(Sáng kiến kinh nghiệm) ứng dụng phương pháp 5s trong công tác hành chính văn phòng

PHỊNG GD&ĐT KRƠNG ANA TRƯỜNG TH TRƯNG VƯƠNG Tên đề tài: ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Lĩnh vực: Hành – Văn phịng Người thực hiện: Võ Thị Đan My Đơn vị: Trường TH Trưng Vương Bình Hịa, tháng 02 năm 2019 Ứng dụng phương pháp 5S cơng tác hành văn phòng I ĐẶT VẤN ĐỀ II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU - 5S giúp tạo môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho vị trí; - 5S giúp giảm thiểu/loại bỏ lãng phí cơng đoạn cơng việc trình rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ lỗi chủ quan người, … - Với môi trường làm việc thông thống khoa học, 5S giúp nâng cao an tồn phòng ngừa rủi ro cách chủ động; - Ý thức làm việc lợi ích tập thể nhận thức rõ nâng cao; tăng cường tính đồn kết, gắn bó lãnh đạo nhân viên, nhân viên với nhân viên; - Khuyến khích sáng tạo cải tiến cán công nhân viên chức thông qua 5S; .3 - Tạo dựng, củng cố nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp nhà trường tới cộng đồng .3 Phần thứ : GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ .3 I CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: Khái niệm 5S 1.1 Sàng lọc (SERI): .3 1.2 Sắp xếp (SEITON): 1.3 Sạch (SEISO): 1.4 Săn sóc (SEIKETSU): .4 1.5 Sẵn sàng(SHITSUKE): .4 Nguyên nhân thực 5S Lợi ích 5S nhà trường Các bước áp dụng II THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ .6 Thuận lợi: .6 Khó khăn: .6 III CÁC GIẢI PHÁP ĐÃ TIẾN HÀNH ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ IV TÍNH MỚI CỦA GIẢI PHÁP .8 - Đây phương pháp hiệu trường học mà địa phương chưa trường học áp dụng - Ứng dụng 5S phương pháp quản lý chất lượng hiệu cơng việc hành văn phịng, đặc biệt lưu trữ thơng tin, chứng từ Kế tốn quan trọng phịng Văn thư – Kế tốn trường TH Trưng Vương - Trong tương lai áp dụng đạt hiệu định phát triển thực lớp học, phòng thư viện phòng chức khác trường học V HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM .8 Võ Thị Đan My Ứng dụng phương pháp 5S cơng tác hành văn phòng I KẾT LUẬN CHUNG II MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Việc áp dụng 5S công tác văn phòng đạt hiệu rõ rệt tính thiết yếu cao Chính việc áp dụng rộng rãi ứng dụng lớp học phòng chức nhà trường thật cần thiết DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 10 Phần thứ nhất: MỞ ĐẦU I ĐẶT VẤN ĐỀ 5S phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến mơi trường làm việc, chương trình hoạt động thường trực doanh nghiệp đơn vị hành 5S phương pháp cải tiến đơn giản lại hiệu thực tế Từ văn phòng, nhà kho thư viện lớp học Nơi có hoạt động nơi cần xếp, cần phân loại, cần Khơng có hoạt động 5S khơng thể bàn đến việc quản lý cải tiến 5S ngăn chặn xuống cấp trường học, tạo thơng thống cho nơi làm việc, đỡ thời gian cho việc tìm kiếm hồ sơ, chứng từ tránh nhầm lẫn Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có suất cao tránh sai sót Xuất phát từ triết lý người trung tâm phát triển, mơ hình thực hành 5S áp dụng Nhật tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng 5S tạo môi trường sẽ, tiện lợi giúp cho tổ chức, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Với mục đích tạo mơi trường làm việc an tồn, đẹp, hiệu khoa học; trường TH Trưng Vương áp dụng 5S phương pháp cải tiến môi trường làm việc hiệu cho tồn trường nói chung khối văn phịng nói riêng Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết áp dụng phương pháp 5S cơng tác hành