Mục tiêu nghiên cứu của sáng kiến nhằm giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người; tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của nhà trường tới cộng đồng.
PHỊNG GD&ĐT KRƠNG ANA TRƯỜNG TH TRƯNG VƯƠNG Tên đề tài: ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S TRONG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Lĩnh vực: Hành chính – Văn phịng Người thực hiện: Võ Thị Đan My Đơn vị: Trường TH Trưng Vương Bình Hịa, tháng 02 năm 2019 Ứng dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phịng I ĐẶT VẤN ĐỀ II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU - 5S giúp tạo môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho vị trí; .3 - 5S giúp giảm thiểu/loại bỏ lãng phí cơng đoạn cơng việc q trình rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ lỗi chủ quan người, … - Với môi trường làm việc thơng thống khoa học, 5S giúp nâng cao an tồn phịng ngừa rủi ro cách chủ động; - Ý thức làm việc lợi ích tập thể nhận thức rõ nâng cao; tăng cường tính đồn kết, gắn bó lãnh đạo nhân viên, nhân viên với nhân viên; .3 - Khuyến khích sáng tạo cải tiến cán công nhân viên chức thông qua 5S; - Tạo dựng, củng cố nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp nhà trường tới cộng đồng Phần thứ : GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ .3 I CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: Khái niệm 5S 1.1 Sàng lọc (SERI): 1.2 Sắp xếp (SEITON): 1.3 Sạch (SEISO): 1.4 Săn sóc (SEIKETSU): 1.5 Sẵn sàng(SHITSUKE): 1. Nguyên nhân thực hiện 5S 5 2. Lợi ích của 5S trong nhà trường 5 3. Các bước áp dụng 5 II THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ 1. Thuận lợi: 6 2. Khó khăn: 6 III CÁC GIẢI PHÁP ĐÃ TIẾN HÀNH ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ IV TÍNH MỚI CỦA GIẢI PHÁP Đây là phương pháp khá hiệu quả tại các trường học mà trên địa phương chưa trường học nào áp dụng 8 Ứng dụng 5S là một trong những phương pháp quản lý chất lượng hiệu quả đối với cơng việc hành chính văn phịng, đặc biệt lưu trữ thơng tin, chứng từ Kế tốn quan trọng tại phịng Văn thư – Kế tốn tại trường TH Trưng Vương có thể 8 Trong tương lai nếu áp dụng đạt được hiệu quả nhất định sẽ phát triển thực hiện trong lớp học, phòng thư viện và các phòng chức năng khác trong trường học 8 V HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM I KẾT LUẬN CHUNG II MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Võ Thị Đan My 1 Ứng dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phịng Việc áp dụng 5S trong cơng tác văn phịng đạt được những hiệu quả rõ rệt và tính thiết yếu cao. Chính vì vậy việc áp dụng rộng rãi và ứng dụng trong các lớp học cũng như các phịng chức năng trong nhà trường là thật sự cần thiết. 9 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 11 Phần thứ nhất: MỞ ĐẦU I. ĐẶT VẤN ĐỀ 5S là một phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến mơi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế Từ văn phịng, nhà kho cho đến thư viện hoặc lớp học. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. Khơng có hoạt động 5S thì khơng thể bàn đến việc quản lý và cải tiến. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của trường học, tạo sự thơng thống cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm hồ sơ, chứng từ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mơ hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành cơng hệ thống quản lý chất lượng. 