Bài giảng quản trị dự án kinh doanh ( combo full slides 10 chương )

chương 1 Các khái niệm quản trị dự án Chương 2: Xác định và lựa chọn dự án Chương 3: Lập hồ sơ dự thầu Chương 4 : Xác định phạm vi, chất lượng, trách nhiệm trình tự công việc Chương 5: Lập lịch trình dự án Chương 6: Tối ưu hóa nguồn lực Chương 7: Xác định chi phí, ngân sách giá trị thu được Chương 8: Quản trị rủi ro Chương 9: Kết thúc dự án Chương 10: Truyền thông lập tài liệu dự án

Trang 1

BÀI GIẢNG

Trang 2

NỘI DUNG BÀI GIẢNG

CHƯƠNG 1 CÁC KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ DỰ ÁN CHƯƠNG 2 XÁC ĐỊNH VÀ LỰA CHỌN DỰ ÁN CHƯƠNG 3 LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU

CHƯƠNG 4 XÁC ĐỊNH PHẠM VI, CHẤT LƯỢNG, TRÁCH NHIỆM & TRÌNH TỰ CƠNG VIỆCCHƯƠNG 5 LẬP LỊCH TRÌNH DỰ ÁN

CHƯƠNG 6 TỐI ƯU HÓA NGUỒN LỰC

CHƯƠNG 7 XÁC ĐỊNH CHI PHÍ, NGÂN SÁCH & GIÁ TRỊ THU ĐƯỢCCHƯƠNG 8 QUẢN TRỊ RỦI RO

CHƯƠNG 9 KẾT THÚC DỰ ÁN

Trang 3

Quản trị dự án kinh doanh

Chương 1

Các khái niệm quản trị dự án

Trang 4

Nội dung bài học

 Định nghĩa dự án và thảo luận về các thuộc tính của dự án.

 Thảo luận các điều kiện ràng buộc chính của một dự án.

 Vòng đời dự án.

 Định nghĩa quản trị dự án.

 Các giai đoạn của quy trình quản trị dự án.

 Các tác động của quản trị dự án toàn cầu.

Trang 5

Định nghĩa dự án

Trang 6

Các thuộc tính của dự án

Trang 7

Các thuộc tính của dự án

 Mục tiêu rõ ràng

Trang 8

Các thuộc tính của dự án

 Mục tiêu rõ ràng

 Chuỗi các công việc phụ thuộc lẫn nhau

Trang 14

Phạm vi

Trang 15

Chất lượng

Trang 16

Lịch trình

Trang 18

Nguồn lực

 Việc hồn thành các cơngviệc và mục tiêu của dự ánthường đòi hỏi nhiều loại

nguồn lực khác nhau.

Trang 19

Rủi ro

Trang 20

Mức độ hài lòng của khách hàng

Trách nhiệm của người quản trị

dự án là đảm bảo sự hài lòng

Trang 21

Các hành động của nhà quản trị dự án

 Ngăn chặn, tiên đoán, vượt qua.

 Khả năng lập kế hoạch và truyền thông tốt.

Trang 23

Pha bắt đầu

Pha đầu tiên

Xác định nhu cầu, cơ hội hay các vấn đề

Xác định xem liệu có nên lựa chọn dự án hay không

Lập quyết định khởi động dự án:

•Cơ sở lý luận

•Mục tiêu cuả dự án

•Các lợi ích mong muốn

•Các điều kiện và yêu cầu chung

Trang 24

Pha lập kế hoạch  Pha thứ hai Chỉ ra cách thức thực hiện phạm vi dự án Lập kế hoạch công việc và xây dựng kế hoạch Lập kế hoạch cơ sở:

