Cải tiến công tác hoạt động văn phòng theo hướng hiện đại hoá của văn phòng tổng công ty xdctgt8

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) LI NểI ĐẦU Trong công đổi nay, Đảng Nhà nước ta xác định đắn vai trò chủ đạo doanh nghiệp Nhà nước kinh tế quốc dân Nghiên cứu hoạt động doanh nghiệp cấp Tổng công ty Nhà nước theo Quyết định 90 TTg Thủ tướng Chính phủ để giúp cho hiểu biết thực trạng doanh nghiệp biện pháp nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh đưa doanh nghiệp hoà nhập với chế thị trường có quản lý nhà nước theo định hướng XHCN vấn đề quan trọng Trong q trình thực tập Tổng cơng ty Xây dựng cơng trình giao thơng Tơi tìm hiểu rõ hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung đơn vị đồng thời sâu nghiên cứu hoạt động quản trị văn phòng Quản trị Văn phịng hoạt động quản lý vi mơ thuộc hệ thống quản lý quốc gia, quản lý trực tiếp sở theo định hướng Nhà nước Cơ cấu tổ chức quản lý tổng hợp phận (đơn vị, cá nhân) chuyên môn hố với trách nhiệm, phạm vi định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn bố trí theo cấp, mơ hình khác nhằm thực chức quản lý.Mơ hình quản lý Tổng cơng ty gồm phịng ban nghiệp vụ chun mơn, văn phịng tổng hợp làm tham mưu cho HĐQT Tổng giám đốc lĩnh vực chức thuộc vào mơ hình quản lý nói Hoạt động Tổng công ty XDCTGT8 năm qua đem lại hiệu sản xuất kinh doanh lớn, đóng vai trị chủ đạo điều tiết vốn, lực thiết bị, lao động cho công ty đơn vị thành viên Giá trị sản lượng lợi nhuận sản xuất kinh doanh Tổng công ty năm sau cao năm trước Với q trình sản xuất phát triển đó, Tổng cơng Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) ty ngành Giao thông vận tải đánh giá Tổng công ty mạnh ngành Tổng cơng ty có thành tích khơng thể khơng nói đến vai trị tham mưu Văn phịng Tổng cơng ty Văn phịng có chức vị trí đặc biệt quan trọng Hoạt động Văn phịng góp phần không nhỏ vào phát triển Tổng công ty Nhận thức rõ vị trí Văn phòng giai đoạn phát triển kinh tế giúp nâng cao nhận thức, giải tốt cơng việc mình, đóng góp vào hoạt động đơn vị Sau thời gian thực tập Văn phịng Tổng cơng ty XDCTGT8, Tơi nhận thức tầm quan trọng cơng tác văn phịng nghiệp Tổng công ty mạnh dạn vào nghiên cứu đề tài: “Cải tiến công tác hoạt động Văn phịng theo hướng đại hố Văn phịng Tổng Cơng ty XDCTGT8” Trong q trình sâu nghiên cứu thực tế Văn phịng Tổng cơng ty, nhận quan tâm, giúp đỡ cán CNV Văn phịng nói chung đặc biệt ơng Chánh, Phó Văn phịng Đồng thời tơi nhận hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo Thầy Võ Văn Tuyển Nhân dịp em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cán Tổng công ty XDCTGT8, tới thầy giáo hướng dẫn thày cô trường ĐHDL Phương Đông giúp đỡ tơi hồn thành tốt đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận danh mục tài liệu tham khảo, nội dung nghiên cứu luận văn gồm: Bố cục luận văn gồm chương: Chương I: Những vấn đề công tác tổ chức văn phòng Doanh nghiệp Chương II: Khái quát chung đời hoạt động TCTXDCTGT8 Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) Chương III: Tổ chức hoạt động văn phòng TCTXDCTGT8 Chương IV: Nhận xét chung Chương V: Một số giải pháp nhằm khắc phục mặt tồn cải tiến cơng tác văn phịng TCTXDCTGT8 Mặc dù có nhiều cố gắng, song hạn chế mặt thời gian kiến thức, đề tài khơng thể tránh khỏi thiếu sót.Tơi mong nhận ý kiến đóng góp quý báu thầy bạn giúp tơi hồn thiện nhận thức Tơi xin chân thành cảm ơn Khoa Qu¶n trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) CHNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIỆP I KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG VĂN PHỊNG Khái niệm văn phịng Văn phịng máy hoạt động làm việc tổng hợp đơn vị doanh nghiệp Văn phòng hiểu cách đơn giản nơi làm việc giấy tờ, nơi thực hoạn động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ làm cơng việc hành có nơi giao dịch giấy tờ gọi văn phòng Trong doanh nghiệp công việc giấy tờ nhiều, từ cách mạng KHKT tiến nhanh vũ bão, giao lưu thương mại mở rộng, cách