Bài giảng Học phần Nghiệp vụ thư ký văn phòng: Chương 4 - Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo

Bài giảng Học phần Nghiệp vụ thư ký văn phòng: Chương 4 - Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo cung cấp cho các bạn những kiến thức về mục đích, yêu cầu của các chuyến công tác; lập kế hoạch chuyến công tác; trách nhiệm của TK khi tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo.

Học phần: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ThS: Đặng Thanh Nam (Bộ mơn: Quản trị Văn phịng-SGU) Chương IV TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO I Mục đích, yêu cầu chuyến cơng tác Mục đích chuyến cơng tác lãnh đạo : - Thực nhiệm vụ cụ thể xác định kế hoạch cơng tác - Kiểm tra thực tế triển khai cơng việc - Nghiên cứu, thăm dị, khảo sát tình hình - Tham quan, học hỏi kinh nghiệm - Dự hội thảo, hội nghị, triển lãm… Yêu cầu việc tổ chức chuyến cơng tác lãnh đạo: - Tìm hiểu mục đích chuyến cơng tác để chuẩn bị tài liệu, thủ tục, kinh phí, phương tiện - Nắm vững quy định chế độ công tác đặc biệt tiêu chuẩn chi tiêu tài II Lập kế hoạch chuyến cơng tác Thông thường lập KH cho chuyến công tác dài ngày, với số lượng đông cho chuyến công tác nước Nội dung KH - Địa điểm cơng tác (tại HN, Đà Nẵng…) - Mục đích chuyến cơng tác (kiểm tra, báo cáo…) - Nội dung giải chuyến (kiểm tra tài chính, kiểm tra nhân sự…) - Thời gian chuyến công tác (từ ngày… đến ngày… ) - Thành phần: số lượng, trưởng đồn, số nam giới – nữ giới - Phương tiện: (máy bay, xe cơng ty 12 chỗ…) - Tài liệu cần mang theo (báo cáo tình hình KD, phương án phân chia cổ tức, dự thảo KH mở đại lý…) - Dự tốn kinh phí (dự trù số tiền cho chuyến đi) III Trách nhiệm TK tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Trường hợp TK không cùng: a Liên hệ với nơi đồn tới công tác (email, điện thoại, văn bản…) + + + + Mục đích, nội dung, chương trình làm việc Số lượng, trưởng đoàn, số nam, nữ… Thời gian làm việc Các đề nghị khác nơi ăn nghỉ, điều kiện làm việc… b Chuẩn bị văn bản, tài liệu chuyến cơng tác Tùy mục đích chuyến cơng tác mà có chuẩn bị tài liệu khác nhau: VD: Đi kiểm tra - Kế hoạch, tiêu, định mức, nhiệm vụ … giao cho đơn vị bị kiểm tra - Văn Quy trình hướng dẫn thực nhiệm vụ - Báo cáo đơn vị bị kiểm tra trình thực nhiệm vụ - Các nội dung để trả lời thắc mắc, kiến nghị đơn vị bị kiểm tra Báo cáo : - Báo cáo thể tình hình thực nhiệm vụ phân cơng - Báo cáo thể thuận lợi, khó khăn thực nhiệm vụ - Các tài liệu thể số liệu kết thực hiện, tài chính, … - Các văn trình bày kiến nghị, đề xuất, cải tiến… Khảo sát, phát triển thị trường: - Các nội dung cần khảo sát (sản phẩm, giá cả, mẫu mã…) - Bảng câu hỏi, phiếu điều tra… - Các mẫu tổng hợp kết nhanh Đàm phán: - Các văn có liên quan tới nội dung đàm phán - Các văn pháp luật điều chỉnh liên quan tới nội dung đàm phán - Dự thảo hợp đồng, thỏa thuận kinh tế - Thông tin đối tác (điểm mạnh, điểm yếu) - Hồ sơ thể lực cơng ty (GPKD, báo cáo kiểm tốn, giấy tờ sở hữu tài sản …) c Chuẩn bị phương tiện - Liên hệ thuê xe (Soạn thảo hợp đồng thuê xe), đặt vé máy bay… - Lưu ý chuẩn