Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng

Quản trị HCVP

 Giáo sư H.L.Sisk người Úc trong tác phẩm Management and Organisation, 1978 như sau: Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quản trị hành chính văn phòng là sự tác động của chủ thể (cấp quản trị) lên đối tượng khách thể quản trị (cấp bị quản trị) trong văn phòng doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

Công việc sẽ được thực hiện như thế nào? Các chủ trương, tiến trình,

Việc quản trị phải được thực hiện theo những tiến trình và phương pháp mới nhất.

Tổ chức bộ máy trong văn phòng doanh nghiệp

• Tổ chức bộ máy văn phòng (tiếp)

Bộ máy Văn phòng phải được tổ chức thích hợp, ở các cơ quan, đơn vị.

Nguyên tắc

Từ đó, giúp cho sự hợp tác trong công việc được thuận lợi, đồng thời cũng tạo điều kiện cho công việc HCVP phản ứng kịp thời với những thay đổi diễn ra trong quá trình thực hiện nhiệm.  Tính liên tục trong hoạt động của HCVP được hiểu là công việc HCVP phải tổ chức các hoạt động của mình một cách liên tục, thường xuyên trên cơ sở quy chế hoạt động đã được xác định.  Nguyên tắc này được đề ra theo quan niệm quản lý điều hành là một quá trình phối hợp, khi thực hiện các nhiệm vụ, các chức năng được giao, sự phối hợp được thực hiện nhờ các quy chế hoạt động của HCVP.

Trong trường hợp các quy chế cũ không còn thích hợp, đòi hỏi phải có sự thay đổi thì nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản lý là phải tổ chức công việc liên tục không được gián đoạn. Biểu hiện của tính liên tục thể hiện trong quan hệ điều hành, liên tục của từng công việc và từng bộ phận, liên tục trong kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh mục tiêu sao cho phù hợp…. - Cho phép HCVP và các nhóm hoạt động trong đó phát huy được năng lực sáng tạo của mình trên cơ sở tìm kiếm những phương thức hoạt động thích hợp.

 Có sự bàn bạc cần thiết và dân chủ với các ngành, các cấp, các cấp đơn vị có liên quan trong quá trình nghiên cứu để đưa ra quyết định điều hành, đặc biệt là trước khi đi đến quyết định chính thức.

NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ HÀNH

• Thiết kế và phân tích công việc 1. Mục đích

Quyết định một cách chính xác việc bố trí các nguồn nhân lực, các phương tiện cần thiết, cung cấp tài chính, đưa ra các quyết định điều hành thích hợp.  Phù hợp với mục tiêu của văn phòng và của từng đơn vị thực hiện công việc được đề ra. Mỗi công việc được thiết kế phải có ý nghĩa đối với toàn bộ nhiệm vụ chung của cơ quan, công sở.

Tạo ra khả năng sáng tạo cho cán bộ, người lao động khi giải quyết công việc của đơn vị, doanh nghiệp.

Xây dựng kế hoạch và làm việc theo kế hoạch

 - Kế hoạch là một loại chương trình công tác, là phương án tổ chức các công việc trong quá trình hoạt động của đơn vị, doanh nghiệp.  - Yêu cầu của kế hoạch: cụ thể; thiết thực; kịp thời; phù hợp với năng lực nhân viên và với mục tiêu hoạt động của đơn vị, doanh nghiệp; có sự thống nhất các biện pháp thực hiện; có tính khả thi.  Lập kế hoạch là một đặc trưng quan trọng của quản lý hiện đại, nó giúp cho các nhà lãnh đạo, quản lý giảm đến mức tối đa các bất trắc, tập trung lực lượng để thực hiện tốt các mục tiêu đã định và kiểm tra hoạt động của đơn vị, doanh nghiệp một cách thuận lợi, có căn cứ.

 + Xác định mục tiêu cuối cùng mà tất cả các hoạt động của một đơn vị, doanh nghiệp đều nhằm đạt tới trong một thời hạn nhất định. Kế hoạch nghiệp vụ: nhằm gia tăng hiệu quả hoạt động của cơ quan và của các đơn vị trong đó, loại kế hoạch này đôi khi chỉ liên quan đến một vài lĩnh vực cụ thể. - Thu thập đầy đủ các dữ liệu cho công việc dự định sẽ làm hoặc cho toàn bộ các hoạt động của đơn vị, doanh nghiệp, từ đó đưa ra các nhận định ban đầu về kế hoạch.

