Nguyễn Quốc Phong – Khoa Quản trịGiảng viên:Khoa Quản trịnqphong@hcmulaw.edu.vn0906.077.899Liên hệ: Giáo trình:Ngọc An, Quản trị HCVP, NXB Thống Kê, 2009Bài giảng của giảng viênTham g
Trang 1Nguyễn Quốc Phong – Khoa Quản trịGiảng viên:
Khoa Quản trị
nqphong@hcmulaw.edu.vn0906.077.899Liên hệ:
Giáo trình:
Ngọc An, Quản trị HCVP, NXB Thống Kê, 2009Bài giảng của giảng viên
Tham gia TL trên lớp, thuyết trình và BT nhóm: 30%
Điều kiện dự thi: theo quy định chung
NỘI DUNG
1Tổng quan về quản trị HCVP
2Hoạch định và kiểm tra công việc HCVP3Tổ chức công việc HCVP
4Quản trị các hoạt động hỗ trợ HCVP5Quản trị thông tin
6Quản trị hồ sơ
HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1.2 Chức năng và nhiệm vụ của HCVP
1.3 Quản trị hành chính văn phòng
Thảo luậnNỘI DUNG
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
Máy móc thiết bị;•
NVL, KHKT; công •
nghệ, …
LĐTT,•LĐGT• TQL Khan hiếm
Khan hiếm
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
Nhớ lại một số vấn đề
1.1 Một số khái niệm
Trang 2CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
… …Quản trị tài chính
Quản trị sản xuấtQuản trị MarketingQuản trị nhân sựQuản trị hành chính VP
Nhớ lại một số vấn đề
1.1 Một số khái niệm
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
Khái niệm văn phòng
Theo nghĩa rộng (VP tổng quát):
Là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hànhcác hoạt động của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị.
Theo nghĩa hẹp (VP chức năng):
Văn phòng là nơi làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giaotiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
1.1 Một số khái niệm
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA VĂN PHÒNG
từng cơ quan;Văn
nghiệp; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý;Là
chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp hay tổ chức.
Khái niệm văn phòng
Khái niệm văn phòng
chức triển khai thực hiện;
Giúp việc điều hànhTham mưu tổng hợp
Hậu cần
nghị, chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về côngtác soạn thảo văn bản.
….
Chức năng VP
1.2 Chức năng và nhiệm vụ HCVP
Trang 3góp phần tìm kiếm những quyết địnhtối ưu cho quá trình quản lý nhằm đạt
kết quả cao nhất (Tham vấn);Chủ
là cá nhân hay tập thể;
Giúp việc điều hànhTham mưu tổng hợp
Hậu cầnChức năng VP
1.2 Chức năng và nhiệm vụ HCVP
là các hoạt động thống kê, xử lýthông tin, dữ liệu thiết thựcphục vụ cho hoạt động quản lý.
Giúp việc điều hànhTham mưu tổng hợp
1.2 Chức năng và nhiệm vụ HCVP
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
trí, quản lý các phương tiệnthiết bị dụng cụ đó để đảmbảo sử dụng hiệu quả;
Giúp việc điều hànhTham mưu tổng hợp
Hậu cần
làm việc cho cơ quan.
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
Nhiệm vụ VP
1.2 Chức năng và nhiệm vụ HCVP
quyết định;Tổng
đơn vị để báo cáo lãnh đạo;Đề
điều hành của lãnh đạo.
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
Nhiệm vụ VP
1.2 Chức năng và nhiệm vụ HCVP
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
Trang 4CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
1.2 Chức năng và nhiệm vụ HCVP
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
Khái niệm QUẢN TRỊ
1.3 Quản trị HCVP
Mọi thứđều lộn xộn ở lúc
ban đầu
Nhân lực; vật lực; tài lực; thông tin …
Tài nguyên, nguồn lực …
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
: là đưa đối tượng vào khuôn mẫu quy
định sẵn;
: dùng quyền lực buộc đối tượng phải
làm theo khuôn mẫu Nếu đối tượng khôngthực hiện đúng thì sẽ áp dụng một hình phạtnào đó đủ mạnh, đủ sức thuyết phục đểbuộc đối tượng phải thi hành nhằm đạt đượcmục tiêu;
Khái niệm QUẢN TRỊ
1.3 Quản trị HCVP
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tranhằm đạt được các mục tiêu đã đềra ở khâu hoạch định.
