Bài giảng QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ( combo full slides 5 chương )

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình Kinh tế chính trị Mác – Lênin, NXB CTQG, 2008

4 Nghiệp vụ hành chính văn phòng, NXB TPHCM

5 Hiến pháp nước CHXHCNVN

CHƯƠNG I

ĐỐI TƯỢNG, NHIỆM VỤ VÀ

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU MÔN HỌC

1 Những vấn đề cơ bản của DN

1.1 Khái niệm

Quan điểm của nhà tổ chức: Doanh nghiệp là một tổng thể các phương tiện, máy móc, thiết bị và con người được tổ chức lại nhằm đạt một mục đích.

Quan điểm lợi nhuận: Doanh nghiệp là một tổ chức sản xuất, thông qua đó, trong khuôn khổ một tài sản nhất định, người ta kết hợp nhiều yếu tố sản xuất khác nhau, nhằm tạo ra những sản phẩm và dịch vụ để bán trên thị trường và thu khoản chênh lệch giữa giá thành và giá bán sản phẩm.

Quan điểm chức năng: Doanh nghiệp là một đơn vị sản xuất kinh doanh nhằm thực hiện một, một số, hoặc tất cả các công đoạn trong quá trình đầu tư từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện các dịch vụ nhằm mục đích sinh lợi.

Quan điểm lý thuyết hệ thống: Doanh nghiệp là một bộ phận hợp thành trong hệ thống kinh tế, mối đơn vị trong hệ thống đó phải chịu tác động tương hỗ lẫn nhau, phải tuân thủ những điều kiện hoạt động mà Nhà nước đặt ra cho hệ thống kinh tế đó nhằm phục vụ cho mục đích tiêu dùng của xã hội.

Luật Doanh nghiệp:

(số 60/2005/QH11 của Quốc hội thông qua ngày 29/11/2005)

 1 Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.

 2 Kinh doanh là việc thực hiện liên tục một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lợi.

1.2 Mục tiêu của doanh nghiệp

 Lợi nhuận

 Mục tiêu về xã hội

- Tạo công ăn việc làm cho người lao động

- Tạo ra sản phẩm hàng hóa đáp ứng nhu cầu xã hội

- Đóng góp vào NSNN (thuế)

- Xây dựng nền sản xuất bền vững

1.2 Mục tiêu của doanh nghiệp

 Mục tiêu chính trị:

- Góp phần đảm bảo an ninh, quốc phòng

- Xây dựng cho đội ngũ lao động có ý thức lao động công nghiệp

- Góp phần xây dựng đất nước ta giàu mạnh phát triển ngang tầm với các nước trong khu vực và trên Thế giới

1.3 Những nội dung cơ bản của quản trị doanh nghiệp

- Bối cảnh kinh tế - xã hội giai đoạn hiện nay

- Nội dung công việc chủ yếu của Nhà quản trị doanh nghiệp

+ Hoạch định: xác định mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu

+ Tổ chức: tổ chức công việc, kết hợp các yếu tố đầu vào (lao động, vốn, công nghệ,…), phân công lao động, phối hợp hoạt động ra sao để tiến hành sản xuất

+ Quản trị nhân sự: tuyển dụng, sử dụng, quản lý nhân sự để họ làm việc có hiệu quả, cung cấp phương tiện làm việc cho họ.

+ Lãnh đạo: điều khiển, lãnh đạo nhân viên, chọn lọc những phong cách làm việc cho phù hợp với đối tượng cùng hoàn cảnh, giải quyết xung đột, mâu thuẫn giữa các cá nhân trong tập thể để tạo ra sức mạnh của doanh nghiệp.

+ Kiểm tra: xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả đã được xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch, nhằm đảm bảo cho DN đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu

2 Quản trị HCVP

2.1 Khái niệm

Reinecke định nghĩa nhà quản trị

như sau : ‘Nhà quản trị là một người

làm việc thông qua người khác và giúp họ nỗ lực đạt được mục tiêu’.

Stephen P.robbins định nghĩa quản trị là một tiến trình làm cho các hoạt động được hoàn thành một cách có hiệu năng với người khác và thông qua người khác.

 Giáo sư H.L.Sisk người Úc trong tác phẩm Management and Organisation, 1978 như sau: Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Như vậy có thể định nghĩa rằng:

Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạc định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra Nói một cách tổng quát, quản trị là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung.

2.2 Quản trị hành chính văn phòng là gì?

Quản trị hành chính văn phòng là sự tác động của chủ thể (cấp quản trị) lên đối tượng khách thể quản trị (cấp bị quản trị) trong văn phòng doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

2.3 Nội dung cơ bản của quản trị hành chính văn phòng

1 Cần thực hiện cái gì? tại sao phải thực hiện? những mục tiêu cụ thể phải xác định? kế hoạch thực hiện như thế nào? phạm vi ra sao? Những hoạt động đó thuộc về lĩnh vực quản trị.

2 Công việc sẽ được thực hiện như thế nào? Các chủ trương, tiến trình, các phương pháp kỹ thuật như thế nào ? Việc quản trị phải được thực hiện theo những tiến trình và phương pháp mới nhất Ở đây nhiều hoạt động là hoạch định, một số là tổ chức.

