Quản trị hành chính văn phòng CHƯƠNG 3 Điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng CHƯƠNG 3 Điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng Vai trò, khái niệm kiểm tra HCVP Phân loại và phương pháp kiểm tra HCVP.

QUẢN TRỊ

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Điều chỉnh những sai sót Giảm thiểu lãng phí công sức, thời gian, tiền bạc.

Thấy rõ mục tiêu, hướng đi Tránh việc trùng lắp

Đâu không phải chức năng của hoạch định?

Điều chỉnh những sai sót

Nă m

Hoạch định công việc hành chính văn phòng bao nhiêu bước:

CHƯƠNG 3:

Điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng

Mục đích của chương

• Vai trò, các nguyên tắc và phương thức điều hành, xây dựng các quy chế làm việc.

Điều hành

• Vai trò, khái niệm kiểm tra HCVP

• Phân loại và phương pháp kiểm tra HCVP.Kiểm tra

Điều hành và kiểm tra công việc

hành chính văn phòng

I Điều hành công việc hành chính văn phòng.

II Kiểm tra công việc hành chính văn phòng.

III.Các yếu tố ảnh hưởng.

I Điều hành công việc HCVP:

Điều hành công việc HCVP là gì?

1 Khái niệm, nguyên tắc, vai trò của việc điều hành HCVP:

I Điều hành công việc HCVP:

hệ thống hành chính doanh nghiệp Điều hành

cv hành chính đòi hỏi phải duy trì một không khí làm việc tích cực và có trách nhiệm.”

Đảm bảo sự hài hòa và hỗ trợ

vì mục tiêu trung của cơ quan Mệnh lệnh điều

hành phải được truyền đạt chính xác và kịp thời

Tránh vi phạm thẩm quyền

Trong quá trình điều

VAI TRÒ

Tạo điều kiện liên kết

Giải quyết các mâu thuẫn

Điều chỉnh nhữn

g sai sót

Thúc

đẩy quá

trình

2 Phương thức điều hành công việc hành

chính văn phòng

ĐẶC TRƯNG

● Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục”.

● Điều hành bằng hệ thống văn bản.

● Điều hành thông qua ủy quyền và phân quyền.

● Điều hành thông qua nhóm “hoạt động”.

Điều hành thông qua

ủy quyền và phân

 Khó kết hợp (trong

thời gian đầu)

3 PHƯƠNG PHÁP CHỈ HUY CỦA

NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

 Thường sử dụng theo các giai đoạn phát triển của nhân viên

 Hình thành từ: tinh thần làm việc và kỹ năng nghề nghiệp

 Có 4 giai đoạn phát triển của nhân viên: S1,S2,S3,S4

D1: Hướng dẫn nhân viên;

D2: Kèm cặp nhân viên;

D3: Hỗ trợ nhân viên;

D4: Ủy quyền cho nhân viên.

KIỂU CHỈ HUY

CỦA NHÀ

QUẢN TRỊ

 Mang tính chất quy phạm chung

 Những quy phạm mang tính cá biệt

Trách nhiệm quy định trong quy chế

Phương pháp xây dựng quy chế

ban hành

Xây dựng các khung

Xác định phạm vi điều chỉnh cụ thể,

quy chế rõ ràng, thuận lợi cho việc kiểm tra

 Về hình thức: được xây dựng thành các điều khoản,

được phê duyệt và ban hành

điều chỉnh của quy cách điều chỉnh, các Quy chế cần đượcchế và thẩm quyền điều kiện thực hiện thảo luận dân chủ

KIỂM TRA CÔNG

VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN

PHÒNG

ĐỘNG

“Kiểm tra công việc hành chính là đánh giá nguyên thủ tục / đo lường kết quả thực hiện nhằm phát hiện sai sót và nguyên nhân sai sót , tiến hành những biện pháp điều chỉnh thích hợp”

THƯỜNG XUYÊN

TOÀN DIỆN

1 Khái niệm của kiểm tra công việc HCVP:

2 VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA:

Đối phó

với bất

trắc

Tìm ra điều bất thường

Xác định các

cơ hội

Xử lý những tình huống phức tạp

Phân quyền có hiệu quả hơn

Kiểm tra hành chính

Kiểm tra hoạt động

(kiểm tra tác nghiệp hay tác vụ)

3 PHÂN LOẠI KIỂM TRA:

● Hiểu biết đầy đủ về vấn đề cần kiểm tra

● Có những kênh truyền thông rõ ràng và chính xác

● Có quyền thiết lập, duy trì và duyệt xét lại các phươngtiện kiểm tra khi cần thiết

● Có những mục tiêu và tiêu chuẩn

● Có những phương tiện đo lường so với tiêu chuẩn

● Có những phương tiện duy trì các tiêu chuẩn

4 PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

 Kiểm tra theo quy trình công việc

 Kiểm tra theo những kết quả phản hồi (Kiểm tra kết quả công việc)

Kiểm tra theo những kết quả phản hồi

(Kiểm tra kết quả công việc)

Tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục

VÍ DỤ VỀ QUY TRÌNH KIỂM TRA CÔNG VIỆC

● Một cách tốt để kiểm tra là nên phát một bảng câu hỏi có thể có những thông tin sau:

 Mục tiêu công việc, phải đạt được điều gì và ai là người sử dụng cuối cùng?