Khái niệm QUẢN TRỊ
Khái niệm QUẢN TRỊ
ĐỊNH (PLANNING): Là việc đề ra các mục tiêu cho tương
lai và sự lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêuđã đề ra.
CHỨC (ORGANIZING): Thành lập nên các bộ phận trong CQ,
DN để đảm nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mốiquan hệ về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.
Khái niệm QUẢN TRỊ
1.3 Quản trị HCVP
Trang 5 ĐẠO (LEADING): Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân
công nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức.
SOÁT (CONTROLLING): Thường xuyên kiểm tra, kịp
thời uốn nắn các sai lệch so với mục tiêu.
Khái niệm QUẢN TRỊ
CẤP QUẢN TRỊ TRUNG GIAN
CẤP QUẢN TRỊ CƠ SỞ (TUYẾN THỨ NHẤT)
Khái niệm QUẢN TRỊ
1.3 Quản trị HCVP
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
CẤP QTCAO CẤP
CẤP QUẢN TRỊ TRUNG GIAN
CẤP QUẢN TRỊ CƠ SỞ (TUYẾN THỨ NHẤT)
Các yếu tố phân chia cấp bậcTính
phức tạp của c/việc;Mức
độ trách nhiệm đối vớicông việc;
Phạm vi của quản trị
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
CẤP QTCAO CẤPCẤP QUẢN TRỊ
TRUNG GIAN
CẤP QUẢN TRỊ CƠ SỞ (TUYẾN THỨ NHẤT)
NGƯỜI THỪA HÀNH
Khái niệm QUẢN TRỊ
1.3 Quản trị HCVP
Phạm vi của quản trị
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
Khái niệm Quản trị HCVP
Quản trị hành chính văn phòng là việc
hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêuchuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động thu
thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.
Khái niệm:
Tổ chức
Phối hợpTiêu chuẩn hóaKiểm
soátHoạch
định1.3 Quản trị HCVP
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
Khái niệm Quản trị HCVP
1.3 Quản trị HCVP
Trang 6CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
Khái niệm Quản trị HCVP
Research & Development
Nghiên cứu & Phát triển
Thông tin đầu ra
Xử lý
Thông tin đầu vào
Xử lý
Xử lý thông tin:
Nội dung QTHCVP
1.3 Quản trị HCVP
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
Tạo mọi điều kiện và dịch vụ hỗ trợ
Một trong những chức năng quan trọng của VP: tạomọi dịch vụ và điều kiện thuận lợi cho các bộ phậnnghiệp vụ khác làm việc hiệu quả.
Nội dung QTHCVP
1.3 Quản trị HCVP
máy hành chính văn phòng;Cơ
cấu tổ chức bộ máy;Phương
Trang 71.3 Quản trị HCVPCác cấp bậc HCVPCó
3 loại cấp bậc hành chính văn phòng:
Cấp bậc nhân viên HCVP
Cấp bậc thư ký
Cấp quản trị HCVP
những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn.