5S tạo ra một mơi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho tổ chức, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Với mục đích tạo mơi trường làm việc an tồn, sạch đẹp, hiệu quả và khoa học; trường TH Trưng Vương áp dụng 5S như một phương pháp cải tiến mơi trường làm việc hiệu quả cho tồn trường nói chung và khối văn phịng nói riêng. Xuất phát từ những nhu cầu cấp thiết đó áp dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phịng ra đời Võ Thị Đan My 2 Ứng dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phịng II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 5S giúp tạo ra một mơi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí; 5S giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các cơng đoạn cơng việc trong một q trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người, … Với một mơi trường làm việc thơng thống và khoa học, 5S giúp nâng cao an tồn và phịng ngừa các rủi ro một cách chủ động; Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao; tăng cường tính đồn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên; Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các cán bộ cơng nhân viên chức thơng qua 5S; Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chun nghiệp của nhà trường tới cộng đồng Phần thứ 2 : GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I. CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: 1. Khái niệm 5S 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một mơi trường lành mạnh, sạch đẹp, thống đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn 1.1. Sàng lọc (SERI): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ khơng cần thiết tại nơi làm việc. Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phịng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho cơng việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại. 1.2. Sắp xếp (SEITON): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có Võ Thị Đan My 3 Ứng dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phịng tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian. 1.3. Sạch sẽ (SEISO): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo mơi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp Cơng việc vệ sinh là việc làm thường xun của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xun kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện. 1.4. Săn sóc (SEIKETSU): Là duy trì thường xun những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. Xác lập một hệ thống kiểm sốt trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo mơi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch 1.5. Sẵn sàng(SHITSUKE): việc Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết chích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những ngun tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hố trong đơn vị Hình 1: Mơ hình 5S Võ Thị Đan My 4 Ứng dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phịng 1. Ngun nhân thực hiện 5S Việc bố trí các tài liệu, hồ sơ giấy tờ chưa logic, hầu như giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và khơng cần thiết. Kết quả là có trong tay cả kho những thứ khơng sử dụng được.Tại sao khơng sử dụng được? * Thứ nhất là khơng ngăn nắp: Vì q nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, khơng biết mình đang có cái gì, khi cần tìm khơng biết đâu mà tìm, và vẫn phải đi mua dù đang có sẵn. Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa khơng có tác dụng * Thứ hai là khơng chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại cả thứ sử dụng được và khơng sử dụng được, thứ sử dụng được thì khơng sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn xộn làm mất thời gian tìm kiếm – Mơi trường làm việc bề bộn, khơng vệ sinh tạo thành thói quen, khơng ai quan tâm, chỉ làm khi có đồn kiểm tra Chính vì vậy, áp dụng 5S là thiết yếu trong văn phịng đặc biệt phịng Văn thư – Kế tốn 2. Lợi ích của 5S trong nhà trường 5S là q trình liên tục, lâu dài nên khơng thể nói là “thực hiện xong” nhưng qua q trình thực hiện sẽ thu được một số kết quả như sau: 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mơ trường học. Triết lý của 5S đơn giản, khơng địi hỏi phải biết các thuật ngữ khó Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc. Xây dựng một mơi trường sạch sẽ, ngăn nắp Tăng cường phát huy sáng kiến Nâng cao ý thức kỹ luật trong cơ quan. Những vật dụng thừa được loại bỏ. Cán bộ nhân viên có ý thức khi thực hiện cơng việc Tạo được vệ sinh, ngăn nắp tại nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước kia phải tìm kiếm, chất lượng cơng việc tăng 3. Các bước áp dụng Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng Bước 2: Phát động chương trình Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Võ Thị Đan My 5 Ứng dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phịng Bước 4: Bắt đầu Seri (sàng lọc) Bước 5: Thực hiện Seri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp) và Seiso (sẵn sàng) hàng ngày Bước 6: Đánh giá định kì II. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ 1. Thuận lợi: Điều kiện tiên quyết cho sự thành cơng khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo. Ban giám hiệu trường TH Trưng Vương tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ tận tình cho tổ văn phịng khi thực hiện ứng dụng 5S trong cơng tác hành chính văn phịng. Hơn nữa, với những khái niệm dễ hiểu và tính tự giác của mọi người khi thực hiện 5S trong hành chính – văn phịng rất cao là điều kiện thuận lợi khi áp dụng 2. Khó khăn: Việc ứng dụng 5S trong văn phịng bắt nguồn Nhật Bản và diễn ra khá phổ biến trong các cơ quan, trường học hay các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tuy nhiên lại chưa phổ biến ở Việt Nam đặc biệt các tỉnh Tây Ngun. Chính vì vậy để áp dụng hiệu quả cần thời gian dài để đào tạo, nghiên cứu và thực III. CÁC GIẢI PHÁP ĐÃ TIẾN HÀNH ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Quy định sắp xếp STT Nội dung Cách thức sắp xếp Sơ đồ vị trí khu vực làm việc của nhân viên, sếp, khu vực lối đi chung Qui định sắp Qui định loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ xếp liệu cá nhân và loại dữ liệu nào lưu trữ trên trên máy tính ổ chung Võ Thị Đan My Ghi chú Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho các thành viên trong tổ. Phân bổ vị trí của một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn phịng phẩm phục vụ cho cơng tác đào tạo… 6 Ứng dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phịng Sắp xếp theo dạng cây thư mục, tên các folder thể nội dung bên Qui định sắp xếp hồ sơ tài liệu : đang giải quyết, chưa giải quyết, đã giải quyết, lưu trữ àn làm việc cá nhân phải sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng.Vật dụng sử dụng hàng ngày trên bàn làm việc phải để đúng nơi qui định sau chiều tan ca 1.Đang giải quyết: Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng công việc thời gian Có dán nhãn hồ sơ “Đang giái quyết” Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm Chưa qiải quyết: Sắp xếp trình tự dựa theo tính chất quan trọng của cơng việc hoặc thời gian Có dán nhãn hồ sơ “Chưa giái quyết” Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm Đã giải quyết: Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời gian Qui định sắp xếp hồ sơ tài liệu : lưu trữ dài hạn, băng dĩa, hình ảnh dự liệu và tài liệu tham khảo Phân loại rõ ràng dễ nhận biết: theo lĩnh vực cụ thể: Lĩnh vực tài chính, hồ sơ cán bộ giáo viên, hồ sơ học sinh, hồ sơ Đảng và Đồn – Sử dụng chung một dạng biểu mẫu dán hồ sơ thiết kế – Sắp xếp rõ ràng theo tên tài liệu ,hồ sơ, có dán nhãn nhận biết bên ngồi và mục lục bên trong từng File để dễ tìm – Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo được sắp xếp và phân loại rõ ràng theo từng đơn vị Qui định sắp Các loại văn phòng phẩm sử dụng trên xếp lưu giữ bàn làm việc phải: cần thiết cho công sử dụng việc, để ngăn nắp, thận tiện, dễ lấy VPP Võ Thị Đan My 7 Ứng dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phịng Lưu hồ sơ, Qui định thời gian lưu: theo S1 giấy tờ Vị trí lưu: phân bổ 1 số tủ lưu trữ theo nhóm chức Sơ đồ lưu trữ/Dán nhãn nhận biết: Theo dạng biểu mẫu phòng( theo nhóm, theo màu ) IV. TÍNH MỚI CỦA GIẢI PHÁP Đây là phương pháp khá hiệu quả tại các trường học mà trên địa phương chưa trường học nào áp dụng Ứng dụng 5S là một trong những phương pháp quản lý chất lượng hiệu quả đối