• Các yêu cầu cần thực hiện – phạm vi, hạng mục bàn giao

• Cách thức thực hiện – Các cơng việc, trình tự

• Người thực hiện – Các nguồn lực, trách nhiệm

• Thời gian cần thực hiện – Thời gian, tiến độ

• Chi phí cần thiết – Ngân sách

• Các rủi ro tiềm ẩn có thể có

Trang 25

Pha thực hiện

 Pha thứ ba

 Thực hiện các mục tiêu của dự án

• Nhà quản trị dự án lãnh đạo

• Đội dự án hồn thành cơng việc

 Tăng tốc độ thực hiện khi có thêm nhiều nguồn lực tham gia

 Theo dõi và kiểm sốt tiến độ cơng việc

 Hành động khắc phục khi cần thiết

 Quản trị và kiểm soát các thay đổi với sự đồng thuận của chủ

đầu tư, nhà thầu, quản trị dự án và đội dự án

Trang 26

Pha kết thúc

Pha cuối cùng

Thu nhận và thực hiện các khoảnthanh toán cuối cùng

Đánh giá và vinh danh nhân viên

Thảo luận sau dự án

Ghi chép các bài học kinh nghiệm

Lưu trữ các tài liệu của dự án

Một nhiệm vụ quan trọng trong giai

Trang 27

Quản trị dự án Bao gồm các công việclập kế hoạch, tổ chức, điều phối, chỉ đạo

kiểm soát nguồn lực

Trang 29

Cơ cấu phân tách công việc Lễ hộiLynnĐu quayPatXúc tiếnLynnTình nguyệnviênBethLễ hộiSteveQuảng cáotrên báoLynnÁpphíchKeithVéAndrea1.11.21.3TròchơiSteveGianhàngJimGiảithưởng3.13.23.3Tìm nhàthầuPatGiấyphépNeil4.14.2Mức 0Mức 2Mức 3Mức 11234Giải trí Đồ ănBillDịch vụJackGian hàngthực phẩmChrisThiết bịnấu nướngBillKhu vực ănuốngJim6.2.36.2.26.2.1Phòngvệ sinhJackTrạm sơcứuBeth7.3.27.3.1ThùngchứaTylerThuêdọn dẹpDamian7.2.27.2.1Âm thanhánh sángJoeSânkhấuJimChỗngồiJim5.2.35.2.25.2.1TrìnhdiễnKhánđàiJim5.15.2Đồ ănBillDụngcụChris6.16.2DọndẹpTylerBãi đỗxeSteveThiết bịvệ sinhJackBảo vệRose7.17.27.37.4567

Hình 1 3: Cơ cấu phân tách công việc

Trang 33

Xây dựng lịch trình dự án Hình 1 5: Dự án nghiên cứu thị trường người tiêu dùngThời gian ước tínhSớm nhấtMuộn nhấtThời gian dự trữ chungCông việcPhụ tráchBắt đầuKết thúcBắt đầuKết thúc1Xác định khách hàng mục tiêuSusan303-8-5-82Phát triển bảng câu hỏi nhápSusan10313-55-83Bảng câu hỏi thử nghiệmSusan201333525-84Xem xét phản hồi và hoàn thiện bảng câu hỏiSusan533382530-8

5Chuẩn bị nhãn thưSteve2384038400

6In bảng câu hỏiSteve1038483040-8

7Phát triển phần mềm phân tích dữ liệuAndy12385088100508Phát triển dữ liệu kiểm thử phần mềmSusan2384098100609Gửi bảng câu hỏi và thu thập phản hồiSteve654811340105-8

10Kiểm thử phần mềmAndy5505510010550

11Nhập dữ liệu phản hồiJim7113120105112-8

12Phân tích kết quảJim8120128112120-8

Trang 34

Xác định ngân sách

Trang 35

Thực hiện kế hoạch dự án

 Thực thi công việc

 Theo dõi và kiểm soát tiến độ

Trang 36

Thực thi công việc

 Thực thi công việc:

• Tất cả các cơng việc mơ tả trong kếhoạch cơ sở và thể hiện trên sơ đồmạng phải được thực hiện theo đúngtiến độ dự án và yêu cầu kỹ thuật.

Trang 37

Theo dõi và kiểm sốt tiến độ

 Theo dõi và kiểm sốt tiến độ:

• Việc theo dõi tiến độ đểđảm bảo mọi việc đềudiễn ra đúng kế hoạch làvơ cùng quan trọng.