 Công việc được thực hiện ở đâu?

 Môi trường làm việc như thế nào?

 Bố cục ở nơi làm việc?

 Cách luân chuyển công việc thông qua các giai đoạn xử lý như thế nào?

 Những đòi hỏi về an ninh và những cân nhắc tài chính nào không?

 Những tắc nghẽn nào trong hệ thống xảy ra ở đâu, nhất là chúng có xảy ra thời gian rỗi hay không?

● Sau khi tiến hành kiểm tra các mẫu, cần thu thập và phân tích.

Ví dụ về Kiểm tra theo những kết quả

phản hồi (Kiểm tra kết quả công việc)

Đánh máy văn bản, có phần mềm sửa lỗi nhưng phải luôn thiết kế các quy trình kiểm tra và sửa lỗi như.

 Sau khi một tài liệu đã được viết ra, một người nào đó không phải là tác giả phải kiểm tra nó trước khi xem là bản chính thức.

 Hoặc một tính toán được tính ra thì phải kiểm tra lại bởi một người khác.

 Thời gian kiểm tra các lỗi có thể tùy thuộc vào hậu quả của những lỗi tương tự của nó đã có từ trước.

Trong 2 phương pháp kiểm tra

công việc hành chính văn phòng, phương pháp nào mang tính thụ động và

có độ trễ?

Phương pháp kiểm tra theo kết quả phản hồi

(kiểm tra kết quả công việc)

 Con người: Sức mạnh của tổ chức phụ thuộc vào con người, con người chính là nguồn gốc của các nguồn lực khác và là cơ sở cho mọi thành công hay thất bại của tổ chức.

1 Môi trường vi mô:

 Tổ chức: giúp công việc điều hành trở nên dễ dàng hơn, từng cá nhân, đơn vị, bộ phận biết mình ở đâu, có nhiệm vụ như thế nào, tránh được những trường hợp lạm quyền, sử dụng sai quyền, làm quá nhiều công việc.

 Tài chính: đảm bảo cho các hoạt động diễn ra một cách bình thường thậm chí kích thích cá nhân, tổ chức, bộ phận hoạt động hăng say hơn thông qua cơ chế "thưởng" Mặt khác, tài chính còn đóng vai trò điều tiết, kích thích, kiểm tra các hoạt động của tổ chức

 Văn hóa tổ chức: là toàn bộ giá trị, niềm tin, truyền thống và thói quen có khả năng quy định hành vi của mỗi thành viên trong tố chức, nó ngày càng được làm giàu thêm và có thể thay đổi theo thời gian, mang lại cho

tổ chức một bản sắc riêng

2 Môi trường

vĩ mô

 Yếu tố kinh tế vĩ mô

 Thâm hụt, thặng dư ngân sách nhà nước;

 Cán cân thanh toán quốc tế Next

Back

 Yếu tố văn hóa, xã hội

 Yếu tố công nghệ

 Sự phát triển công nghệ tạo cơ hội và thách thức

-> Chu kì đổi mới công nghệ và vòng đời của sản phẩmngày càng ngắn Vị thế cạnh tranh của các sản phẩm thay đổi liên tục

 Tác động lên mọi lĩnh vực hoạt động điều hành và kiểm tra công việc hành chính văn phòng

 3 Môi trường nội bộ:

 Nguồn nhân lực:

 Xác định đúng nhu cầu về lao động.

 Tuyển dụng đối tượng đúng, phù hợp với nhu cầu nguồn lực.

 Phân công lao động hợp lý và khoa học, khai thác tối đa nguồn lực của tổ chức.

 Có chính sách đãi ngộ hợp lý, các biện pháp động viên, khuyến khích người lao động tích cực làm việc.

 Khả năng tài chính:

 Nguồn vốn và khả năng huy động vốn.

 Tình hình phân bố sử dụng nguồn vốn.

 Kiểm soát các chi phí.

 Quan hệ tài chính với các bên hữu quan.

 Cán cân thanh toán.

Next Back

 Khả năng nghiên cứu phát triển:

 Khả năng cải tiến kĩ thuật.

 Khả năng ứng dụng khoa học, công nghệ.

 Khả năng sản xuất kinh doanh:

 Quy mô sản xuất.

 Việc bố trí dây chuyền sản xuất kinh doanh.

 Hệ thống điều hành.

 Kĩ thuật, công nghệ.

 Chi phí sản xuất kinh doanh.

 Chất lượng, giá thành sản phẩm, dịch vụ.

hướng, chiến lược hoạt động Marketing hiệu quả.

Next Back

 Văn hóa của tổ chức :

Là các chuẩn mực, khuôn mẫu, giá trị truyền thống mà mọi người trong tổ chức phải tôn trọng và tuân theo một cách tự nguyện.