Bài Giảng Quản Trị Hành Chính Văn Phòng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CĐ KINH TẾ CÔNG NGHỆ TP HCM GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1 LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, cùng với quá trình hội nhập quốc tế, đặc biệt là từ khi nước ta gia nhập W[.]

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CĐ KINH TẾ-CÔNG NGHỆ TP.HCM GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, với trình hội nhập quốc tế, đặc biệt từ nước ta gia nhập WTO, khối lượng công ty nước ngày tăng nhanh Tại Việt Nam với 200.000 doanh nghiệp văn phòng đại diện, làm cho nhu cầu nhân quản trị văn phòng tăng lên mạnh mẽ Bởi quan, doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, nước hay ngồi nước cần có phận quản trị hành văn phịng Quản trị hành văn phịng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa, kiểm sốt hoạt động văn phịng cung ứng điều kiện vật chất phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị Giáo trình quản trị hành văn phòng gồm phần, phân bổ thành 10 chương Phần thứ nhất: Tổng quan chung văn phịng: gồm có chương Phần thứ hai: Nghiệp vụ văn phịng: gồm chương Giáo trình quản trị hành văn phịng viết cho sinh viên theo học ngành quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh, ngành kinh tế, kế toán, du lịch khóa bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ chuyên viên văn phòng làm việc quan, doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế khác Để hoàn thành giáo trình chúng tơi có sử dụng số tài liệu GS.TS.Nguyễn Thành Độ, Trường Đại học Kinh tế quốc dân; TS Nghiêm Kỳ Hồng, Học viện Hành quốc gia; TS.lê Văn In, Trường Cán TP.HCM; TS.Nguyễn Hữu Thân tác giả khác Chúng xin cám ơn Trường Cao đẳng Kinh tế Công nghệ TP.HCM tạo điều kiện giúp đỡ nhóm tác giả chúng tơi hồn thành giáo trình Trong q trình biên soạn chúng tơi khơng tránh khỏi khiếm khuyết Rất mong xin cám ơn đồng nghiệp, bạn sinh viên học viên có đóng góp quý báu theo địa email: nguyenthingocan56gmail.com để giáo trình ngày hồn thiện TP.Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 11 năm 2013 Các tác giả THS.Nguyễn Thị Ngọc An Ths.Trần Thị Mỹ Dung Ths.Trần Thị Nhàn MỤC LỤC PHẦN I: TỔNG QUAN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ VĂN PHÒNG 1.1 Quan niệm văn phịng 1.2 Chức văn phòng 1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.4 Xây dựng quy chế tổ chức hoạt động văn phòng 1.5 Hiện đại hóa công tác văn phòng CHƯƠNG 2: CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 2.1 Khái niệm, vai trò, yếu tố ảnh hưởng tới quản trị hành văn phịng 2.1.1 Khái niệm quản trị hành văn phịng 2.1.2 Vai trị quản trị hành văn phịng 2.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới quản trị hành văn phịng 2.2 Các chức quản trị hành văn phịng 2.2.1 Chức hoạch định cơng việc hành văn phịng 2.2.2 Chức tổ chức cơng việc hành văn phịng 2.2.3 Chức lãnh đạo cơng việc hành văn phịng 2.2.4 Chức kiểm tra cơng việc hành văn phịng CHƯƠNG 3: QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG VĂN PHỊNG 3.1 Khái niệm, vai trị, phân loại lao động văn phòng 3.2 Thư ký văn phòng 3.3 Chánh văn phòng PHẦN II: CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG CHƯƠNG 4: THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THƠNG TIN TRONG VĂN PHỊNG 4.1 Giới thiệu tổng qt thơng tin 4.1.1 Khái niệm thông tin 4.1.2 Vai trò thông tin 4.1.3 Phân loại thông tin 4.2 Tổ chức cơng tác thơng tin nghiệp vụ văn phòng 4.2.1 Yêu cầu 4.2.2 Quy trình 4.2.