Bài giảng quản trị dự án kinh doanh ( combo full slides 10 chương )

chương 1 Các khái niệm quản trị dự án Chương 2: Xác định và lựa chọn dự án Chương 3: Lập hồ sơ dự thầu Chương 4 : Xác định phạm vi, chất lượng, trách nhiệm trình tự công việc Chương 5: Lập lịch trình dự án Chương 6: Tối ưu hóa nguồn lực Chương 7: Xác định chi phí, ngân sách giá trị thu được Chương 8: Quản trị rủi ro Chương 9: Kết thúc dự án Chương 10: Truyền thông lập tài liệu dự án

BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN KINH DOANH

NỘI DUNG BÀI GIẢNG

 CHƯƠNG 1 CÁC KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ DỰ ÁN

 CHƯƠNG 2 XÁC ĐỊNH VÀ LỰA CHỌN DỰ ÁN

 CHƯƠNG 3 LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU

 CHƯƠNG 4 XÁC ĐỊNH PHẠM VI, CHẤT LƯỢNG, TRÁCH NHIỆM & TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC

 CHƯƠNG 5 LẬP LỊCH TRÌNH DỰ ÁN

 CHƯƠNG 6 TỐI ƯU HÓA NGUỒN LỰC

 CHƯƠNG 7 XÁC ĐỊNH CHI PHÍ, NGÂN SÁCH & GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC

 CHƯƠNG 8 QUẢN TRỊ RỦI RO

 CHƯƠNG 9 KẾT THÚC DỰ ÁN

 CHƯƠNG 10 TRUYỀN THÔNG & LẬP TÀI LIỆU DỰ ÁN

Quản trị dự án kinh doanh

Chương 1

Các khái niệm quản trị dự án

Chương 1

Nội dung bài học

 Định nghĩa dự án và thảo luận về các thuộc tính của dự án

 Thảo luận các điều kiện ràng buộc chính của một dự án

 Vòng đời dự án

 Định nghĩa quản trị dự án

 Các giai đoạn của quy trình quản trị dự án

 Các tác động của quản trị dự án toàn cầu

 Các lợi ích của hoạt động quản trị dự án

Định nghĩa dự án

là nỗ lực hoàn thành mục tiêu cụ thểthông qua tập hợp duy nhất cáccông việc có quan hệ với nhau vàviệc sử dụng hiệu quả các nguồn lực

Các thuộc tính của dự án

 Mục tiêu rõ ràng

Các thuộc tính của dự án

 Mục tiêu rõ ràng

 Chuỗi các công việc phụ thuộc lẫn nhau

Các thuộc tính của dự án

 Mục tiêu rõ ràng

 Chuỗi các công việc phụ thuộc lẫn nhau

 Các nguồn lực đa dạng

Cân đối các điều khoản ràng buộc của dự án

Hình 1.1:

Các yếu tố ràng buộc thành công của dự án

Mức độ hài lòng của khác hàng

Chất lượng Phạm vi

Phạm vi

Tất cả những công việc cầnđược thực hiện nhằm tạo rahạng mục bàn giao của dự án

Chất lượng

cần được xác định rõ ngay từ đầu dự án

Lịch trình

Bảng thời gian chỉ rõ thời điểmbắt đầu và kết thúc của mỗi côngviệc hay hoạt động của dự án

Ngân sách

Số tiền mà bên đầu tư haykhách hàng chấp nhận chitrả cho các hạng mục đượcnghiệm thu của dự án

Nguồn lực

 Việc hoàn thành các côngviệc và mục tiêu của dự ánthường đòi hỏi nhiều loại

nguồn lực khác nhau.

