slide bài giảng quản trị hành chính văn phòng

Nguyễn Quốc Phong – Khoa Quản trịGiảng viên:Khoa Quản trịnqphong@hcmulaw.edu.vn0906.077.899Liên hệ: Giáo trình:Ngọc An, Quản trị HCVP, NXB Thống Kê, 2009Bài giảng của giảng viênTham g

Trang 1

Nguyễn Quốc Phong – Khoa Quản trịGiảng viên:

Khoa Quản trị

nqphong@hcmulaw.edu.vn

0906.077.899 Liên hệ:

 Giáo trình:

Ngọc An, Quản trị HCVP, NXB Thống Kê, 2009

 Bài giảng của giảng viên

Tham gia TL trên lớp, thuyết trình và BT nhóm: 30%

 Điều kiện dự thi: theo quy định chung

NỘI DUNG

1 Tổng quan về quản trị HCVP

2 Hoạch định và kiểm tra công việc HCVP

3 Tổ chức công việc HCVP

4 Quản trị các hoạt động hỗ trợ HCVP

5 Quản trị thông tin

6 Quản trị hồ sơ

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của HCVP

1.3 Quản trị hành chính văn phòng

Thảo luận

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP

Nhớ lại một số vấn đề

1.1 Một số khái niệm

Trang 2

… … Quản trị tài chính Quản trị sản xuất Quản trị Marketing Quản trị nhân sự

Quản trị hành chính VP

Nhớ lại một số vấn đề

Khái niệm văn phòng

Theo nghĩa rộng (VP tổng quát):

Là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hànhcác hoạt động của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị

Theo nghĩa hẹp (VP chức năng):

Văn phòng là nơi làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giaotiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA VĂN PHÒNG

nghiệp; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý;

Là

chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp hay tổ chức

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Hoạt động liên quan đến sự vận hành trôi chảy của các hoạt động đạt

được, bằng các phương tiện của những hệ thống hành chính được thiết kế

tốt, được hỗ trợ bằng sự quản trị hữu hiệu

 chức triển khai thực hiện;

Giúp việc điều hành Tham mưu tổng hợp Hậu cần

VP

nghị, chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về côngtác soạn thảo văn bản

 …

Chức năng VP

1.2 Chức năng và nhiệm vụ HCVP

Trang 3

góp phần tìm kiếm những quyết định

tối ưu cho quá trình quản lý nhằm đạt

kết quả cao nhất (Tham vấn);

VP

trí, quản lý các phương tiện

thiết bị dụng cụ đó để đảm

bảo sử dụng hiệu quả;

Hay

làm việc cho cơ quan.

Nhiệm vụ VP

Thu

Truyền

điều hành của lãnh đạo

Nhiệm vụ VP

Trang 4

Khái niệm QUẢN TRỊ

1.3 Quản trị HCVP

Mọi thứđều lộn xộn ở lúc ban đầu

Nhân lực; vật lực; tài lực; thông tin …

Tài nguyên, nguồn lực …

Quản

 : là đưa đối tượng vào khuôn mẫu quy

định sẵn;

Trị

 : dùng quyền lực buộc đối tượng phải

làm theo khuôn mẫu Nếu đối tượng không

định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tranhằm đạt được các mục tiêu đã đề

trong các mục tiêu đề ra.

 ĐỊNH (PLANNING): Là việc đề ra các mục tiêu cho tương

lai và sự lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu

đã đề ra

TỔ

 CHỨC (ORGANIZING): Thành lập nên các bộ phận trong CQ,

DN để đảm nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mốiquan hệ về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó

Trang 5

 ĐẠO (LEADING): Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân

công nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức

KIỂM

 SOÁT (CONTROLLING): Thường xuyên kiểm tra, kịp

thời uốn nắn các sai lệch so với mục tiêu

CẤP QUẢN TRỊ TRUNG GIAN

CẤP QUẢN TRỊ CƠ SỞ (TUYẾN THỨ NHẤT)

CẤP QT CAO CẤP

CẤP QUẢN TRỊ TRUNG GIAN

Các yếu tố phân chia cấp bậc

 Phạm vi của quản trị

CẤP QT CAO CẤP CẤP QUẢN TRỊ TRUNG GIAN

NGƯỜI THỪA HÀNH

 Phạm vi của quản trị

Khái niệm Quản trị HCVP

Quản trị hành chính văn phòng là việc

hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu

chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động thu

thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin

 Khái niệm:

Tổ chức

Phối hợp Tiêu chuẩn hóa

Kiểm soát

Hoạch định 1.3 Quản trị HCVP

Trang 6

Research & Development

Nghiên cứu & Phát triển

Thông tin đầu ra

Xử lý

Thông tin đầu vào

Xử lý

 Xử lý thông tin:

Nội dung QTHCVP

 Tạo mọi điều kiện và dịch vụ hỗ trợ

Một trong những chức năng quan trọng của VP: tạo

mọi dịch vụ và điều kiện thuận lợi cho các bộ phận

nghiệp vụ khác làm việc hiệu quả.