văn phịng đời Võ Thị Đan My Ứng dụng phương pháp 5S công tác hành văn phịng II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU - 5S giúp tạo môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho vị trí; - 5S giúp giảm thiểu/loại bỏ lãng phí cơng đoạn cơng vi ệc q trình rút ngắn thời gian vận chuyển, th ời gian tìm kiếm, loại bỏ lỗi chủ quan người, … - Với mơi trường làm việc thơng thống khoa h ọc, 5S giúp nâng cao an tồn phịng ngừa rủi ro cách chủ động; - Ý thức làm việc lợi ích tập thể nh ận th ức rõ nâng cao; tăng cường tính đồn kết, gắn bó lãnh đạo nhân viên, gi ữa nhân viên với nhân viên; - Khuyến khích sáng tạo cải tiến cán công nhân viên chức thông qua 5S; - Tạo dựng, củng cố nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp nhà trường tới cộng đồng Phần thứ : GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: Khái niệm 5S 5S tảng để thực hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc mơi trường lành mạnh, đẹp, thống đãng, tiện lợi tinh thần thoải mái hơn, suất lao động cao có điều kiện để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hiệu 1.1 Sàng lọc (SERI): Là xem xét, phân loại, chọn lựa loại bỏ thứ không cần thiết nơi làm việc Chống xu hướng người muốn giữ thứ cho trường hợp dự phòng, giữ loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào dụng cụ, thiết bị vật liệu cần thiết giữ lại 1.2 Sắp xếp (SEITON): Là bố trí, đặt thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Khi xếp nên sử dụng phương tiện trực quan cách rõ ràng, đễ người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ hành động dư thừa gây lãng phí thời gian Võ Thị Đan My Ứng dụng phương pháp 5S cơng tác hành văn phịng 1.3 Sạch (SEISO): Là giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo mơi trường, mỹ quan nơi làm việc Tất thành viên đơn vị có ý thức tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ thích hợp Cơng việc vệ sinh việc làm thường xuyên người tổ chức, Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực 1.4 Săn sóc (SEIKETSU): Là trì thường xuyên việc làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt hiệu cao điều quan trọng cần thiết Xác lập hệ thống kiểm soát trực quan, dán nhãn đánh dấu màu sắc Tạo mơi trường dễ dàng để trì việc sàng lọc, xếp 1.5 Sẵn sàng(SHITSUKE): Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt qui định nơi làm việc Giáo dục người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt qui định nơi làm việc Hãy biến việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết đánh giá 5S nơi làm việc để khuyết chích việc tốt rút kinh nghiệm việc chưa tốt Kiểm tra định kỳ với nguyên tắc xác lập, xây dựng định hình văn hố đơn vị Hình 1: Mơ hình 5S Nguyên nhân thực 5S Việc bố trí tài liệu, hồ sơ giấy tờ chưa logic, giữ lại tất thứ cần thiết không cần thiết Kết có tay kho thứ không sử dụng được.Tại không sử dụng được? Võ Thị Đan My Ứng dụng phương pháp 5S cơng tác hành văn phịng * Thứ khơng ngăn nắp: Vì q nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, khơng biết có gì, cần tìm khơng mà tìm, phải mua dù có sẵn Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa khơng có tác dụng * Thứ hai không chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại thứ sử dụng không sử dụng được, thứ sử dụng khơng sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn xộn làm thời gian tìm kiếm – Môi trường làm việc bề bộn, không vệ sinh tạo thành thói quen, khơng quan tâm, làm có đồn kiểm tra Chính vậy, áp dụng 5S thiết yếu