mạng thông tin bùng nổ, công việc giấy tờ tổ chức đơn vị tăng lên nhanh chóng Nếu khơng kịp xử lý cản trở đến cơng việc kinh doanh doanh nghiệp từ nhà nghiên cứu quản trị Việt Nam Tổng công ty quan tâm nhiều tới cơng tác Văn phịng đơn vị coi cơng tác văn phòng điều kiện sống tổ chức Mỗi Văn phịng có nhiệm vụ cụ thể khác nhau, doanh nghiệp Nhà nước Văn phịng có nhiệm vụ sau: - Xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, tháng, tháng, hàng tháng lịch hàng tuần, hàng ngày CQ đồng thời đôn đốc, theo dõi công việc thực kế hoạch vạch Văn phòng tiến hành thu thập thơng tin từ bên ngồi nội doanh nghip kp thi x lý, giỳp Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) lónh o kp thời đề phương hướng hoạt động SXKD Văn phòng chịu trách nhiệm biên tập văn bản, chuẩn bị báo cáo đề án, báo cáo phương án quản lý theo lãnh đạo CQ - Bên cạnh Văn phòng thực hoạt động tác nghiệp hành chính, hồn thiện tổ chức máy Văn phịng, tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại CQ để xây dựng mối quan hệ với khách hàng - Văn phịng có trách nhiệm đảm bảo nhu cầu, hậu cần, tạo sở vật chất kỹ thuật, hỗ trợ phương tiện điều kiện để cán CNV nâng cao hiệu công tác hiệu hoạt động Như vậy, Văn phòng phận tổng hợp quản lý hoạt động CQ máy tham mưu giúp đỡ lãnh đạo điều hành hoạt động CQ Chức Văn phịng Có nhiều loại hình văn phịng văn phịng quan hành chính, văn phịng DNSXKD, văn phịng dịch vụ Để phân biệt CQ với CQ khác ta vào chức văn phòng Ở chủ yếu phân tích Văn phịng DNSXKD Văn phịng đơn vị SXKD đóng vai trị to lớn có ảnh hưởng định hoạt động cuả DN Quan trọng hơn, Văn phòng nơi liên kết mối liên hệ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý doanh nghiệp Bất doanh nghiệp hay tổ chức dù có qui mơ lớn hay nhỏ có văn phịng nơi đại diện cho doanh nghiệp đảm nhận công tác hoạt động SXKD Văn phịng có chức sau: a Chức thông tin tổng hợp Ngày hoạt động kinh tế, thơng tin có ý nghĩa to lớn xem nguồn nhân lực phát triển Nguồn thông tin thường phong phú đa dạng, hiển diện lĩnh vực Thông tin thu thập xử lý theo yêu cầu cụ thể đơn v Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) Thông tin tiếp nhận từ hai loại: Thông tin có hệ thống Thơng tin khơng có hệ thống -Thơng tin có hệ thống loại thơng tin trì hệ thống tổ chức, quy định yêu cầu, nội dung theo kiểu thống CQDN Loại thông tin thể dạng văn định, nghị định Chính phủ xuống cấp dưới, báo cáo cấp lên cấp -Thơng tin khơng có hệ thống loại thông tin liên quan đến kiện xảy bất ngờ mang tính chất đột xuất khơng biết trước Loại thơng tin địi hỏi phải thu nhận xử lý nhanh chóng, kịp thời Trong hoạt động văn phịng, chức thơng tin tổng hợp ln thể tính động Việc thu thập thông tin xử lý thông tin phục vụ cho việc dự báo vấn đề xảy q trình sản xuất, giúp cấp quản lý có định đắn để kịp thời xử lý Bên cạnh đó, cơng tác thơng tin giúp nhà quản lý phân tích liệu, thơng số để vạch chiến lược quan trọng, lâu dài kế hoạch trung hạn ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu hoạt động sản xuất Công tác thông tin tổng hợp cung cấp tài liệu, báo cáo, cơng trình khoa học cho nhà quản lý nghiên cứu, từ rút học kinh nghiệm thực tiễn cho việc điều hành quản lý qua đề nghị cải tiến phương thức đổi tư cách quản lý nhằm đưa đơn vị phát triển Trong thời đại bùng nổ thơng tin cơng tác thơng tin tổng hợp làm thay đổi vị trí vai trò văn văn phòng doanh nghiệp Rõ ràng cách mạng thông tin tạo phát triển vượt bậc kinh tế nước Các doanh nghiệp nhận thấy rõ vai trò, chức quan trọng thông tin hoạt động kinh doanh kinh tế phát triển lưu lượng thông tin phong phú đa dạng Mặt khác, để tồn phát triển kinh tế xã hội, quốc gia phải thi hành Khoa Qu¶n trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) chớnh sỏch mở cửa, khuyến khích doanh nghiệp hội nhập chế mở.Muốn tồn tại, doanh nghiệp phải nhanh chóng nắm bắt nguồn thơng tin xử lý chúng kịp thời để đạt mục tiêu kinh doanh Trong cơng tác thơng tin yếu tố thiết bị thơng tin đóng vai trị quan trọng