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin quan, doanh nghiệp CHƯƠNG 5: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CƠNG TÁC 5.1.Khái qt kế hoạch, chương trình 5.1.1.Khái niệm 5.1.2.Phân loại 5.1.3.Cơ sở lập kế hoạch, chương trình 5.1.4.Các nguyên tắc lập kế hoạch, chương trình 5.2.Nội dung kế hoạch công tác 5.2.1.Yêu cầu việc lập kế hoạch 5.2.2.Nội dung kế hoạch công tác 5.3.Nội dung chương trình cơng tác 5.3.1.u cầu chương trình 5.3.2.Nội dung chương trình cơng tác 5.4.Những việc cần tiến hành xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác 5.5.Thư ký việc quản lý kế hoạch, chương trình CHƯƠNG 6.: HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC HỘI HỌP 6.1 Những vấn đề chung hội họp 6.1.1 Khái niệm ý nghĩa hội họp 6.1.2 Cách xếp chỗ ngồi hội họp, hội nghị, hội thảo 6.2 Hoạch định tổ chức họp, hội nghị, hội thảo 6.2.1 Hoạch định họp nội 6.2.2 Hoạch định tổ chức hội nghị, hội thảo 6.2.3 Hội nghị từ xa CHƯƠNG 7: HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 7.1 Mục đích, phân loại chuyến cơng tác 7.1.1 Mục đích chuyến cơng tác 7.1.2 Phân loại chuyến công tác 7.2 Hoạch định tổ chức chuyến công tác 7.2.1 Xếp lịch cho chuyến công tác 7.2.2 Nắm vững thông tin cần thiết chuyến công tác 7.2.3 Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho chuyến công tác 7.2.4 Trách nhiệm thư ký lãnh đạo cơng tác CHƯƠNG 8: CƠNG TÁC GIAO TIẾP 8.1.Giới thiệu tổng quát công tác giao tiếp 8.1.1 Khái niệm 8.1.2 Nguyên tắc giao tiếp 8.1.3 Các loại hình giao tiếp 8.2 Các kỹ giao tiếp 8.2.1 Kỹ lắng nghe 8.2.2 Kỹ diễn thuyết báo cáo nhanh 8.3 Giao tiếp môi trường công ty 8.3.1 Giao tiếp nội 8.3.2 Giao tiếp với khách hàng 9.3.3 Các phép xã giao thơng thường CHƯƠNG 9: CƠNG TÁC VĂN BẢN 9.1 Giới thiệu tổng quát văn 9.1.1 Khái niệm văn 9.1.2 Phân loại hệ thống văn quản lý nhà nước 9.1.3 Thể thức văn quản lý nhà nước 9.2 Công tác văn thư 9.2.1 Giới thiệu tổng quát công tác văn thư 9.2.2.Công tác quản lý, giải văn 9.2.3.Tổ chức quản lý sử dụng dấu 9.2.4.Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 9.3 Công tác lưu trữ 9.3.1 Giới thiệu tổng quát công tác lưu trữ 9.3.2 Các khâu nghiệp vụ lưu trữ CHƯƠNG 10: CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT 10.1.Tổ chức không gian môi trường làm việc 10.1.1 Yêu cầu 10.1.2 Các phương pháp bố trí xếp nơi làm việc 10.1.3 Áp dụng tiêu chuẩn 5S đặt bố trí văn phịng 10.2 Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng 10.2.1 Quản lý tài sản 10.2.2 Các loại thiết bị văn phòng PHẦN TỔNG QUAN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QT VỀ VĂN PHỊNG 1.1.QUAN NIỆM VĂN PHỊNG Văn phịng phòng làm việc cụ thể lãnh đạo Người ta gọi Văn phịng Giám đốc, Văn phòng Nghị sỹ Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, doanh nghiệp; địa điểm mà cán bộ, công chức hàng ngày đến để làm việc Ví dụ: Văn phịng Bộ, Văn phòng Ủy ban nhân dân Văn phòng hiểu loại hoạt động quan, doanh nghiệp Văn phòng thiên việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại công văn, giấy tờ quan, doanh nghiệp Nói đến văn phịng, người ta thường nghĩ đến phận làm công việc liên quan đến cơng tác văn thư Như vậy: Văn phịng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, doanh nghiệp, tổ chức 1.2.CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG 10