Cải tiến công tác hoạt động văn phòng theo hướng hiện đại hoá của văn phòng tổng công ty xdctgt8

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIỆP

KHÁI NIỆM VÀ CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG

Văn phòng là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh nghiệp Văn phòng hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc về giấy tờ, nơi nào thực hiện các hoạn động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ hoặc làm công việc hành chính đều có nơi giao dịch bằng giấy tờ gọi là văn phòng. Trong một doanh nghiệp công việc giấy tờ như vậy khá nhiều, từ khi cách mạng KHKT tiến nhanh như vũ bão, giao lưu thương mại được mở rộng, cuộc cách mạng thông tin bùng nổ, công việc giấy tờ trong các tổ chức đơn vị tăng lên nhanh chóng Nếu không kịp xử lý nó sẽ cản trở đến công việc kinh doanh của các doanh nghiệp từ đó các nhà nghiên cứu quản trị của Việt Nam cũng như của Tổng công ty quan tâm nhiều hơn tới công tác Văn phòng của đơn vị và coi công tác văn phòng là điều kiện sống còn của các tổ chức.

Mỗi Văn phòng có nhiệm vụ cụ thể khác nhau, ở các doanh nghiệp Nhà nước thì Văn phòng có những nhiệm vụ sau:

- Xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng và lịch hàng tuần, hàng ngày của CQ đồng thời đôn đốc, theo dõi công việc thực hiện kế hoạch đã vạch ra Văn phòng tiến hành thu thập thông tin từ bên ngoài và trong nội bộ doanh nghiệp để kịp thời xử lý, giúp

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 5

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) lãnh đạo kịp thời đề ra phương hướng hoạt động SXKD Văn phòng còn chịu trách nhiệm biên tập văn bản, chuẩn bị báo cáo đề án, báo cáo phương án quản lý theo sự lãnh đạo của CQ.

- Bên cạnh đó Văn phòng thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính, hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng, tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của CQ để xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

- Văn phòng cũng có trách nhiệm đảm bảo nhu cầu, hậu cần, tạo cơ sở vật chất kỹ thuật, hỗ trợ phương tiện và điều kiện để cán bộ CNV nâng cao hiệu quả công tác và hiệu quả hoạt động.

Như vậy, Văn phòng là bộ phận tổng hợp quản lý các hoạt động của

CQ và là bộ máy tham mưu giúp đỡ lãnh đạo điều hành hoạt động của CQ.

2 Chức năng của Văn phòng

Có rất nhiều loại hình văn phòng như văn phòng cơ quan hành chính, văn phòng DNSXKD, văn phòng dịch vụ Để phân biệt được CQ này với

CQ khác ta căn cứ vào các chức năng của từng văn phòng Ở đây chủ yếu phân tích về Văn phòng DNSXKD Văn phòng trong đơn vị SXKD đóng vai trò hết sức to lớn có ảnh hưởng quyết định mọi hoạt động cuả DN. Quan trọng hơn, Văn phòng là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý doanh nghiệp Bất cứ một doanh nghiệp hay tổ chức nào dù có qui mô lớn hay nhỏ cũng đều có văn phòng là nơi đại diện cho doanh nghiệp đảm nhận công tác hoạt động SXKD Văn phòng có

3 chức năng cơ bản sau: a Chức năng thông tin tổng hợp

Ngày nay các hoạt động kinh tế, thông tin có ý nghĩa rất to lớn và được xem như nguồn nhân lực của mọi sự phát triển Nguồn thông tin thường rất phong phú và đa dạng, nó hiển diện ở mọi lĩnh vực Thông tin được thu thập và xử lý theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)

Thông tin tiếp nhận từ hai loại: Thông tin có hệ thống và Thông tin không có hệ thống.

-Thông tin có hệ thống là loại thông tin được duy trì trong hệ thống tổ chức, được quy định về yêu cầu, nội dung và theo một kiểu thống nhất trong CQDN Loại thông tin này được thể hiện dưới dạng văn bản như các quyết định, nghị định của Chính phủ xuống cấp dưới, các báo cáo của cấp dưới lên cấp trên.

-Thông tin không có hệ thống là loại thông tin liên quan đến sự kiện xảy ra bất ngờ mang tính chất đột xuất không biết trước Loại thông tin này đòi hỏi phải thu nhận và xử lý nhanh chóng, kịp thời.

Trong hoạt động văn phòng, chức năng thông tin tổng hợp luôn thể hiện tính năng động của nó Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đã phục vụ cho việc dự báo các vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất, giúp cấp quản lý có được quyết định đúng đắn để kịp thời xử lý Bên cạnh đó, công tác thông tin giúp các nhà quản lý phân tích dữ liệu, thông số để vạch ra những chiến lược quan trọng, lâu dài cũng như các kế hoạch trung hạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất Công tác thông tin tổng hợp cũng cung cấp tài liệu, báo cáo, các công trình khoa học cho nhà quản lý nghiên cứu, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm thực tiễn cho việc điều hành quản lý và cũng có thể qua các đề nghị đó cải tiến phương thức đổi mới tư duy và cách quản lý nhằm đưa đơn vị phát triển. Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay thì công tác thông tin tổng hợp càng làm thay đổi vị trí và vai trò văn bản của văn phòng trong mỗi doanh nghiệp Rõ ràng cuộc cách mạng thông tin đã tạo ra sự phát triển vượt bậc của kinh tế mỗi nước Các doanh nghiệp đã nhận thấy rõ vai trò, chức năng quan trọng của thông tin trong hoạt động kinh doanh bởi vì nền kinh tế càng phát triển thì lưu lượng thông tin càng phong phú và đa dạng. Mặt khác, để tồn tại và phát triển kinh tế xã hội, các quốc gia phải thi hành

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) chính sách mở cửa, khuyến khích các doanh nghiệp hội nhập và trong cơ chế mở.Muốn tồn tại, các doanh nghiệp phải nhanh chóng nắm bắt các nguồn thông tin và xử lý chúng kịp thời để đạt được mục tiêu trong kinh doanh.

Trong công tác thông tin thì yếu tố thiết bị thông tin đóng vai trò rất quan trọng Ngày nay, song song với sự phát triển không ngừng của lưu lượng thông tin thì các phương tiện, thiết bị thông tin điện tử cũng xuất hiện ngày càng đa dạng và phong phú Hệ thống máy tính điện tử nối mạng cho phép các nhân viên văn phòng và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và rất có hiệu quả Hệ thống thông tin hiện đại này giúp các nhà quản lý giải phóng khỏi phần lớn các công việc sự vụ, dành nhiều thời gian cho vấn đề hoạch định chương trình hoạt động và điều hành, quản lý cơ quan.Bên cạnh đó, với các trang thiết bị thông tin hiện đại các nhân viên làm việc đạt hiệu quả hơn, năng động và thao tác nghiệp vụ cũng trở nên linh hoạt hơn Như vậy, công tác thông tin tổng hợp thực sự đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị văn phòng. b Chức năng tham mưu

Ta biết rằng hoạt động của một CQ phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp.Như chúng ta đã biết, bất cứ cấp lãnh đạo nào cũng phải đặt ra các mục tiêu SXKD.Muốn đạt được mục tiêu đó, doanh nghiệp phải có cơ cấu tổ chức thích hợp, năng động và uyển chuyển Đặc điểm chính của một tổ chức hoạt động hiệu quả đó là khả năng dự báo những thay đổi cần thiết về mặt tổ chức và giải pháp thích nghi với điều kiện SXKD thay đổi Việc hoạch định và lập kế hoạch được xem như là con đường dẫn tới đích, đòi hỏi phải xác định được hướng đi nhanh nhất, đúng đắn nhất.

