Tổ chức và Kiểm tra Công việc Quản trị Hành chính Văn phòng

HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM TRA CÔNG VIỆC HCVP

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Cấu trúc bộ máy HCVP

 lập mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận/chức danh trong tổ chức.  đạt được mục tiêu, doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức thích hợp, năng động và uyển chuyển.  cứ một cơ quan, doanh nghiệp nào, bất cứ thời gian nào, ở đâu mà có một nhóm người làm việc chung, đều phải cú một tổ chức được hoạch định rừ ràng.

Người nào làm cái gì, báo cáo như thế nào, ai là người ra quyết định … đó là những vấn đề quan trọng và cần thiết của một tổ chức.  giá các hoạt động hành chánh (Hoạt động chính, phụ, hiệu quả hoạt động, các nguồn lực cần thiết..);. Mối quan hệ hàng dọc trong tổ chức Mối quan hệ hàng ngang trong tổ chức 3.1.

 gọi: Văn phòng / Phòng Hành chính/ Phòng Hành chính tổng hợp / Phòng Hành chính - Quản trị/ Phòng Hành chính - Tổ chức…;.  đặc điểm hoạt động, quy mô của các cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể có cơ cấu tổ chức khác nhau. Cơ cấu của bộ phận dịch vụ HCVP tùy thuộc vào quy mô của cơ quan; Doanh nghiệp nhỏ nên tập trung theo địa bàn và doanh nghiệp lớn nên tập trung theo chức năng;.

Nguyên tắc tổ chức đối với nhà QT

 điểm:Khó chuyên môn hóa, thiếu chính xác, không phân biệt được tầm quan trọng của từng loại công việc, trì trệ khi chuyển giao.  điểm:Thu hút nhiều chuyên viên tham mưu cho nhà QTHCVP về hoạt động HCVP của từng bộ phận chuyên môn.  năng và nhiệm vụ phải được xác định trước khi cá nhân được bổ nhiệm;.

 đơn vị tổ chức phải được quân bình dựa vào tầm quan trọng và nhu cầu;.  thiếu hụt hay mất mát nhân viên không được ảnh hưởng đến sự ổn định của tổ chức.  để nhân viên tham gia thảo luận các quá trình quản trị có ảnh hưởng đến công việc của họ;.

Ý thức và xem xét những dị biệt cá nhân giữa các nhân viên với nhau trong một tổ chức;.  viên phải xác định vai trò của mình đối với các mục tiêu và thủ tục;.  viên sẽ làm tốt hơn nếu họ ý thức được tầm quan trọng của công việc phải làm.

 bộ phận phòng ban được bố trí gần với các phòng ban chính của công ty;. Môhình có thể dễ dàng thay đổi vị trí các phòng ban khi tổ chức phát triển;.

QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ HCVP

Tổ chức công tác giao tiếp, lễ tân Các nguyên tắc chiêu đãi khách CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ HCVP. Tổ chức công tác giao tiếp, lễ tân Các nguyên tắc chiêu đãi khách CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ HCVP. Tổ chức công tác giao tiếp, lễ tân Các nguyên tắc chiêu đãi khách CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ HCVP.

Tổ chức công tác giao tiếp, lễ tân Các nguyên tắc chiêu đãi khách CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ HCVP. Tổ chức công tác giao tiếp, lễ tân Các nguyên tắc chiêu đãi khách CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ HCVP. Chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của đơn vị mình, quản lý các bộ phận chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn quan trọng trong năm và hàng tháng;.

Quản trị tài sản, thiết bị, văn phòng phẩm Quản lý văn phòng phẩm CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ HCVP. Quản trị tài sản, thiết bị, văn phòng phẩm Quản lý văn phòng phẩm CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ HCVP. Quản trị tài sản, thiết bị, văn phòng phẩm Quản lý văn phòng phẩm CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ HCVP.

Quản trị tài sản, thiết bị, văn phòng phẩm Quản lý văn phòng phẩm CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ HCVP. Quản trị tài sản, thiết bị, văn phòng phẩm Quản lý văn phòng phẩm CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ HCVP. Quản lý nhà cung cấp SP, dịch vụ VP (i) Đánh giá lựa chọn NCC CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ HCVP.

Quản lý nhà cung cấp SP, dịch vụ VP (i) Đánh giá lựa chọn NCC CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ HCVP. Quản lý nhà cung cấp SP, dịch vụ VP (i) Đánh giá lựa chọn NCC CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ HCVP. Quản lý nhà cung cấp SP, dịch vụ VP (i) Đánh giá lựa chọn NCC CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ HCVP.

Quản lý nhà cung cấp SP, dịch vụ VP (i) Đánh giá lựa chọn NCC CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ HCVP.

Đánh giá nhà cung cấp (có gán trọng số)

1 Tổng quan về quản trị HCVP 2 Hoạch định và kiểm tra công việc HCVP 3 Tổ chức công việc HCVP.

QUẢN TRỊ THÔNG TIN

Côngtác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lí văn bản trong các cơ quan, doanh nghiệp.  cả các văn bản từ cơ quan bên ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua đường bưu điện… được gọi chung là công văn đến.  khi VB được giao giải quyết phải qua Thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng xem xét;.

Mở phong bì văn bản (Những VB được phép) Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến Trình xem. Vào sổ công văn đến Chuyển giao văn bản Theo dừi việc giải quyết cụng văn.  cả các loại VB do cơ quan ban hành để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan/ doanh nghiệp được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là VB đi CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ THÔNG TIN.

Bao gói văn bản đi Chuyển văn bản đi Giữ gìn sắp xếp bản lưu văn bản gửi đi 1. Vănbản nội bộ là những VB, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quan, DN, do chính CQ/DN ban hành.  nội bộ bao gồm: Các quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, … Mỗi.

 loại VB nội bộ phải có sổ đăng kí riêng, trong đú nờu rừ: số, kớ hiệu, ngày thỏng kớ, người kớ, trớch yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, kí nhận….  thư điện tử là phương tiện truyền thông bằng điện tử các loại văn bản, dữ kiện hình ảnh, kể cả tiếng nói;.  truyền thông tin này được truyền từ máy này sang máy khác thông qua các công cụ: máy điện báo (teleprinter), máy fax, máy vi tính …;.

 đảm bảo tính bảo mật thông tin, một số cơ quan doanh nghiệp trao đổi thông tin trong nội bộ thông qua hệ thống thông tin nội bộ;.  thông tin điện tử đầu vào và đầu ra càng ngày càng đa dạng và lượng thông tin khổng lồ;.

QUẢN TRỊ HỒ SƠ

 lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc….  sơ cá nhân:các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên riêng.  hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên:đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.

 hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính.  thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.  sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, thì việcáp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, phổ biến nhất hiện nay làmáy vi tínhcá nhân.