 Nguồn lực bao gồm conngười, nguyên vật liệu,thiết bị, cơ sở vật chất…

Rủi ro

Có thể ảnh hưởng tiêu cực tới việchoàn thành mục tiêu của dự án

Mức độ hài lòng của khách hàng

Trách nhiệm của người quản trị

dự án là đảm bảo sự hài lòng

của khách hàng

Các hành động của nhà quản trị dự án

 Ngăn chặn, tiên đoán, vượt qua

 Khả năng lập kế hoạch và truyền thông tốt

 Có trách nhiệm

Vòng đời dự án

Pha bắt đầu

 Pha đầu tiên

 Xác định nhu cầu, cơ hội hay các vấn đề

 Xác định xem liệu có nên lựa chọn dự án hay không

 Lập quyết định khởi động dự án:

• Cơ sở lý luận

• Mục tiêu cuả dự án

• Các lợi ích mong muốn

• Các điều kiện và yêu cầu chung

 Xác định xem có cần mời thầu không?

• Các yêu cầu cần thực hiện – phạm vi, hạng mục bàn giao

• Cách thức thực hiện – Các công việc, trình tự

• Người thực hiện – Các nguồn lực, trách nhiệm

• Thời gian cần thực hiện – Thời gian, tiến độ

• Chi phí cần thiết – Ngân sách

• Các rủi ro tiềm ẩn có thể có

 Lập kế hoạch các nguồn lực thực tế

Pha thực hiện

 Pha thứ ba

 Thực hiện các mục tiêu của dự án

• Nhà quản trị dự án lãnh đạo

• Đội dự án hoàn thành công việc

 Tăng tốc độ thực hiện khi có thêm nhiều nguồn lực tham gia

 Theo dõi và kiểm soát tiến độ công việc

 Hành động khắc phục khi cần thiết

 Quản trị và kiểm soát các thay đổi với sự đồng thuận của chủ

đầu tư, nhà thầu, quản trị dự án và đội dự án

 Đạt được sự hài lòng của khách hàng với sự chấp nhận cáchạng mục bàn giao

Pha kết thúc

 Pha cuối cùng

 Thu nhận và thực hiện các khoản thanh toán cuối cùng

 Đánh giá và vinh danh nhân viên

 Thảo luận sau dự án

 Ghi chép các bài học kinh nghiệm

 Lưu trữ các tài liệu của dự án

 Một nhiệm vụ quan trọng trong giai

đoạn này là thảo luận và đánh giá hiệu

kiểm soát nguồn lực

nhằm đạt được mục tiêu của dự án

Ước tính thời gian thực hiện công

việc

Xây dựng lịch trình dự án

Ước tính chi phí cho công

Cơ cấu phân tách công việc

Lễ hội Lynn

Đu quay Pat

Xúc tiến

Lynn

Tình nguyện viên Beth

Lễ hội Steve

1.1 1.2 1.3

Trò chơi Steve

Gian hàng Jim

Giải thưởng

3.1 3.2 3.3

Tìm nhà thầu Pat

Giấy phép Neil 4.1 4.2

Gian hàng thực phẩm Chris

T hiết bị nấu nướng Bill

Khu vực ăn uống Jim

6.2.3 6.2.2

6.2.1

Phòng

vệ sinh Jack

Trạm sơ cứu Beth

7.3.2 7.3.1

Thùng chứa Tyler

Thuê dọn dẹp Damian

7.2.2 7.2.1

Âm thanh ánh sáng Joe

Sân khấu Jim

Chỗ ngồi Jim

5.2.3 5.2.2

5.2.1

Trình diễn

Khán đài Jim

5.1 5.2

Đồ ăn Bill

Dụng cụ Chris

6.1 6.2

Dọn dẹp Tyler

Bãi đỗ xe Steve

T hiết bị

vệ sinh Jack

Bảo vệ Rose 7.1 7.2 7.3 7.4

Hình 1 3: Cơ cấu phân tách công việc

(slide sau có chức năng zoom to)

