CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
7.3.3 Chuẩn bị cụ thể cho chuyến đi công tác
Liên hệ với các nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghĩ và làm việc cho đoàn:
Chuẩn bị nội dung công tác, tài liệu nghiên cứu và phương tiện nghe nhìn
Tùy theo mục đích của từng chuyến đi mà nội dung công tác cần chuẩn bị sẽ khác nhau.
Ví dụ: Nếu đi kí kết hợp đồng kinh tế thì phải có bản hợp đồng do các đơn vị chức năng, các chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị. Nếu đi dự các hội họp khoa học thì phải nghiên cứu yêu cầu của hội họp để soạn thảo các bài phát biểu…
Để chuẩn bị các nội dung cho các chuyến đi công tác, lãnh đạo cần phải có các tư liệu tham khảo như: các văn bản quy phạm pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên môn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các tài liệu tham khảo có liên quan... Thư kí cần tổng hợp các tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, có liên quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn các tài liệu nghiên cứu, tham khảo mang theo chuyến đi để sử dụng khi cần thiết .
Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn, dụng cụ cụ thể ở đây là: máy chiếu, video, bảng viết, sơ đồ, bảng biểu,....
Ví dụ: Dự thảo hợp đồng kinh tế đã thống nhất trước; Đề cương báo cáo về các tài liệu khác; Hồ sơ, phương án, biện pháp giải quyết cần thiết, có thể sao chép trong đĩa CD, USB và mang theo máy vi tính xách tay; Đề cương phát biểu trong hội thảo; chuẩn bị tư liệu nghiên cứu tham khảo.
Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
Tùy theo địa điểm và thời gian công tác lựa chọn các phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm.
Phương tiện đi lại của đoàn công tác, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như giấy giới thiệu, giấy đi đường, hộ chiếu, CMND, trang bị cá nhân cần thiết…
Nắm được chế độ tiêu chuẩn của các thành viên trong đoàn, bảng giờ đi đến của từng loại phương tiện, giá vé, độ dài quãng đường…
Chuẩn bị kinh phí
Trong bản dự trù cần có các khoản chi phí cơ bản sau đây:
• Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô.
• Tiền ăn, nghỉ.
• Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính.
• Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội họp (nếu tổ chức yêu cầu).
• Một số chi phí khác như: Thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phòng.
Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm ở nhà
Thông báo về việc Thủ trưởng vắng mặt.
Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn cho người ở nhà Những việc khác cần được thực hiện như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc họp đã ấn định trong suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt.
Kiểm tra chuyến đi phút chót
Vé máy bay, tàu thủy.
Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên nhận đặt chỗ.
Passport, Visa (nếu đi công tác nước ngòai).
Ngân quỹ du lịch, thẻ tín dụng.
Xác nhận phòng ngừa y tế (nếu đi công tác nước ngòai).
Giấy giới thiệu.
Tính cách những người quan trọng cần gặp.
Các lọai bảo hiểm.
Sổ tay địa chỉ. Danh sách các nhà cung cấp.
Cần phải checklist để kiểm tra toàn bộ công việc chuẩn bị cho chuyến công tác như:
Giấy phép lái xe quốc tế (nếu đi công tác nước ngòai.
Thông tin chuyến bay thay thế hoặc các chuyên chở khác.
Toa thuốc.
Mắt kính, mắt kính sơ cua và toa tròng kính.
Phong bì có địa chỉ.
Bản sao bài diễn văn, báo cáo, các tài liệu cần thiết.
Lộ trình chuyến đi. Bản đồ đi đường.
Các hướng dẫn của khách sạn.
Các tài liệu để đọc.
Lộ trình chuyến đi.