Nhà quản trị:
Thư ký chuyên ngành
Thư ký HCVP tổng quát
Thư ký xử lý thông tin
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
Nhà quản trị phải có đầy đủ các tiêu chuẩn của nhà QT Nhà quản trị HCVP thường là
trợ lý hành chính:Trưởng phòng thông tino
Trưởng phòng hồ sơo
Trưởng phòng hành chính,…o
Nhà quản trị:
Thư ký chuyên ngành
Thư ký HCVP tổng quát
Thư ký xử lý thông tin
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
CHỨC VỤ
oNV tiếp tân và NV hành chính (NV thư tín hoặc NV lưu trữ hồ sơ).oTốc ký viên.oNhân viên đánh máy.oNhân viên điều hành xử
lý thông tin.
oTK chuyên ngành luật, y khoa,…
oTK tổng quát (TK cho quản oChuyên viên xử lý thông tin:
TK hành chính hoặc TK thư từ liên lạc.
oTrợ lý hành chínhoTP GĐ hành chính oTrưởng phòng thông tinoTrưởng phòng hồ sơoTP xử lý thông tin
Yêu cầu
Có nghiệp vụ chuyên môn và có kinh nghiệm trong nghề ở mức độ tối thiểu.
Có nghiệp vụ chuyên môn cao và/hoặc thêm trình độ học vấn và có kinh nghiệm trong nghề.
Có kỹ năng quản trị công tyvới kinh nghiệm và/hoặc cótrình độ học vấn chuyênchính văn phòng.
NẤC THANG CẤP BẬC
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
1.3 Quản trị HCVPPhân biệt công việc HCVP và công việc quản trị
Công việc
việc HCVP: Do nhân viên thực hiện, họ làm các côngviệc HCVP đơn thuần như điện thoại, xử lý công văn đến, đi,soạn thảo văn bản… Họ thường sử dụng đồ nghề và các trangthiết bị HCVP để hoàn thành công việc;
việc hành chính có mặt ở khắp mọi nơi trong DN, từphòng hành chính đến phòng kế toán, kinh doanh… Từ cácnhân viên hành chính sự nghiệp đến tất cả các cấp quản trị, mọingười ở mức độ khác nhau, đều làm công việc hành chính.
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HCVP
1.3 Quản trị HCVPPhân biệt công việc HCVP và công việc quản trị
Công việc
quản trị
việc quản trị: Do nhà quản trị thực hiện, họ làm côngviệc hoạch định, tổ chức và kiểm tra Họ làm việc với conngười và với các ý tưởng Mối tương quan của công việcHCVP và công việc quản trị tuỳ thuộc các cấp quản trị khácnhau;
quản trị càng cao, hầu hết công việc là thuộc về lĩnh vựcquản trị Cấp quản trị càng thấp, hầu hết công việc là nhữnghoạt động chuyên môn, thực tiễn
Trang 8NỘI DUNG
HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1Tổng quan về quản trị HCVP2Hoạch định và kiểm tra công việc HCVP3Tổ chức công việc HCVP
4Quản trị các hoạt động hỗ trợ HCVP5Quản trị thông tin
6Quản trị hồ sơ
Nhữngvấn đề chung
Tiếntrình kiểm tra
công cụ hoạch định
2.1 Hoạch định công việc hành chính văn phòng
2.2 Kiểm tra công việc hành chính văn phòng
Thảo luậnNỘI DUNG
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
2.1 Hoạch định công việc HCVP
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
hoạt động xác định các mục tiêu cho tương lai và sựlựa chọn các giải pháp thích hợp, các phương tiện
thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó.
Khái niệm
liệu được viết ra, xác định rõ ràng các chuỗi hoạt độngmà đơn vị tổ chức phải thực hiện)
2.1 Hoạch định công việc HCVP
hoạt động chi tiếtnhằmtheo dõi và kiểm soátxuyên suốt quá trình (các yếu tố thời gian, chiphí và chất lượng)nhằm hoàn thành mục tiêu.
Khái niệm
thông tin, xử lí thông tin, sử dụng chúng và triểnkhai cho các bước hành động
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
định chiến lược: (tính dài hạn)
Đề ra KH tổng quát cho toàn đơn vị, có tính chất dài hạn, do các cấp quản trị caocấp (Chủ tịch HĐQT, TGĐ…) thực hiện Thời gian thực hiện trên 5 năm.