• Bí quyết để luôn quản trịđược mục tiêu của dự án

Trang 38

Kiểm soát thay đổi

 Kiểm soát thay đổi:

• Việc quản trị và kiểm sốt thay đổilà rất quan trọng nhằm giảm thiểunhững ảnh hưởng tiêu cực đếnthành công của dự án

Trang 39

Quản trị dự án toàn cầu

Toàn cầu hóa:

 Tạo ra những biến động của dự án

Làm tăng độ phức tạp

Đòi hỏi sự nhận thức đối với các yếu tố:

•Sự khác biệt về văn hóa

•Tiền tệ

•Luật lệ và quy định

•Mối liên hệ liên doanh và hợp tác

•Quan hệ chính trị giữa các nước

Trang 40

Quản trị dự án toàn cầu Kỹ năng quan trọng  Có kỹ năng về ngoại ngữ Có kiến thức•Văn hóa•Địa lý•Lịch sử thế giới và các sự kiện đương đại•Nền kinh tế quốc tế Có hiểu biết về •Phong tục và các nghi thức

•Mơi trường địa chính trị của các quốc gia

Trang 41

Các hiệp hội quản trị dự án

 Viện Quản trị Dự án (PMI) là tổ chức phi lợi

nhuận hàng đầu thế giới:

•350.000 thành viên ở hơn 70 quốc gia

•250 đề tài ở hơn 70 quốc gia

 PMI còn quản lý nhiều cộng đồng mạng

 PMI xuất bản cuốn sách PMBOK Guide

 Hiệp hội còn đưa ra Quy tắc đạo đức và ứng xử chuyên nghiệp

 PMI cấp chứng chỉ

Trang 42

Lợi ích của hoạt động quản trị dự án

Lợi ích cuối cùng của việc triển khaicác kỹ thuật quản trị dự án là làm cho

Trang 43

Tổng kết bài học

 Dự án là nỗ lực nhằm một mục tiêu cụ thể thông qua việc thực hiện một chuỗi

các công việc có liên quan đến nhau và sử dụng hiệu quả các nguồn lực có sẵn Thành công của dự án bị ràng buộc bởi nhiều yếu tố, bao gồm phạm vi, chất

lượng, tiến độ, ngân sách, nguồn lực, rủi ro, và sự hài lòng của khách hàng.

 Vòng đời dự án gồm bốn giai đoạn: bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện và kết

thúc dự án.

 Quản trị dự án là lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp, chỉ đạo và kiểm sốt

nguồn lực để hồn thành mục tiêu của dự án Quy trình quản trị dự án liên quan

gồm hai chức năng chính: trước tiên là lập kế hoạch và tiếp theo là thực hiện kếhoạch đó để hoàn thành các mục tiêu của dự án.

 Toàn cầu hóa tạo ra các biến động và làm tăng độ phức tạp, có thể ảnh hưởng

xấu đến kết quả của dự án nếu các bên tham gia dự án không nhận thức đượcnhững khó khăn liên quan đến khác biệt về văn hóa hay các giao dịch tài chínhxuyên quốc gia mà họ có thể gặp phải.

 Viện Quản trị Dự án (PMI) là tổ chức phi lợi nhuận hàng đầu thế giới dành cho

Trang 46

 Cách thức xác định và lựa chọn dự án

 Quyết định khởi động dự án

 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu

 Xây dựng quan hệ khách hàng và đối tác

 Xây dựng hồ sơ dự thầu đáng tin cậy

 Thảo luận về cách đánh giá hồ sơ dự thầu của khách hàng

 Giải thích các loại hợp đồng; các điều khoản và điều kiện khác nhau

 Đo lường mức độ thành công của hồ sơ dự thầu

Trang 47

Xác định dự án

 Pha bắt đầu của vòng đời dự án

 Nhận diện nhu cầu, vấn đề hay cơ hội

 Dự án có thể được xác định theo nhiều cách:

• Trong quá trình lập kế hoạch chiến lược của tổ chức• Đối phó với các sự việc phát sinh

• Kết quả quyết định của một nhóm cá nhân về việc tiến

Trang 48

Xác định dự án

Điều quan trọng là phải xác định rõ nhu

cầu của từng dự án Dữ liệu về nhu cầuhay cơ hội cần được thu thập để xác địnhcó nên tiếp tục theo đuổi dự án không

Cần triển khai quy trình ra quyết định

Trang 49

Lựa chọn dự án

 Lựa chọn dự án liên quan đến việc đánh giá các dự án tiềm

năng, sau đó quyết định dự án nào cần thực hiện.