Cơ cấu phân tách công việc

Lễ hội Lynn

Đu quay Pat

Xúc tiến

Lynn

Tình nguyện viên Beth

Lễ hội Steve

1.1 1.2 1.3

Trò chơi Steve

Gian hàng Jim

Giải thưởng

3.1 3.2 3.3

Tìm nhà thầu Pat

Giấy phép Neil 4.1 4.2

Gian hàng thực phẩm Chris

T hiết bị nấu nướng Bill

Khu vực ăn uống Jim

6.2.3 6.2.2

6.2.1

Phòng

vệ sinh Jack

Trạm sơ cứu Beth

7.3.2 7.3.1

Thùng chứa Tyler

Thuê dọn dẹp Damian

7.2.2 7.2.1

Âm thanh ánh sáng Joe

Sân khấu Jim

Chỗ ngồi Jim

5.2.3 5.2.2

5.2.1

Trình diễn

Khán đài Jim

5.1 5.2

Đồ ăn Bill

Dụng cụ Chris

6.1 6.2

Dọn dẹp Tyler

Bãi đỗ xe Steve

T hiết bị

vệ sinh Jack

Bảo vệ Rose 7.1 7.2 7.3 7.4

Hình 1 3: Cơ cấu phân tách công việc

Lập trình tự công việc

Hình 1 4: Sơ đồ mạng công việc

Chuẩn bị nhãn thư

5 Steve

In bảng câu hỏi

6 Steve

Phát triển phần mềm phân tích

dữ liệu

7 Andy

Phát triển phần mềm kiểm thử

dữ liệu

8 Susan

Lập bảng câu hỏi nháp

2 Susan

T hử nghiệm bảng câu hỏi

3 Susan

Xem xét phản hồi & hoàn thiện bảng câu hỏi

9 Steve

Nhập dữ liệu phản hồi

11 Jim

Kiểm thử phần mềm

10 Andy

Phân tích kết quả

12 Jim

Chuẩn bị báo cáo

13 Jim

Mô tả công việc

Số hiệu công việc CHÚ GIẢI:

Người phụ trách

(slide sau có chức năng zoom to)

Lập trình tự công việc

Hình 1 4: Sơ đồ mạng công việc

Chuẩn bị nhãn thư

5 Steve

In bảng câu hỏi

6 Steve

Phát triển phần mềm phân tích

dữ liệu

7 Andy

Phát triển phần mềm kiểm thử

dữ liệu

Lập bảng câu hỏi nháp

2 Susan

T hử nghiệm bảng câu hỏi

3 Susan

Xem xét phản hồi & hoàn thiện bảng câu hỏi

9 Steve

Nhập dữ liệu phản hồi

11 Jim

Kiểm thử phần mềm

10 Andy

Phân tích kết quả

12 Jim

Chuẩn bị báo cáo

13 Jim

Mô tả công việc

Số hiệu công việc CHÚ GIẢI:

Người phụ trách

Xây dựng lịch trình dự án

Hình 1 5: Dự án nghiên cứu thị trường người tiêu dùng

Thời gian ước tính

Sớm nhất Muộn nhất

Thời gian

dự trữ chung

Công việc Phụ trách Bắt

đầu

Kết thúc

Bắt đầu

Kết thúc

1 Xác định khách hàng mục tiêu Susan 3 0 3 -8 -5 -8

2 Phát triển bảng câu hỏi nháp Susan 10 3 13 -5 5 -8

3 Bảng câu hỏi thử nghiệm Susan 20 13 33 5 25 -8

4 Xem xét phản hồi và hoàn thiện bảng câu hỏi Susan 5 33 38 25 30 -8

7 Phát triển phần mềm phân tích dữ liệu Andy 12 38 50 88 100 50

8 Phát triển dữ liệu kiểm thử phần mềm Susan 2 38 40 98 100 60

9 Gửi bảng câu hỏi và thu thập phản hồi Steve 65 48 113 40 105 -8

11 Nhập dữ liệu phản hồi Jim 7 113 120 105 112 -8

Xác định ngân sách

Hình 1.6: Ngân sách theo giai đoạn của dự án

Thực hiện kế hoạch dự án

 Thực thi công việc

 Theo dõi và kiểm soát tiến độ

 Kiểm soát thay đổi

Thực thi công việc

 Thực thi công việc:

• Tất cả các công việc mô tả trong kếhoạch cơ sở và thể hiện trên sơ đồmạng phải được thực hiện theo đúngtiến độ dự án và yêu cầu kỹ thuật

• Tất cả các hạng mục dự án cần đượcbàn giao đúng hạn và thỏa mãn cáctiêu chuẩn nghiệm thu.

