Quản trị hành chính văn phòng CHƯƠNG 1 giới thiệu tổng quát về quản trị hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng CHƯƠNG 1 giới thiệu tổng quát về quản trị hành chính văn phòng VĂN PHÒNG QUẢN TRỊ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG XÂY DỰNG QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ QUẢN

TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1.1 VĂN PHÒNG

1.4 VĂN PHÒNG TỔ CHỨC 1.5 CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG QUY CHẾ TỔ

CỦA VĂN PHÒNG

1.1 VĂN PHÒNG

1.1.1 Khái niệm văn phòng1.1.2 Chức năng của văn phòng1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 1.1.4 Hiện đại hóa văn phòng

Theo cách hiểu của các bạn, văn phòng là gì?

1.1.1 Khái niệm văn phòng

- Văn phòng là thuật ngữ chỉ một khu vực, vị trí hoặc một phòng, tòa nhà mà trong đó mọi người cùng làm việc chung với nhau Bên cạnh đó, tổ chức các cuộc họp, gặp

gỡ đối tác cũng có thể tại chính văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

- Văn phòng còn biểu thị cho một vị trí, bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền vớicác hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối ngoại, đối nội,quản lý công sở của tổ chức đó

1.1.2 Chức năng của văn phòng

Không gian để mọi

người có thể thực hiện

quyền hoạt động và sử

dụng nhằm đáp ứng

nhu cầu của công

việc, đồng thời duy trì

hoạt động tại khu vực

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

đơn vị

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành. Theo dõi đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

quan, giữ vai trò

cầu nối liên hệ

giữa cơ quan với

cơ quan cấp

trên, ngang cấp

hay cấp dưới

Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo cơ quan, thực hiện việc ghi biên bản cuộc họp

Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo, bảo đảm cho các chuyến đi đạt kết quả cao nhất

1.1.4 Hiện đại hóa văn phòng

Bước 1: Hiện đại hóa văn phòng thông qua nội thất

văn phòng

Bước 3: Hiện đại hóa văn phòng thông qua tác phong

của nhân viên

Bước 2: Hiện đại hóa văn phòng thông qua thiết bị

công nghệ

Có 3 bước để có thể hiện đại hóa văn phòng :

1.2 QUẢN TRỊ 1.2.1 Khái niệm quản trị

1.2.2 Chức năng của quản trị

1.2.1 Khái niệm quản trị

- Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell:

“ Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả”

- Theo Robert Albanese: “Quản trị là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi

để đạt được mục tiêu của tổ chức”

Tài nguyên bao gồm:

Tài nguyên hữu hình Tài nguyên vô hình

 Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch địch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu đề

ra

1.2.2 Chức năng của quản trị

Tổ chức

Lãnh đạo

Kiểm tra

Hoạch định

Dự thảo chương

trình hành động

Thiết lập quan hệ giữa người quản trị với các tổ chức khác

1.2.2.4 Chức năng kiểm tra

Xác định được các

tiêu chuẩn kiểm tra

Lên lịch trình để đi

kiểm tra

Công cụ để kiểm tra Đánh giá tình hình, đề ra các

biện pháp sửa chữa nếu có

1.3 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG1.3.1 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng

1.3.2 Chức năng của quản trị hành chính văn phòng

THEO BẠN NGHĨ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN

PHÒNG LÀ GÌ ?

1.3.1 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định tổ chức phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các

hoạt động xử lý thông tin

Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng

Kiểm soát công việc hành chính văn phòng

Dịch vụ hành chính văn phòng

1.3.2 Chức năng của quản trị

hành chính văn phòng

Nhà nghiên cứu quản trị Olive P.Church đã ví hoạt động của một doanh nghiệp như một chiếc xe ô tô

1.4 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

1.4.1.Cơ cấu tổ chức văn

phòng

1.4.2 Bố trí văn phòng

1.4.3.Trang thiết bị văn

đảm nhận những nhiệm

vụ của công tác văn phòng.

Các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn

Theo bạn, tại sao phải

bố trí văn phòng?

