Đề Tài Phân Tích Thực Trạng Và Đề Xuất Giải Pháp Các Yếu Tố Cấu Thành Văn Phòng Ảnh Hưởng Đến Hoạt Động Hành Chính Văn Phòng Ubnd Thành Phố Hồ Chí Minh..pdf

Vì vậy nhóm quyết định chọn đề tài: “Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

1 2225106010027- Nguyễn Thị Cẩm Tú

2 2225106010107- Lê Thị Diệu Hồng

3 2223402010759 - Bùi Thị Thanh Nhung

Bình Dương, tháng 11 năm 2023

PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN Học phần: LING221_Quản trị hành chính văn phòng (0+2)

3 2223402010759-Bùi Thị Thanh Nhung

Đề tài: Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng UBND TP.HCM

chấm 1

Cán bộ chấm 2

Điểm thống nhất

2 Chương 1: Cơ sở lý thuyết 1.5 đ

3 Chương 2: Thực trạng 2.0 đ

4 Chương 2: Ưu, khuyết điểm 1.5 đ

5 Chương 3: Đề xuất giải pháp 1.5 đ

Mục Lục

Mục lục……….… iv

LỜI NÓI ĐẦU 1

Lời cảm ơn 2

PHẦN MỞ ĐẦU 3

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Mục tiêu nghiên cứu 4

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

4.Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu 4

4.1 Phương pháp nghiên cứu 4

4.2Nguồn dữ liệu 4

5 Ý nghĩa của đề tài 4

6 Kết cấu tiểu luận: 5

PHẦN NỘI DUNG 6

1.1: Một số quan niệm về văn phòng 6

1.1.1: Sự tồn tại thích yếu của khách quan văn phòng 6

1.1.2: Khái niệm văn phòng 7

1.2: Vị trí, vai trò của văn phòng 7

1.2.1: Vị trí văn phòng 7

1.2.2: Vai trò của văn phòng 10

1.3 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng 11

1.3.1: Chức năng của văn phòng 11

1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng 11

1.4 Hiện đại hóa văn phòng 13

1.5 Hệ thống nguyên tắc thủ tục 14

1.6 Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng 14

TÀI LIỆU THAM KHẢO 24

LỜI NÓI ĐẦU

Hồ Chí Minh hiện là một trong những thành phố có nền kinh tế ổn định, pháttriển, trong đó vai trò của cơ quan hành chính chiếm phần lớn Trong đó các chínhsách, đường lối của Cơ quan nhà nước giúp dân hiểu rõ hơn và làm việc góp phầnphát triển kinh tế của đất nước

Yếu tố con người là vai trò quan trọng, họ có trình độ cũng như chuyên môn nghiệp

vụ cao con người là nguồn gốc của những nguồn lực khác và cũng là cơ sở cho mọithành công hoặc thất bại của tổ chức

Các thiết bị văn phòng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các công viênchức thuận tiện làm việc hơn Thế nhưng, nếu muốn đất nước ngày càng phát triểnthì 2 yếu tố luôn tác động lẫn nhau, hỗ trợ để cùng nhau phát triển Nếu thiếu đi mộttrong hai yếu tố thì quốc gia cũng sẽ không thể phát triển Vì thế, các yếu tố cấuthành văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ởThành phố Hồ Chí Minh là rất quan trọng

Lời cảm ơn

Kính thưa quý thầy cô !

Tiểu luận kết thúc môn “ Quản Trị Hành Chính Văn Phòng”

Nhân đây em xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến: Cô Trịnh Quỳnh Lê Trường Đại Học Thủ Dầu Một, đã tận tình hướng dẫn cho nhóm em nhiều kiến thức trong môn học vừa qua để em thực hiện tiểu luận kết thúc môn này Đặc biệt là cô Trịnh Quỳnh Lê đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ nhóm em trong suốt quá trình nghiên cứu, thực hiện tiểu luận

Lời cảm ơn tiếp theo, em xin trân trọng gửi đến Trường Đại Học Thủ Dầu Một

đã tạo điều kiện cho chúng em tiếp xúc được môn học này Cô đã tận tình giúp

đỡ, giảng dạy, tạo mọi điều kiện thuận lợi để nhóm em tiếp cận được với mọi

lý thuyết cũng như thực hành môn này và góp phần làm cho bài tiểu luận của nhóm em thêm tốt hơn Trong quá trình học, em đã học hỏi được rất nhiều kiếnthức, có được cơ hội học hỏi tiếp cận vào tình huống các bài tập cụ thể của mônhọc này và giúp em có thể tự đi tiếp cận doanh nghiệp nhằm tiếp cận được nhiều tình huống thực tế và năng lực giải quyết vấn đề Và qua đây, nhóm em xin được gửi lời cảm ơn đến gia đình, người thân và tất cả các bạn bè đã luôn động viên, khích lệ nhóm em trong suốt quá trình học tập cũng như trong thời gian nghiên cứu để em hoàn thành tốt chuyên đề báo cáo tiểu luận này Em xin kính chúc quý thầy cô luôn dồi dào sức khỏe, thành công trong công việc và trong cuộc sống Với những kiến thức còn hạn chế và bản thân còn thiếu kinh nghiệm thực tiễn, nhóm em sẽ không tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được sự thông cảm của quý Thầy cô để báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Vì vậy nhóm quyết định chọn đề tài: “Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp

về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Quận 1,

TP HCM “ Nghiên cứu về hành chính văn phòng cũng cho nhóm tiếp cận với những xu hướng mới và các công nghệ mới trong lĩnh vực này