Theo dõi và kiểm soát tiến độ

 Theo dõi và kiểm soát tiến độ:

• Việc theo dõi tiến độ để

đảm bảo mọi việc đều

diễn ra đúng kế hoạch là

vô cùng quan trọng

• Bí quyết để luôn quản trị

được mục tiêu của dự án

là thường xuyên theo dõi

tiến độ thực tế và so sánh

với tiến độ kế hoạch và kịp

thời triển khai hành động

chấn chỉnh ngay nếu cần.

Kiểm soát thay đổi

 Kiểm soát thay đổi:

• Việc quản trị và kiểm soát thay đổi

là rất quan trọng nhằm giảm thiểunhững ảnh hưởng tiêu cực đếnthành công của dự án

• Hệ thống kiểm soát thay đổi cầnđược thiết lập ngay từ đầu nhằmxác định cách ghi chép, phê duyệt

và thông báo về các thay đổi

Quản trị dự án toàn cầu

Toàn cầu hóa:

 Tạo ra những biến động của dự án

 Làm tăng độ phức tạp

 Đòi hỏi sự nhận thức đối với các yếu tố:

• Sự khác biệt về văn hóa

• Tiền tệ

• Luật lệ và quy định

• Mối liên hệ liên doanh và hợp tác

• Quan hệ chính trị giữa các nước

• Tính sẵn có của nguồn nhân lực có kiến thức và kỹ năng phù hợp

Quản trị dự án toàn cầu

• Môi trường địa chính trị của các quốc gia

 Khả năng nắm bắt công nghệ và phần mềm dịch thuật

Các hiệp hội quản trị dự án

 Viện Quản trị Dự án (PMI) là tổ chức phi lợi

nhuận hàng đầu thế giới:

• 350.000 thành viên ở hơn 70 quốc gia

• 250 đề tài ở hơn 70 quốc gia

 PMI còn quản lý nhiều cộng đồng mạng

 PMI xuất bản cuốn sách PMBOK Guide

 Hiệp hội còn đưa ra Quy tắc đạo đức và ứng xử chuyên nghiệp

 PMI cấp chứng chỉ

 www.pmi.org

Lợi ích của hoạt động quản trị dự án

Lợi ích cuối cùng của việc triển khai

các kỹ thuật quản trị dự án là làm cho

khách hàng hài lòng

Tổng kết bài học

 Dự án là nỗ lực nhằm một mục tiêu cụ thể thông qua việc thực hiện một chuỗi

các công việc có liên quan đến nhau và sử dụng hiệu quả các nguồn lực có sẵn

 Thành công của dự án bị ràng buộc bởi nhiều yếu tố, bao gồm phạm vi, chất

lượng, tiến độ, ngân sách, nguồn lực, rủi ro, và sự hài lòng của khách hàng.

 Vòng đời dự án gồm bốn giai đoạn: bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện và kết

thúc dự án.

 Quản trị dự án là lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp, chỉ đạo và kiểm soát

nguồn lực để hoàn thành mục tiêu của dự án Quy trình quản trị dự án liên quan

gồm hai chức năng chính: trước tiên là lập kế hoạch và tiếp theo là thực hiện kế hoạch đó để hoàn thành các mục tiêu của dự án.

 Toàn cầu hóa tạo ra các biến động và làm tăng độ phức tạp, có thể ảnh hưởng

xấu đến kết quả của dự án nếu các bên tham gia dự án không nhận thức được những khó khăn liên quan đến khác biệt về văn hóa hay các giao dịch tài chính xuyên quốc gia mà họ có thể gặp phải.

