BÀI GIẢNG KĨ NĂNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KỸ NĂNG NTT Th.S VÕ THỊ TRÚC PHƯƠNG BÀI GIẢNG KĨ NĂNG HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm 2022 MỤC LỤC MỤC LỤC CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN & KỸ THUẬT QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU 1.1 KHÁI NIỆM 1.1.1 Văn 1.1.2 Văn quản lý 1.1.3 Văn điện tử 1.2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN 1.2.1 Chức thông tin 1.2.2 Chức quản lý 1.2.3 Chức pháp lý 1.3 PHÂN LOẠI VĂN BẢN 1.4 YÊU CẦU ĐỐI VỚI VIỆC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 11 1.4.1 Nội dung văn phải phù hợp với quy định pháp luật hành 11 1.4.2 Văn cần tuân thủ thể thức theo quy định 12 1.4.3 Văn cần có tính khả thi 12 1.4.4 Văn phải soạn thảo theo phong cách hành – cơng vụ 12 1.5 QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN ĐI VÀ TIẾP NHẬN VĂN BẢN ĐẾN 12 1.5.1 Quy trình ban hành văn 12 1.5.2 Quy trình tiếp nhận văn đến 15 1.6 KỸ THUẬT QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU 16 1.6.1 Khái niệm 16 1.6.2 Kỹ thuật phân loại hồ sơ, tài liệu 17 1.6.3 Kỹ thuật xếp hồ sơ, tài liệu 17 CHƯƠNG 19 THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN, 19 BẢN SAO VĂN BẢN 19 2.1 CƠ SỞ PHÁP LÝ XÁC ĐỊNH THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 19 2.1.1 Cơ sở pháp lý 19 2.1.2 Phạm vi đối tượng áp dụng 20 2.2 CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN 20 2.2.1 Các thành phần thể thức 20 2.2.2 Các thành phần bổ sung 20 2.2.3 Sơ đồ bố trí mẫu trình bày thành phần thể thức văn 22 2.3 KHỔ GIẤY, KIỂU TRÌNH BÀY, ĐỊNH LỀ TRANG VĂN BẢN 23 2.3.1 Khổ giấy 23 2.3.2 Kiểu trình bày 23 2.3.3 Định lề trang văn 24 2.3.4 Phông chữ 24 2.3.5 Số trang văn 24 2.4 THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 24 CHƯƠNG 35 PHONG CÁCH NGÔN NGỮ HÀNH CHÍNH VÀ KỸ THUẬT SỬ DỤNG 35 TIẾNG VIỆT TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 35 3.1 PHONG CÁCH NGƠN NGỮ HÀNH CHÍNH, CƠNG VỤ 35 3.1.1 Khái niệm 35 3.1.2 Đặc trưng phong cách ngơn ngữ hành – cơng vụ 35 3.2 KỸ THUẬT SỬ DỤNG TIẾNG VIỆT TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CƠNG VỤ 36 3.2.1 Viết hoa văn hành 36 3.2.2 Từ, ngữ văn hành 37 3.2.3 Sử dụng câu văn hành 40 3.2.4 Những yêu cầu đoạn văn văn hành 41 3.2.5 Cấu trúc văn 41 CHƯƠNG 43 KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY 43 CÁC LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG DỤNG 43 4.1 THÔNG BÁO 43 4.1.1 Khái niệm, phân loại, đặc điểm 43 4.1.2 Bố cục 43 4.1.3 Mẫu trình bày thơng báo 46 4.2 CÔNG VĂN 47 4.2.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại 47 4.2.2 Bố cục công văn 47 4.2.3 Mẫu trình bày cơng văn 49 4.3 TỜ TRÌNH 51 4.3.1 Khái niệm, đặc điểm 51 4.3.2 Bố cục tờ trình 52 4.3.3 Mẫu trình bày tờ trình 53 4.4 ĐƠN 54 4.4.1 Khái niệm, yêu cầu 54 4.4.2 Bố cục 54 4.4.3 Một số mẫu đơn 55 PHỤ LỤC I 58 PHỤ LỤC II 59 PHỤ LỤC III 60 PHỤ LỤC IV 61 CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN & KỸ THUẬT QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU 1.1 KHÁI NIỆM 1.1.1 Văn Văn đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Tùy theo góc độ nghiên cứu mà ngành có định nghĩa khác Dưới góc độ văn học, văn hiểu phương tiện để ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ ký hiệu định Ký hiệu ngôn ngữ loại chữ viết dùng để thể ngôn ngữ người như: chữ Quốc ngữ, chữ Hán, chữ Nơm, chữ Thái, chữ Anh, chữ Pháp…cịn phương tiện ghi tin mà loài người dùng để