Trang 7

1.3 Quản trị HCVP Các cấp bậc HCVP

 viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hồ sơ, tiếp tân viên và

nhân viên HCVP tổng quát;

Thực

 hiện công việc HCVP hàng ngày và được làm các quyết

định theo các thủ tục đã được đề ra;

Nhân

 viên xử lý thông tin mức thấp và tốc ký;

Là

 những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn

Nhà quản trị:

Thư ký chuyên ngành

Thư ký HCVP tổng quát

Thư ký xử lý thông tin

Nhà quản trị phải có đầy đủ các tiêu chuẩn của nhà QT Nhà quản trị HCVP thường là trợ lý hành chính:

Trưởng phòng thông tino

Trưởng phòng hồ sơo

CHỨC VỤ

Chức vụ

o NV tiếp tân và NV hành chính (NV thư tín hoặc

NV lưu trữ hồ sơ).

o Tốc ký viên.

o Nhân viên đánh máy.

o Nhân viên điều hành xử

lý thông tin.

o TK chuyên ngành luật, y khoa,…

o TK tổng quát (TK cho quản

o Chuyên viên xử lý thông tin:

Có nghiệp vụ chuyên môn

và có kinh nghiệm trong nghề ở mức độ tối thiểu.

Có nghiệp vụ chuyên môn cao và/hoặc thêm trình độ học vấn

và có kinh nghiệm trong nghề.

Có kỹ năng quản trị công ty với kinh nghiệm và/hoặc có trình độ học vấn chuyên chính văn phòng.

NẤC THANG CẤP BẬC

1.3 Quản trị HCVP Phân biệt công việc HCVP và công việc quản trị

Công

việc

HCVP

Công

 việc HCVP: Do nhân viên thực hiện, họ làm các công

việc HCVP đơn thuần như điện thoại, xử lý công văn đến, đi,

soạn thảo văn bản… Họ thường sử dụng đồ nghề và các trang

thiết bị HCVP để hoàn thành công việc;

Công

 việc hành chính có mặt ở khắp mọi nơi trong DN, từ

phòng hành chính đến phòng kế toán, kinh doanh… Từ các

nhân viên hành chính sự nghiệp đến tất cả các cấp quản trị, mọi

người ở mức độ khác nhau, đều làm công việc hành chính

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP 1.3 Quản trị HCVP Phân biệt công việc HCVP và công việc quản trị

Công việc

quản trị

Công

 việc quản trị: Do nhà quản trị thực hiện, họ làm côngviệc hoạch định, tổ chức và kiểm tra Họ làm việc với conngười và với các ý tưởng Mối tương quan của công việcHCVP và công việc quản trị tuỳ thuộc các cấp quản trị khácnhau;

Cấp

 quản trị càng cao, hầu hết công việc là thuộc về lĩnh vựcquản trị Cấp quản trị càng thấp, hầu hết công việc là nhữnghoạt động chuyên môn, thực tiễn

Trang 8

NỘI DUNG HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1 Tổng quan về quản trị HCVP

2 Hoạch định và kiểm tra công việc HCVP

3 Tổ chức công việc HCVP

4 Quản trị các hoạt động hỗ trợ HCVP

5 Quản trị thông tin

6 Quản trị hồ sơ

Những

 vấn đề chung Tiến

 trình kiểm tra Các

 công cụ, phương tiện kiểm tra, kiểm soát

Khái

 niệm và phân loại Các

 căn cứ để hoạch định Các

 công cụ hoạch định

2.1 Hoạch định công việc hành chính văn phòng

2.2 Kiểm tra công việc hành chính văn phòng

Thảo luận NỘI DUNG



CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP

2.1 Hoạch định công việc HCVP

hoạt động xác định các mục tiêu cho tương lai và sự

lựa chọn các giải pháp thích hợp, các phương tiện

thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó

Khái niệm

Kết

liệu được viết ra, xác định rõ ràng các chuỗi hoạt động

mà đơn vị tổ chức phải thực hiện)

hoạt động chi tiếtnhằmtheo dõi và kiểm soátxuyên suốt quá trình (các yếu tố thời gian, chiphí và chất lượng)nhằm hoàn thành mục tiêu