Thông thường các DNSX kế hoạch dựa trên quy luật cơ bản: quy luật giá trị và những khả năng thực tế của mình để đảm bảo vai trò là công cụ để quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển nhanh nền KTXH. c Chức năng hậu cần

Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động bình thường của tổ chức Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đã nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp Hậu cần thường là những công việc dịch vụ như tạo ra cơ sở vật chất để CBCNV thực hiện nhiệm vụ của họ, tăng thêm hiệu quả làm việc.

CẢI TIẾN, HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG THEO HƯỚNG HIỆN ĐẠI

1 Vai trò của văn phòng hiện đại ở doanh nghiệp

Trước đây, trong cơ chế cũ, Văn phòng là nơi làm việc giấy tờ và lo hậu cần cho hoạt động lãnh đạo Trong vài năm trở lại đây, khi chuyển sang cơ chế thị trường, theo định hướng XHCN với sự quản lý của nhà nước, để đảm bảo đứng vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã đầu tư dây chuyền thiết bị hiện đại đồng thời tiến hành đổi mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao Do đó hiệu quả hoạt động đã được nâng lên rõ rệt.

Thực tế đó đã phản ánh yêu cầu khách quan của công cuộc đổi mới, góp phần tạo chỗ đứng cho mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trường Bên

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) cạnh đó, những thành tự khoa học của công nghệ thông tin gần đây cũng là áp lực buộc các văn phòng phải khẩn trương đi vào hiện đại hoá Khi các nhà quản lý chú trọng đến các công tác văn phòng thì vai trò của văn phòng hiện đại trong doanh nghiệp Nhà nước ngày càng được khẳng định.

Rõ ràng, văn phòng kết hợp với khoa học hiện đại đã ngày càng nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ, nhân viên văn phòng Các trang thiết bị hiện đại đã giúp họ đắc lực hơn trong công việc, tạo năng suất và hiệu quả ngày càng cao.

Văn phòng hiện đại đã hạn chế tối đa về chi phí quản lý điều hành nhưng vẫn đảm bảo chất lượng làm việc Đồng thời nó giúp các nhà quản lý thoát khỏi những công việc mang tính chất sự vụ, kích thích sự sáng tạo của họ, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đưa ra những phương hướng và kế hoạch khả thi, giải quyết tốt nhất mọi mặt trong công tác điều hành quản lý doanh nghiệp.

Như vậy cùng với xu thế chung của cơ chế mới, sự xuất hiện Văn phòng hiện đại với sự hoạt động có hiệu quả càng chứng tỏ vai trò hết sức quan trọng của công tác văn phòng trong mỗi doanh nghiệp hiện nay.

2 Cải tiến công tác tổ chức văn phòng.

Mục tiêu của các nhà quản trị Văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho cấp lãnh đạo điều hành quản lý hoạt động của CQ một cách hiệu quả nhất Muốn xây dựng một văn phòng theo hướng hiện đại trước hết phải cải tiến các bước sau:

- Tổ chức về nhân sự

- Trang thiết bị kỹ thuật

*Tổ chức về nhân sự:

Trong xu hướng phát triển của XH hiện nay, yếu tố con người luôn là trung tâm của mọi hoạt động Một doanh nghiệp hay một tổ chức dù có nguồn tài chính phong phú với hệ thống trang thiết bị hiện đại đến đâu chăng nữa nếu thiếu sự tổ chức quản lý thích hợp thì cũng sẽ trở thành đơn vị yếu kém.

Bởi vậy, khi cải tiến văn phòng theo hướng hiện đại hoá thì vấn đề quan trọng nhất là phải cải tiến công tác tổ chức nhân sự.

Thực tế cho thấy, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ thì trình độ học vấn và kiến thức của các nhân viên ngày càng được năng cao ở Việt Nam hiện nay, những người không có trình độ đang dần bị đào thải, lực lược lao động trẻ nếu không có năng lực và trình độ chuyên môn sẽ khó tìm được việc làm thực tiễn đó phản ánh nhu cầu cải tiến, đổi mới chất lượng lam việc của nhân viên trong các doanh nghiệp ngày càng cao.

Song song với đầu tư trang thiết bị, các nhà quản trị cần phải có chính sách bồ dưỡng thêm cho nhân viên về nghiệp vụ chuyên môn, trang bị cho họ những kiến thức về nghiệp vụ văn phòng một cách tổng quát để có thực hiện tốt các nhiệm vụ, các công việc trong văn phòng Các nhân viên phải được đào tạo đa năng để có thể đảm nhiệm các công việc khác nhau, biết chi phối công việc của cả văn phòng và biết xử lý chọn lọc các nguồn thông tin một cách hợp lý, chính xác, kịp thời, giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn nhất Ngoài việc nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên, người quản trị còn phải biết tổ chức, sắp xếp nhân sự một các hợp lý.

Hiện nay ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vấn đề tổ chức nhân sự thường đơn giản hơn vì cơ cấu quyền lực này chỉ có một cấp, cấp lãnh đạo (giám đốc) trực tiếp điều hành lao động tuyến cơ sở, nên tổ chức gọn nhẹ.

Với các văn phòng các doanh nghiệp lớn thì cơ cấu tổ chức phức tạp hơn, mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có các bộ phận trong văn phòng với đầy đủ chức năng văn phòng Vì vậy, đối với doanh nghiệp này, việc tổ chức nhân sự nên tập trung Có nghĩa là mọi công việc văn phòng của các phòng ban đều đưa lên đầu não và tập trung nhân sự lên đó để tiến hành xử lý thông tin và thực hiện các công việc khác trong văn phòng chỉ để lại các phòng ban một số nhân viên văn phòng cần thiết như văn thư Việc sắp xếp tổ chức nhân sự theo kiểu tập trung như vậy thể hiện tính thống nhất, đồng thời các nhân viên dễ dàng trao đổi công việc khi cần có thể hỗ trợ nhau. Bên cạnh đó, việc tổ chức sắp xếp nhân sự một cách hợp lý, người quản trị văn phòng cần quan tâm đến nhu cầu của nhân viên có nghĩa là quan tâm đến chế độ, chính sách, chăm lo tới đời sống vật chất và tinh thần của họ, phải biết lắng nghe ý kiến nhân viên và đánh giá chính xác những khả năng, năng lực, tạo cho họ có cơ hội thăng tiến, khuyến khích họ học hỏi nâng cao kiến thức.

Ngoài ra, trong quá trình tuyển chọn nhân viên, ngoài những yêu cầu về chuyên môn, kiến thức, nghiệp vụ thì người quản trị văn phòng phải chú ý tới phẩm chất đạo đức của nhân viên, vì trong điều kiện làm việc mới thì càng phải có những yêu cầu mới về phẩm chất của mỗi nhân viên nhằm phải ánh tính chất hiện đại của văn phòng Trước hết họ phải có trách nhiệm về công việc, có óc sáng tạo nhanh nhẹn, và biết đề xuất ý kiến giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng Mặt khác, họ phải là người luôn chủ động trong việc biết cách giao tiếp và ăn mặc lịch sự gọn gàng.