định chiến thuật (trung hạn)
Đề ra KH cho các bộ phận chuyên môn (bộ phận SX, KD, tài chính, nhân sự…), cótính chất trung hạn, do các cấp quản trị trung gian/ trung cấp (các GĐ) thực hiện.Thời gian thực hiện trên 1 năm dưới 5 năm.
định tác vụ/ tác nghiệp: (ngắn hạn)
Đề ra kế hoạch cụ thể cho mọi hoạt động SXKD, trong đó có hoạch định HCVP, docác cấp quản trị tuyến cơ sở (các trưởng phòng…) thực hiện Thời gian dưới 1 năm.
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
Trang 92.1 Hoạch định công việc HCVPCăn cứ để hoạch định
định của cấp trên trực tiếp;Chương
doanh nghiệp;Chức
Hoạch định HCVP cho cả các dự án lớn, nhỏ khác nhau; Một số công cụ:
Lịch thời gian biểu công tác:
Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần Thời gian biểu công tác cho GĐ và thư kí… Sổ tay / sổ nhật kí
Bìa hồ sơ/ thẻ hồ sơ nhật kí Lịch để bàn / lịch treo tường
2.1 Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định
2.1 Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định Công cụ hoạch định cụ thể:
Bảng danh sách việc phải làm hôm nay;
Bảng danh sách công việc cần làm hôm nay;
Bảng danh sách công việc trong tuần;
Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần; Bảng thời biểu hàng ngày;
Công cụ WBS - Cấu trúc phân đoạn công việc (Work BreakdownStructure)…
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
2.1 Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
cụ:WBS- Cấu trúc phân đoạn công việc (Work BreakdownStructure).
2.1 Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
2.1 Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
Nhieäm vuï 1.1.1.0
Chương trình1.0.0.0
Trang 102.1 Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
Văn phòng xanh1.0.0.0
Nhận thức
1.1.0.0 Tiết kiệm1.3.0.0rác thảiGiảm1.4.0.0
Cung cấpcây xanh1.5.0.0
Bố trí lại VP1.2.0.0
1.3.1.01.3.2.0Vật tưNguyênvật liệu1.3.3.4Giáo dục
2.1 Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
1 Chương trình văn phòng xanh1.1 Nâng cao nhận nhức
1.1.1 Tuyên truyền1.1.2 Giáo dục
1.2 Bố trí lại văn phòng1.3 Tiết kiệm
1.3.1 Điện1.3.2 Vật tư
1.3.2.1 Mực in1.3.2.2 Giấy1.3.2.3 Xăng dầu1.3.2.4 Nguyên vật liệu
1.4 Giảm rác thải1.5 Cung cấp cây xanh
Ví dụ
Chương trình1.1 Công tác A
1.1.1 A11.1.2 A21.1.3 …1.2 Công tác B1.2.1 B11.2.2 B21.2.3 …1.3 Công tác C1.3.1 C11.3.2 …
Cấu trúc phân việc - WBSWBS
liệt kê
2.1 Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
Biểu đồ trách nhiệm (Responsibility chart - RC)RC
là một công cụ hoạch định và quản lý mà nóphân công tráchnhiệm cho các thành viên;
trúc phổ biến của RC là một bản mà ở đó các cột tương ứng vớitừngthành viênriêng biệt và các dòng tương ứng với cácnhiệm vụ
dự án;RC
có cáctrách nhiệm quy ước.