 - Thảo luận và thu thập ý kiến của nhân viên liên quan để hình thành kế hoạch; xác định mục tiêu, các vấn đề cần thiết phải giải quyết để thực hiện kế hoạch, các phương án hành động.

Kiểm tra, kiểm soát công việc 1. Mục tiêu

 - Kiểm tra việc sử dụng các phương tiện làm việc của đơn vị, doanh nghiệp.  - Kiểm tra quá trình giải quyết công việc hàng ngày theo mục tiêu, kế hoạch đã thông qua.  Kiểm tra toàn diện là loại kiểm tra mà trong đó người lãnh đạo, quản lý phải căn cứ vào sự thay đổi của môi trường bên ngoài, của thực tế phát triển cơ quan, công sở đẻ đánh giá lại các mục tiêu kế hoạch đã đề ra trước đây để có những điều chỉnh nếu thấy cần thiết.

Các hình thức tổ chức HCVP 1. Tập trung vào một địa bàn

 Vì vậy, hình thức tổ chức hành chính văn phòng tập trung chỉ phù hợp đối với loại hình các DN vừa và nhỏ.  Tập trung theo chức năng nghĩa là các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn nhưng phải đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị hành chính.  - Có thể thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý, chuyên viên sẽ phát huy chức năng tham mưu cho nhà quản trị về hoạt động của từng bộ phận chuyên môn.

 * Nhược điểm: Tập trung quyền lực, đôi khi thủ trưởng lấn quyền của các cấp quản trị chuyên môn.

SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC

Sắp xếp sao choc ho khi DN phát triển vẫn dễ dàng thay đổi vị trí phòng ban. Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần sát nhau, VD phòng hội họp nên gần phòng của các cấp quản trị thường hay sử dụng. Bố trí các bộ phận tiếp xúc với khách hàng hay với các cơ quan bên ngoài ở gần lối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân.

 Các nhà quản trị văn phòng nên bố trí các phòng, ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc nhằm tối thiểu hóa việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc. Ngoài ra, việc bố trí theo cách này sẽ giúp ta giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đoạn công việc.  - Nên hạn chế việc bố trí phòng riêng cho nhân viên, tuy nhiên các DN cũng cần có một số phòng riêng để bố trí cho việc bảo mật và các cấp lãnh đạo để tăng uy tín và tập trung tinh thần.

Khi sắp xếp bố trí phòng của lãnh đạo cấp cao, thôn thường phòng gồm có phòng tiếp khách, một phòng họp, phòng làm.

MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VÀ CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN

• Phân loại văn bản
• VBQPPL của HĐND và UBND: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị

VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN VÀ CHỨC. a) Chức năng thông tin b) Chức năng pháp lý. c) Chức năng quản lý và điều hành. d) Chức năng văn hoá – xã hội và sử liệu. Phân loại văn bản. Văn bản hành chính thông thường. Phương pháp xử lý văn bản. Quốc hội: Hiến pháp, luật, nghị quyết. Uỷ ban Thường vụ Quốc hội: Pháp lệnh, nghị quyết. Chủ tịch nước: Lệnh, quyết định 4. Chính phủ: Nghị quyết, nghị định. Thủ tướng Chính Phủ: Quyết định, chỉ thị 6. Bộ trưởng, TTCQNB: Quyết định, chỉ thị,. Chánh án TANDTC, Viện trưởng Viện KSNDTC: Thông tư, nghị quyết. Tổng kiểm toán Nhà nước: Quyết định 9. Văn bản QPPL liên tịch. 10: VBQPPL của HĐND và UBND: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị. Văn bản hành chính thông thường. a) KN: Loại văn bản này không mang tính quyền lực, không đảm bảo bằng sự cưỡng chế Nhà nước mà chỉ nhằm mục đích quản lý, giải quyết các công việc cụ thể, thông tin, phản ánh tình hình hay ghi chép công việc phát sinh.