Quản trị hành chính văn phòng chuyến Đi thực tế môn học quản trị hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng chuyến Đi thực tế môn học quản trị hành chính văn phòng1.4. Trang thiết bị văn phòng 2 1.5. Con người 3 1.6. Các nguyên tắc thủ tục 3 1.7. Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng 4 1.8. Giải pháp 4

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KINH TẾ

š ¯ š

BÁO CÁO CHUYẾN ĐI THỰC TẾ MÔN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH

CHÍNH VĂN PHÒNG

Nhóm học phần: ThT.15

Mã học phần: MMG221

Bình Dương, tháng 03 năm 2022

MỤC LỤC

DANH SÁCH NHÓM i

MỤC LỤC 1

DANH MỤC HÌNH ẢNH 3

1 Công ty TNHH Bảo hiểm Hanwha Life Việt Nam 1

1.1 Giới thiệu 1

1.2 Tầm nhìn và Sứ mệnh 2

1.3 Logo 2

1.4 Trang thiết bị văn phòng 2

1.5 Con người 3

1.6 Các nguyên tắc thủ tục 3

1.7 Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng 4

1.8 Giải pháp 4

2 Trung tâm Ngoại ngữ trường Đại học Thủ Dầu Một 5

2.2 Logo 5

2.3 Con người 6

2.4 Trang thiết bị 6

2.5 Các nguyên tắc thủ tục 7

2.6 Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng 7

2.7 Giải pháp 7

3 .8

3.1 Giới thiệu 8

3.2 Con người 9

3.3 Trang thiết bị 9

3.4 Các nguyên tắc thủ tục 10

3.5 Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng 10

3.6 Giải pháp 11

TÀI LIỆU THAM KHẢO 12

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Chi nhánh Công ty TNHH Bảo hiểm Hanwha Life Việt Nam

Hình 1.2: Logo Công ty TNHH Bảo hiểm Hanwha Life Việt Nam

Hình 1.3: Các trang thiết bị của Công ty

Hình 1.4: Về nhân viên trong công ty

Hình 2.1: Logo Trung tâm Ngoại ngữ trường Đại học Thủ Dầu Một

Hình 2.2: Về nhân viên tại Trung tâm

Hình 2.3: Các trang thiết bị tại trung tâm

Hình 2.4: Văn phòng tại trung tâm

Hình3.1: Trụ sở

Hình 3.3: Các trang thiết bị tại Phường An Thạnh

1 Công ty TNHH Bảo hiểm Hanwha Life Việt Nam

1.1 Giới thiệu

Hanwha Life được thành lập từ năm 1946, là Công ty Bảo hiểm nhân thọ cólịch sử lâu đời nhất tại thị trường Hàn Quốc Hiện Hanwha Life có tổng tài sản lênđến hơn 117 tỷ đô la Mỹ và được xếp hạng tín dụng cao nhất là “AAA” bởi KoreaRatings và Cơ quan Kiểm định Thông tin Dịch vụ Tín dụng Hàn Quốc

Hanwha Life Việt Nam đã chính thức giới thiệu sản phẩm đến khách hàng

kể từ ngày 1/4/2009 Công ty đang có hơn 500 nhân viên cùng 37.000 tư vấn tàichính hoạt động ở hơn 160 điểm phục vụ khách hàng trên cả nước Tính đến tháng12/2021, công ty đã và đang được gần 1 triệu khách hàng tin tưởng và giao phótrọng trách bảo vệ bản thân và gia đình

Danh mục kinh doanh đa dạng trong các lĩnh vực: Sản xuất & Xây dựng,Tài chính, Dịch vụ & Nghỉ dưỡng, Hàng không vũ trụ và cơ điện tử, Hóa chất và

Nguyên vật liệu tiên tiến, Năng lượng mặt trời với mạng lưới gồm 469 thành viêntrên toàn cầu