văn phòng đặc biệt phịng Văn thư – Kế tốn Lợi ích 5S nhà trường 5S trình liên tục, lâu dài nên khơng thể nói “thực xong” qua trình thực thu số kết sau: - 5S áp dụng loại hình tổ chức qui mô trường học - Triết lý 5S đơn giản, khơng địi hỏi phải biết thuật ngữ khó - Bản chất người thích sẽ, thoải mái ngăn nắp nơi làm việc - Xây dựng môi trường sẽ, ngăn nắp - Tăng cường phát huy sáng kiến - Nâng cao ý thức kỹ luật quan - Những vật dụng thừa loại bỏ - Cán nhân viên có ý thức thực công việc - Tạo vệ sinh, ngăn nắp nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước phải tìm kiếm, chất lượng cơng việc tăng Các bước áp dụng Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng Bước 2: Phát động chương trình Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Bước 4: Bắt đầu Seri (sàng lọc) Bước 5: Thực Seri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp) Seiso (sẵn sàng) hàng ngày Bước 6: Đánh giá định kì Võ Thị Đan My Ứng dụng phương pháp 5S cơng tác hành văn phịng II THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ Thuận lợi: Điều kiện tiên cho thành công thực 5S hiểu biết ủng hộ lãnh đạo Ban giám hiệu trường TH Trưng Vương tạo điều kiện thuận lợi hỗ trợ tận tình cho tổ văn phịng thực ứng dụng 5S cơng tác hành văn phịng Hơn nữa, với khái niệm dễ hiểu tính tự giác người thực 5S hành – văn phịng cao điều kiện thuận lợi áp dụng Khó khăn: Việc ứng dụng 5S văn phòng bắt nguồn Nhật Bản diễn phổ biến quan, trường học hay doanh nghiệp vừa nhỏ, nhiên lại chưa phổ biến Việt Nam đặc biệt tỉnh Tây Ngun Chính để áp dụng hiệu cần thời gian dài để đào tạo, nghiên cứu thực III CÁC GIẢI PHÁP ĐÃ TIẾN HÀNH ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Quy định xếp STT Nội dung Cách thức xếp Sơ đồ vị trí khu vực làm việc nhân viên, sếp, khu vực lối chung Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho thành viên tổ Phân bổ vị trí số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác đào tạo… Qui định Qui định loại liệu lưu trữ ổ cá xếp liệu nhân loại liệu lưu trữ ổ máy tính chung Sắp xếp theo dạng thư mục, tên folder thể nội dung bên Qui định xếp hồ sơ tài liệu : giải quyết, chưa giải quyết, giải quyết, lưu trữ Võ Thị Đan My Ghi àn làm việc cá nhân phải xếp ngăn nắp, gọn gàng.Vật dụng sử dụng hàng ngày bàn làm việc phải để nơi qui định sau chiều tan ca 1.Đang giải quyết: Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng cơng việc thời gian Ứng dụng phương pháp 5S công tác hành văn phịng Có dán nhãn hồ sơ “Đang giái quyết” Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm Chưa qiải quyết: Sắp xếp trình tự dựa theo tính chất quan trọng cơng việc thời gian Có dán nhãn hồ sơ “Chưa giái quyết” Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm Đã giải quyết: Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời gian Qui định xếp hồ sơ tài liệu : lưu trữ dài hạn, băng dĩa, hình ảnh dự liệu tài liệu tham khảo Phân loại rõ ràng dễ nhận biết: theo lĩnh vực cụ thể: Lĩnh vực tài chính, hồ sơ cán giáo viên, hồ sơ học sinh, hồ sơ Đảng Đoàn – Sử dụng chung dạng biểu mẫu dán hồ sơ thiết kế – Sắp xếp rõ ràng theo tên tài liệu ,hồ sơ, có dán nhãn nhận biết bên mục lục bên File để dễ tìm – Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo xếp phân loại rõ ràng theo đơn vị Qui định Các loại văn phòng phẩm sử dụng xếp lưu giữ bàn làm việc phải: cần thiết cho công sử dụng việc, để ngăn nắp, thận tiện, dễ lấy VPP Lưu hồ sơ, Qui định thời gian lưu: theo S1 giấy tờ Vị trí lưu: phân bổ số tủ lưu trữ theo nhóm chức Sơ đồ lưu trữ/Dán nhãn nhận biết: Theo dạng biểu mẫu phòng( theo nhóm, theo màu ) Võ Thị Đan My Ứng dụng phương pháp 5S cơng tác hành văn phịng IV TÍNH MỚI CỦA GIẢI PHÁP - Đây phương pháp hiệu trường học mà địa phương chưa trường học áp dụng - Ứng dụng 5S phương pháp quản lý chất lượng hiệu công việc hành văn phịng, đặc biệt lưu trữ thơng tin, chứng từ Kế tốn quan trọng phịng Văn thư – Kế tốn trường TH Trưng Vương - Trong tương lai áp dụng đạt hiệu định phát triển thực lớp học, phòng thư viện phòng chức khác trường học V HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM - Qua trình ứng dụng phương pháp 5S phịng Văn thư – Kế tốn từ thực tế trường TH Trưng Vương sử dụng có phản hồi tốt, hiệu Đáp ứng tất yếu tố cần thiết công tác hành văn phịng - Việc theo dõi, cập nhật cơng văn đến, cơng văn kịp thời Hồn thành báo cáo kịp tiến độ với phòng ban lãnh đạo yêu cầu - Xây dựng môi trường làm việc sẽ, ngăn nắp, tiết kiệm thời gian tìm kiế, xử lý chứng từ Tính chuyên nghiệp văn phịng ngày cao hiệu chất lượng cơng việc tăng - Bản thân vừa người thiết lặp kế hoạch thực áp dụng phương pháp năm qua cảm thấy ứng dụng 5S đem lại cho cách làm việc chuyên nghiêp, giải công việc cách kịp thời hiệu quả, giảm thời gian, công sức nhiều Ước tính thân tơi áp dụng phương pháp giúp kế tốn giảm ½ khối lượng thời gian tìm kiếm, xử lý chứng từ làm đơn vị Võ Thị Đan My Ứng dụng phương pháp 5S cơng tác hành văn phịng Phần thứ 3: KẾT LUẬN I KẾT LUẬN CHUNG Có thể nói phương pháp 5S phương pháp hiệu cơng tác văn phịng Nó thể tác phong nhanh nhẹn, chuyên nghiệp môi trường làm việc ngăn nắp, tăng cường phát huy sáng kiến Xong để áp dụng cách hiệu thực hiệp 5S cần học hỏi tìm hiểu thêm phương pháp chưa phổ biến huyện nhà II MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Việc áp dụng 5S công tác văn phòng đạt hiệu rõ rệt tính thiết yếu cao Chính việc áp dụng rộng rãi ứng dụng lớp học phòng chức nhà trường thật cần thiết Trên toàn nội dung giới thiệu văn tắt đề tài Ứng dụng 5S cơng tác hành văn phịng Rất mong quan tâm, góp ý cấp lãnh đạo để đề tài hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn ! Người viết đề tài Võ Thị Đan My Võ Thị Đan My Ứng dụng phương pháp 5S cơng tác hành văn phịng NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG THẨM ĐỊNH CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách tham khảo: Võ Thị Đan My 10 Ứng dụng phương pháp 5S cơng tác hành văn phịng Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, tác giả: Lưu Thanh Tâm, xuất năm 2003 Giáo trình quản lý chất lượng tổ chức NXB giáo dục trường đại học kinh tế quốc dân, tác giả GS.TS Nguyễn Đình Phan, xuất năm 2002 Quản lý chất lượng đồng JOHNS.OAKLAND Nhà xuất thống kê ĐH kinh tế quốc dân, xuất năm 1994 Một số trang web thông dụng: http://www.Supplies.htm http://google.com Võ Thị Đan My 11 ... Võ Thị Đan My Ứng dụng phương pháp 5S công tác hành văn phịng IV TÍNH MỚI CỦA GIẢI PHÁP - Đây phương pháp hiệu trường học mà địa phương chưa trường học áp dụng - Ứng dụng 5S phương pháp quản lý... SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM .8 Võ Thị Đan My Ứng dụng phương pháp 5S công tác hành văn phịng I KẾT LUẬN CHUNG II MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Việc áp dụng 5S công tác văn phòng. .. tổ văn phịng thực ứng dụng 5S cơng tác hành văn phòng Hơn nữa, với khái niệm dễ hiểu tính tự giác người thực 5S hành – văn phịng cao điều kiện thuận lợi áp dụng Khó khăn: Việc ứng dụng 5S văn phòng