 Quy trình lựa chọn dự án:

• Thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá dự án

• Liệt kê những giả định sẽ được sử dụng làm cơ sở cho mỗi dự án• Thu thập dữ liệu và thơng tin cho mỗi dự án

Trang 50

Lựa chọn dự án Hình 2.1: Mẫu đánh giá và lựa chọn dự ánNhận xét: Dự án A: Đối thủ cạnh tranh chính đã có sản phẩm tương tự và cóthể sẽ hạ giá bán.

 Dự án B: Công nghệ mới có thể không như mong đợi.

Trang 51

Quyết định khởi động dự án

Khi dự án được lựa chọn, nó sẽ chính thức

được cấp phép thực hiện bằng tài liệu quyếtđịnh khởi động dự án đôi khi còn được gọi

là giấy phép dự án hay tài liệu khởi động dự án

Mục đích:

Đạt được sự phê chuẩn của nhà tài trợ

Cam kết tài trợ cấp vốn cho dự án

Tóm tắt các điều kiện và các tham số chủyếu của dự án

Trang 52

Quyết định khởi động dự án  Tên dự án Mục đích Mô tả Mục tiêu Tiêu chuẩn thành công hay lợiích kỳ vọng Kinh phí Sản phẩm bàn giao chính

 Tiêu chuẩn nghiệm thu

 Lịch trình theo mốc thời gian Các giả định chính Ràng buộc Các rủi ro chính Yêu cầu phê duyệt Nhà quản trị dự án

 Yêu cầu về báo cáo

 Đại diện chủ đầu tư

 Chữ ký và ngày thông qua

Trang 53

Lập hồ sơ mời thầu

Mục đích của ủa việc lập hồ sơ

mời thầu là để mô tả một cách rõ

Trang 54

Hướng dẫn cho việc lậphồ sơ mời thầu

Mô tả mục tiêu dự án

Cung cấp bản mô tả công việc

Bao gồm yêu cầu của chủ đầu tư

Mô tả các sản phẩm bàn giao

Mô tả các tiêu chuẩn nghiệm thu

Liệt kê các hạng mục mà chủ đầu tư cung cấp

Mô tả các yêu cầu phê duyệt bên phía chủ đầu tư

Đề cập đến kiểu hợp đồng chủ đầu tư muốn sử dụng

Trang 55

Hướng dẫn cho việc lậphồ sơ mời thầu

Mô tả lịch trình thực hiện

Cung cấp hướng dẫn về định dạngvà nội dung của hồ sơ dự thầu

Chỉ rõ ngày hết hạn mà các nhà thầu tiềm năng cần nộp hồ sơ dự thầu

Bao gồm các tiêu chuẩn đánh giá:

kinh nghiệm, phương án kỹ thuật,lịch trình và chi phí

Trang 56

Mời thầu

Thông báo về hồ sơ mời thầu tớicác nhà thầu tiềm năng.

•Xác định trước nhóm nhà thầu vàgửi hồ sơ mời thầu tới từng nhàthầu đó

Trang 57

Mời thầu

Chủ đầu tư và nhà thầu thườngcoi mời thầu/dự thầu là một quátrình mang tính cạnh tranh

•Chủ đầu tư nên cẩn thận khi cungcấp thông tin riêng cho một haymột số nhà thầu, mà không côngkhai cho tất cả các nhà thầu quantâm.