ghi ký hiệu ngôn ngữ đa dạng, phong phú như: loại vỏ cây, gỗ, tre, đá, da thú, đất sét, giấy… Với nghĩa nêu vật có ký hiệu ngơn ngữ như: bia đá, câu đối đình chùa, chúc thư, văn khế, thư tịch cổ, tác phẩm văn học, cơng trình nghiên cứu khoa học, công văn, giấy tờ, sổ sách quan…đều văn Từ lâu khái niệm nêu sử dụng tương đối phổ biến giới nghiên cứu ngôn ngữ học, văn học, sử học nước ta Dưới góc độ hành học, văn thơng tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định Theo nghĩa này, văn bao gồm loại như: Hiến Pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư cơng…hình thành q trình hoạt động quan, tổ chức Ngày nay, khái niệm văn sử dụng phổ biến quan, tổ chức : soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, chuyển giao văn bản, tiếp nhận văn bản, đăng ký văn bản… 1.1.2 Văn quản lý Văn quản lý phương tiện quan trọng để ghi lại truyền đạt định quản lý thơng tin cần thiết hình thành hoạt động quản lý quan, tổ chức Nói cách khác, văn quản lý sản phẩm đặc thù hoạt động quản lý Đối với quan nhà nước, văn quản lý nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định Nhà nước đảm bảo thi hành nhiều biện pháp khác nhằm điều chỉnh quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân Văn quản lý Nhà nước khác biệt so với văn thông thường quy trình soạn thảo, thể thức văn bản, hiệu lực pháp lý quy định quan Nhà nước có thẩm quyền Đối với doanh nghiệp, văn quản lý loại văn hình thành hoạt động quản lý doanh nghiệp Đặc trưng văn quản lý hiệu lực chúng trình quản lý 1.1.3 Văn điện tử Là văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy 1.2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN 1.2.1 Chức thông tin Văn phương tiện truyền đạt thông tin quan trọng công tác quản lý Cấp truyền đạt mệnh lệnh, yêu cầu, nhiệm vụ cho cấp văn Cấp lại phản ánh, phản hồi hoạt động thơng qua văn Những quan, tổ chức khác sử dụng văn để trao đổi thông tin, giải vấn đề chung Qua văn bản, chủ trương, sách, quy định, chế độ…được chuyển đến đối tượng tác động Ngồi ra, văn cịn ghi lại thơng tin quản lý Điều giúp quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý 1.2.2 Chức quản lý Chức thể chỗ văn sinh môi trường quản lý Văn công cụ điều hành cho hoạt động quan, đơn vị Văn tham gia vào tất giai đoạn trình quản lý: lập kế hoạch, tổ chức, kiểm tra, đạo Mọi định quản lý thể văn 1.2.3 Chức pháp lý Văn quản lý phát ngơn thức quan, tổ chức Do đó, văn sở pháp lý cho hoạt động quan, tổ chức Các mối quan hệ, ràng buộc mặt pháp lý quan, tổ chức, hay nội quan, tổ chức thực thông qua hệ thống văn TÍnh pháp lý cịn thể cưỡng chế việc vận dụng, giải vấn đề nảy sinh xã hội, đời sống thực tế Văn chứng pháp lý để giải nhiệm vụ cụ thể quản lý điều hành công việc quan Các văn thể tính chất pháp lý khơng giống Có văn mang tính thơng tin quản lý thơng thường, có loại mang tính chất cưỡng chế thực 1.3 PHÂN LOẠI VĂN BẢN Việc phân loại hệ thống văn quản lý nhằm giúp việc quản lý sử dụng văn tốt Văn phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí khác như: theo nội dung văn bản, theo nguồn gốc văn bản, theo phạm vi phổ biến, theo hiệu lực pháp lý văn Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư, hệ thống văn quản lý chia thành loại: văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành 1.3.1 1.Văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật văn có chứa quy phạm pháp luật, ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Quy phạm pháp luật quy tắc xử chung, có