Ngày nay, song song với phát triển không ngừng lưu lượng thơng tin phương tiện, thiết bị thông tin điện tử xuất ngày đa dạng phong phú Hệ thống máy tính điện tử nối mạng cho phép nhân viên văn phòng xử lý thơng tin cách nhanh chóng, xác có hiệu Hệ thống thơng tin đại giúp nhà quản lý giải phóng khỏi phần lớn công việc vụ, dành nhiều thời gian cho vấn đề hoạch định chương trình hoạt động điều hành, quản lý quan.Bên cạnh đó, với trang thiết bị thông tin viên làm việc đạt hiệu hơn, động thao tác nghiệp vụ trở nên linh hoạt Như vậy, công tác thông tin tổng hợp thực đóng vai trị quan trọng cơng tác quản trị văn phòng b Chức tham mưu Ta biết hoạt động CQ phụ thuộc vào nhiều yếu tố có yếu tố chủ quan thuộc nhà quản lý muốn định mang tính khoa học, người quản lý cần vào yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý, người trợ giúp Như biết, cấp lãnh đạo phải đặt mục tiêu SXKD.Muốn đạt mục tiêu đó, doanh nghiệp phải có cấu tổ chức thích hợp, động uyển chuyển Đặc điểm tổ chức hoạt động hiệu khả dự báo thay đổi cần thiết mặt tổ chức giải pháp thích nghi với điều kiện SXKD thay đổi Việc hoạch định lập kế hoạch xem đường dẫn tới đích, địi hỏi phải xác định hng i nhanh nht, ỳng n nht Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) Thụng thng cỏc DNSX kế hoạch dựa quy luật bản: quy luật giá trị khả thực tế để đảm bảo vai trị cơng cụ để quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển nhanh KTXH c Chức hậu cần Công tác hậu cần công tác chuẩn bị điều kiện cho hoạt động bình thường tổ chức Làm tốt cơng tác hậu cần có nghĩa văn phịng nâng cao hiệu làm việc doanh nghiệp Hậu cần thường công việc dịch vụ tạo sở vật chất để CBCNV thực nhiệm vụ họ, tăng thêm hiệu làm việc Công tác hậu cần thực nhiệm vụ quản lý khoản tiết kiệm đảm bảo cho đời sống CBCNV Bên cạnh đó, cơng tác hậu cần coi công cụ quản lý hiệu Việc chuẩn bị tiêu kế hoạch góp phần vào việc hồn thành tốt tiêu kế hoạch việc tổ chức thành công hội nghị, hội thảo Cơng tác hậu cần cịn diện mạo CQ qua việc xây dựng sở vật chất, xây dựng uy tín cơng tác đối nội, đối ngoại II CẢI TIẾN, HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG THEO HƯỚNG HIỆN ĐẠI DOANH NGHIỆP Vai trò văn phòng đại doanh nghiệp Trước đây, chế cũ, Văn phòng nơi làm việc giấy tờ lo hậu cần cho hoạt động lãnh đạo Trong vài năm trở lại đây, chuyển sang chế thị trường, theo định hướng XHCN với quản lý nhà nước, để đảm bảo đứng vững môi trường cạnh tranh, doanh nghiệp đầu tư dây chuyền thiết bị đại đồng thời tiến hành đổi phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao Do hiệu hoạt động nâng lên rõ rệt Thực tế phản ánh yêu cầu khách quan công đổi mới, góp phần tạo chỗ đứng cho doanh nghiệp c ch th trng Bờn Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) cnh ú, nhng thnh t khoa học công nghệ thông tin gần áp lực buộc văn phòng phải khẩn trương vào đại hoá Khi nhà quản lý trọng đến cơng tác văn phịng vai trò văn phòng đại doanh nghiệp Nhà nước ngày khẳng định Rõ ràng, văn phòng kết hợp với khoa học đại ngày nâng cao hiệu suất làm việc cán bộ, nhân viên văn phòng Các trang thiết bị đại giúp họ đắc lực công việc, tạo suất hiệu ngày cao Văn phòng đại hạn chế tối đa chi phí quản lý điều hành đảm bảo chất lượng làm việc Đồng thời giúp nhà quản lý khỏi cơng việc mang tính chất vụ, kích thích sáng tạo họ, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đưa phương hướng kế hoạch khả thi, giải tốt mặt công tác điều hành quản lý doanh nghiệp Như với xu chung chế mới, xuất Văn phòng đại với hoạt động có hiệu chứng tỏ vai trị quan trọng cơng tác văn phịng doanh nghiệp Cải tiến công tác tổ chức văn phòng Mục tiêu nhà quản trị Văn phòng thực nhiệm vụ tham mưu cho cấp lãnh đạo điều hành quản lý hoạt động CQ cách hiệu Muốn xây dựng văn phòng theo hướng đại trước hết phải cải tiến bước sau: - Tổ chức nhân - Nghiệp vụ hành - Trang thiết bị kỹ thuật - Môi trường làm việc *Tổ chức nhân s: Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 10