skkn ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5s TRONG CÔNG tác HÀNH CHÍNH văn PHÒNG trường tiểu học

Tên đề tài: ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Lĩnh vực: Hành chính – Văn phòng Người thực hiện: Võ Thị Đan My Đơn vị: Trường TH Trưng Vương Bình Hòa, tháng

Tên đề tài:

ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Lĩnh vực: Hành chính – Văn phòng

Người thực hiện: Võ Thị Đan My

Đơn vị: Trường TH Trưng Vương

Bình Hòa, tháng 02 năm 2019

Phần thứ nhất: MỞ ĐẦU 2

I ĐẶT VẤN ĐỀ 2

II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 2

Phần thứ 2 : GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 3

I CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: 3

1 Khái niệm 5S 3

1.1 Sàng lọc (SERI): 3

1.2 Sắp xếp (SEITON): 3

1.3 Sạch sẽ (SEISO): 3

1.4 Săn sóc (SEIKETSU): 3

1.5 Sẵn sàng(SHITSUKE): 3

2 Lợi ích của 5S trong nhà trường 4

3 Các bước áp dụng 5

II THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ 5

1 Thuận lợi: 5

2 Khó khăn: 5

III CÁC GIẢI PHÁP ĐÃ TIẾN HÀNH ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 5

IV TÍNH MỚI CỦA GIẢI PHÁP 7

V HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 7

Phần thứ 3: KẾT LUẬN 9

I KẾT LUẬN CHUNG 9

II MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 9

DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO………11

Phần thứ nhất: MỞ ĐẦU

I ĐẶT VẤN ĐỀ

5S là một phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế

Từ văn phòng, nhà kho cho đến thư viện hoặc lớp học Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến 5S ngăn chặn sự xuống cấp của

trường học, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm hồ sơ, chứng từ cũng như tránh sự nhầm lẫn Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót

Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho tổ chức, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

Với mục đích tạo môi trường làm việc an toàn, sạch đẹp, hiệu quả và khoa học; trường TH Trưng Vương áp dụng 5S như một phương pháp cải tiến môi trường làm việc hiệu quả cho toàn trường nói chung và khối văn phòng nói riêng Xuất phát từ những nhu cầu cấp thiết đó áp dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng ra đời

II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

- 5S giúp t o ra m t môi trạ ộ ường làm vi c thu n ti n, tho i mái choệ ậ ệ ả

m i v trí;ọ ị

- 5S giúp gi m thi u/lo i b các lãng phí t i các công đo n công vi cả ể ạ ỏ ạ ạ ệ trong m t quá trình nh rút ng n th i gian v n chuy n, th i gian tìm ki m,ộ ư ắ ờ ậ ể ờ ế

lo i b các l i ch quan c a con ngạ ỏ ỗ ủ ủ ười, …

- V i m t môi trớ ộ ường làm vi c thông thoáng và khoa h c, 5S giúpệ ọ nâng cao an toàn và phòng ng a các r i ro m t cách ch đ ng;ừ ủ ộ ủ ộ

- Ý th c làm vi c vì l i ích t p th đứ ệ ợ ậ ể ược nh n th c rõ và nâng cao;ậ ứ tăng cường tính đoàn k t, g n bó gi a lãnh đ o và nhân viên, gi a nhânế ắ ữ ạ ữ viên v i nhân viên;ớ

- Khuy n khích s sáng t o và c i ti n c a các cán b công nhân viênế ự ạ ả ế ủ ộ

ch c thông qua 5S;ứ

- T o d ng, c ng c và nâng cao hình nh chuyên nghi p c a nhàạ ự ủ ố ả ệ ủ

trường t i c ng đ ng.ớ ộ ồ

Phần thứ 2 : GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

I CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM:

1 Khái niệm 5S

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn

1.1 Sàng lọc (SERI):

Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại

1.2 Sắp xếp (SEITON):

Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian

1.3 Sạch sẽ (SEISO):

Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp

Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức,

và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện

1.4 Săn sóc (SEIKETSU):

Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc

để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ

1.5 Sẵn sàng(SHITSUKE):

Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc

Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết chích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị

Hình 1: Mô hình 5S

1 Nguyên nhân thực hiện 5S

Việc bố trí các tài liệu, hồ sơ giấy tờ chưa logic, hầu như giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và không cần thiết Kết quả là có trong tay cả kho những thứ không

sử dụng được.Tại sao không sử dụng được?