Nói tóm lại, tổ chức và quản lý nhân sự là công việc rất cần thiết của người quản trị, bởi nó là yếu tố quyết định sự hoạt động của văn phòng.trong xu hướng phát triển mới để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn phòng phục vụ cho công cuộc hiện đại hoá Văn phòng của mỗi doanh nghiệp cần có một đội ngũ nhân viên có năng lực, có phẩm chất

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) đạo đức và thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn, có như vậy mới đáp ứng được nhu cầu trong từng thời kỳ mới.

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ SỰ RA ĐỜI VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8

QUÁ TRÌNH RA ĐỜI CỦA TỔNG CÔNG TY

1 Sự thành lập tổng công ty

Tổng công ty XDCTGT8 được quyết định thành lập từ năm 1965.

Theo quyết định số 597/QDTC ngày 23/6/1965 Bộ Giao thông vận tải đã chính thức thành lập ban xây dựng 64 trực thuộc Bộ Giao thông vận tải. Theo quyết định số 1916/QĐ/TCCB ngày 30/11/1982 của Bộ Giao thông vận tải đã chuyển ban xây dựng 64 thành: Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 8.

Theo quyết định số 813/TCCB-LĐ ngày 28/4/1989 của Bộ Giao thông vận tải về việc đổi tên Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 8 thành Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng công trình 8 thuộc bộ GTVT.

Theo quyết định số 4897/QĐ-TCCB_LĐ ngày 27/11/1995 của Bộ Giao thông vận tải thành lập lại là: Tổng công ty xây dựng công trình giao thông

8 tên giao dịch quốc tế là: civil gineering construC.Tyion corporation8,viết tắt là: CIENCO8.

2 Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành lập

Theo quyết định thành lập, Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 là doanh nghiệp Nhà nước chịu sự quản lý của Nhà nước của bộ Giao thông vận tải và của cơ quan Nhà nước khác theo quy định của pháp

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) luật được quan hệ với cơ quan nhà nước ở Trung ương và địa phương để thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh trên lĩnh vực của mình.

Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài nước.

- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng.

- Sản xuất vật liệu xây dựng và đồ mộc, cấu kiện bê tông đúc sẵn.

- Sửa chữa phương tiện thiết bị thi công.

- Xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh vật tư thiết bị giao thông vận tải, thiết bị công nghệ tin học.

- Tư vấn đầu tư xây dựng công trình giao thông.

- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, dịch vụ du lịch, văn phòng làm việc

- Xây dựng các công trình khác (gồm:thuỷ lợi, quốc phòng điện v.v).

- Dịch vụ đào tạo kỹ thuật và nghiệp vụ: khám chữa bệnh và điều dưỡng.

3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty

+Tổ chức hội đồng quản trị.

+Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc.

+Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ giúp việc giám đốc.

+Các đơn vị thành viên của tổng công ty. a.Hội đồng quản trị : Là cơ quan quản lý doanh nghiệp có quyền hạn cao nhất và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Doanh nghiệp Chủ tịch và các thành viên khác của hội đồng quản trị do bộ trưởng bộ GTVT bổ nhiệm,sau khi thống nhất ý kiến của bộ trưởng – Trưởng ban tổ chức cán bộ chính phủ. b.Tổng giám đốc: Điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Tổng công ty theo chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc do bộ trưởng bộ GTVT bổ nhiệm theo đề nghị của hội đồng bộ trưởng, sau khi thống nhất ý kiến với bộ trưởng Trưởng ban tổ chức cán bộ chính phủ.

TỔNG GIÁM ĐỐC CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

Tài chính kế toán Phòng

Kế hoạch tiếp thị Phòng

Phòng Vật tư thiết bị Phòng

Dự án công nghệ Văn phòng

Công ty XDC.TYGT 810 Công ty XDC.TYGT 874 Công ty XDC.TYGT 873 Công ty XDC.TYGT 829 Công ty XDC.TYGT 875 XCông ty DC.TYGT 838

C ông ty XDC.TYGT 842 Công ty XDGT Việt-Lào Công ty xây dựng miền tây Công ty tư vấn XDGT 8 C ông ty XD cầu 75 Công ty vật tư và xây công trình

Công ty XDC.TYGT 872 Công ty XDC.TYGT 889 Công ty XDC.TYGT 892 Công ty XDC.TYGT 820 Trung tâm QHQT và đầu tư Công ty VCKDL và TAXI

Trung tâm ĐTKTNV.8 Trung tâm y tế giao thông 8 Chi nhánh miền tây Chi nhánh phía Nam Chi nhánh tại Lào Chi nhánh Tây Bắc

Các ban điều hành dự án

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) c.Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng do bộ trưởng bộ giao thông vận tải bổ nhiệm theo đề nghị của hội đồng quản trị d.Tổ chức doanh nghiệp Tổng công ty theo hình thức : Quốc doanh.

Doanh nghiệp có trách nhiệm làm đầy đủ các thủ tục về đăng ký kinh doanhvà hoạt động theo đúng pháp luật. sơ đồ bộ máy tổ chức và quản lí hoạt động của tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8.

CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN

Tên đơn vị Chức năng nhiêm vụ Hạng

I Đơn vị hạch toán độc

1 Công ty XDC.TYGT 810 XD đường bộ và các công trình khác ngoài như: XD các công trình dân dụng, điện, thuỷ lợi, quốc phòng, sân bay, cảng biển.

2 Công ty XDC.TYGT 874 nt Hạng 1 Nghệ An

3 Công ty XDC.TYGT 873 nt Hạng 1 Hà Nội

6 Công ty XDC.TYGT 838 nt Hạng 2 Thanh

11 Công ty XDC.TYGT 820 nt Hạng 2 Nam Hà

12 Công ty XD Miền Tây nt Hạng 2 Hà Nội

13 Công ty XDC.TYGT Việt-

Lào nt Hạng 2 Hà Nội

15 Công ty xây dựng cầu 75 Xây dựng cầu, đường bộ

Tư vấn KSTK và XDC.TY

II Đơn vị hạch toán phụ thuộc

1 Công ty vận chuyển khách.du lịch và taxi

Kinh doanh vận chuyển khách du lịch và taxi

2 Trung tâm quan hệ quốc tế và đầu tư

Kinh doanh thương mại tư vấn đầu tư XDC.TY

3 Trung tâm y tế GT 8 điều dưỡng, khám chữa bệnh

4 Trung tam đào tạo kĩ thuật và nghiệp vụ 8 Đào tạo kĩ thuật nghiệp vụ và thực nghiệm XDC.TY

III Chi nhánh Tiếp thị, XDC.TY

1 Tại TP Hồ Chí Minh nt

3 Tại Viêng chăn (Lào) nt

4 Tạ.i Sơn La (Tây Bắc) nt

1 Tổng công ty xây dựng công trình GT8

Xây dựng công trình Hà nội

2 Công ty liên doanh Hữu

Sản xuất vật liệu và XDC.TY

BỐ TRÍ LAO ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG

Lao động hiện có của tổng công ty đến ngày 31/12/2000 là:7548 người. Trong đó: Lao động dài hạn : 4598 người.