1.4.2 Bố trí văn phòng

Các yêu cầu của bố trí văn phòng:

 Tận dụng tối ưu mặt bằng, sử dụng cơ

động, tiết kiệm diện tích văn phòng

 Tạo môi trường thích hợp cho công

việc của nhân viên

 Tạo điều kiện thuận lợi nhất của công

tác thu thập, xữ lý thông tin

 Tiết kiệm chi phí lắp đặt

 Tuân thủ các quy tác về ăn toàn kỹ

thuật và an toàn lao động

1.4.2 Bố trí văn phòng

* Văn phòng bố trí mở

Toàn bộ văn phòng là một khoảng không gian rộng lớn được thành từng ô,

từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ thích hợp

* Bố trí theo hướng phân tán

* Bố trí theo hướng tập trung

* Bố trí theo hướng phân tán

Tất cả các bộ phận của văn phòng đều

bố trí nhân viên, trang thiết bị để thực hiện các dịch vụ như đánh máy,

photo…

Ưu điểm: Nâng cao tính chủ động,

bảo đảm phục vụ kịp thời, tiết kiệm thời gian chờ đợi

Nhược điểm: Không sử dụng hết công

suất của thiết bị, nhân viên, chi phí lớn,

*Bố trí theo hướng tập trung

 Văn phòng tập trung theo địa bàn:

Ưu điểm: Dễ bố trí, sắp xếp nhân sự, dễ kiểm

tra, dễ tập trung trang thiết bị và đơn giản thủ tục

Nhược điểm: Khó chuyên môn hóa, công việc

thiếu chính xác

 Văn phòng tập trung theo chức năng:

Ưu điểm: Thu hút được nhiều chuyên viên vào công

tác quản lý

Nhược điểm: Dễ bị vi phạm chế độ một thủ trưởng

nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn

1.4.3.Trang thiết bị văn phòng

 Máy hủy hồ sơ

 Máy điện thoại

 Máy ghi âm, ghi hình

Các thiết bị văn phòng:

1.4.3.Trang thiết bị văn phòng

Quyền hạn và trách nhiệm của văn phòng

Tổ chức bộ máy

và công tác tổ chức quản lý

Lề lối làm việc

và mối quan hệ công tác

Quy định về tổ chức và hoạt động cho từng bộ phận trong văn phòng

Điều khoản cuối

cùng

1.5.1 Những quy định chung

Vị trí, vai trò của văn phòng Quan hệ của văn phòng

1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Chức năng của văn phòng:

Chức năng tham mưu cho lãnh đạo

Chức năng phục vụ hỗ

trợ

Nhiệm vụ của văn phòng:

1.5.3 Quyền hạn và trách nhiệm của văn

phòng

Quyền hạn của văn phòng:

 Được thủ trưởng cơ quan, doanh nghiệp ủy quyền

 Được quyền đôn đốc các bộ phận khác trong cơ quan.

 Được quyền yêu cầu các đơn vị cung

cấp kịp thời, đầy đủ

 Được quyền tham dự các cuộc họp.

 Được quyền trao đổi bằng văn bản.

 Được quyền tham gia vào công tác

tuyển chọn

Trách nhiệm của văn phòng:

hại

1.5.4 Tổ chức bộ máy và công tác tổ chức quản lý

 Cơ cấu tổ chức văn phòng phải được xác định cụ thể, phù hợp với hoàn

cảnh.

 Công tác tổ chức quản lý văn phòng do chánh văn phòng đảm nhận theo

chế độ một thủ trưởng.

Chánh văn phòng có các quyền hạn sau đây:

Phê duyệt chương trình Kiến nghị với lãnh đạo.

Phân công bố trí công việc.

 Phó văn phòng là người được chánh văn phòng lựa chọn.

 Mỗi bộ phận sẽ có một người phụ trách (trưởng phòng, hoặc tổ trưởng hoặc trưởng ban) chịu trách nhiệm

 Các cán bộ, nhân viên cũng phải được quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lợi của mỗi chức danh

1.5.5 Lề lối làm việc và mối quan hệ công

và kiểm tra thực hiện chương trình công tác ở các bộ

Phần 1.5.6: Quy định về tổ chức và hoạt động cho từng

bộ phận trong văn phòng

-Số lượng, chức danh của từng bộ phận

-Nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm của từng cán bộ, nhân viên

-Quyền hạn, quyền lợi của từng bộ phận và từng cá nhân

-Mối quan hệ công tác giữa các bộ phận

Phần 1.5.7: Điều khoản cuối cùng

Xử lí các quy định cũHiệu lực thi hành Quy định về việc sửa

đổi, bổ sung khi cần

thiết

THANKS