 Viện Quản trị Dự án (PMI) là tổ chức phi lợi nhuận hàng đầu thế giới dành cho

các nhà quản trị dự án chuyên nghiệp

 Cách thức xác định và lựa chọn dự án

 Quyết định khởi động dự án

 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu

 Xây dựng quan hệ khách hàng và đối tác

 Xây dựng hồ sơ dự thầu đáng tin cậy

 Thảo luận về cách đánh giá hồ sơ dự thầu của khách hàng

 Giải thích các loại hợp đồng; các điều khoản và điều kiện khác nhau

 Đo lường mức độ thành công của hồ sơ dự thầu

Nội dung bài học

Xác định dự án

 Pha bắt đầu của vòng đời dự án

 Nhận diện nhu cầu, vấn đề hay cơ hội

 Dự án có thể được xác định theo nhiều cách:

• Trong quá trình lập kế hoạch chiến lược của tổ chức

• Đối phó với các sự việc phát sinh

• Kết quả quyết định của một nhóm cá nhân về việc tiến

hành dự án để giải quyết một nhu cầu cụ thể

Xác định dự án

Điều quan trọng là phải xác định rõ nhu

cầu của từng dự án Dữ liệu về nhu cầu hay cơ hội cần được thu thập để xác định

có nên tiếp tục theo đuổi dự án không

Cần triển khai quy trình ra quyết định

nhằm chọn lựa và ưu tiên những dự án nào mang lại lợi nhuận tổng thể cao nhất.

Lựa chọn dự án

 Lựa chọn dự án liên quan đến việc đánh giá các dự án tiềm

năng, sau đó quyết định dự án nào cần thực hiện.

 Quy trình lựa chọn dự án:

• Thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá dự án

• Liệt kê những giả định sẽ được sử dụng làm cơ sở cho mỗi dự án

• Thu thập dữ liệu và thông tin cho mỗi dự án

• Đánh giá mỗi dự án theo các tiêu chuẩn đề ra

 Dự án B: Công nghệ mới có thể không như mong đợi.

 Dự án C: Đặc tính của sản phẩm có thể sẽ không được chấp nhận tại một số thị trường quốc tế

Quyết định khởi động dự án

Khi dự án được lựa chọn, nó sẽ chính thức

được cấp phép thực hiện bằng tài liệu quyết định khởi động dự án đôi khi còn được gọi

là giấy phép dự án hay tài liệu khởi động dự án

Mục đích:

 Đạt được sự phê chuẩn của nhà tài trợ

 Cam kết tài trợ cấp vốn cho dự án

 Tóm tắt các điều kiện và các tham số chủ yếu của dự án

 Thiết lập khung làm việc nhằm triển khai kế hoạch cơ sở chi tiết

 Tiêu chuẩn nghiệm thu

 Lịch trình theo mốc thời gian

 Yêu cầu về báo cáo

 Đại diện chủ đầu tư

 Chữ ký và ngày thông qua

Quyết định khởi động dự án bao gồm:

Lập hồ sơ mời thầu

Mục đích của ủa việc lập hồ sơ

mời thầu là để mô tả một cách rõ

ràng, chi tiết các yêu cầu của dự ántheo quan điểm của chủ đầu tư

Hướng dẫn cho việc lập

hồ sơ mời thầu

 Mô tả mục tiêu dự án

 Cung cấp bản mô tả công việc

 Bao gồm yêu cầu của chủ đầu tư

 Mô tả các sản phẩm bàn giao

 Mô tả các tiêu chuẩn nghiệm thu

 Liệt kê các hạng mục mà chủ đầu tư cung cấp

 Mô tả các yêu cầu phê duyệt bên phía chủ đầu tư

 Đề cập đến kiểu hợp đồng chủ đầu tư muốn sử dụng

 Đề cập các điều khoản thanh toán chủ đầu tư sẽ áp dụng

Hướng dẫn cho việc lập

hồ sơ mời thầu

Mô tả lịch trình thực hiện

Cung cấp hướng dẫn về định dạng

và nội dung của hồ sơ dự thầu

Chỉ rõ ngày hết hạn mà các nhà thầu tiềm năng cần nộp hồ sơ dự thầu

Bao gồm các tiêu chuẩn đánh giá:

kinh nghiệm, phương án kỹ thuật,lịch trình và chi phí

Ngân sách khả thi cho dự án

Mời thầu

 Thông báo về hồ sơ mời thầu tới các nhà thầu tiềm năng.