Khái niệm

Hoạch

thông tin, xử lí thông tin, sử dụng chúng và triểnkhai cho các bước hành động

Hoạch

 định chiến lược: (tính dài hạn)

Đề ra KH tổng quát cho toàn đơn vị, có tính chất dài hạn, do các cấp quản trị cao

cấp (Chủ tịch HĐQT, TGĐ…) thực hiện Thời gian thực hiện trên 5 năm

Hoạch

 định chiến thuật (trung hạn)

Đề ra KH cho các bộ phận chuyên môn (bộ phận SX, KD, tài chính, nhân sự…), có

tính chất trung hạn, do các cấp quản trị trung gian/ trung cấp (các GĐ) thực hiện

Thời gian thực hiện trên 1 năm dưới 5 năm

Hoạch

 định tác vụ/ tác nghiệp: (ngắn hạn)

Đề ra kế hoạch cụ thể cho mọi hoạt động SXKD, trong đó có hoạch định HCVP, do

các cấp quản trị tuyến cơ sở (các trưởng phòng…) thực hiện Thời gian dưới 1 năm

Trang 9

2.1 Hoạch định cơng việc HCVP Căn cứ để hoạch định

Chủ

định của cấp trên trực tiếp;

 Hoạch định HCVP cho cả các dự án lớn, nhỏ khác nhau;

 Một số cơng cụ:

 Lịch thời gian biểu cơng tác:

 Bảng danh sách các việc phải làm hơm nay

 Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần

 Thời gian biểu cơng tác cho GĐ và thư kí…

 Sổ tay / sổ nhật kí

 Bìa hồ sơ/ thẻ hồ sơ nhật kí

 Lịch để bàn / lịch treo tường

2.1 Hoạch định cơng việc HCVP Các cơng cụ hoạch định

 Cơng cụ hoạch định cụ thể:

 Bảng danh sách việc phải làm hơm nay;

 Bảng danh sách cơng việc cần làm hơm nay;

 Bảng danh sách cơng việc trong tuần;

 Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần;

 Bảng thời biểu hàng ngày;

 Cơng cụ WBS - Cấu trúc phân đoạn cơng việc (Work Breakdown

Structure)…

CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CƠNG VIỆC HCVP

Cơng

 cụ:WBS- Cấu trúc phân đoạn cơng việc (Work BreakdownStructure)

Nhiệm vụ 1.1.1.0

Chương trình 1.0.0.0

Hoạt động 1.1.0.0 Hoạt động 1.2.0.0 Hoạt động1.3.0.0 Hoạt động 1.4.0.0 Hoạt động1.5.0.0

Nhiệm vụ 1.3.1.0 Nhiệm vụ 1.3.2.0 Nhiệm vụ 1.3.3.0 Nhiệm vụ

Trang 10

2.1 Hoạch định công việc HCVP Các công cụ hoạch định

Tuyên

truyền

1.1.1.0

Văn phòng xanh 1.0.0.0

Nhận thức 1.1.0.0 Tiết kiệm1.3.0.0 rác thảiGiảm

1.4.0.0

Cung cấp cây xanh 1.5.0.0

Bố trí lại VP 1.2.0.0

Điện 1.3.1.0 1.3.2.0Vật tư

Nguyên vật liệu 1.3.3.4

Giáo dục 1.1.2.0

1 Chương trình văn phòng xanh 1.1 Nâng cao nhận nhức

1.1.1 Tuyên truyền 1.1.2 Giáo dục

1.2 Bố trí lại văn phòng 1.3 Tiết kiệm

1.3.1 Điện 1.3.2 Vật tư 1.3.2.1 Mực in 1.3.2.2 Giấy 1.3.2.3 Xăng dầu 1.3.2.4 Nguyên vật liệu

1.4 Giảm rác thải 1.5 Cung cấp cây xanh

Ví dụ

Chương trình1.1 Công tác A1.1.1 A11.1.2 A21.1.3 …1.2 Công tác B1.2.1 B11.2.2 B21.2.3 …1.3 Công tác C1.3.1 C11.3.2 …

Cấu trúc phân việc - WBSWBS

dạng

liệt kê

Biểu đồ trách nhiệm (Responsibility chart - RC)

RC

 là một công cụ hoạch định và quản lý mà nóphân công trách

nhiệm cho các thành viên;

Cấu

 trúc phổ biến của RC là một bản mà ở đó các cột tương ứng với

từngthành viênriêng biệt và các dòng tương ứng với cácnhiệm vụ

dự án;