- Hợp động ngắn hạn : 2958 người

Chất lượng lao động dài hạn:

- Trình độ đại học, cao đẳng chiếm :20,83%

- Trình độ trung học chiếm :11,68%

- Công nhân kỹ thuật chiếm :44,5%

Lao động phổ thông và lao động khác chiếm: 22.99%

Như vậy lao động trí tuệ và lao động kỹ thuật của Tổng công ty chiếm: 77,01% Đây là nguồn nhân lực vô cùng quý giá được phân bổ tương đối đồng đều và hợp lý từ cơ quan văn phòng Tổng công ty đến các công ty thành viên và trực tiếp đến các tổ đội sản xuất kinh doanh tạo ra sức mạnh tổng hợp.

2 Sắp xếp bố trí lao động

*Ưu điểm nổi bật trong công tác lao động những năm qua là đã quan tâm đến lực lượng cán bộ khoa học kỹ thuật được đào tạo chính quy qua các trường Đại học chuyên ngành

- Việc thực hiện đào tạo và đào tạo lại được quan tâm sâu sắc và đạt được những kết quả to lớn,đã tổ chức được nhiều khoá đào tạo tại chức tại trường Đại học GTVT với số học viên đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ trước mắt và lâu dài của tổng công ty.

- Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay hợp lý: Bố trí cán bộ có cống hiến lâu năm, có nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình trong công tác, bố trí cán bộ có trình độ năng lực phù hợp và đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) hợp chặt chẽ lực lượng cán bộ được đào tạo đầy đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn để nâng cao hiệu quả của cán bộ.

*Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm trong công tác cán bộ của tổng công ty còn có mặt yếu điểm là: Nhìn chung số cán bộ có trình độ trung, cao cấp nhiều nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu Hiện nay tổng công ty còn thiếu những chuyên gia đầu ngành giỏi về lĩnh vực quản lý kinh tế, giỏi về chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ.

HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY

1 Các lĩnh vực hoạt động của đơn vị

- Tư vấn đầu tư xây dựng các công trình giao thông và đầu tư phát triển sản xuất.

- Xây dựng các công trình giao thông.

- Sản xuất vật liệu xây dựng, đồ mộc, cấu kiện bê tông.

- Xuất nhập khẩu và kinh doanh đầu tư thiết bị GTVT, tin học

- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, phòng làm việc.

- Xây dựng các công trình thuỷ lợi, quốc phòng, điện.

- Kinh doanh vận chuyển khách du lịch và taxi.

- Xuất nhập khẩu máy móc thiết bị chuyên dùng và lao động.

2 Kết quả hoạt động của Tổng công ty

Theo số liệu tổng hợp báo cáo của các công ty thành viên thí kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đạt được là:

Năm Giá trị tổng sản lượng

(Đơn vị tính:tỷ đồng)

Nhìn chung, về sản lượng trong hai năm gần đây Tổng công ty đều hoàn thành vượt mức kế hoạch của Nhà nước giao theo kế hoạch của năm

1999 là: 850 tỷ đồng, đạt 1001,412 tỷ đồng, tăng17,81%và kế hoạch của năm 2000là: 1100 tỷ đồng, đạt 1234,983 tỷ đồng, tăng12,271%.

Do giá trị sản lượng thực tế của tổng công ty tăng lên dẫn đến năng xuất lao động của tổng công ty cũng tăng lên đồng thời thu nhập bình quân đầu người được nâng lên năm sau cao hơn năm trước.

- Năm 1999 thu nhập bình quân 1người/1tháng là:960.000đồng.

- Năm 2000 thu nhập bình quân 1người/1tháng là:1100.000 đồng. Đây là kết quả to lớn mà Tổng công ty đã hoàn thành mục tiêu hàng năm, sản lượng hàng năm ngày càng tăng so với kế hoạch là do Tổng công ty đã thắng được nhiều thầu công trình mang tầm cỡ quốc tế và công trình trọng điểm của đất nước.

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNGTỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8

Căn cứ thông tư số 04/1998/TB-BLĐTBXH ngày 04 tháng 4 năm 1998 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hướng dẫn xây dựng tiêu chuẩn và thi nâng ngạch viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước kèm theo bản tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ dùng để xây dựng tiêu chuẩn các chức danh viên chức.

Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 theo quyết định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ ngày 7 tháng 10 năm 1996 của bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải và hướng dẫn số277VB/TCCB-LĐ ngày 9 tháng 6 năm 1999 của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8.

Văn phòng của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 xây dựng chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức và định biên trình chủ tịch hội đồng quản trị và Tổng giám đốc duyệt như sau:

Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có chức năng tham mưu giúp việc cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành công việc về các mặt cụ thể sau:

- Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị trực thuộc để báo cáo với lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Tổng công ty.

- Tổ chức các cuộc hội nghị của Tổng công ty các ngày lễ lớn của Tổng công ty, các cuộc ký kết các hợp đồng trong và ngoài nước, tổ chức các lễ khởi công, động thổ, khánh thành các dự án, mời và đón tiếp khách trong nước và ngoài nước dự các hội nghị và ngày lễ trên của Tổng công ty Giải quyết công việc đối nội và đối ngoại của Tổng công ty.

- Tổ chức quản lý hành chính từ Tổng công ty đến các công ty đơn vị trực thuộc.

- Quản lý công văn bản đi, đến và hồ sơ lưu trữ tài liệu theo chức năng ngành dọc căn cứ theo điều lệ văn thư lưu trữ của nhà nước và pháp lệnh lưu trữ quốc gia.

- Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà nước có liên quan đến việc điều hành công việc của Tổng công ty, giải quyết cấp giấy tờ nối trên.

- Tổ chức, quản lý mạng lưới thông tin liên lạc toàn Tổng công ty.

- Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty, phòng bệnh chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho CBCNV và chỉ đạo theo ngành dọc của tổ chức y tế.

- Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty và thủ trưởng cơ quan để giải quyết công tác trong cơ quan như sau:

- Tổ chức thường trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an ninh trong cơ quan, đảm bảo cho cơ quan làm việc được duy trì.

- Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tốt công tác cho lãnh đạo và các phòng đi công tác.

- Nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làm việc trong cơ quan.

Nhiệm vụ chính của văn phòng tổng công ty gồm:

- Theo dõi Tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty hàng tháng, hàng quý hàng năm.Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo của các công ty, đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực :

- Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

- Tình hình hoạt động chung của đơn vị.

- Những vướng mắc và đề nghị với tổng công ty giúp đỡ,giải quyết Đầu tháng trình những vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị và Tổng giám đốc giải quyết.

- Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc.

- Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết các cuộc giao ban và họp đột xuất của lãnh đạo Tổng công ty.Tham gia và ghi chép biên bản các cuộc họp giao ban của HĐQT, của Tổng giám đốc, thông báo kết luận những vấn đề quan trọng của HĐQT,của Tổng giám đốc để các bộ phận có liên quan thực hiện.

- Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng chức năng tổ chức phải được lãnh đạo tổng công ty duyệt và đồng ý và văn phòng thông báo mời các thành phần dự họp.

- Lập dự toán và thuê mướn hội trường,địa điểm để tổ chức các cuộc hội nghị, các ngày lễ lớn của tổng công ty, và ký kết hợp đồng dự án, lễ khởi công động thổ và lễ khánh thành dự án.