Thời điểm Giờ Nơi đến Nội dung Ghi chú
Thứ hai 16/1
6:30 Xe cơ quan đưa đi
14:30 Nha Trang
Khách sạn Queen An
100 Trần Phú, Lộc Thọ, Thành phố Nha Trang, Khánh Hòa 650000
Nghỉ ngơi Đã đăng kí giữ phòng
17:00 Nhà hàng Sailing Club Gặp gỡ nhà đầu tư Đã đặt bàn
Thứ ba 17/1
8:00 Đi Đà Lạt
10:00 Đà Lạt khách sạn Dalat Palace
2 đường Trần Phú, phường 3, thành phố Đà Lạt
Nghỉ ngơi Đã đăng kí phòng
Thứ tư 18/1
8:00 Tổng công ty thương mại Đà Lạt Liên hệ công tác
14:00 Sở thương mại Đà lạt Liên hệ công tác
19:30 Le Rabelais (Da Lat Palace)
2 đường Trần Phú, phường 3, thành phố Đà Lạt
Gặp gỡ đối tác Đã dặn chỗ trước
Thứ năm 19/1
6:00 Về thành phố Hồ Chí Minh
11:00 Đến thành phố Hồ Chí Minh
Thứ sáu 20/1
8:00 Công ty tổng Họp cổ đông
19:30 Nhà hàng Sky 77-Landmark 81
Vincom Landmark, 77 720 Điên Biên Phủ, Phường 22, Bình Thạnh
Gặp gỡ nhà đầu tư Đã đặt bàn
Sau chuyến đi công tác
Báo cáo với LĐ những công việc ở nhà (công việc đã hoặc chưa giải quyết) và bàn giao giấy tờ, tài liệu. Thông báo lịch làm việc và tiếp khách của lãnh đạo.
Lập hồ sơ.
Kiểm tra, hệ thống các hoá đơn, chứng từ để thanh toán kinh phí tạm ứng.
Biên tập, soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến CT (Báo cáo, Hợp đồng, Thư cảm ơn…).
Trách nhiệm của thư ký trước khi Thủ trưởng đi công tác
o Thư ký thực hiện làm công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi.
o Dự buổi họp bàn giao của Thủ trưởng cho người được ủy nhiệm. Nắm vững nội dung công việc của Thủ trưởng giao lại cho cấp phó.
o Ghi lại những công việc Thủ trưởng ủy quyền cho thư ký giải quyết và mức độ thẩm quyền giải quyết.
Trách nhiệm của thư ký khi Thủ trưởng đi công tác
o Chuyển cho lãnh đạo hoặc trưởng đoàn tất cả các tài liệu cần thiết.
o Xin ý kiến lãnh đạo về việc uỷ quyền giải quyết công việc ở nhà.
o Ghi sổ những cuộc điện thoại, những người cần gặp lãnh đạo và kịp thời thông báo cho lãnh đạo để xin ý kiến.
o Sắp xếp cẩn thận các công văn tài liệu nhận được khi lãnh đạo đi công tác.
Trách nhiệm của thư ký sau khi Thủ trưởng
đi công tác
o Làm việc với người được ủy nhiệm xem công việc đã được thực hiện chưa.
o Đối với công tác thư tín, hãy phân loại thư tín theo theo tầm quan trọng như:
+ Hồ sơ khẩu.
+ Hồ sơ những việc cần làm.
+ Hồ sơ để thông báo...
o Sau đó chuyển các văn thư trên cho các cá nhân được ủy quyền xử lý hoặc chính bạn giải quyết.
o Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín là sổ tóm tắt thư tín và sổ nhật ký các hoạt động cần lưu ý.
SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN ... VẮNG MẶT
Ngày, tháng Nguồn/ mô tả Hoạt động đã được thực hiện /
Người giải quyết
Hoạt động cần được thực hiện / Ngày hết hạn
Ghi chú : mô tả cụ thể thư tín,
điện thoại, bản tường trình hoặc cuộc thăm viếng
CÁC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CẦN LƯU Ý
Ngày, tháng Mô tả
Trách nhiệm của thư ký khi Thủ trưởng đi công tác trở về
Sau mỗi chuyến đi công tác, nhất là các chuyến công tác dài ngày, bộ phận văn phòng phải tiến hành một số công việc chủ yếu sau đây:
o Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong đơn vị, tổ chức.
o Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng.
o Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật kí các hoạt động hành chính.
o Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán.
o Soạn thảo các thư cảm ơn những người đã tiếp xúc và gặp gỡ trong chuyến đi.
o Lưu trữ các tài liệu hồ sơ trong chuyến đi.