Hình 1.1: Chi nhánh Công ty TNHH Bảo hiểm Hanwha Life Việt Nam

(Nguồn: Hanwha Life Việt Nam, 2021)

1.2 Tầm nhìn và Sứ mệnh

Tầm nhìn: Trở thành công ty bảo hiểm được tín nhiệm nhất tại Việt Nam

Sứ mệnh: Cung cấp dịch vụ và giải pháp hướng đến khách hàng

1.3 Logo

Hình 1.2: Logo Công ty TNHH Bảo hiểm Hanwha Life Việt Nam

(Nguồn: Hanwha Life Việt Nam, 2021)

1.4 Trang thiết bị văn phòng

Tại Hanwha Life, được trang bị các thiết tăng tiến hiện đại phù hợp vớicông việc nhân viên, trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, máy lạnh, máy lọc nướcphục vụ nhân viên máy móc kỹ thuật như: máy in, máy tính, máy chiếu, tivi, bảngviết phục vụ các hoạt động huấn luyện đào tạo nhân viên, bên cạnh đó dùng để xử

lý thông tin, lưu trữ truyền thông, lưu trữ thông tin trong phạm vi cả nước giữa cácquốc gia hỗ trợ nhân viên làm việc nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.

Hình 1.3: Các trang thiết bị của Công ty

(Nguồn: Hanwha Life Việt Nam, 2021)

1.5 Con người

Đối với Hanwha life là một công ty bảo hiểm nhân thọ, cán bộ nhân viênvăn phòng chăm sóc khách hàng tuyệt đối phải thân thiện, nhẹ nhàng, thấu hiểutâm tư mong muốn khách hàng của mình, từ đó đưa ra gói bảo hiểm hợp lý phục

vụ khách hàng Với không gian thoáng mát rộng rãi nhân viên có thể tự do đi lại,

đã tạo nên không gian làm việc tại công ty bảo hiểm Hanwha life nhân viên vớitinh thần thoải mái

Hình 1.4: Về nhân viên trong công ty

(Nguồn: Hanwha Life Việt Nam, 2021)

1.6 Các nguyên tắc thủ tục

Những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng

bộ phận, từng cá nhân tại công ty Hanwha Life:

Quy định về trang phục: Nhân viên phải mặc trang phục lịch sự khi đến nơilàm việc quy định: Nam áo sơ mi quần tây, nữ áo sơ mi quần tây chân váy, và đểtạo sự thoải mái cho nhân viên thì công ty cho phép nhân viên mặc áo thun quầnjean 1,2 lần trong tuần

1.7 Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng

Tại chi nhánh Bình Dương công ty, nhân viên quầy lễ tân chăm sóc phục vụ

tư vấn khách hàng, công ty bố trí nhiều văn phòng dành công tác huấn luyện dànhcho nhân viên mới được thiết kế theo kích thước số lượng 1 căn phòng vừa có thểchứa từ 7-8 người, với văn phòng kích thước lớn sức chứa đến 20 người Hai vănphòng giám đốc chi nhánh và giám đốc công ty, phòng họp nội bộ, phòng cuộcgọi, phòng khách hàng

Hình 1.5: Một số loại văn phòng của công ty

(Nguồn: Hanwha Life Việt Nam, 2021)

1.8 Giải pháp

Không gian: tại công ty doanh nghiệp sắp xếp hệ thống văn phòng mở,

không gian thoải mái làm việc tại công ty, bên cạnh đó ngăn cách các phòng cũng

là kính giúp nhân viên cảm thấy gần gũi, không gian rộng rãi, kèm theo đó là câycối tạo tư thế tự do, hòa nhập với thiên nhiên giúp nhân viên làm việc một cáchhiệu quả