2.1 Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
WBS chủ tịchPhóGĐđiều hành
GĐdự án
GĐkỹ thuật
GĐphần mềm
GĐsản xuất
Thiết kế kỹ thuật sản xuất234414Định rõ các tài liệu liên quan214444Thiết lập kế hoạch giới thiệu5354441
Chuẩn bị chi phí cho thiết bị3111Chuẩn bị chi phí cho NVL3111Phân công công việc
Thiết lập tiến độ thực hiện531113
1 = Trách nhiệm thực hiện chính4 = Có thể được tham khảo2 = Giám sát chung5 = Phải được thông báo3 = Phải được tham khảo6 = Thông qua cuối cùngBiểu đồ trách nhiệm (Responsibility chart - RC)
2.1 Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
WBSCác thành viên trong VPCác thành viên chủchốt ngoài VPChánh văn
GiámđốcTrưởng banchất lượng
Biểu đồ trách nhiệm (Responsibility chart - RC)
2.1 Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
Điều tra chất lượng dịch vụ VP
Nhận dạng các khách hàngRSSPhát triển bảng câu hỏi nhápSRS
Hoàn chỉnh bảng câu hỏi cuối cùngRSSS
Tiếp nhận và theo dõi bảng câu hỏi trả vềRS
Trang 112.1 Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch định
Đầu vào
Danh sách các •
công tác (WBS)Mối quan hệ •
giữa các công tác.Thời gian thực •
hiện mỗi công tác.
Xử lý
Đầu ra
Thời gian hoàn •
thành dự án.Công tác găng.•
Thời gian dự trữ •
các công tác.
Công cụ:
2.1 Hoạch định công việc HCVPCác công cụ hoạch địnhSơ đồ Gantt: công cụ lập tiến độ
2.1 Hoạch định công việc HCVP
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêuchuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức.
Những vấn đề chung
2.2 Kiểm tra công việc HCVP
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
không thích hợp;Dựa
tiện kiểm soát, đề ra các điều chỉnh, uốn nắn nhằm đạt đượcchỉ tiêu kế hoạch;
bảo các tài nguyên đều được tổ chức hướng tới các mục tiêu.
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
hỗ trợ các nhà quản trị đối phó với các vấn đề:
Trang 122.2 Kiểm tra công việc HCVP
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
Cấp độ kiểm tra
Những vấn đề chung
Hoạch địnhchiến lược
Kiểm trachiến lượcHoạch định
chiến thuật
Kiểm trachiến thuậtHoạch định
tác vụ
Kiểm tratác vụ
2.2 Kiểm tra công việc HCVP
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
chuyên môn như: Sắp xếp hồ sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc vàcác hoạt động hành chính trong cơ quan có đúng theo tiêuchuẩn và thủ tục không.
Những vấn đề chung
2.2 Kiểm tra công việc HCVP
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
Các phương pháp kiểm tra
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
Tiến trình kiểm tra
Các bước trongtiến trìnhkiểm tra
Xác địnhphạm vikiểm tra
Đo lườngkết quảhoàn thành
So sánhkết quảhoàn thành
vớitiêu chuẩn
Đạttiêu chuẩn
hay vượttiêu chuẩn
Không đạttiêu chuẩn
Công nhận kết quả hoàn thànhHoạt động
sử sai khi cần thiết
Điều chỉnh tiêu chuẩn và đo lường khi cần thiết
2.2 Kiểm tra công việc HCVP
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
Tiến trình kiểm tra
Tiến trìnhkiểm trahành chính
công tác khi đạt hay vượt chỉ tiêu.
