Tập Huấn Công Tác Hành Chính Văn Phòng

TẬP HUẤN CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Người trình bày: TS Đinh Vương Hùng Trưởng phòng Tổ chức – Hành I CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Khái niệm:  CÔNG TÁC VĂN THƯ: công tác nhằm bảo đảm nguồn thông tin văn bản, phục vu hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức, doanh nghiệp   CÔNG TÁC LƯU TRỮ: nhiệm vụ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm lựa chọn, lưu giữ tổ chức khoa học văn bản, tài liêu có giá trị hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin khứ làm chứng xác minh, đối chiếu cần thiết    Mục đích, ý nghĩa việc tổ chức công tác văn thư – lưu trữ   Giúp thu thập, xử lý cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn phục vụ hoạt động quản lý;   Góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán quản lý;   Góp phần bảo vệ bí mật quốc gia, địa phương, quan, doanh nghiệp;   Giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát;   Giúp quan, tổ chức, doanh nghiệp việc tổng kết lịch sử, giáo dục truyền thống, rút kinh nghiệp hoạt động quản lý, sản xuất, kinh doanh          Những quy định chung Nhà nước công tác văn thư – lưu trữ  Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08.4.2004 phủ công tác văn thư;  Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08.02.2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư;  Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 quản lý sử dụng dấu;  Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01.4.2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 58/2001 quản lý sử dụng dấu;  Thông tư 01/2011/TT-BNV ngyaf 19.01.2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuậ trình bày văn hành chính;  Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08.4.2004 Chính phủ công tác Lưu trữ  Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03.6.2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức  Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18.7.2005 Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng  Nội dung việc tổ chức công tác văn thư – lưu trữ           Nội dung tổ chức công tác văn thư Tổ chức quản lý công tác văn thư  Tổ chức nghiệp vụ công tác văn thư Tổ quản lý công tác văn thư Tổ chức phận văn thư chuyên trách; Tổ chức tuyển dụng cán đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư;  Ban hành văn đạo hướng dẫn công tác văn thư; Kiểm tra, đánh giá tình hình công tác văn thư Đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác văn thư; Tổ chức việc ứng dụng công nghệ thôn tin áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác văn thư      Tổ chức triển khai nghiệp vụ công tác văn thư Soạn thảo ban hành văn bản; Tổ chức quản lý giải văn bản; Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ; Sử dụng quản lý dấu quan  Nội dung việc tổ chức công tác lưu trữ Tổ chức quản lý công tác lưu trữ  Tổ chức triển khai thực nghiệp vụ công tác lưu trữ       Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổ chức phận phụ trách công tác lưu trữ; Bố trí phòng, kho lưu trữ theo tiêu chuẩn tài liệu để bảo quản tài liệu quan; Ban hành văn đạo hướng dẫn công tác lưu trữ; Tổ chức triển khai kiểm tra việc thực công tác lưu trữ        Tổ chức triển khai thực nghiệp vụ lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu theo định kỳ hàng năm từ đơn vị vào kho lưu trữ quan; Phân loại tài liệu lưu trữ; Xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ; Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học; Áp dụng biện pháp bảo quản tài liệu; Tổ chức khai thác sử dụng thông tin tài liệu  Tổ chức triển khai nghiệp vụ văn thư – lưu trữ  Tổ chức soạn thảo ban hành văn Xác định thẩm quyền ban hành văn  Phân công soạn thảo văn  Quy định thể thức trình bày văn  Quy định quy trình soan thảo ban hành văn   Tổ chức chuyển giao, giải quản lý văn đến  - Nguyên tắc chung: Quản lý tập trung tất văn gửi đến quan từ nguồn khác  - Quy định quan: Mọi văn đến phải qua VT quan, tổ chức, doanh nghiệp để làm thủ tục đăng ký vào sổ công văn đến  Những văn không đăng ký qua VT quan trách nhiệm giải  Quy trình xử lý văn đến:  Bước 1: Tiếp nhận văn  Bước 2: Phân loại sơ văn  Bước 3: Bóc bì văn  Bước 4: Đóng dấu đến, nghi số đến ngày đến     văn Bước 5: Đăng ký văn vào sổ Bước 6: Trình lãnh đạo quan, văn phòng (hoặc P Hành chính) Bước 7: Chuyển giao văn Bước 8: Theo dõi việc giải văn  Một số điểm cần ý tiếp nhận VB đến   Văn đến cần phân loại sơ thành     loại: Loại ưu tiên giải trước: văn có dấu hiệu mức độ khẩn; Loại không vào sổ; Loại phải bóc bì vào sổ chi tiết; Loại vào sổ không bóc bì  Những loại ưu tiên giải trước: bì thư có dấu hiệu            mức dộ khẩn: KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC HỎA TỐC HEN GIỜ Những loại không vào sổ: thư riêng, sách báo, tin… Những loại phải bóc bì vào sổ chi tiết: Ngoài bì nghi tên quan gửi thủ trưởng quan; Ngoài bì ghi gửi đơn vị chức quan Những loại phải vào sổ không bóc bì: Ghi tên riêng chức danh Thủ trưởng quan, đơn vị ( Ngoài bì có đóng dấu: NGƯỜI CÓ TÊN NHẬN MỚI ĐƯỢC BÓC BÌ) Văn mật Những loại văn cần giữ lại phong bì thư khiếu nại, tố cáo, nặc danh; Ngày nhận cách xa ngày gửi; Có dấu hỏa tốc hẹn  Tổ chức giải văn đến  Thẩm quyền giải văn đến  Thẩm quyền cao thuộc Thủ trưởng quan;  Thủ trưởng quan ủy quyền giải văn cho Trưởng phòng chuyên môn (theo chức nhiệm vụ giao);  Thủ trưởng quan ủy quyền cho trưởng phòng Hành xem xét, phân phối giải văn   Tổ chức giải VB theo quy trình thời hạn quy định  Tổ chức quản lý giải văn  Nguyên tắc chung: Tất văn quan, tổ chức, doanh nghiệp ban hành, trước gửi đi, phải qua văn thư quan, tổ chức, doanh nghiệp để làm thủ tục ban hành:  Lấy số đăng ký;  Đóng dấu phát hành;  Lưu gốc  Quy trình xử lý văn  Bước Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn  Bước Đăng ký văn vào sổ, ghi số ngày tháng đóng dấu  Bước Lưu văn  Bước Gửi văn  Bước Theo dõi việc chuyển giao văn  Một số điểm cần ý quản lý giải văn   Cán văn thư không đóng dấu vào loại văn       sau: Không thể thức; Văn mẫu chưa có nội dung cụ thể; Chưa có chữ ký người có thẩm quyền; Không thẩm quyền; Do người quan, tổ chức, doanh nghiệp mang đến * Khi không đóng dấu, cán văn thư cần nêu lý để cán chuyên môn hiểu làm lại Khi cần thiết, phải báo cáo lại cho lãnh đạo Văn phòng, phòng Hành  5.4 Tổ chức quản lý giải văn nội   Văn nội văn quan ban hành lưu hành, sử dụng nội quan   Có loại văn nội bộ:  Văn nội ban hành danh nghĩa quan, tổ chức, doanh nghiệp, soạn thảo ban hành văn tiếp nhận, giải văn dến  Văn nội đơn vị soạn thảo phát hành để thông tin, truyền đạt, xin ý kiến phạm vi nội quan, tổ chức, doanh nghiệp không đăng ký, lấy số đóng dấu pháp nhân mà quản lý đơn vị soạn thảo văn  5.5 Tổ chức giải văn mật   Quản lý văn mật phải tuân thủ theo quy       định Nhà nước Khi soạn thảo ban hành văn bản, thủ trưởng quan, đơn vị có trách nhiệm xác định mức độ mật thông tin văn Gửi văn mật Nhận văn mật Thu hòi văn mật Giao nhận văn mật Vận chuyển văn mật Lưu giữ văn mật  Thêm phần Quy chế bảo mật ????