RC

 có cáctrách nhiệm quy ước

WBS chủ tịchPhó

GĐ điều hành GĐ

dự án GĐ

kỹ thuật GĐ phần mềm GĐ sản xuất GĐ marketing

Thiết kế kỹ thuật sản xuất 2 3 4 4 1 4 Định rõ các tài liệu liên quan 2 1 4 4 4 4 Thiết lập kế hoạch giới thiệu 5 3 5 4 4 4 1

Chuẩn bị chi phí cho thiết bị 3 1 1 1 Chuẩn bị chi phí cho NVL 3 1 1 1 Phân công công việc

Thiết lập tiến độ thực hiện 5 3 1 1 1 3

1 = Trách nhiệm thực hiện chính 4 = Có thể được tham khảo

2 = Giám sát chung 5 = Phải được thông báo

3 = Phải được tham khảo 6 = Thông qua cuối cùng Biểu đồ trách nhiệm (Responsibility chart - RC)

WBS Các thành viên trong VP Các thành viên chủ chốt ngoài VP

Chánh văn

phòng

Thành viên 1

Thành viên 2

Thành viên 3 Giám đốc Trưởng ban chất lượng

A = Approval (Chấp thuận) N = Notification (Thông báo) S = Support (Hỗ trợ)

C = Consult (Tư vấn) R = Responsible (Trách nhiệm)

Biểu đồ trách nhiệm (Responsibility chart - RC)

Điều tra chất lượng dịch vụ VP

Nhận dạng các khách hàng R S S Phát triển bảng câu hỏi nháp S R S

Hoàn chỉnh bảng câu hỏi cuối cùng R S S S

Tiếp nhận và theo dõi bảng câu hỏi trả về R S

Trang 11

•PERT

•

Đầu ra

Thời gian hoàn

•thành dự án

Công tác găng

•Thời gian dự trữ

•các công tác

Công cụ:

Sơ đồ Gantt: công cụ lập tiến độ

sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêuchuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức

Những vấn đề chung

2.2 Kiểm tra công việc HCVP

không thích hợp;

Dựa

tiện kiểm soát, đề ra các điều chỉnh, uốn nắn nhằm đạt được

chỉ tiêu kế hoạch;

Kiểm

bảo các tài nguyên đều được tổ chức hướng tới các mục tiêu

hỗ trợ các nhà quản trị đối phó với các vấn đề:

Trang 12

chiến thuật

Kiểm tra chiến thuật Hoạch định

tác vụ

Kiểm tra tác vụ

2.2 Kiểm tra công việc HCVP CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP

hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Kiểm

chuyên môn như: Sắp xếp hồ sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc vàcác hoạt động hành chính trong cơ quan có đúng theo tiêuchuẩn và thủ tục không

Những vấn đề chung

 Các phương pháp kiểm tra

Tiến trình kiểm tra

Các bước trongtiến trìnhkiểm tra

Xác định phạm vi kiểm tra

Thiết tập tiêu chuẩn

Đo lường kết quả hoàn thành

So sánh kết quả hoàn thành với tiêu chuẩn

Đạt tiêu chuẩn hay vượt tiêu chuẩn

Không đạt tiêu chuẩn

Công nhận kết quả hoàn thành

Hoạt động

sử sai khi cần thiết

Điều chỉnh tiêu chuẩn và đo lường khi cần thiết

công tác khi đạt hay vượt chỉ tiêu

Tiêu chuẩn

đo lường

Đo

nhân viên hành chánh và đánh giá khả năng của nhân viên mộtcách khách quan Muốn đo lường phải dựa vào tiêu chuẩn

Trang 13

2.2 Kiểm tra công việc HCVP Các công cụ kiểm soát của cấp quản trị

thức kiểm tra khác Thẻ hồ sơ nhằm giúp dễ truy tìm, là nhữngthẻ rời, phân biệt dễ dàng nhờ các bìa mép nhô lên, thụt xuống,

để phân chia từng loại công việc, máy móc …

Các phương tiện kiểm soát của cấp QT

như: Thư từ, fax…

Các

cung cấp văn phòng phẩm, đánh giá công tác quản trị lương

bổng…

Các phương tiện kiểm soát của cấp QT

Các cẩm nang

o nang kinh doanh: Cẩm nang về chính sách; Cẩm nang cơ cấu tổ

chức; Cẩm nang về quản trị; Cẩm nang của từng bộ phận: hành chính, kếtoán, kinh doanh, sản xuất, marketing…

