quan, khoa học về cơ cấu tổ chức, qua đó giúp chúng ta hiểu rõ hơn

về thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần cơ khí 19 -8 được trình bày ởchương tiếp theo

Chương 2.

THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ

19 – 8 2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần cơ khí 19 - 8

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

2.1.1.1 Tên và địa chỉ Công ty

Tên giao dịch: Công ty cổ phần cơ khí 19 – 8

Tên giao dịch quốc tế: 19 – 8 Mechanical Joint Stock Company

- Giám đốc: Ông Trần Tuấn Anh

- Địa chỉ: Minh Trí – Sóc Sơn – Hà Nội

- Điện thoại: 04 5995 5340, 04 5995 5455

- Email: cokhi198@gmail.com

- Mã số thuế: 2500161619

- Tổng vốn điều lệ: 6,7 tỷ đồng

2.1.1.2 Thời điểm thành lập và quá trình phát triển của Công ty

Công ty cổ phần cơ khí 19 – 8 được thành lập ngày 06/06/1979 theo Quyếtđịnh số 137Cl/TC của Bộ Cơ khí luyện kim với tên gọi ban đầu là Nhà máy đại tu

ô tô Kim Anh Nhiệm vụ chính của Nhà máy là sửa chữa và sản xuất phụ tùng ô tô

Sự ra đời của Nhà máy là sự hợp tác giữa hai chính phủ Việt Nam và Liên Xô cũtrước đây

Năm 1983, Nhà máy đổi tên là Nhà máy ô tô số 7 và chuyển sang Cục Vậntải ô tô thuộc Bộ Giao thông vận tải

Năm 1993, theo Quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước, Nhà máy đổitên là Nhà máy Cơ khí Giao thông vận tải 19 – 8 thuộc liên hiệp cơ khí giao thôngvận tải với nhiệm vụ mới là sản xuất phụ tùng ô tô và phụ kiện đường sắt

Năm 1996, theo Quyết định 1465 QĐ/TCCB – LĐ ngày 15/6/1996 của BộGiao thông vận tải và Nhà máy đổi tên là Công ty Cơ khí 19 – 8 thuộc Tổng Công

ty Cơ khí Giao thông vận tải – Bộ Giao thông vận tải

Từ tháng 7 năm 2005, theo quyết định số 3808/QĐ – BGTVT ngày 09/12/2004chuyển đổi Công ty Cơ khí 19 – 8 thành Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8

Trải qua quá trình phát triển và trưởng thành, Công ty Cổ phần Cơ khí 19 –

8 với gần 40 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp linh kiện cơ khícác loại, cùng với đội ngũ công nhân lành nghề, cán bộ giàu kinh nghiệm đã trụvững, lớn mạnh trong cơ chế trị trường

Hiện nay, Công ty là nhà cung cấp linh kiện phụ tùng ô tô chính hãng chohãng HUYNDAI MOTORS VIETNAM và xuất khẩu đi các thị trường: Pháp, Đức,Lào, Myanmar, Thái Lan, Nam Phi Công ty được cấp giấy chứng nhận hệ thốngquản lý chất lượng ISO 9001-2008, chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn DIN2094:2006-09 (CHLB Đức), chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn Việt NamTCVN 2156-77

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

2.1.2.1 Chức năng

Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 là doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng công

ty Công nghiệp Ô tô Việt Nam – Bộ Giao thông vận tải Công ty sản xuất các sảnphẩm chính là:

+ Nhíp các loại xe ô tô có trọng tải từ 0,5 – 30 tấn

+ Quang, bạc, ắcnhớp, bulung, ê cu các loại

+ Nhíp tầu hoả, xe điện các loại

+ Các loại lò xo kéo, nén, vòng đệm vênh

+ Phụ kiện đường sắt: Tấm kẹp đàn hồi, căn u, guốc hãm

+ Các sản phẩm cơ khí: Dao cắt, kim loại, tre, giấy…

+ Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, đầu tư mở rộng, đổi mới trang thiết

bị bảo đảm sản xuất kinh doanh có lãi và làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước

+ Nghiên cứu thực hiện có hiệu quả các biện pháp nâng cao chất lượng sảnphẩm nhằm tăng sức cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thụ

+ Nghiên cứu áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ mới nhằmnâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất kinh doanh, bảo vệ môitrường.

+ Quản lý và đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên tại đơn vị nhằm xâydựng và củng cố, nâng cao chất lượng đội ngũ công nhân kỹ thuật

+ Ngoài ra Công ty còn thực hiện đầy đủ chế độ chính sách tiền lương, bảohiểm xã hội, an toàn bảo hiểm lao động đối với công nhân viên của Công ty

2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của Công ty

2.2.1 Mục tiêu, chiến lược phát triển của Công ty

- Mục tiêu:

Xây dựng Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 ngày càng lớn mạnh hơn trên cơ

sở xây dựng đội ngũ lãnh đạo có bản lĩnh chuyên nghiệp; xây dựng đội ngũ quản

lý, kinh doanh giỏi, lực lượng lao động chuyên nghiệp; nâng cao năng lực quản trịdoanh nghiệp, liên kết cao hơn về tài chính đồng thời sử dụng hài hòa hợp lý cácnguồn lực tạo hiệu quả hoạt động cao nhất