3 Công việc được phân bố như thế nào ? nhân viên, máy móc các điều kiện thuận lợi phải được sắp xếp theo phương cách tốt nhất Sự phân bổ công việc một cách đúng đắn sẽ là vấn đề sống còn của quản trị.

4 Ai sẽ làm việc đó, các yêu cầu đối với nhân viên, năng lực, cơ sở vật chất, phân công nhiệm vụ cho nhân viên phải được xác định rõ ràng Đây là những vần đề về tổ chức thực hiện công việc.

5 Công việc được thực hiện khi nào? từng công đoạn, các công việc đó được thực hiện bằng sự phối hợp nhịp nhàng hoạt động của các phòng, ban, các bộ phận trong cơ quan, đơn vị, tổ chức.

6 Công việc được thực hiện tới mức nào ? các tiêu chuẩn chất lượng và hiệu suất phải được đặt ra Các nỗ lực kiểm tra phải hướng đến việc đạt được hiệu quả công việc và phải được so sánh với các mục tiêu đề ra.

7 Có bao nhiêu công việc cần làm ? Các tiêu chuẩn số lượng phải được thiết lập và duy trì Các tiêu chuẩn này sẽ được hoàn thành qua việc kiểm tra, tạo nên phần quan trọng của công việc quản trị.

 Quản trị hành chính văn phòng, bản thân nó nó đã bao gồm các loại quản trị sau :

- Quản trị thông tin - Quản trị hồ sơ

- Quản trị thời gian

- Quản trị nguồn nhân lực- Nghiệp vụ HCVP

3 Đối tượng, nhiệm vụ của môn học

3.1 Đối tượng:

 Nghiên cứu các quy luật của các hiện tượng phát sinh trong bộ phận hành chính văn phòng;

 Nghiên cứu tình hình thực tế phát sinh, mô hình quản lý trong văn phòng trải qua từng giai đoạn, từ đó rút ra bài học, đưa ra biện pháp quản lý ngày càng hiệu quả hơn;

 Nghiên cứu công việc của người quản lý, nhân viên trong văn phòng để đưa ra những biện pháp, giải pháp để quản lý, sử dụng nhân lực hiệu quả hơn.

 Nghiên cứu tình hình thực tế phát sinh, mô hình quản lý trong văn phòng trải qua từng giai đoạn, từ đó rút ra bài học, đưa ra biện pháp quản lý ngày càng hiệu quả hơn;

 Nghiên cứu công việc của người quản lý, nhân viên trong văn phòng để đưa ra những biện pháp, giải pháp để quản lý, sử dụng nhân lực hiệu quả hơn.

3.2 Nhiệm vụ

 Khái quát hóa kiến thức về quản trị nói chung và quản trị hành chính văn phòng nói riêng ;

 Nghiên cứu tình hình quản trị HCVP qua từng giai đoạn và các mô hình quản trị khác nhau để rút ra bài học ;

Nghiên cứu các công việc cụ thể của Quản trị HC-VP.

4 Phương pháp nghiên cứu môn học

4.1 Duy vật biện chứng, duy vật lịch sử4.2 Thống kê

4.3 PRA4.4 PLA

Chương II: Chức năng và tổ chức văn phòng doanh nghiệp1 Văn phòng doang nghiệp

1.1 Khái niệm:

 Theo nghĩa rộng : Văn phòng là bộ

máy làm việc tổng hợp và trực tiếp giúp việc điều hành của Ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị;

Theo nghĩa hẹp : Văn phòng là trụ

sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.

1.2 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp

Tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

Xử lý, quản lý sử dụng thông tin;

Truyền đạt quyết định, mệnh lệnh của Ban Giám đốc doanh nghiệp;

1.2 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

Thực hiện công tác soạn thảo công văn, báo cáo, lưu trữ;

Tư vấn về văn bản cho Ban Giám đốc doanh nghiệp;

Lễ tân

1.2 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

Tổ chức các chuyến đi công tác của Lãnh đạo

Bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ công việc chỉ đạo, điều hành, tổ chức sản xuất, kinh doanh.

Lập kế hoạch dự toán kinh phí hàng năm

2 Chức năng của Văn phòng doanh nghiệp

2.1 Chức năng chung

 Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có tính chất chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước, nội quy quy chế của cơ quan, đơn vị, tổ chức; hành chính được hiểu bao gồm các công việc như văn thư, tổ chức, kế toán và các công việc sự vụ khác.

2 Chức năng của Văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

Văn phòng diễn ra các hoạt động kiểm soát công việc của cơ quan, tổ chức, các hoạt động sản xuất, kinh doanh, nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.

2 Chức năng của Văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng

cơ bản là : tham mưu, tổng hợp và hậu

cần.