Nhược điểm, đối với doanh nghiệp thiết kế văn phòng mở không có nhiềukhông gian riêng tư, bí mật dễ rò rỉ bên ngoài Đối với nhân viên, dễ mắc bệnhtruyền nhiễm, có thể bị mất tập trung do tiếng ồn ào, không gian mở thì cảm giácrộng rãi thoải mái, nhưng cảm giác bị giám sát liên tục làm cho nhân viên cảmthấy áp lực Để khắc phục, cần bố trí sử dụng kính không màu để ngăn cách: Kínhkhông màu vừa có tác dụng ngăn cách không gian nhưng vẫn đảm bảo nhân viên

có thể dễ dàng quan sát nhau, trao đổi với nhau khi cần Sử dụng cửa sổ lớn: Cửa

sổ lớn tạo cảm giác không gian thông thoáng và mở rộng hơn Kết hợp bố trí thêmvăn phòng cuộc gọi nhân viên có một không gian riêng tư dành cho những cuộcgọi cá nhân, độc lập với không gian bên ngoài

2 Trung tâm Ngoại ngữ trường Đại học Thủ Dầu Một

2.1 Giới thiệu

Được thành lập từ năm 2009 Tất cả thầy cô giảng dạy tại trung tâm đềuxuất thân từ Khoa Ngoại ngữ của trường và giáo viên bản xứ đến từ các nước Anh,

Mỹ, Úc, Philippine với trình độ chuyên môn từ đại học đến sau đại học

Với phương châm “ Lấy chất lượng là nền tảng của sự thành công”

Địa chỉ: Số 06, Trần Văn Ơn, Phú Hòa, Thủ Dầu Một, Bình Dương

Điện thoại: 0650 3834 953

Website: tdmuflc.edu.vn

Email: flc@tdmu.edu.vn

2.2 Logo

Hình 2.1: Logo Trung tâm Ngoại ngữ trường Đại học Thủ Dầu Một

(Nguồn: tdmuflc, 2021)

2.3 Con người

Trung tâm ngoại ngữ với các giảng viên trong văn phòng rất tận tâm và giảiđáp các thắc mắc cho các sinh viên một cách tận tình, họ thân thiện và nhẹ nhàngvới các sinh viên

Hình 2.2: Về nhân viên tại Trung tâm

(Nguồn: TDMUFLC, 2021)

2.4 Trang thiết bị

Máy móc văn phòng, trang bị kĩ thuật, yếu tố vật chất, máy tính, bàn làmviệc, máy lạnh, máy chiếu, tủ tài liệu với sự hiện đại ngày nay thì các văn phòng

trang bị đầy đủ các thiết bị giúp thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ vàtruyền thông tin cho các sinh viên được hiệu quả hơn.

Hình 2.3: Các trang thiết bị tại trung tâm

(Nguồn: TDMUFLC, 2021)

2.5 Các nguyên tắc thủ tục

Những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng

bộ phận, từng cá nhân Những nguyên tắc thủ tục này giúp các cá nhân như sinhviên và giảng viên thực thi công việc của mình được dễ dàng hơn

2.6 Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng

Các nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng đầy đủ, các trang thiết

bị hiện đại giúp văn phòng lưu trữ thông tin đầy đủ hơn Các nghiệp vụ hành chính

văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người trong văn phòng,làm cho cấu trúc văn phòng trở nên hài hoà

Hình 2.4: Văn phòng tại trung tâm

(Nguồn: TDMUFLC, 2021)

2.7 Giải pháp

Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng

Tạo môi trường làm việc khoa học cho nhân viên văn phòng nhằm nâng caonăng suất lao động và bảo vệ sức khỏe

* Tiết kiệm chi phí văn phòng

* Bảo đảm yêu cầu kỹ thuật, tuân thủ những quy định về bảo mật, phòngcháy chữa cháy, an toàn lao động theo quy định

Quản lý bởi Chi cục Thuế

Là nơi mà có rất nhiều người ra vào thường xuyên chính vì thế mỗi người tại nơiđây phải nhanh nhẹn, chính xác trong từng công việc Từ cán bộ tiếp dân đến cán

bộ cấp cao đều cư xử với người dân một cách nhẹ nhàng, thân thiện, thấu hiểu nhucầu của người dân để thực hiện một cách nhanh chóng, hướng dẫn người dân mộtcách cụ thể để người dân hình thành một cách sớm nhất Không gian làm việc rộng

rãi, thoáng mát giúp cho cán bộ tại nơi đây cảm thấy thoải mái, tự nhiên điều đógiúp nâng cao hơn chất lượng làm việc tại nơi đây.