- Chiến lược phát triển:

+ Đầu tư vào việc nâng cao năng suất, chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm đểđáp ứng ngày càng tốt nhu cầu của khách hàng

+ Đặc biệt quan tâm đến công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực, nângcao tay nghề cho cán bộ công nhân viên và nâng cao năng lực, trình độ quản lý choban lãnh đạo công ty

+ Không ngừng đổi mới và cải thiện môi trường làm việc cho người laođộng, văn hóa tổ chức của công ty

+ Tăng cường công tác kiểm tra, quản lý nguồn nguyên, nhiên liệu đầu vào,sản phẩm đầu ra đảm bảo chất lượng sản xuất

+ Thường xuyên theo dõi, giám sát quá trình hoạt động, đảm bảo bố trí hợp

lý lực lượng lao động vào các bộ phận trong công ty

+ Hoạt động sản xuất kinh doanh được chú trọng hàng đầu, không ngừng cảitiến, mở rộng quy mô sản xuất và chiếm lĩnh thị trường , nâng cao địa vị và danhtiếng của công ty

+ Thực hiện tiết kiệm triệt để trong sản xuất kinh doanh và đầu tư phát triển,tránh lãng phí nguồn lực không cần thiết ảnh hưởng tới kết quả hoạt động của côngty.

+ Đặt khách hàng là trung tâm cho mọi hoạt động của công ty, thườngxuyên theo dõi, cập nhật diến biến thị trường để xây dựng và triển khai cácchính sách kinh doanh linh hoạt nhằm khai thác triệt để cũng như nắm bắt kịpthời các thời cơ kinh doanh

Từ mục tiêu và chiến lược phát triển mà Công ty tiến hành xây dựng cơ cấu

tổ chức phù hợp để thực hiện được mục tiêu đã đề ra Cơ cấu tổ chức cần phải phùhợp với chiến lược kinh doanh mà công ty theo đuổi thì công ty mới có thể tồn tại

và phát triển

2.2.2 Loại hình và quy mô Công ty

Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 được tổ chức hoạt động và điều hành theoloại hình công ty cổ phần, bởi vậy cơ cấu tổ chức của công ty khi được xây dựngphải đảm bảo phù hợp với loại hình công ty cổ phần

Bên cạnh đó, khi lựa chọn cơ cấu tổ chức ban lãnh đạo công ty cũng chú tâmđến quy mô tổ chức Tổ chức có quy mô lớn thường có xu hướng chuyên môn hóa,

có nhiều cấp quản lý, nhiều luật lệ và quy định; độ phận hóa cao hơn các tổ chức

có quy mô nhỏ

Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 có quy mô thuộc vào loại vừa và nhỏ, do vậy

cơ cấu tổ chức của công ty cũng khá đơn giản, ít cấp quản lý và độ phân hóa khôngcao

2.2.3 Môi trường

Môi trường là một trong những nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức củaCông ty Môi trường ở đây bao gồm môi trường bên trong công ty và môi trườngbên ngoài công ty

Môi trường bên trong ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức là các yếu tố về conngười, yếu tố về cơ sở vật chất Đó là trình độ chuyên môn của lực lượng lao độngtrong công ty và hệ thống máy móc công nghệ, khoa học kỹ thuật áp dụng trongquá trình hoạt động của công ty

Lực lượng lao động trong Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 chủ yếu là laođộng có trình độ chuyên môn, tay nghề, trực tiếp tham gia vào hoạt động trongcông ty Bên cạnh đó, công ty chủ yếu sản xuất sản phẩm cơ khí, do vậy mà cókhối lượng máy móc tương đối nhiều, áp dụng khoa học công nghệ vào quá trìnhsản xuất Nhờ vậy mà cơ cấu tổ chức có thể thiết kế đơn giản, ít cần các bộ phận hỗtrợ gây cồng kềnh cho bộ máy tổ chức.

Môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến cơ cấu Công ty đó là các yếu tố về vănhóa, chính trị, kinh tế, pháp luật, các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, khách hànghay nhà phân phối

Những yếu tố này ảnh hưởng khá lớn tới cơ cấu tổ chức Khi có các quyđịnh, luật pháp do Chính phủ đưa ra thay đổi sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinhdoanh của công ty Hay sự thay đổi trong công việc thu mua nguyên vật liệu và sựthay đổi về thị hiếu khách hàng Những điều này đều có thể làm cho cơ cấu tổchức của công ty bị thay đổi

2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8

2.3.1 Mô hình cơ cấu tổ chức

Mỗi công ty có một cách tổ chức bộ máy riêng phù hợp với mục tiêu, phùhợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, tính chất ngành nghề, quy mô vàloại hình công ty

Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 được tổ chức hoạt động và điều hành theo môhình công ty cổ phần tuân thủ theo các quy định của pháp luật hiện hành

Bên cạnh đó, Công ty có địa bàn sản xuất kinh doanh tập trung, có quy mô sảnxuất thuộc vào loại vừa và nhỏ, xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất nên tổ chứcquản lý của công ty còn mang những đặc điểm riêng

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ 19 – 8