THỰC TRẠNG VĂN PHÒNG Ở TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8

1 Công tác nhân sự và hoạt động của văn phòng của TC.TY xây dựng công trình giao thông 8.

Với chức năng là bộ phận tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc, văn phòng đã luôn thực hiện đầy đủ,chính xác và kịp thời các nhiệm vụ mà cấp trên giao phó, truyền đạt những chủ trương chính xác của Đảng và Nhà nước theo đúng chính sách nhiệm vụ được giao.

Bộ máy tổ chức hành chính của văn phòng TC.TY đã căn cứ và khối lượng và độ phức tạp của công việc, cho nên, cán bộ công nhân viên văn phòng được định biên là 22 người với 9 bộ phận.

*Chánh văn phòng (một người) có nhiệm vụ sau :

- Tổ chức đôn đốc, kiẻm tra giám sát và quản lý các bộ phận của cấp dưới, tham gia công tác tại bộ phận tổng hợp, giúp lãnh đạo tổng hợp,xây dựng các đề án, kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư chiều sâu, tái sản xuất mở rộng theo hướng phát triển của TC.TY theo từng thời kỳ.

- Viết các báo cáo tổng kết, chuẩn bị nội dung cho lãnh đạo họp, dự hội nghị, tổ chức các cuộc họp tổng kết, hội nghị, khách hàng, phối hợp các công đoàn tổ chức, đại hội công nhân viên chức hàng năm Trên cơ sở tổng

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) hợp ý kiến của các đơn vị chức năng, giúp lãnh đạo xây dựng các đề án tổ chức,lập kế hoạch xây dựng cơ bản trình lãnh đạo duỵêt.

*Phó văn phòng (một người) có nhiệm vụ :

- Giúp chánh văn phòng để hoàn thành nhiệm vụ chung của văn phòng thay mặt chách văn phòng giải quyết điều hành công việc chung của văn phòng khi chánh văn phòng đi vắng.

-Chủ trì nghiên cứu, đề xuất và tổ chức thực hiện các công việc được phân công.

-Tổ chức thực hiện, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra nghiệp vụ và đề xuất những biện pháp chỉ đạo, uốn nắn những sai lệch trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

- Trực tiếp phụ trách mạng lưới y tế có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế từ TC.TY tới các đơn vị trực thuộc và theo ngành dọc của y tế.

-Hợp đồng thuê mướn nhân công ngắn hạn phục vụ cho công tác đột xuất của cơ quan; thuê hội trường phục vụ cho hội nghị tổng kết và chuyên đề của TC.TY, cùng chánh văn phòng tổ chức các lễ động thổ khởi công và khánh thành các dự án của TC.TY.

-Xây dựng các nguyên tác phối hợp công tác giữa các bộ phận trong văn phòng.

*Công tác quản trị (một người) có nhiệm vụ :

- Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc,hợp đồng thuê mướn cải tạo,sủa chữa nhà làm việc của cơ quan, điện, nước, điện thoại, và theo dõi quản lý tài sản của các phòng làm việc của cơ quan.

- Hàng năm thực hiện thực hiện kiểm kê tài sản cố định cũng như tài sản trang bị cho cơ quan làm việc.

-Tổ chức xây dựng cơ chế quản lý chuyên môn nghiệp vụ như: y tế,thống kê số liệu, chế độ báo cáo

-Đề xuất các phương án thuộc cơ chế quản lý thuộc lĩnh vược chuyên môn nghiệp vụ mình phụ trách với lãnh đạo TC.TY.

-Lập kế hoạch dự toán chi tiêu của cơ quan hàng năm và các hội nghị, lễ động thổ, khánh thành công trình, sửa chữa lớn về nhà cửa, ô tô của công ty.

-Đặt in lịch, sổ tay in lịch, quảng cáo cho TC.TY hàng năm.

*Cán sự văn thư lưu trữ (một người)

- Hàng ngày,cán sự văn thư lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ quan hữu quan và các cơ quan đơn vị trực thuộc gửi đến;

- Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đúng nguyên tắc;

- Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn công ty ;

- Hướng dẫn các cơ quan đơn vị về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ;

- Quản lý và sử dụng tốt con dấu của tổng công ty, các loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đường.;

- Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm và phân phối văn phòng phẩm hàng tháng cho cơ quan;

- Thông báo các cuộc họp của tổng công ty.

Số lượng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tương đương với sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lượng công việc của văn phòng

Năm Văn bản đến Văn bản đi

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) Để đảm bảo nâng cao chất lượng của công tác này, Tổng công ty đã có những quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đến và đi.Trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ, văn phòng thường xuyên có công văn hướng dẫnđến các công ty đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các nghị định 142CP ngày 28/9/1963 của HĐBT về điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Nghị định 62/CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

*Nhân viên đánh máy vi tính và photocopy (một người )

- Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thường xuyên và đánh máy chữ bằng máy vi tính và máy photocopy tài liệu cho cơ quan Sử dụng thành thạo tác dụng, tính năng của máy vi tính, máy photocopy để thực hiện công việc được giao;

- Nhận các bản thảo công văn đánh máy của các phòng nghiệp vụ gửi đến để đánh máy đảm bảo bí mật, chính xác, kịp thời;

- Photocopy các tài liệu do các phòng nghiệp vụ, cho các cơ quan đoàn thể của tổng công ty;

NHẬN XÉT CHUNG

NHẬN XÉT CHUNG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8 VỀ CÁC MẶT ƯU, NHƯỢC ĐIỂM

Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 là một doanh nhgiệp trực thuộc Bộ GTVT Trong một thời gian ngắn thực tập tại đây tôi nhận thấy rằng trong thời gian qua, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn do sử chuyển đổi cơ cấu nền kinh tế nhưng Tổng công ty đã không ngừng phấn đấu vươn lên thành một doanh nghiệp vững mạnh.Thực tế cho thấy trong những năm đầu tiếp cận với cơ chế mới TC.TY đã sớm nắm bắt đỗi mới công tác quản lý.Phát triển TC.TY theo chiều hướng đi lên tiếp tục thực hiện tốt những nhiệm vụ được cấp trên giao và hoàn thành những chỉ tiêu ké hoạch đã đề ra hàng năm.

Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có 16 đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập Trong đợt xếp hạng doanh nghiệp có 4 doanh nghiệp đạt hạng I và 12 doanh nghiệp đạt hạng II Tổng công ty đã luôn quan tâm đến việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên.

Tổng công ty có nguồn ngân sách, nguồn vốn tự có được tăng lên nhiều so với những năm trước đây Công tác quản lý kinh tế và các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh được nâng cao và được cụ thể hoá, quy định bằng nhiều điều lệ, quy chế hoạt động rõ ràng để định hướng cho việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và các mặt công tác khác của đơn

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) vị Bên cạnh đó Tổng công ty đã chú trọng đầu tư máy móc, trang thiết bị hiện đại phục vụ cho thi công các công trình trọng điểm (giá trị tài sản hàng năm tăng hàng trăm tỷ đồng ) Năng lực, trình độ quản lý và sản xuất kinh doanh của Tổng công ty ngày càng phát triển vững mạnh và là một trong những Tổng công ty mạnh của ngành Giao thông vận tải.