3.3 Trang thiết bị

Tại UBND trang thiết bị sẽ được trang bị tùy theo các bộ phận, công việccủa các cán bộ Hội trường là nơi được trang trí trang thiết bị kỹ lưỡng nhất vì lànơi diễn ra các sự kiện quan trọng phòng công chứng sẽ được trang bị thiết bị nhưmáy in, tủ đựng tài liệu…

Các nguyên tắc thủ tục

UBND phường làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai tròlãnh đạo của tập thể, nêu cao tinh thần trách nhiệm trước mọi công việc; phải tíchcực, linh động, sáng tạo trong xử lý và điều hành công việc Tôn trọng, tận tâm tậnlực phục vụ nhân dân; thường xuyên liên hệ mật thiết, biết lắng nghe và chịu sựgiám sát của nhân dân Bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng ủy, giám sát của Hội đồngnhân dân (HĐND) phường và sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp

Giải quyết công việc đúng phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm được phâncông, đúng trình tự, thủ tục theo các quy định của pháp luật, chương trình, kếhoạch công tác và Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân phường; bảo đảm côngkhai, minh bạch và hiệu quả.

Việc phân công, giao nhiệm vụ triển khai, tổ chức thực hiện và giải quyếtcông việc, mỗi việc chỉ giao cho một cơ quan, đơn vị, tổ chức, một người phụtrách chính và chịu trách nhiệm xuyên suốt Tập thể không làm thay công việc cho

cá nhân, cấp trên không làm thay công việc cho cấp dưới

Bảo đảm yêu cầu phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết côngviệc và trong mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luậtquy định

Mỗi thành viên UBND phường chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ côngtác của mình trước UBND phường và cùng với các thành viên khác chịu tráchnhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, HĐND phường

và cơ quan Nhà nước cấp trên

3.4 Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng

- Tổ chức, điều hành công việc chung của Văn phòng

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ công chức

- Tham mưu, đề xuất với lãnh đạo giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ,công chức

- Quản lý tài sản cơ quan

- Theo dõi tổng hợp, báo cáo định kỳ tháng, 03 tháng, 06 tháng, năm và đột xuất vềtình hình thực hiện nhiệm vụ với UBND Thị trấn Cam Lộ cho cơ quan cấp trên

và các cơ quan có thẩm quyền khác

- Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm

- Theo dõi, quản lý, thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, bảo vệ nội bộ

- Quản lý, điều hành Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện cơ chế một cửa, cơchế một cửa liên thông

3.6 Giải pháp

Một số giải pháp nhằm tiếp tục đổi mới tổ chức và hoạt động của Ủy bannhân dân phường An Thạnh:

 Nâng cao chất lượng phiên họp của Ủy ban nhân dân

 Nâng cao trách nhiệm hoạt động của Chủ tịch Ủy ban nhân dân

 Nâng cao chất lượng thực thi công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Hanwha Life Việt Nam, 2021 <https://www.hanwhalife.com.vn/vi> [Truycập vào ngày 09 tháng 03 năm 2021]

2 TDMUFLC, 2021 <http://tdmuflc.edu.vn> [Truy cập vào ngày 09 tháng 03năm 2021].

3 Thuananbinhduong, 2021 <https://thuanan.binhduong.gov.vn/anthanh>.[Truy cập vào ngày 09 tháng 03 năm 2021]