2.2 Kiểm tra công việc HCVP
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
Tiến trình kiểm tra
Tiêu chuẩnđo lường
nhân viên hành chánh và đánh giá khả năng của nhân viên mộtcách khách quan Muốn đo lường phải dựa vào tiêu chuẩn.Tiêu
Trang 132.2 Kiểm tra công việc HCVPCác công cụ kiểm soát của cấp quản trị
Bảng chia thời gian biểu
Kế hoạch
bắt đầu kết thúcNgày đã thực hiệnSố ngàyA
Lịch công tác
2.2 Kiểm tra công việc HCVPCác công cụ kiểm soát của cấp quản trị
Thẻhồ sơ
thức kiểm tra khác Thẻ hồ sơ nhằm giúp dễ truy tìm, là nhữngthẻ rời, phân biệt dễ dàng nhờ các bìa mép nhô lên, thụt xuống,để phân chia từng loại công việc, máy móc …
2.2 Kiểm tra công việc HCVP
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
Các phương tiện kiểm soát của cấp QT
Các bản tường trình
định kỳ.Các
như: Thư từ, fax…Các
cung cấp văn phòng phẩm, đánh giá công tác quản trị lươngbổng…
2.2 Kiểm tra công việc HCVP
CHƯƠNG 2: HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP
Các phương tiện kiểm soát của cấp QT
Cáccẩm nang
cách đục lỗ.Các
o nang kinh doanh: Cẩm nang về chính sách; Cẩm nang cơ cấu tổ
chức; Cẩm nang về quản trị; Cẩm nang của từng bộ phận: hành chính, kếtoán, kinh doanh, sản xuất, marketing…
o nang hành chính: Giới thiệu lịch sử của công ty; Sơ đồ toàn bộ tổ
chức công ty, cơ cấu tổ chức hành chính (cho thấy rõ trách nhiệm vàquyền hạn các bộ phận; Các chính sách của công ty một cách tổng quát vàcác quỹ phúc lợi; Lề lối làm việc và thái độ mà nhân viên cần phải có…
NỘI DUNG
HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1Tổng quan về quản trị HCVP2Hoạch định và kiểm tra công việc HCVP3Tổ chức công việc HCVP
4Quản trị các hoạt động hỗ trợ HCVP5Quản trị thông tin
6Quản trị hồ sơ
3.1 Cấu trúc bộ máy HCVP
3.2 Mô hình bộ máy văn phòng
3.3 Các nguyên tắc tổ chức của nhà QTHCVP
3.4 Các phương pháp bố trí không gian văn phòng
Thảo luậnNỘI DUNG
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Trang 14 Khi tổ chức kém:
Chia rẽ nội bộ;
Không tập hợp sức mạnh;
Tạo ra bất công;
Làm suy yếu tinh thần
làm việc;Không hiệu quả.
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
chỉ huy? Nhận nhiệm vụ từ ai? Báo cáo cho ai?
3.1 Cấu trúc bộ máy HCVP
Cấu trúc tổ chức
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
cấu tổ chức thích hợp, năng động và uyển chuyển.Bất
nào, ở đâu mà có một nhóm người làm việc chung, đềuphải có một tổ chức được hoạch định rõ ràng.Mối
thống nhất Người nào làm cái gì, báo cáo như thế nào,ai là người ra quyết định … đó là những vấn đề quantrọng và cần thiết của một tổ chức
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
hiện sự phân chia/sắp xếp/phối hợp giữa các bộphận và mối quan hệ giữa chúng.
phẩm; Khách hàng; Quy trình hay thiết bị…
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Một số mô hình
Giám đốc
Phân xưởng 1 Phân xưởng 2Phó GĐ sản xuất
Phó GĐ tiêu thụ
Cửa hàng 1 Cửa hàng 2
Cơ cấu trực tuyến
3.1 Cấu trúc bộ máy HCVP
Trang 15Cấu trúc tổ chức
Một số mô hình
Cơ cấu chức năng
Giám đốc
Phân xưởng 1 Phân xưởng 2Phó GĐ sản xuất
Phó GĐ tiêu thụ
Cửa hàng 1 Cửa hàng 2Các đơn vị
chức năng
Cơ cấu trực tuyến – tham mưu
Một số mô hình
3.1 Cấu trúc bộ máy HCVP
Cấu trúc tổ chức
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Một số mô hình
Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần nhựa Bình Minh.
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Mối quan hệ
Mối quan hệ hàng dọc trong tổ chứcMối quan hệ hàng ngang trong tổ chức
3.1 Cấu trúc bộ máy HCVP
Cấu trúc tổ chức
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Văn phòng trongcấu trúctổ chứccủa đơn vị
phòng được thành lập;Tên
Hành chính tổng hợp / Phòng Hành chính Quản trị/ Phòng Hành chính - Tổ chức…;Trong
quan, đơn vị mà văn phòng có thể có cơ cấu tổchức khác nhau.