* Thứ nhất là không ngăn nắp: Vì quá nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, không biết mình đang có cái gì, khi cần tìm không biết đâu mà tìm, và vẫn phải

đi mua dù đang có sẵn Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa không có tác dụng

* Thứ hai là không chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại cả thứ sử dụng được và không sử dụng được, thứ sử dụng được thì không sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn xộn làm mất thời gian tìm kiếm

– Môi trường làm việc bề bộn, không vệ sinh tạo thành thói quen, không

ai quan tâm, chỉ làm khi có đoàn kiểm tra

Chính vì vậy, áp dụng 5S là thiết yếu trong văn phòng đặc biệt phòng Văn thư – Kế toán

2 Lợi ích của 5S trong nhà trường

5S là quá trình liên tục, lâu dài nên không thể nói là “thực hiện xong” nhưng qua quá trình thực hiện sẽ thu được một số kết quả như sau:

- 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô trường học

- Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó

- Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc

- Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp

- Tăng cường phát huy sáng kiến.

- Nâng cao ý thức kỹ luật trong cơ quan

- Những vật dụng thừa được loại bỏ

- Cán bộ nhân viên có ý thức khi thực hiện công việc

- Tạo được vệ sinh, ngăn nắp tại nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước kia phải tìm kiếm, chất lượng công việc tăng

3 Các bước áp dụng

Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng

Bước 2: Phát động chương trình

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

Bước 4: Bắt đầu Seri (sàng lọc)

Bước 5: Thực hiện Seri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp) và Seiso (sẵn sàng) hàng ngày

Bước 6: Đánh giá định kì

II THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ

1 Thuận lợi:

Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo Ban giám hiệu trường TH Trưng Vương tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ tận tình cho tổ văn phòng khi thực hiện ứng dụng 5S trong công tác hành chính văn phòng Hơn nữa, với những khái niệm dễ hiểu và tính

tự giác của mọi người khi thực hiện 5S trong hành chính – văn phòng rất cao là điều kiện thuận lợi khi áp dụng

2 Khó khăn:

Việc ứng dụng 5S trong văn phòng bắt nguồn ở Nhật Bản và diễn ra khá phổ biến trong các cơ quan, trường học hay các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tuy nhiên lại chưa phổ biến ở Việt Nam đặc biệt các tỉnh Tây Nguyên Chính vì vậy

để áp dụng hiệu quả cần thời gian dài để đào tạo, nghiên cứu và thực hiện

III CÁC GIẢI PHÁP ĐÃ TIẾN HÀNH ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Quy định sắp xếp

1 Sơ đồ vị trí

khu vực làm việc của nhân viên, sếp, khu vực lối đi chung

Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho các thành viên trong tổ Phân bổ vị trí của một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác đào tạo…

2 Qui định sắp

xếp dữ liệu trên máy tính

Qui định loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ cá nhân và loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ chung

Sắp xếp theo dạng cây thư mục, tên các folder thể hiện được nội dung bên trong

3 Qui định sắp

xếp hồ sơ tài liệu : đang giải quyết, chưa giải quyết, đã giải quyết, lưu trữ

àn làm việc cá nhân phải sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng.Vật dụng sử dụng hàng ngày trên bàn làm việc phải để đúng nơi qui định sau mỗi chiều tan ca

1.Đang giải quyết:

Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc thời gian

Có dán nhãn trên hồ sơ “Đang giái quyết”

Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm

2 Chưa qiải quyết:

Sắp xếp trình tự dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc thời gian

Có dán nhãn trên hồ sơ “Chưa giái quyết”

Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm

3 Đã giải quyết:

Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời gian

4 Qui định sắp

xếp hồ sơ tài liệu : lưu trữ dài hạn, băng dĩa, hình ảnh

dự liệu và tài liệu tham khảo

Phân loại rõ ràng dễ nhận biết: theo từng lĩnh vực cụ thể: Lĩnh vực tài chính, hồ sơ cán bộ giáo viên, hồ sơ học sinh, hồ sơ Đảng và Đoàn

– Sử dụng chung một dạng biểu mẫu dán ngoài hồ sơ được thiết kế – Sắp xếp rõ ràng theo đúng tên tài liệu ,hồ sơ, có dán nhãn nhận biết bên ngoài và mục lục bên trong từng File để

– Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo

được sắp xếp và phân loại rõ ràng theo từng đơn vị

5 Qui định sắp

xếp lưu giữ

và sử dụng VPP

Các loại văn phòng phẩm sử dụng trên bàn làm việc phải: cần thiết cho công việc, để ngăn nắp, thận tiện, dễ lấy

giấy tờ

Qui định thời gian lưu: theo S1

Vị trí lưu: phân bổ 1 số tủ lưu trữ theo

Sơ đồ lưu trữ/Dán nhãn nhận biết: Theo một dạng biểu mẫu của phòng( theo nhóm, theo màu )

IV TÍNH MỚI CỦA GIẢI PHÁP

- Đây là phương pháp khá hiệu quả tại các trường học mà trên địa phương chưa trường học nào áp dụng

- Ứng dụng 5S là một trong những phương pháp quản lý chất lượng hiệu quả đối với công việc hành chính văn phòng, đặc biệt lưu trữ thông tin, chứng từ

Kế toán quan trọng tại phòng Văn thư – Kế toán tại trường TH Trưng Vương có thể

- Trong tương lai nếu áp dụng đạt được hiệu quả nhất định sẽ phát triển thực hiện trong lớp học, phòng thư viện và các phòng chức năng khác trong trường học

V HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

- Qua quá trình ứng dụng phương pháp 5S tại phòng Văn thư – Kế toán từ thực tế hiện nay trường TH Trưng Vương đang sử dụng và có sự phản hồi rất tốt, hiệu quả Đáp ứng được tất cả các yếu tố cần thiết trong công tác hành chính văn phòng

- Việc theo dõi, cập nhật các công văn đến, công văn đi kịp thời Hoàn thành báo cáo kịp tiến độ với phòng ban lãnh đạo yêu cầu

- Xây dựng được môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, tiết kiệm thời gian tìm kiế, xử lý chứng từ Tính chuyên nghiệp trong văn phòng ngày càng cao và hiệu quả chất lượng công việc tăng

- Bản thân tôi vừa là người thiết lặp kế hoạch và thực hiện áp dụng phương pháp trong 1 năm qua cảm thấy ứng dụng 5S đã đem lại cho tôi một cách làm việc chuyên nghiêp, giải quyết công việc một cách kịp thời và hiệu quả, giảm được thời gian, công sức rất nhiều Ước tính của bản thân tôi khi áp

dụng phương pháp này giúp kế toán giảm được ½ khối lượng thời gian tìm kiếm, xử lý chứng từ đang làm tại đơn vị

Phần thứ 3: KẾT LUẬN

I KẾT LUẬN CHUNG

Có thể nói phương pháp 5S là phương pháp hiệu quả trong công tác văn

phòng Nó thể hiện tác phong nhanh nhẹn, sự chuyên nghiệp và môi trường làm việc ngăn nắp, tăng cường phát huy sáng kiến Xong để áp dụng một cách hiệu quả thì thực hiệp 5S cần học hỏi tìm hiểu thêm vì phương pháp này hiện tại chưa phổ biến tại huyện nhà

II MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ

Việc áp dụng 5S trong công tác văn phòng đạt được những hiệu quả rõ rệt

và tính thiết yếu cao Chính vì vậy việc áp dụng rộng rãi và ứng dụng trong các lớp học cũng như các phòng chức năng trong nhà trường là thật sự cần

thiết

Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu văn tắt của đề tài Ứng dụng 5S trong công tác hành chính văn phòng Rất mong được sự quan tâm, góp ý của các cấp lãnh đạo để đề tài được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn !

Người viết đề tài

Võ Thị Đan My

NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG THẨM ĐỊNH

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Sách tham khảo:

1 Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế

NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, tác giả: Lưu Thanh Tâm, xuất bản năm 2003

2 Giáo trình quản lý chất lượng trong tổ chức NXB giáo dục trường đại học kinh tế quốc dân, tác giả GS.TS Nguyễn Đình Phan, xuất bản năm 2002

3 Quản lý chất lượng đồng JOHNS.OAKLAND Nhà xuất bản thống kê

ĐH kinh tế quốc dân, xuất bản năm 1994

Một số trang web thông dụng:

1 http://www.Supplies.htm

2 http://google.com