với cơng việc hành chính văn phịng, đặc biệt lưu trữ thơng tin, chứng từ Kế tốn quan trọng tại phịng Văn thư – Kế tốn tại trường TH Trưng Vương có thể Trong tương lai nếu áp dụng đạt được hiệu quả nhất định sẽ phát triển thực hiện trong lớp học, phịng thư viện và các phịng chức năng khác trong trường học V. HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Qua q trình ứng dụng phương pháp 5S tại phịng Văn thư – Kế tốn từ thực tế hiện nay trường TH Trưng Vương đang sử dụng và có sự phản hồi rất tốt, hiệu quả. Đáp ứng được tất cả các yếu tố cần thiết trong cơng tác hành chính văn phịng Việc theo dõi, cập nhật các cơng văn đến, cơng văn đi kịp thời. Hồn thành báo cáo kịp tiến độ với phịng ban lãnh đạo u cầu Xây dựng được mơi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, tiết kiệm thời gian tìm kiế, xử lý chứng từ. Tính chun nghiệp trong văn phịng ngày càng cao và hiệu quả chất lượng cơng việc tăng Bản thân tơi vừa là người thiết lặp kế hoạch và thực hiện áp dụng phương pháp trong 1 năm qua cảm thấy ứng dụng 5S đã đem lại cho tơi một cách làm việc chun nghiêp, giải quyết cơng việc một cách kịp thời và hiệu quả, giảm được thời gian, cơng sức rất nhiều. Ước tính của bản thân tơi khi áp dụng phương pháp này giúp kế tốn giảm được ½ khối lượng thời gian tìm kiếm, xử lý chứng từ đang làm tại đơn vị Võ Thị Đan My 8 Ứng dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phịng Phần thứ 3: KẾT LUẬN I. KẾT LUẬN CHUNG Có thể nói phương pháp 5S là phương pháp hiệu quả trong cơng tác văn phịng. Nó thể hiện tác phong nhanh nhẹn, sự chun nghiệp và mơi trường làm việc ngăn nắp, tăng cường phát huy sáng kiến. Xong để áp dụng một cách hiệu quả thì thực hiệp 5S cần học hỏi tìm hiểu thêm vì phương pháp này hiện tại chưa phổ biến tại huyện nhà II. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Việc áp dụng 5S trong cơng tác văn phịng đạt được những hiệu quả rõ rệt và tính thiết yếu cao. Chính vì vậy việc áp dụng rộng rãi và ứng dụng trong các lớp học cũng như các phịng chức năng trong nhà trường là thật sự cần thiết. Trên đây là tồn bộ nội dung giới thiệu văn tắt của đề tài Ứng dụng 5S trong cơng tác hành chính văn phịng. Rất mong được sự quan tâm, góp ý của các cấp lãnh đạo để đề tài được hồn thiện hơn Xin chân thành cảm ơn ! Người viết đề tài Võ Thị Đan My Võ Thị Đan My 9 Ứng dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phịng NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG THẨM ĐỊNH CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG Võ Thị Đan My 10 Ứng dụng phương pháp 5S trong cơng tác hành chính văn phịng DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách tham khảo: 1. Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, tác giả: Lưu Thanh Tâm, xuất bản năm 2003 2. Giáo trình quản lý chất lượng trong tổ chức NXB giáo dục trường đại học kinh tế quốc dân, tác giả GS.TS Nguyễn Đình Phan, xuất bản năm 2002 3. Quản lý chất lượng đồng JOHNS.OAKLAND Nhà xuất bản thống kê ĐH kinh tế quốc dân, xuất bản năm 1994 Một số trang web thơng dụng: http://www.Supplies.htm http://google.com Võ Thị Đan My 11 ... cho tồn trường nói chung và khối? ?văn? ? phịng nói riêng. Xuất phát từ những nhu cầu cấp thiết đó áp? ?dụng? ?phương? ? pháp? ?5S? ?trong? ?cơng? ?tác? ?hành? ?chính? ?văn? ?phịng ra đời Võ Thị Đan My 2 Ứng? ?dụng? ?phương? ?pháp? ?5S? ?trong? ?cơng? ?tác? ?hành? ?chính? ?văn? ?phịng... QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM I KẾT LUẬN CHUNG II MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Võ Thị Đan My 1 Ứng? ?dụng? ?phương? ?pháp? ?5S? ?trong? ?cơng? ?tác? ?hành? ?chính? ?văn? ?phịng Việc áp? ?dụng? ?5S? ?trong? ?cơng? ?tác? ?văn? ?phịng đạt được những hiệu quả rõ rệt ... các thành viên? ?trong? ?tổ. Phân bổ vị trí của một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn? ?phịng phẩm phục vụ cho cơng? ?tác? ? đào tạo… 6 Ứng? ?dụng? ?phương? ?pháp? ?5S? ?trong? ?cơng? ?tác? ?hành? ?chính? ?văn? ?phịng