hiệu lực bắt buộc chung, áp dụng lặp lặp lại nhiều lần quan, tổ chức, cá nhân phạm vi nước đơn vị hành định, quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật ban hành nhà nước bảo đảm thực Điều chương I Luật ban hành văn quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ban hành ngày 22/06/2015 Quốc hội khóa 13 quy định hệ thống văn quy phạm pháp luật bao gồm loại cụ thể sau: Hiến pháp Bộ luật, luật (sau gọi chung luật), nghị Quốc hội Pháp lệnh, nghị Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị liên tịch Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Lệnh, định Chủ tịch nước Nghị định Chính phủ; nghị liên tịch Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Quyết định Thủ tướng Chính phủ Nghị Hội đồng Thẩm phán Tịa án nhân dân tối cao Thơng tư Chánh án Tịa án nhân dân tối cao; thơng tư Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang bộ; thơng tư liên tịch Chánh án Tịa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; định Tổng Kiểm toán nhà nước Nghị Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau gọi chung cấp tỉnh) 10 Quyết định Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 11 Văn quy phạm pháp luật quyền địa phương đơn vị hành kinh tế đặc biệt 12 Nghị Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau gọi chung cấp huyện) 13 Quyết định Ủy ban nhân dân cấp huyện 14 Nghị Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau gọi chung cấp xã) 15 Quyết định Ủy ban nhân dân cấp xã 1.3.1.2 Văn hành Vãn hành văn hình thành trình đạo, điều hành, giải công việc quan, tổ chức Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư, văn hành bao gồm loại: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư cơng Văn hành chia làm hai loại: Văn hành cá biệt văn hành thơng thường Văn hành cá biệt Văn hành cá biệt định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật, quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục định nhằm giải công việc cụ thể quản lý hành nhà nước Nghị (cá biệt): loại văn dùng để định chủ trương, sách quan, tổ chức thơng qua dự án, kế hoạch, phê duyệt, cụ thể hóa phương án hoạt động, thơng qua ý kiến kết luận kỳ họp quan trọng quan, tổ chức Quyết định (cá biệt): Là loại văn dùng để quy định vấn đề chế độ, sách, tổ chức máy, nhân giải quyêt vấn đề khác hình thức áp dụng văn quy phạm pháp luật Việc áp dụng thực lần cho cá nhân, việc hay vấn đề cụ thể Văn hành thơng thường Văn hành thơng thường văn có nội dung chứa đựng thơng tin mang tính chất điều hành hành quan, tổ chức triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá kết hoạt động quan, đơn vị trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân Văn hành thơng thường bao gồm 02 loại chính: văn hành thơng thường có tên loại văn hành thơng thường khơng tên loại Văn hành thơng thường có tên loại: Chỉ thị: hình thức văn dùng để ban hành, truyền đạt chủ trương, sách, biện pháp quản lý, đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực mặt công tác quan, đơn vị cấp Quy chế: hình thức văn quan có thẩm quyền ban hành dùng để đặt quy định nghĩa vụ pháp lý cho đối tượng, lĩnh vực định Để có hiệu lực thi hành, Quy chế phải ban hành kèm với văn khác quan có thẩm quyền Quy định: văn dùng để quy định nguyên tắc, tiêu chuẩn, chế độ, phương pháp tiến hành lĩnh vực công tác định để thực quan quan hệ thống Thơng cáo: thơng báo phủ đến tầng lớp nhân dân định phải thi hành kiện quan trọng khác Thông báo: Là loại văn dùng để thông tin vấn