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung : Đề tài được nghiên cứu về các yêu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh

Mục tiêu cụ thể : Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong Uỷ bannhân dân Thành phố Hồ Chí Minh

Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong Uỷ ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh

Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức văn phòng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu : Tập trung vào việc nghiên cứu các yếu tố cấu thành vănphòng về phương diện lý luận và thực tiễn

Không gian: các yếu tố cấu thành văn phòng ở TP Hồ Chí Minh

4.Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

4.1 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu tập dữ liệu từ cơ quan Ủy ban nhân dân

- Phương pháp nghiên cứu và phân tích dữ liệu

- Phương pháp quan sát thực tiễn

4.2 Nguồn dữ liệu

- Các trang mạng đăng tải thông tin về công việc hành chính văn phòng

5 Ý nghĩa của đề tài

Đề tài tập trung phân tích các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạtđộng hành chính văn phòng liên quan đến cơ quan hành chính nhà nước và đơn

vị sự nghiệp ở UBNH Thành Phố Hồ Chí Minh Xem xét tính tích cực và tiêu cực ở đề tài để đưa ra ý kiến cũng như các phương án khắc phục để các đơn vị văn phòng hành chính ngày càng đi lên và tốt đẹp hơn

6 Kết cấu tiểu luận:

- Gồm có 2 phần: Mở đầu, kết luận

- Gồm có 3 chương:

+ Chương 1: Cơ sở lý thuyết về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hương đếnhoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở UBND Thành phố Hồ Chí Minh

+ Chương 2: Thực trạng đề xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hương đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở UBND Thành phố Hồ Chí Minh

+ Chương 3: Đề xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hương đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước

và đơn vị sự nghiệp ở UBND Thành phố Hồ Chí Minh

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 1.1: Một số quan niệm về văn phòng

1.1.1: Sự tồn tại thích yếu của khách quan văn phòng

Bất cứ một cơ quan, tổ chức doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt độngcủa mình đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ phận để thực hiện chứcnăng của văn phòng Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hànhchính, giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổchức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phươngtiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lí…

Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơngiản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòngphải kiêm nhiệm nhiều công việc Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơquan nhỏ có phòng hành chính hoặc ghép phòng hành chính với phòng tổ chứchoặc phòng tổ chức sản xuất kinh doanh Ở đó chỉ cần một đến hai người đảmđương tất cả các công việc của văn phòng

Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từnhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định Nhưng tùy theo tínhchất, quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thànhlập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp

1.1.2: Khái niệm văn phòng

* Nội dung thứ nhất: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quantrong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của

cơ quan

* Nội dung thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan Ở đó hàng ngàydiễn ra các hoạt động của cơ quan để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

- Ngoài ra, theo Từ điển Tiếng Việt ( năm 1992) thì: Văn phòng là bộ phận phụtrách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan

* Bốn yếu tố cấu thành văn phòng:

+ Con người

+ Hệ thống trang thiết bị

+ Hệ thống nguyên tắc thủ tục

+ Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng

Hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng phục thuộc vào chất lượng và quan

hệ giữa các yếu tố trên

1.2: Vị trí, vai trò của văn phòng

1.2.1: Vị trí văn phòng

Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan Có cơ quan là có bộ phận Văn phòng Văn phòng là bộ máy giúp việc của Thủ trưởng cơ quan, là “ Tai mắt” của Thủ trưởng cơ quan

Ngoài ra bộ phận văn phòng còn là trụ sở làm việc của cơ quan là nơi giao tiếp đầu tiên giữa các cơ quán với các cơ quan, tổ chức và công dân, thông qua Văn phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở

* Văn phòng “ đóng” *

Hệ thống văn phòng đóng được ngăn cách bởi các phòng riêng

Nguồn: www.daihoc.com

1.2.2: Vai trò của văn phòng

Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơquan và tổ chức Bởi vì các quyết định, chỉ thị của thủ tướng đều phải thôngqua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác Văn phòngcũng phải theo dõi, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉđạo của lãnh đạo cơ quan

Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là mối quan hệ đốivới các tổ chức khác vào cơ quan mình Văn phòng được xem như cổng gácthông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì thông tin đến hay đi đều qua bộ phận vănphòng Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại

thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ Đây là hoạtđộng vô cùng quan trọng, nó quyết định đến thành bại của tổ chức