Cẩm

o nang hành chính: Giới thiệu lịch sử của công ty; Sơ đồ toàn bộ tổ

chức công ty, cơ cấu tổ chức hành chính (cho thấy rõ trách nhiệm vàquyền hạn các bộ phận; Các chính sách của công ty một cách tổng quát vàcác quỹ phúc lợi; Lề lối làm việc và thái độ mà nhân viên cần phải có…

NỘI DUNG HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1 Tổng quan về quản trị HCVP

2 Hoạch định và kiểm tra công việc HCVP

3 Tổ chức công việc HCVP

4 Quản trị các hoạt động hỗ trợ HCVP

5 Quản trị thông tin

6 Quản trị hồ sơ

3.1 Cấu trúc bộ máy HCVP

3.2 Mô hình bộ máy văn phòng

3.3 Các nguyên tắc tổ chức của nhà QTHCVP

3.4 Các phương pháp bố trí không gian văn phòng

Thảo luận

NỘI DUNG CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG



Trang 14

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

 chỉ huy? Nhận nhiệm vụ từ ai? Báo cáo cho ai?

Cấu trúc tổ chức

Muốn

cấu tổ chức thích hợp, năng động và uyển chuyển

Bất

nào, ở đâu mà có một nhóm người làm việc chung, đều

phải có một tổ chức được hoạch định rõ ràng

Mối

thống nhất Người nào làm cái gì, báo cáo như thế nào,

ai là người ra quyết định … đó là những vấn đề quan

trọng và cần thiết của một tổ chức

 hiện sự phân chia/sắp xếp/phối hợp giữa các bộ

phận và mối quan hệ giữa chúng

 phẩm; Khách hàng; Quy trình hay thiết bị…

Một số

mô hình

Giám đốc

Phân xưởng 1 Phân xưởng 2

Phó GĐ sản xuất

Phó GĐ tiêu thụ

Cửa hàng 1 Cửa hàng 2

Cơ cấu trực tuyến

Trang 15

Cửa hàng 1 Cửa hàng 2

Các đơn vị chức năng

Cơ cấu trực tuyến – tham mưu

Một số

mô hình

Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần nhựa Bình Minh.

Mối quan hệ

Mối quan hệ hàng dọc trong tổ chức Mối quan hệ hàng ngang trong tổ chức

quan, đơn vị mà văn phòng có thể có cơ cấu tổ

chức khác nhau

Bộ phận tổng hợp

Tổ chức nhân sự Hành chính văn thư

tổ chứccủa đơn vị

Trang 16

Cấu trúc tổ chức

Trợ lý TGĐ Phó TGĐ Dịch vụ HCVP Tổng Giám đốc

GĐ tài chính

Trưởng

KV 2 Trưởng

KV 3 Kế toánTP Giao nhậnTP

TP Hành chính

Sơ đồ tổ chức bộ phận hành chính của một công ty có quy mô lớn

HCVP tùy thuộc vào quy mô của cơ quan; Doanh nghiệp nhỏ nên tậptrung theo địa bàn và doanh nghiệp lớn nên tập trung theo chức năng;

Ưu

 điểm: Dễ kiểm tra, đào tạo, huy động trang thiết bị và cải

tiến thủ tục

Nhược

phân biệt được tầm quan trọng của từng loại công việc, trì trệ

khi chuyển giao Chỉ phù hợp với quy mô nhỏ

3.2 Mô hình bộ máy HCVP

Ưu

QTHCVP về hoạt động HCVP của từng bộ phận chuyên môn

Nhược

Mô hìnhtập trungtheo

chức năng

Công việc HCVP của bộ phận ACông việc HCVP của bộ phận BCông việc HCVP của bộ phận C

Nhà quản trị

HCVP

3.2 Mô hình bộ máy HCVP

STT Nguyên tắc tổ chức của nhà quản trị nguyên tắc Số

3.3 Nguyên tắc tổ chức đối với nhà QT

Bốnnguyên tắcvề

theo và ở dưới mục tiêu nhóm hoạtđộng chính

Trang 17

rõ trước khi phân công công việc;

Bốnnguyên tắc

Hình thức những báo cáo cùng loại nên

càng thống nhất càng tốt

Hainguyên tắc

Tận dụng sự ủy quyền có

hiệu quả

Tiêu đề	Quản trị hành chính văn phòng
Tác giả	GS.TS. Đồng Thị Thanh Phương, ThS. Nguyễn Thị Ngọc An
Người hướng dẫn	Nguyễn Quốc Phong
Trường học	Khoa Quản trị
Chuyên ngành	Quản trị hành chính văn phòng
Thể loại	bài giảng
Năm xuất bản	2023
Thành phố	Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	35
Dung lượng	5 MB