Trang 58

Xây dựng quan hệ vớikhách hàng và đối tác Tạo dựng cơ hội hợp tác và đầutư thành công Đòi hỏi sự lắng nghe và thườngxuyên học hỏi

 Hoạt động tiếp xúc với kháchhàng nên diễn ra thường xuyên

Trang 59

Xây dựng quan hệ vớikhách hàng và đối tácỨng xử lịch thiệp trong giao tiếpvới khách hàng và đối tác cũng làđiều kiện quan trọng để xây dựnglòng tin

Ấn tượng đầu tiên mà bạn đemlại cho khách hàng có ý nghĩa hếtsức quan trọng trong việc pháttriển một mối quan hệ lâu dài vàhiệu quả

Trang 60

Xây dựng quan hệ vớikhách hàng và đối tác

Xây dựng uy tín của bạn dựa trên hiệu quả công việc

Luôn đặt khách hàng lên trước.

Trang 61

Tiến hành marketingtrước đấu thầu

Bắt đầu xây dựng quan hệtrước khi hồ sơ mời thầuđược chuẩn bịGiúp khách hàng nhận diệnnhu cầuLàm việc với khách hàng sátsao sẽ giúp nhà thầu có lợithế hơn để thắng thầu

Trang 62

Tiến hành marketing trước đấu thầu

Trong một số trường hợp, nhà thầu

có thể chuẩn bị hồ sơ dự thầu tự đề

xuất và trình bày trước khách hàng.

 Nếu khách hàng tin tưởng rằng dự án

do nhà thầu đề xuất sẽ đáp ứng đượcnhu cầu hoặc giải quyết được vấn đề

của họ với chi phí hợp lý, họ có thểlập tức thảo luận hợp đồng với nhàthầu để thực hiện dự án

Trang 63

Việc lập hồ sơ dự thầu rất tốnkém về thời gian và chi phí

Các nhà thầu cần cân nhắc xácsuất thắng thầu

Đánh giá quyết định bỏ thầu/không bỏ thầu

Việc đánh giá để đưa ra quyếtđịnh chuẩn bị hồ sơ dự thầu

đôi khi còn được gọi là quyết

định dự thầu

Trang 64

Quyết định dự thầu

Trang 66

Xây dựng hồ sơ dựthầu thành công

Hồ sơ dự thầu nên được viếtbằng ngôn từ đơn giản và súctích

Các hồ sơ dự thầu cần đặcbiệt hướng đến những yêucầu của khách hàng được liệtkê trong hồ sơ mời thầu

Trang 67

Chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Đội dự thầu

 Có thể gồm một hoặc nhiềucá nhân hay đơn vị

 Có kỹ năng và chuyên mônkhác nhau hợp sức lại

 Đối với các hồ sơ dự thầu,

giám đốc đấu thầu có nhiệm

Trang 68

Chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Xây dựng hồ sơ dự thầu

 Thời gian viết, kiểm tra vàđợi phê duyệt của bangiám đốc đơn vị đấu thầu

 Hồ sơ đấu thầu chonhững dự án kỹ thuậtlớn thường là những tàiliệu dày hàng trăm trangvới nhiều hình vẽ kỹ thuật

Trang 69

Nội dung của hồ sơ dự thầu

Các hồ sơ dự thầu thường đượcchia thành ba phần:

 Kỹ thuật

 Quản trị

Trang 70

Phần kỹ thuật

Mục tiêu của phần kỹ thuậttrong hồ sơ mời thầu làthuyết phục khách hàng rằngnhà thầu hiểu rõ nhu cầu hayvấn đề của dự án và có thểcung cấp giải pháp hữu íchnhất với rủi ro thấp nhất.

Phần kỹ thuật thường baogồm những nội dung sau:

 Hiểu biết về nhu cầu

 Đề xuất giải pháp

Trang 71

Phần quản trị

 Mục tiêu của phần quản trị

trong hồ sơ đấu thầu là thuyết

phục khách hàng rằng nhà thầu cóthể hoàn thành dự án và đạt đượcnhững kết quả mong muốn.