bị phương tiện: + Địa điểm cơng tác, + Lịch trình chuyến + Số lượng thành viên + Khả tài DN… Trường hợp TK a Liên hệ với nơi đồn tới cơng tác (như trên) b Chuẩn bị tài liệu (như trên) c Chuẩn bị phương tiện (như trên) d Chuẩn bị thủ tục - Giấy giới thiệu đồn - Giấy đường (cơng lệnh) - Hộ chiếu, giấy tờ tùy thân… e Chuẩn bị kinh phí - Lập dự tốn chuyến cơng tác - Trình phê duyệt dự tốn - Ứng quản lý kinh phí Bản dự tốn chuyến cơng tác Hà Nội STT NOÄ I DUNG Vé máy bay Phịng Ăn Tà i liệ u …………………… Toå ng chi Người lập ký Đơn giá Số lượng Lượt/ngày Thành tiền 1.700.000 03 02 10.200.000 300.000 03 04 3.600.000 …………… Giám đốc ký f Lập lịch trình chuyến cơng tác • Xác định rõ thời gian di chuyển (thời gian làm việc) • Xác định rõ địa điểm (làm việc, lưu trú, dừng chân) • Có thể xác định phương tiện di chuyển • Có thể ghi nội dung làm việc địa điểm, điều cần lưu ý tới thành viên đoàn nơi g Các chuẩn bị khác - Các máy móc, thiết bị kỹ thuật cần mang theo (máy tính, máy chụp hình, ghi âm, camera, máy kiểm tra tiền ) - Các thuốc bệnh thông thường - Những sách hướng dẫn văn hoá, phong tục, tập quán (cẩm nang du lịch, đồ…) • Tùy trường hợp để chuẩn bị điều kiện khác (ký kết hợp đồng, tham quan, mừng lễ kỷ niệm…) • Tùy đối tượng để chuẩn bị quà tặng cho phù hợp • Tham khảo trước địa điểm cung cấp dịch vụ địa phương IV Trong lãnh đạo công tác Trường hợp TK không đồn, TK có nhiệm vụ sau: - Giúp người uỷ quyền điều hành công việc hàng ngày - Tập hợp, xếp công văn, tài liệu gửi cho lãnh đạo - Cung cấp thơng tin kịp thời cho lãnh đạo theo yêu cầu lãnh đạo chuyến cơng tác - Ghi chép lời nhắn, công việc cần thiết, xin hẹn làm việc (lập nhật ký cơng tác) - Thực công việc thuộc trách nhiệm TK 2 Trường hợp TK cùng: • Sắp xếp, chuẩn bị, tổ chức buổi làm việc với đối tác theo chương trình • Trợ giúp lãnh đạo buổi làm việc • Chuẩn bị cơng tác hậu cần, lễ tân… • Quản lý thực cơng tác tài • Tham gia buổi làm việc theo lịch trình theo yêu cầu lãnh đạo V Sau lãnh đạo cơng tác về: Trường hợp TK khơng - Báo cáo tóm tắt tình hình cơng tác quan/DN - Trình VB, tài liệu, nhật ký công tác… - Báo lịch làm việc, lịch tiếp khách lãnh đạo - Giúp lãnh đạo soạn thảo văn báo cáo kết chuyến cơng tác - Giúp lãnh đạo lập hồ sơ chuyến công tác - Tập hợp giấy tờ, chứng từ làm thủ tục toán 2 Trường hợp TK cùng: - Tổng hợp, báo cáo kết chuyến trước tập thể CQ, DN theo yêu cầu lãnh đạo - Lập hồ sơ chuyến công tác - Thực việc toán chuyến - Thực yêu cầu khác trưởng đoàn // - .. .Chương IV TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO I Mục đích, yêu cầu chuyến cơng tác Mục đích chuyến cơng tác lãnh đạo : - Thực nhiệm vụ cụ thể xác định kế hoạch cơng tác - Kiểm tra... nhiệm vụ sau: - Giúp người uỷ quyền điều hành công việc hàng ngày - Tập hợp, xếp công văn, tài liệu gửi cho lãnh đạo - Cung cấp thơng tin kịp thời cho lãnh đạo theo yêu cầu lãnh đạo chuyến cơng tác. .. Sau lãnh đạo cơng tác về: Trường hợp TK khơng - Báo cáo tóm tắt tình hình cơng tác quan/DN - Trình VB, tài liệu, nhật ký công tác? ?? - Báo lịch làm việc, lịch tiếp khách lãnh đạo - Giúp lãnh đạo