• Xác định trước nhóm nhà thầu và gửi hồ sơ mời thầu tới từng nhà thầu đó

• Chủ đầu tư cung cấp thông tin

dự thầu trên các trang web và các

tờ báo thương mại thông báo đã hoàn tất hồ sơ mời thầu

Mời thầu

Chủ đầu tư và nhà thầu thườngcoi mời thầu/dự thầu là một quátrình mang tính cạnh tranh

• Chủ đầu tư nên cẩn thận khi cung cấp thông tin riêng cho một hay một số nhà thầu, mà không công khai cho tất cả các nhà thầu quan tâm.

• Chủ đầu tư là doanh nghiệp hay

tổ chức chính phủ có thể mở phiên họp đấu thầu để giải thích về hồ

sơ mời thầu và trả lời các câu hỏi của các nhà thầu quan tâm.

Xây dựng quan hệ với

Xây dựng quan hệ với khách hàng và đối tác

 Ứng xử lịch thiệp trong giao tiếp với khách hàng và đối tác cũng là điều kiện quan trọng để xây dựng lòng tin

 Ấn tượng đầu tiên mà bạn đem lại cho khách hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc phát triển một mối quan hệ lâu dài và hiệu quả

 Duy trì thái độ tích cực và mang tính xây dựng khi làm việc với khách hàng hoặc đối tác

Xây dựng quan hệ với

khách hàng và đối tác

Xây dựng uy tín của bạn dựa trên hiệu quả công việc

Luôn đặt khách hàng lên trước

Tiếp cận và tiếp xúc với nhiều nhân vật chủ chốt trong công

ty khách hàng

Tiến hành marketing trước đấu thầu

Bắt đầu xây dựng quan hệtrước khi hồ sơ mời thầuđược chuẩn bị

 Giúp khách hàng nhận diện nhu cầu

 Làm việc với khách hàng sát sao sẽ giúp nhà thầu có lợi thế hơn để thắng thầu

 Chuẩn bị hồ sơ dự thầu rõ ràng và tập trung hơn so với đối thủ

Tiến hành marketing trước đấu thầu

Trong một số trường hợp, nhà thầu

có thể chuẩn bị hồ sơ dự thầu tự đề

xuất và trình bày trước khách hàng.

do nhà thầu đề xuất sẽ đáp ứng được

nhu cầu hoặc giải quyết được vấn đề

của họ với chi phí hợp lý, họ có thể

lập tức thảo luận hợp đồng với nhà

thầu để thực hiện dự án

 Bỏ qua được các giai đoạn chuẩn bị

hồ sơ mời thầu và quy trình tuyển

chọn nhà thầu

Việc lập hồ sơ dự thầu rất tốn

kém về thời gian và chi phí

Các nhà thầu cần cân nhắc xác

suất thắng thầu

Đánh giá quyết định bỏ thầu/

không bỏ thầu

Việc đánh giá để đưa ra quyết

định chuẩn bị hồ sơ dự thầu

đôi khi còn được gọi là quyết

định dự thầu

Quyết định lập hồ sơ dự thầu

Quyết định dự thầu

Trong quá trình ra quyết định

dự thầu, những yếu tố sau cóthể được xem xét:

Xây dựng hồ sơ dự thầu thành công

 Hồ sơ dự thầu chính là

tài liệu bán hàng

 Nhấn mạnh các yếu tốđộc đáo khiến họ khácbiệt đối thủ cạnh tranh

 Nhấn mạnh các lợi ích

mà khách hàng đạt đượcnếu chọn nhà thầu làmđơn vị thực hiện dự án