2.2.2 Chức năng hậu cần

- Điều kiện làm việc

- Nguyên nhiên vật liệu đầu vào

- Tài chính, nguồn lực của đơn vị…

3 Nhiệm vụ của văn phòng

3.1 Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình

Văn phòng có nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, hàng quý, hàng tháng và lịch làm việc hàng tuần của cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị

3.2 Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin

Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả

Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” của cơ quan, đơn vị vì mọi nguồn thông tin đến nay đến hay đi đều được thu nhận, xử lý, chuyển phát tại văn phòng

3 Nhiệm vụ của văn phòng (tiếp)

3.3 Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng, giám đốc DN và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.

3.4 Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

3 Nhiệm vụ của văn phòng (tiếp)

3.5 Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp, giữ vai trò chiếc cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp và cấp dưới

3.6 Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng

3 Nhiệm vụ của văn phòng (tiếp)

3.7 Đảm bảo hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của đơn vị

4 Nội dung và quá trình xử lý thông tin

đầu vào (input information flow), trong phạm vu môn học này chúng ta chỉ xét đến các văn bản thư từ và các loại thông tin điện tử đầu vào, kể cả việc lưu chuyển thông tin, thư đến các bộ phận liên hệ, được gọi chung là văn thư đến (incoming mail)

Thông tin đầu ra có luồng thông tin đầu ra (output information flow), trong phạm vi môn học này chúng ta chỉ bàn đến văn thư đầu ra, được gọi chung là văn thư đi (outgoing mail).

4.1 Nội dung thông tin văn phòng doanh nghiệp

- Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị doanh nghiệp nói riêng đều cần có thông tin; Thông tin được xem như như nguồn lực thứ tư.

4.1 Nội dung thông tin văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

Khái niệm về thông tin quản trị

- Thông tin theo nghĩa thông thường, thông tin được hiểu là những tin tức được truyền đi cho ai đó, có nhiều định nghĩa về thông tin:

+ Thông tin là độ đo sự giảm tính bất định khi thực hiện một biến số nào đó.

+ Thông tin là bất kỳ thông báo nào được tạo thành bởi một dấu hiệu nhất định.

4.1 Nội dung thông tin văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

4.1 Nội dung thông tin văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

Như vậy: Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như trong môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết vấn đề.

4.1 Nội dung thông tin văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

Đặc điểm của thông tin quản trị:

+ Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể sản xuất để dùng dần được.

+ Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị;

4.1 Nội dung thông tin văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

+ Thông tin càng cần thiết càng quý giá;

+ Thông tin càng chính xác càng đầy đủ, càng kịp thời càng tốt.

4.1 Nội dung thông tin văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

Bản chất: Thông tin là quá trình thu thập,

bảo quản, xử lý và cung cấp những tin tức cần thiết và có ích cho quá trình quản trị kinh doanh.

Nguyên tắc thông tin: Những nguyên tắc chính về thông tin thường được sử dụng trong thực tế là:

- Chính xác- Kịp thời

- Trung thực- Khách quan- Đầy đủ

- Liên tục- Hiệu quả

4.1 Nội dung thông tin văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

 Vai trò của thông tin quản trị- Vai trò trong ra quyết định

Ra quyết định là một công việc khó khăn, phức tạp và rất quan trọng của các nhà quản trị Để ra quyết định đúng đắn các nhà quản trị cần rất nhiều thông tin Thông tin sẽ giúp các nhà quản trị giải quyết đúng đắn và có hiệu quả các vần đề sau:

4.1 Nội dung thông tin văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

+ Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định

+ Xác định cơ hội và các mối hiểm nguy trong kinh doanh

+ Xác định cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định

+ Lựa chọn phương án tối ưu…

4.1 Nội dung thông tin văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

- Vai trò trong hoạch định, tổ chức, lãnh

đạo, điều hành và kiểm soát

Trong lĩnh vực tổ chức, hoạch định, hoạch định, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát thông tin có vai trò quan trọng trên các phương diện sau:

+ Nhận thức vấn đề+ Cung cấp dữ liệu

4.1 Nội dung thông tin văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

+ Xây dựng các phương án+ Giải quyết vấn đề

+ Uốn nắn và sửa chữa các sai sót, lệch lạc

+ Kiểm soát

- Vai trò trong phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro:

+ Phân tích+ Dự báo

+ Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro

4.1 Nội dung thông tin văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

Nội dung thông tin văn phòng doanh nghiệp:

- Thông tin đầu vào: tình hình nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, thị trường, tình hình cạnh tranh…

- Thông tin đầu ra: tình hình kết quả kinh doanh

4.1 Nội dung thông tin văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

- Thông tin phản hồi: thông tin về phản ứng của nhân viên, người thực hiện, phản ứng của đối thủ cạnh tranh…

- Thông tin về môi trường quản trị: tình hình môi trường kinh doanh (chính sách, pháp luật, địa hình, địa lý…).

4.1 Nội dung thông tin văn phòng doanh nghiệp (tiếp)

- Thông tin về các đối tượng quản trị: nhân

sự, sản phẩm, marketing, tài chính, chất lượng…

- Thông tin về kết quả quản trị: lợi nhuận, năng suất, hiệu quả, thị phần, cạnh tranh…

- Thông tin về hoạt động quản trị: quá trình ra quyết định, hoạch định, tổ chức.