Trong sự trưởng thành chung của Tổng công ty có nhiều đơn vị đạt hiệu quả kinh tế cao, nhưng bên cạnh đó còn có một số đơn vị hoạt động kém hiệu quả Mặc dù theo đánh giá xếp hạng doanh nghiệp đạt kết quả như nêu ỏ trên, về thực trạng trong Tổng công ty vẫn còn những đơn vị đang còn tồn tại mà tổng công ty cần khẩn trương điều chỉnh khắc phục

- Một số đơn vị được tập trung vốn đầu tư chiều sâu lớn nhưng đơn vị chưa thực sự năng động trong việc bố trí nhân lực và công nhân lành nghề để phát huy được hết hiệu quả máy móc thiết bị, mức tăng trưởng chậm, tình hình tài chính bị mất cân đối nghiêm trọng, đơn vị gặp nhiều khó khăn.- Có đơn vị chưa thực sự năng động trong công tác tiếp thị, không tìm kiếm và mở rộng được thị trường hoạt động nên sản xuất kinh doanh không phát triển theo nhịp độ phát triển chung của Tổng công ty.

- Có đơn vị hoạt động cầm chừng, manh mún, chưa mạnh dạn đầu tư thiết bị, nhân lực, chưa đủ năng lực để đi vào thực hiện các dự án quốc tế lớn, chưa đáp ứng được yêu cầu chung của Tổng công ty.

NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8

Trong công tác văn phòng,TC.TY đã bước đầu nhận thức rõ được tầm quan trọng của hoạt động văn phòng, các nghiệp vụ hành chính không còn bị phân tán như trước mà đã tập trung,các trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ hành chính cũng được đổi mới hơn

Công tác văn phòng của Tổng công ty xây dựng giao thông 8 đã phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ của mình (với định biên 22 cán bộ công

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) nhân viên được bố trí ở 9 bộ phận), là bộ phận tham mưu giúp cho lãnh đạo giải quyết tốt nhưng công việc điều hành trong cơ quan cũng như công tác đối nội và đối ngoại góp phần cho sự phát triển và vững mạnh của Tổng công ty Văn phòng tạo điều kiện cho các phòng ban và cơ quan đoàn thể hoàn thành công tác của lãnh đạo giao Đặc biệt, ở các bộ phận của văn phòng đều hoạt động với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao dưới sự lãnh đạo, điều hành của chánh, phó văn phòng.

Ngoài ra, trong công tác chuyên môn mà văn phòng đã đạt được hiệu quả tốt, công tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị cơ sở luôn được phòng quan tâm Cán bộ, công nhân viên của văn phòng luôn được cử đến trung tâm đào tạo bồi dưỡng kỹ thuật nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.

Tuy nhiên, với nhịp độ phát triển kinh tế và sức cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế thị trường như hiện nay thì văn phòng của TC.TY còn một số mặt cần khắc phục như:

1 Về cơ cấu quản lý

Cơ cấu tổ chức củaTC.TY hiện nay chưa đáp ứng được nhu cầu và khối lượng công việc cần giải quyết,nguyên nhân chủ yếu là văn phòng nhận quá nhiều công việc mà số lượng nhân sự trong văn phòng lại quá ít, được định biên 22 người Diện tích văn phòng nhỏ nên các phòng bị thu hẹp.

Có sự chồng chéo khi thực hiện chức năng nhiệm vụ giữa các phòng ban chức năng và văn phòng:

+ Bộ phận thi đua khen thưởng, báo chí tuyên truyền thuộc chức năng nhiệm vụ của tổ chức cán bộ lại giao cho Đảng uỷ của tổng công ty thực hiện.

+ Công tác tổng hợp báo cáo 6 tháng, hàng năm là chức năng nhiệm vụ của văn phòng thì được bố trí cho phòng Kinh tế - kế hoạch.

+ Trong công tác văn thư - lưu trữ, giấy tờ, công văn đến đều được chuyển đến cho Tổng giám đốc xét duyệt mà lẽ ra phải qua Chánh văn phòng xem xét trước rồi mới chuyển đến Tổng giám đốc Như vậy sẽ giúp cho Tổng giám đốc đỡ phần giải quyết những công việc sự vụ, tránh lãng phí thời gian cho Tổng giám đốc Hơn nữa, nhiều khi Tổng giám đốc đi vắng, công văn giấy tờ đến nhiều mà phải chờ Tổng giám đốc xét duyệt, điều này sẽ dẫn đến hậu quả: ách tắc trong quá trình giải quyết công vụ, đôi khi không đưa ra những quyết định được nhanh chóng, kịp thời, hợp lý trong điều kiện kinh tế - xã hội hiện nay

Lực lượng cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty hiện nay đang thiếu những cán bộ năng động trong chuyên môn và quản lý giỏi, thiếu đội ngũ nhân viên lành nghề có trình độ để đáp ứng với cơ chế mới Đối với nhân viên văn phòng: Số nhân viên còn quá ít so với khối lượng công việc, thường một nhân viên phải kiêm nhiệm các công việc khác không thuộc chức năng và nghiệp vụ chuyên môn của họ Bên cạnh đó trình độ chuyên môn còn thấp, các thao tác nghiệp vụ còn kém nhạy bén Trong đó công việc ngày càng đòi hỏi sự sáng tạo và năng động.

Cơ chế mới đòi hỏi có sự cạnh trang gay gắt trong xu thế chung đó vai trò của văn phòng ngày càng được khẳng định Trong đó yếu tố trang thiết bị có tính chất quyết định sự đứng vững của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế.TC.TY mặc dù đã đã nắm bắt được nhu cầu mới song vẫn chưa mạnh dạn đầu tư trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh,hệ thống trang thiết bị vẫn chưa hiện đại cho nên năng suất lao động còn bị hạn chế.

TC.TY vẫn chưa tạo được môi trường làm việc thuận tiện để thúc đẩy sự hăng say làm việc của mỗi nhân viên.

5 Công tác thông tin tổng hợp

Công tác thông tin tổng hợp đã có nhiều cố gắng song vẫn còn tồn tại một vài nhược điểm sau :

- Trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác thông tin chưa được đầu tư đầy đủ nên việc khai thác và xử lý thông tin còn bị hạn chế.

- Nguồn thông tin còn chưa đảm bảo chính xác và trung thực.

Nói tóm lại, TC.TY không ngừng phấn đấu vươn lên.Trong năm tớiTC.TY phát huy hơn nữa ưu điểm vốn có, khắc phục nhược điểm còn tồn tại để tiếp tục xây dựng phương hướng và mục tiêu phát triển theo kịp xu hướng phát triển của nghành GTVT nói riêng và của đất nước nói chung.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM KHẮC PHỤC NHỮNG MẶT TỒN TẠI VÀ CẢI TIẾN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8

Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý

Văn phòng với vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp – một khâu then chốt tạo ra sự năng động của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay Do đó, văn phòng nhất thiết phải được đổi mới Đổi mới phải khoa học, có hệ thống thống nhất là trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, phải hiện đại hoá bộ máy điều hành, đưa tiến bộ kỹ thuật khoa học vào trong văn phòng.

Vậy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý Một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó lại tác động tích cực trở lại sự phát triển sản xuất Muốn đổi mới tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo các nguyên tắc.

+Tính tối ưu: Giữa các khâu, các cấp quản lý phải được tổ chức mối liên hệ hợp lý để đảm bảo các cấp quản lý, mang tính năng động và đi sâu vào phục vụ cho hoạt động công tác.

+Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải thích ứng linh hoạt với mọi tình huống trong và ngoài hệ thống.

+Tính kinh tế: Gọn nhẹ, sử dụng kinh phí ít nhất và mang lại hiệu quả cao nhất.

Muốn xây dựng được một bộ máy quản lý của doanh nghiệp gọn nhẹ, có hiệu lực, khắc phục bệnh quan liêu, thiếu kỷ cương, thiếu khoa học, tham nhũng Chúng ta không thể bằng lòng với cách làm thủ công như hiện nay Nên thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ và hiệu quả kinh tế một vấn đề phức tạp chưa giải quyết được trong thời gian ngắn.

Trong thời gian sắp tới còn phải từng bước cơ giới hoá các tác nghiệp như sau:

+Tác nghiệp văn thư: Sử dụng máy bóc phong bì thay tay và bán tự động, máy đăng ký công văn, máy đánh số, máy in địa chỉ, máy đóng tem, máy phân loại công văn

+Tác nghiệp sao in: Sử dụng máy đánh chữ, máy đánh chữ tự động, máy photocopy, máy sao chụp điện.

+Chuyển giao văn bản: Sử dụng hệ thống băng chuyền hơi nén, băng chuyền tự động, Telex, fax…

Tổng công ty XDCTGT 8 là một tổng công ty do Bộ giao thông quản lý,tổng công ty chịu trách nhiệm chung về quản lý và điều hành các đơn vị thành viên Do vậy công việc của người chánh văn phòng còn nhiều khó khăn và bộn bề, nên bố trí một thư ký giúp việc cho chánh văn phòng thực hiện công việc thu thập, ghi chép thông tin, tài liệu và một số công việc khác khi cần thiết.

Những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động trong văn phòng của Tổng công ty XDCTGT 8

Lao động là vốn quý nhất, là yếu tố năng động linh hoạt trong sản xuất, thực hiện tốt quản lý lao động trong sản xuất sẽ đến thành công Muốn vậy phải có biện pháp quản lý con người trong văn phòng Nhân viên làm việc trong văn phòng phải là người có năng lực chuyên môn, có trình độ đào tạo cơ bản, có kiến thức về mọi mặt kinh tế xã hội Bên cạnh đó họ phải là người có phẩm chất tốt, có sự nhiệt tình say mê với công việc

Một trong những biện pháp chủ yếu đó là kích thích tinh thần làm việc,không ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên.Tinh thần làm việc của nhân viên có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công tác Vì thế cần quan tâm đầy đủ đến quyền và lợi ích của họ.

Con người trong văn phòng tổng công ty là yếu tố cần thiết cho mọi hoạt động Nhân tố môi trường luôn gắn với môi trường xung quanh, cụ thể con người làm việc ở đây là liên tục Do đó phải đảm bảo trật tự theo nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau Công việc của văn phòng tưởng như đơn giản nhưng phức tạp, nên công tác quản lý phải hợp lý để có phương pháp xử dụng lao động được tốt.

Trong công cuộc đổi mới, việc sắp xếp lại lao động, hầu hết tất cả các cơ quan trong doanh nghiệp đều có tình trạng thừa, thiếu lao động Thiếu là thiếu lao động có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ,có năng lực, có tính sáng tạo…, thừa những lao động trình độ thấp, thiếu năng động Chính vì thế đòi hỏi các đơn vị phải giải quyết sự thừa thiếu đó để nâng của hiệu quả sử dụng lao động. a Sắp xếp và bố trí cán bộ nhân viên trong văn phòng hợp lý: Để tiến hành công việc này có hiệu quả cần phải:

- Đánh giá lại lao động về các mặt lao động như: trình độ chuyên môn, năng lực, tuổi đời…

- Tổ chức phân tích, đánh giá từng công việc về mức độ phức tạp và số lượng

- Xem xét thực tế công việc mà từng cá nhân, bộ phận đã phù hợp hay chưa, nếu chưa phù hợp thì tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc đó yêu cầuhoặc bố trí công việc khác phù hợp hơn

Do vậy, để biết chính xác về năng lực làm việc của từng người và giao công việc cho đúng người, phù hợp với năng lực Từ đó, tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên trong văn phòng say mê với công việc của mình và họ phấn khởi làm việc Chú ý giúp đỡ họ thường xuyên nâng cao về mặt chuyên môn khoa học kỹ thuật trong quá trình làm việc của họ Tạo điều kiện thuận lợi, tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, chú ý cải tiến công tác Nếu bố trí nhân sự sao cho linh hoạt để không tạo ra khoảng

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) trống trong quá trình làm việc và đảm bảo phát triển về quy mô cũng như trong điều kiện cần thiết bố trí quá trình hoạt động của văn phòng phải có tính liên tục, căn cứ vào bố trí người Giao việc rõ ràng cho từng nhân viên để gắn trách nhiệm với công việc

Vậy việc bố trí nhân sự phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để bố trí nhân viên cho thích hợp. b Quản lý lao động trong văn phòng:

Cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên chặt chẽ Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác, áp dụng nghiêm túc, thường xuyên các hình thức khen thưởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của đơn vị Đồng thời sử dụng các hình thức cảnh cáo, kỷ luật khi họ vi phạm nội quy, quy chế chung và riêng, đảm bảo tính nghiêm minh trong văn phòng.

Bổ sung, hoàn thiện các nội quy, quy định và lề lối làm việc trong cơ quan, chỉ đạo việc thực hiện các nội quy, quy định một cách có nghiêm túc và đồng bộ. c Công tác đào tạo và tuyển dụng lao động trong văn phòng:

Về công tác đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trên cơ sở phân loại lao động theo trình độ, tuổi đời đồng thời xem xét về điều kiện gia đình, bản thân và thời gian để còn có thể công tác ở đơn vị, từ đó xây dựng quy định kế hoạch đào tạo cán bộ cho phù hợp.

Hiện nay hầu hết các bộ phận trong văn phòng đều được trang bị máy điện thoại, cần trang bị thêm máy vi tính, vì vấn đề hiện nay đòi hỏi nhiều thông tin cần thiết và kịp thời cho nên cơ quan cần phải có chính sách khuyến khích họ học thêm để nâng cao trình độ tin học văn phòng Học tập nâng cao kỹ năng tác nghiệp văn phòng bằng nhiều hình thức

Về công tác tuyển dụng: Công tác này có ảnh hưởng lớn đến chất lượng lao động để có được một đội ngũ cán bộ công nhân viên có đủ năng lực trình độ thì việc tuyển dụng lao động ở văn phòng cần được quan tâm đúng mức Cụ thể: phải xây dựng các tiêu chuẩn tuyển chọn.

Phải đảm bảo việc thực hiện đúng nội quy, quy định của Nhà nước về công tác tổ chức thi tuyển, hợp đồng thử việc… đối với lao động được tuyển dụng.

Phải có ý thức tốt trong việc chấp hành những quy định riêng của cơ quan, đơn vị Có đủ trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt cũng như phẩm chất chính trị.

Đổi mới cơ chế hoạt động hành chính văn phòng

- Chuyển dần chế độ cũ sang chế độ làm việc trực tiếp, thực hiện chế độ thủ trưởng, giảm cấp phó (tránh nhiều cấp trung gian) để đảm bảo mỗi công việc điều có người phụ trách.

