Quản trị hành chính văn phòng CHƯƠNG 6: công tác văn thư

Quản trị hành chính văn phòng CHƯƠNG 6: công tác văn thư KHÁI NIỆM TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU HUỶ BỎ HỒ A TÀI LIỆU QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Môn học: Quản trị hành chính văn phòng

New

Year 2022

CHƯƠNG 6:

CÔNG TÁC VĂN THƯ

NỘI DUNG

KHÁI

NIỆM

TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT CÔNG

VĂN

QUẢN LÝ VÀ

SỬ DỤNG CON DẤU

LƯU TRỮ

HỒ SƠ TÀI LIỆU

HUỶ BỎ

HỒ SƠ TÀI LIỆU

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Khái niệm về

công tác văn thư

Soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và các tài liệu khác

Được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức,

…

TỔ CHỨC GIẢI QUYẾT, BAN HÀNH VĂN BẢN

+ Quản lí văn bản đến

+ Quản lí văn bản đi

+ Sao văn bản

XÂY DỰNG, BAN HÀNH VĂN BẢN

+ Soạn thảo văn bản

+ Duyệt bản thảo văn bản

+ Kiểm tra văn bản

+ Kí ban hành văn bản

Nội dung công tác

văn thư

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU

+ Quản lí con dấu

Góp phần tiết kiệm công sức, tiền của.

Giải quyết các công việc của cơ quan đúng chế độ, nguyên tắc.

Giữ gìn được những tài liệu, thông tin phục

vụ quản lý, lưu trữ văn bản.

Góp phần giữ gìn bí mật.

Ý nghĩa của công tác văn thư:

TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN

Văn bản đến

là gì?

Quản lý văn bản đến

‣ Văn bản đến là tất cả các văn bản, kể cả đơn, thư do

cá nhân gửi đến cơ quan, doanh nghiệp

‣ Nguyên tắc:

+ Các văn bản gửi đến phải qua văn thư đăng kí

+ Văn bản phải qua Thủ trưởng

cơ quan hoặc Chánh văn phòng xem xét.

+ Người nhận phải kí vào sổ.+ Văn bản đến phải được giải quyết kịp thời

Bước 5: Nhân bản và chuyển giao văn bản.

Bước 6: Giải quyết văn bản.

Bước 7: Lưu và theo dõi việc giải quyết văn bản.

Văn bản đi là gì?

Quản lý văn bản đi

‣ Văn bản đi là các văn bản lấy danh nghĩa cơ quan hay chức danh lãnh đạo cơ quan gửi ra bên ngoài

Quy trình văn bản đi

Bước 1: Nhận và kiểm tra thể thức

LƯU TRỮ HỒ SƠ

TÀI LIỆU

Công tác lưu trữ

Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước, bao gồm các mặt chính trị, khoa học,…

Là tài sản được bảo vệ.

Nội dung công tác lưu trữ

- Phân loại các tài liệu một cách khoa học.

- Đánh giá và xác định giá trị tài liệu.

- Bổ sung tài liệu lưu trữ

- Thống kê và kiểm tra các tài liệu.

- Tổ chức và triển khai các

kỹ thuật bảo quản.

- Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

Các loại tài

liệu lưu trữ

1 Nhóm tài liệu

về quản lý Nhà nước (Tài liệu hành chính)

2 Nhóm tài liệu

về khoa học công nghệ

3 Nhóm tài liệu nghe nhìn

4 Nhóm tài liệu về văn học nghệ thuật

5 Tài liệu của các

cá nhân, gia đình, dòng họ nổi tiếng.

B1: Xác minh những nguồn

cung cấp tài liệu lưu trữ

Thu thập, bổ sung tài

liệu lưu trữ

B2: Xác minh những tài liệu có giá trị

cần bổ sung vào lưu trữ

B3: Thực hiện các thủ tục giao nộp

Bảo quản hồ sơ lưu trữ

Bảo quản tài liệu

Thống kê tài liệu lưu trữ

- Giúp cơ quan nắm được lượng tài liệu đang lưu trữ

=> Có kế hoạch bảo quản,…

- Lên kế hoạch bổ sung, điều

chỉnh giá trị tài liệu

=> Chủ động lưu trữ tài liệu

Kiểm tra tài liệu

HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU

HỦY BỎ HỒ SƠ

31

 Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu:

 Tiêu chuẩn nội dung tài liệu

 Tiêu chuẩn tác giả tài liệu

 Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm của tài

liệu

 Tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin

 Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu

 Tiêu chuẩn về tình trạng vật lý của tài

liệu

HỦY BỎ HỒ SƠ

32

LẬP BIÊN BẢN HỦY TÀI LIỆU

 Lập biên bản hủy tài liệu.

 Lưu biên bản hủy.

LẬP BIÊN BẢN HỦY TÀI LIỆU

 Lập biên bản hủy tài liệu.

 Lưu biên bản hủy.

LẬP HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU

 Lập danh mục tài liệu hủy.

 Bản thuyết minh lý do hủy.

 Tờ trình xin hủy tài liệu.

LẬP HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU

 Lập danh mục tài liệu hủy.

 Bản thuyết minh lý do hủy.

 Tờ trình xin hủy tài liệu.

TRÌNH HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU LÊN THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN

TRÌNH HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU LÊN THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN

LẬP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ

TRỊ TÀI LIỆU

 Phân tích giá trị tài liệu.

 Kiểm tra trực tiếp tài liệu.

LẬP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ

TRỊ TÀI LIỆU

 Phân tích giá trị tài liệu.

 Kiểm tra trực tiếp tài liệu.

QUYẾT ĐỊNH HỦY TÀI LIỆU

 Thủ trưởng cơ quan quyết định.

 Trình cấp cao hơn khi tài liệu ngoài thẩm quyền tiêu hủy.

QUYẾT ĐỊNH HỦY TÀI LIỆU

 Thủ trưởng cơ quan quyết định.

 Trình cấp cao hơn khi tài liệu ngoài thẩm quyền tiêu hủy.

HỦY TÀI LIỆU

 Lập bảng thống kê tài liệu.

 Lập biên bản giao nhận tài liệu

giữa bộ phận lưu trữ với bộ

phận hủy tài liệu.

 Tiến hành tiêu hủy tài liệu.

HỦY TÀI LIỆU

 Lập bảng thống kê tài liệu.

 Lập biên bản giao nhận tài liệu

giữa bộ phận lưu trữ với bộ

phận hủy tài liệu.

 Tiến hành tiêu hủy tài liệu.

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG

CON DẤU

QUẢN LÝ CON DẤU

Phải tự tay đóng dấu

Chỉ được đóng dấu khi đã có chữ ký

Không giao con dấu cho người khác

Không được đóng dấu khống chỉ

- Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.

- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức

Sử dụng con dấu

ĐÓNG

DẤU

Căn cứ: Điều 12 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 và Khoản 2 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004

ĐÓNG DẤU CHỮ KÝ

Căn cứ: Khoản 3 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004

ĐÓNG DẤU

ĐÓNG DẤU TREO

ĐÓNG

DẤU

Căn cứ: Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011

ĐÓNG DẤU GIÁP LAI