Bài giảng quản trị hành chính văn phòng

BỘ MÔN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC DOANH NGHIỆP GIỚI THIỆU HỌC PHẦN (Cấu trúc 24.6) Mục tiêu học phần Nội dung học phần Tài liệu tham khảo Đánh giá MỤC TIÊU CỦA HỌC PHẦN Trang bị cho người học kiến thức tảng QTHCVP Rèn luyện kỹ bản, chuyên sâu QTHCVP tổ chức/doanh nghiệp Có lực làm việc độc lập, rèn luyện ý thức tổ chức kỷ luật lao động tôn trọng nội quy tổ chức, doanh nghiệp; Trau dồi đạo đức nghề nghiệp; Năng động, nhiệt tình,… Mục tiêu nghiên cứu NỘI DUNG HỌC PHẦN  Chƣơng 1: Tổng quan quản trị hành văn phịng  Chƣơng 2: Tổ chức họp, hội nghị, hội thảo  Chƣơng 3: Tổ chức tiếp khách  Chƣơng 4: Tổ chức chuyến công tác  Chƣơng 5: Tổ chức quản lý, giải văn lƣu trữ tài liệu  Chƣơng 6: Tổ chức quản lý thiết bị văn phịng TÀI LIỆU THAM KHẢO • Bộ mơn Quản trị DNTM, Đại học Thương mại, Bài giảng Quản trị hành văn phịng • Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân • Nguyễn Hữu Thân (2012), Quản trị hành chánh văn phịng,NXB Lao động Xã hội • Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An (2005), Quản trị hành chánh văn phịng, NXB Thống kê, Hà Nội • SuSan H.Cooperman (2009), Professional Office Procedures, 5thEdn, Prentice Hall ĐÁNH GIÁ Chuyên cần:10% Thực hành (01 kiểm tra, thảo luận nhóm): 30% Thi cuối học phần : 60% NỘI DUNG CHƢƠNG 1.1 • Khái niệm, chức nhiệm vụ hành văn phịng 1.2 • Khái niệm, vai trị nội dung quản trị hành văn phịng 1.3 • Một số chức danh quản trị hành văn phịng 1.1 Khái niệm, chức nhiệm vụ hành văn phịng Văn phịng gì? 1.1 Khái niệm, chức nhiệm vụ hành văn phịng Hành văn phịng gì? 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Bảo quản an tồn tài liệu • Nhân tố phá hoại tài liệu lƣu trữ: - Nhân tố tự nhiên - Nhân tố người - Nhân tố thuộc hoá học • Thiết bị chế độ bảo quản tài liệu lƣu trữ: - Phòng lưu trữ Hộp cặp đựng tài liệu Ghi biên sử dụng tài liệu lưu trữ, kiểm tra nhận lại Thực nghiêm nội quy PCCC 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Thống kê tài liệu lưu trữ • Khái niệm: Là sử dụng công cụ, phương tiện chuyên mơn, nghiệp vụ để nắm xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu hệ thống bảo quản tài liệu kho lưu trữ • Mục đích: - Có để xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu Xác định giá trị tài liệu Lên kế hoạch mua trang thiết bị bảo quản tài liệu Làm sở cho việc quản lý Nhà nước cơng tác lưu trữ, bảo vệ bí mật quốc gia 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Thống kê tài liệu lưu trữ (tiếp) • Nguyên tắc: - Thống kê tồn diện, kịp thời, xác tài liệu - Bảo đảm thống thống kê bảo quản tài liệu - Áp dụng thống thể loại, nội dung, đối tượng thống kê 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Thống kê tài liệu lưu trữ (tiếp) • Các cơng cụ thống kê tài liệu lƣu trữ: - Sổ nhập tài liệu vào kho lưu trữ - Mục lục hồ sơ - Sổ đăng ký mục lục hồ sơ - Sổ thống kê phông - Báo cáo tổng hợp - Sổ xuất tài liệu lưu trữ 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Kiểm tra tài liệu lƣu trữ • Khái niệm: Là hoạt động nhằm mục đích nắm số lượng, trạng thái thực tế tài liệu tình hình bảo quản để phát sai sót, có biện pháp khắc phục sai sót • Cách thức kiểm tra: - Kiểm tra định kỳ - Kiểm tra đột xuất 5.2.2 Nội dung công tác lưu trữ tài liệu Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ • Khái niệm: Là q trình cung cấp cho quan, tổ chức kinh tế, xã hội, cá nhân thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ • Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu: - Tổ chức phòng đọc - Cấp lục trích lục tài liệu lưu trữ - Thông báo tài liệu lưu trữ - Triển lãm tài liệu lưu trữ - Công bố tài liệu lưu trữ Thảo luận nhóm Liên hệ thực tiễn công tác quản lý, giải văn lưu trữ tài liệu NỘI DUNG CHƢƠNG 6.1 Khái niệm, yêu cầu quản lý thiết bị văn phòng • Khái niệm • Yêu cầu quản lý thiết bị văn phòng 6.2 Phân loại thiết bị văn phịng • Thiết bị truyền thơng • Thiết bị in ấn, chụp • Văn phịng phẩm 6.3 Nội dung tổ chức quản lý thiết bị văn phịng • Xây dựng kế hoạch định mức trang thiết bị văn phịng • Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phịng • Giám sát, kiểm tra tổ chức quản lý thiết bị văn phòng 6.1 Khái niệm, yêu cầu quản lý thiết bị văn phòng 6.1.1 Khái niệm 6.1.2 Yêu cầu quản lý thiết bị văn phòng  Yêu cầu quản lý - Phải phù hợp với kế hoạch phát triển quan, đơn vị; - Phải xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý; - Phải gắn với trách nhiệm cá nhân quản lý; - Phải đáp ứng yêu cầu công khai  Yêu cầu sử dụng Trang thiết bị phải sử dụng tiêu chuẩn, định mức mục đích Khơng tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng quan; điều chuyển trang thiết bị văn phòng đơn vị, cá nhân chưa phép người có thẩm quyền 6.1 Khái niệm, yêu cầu quản lý thiết bị văn phòng 6.1.3 Phân loại thiết bị văn phòng Thiết bị truyền thông Thiết bị in ấn, chụp Văn phòng phẩm 6.2 Phân loại thiết bị văn phòng 6.2.1 Thiết bị truyền thơng  Máy ghi âm văn phịng  Điện thoại  Máy fax  Máy tính nối mạng  Máy chụp ảnh 6.2 Phân loại thiết bị văn phòng 6.2.2 Thiết bị in ấn, chụp  Các phương tiện chụp nhân bản: Để truyền văn với nguyên mẫu (dấu, chữ ký, sơ đồ…)  Các phương tiện in ấn: Theo cách làm văn chia loại máy in như: in laze, in phun, offset, in kim…; Máy in sử dụng công nghệ laze  Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành dải nhỏ đến mức khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật 6.2.3 Văn phòng phẩm 6.3 Nội dung tổ chức quản lý thiết bị văn phòng 6.3.1 Xây dựng kế hoạch định mức trang thiết bị văn phòng 6.3.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng 6.3.3 Giám sát, kiểm tra tổ chức quản lý thiết bị văn phòng Thảo luận nhóm Liên hệ thực tiễn cơng tác tổ chức quản lý thiết bị văn phòng ... chức nhiệm vụ hành văn phịng 1.2 • Khái niệm, vai trị nội dung quản trị hành văn phịng 1.3 • Một số chức danh quản trị hành văn phịng 1.1 Khái niệm, chức nhiệm vụ hành văn phịng Văn phịng gì?... 1.3.1 Nhà quản trị văn phòng 1.3.2 Thư ký 1.3.3 Các chức danh khác 1.3 Các chức danh quản trị hành văn phịng 1.3.1 Nhà quản trị văn phòng - Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo hoạt động văn phòng. .. dung quản trị hành văn phòng Tổ chức họp, hội nghị, hội thảo Tổ chức tiếp khách Tổ chức chuyến công tác Tổ chức quản lý, giải văn lưu trữ tài liệu 1.3 Các chức danh quản trị hành văn phòng