Quản trị hành chính văn phòng hoạch Định & tổ chức công việc hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng hoạch Định & tổ chức công việc hành chính văn phòng Tổ chức công việc hành chính Tổ chức không gian làm việc Thư ký văn phòng Hoạch định công việc hành chính

VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

¢ Thu ky van

nghiệp phổ biến và quan trọ

hội, đặc biệt là trong mối quan động quản lý

¢ Theo IPS (International Fro

Secretaries) hiệp hội thư kí chuyên

uan anh chinh van phán đoàn, óc sáng

yết định trong phạm vi

1.2 Phần loại

1+ :

4

1.2 Phần loại

1.3 Nhiệm vụ của thư ký

Thư ký văn phòng Thư ký giâm

- Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về - Quan hé nhan st

các lĩnh vực được giao - Quan hệ văn bản

- Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành

chính của doanh nghiệp

- Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm

bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt

& động doanh nghiệp

Người thư ky can biết những

kiến thức hay kĩ năng gì?

Pr À

|

- Soạn thảo và biên

tập văn bản

- Lưu trữ văn bản Điêu hành công việc

TIÊU CHUẨN

VỀ KIÊN THỨC

CÓ BẢN

- Quản trị, Quản trị hành chính văn phòng

- Luật kinh doanh và

các văn bản quy phạm pháp luật

Tâm quan trọng

°« Giảm thiểu lãng phí công sức, thời gian,

tiền bạc

° Tránh việc trùng lắp và giãm chân nhau

°« Giúp người thực hiện thấy rõ mục tiêu,

Công cụ hoạch

din

Cac cong cu hoach dinh

¢Cac cong cu hoach dinh HC-VP

Đối với kế hoạch tháng

hay quí thường sứ dụng bản

1 | A— Xây dựng bộ phận bên trong P———

2 | B- Sửa chữa mái và sàn ———=——|

3 | C— Xây ống gom khói =

4 | D~- Đố bê tông và xây khung h——————,

5 |E~Xây cửa lò chịu nhiệt F——————

Quy trinh hoạch định hành

Xay dung bang Cân đối khả nang Xây dựng kế Chuyển giao &

mục tiêu và nhiệm vụ hoạch chính thức thực thi kế hoạch

A A

ZO

3 TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Để tổ chức công việc hành chính văn phòng thì cần có các nề

Có mối tương quan trong phạm

vi cơ cấu tổ chức

Mục tiêu của nhóm phải được

mô tả rõ ràng

NGUYÊN TẮC VỀ

MỤC TIÊU

Một tổ chức đơn giản

Chức năng và nhiệm vụ phải được xác định rõ ràng

Quân bình dựa trên nhu

năng, nhiệm vu da duoc

Nên để cho nhân

viên tham gia

thảo luận về quản

trị có ảnh hưởng

đến công việc của

Cần phải chú ý xem xét những

khác biệt cá nhân

giữa các nhần

viên

Nguyên tắc cân bằng quyền hạn và trách n

- Quyền hạn phải được phân chia và chỉ thị một cách phù hợp

- Quyền hạn phải được giao cụ thể, rõ ràng và người được giao qu hiểu rõ

- Quyền hạn phải ngang bằng với trách nhiệm

- Khi phân công phải chú ý đến chuyên môn hóa

ed

- Các chức năng có liên quan nên được ghép chung một nhóm

- Trách nhiệm phải được phân công cụ thể, rõ ràng

- Báo cáo những dữ kiện chính yếu

- Hình thức báo cáo cùng loại thống nhất

Nguyên tắc về

uy quyền

- Quyên hạn và trách

nhiệm được ủy thác

cho người khác, người

ủy báo cáo kết quả cho cấp trên

tiếp cho một cấp trên

phải được hạn chế lại

- Cơ cấu tổ chức phải

duyệt xét lại theo định

kỳ

hoạt, uyến

- Con ngườ cần thiế

chức hiệ

4 Tổ chức không

Nguyên tắc bố trí hợp phong thuỷ dành cho văn phòng

phòng làm việc học phong thủy trang trí chiêu

tài lộc

@

Sử dụng tranh treo tường Màu sắc phòng làm việc Tạo không gian làm việc Cần có bàn thờ Thần Tài

trang trí văn phòng thoáng mát và sạch sẽ