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Bộ phận tổng hợp Tổ chức nhân sự Hành chính văn thư
Bộ phận lưu trữBộ phận quản trị Bộ phận tài vụ Bộ phận bảo vệ
3.1 Cấu trúc bộ máy HCVP
Văn phòng trongcấu trúctổ chứccủa đơn vị
Trang 16Cấu trúc tổ chức
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Trợ lý TGĐ
Phó TGĐ Dịch vụ HCVPTổng Giám đốc
Phó TGĐ MarketingPhó TGĐ Tài chính
TrưởngKV 1GĐ Nghiên cứu tiếp thị GĐ Kinh doanh
GĐ Dịch vụ
HCVP GĐ Nhân sựGĐ tài chính
TrưởngKV 2
KV 3Kế toánTP Giao nhậnTPTPHành chính
Đối với DN vừa và
lớn (quy mô trên 500CN)
Sơ đồ tổ chức bộ phận hành chính của một công ty có quy mô lớn
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
trung theo địa bàn;Tập
trung theo chức năng.Mỗi
HCVP tùy thuộc vào quy mô của cơ quan; Doanh nghiệp nhỏ nên tậptrung theo địa bàn và doanh nghiệp lớn nên tập trung theo chức năng;
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
điểm: Dễ kiểm tra, đào tạo, huy động trang thiết bị và cải
tiến thủ tục.
phân biệt được tầm quan trọng của từng loại công việc, trì trệkhi chuyển giao Chỉ phù hợp với quy mô nhỏ
Mô hìnhtập trungtheo
địa bàn
Nhà quản trịHCVPMọi công việc HCVPcho tất cả các bộ phận khác (A, B, C…)
3.2 Mô hình bộ máy HCVP
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
QTHCVP về hoạt động HCVP của từng bộ phận chuyên môn.
Mô hìnhtập trungtheo
chức năng
Công việc HCVP của bộ phận ACông việc HCVP của bộ phận BCông việc HCVP của bộ phận C
Nhà quản trịHCVP
3.2 Mô hình bộ máy HCVP
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
STTNguyên tắc tổ chức của nhà quản trịnguyên tắcSố
một cơ cấu tổ chứcHCVP hoạt động hiệu quả,
nhà quản trị HCVP nêntuân thủ những nguyên tắc
tổ chức và mối liên hệgiữa các bộ phận
3.3 Nguyên tắc tổ chức đối với nhà QT
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Bốnnguyên tắc
mục tiêu
nhóm có 1 mục tiêu;Mục
tiêu mỗi nhóm phải rõ ràng;Mục
cách tiết kiệm và hiệu quả;Mục
theo và ở dưới mục tiêu nhóm hoạtđộng chính.
3.3 Nguyên tắc tổ chức đối với nhà QT
Trang 17Nămnguyên tắc
3.3 Nguyên tắc tổ chức đối với nhà QT
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Bốnnguyên tắc
trách nhiệm
rõ trước khi phân công công việc;Khi
phân công, phải chú ý chuyênmôn hóa;
3.3 Nguyên tắc tổ chức đối với nhà QT
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Bốnnguyên tắc
3.3 Nguyên tắc tổ chức đối với nhà QT
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Banguyên tắc
quyền hạn
chỉ định phù hợp;Quyền
thể, rõ ràng và người đượcgiao phải hiểu rõ;Quyền
trách nhiệm.
3.3 Nguyên tắc tổ chức đối với nhà QT
CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Hainguyên tắc
ủy quyền
Quyền hạn và trách nhiệm
có thể được ủy thác nhưng người được ủy thác phải báo cáo cho cấp trên;Tận dụng sự ủy quyền có
hiệu quả.
3.3 Nguyên tắc tổ chức đối với nhà QT