Phần quản trị thường bao gồmcác nội dung sau:

 Mô tả công việc

 Sản phẩm bàn giao

 Lịch trình thực hiện dự án

 Cơ cấu tổ chức dự án

 Kinh nghiệm liên quan

Trang 72

Phần chi phí

Mục tiêu của phần chi phí trong

hồ sơ dự thầu là thuyết phục

khách hàng rằng giá cả mà nhàthầu đưa ra cho dự án là hợp lývà thực tế.

Trang 73

Phần chi phí (tt)

Trang 74

Các khía cạnh cần cânnhắc khi định giá

Khi nhiều nhà thầu cùng tham giađấu thầu một dự án, họ sẽ phải

cạnh tranh với nhau để giành lấy

hợp đồng

 Họ cần cẩn trọng để không đưa ra

đơn giá quá cao khiến khách hànglựa chọn đối thủ có đơn giá thấphơn

 Họ cũng cần cẩn trọng không

kém để không đưa ra một đơn giáquá thấp, rồi bị lỗ khi nhận được

dự án hoặc phá hỏng uy tín của

mình khi phải đi xin thêm ngân

Trang 75

Các khía cạnh cần cânnhắc khi định giá

Trang 77

Hồ sơ dự thầu đơn giản

 Nếu dự án nhỏ hơn, ít phức tạp hơn hoặc nếunhà thầu đã gửi hồ sơ dự thầu tự nguyện trướckhi khách hàng gọi thầu thì sẽ không cần đến

một hồ sơ dự thầu đồ sộ

 Nhà thầu chỉ cần nộp một bộ hồ sơ dự thầuđơn giản với những nội dung tối thiểu như sau

Trang 79

Nộp và theo dõi hồ sơ dự thầu

Theo dõi hồ sơ dự thầu

Chủ động liên lạc ngay cảsau khi nộp hồ sơ dự thầu

Trang 81

Thẻ điểm đánh giá hồ sơ dự thầu

Công ty Dịch vụ Thông tin AJACKSĐánh giá hồ sơ dự thầu

Tên dự án: Nghiên cứu và khảo sát nhu cầu thông tin kỹ thuật của các nhà máy sản xuất

_Nhà thầu: Công ty Nghiên cứu Thị trường Galaxy _

Cho điểm tất cả các tiêu chí sau theo thang điểm từ 1 (thấp) đến 10 (cao):Tiêu chí đánh giáTrọng sốAĐiểmBTổng điểmA x BGhi chú

1.Cách tiếp cận304120Mô tả phương pháp hời hợt

1.Kinh nghiệm 30 3 90 Có it kinh nghiệm với các nhà máysản xuất

1.Giá cả 30 9 270 Giá đấu thầu thấp nhấtCó chi tiết kèm theo1.Lịch trình10550Lịch trình không thực tế

Tổng100530

Ưu điểm của hồ sơ dự thầu:

Đây là hồ sơ dự thầu có giá thấp nhất Cho thấy mức lương của nhân viên Galaxy khá thấp so với mứclương nhân viên các công ty đấu thầu khác.

Nhược điểm hồ sơ dự thầu:

Galaxy có thể chưa hiểu thấu đáo yêu cầu.

Mức lương thấp phản ánh trình độ và kinh nghiệm của nhân viên mà Galaxy định sử dụng thấp.

Trang 84

Các loại hợp đồng

 Hợp đồng hoàn trả chi phí

 Khách hàng đồng ý trả cho nhà thầu toàn bộ chi phí thực tế

 Tăng rủi ro đối với khách hàng

 Giảm thiểu rủi ro cho nhà thầu

Trang 85

Các điều khoản và điều kiện của loại hợp đồng

 Đưa thông tin sai lệch về chi phí

 Thông báo về việc phát sinh chi phí hoặc chậm tiến độ

 Phê duyệt thầu phụ

 Trang thiết bị hoặc thông tin do khách hàng cung cấp

Trang 86

Các điều khoản và điềukiện của loại hợp đồng

 Bảo mật thông tin

 Các khía cạnh mang tính quốc tế

 Chấm dứt hợp đồng

 Phương thức thanh toán

 Thanh toán thưởng/phạt