- Xuất phát từ cơ chế mới của quản lý nhà nước và chức năng nhiệm vụ của cơ quan mà xây dựng một hệ thống quy chế, nội quy mới đáp ứng yêu cầu của giai đoạn mơí.

- Cải tiến quy trình soạn thảo văn bản, thực hiện nguyên tắc pháp chế ban hành văn bản và quản lý văn bản nhà nước.

-Khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ, hành chính, các thủ tục hành chính nhằm vừa đảm bảo tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành của cơ quan, đơn giản hoá công việc công văn giấy tờ, cải tiến các thủ tục hành chính, các tác nghiệp trong hoạt động văn phòng.

-Nghiên cứu,từng bước áp dụng chế độ khoán chi hành chính.

-Thực hiện quy chế dân chủ doanh nghiệp do nhà nước ban hành.

Đổi mới cơ cấu kinh tế

Như đã đánh giá ở trên, Tổng công ty còn một số tồn tại về cơ cấu quản lý Hiện nay hoạt động của phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc còn chồng chéo.Để phù hợp với thực tế Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 nên đổi tên và thay đổi chức năng của 3 phòng như sau : -Phòng kế hoạch –tiếp thị đổi tên thành phòng khoa học –dự án

-Phòng dự án công nghệ đổi thành phòng kỹ thuật công nghệ

-Phòng vật tư thiết bị đổi tên thành phòng thiết bị

Bên cạnh đó, thông qua các phòng, ban chức năng thường xuyên đôn đốc,kiểm tra để có thể cân đối điều chỉnh, phân tích công việc, lập kế hoạch sản xuất nhằm đánh giá khả năng và triển vọng phát triển trong những năm tới.

Đổi mới tổ chức nhân sự

Một số cán bộ công nhân viên của Tổng công ty vẫn còn bị ảnh hưởng của lề lối làm việc cũ Họ thực hiện mệnh lệnh, chỉ thị thực hiện công việc một cách thụ động Khi chuyển sang cơ chế mới, họ không tránh khỏi lúng túng, làm việc kém hiệu quả trong khi khối lượng công việc ngày càng nhiều đòi hỏi có sự sáng tạo, năng động Vì vậy Tổng công ty cần có giải pháp cần khắc phục như tổ chức thi tuyển, kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn đối với từng nhân viên để sắp xếp lại vị trí cho phù hợp với năng lực và nhiệm vụ của từng người Thường xuyên tạo điều kiện cho những nhân viên có năng lực phát huy sáng tạo của họ Cần tuyển dụng thêm những nhân viên có trình độ học vấn và chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc nhằm thay thế những người đến tuổi nghỉ hưu, nghỉ chế độ hoặc không đủ trình độ, năng lực để đảm nhận công việc được giao.

Tạo môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho cán bộ công nhân viên Thường xuyên chăm lo đến đời sống, điều kiện vật chất và tinh thần

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) cho họ Bên cạnh đó thường xuyên thăm hỏi gia đình chính sách, gia đình khó khăn thể hiện sự quan tâm của nhà nước đối với họ.

Đầu tư trang thiết bị

Trang thiết bị là công cụ đắc lực hỗ trợ cho văn phòng Hiện nay doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì việc đầu tư mua sắm trang thiết bị là cần thiết Với khả năng và kinh tế như hiện nay, Tổng công ty nên trang bị thêm máy vi tính, lắp đặt hệ thống máy văn phòng, thiết bị văn phòng(điều hoà, điện thoại, bình nước điện, hoà mạng máy tính nội bộ ) đảm bảo cho mỗi phòng một máy để hỗ trợ thêm cho công việc Nói chung trong khả năng của mình, Tổng công ty nên cân đối lại để có sự đầu tư đúng đắn về trang bị nhằm đáp ứng đủ nhu cầu của công việc và không bị lãng phí mà vẫn đạt mục tiêu đề ra.

Quan tâm tới vấn đề môi trường làm việc

Tổng công ty nên tổ chức bố trí các phòng ban hợp lý và khoa học, sử dụng tốt đa khoảng trống, xây dựng các vách ngăn các bàn làm việc của nhân viên Cách sắp xếp này vừa linh hoạt vừa tiết kiệm diện tích và chi phí,lại vừa thuận tiện trong công việc trao đổi giữa các nhân viên với nhau,như vậy giảm được thời gian di chuyển tạo ra không khí làm việc cũng như mối quan hệ gần gũi Bên cạnh đó, cần chú ý đến các yếu tố làm ảnh hưởng tới con người như nhiệt độ, không khí, ánh sáng, tiếng ồn, tiện nghi sinh hoạt để tạo cảm giác thoải mái khi làm việc.

Cải tiến công tác thông tin tổng hợp

Công tác thông tin tổng hợp đóng vai trò quan trọng, trong quá trình quản lý công tác này vẫn còn tồn tại một vài nhược điểm Để khắc phục tình trạng đó Tổng công ty cần xây dựng quy chế về chế độ báo cáo thông tin trong Tổng công ty tăng cường cơ sở vật chất, kỹ thuật, đầu tư trang

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) thiết bị như máy vi tính, điện thoại di động để thông tin được truyền một cách nhanh và thuận lợi nhất, từ đó các bộ phận kịp thời xử lý.

Như vậy để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ của văn phòng, để nâng cao chất lượng và năng suất lao động,tăng lợi nhuận và nâng cao mức sống cho các thành viên,Tổng công ty cần có các giải pháp đúng đắn, khắc phục những để bất,tồn tại, củng cố, cải tiến công tác tổ chức văn phòng kịp xu hướng phát triển chung cũng như tự kiểm định sự đứng vững trong nền kinh tế sôi động hiện nay. Để khắc phục những nhược điểm còn tồn tại trong văn phòng của Tổng công ty XDCTGT 8, tôi xin mạnh dạn đưa ra những ý kiến trên mong góp phần vào việc cải tiến hơn nữa công tác văn phòng của Tổng công tyXDCTGT 8 theo hướng hiện đại hoá.

Tiêu đề	Cải Tiến Công Tác Hoạt Động Văn Phòng Theo Hướng Hiện Đại Hoá Của Văn Phòng Tổng Công Ty XDCTGT8
Tác giả	Bùi Thị Thái
Người hướng dẫn	Thầy Vừ Văn Tuyển
Trường học	Đại học dân lập Phương Đông
Chuyên ngành	Quản trị kinh doanh
Thể loại	Luận văn tốt nghiệp
Năm xuất bản	2023

Định dạng
Số trang	77
Dung lượng	94,66 KB

Tài liệu tham khảo	Loại	Chi tiết
1. Phạm Hưng – Văn phòng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn phòng – 1996 NXB Thành phố Hồ Chí Minh	Khác
2. Nguyễn Hữu Thân – Quản trị hành chính văn phòng 1998 – NXB Thống kê	Khác
3. Nguyễn Hữu Tri – Võ Văn Tuyển – Những vấn đề cơ bản về Văn bản học – NXB Thống Kê - Hà nội 1999	Khác
4. Học viện hành chính quốc gia – Giáo trình về quản lý hành chính Nhà nước Tập 2- in lần thứ 8 – Hà nội 1999	Khác
5. Những văn bản pháp luật về dân chủ và quy định đảm bảo thực hiện – NXB Lao Động –1999	Khác