đề hoạt động quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân… để đối tượng có liên quan biết thực thi Hướng dẫn: Là loại văn dùng để hướng dẫn thực công việc hay nghiệp vụ chuyên môn để đạt chất lượng tiêu chuẩn Chương trình: Là loại văn dùng để xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể theo trình tự định thời gian định Kế hoạch: Là văn dùng để xác định mục đích yêu cầu, tiêu nhiệm vụ cần hoàn thành khoảng thời gian định biện pháp tổ chức, nhân sự, sở vật chất cần thiết để thực nhiệm vụ Phương án: Là loại văn nêu dự kiến cách thức, trình tự tiến hành cơng việc hồn cảnh, điều kiện định 10 Đề án: Là văn dùng để trình bày có hệ thống kế hoạch, giải pháp, giải nhiệm vụ, vấn đề định để cấp có thẩm quyền phê duyệt 11 Dự án: Là loại văn dùng để trình bày hoạt động xếp cách khoa học nhằm đạt kết cụ thể phạm vi ngân sách, thời gian định 12 Báo cáo: Là loại văn dùng để phổ biến tình hình, việc, vụ việc, hoạt động quan, tổ chức,đơn vị, cá nhân khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị giải pháp đề nghị cấp cho phương hướng xử lý 10 13 Biên bản: Là loại văn dùng để ghi lại việc, vụ việc xảy để làm chứng pháp lý Biên sử dụng hoạt động quan, doanh nghiệp hoạt động quan nhà nước với cơng dân 14 Tờ trình: Là loại văn dùng để đề xuất với cấp phê chuẩn hay xét duyệt vấn đề có kế hoạch mà cấp tự định 15 Hợp đồng: Là văn dùng để ghi lại thỏa thuận hai hay nhiều bên văn bản, bên ký với lập quan hệ pháp lý quyền lợi nghiã vụ 16 Công điện: Là loại văn đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh mệnh lệnh, nội dung công việc đến quan, đơn vị, tổ chức để thực trường hợp khẩn cấp 17 Bản ghi nhớ: Là loại văn dùng để ghi lại nội dung thỏa thuận tinh thần hợp tác hữu nghị, thường sử dụng ngoại giao 18 Bản thỏa thuận: Là loại văn dùng để mô tả đầy đủ hoạt động tiêu chuẩn mà hai bên thống thực công việc 19 Giấy ủy quyền: Là loại văn dùng để ghi nhận thỏa thuận người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) người ủy nhiệm Theo đó, người ủy nhiệm thực quyền nghĩa vụ thay cho người có quyền ( người đại diện theo pháp luật) 20 Giấy mời: Là loại văn dành cho quan nhà nước sử dụng cần triệu tập công dân đến trụ sở quan để giải vấn đề liên quan đến yêu cầu khiếu nại công dân (giấy mời quan hành chính) 21 Giấy giới thiệu: Là loại văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch, giải nhiệm vụ giao công tác 22 Giấy nghỉ phép: Là loại văn dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên nghỉ phép tho Luật lao động để giải công việc cá nhân 23 Phiếu gửi: Là loại văn dùng để gửi tài liệu quan, tổ chức đơn vị, cá nhân đến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác Phiếu gửi không thay cho công văn 24 Phiếu chuyển: Là loại văn dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đến phận khác để tiếp tục giải chủ thể chuyển thẩm quyền giải ... nhân Văn hành thơng thường bao gồm 02 loại chính: văn hành thơng thường có tên loại văn hành thơng thường khơng tên loại Văn hành thơng thường có tên loại: Chỉ thị: hình thức văn dùng để ban hành, ... quan ban hành văn Điều thể qua: - Văn quan quản lý hành ban hành sở Hiến pháp, luật; - Văn quan quản lý hành ban hành phải phù hợp với văn quan quyền lực nhà nước cấp; - Văn quan cấp ban hành phải... ngữ hành – công vụ 35 3.2 KỸ THUẬT SỬ DỤNG TIẾNG VIỆT TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CƠNG VỤ 36 3.2.1 Viết hoa văn hành 36 3.2.2 Từ, ngữ văn hành 37 3.2.3 Sử dụng câu văn hành