Văn phòng là bộ máy giúp việc của nhà lãnh đạo Văn phòng tổng hợp mọithông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình hoạt động của mình sau đó sẽbáo cáo lại cho lãnh đạo Ngoài ra, văn phòng còn là nơi lưu chuyển các vănbản dưới các quyết định của nhà lãnh đạo đến các bộ phận, phòng ban cấp dưới

và giúp thủ trưởng thực hiện các mục tiêu đề ra

Văn phòng là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các cơ quanđơn vị nói chung và cho các nhà lãnh đạo nói riêng Bởi lẽ mọi vấn dề về hậucần chủ yếu là do văn phòng đảm nhiệm, văn phòng cung cấp tất cả các nhucầu về vật chất cho các bộ phận, phòng ban trong cơ quan

1.3 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

1.3.1: Chức năng của văn phòng

Gồm có 2 chức năng chính:

* Chức năng tham mưu tổng hợp: văn phòng nghiên cưus đề xuất ý kiến nhữngvấn đề thuộc về phương pháp tổ chức công việc, điều hành bộ máy, chỉ đạo đểthực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan

* Chức năng phục vụ hỗ trợ: đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật chho cơ quanhoạt động Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo,vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phêduyệt

1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng trên, văn phòng phải thực hiện những nhiệm vụ cụ thểsau:

- Xây dựng kế hoạch hoạt động cho bộ máy quản lý và chương trình hànhđộng cho các nhà quản trị

- Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ của nhà quản trị và quátrình quản trị

- Theo dõi việc thực quyết định, tham mưu cho các cấp quản lý giải quyếtcác vấn đề phát sinh

- Tổ chức công tác văn thư,

- Biên tập và ban hành văn bản

- Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ tài liệu

- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, chuyến công tác, đàm phán,

- Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho bộ máy quản lý và quá trình quản lýcủa doanh nghiệp

- Quản lý tài sản, kiểm kê, đánh gái tài sản

1.4 Hiện đại hóa văn phòng

Là một đòi hỏi cấp thiết của nhà quản trị, nó có thể thực hiện theo cáchướng: văn phòng điện tử, văn phòng tự động hóa

(Nguồn internet)

- Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, đúng chức năng

- Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, sửdụng mạng LAN, internet, wireless

- Trang bị các thiết bị hiện đại như máy tính, fax, photocopy, máy scan,máy ghi âm, máy chiếu đa năng Các máy móc hiện đại này giảm thiều chi phísức lực, đem lại năng suất cao trong hoạt động

- Không ngừng hoàn thiện kỹ năng và nghiệp vụ

1.5 Hệ thống nguyên tắc thủ tục

Hệ thống nguyên tắc thủ tục là những quy định về chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân Những nguyên tắc thủtục này là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó

có văn phòng

1.6 Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng

Các nghiệp vụ hành chính văn phòng được lên kế hoạch đầy đủ, chu đáo và

hoàn chỉnh nhờ vào sự hỗ trợ của các trang thiết bị hiện đại Giúp cho côngviệc hành chính văn phòng của các bộ phận được vận hành trôi chảy Thôngsuốt qua những quy tắc quy trình hợp lí mà quy định hay cấp trên đã đưa ra.Ngoài ra các nghiệp vụ còn có vai trò kết nối các thiết bị kĩ thuật, cùng với conngười làm văn phòng, làm cho cấu trúc của một bộ phận văn phòng trở nên hàihòa, hợp lý

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2.1 THỰC TRẠNG CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

2.1.1 Giới thiệu sơ lược về văn phòng UBND Thành phố Hồ Chí Minh

Văn phòng Uỷ ban nhân dân Thành phố là cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân Thành Phố.Về chức năng là tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân Thành phố về: chương trình, kế hoạch công tác của Uỷ ban nhân dân Thành phố Chủ tịch

Uỷ ban nhân dân Thành phố; kiểm soát thủ tục hành chính, tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thức về hoạt động của Uỷ ban nhân dân Thành phố ,đầu mối cổng thông

tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Uỷ ban nhân dân Thành phố Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Thành phố: quản lý công báo và phục vụ các hoạt động chung của Uỷ ban nhân dân Thành phố, giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Thành phố và các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Thành phố thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩmquyền ; quản lý công tác quản trị nội bộ của Văn phòng.

Văn phòng có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng

Trụ sở làm việc đặt tại : số 86 đường Lê Thánh Tôn, phường Bến Nghé, Quận

de ville, còn dịch sang tiếng việt có nghĩa là Dinh xã Tây Tòa nhà Uỷ ban nhân dân được xây dựng theo hình mẫu từ tòa thị chính ở Paris, theo phong cách Phục Hưng Về kiến trúc công trình có lầu chuông cao ở giữa kiểu miền Bắc của nước Pháp, có hai bên là hai dây nhà đối xứng Vào tháng 8 năm 1945,

từ ban công của tòa thị chính này, bác sĩ Phạm Ngọc Thạch đã tuyên đọc danh sách Uỷ ban Hành chánh lâm thời Nam Bộ, đây là một sự kiên đã để lại ấn tượng sâu sắc ở trong lòng toàn dân miền Nam lúc bấy giờ

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Văn phòng có Chánh Văn phòng và không quá 05 Phó Chánh Văn phòng; Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND TP bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật

2.1.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức