Trong bài báo cáo này, chúng tôi sẽ giới thiệu khái quát thông tin về công ty, thực trạng công tác hành chính, xây đựng những quy trình cụ thể cũng như đưa ra những nhận xét và kiến nghị
Trang 1TỎNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM
TRUONG DAI HOC TON DUC THANG
KHOA QUAN TRI KINH DOANH
DAI HOC TON BUC THANG BAO CAO NHOM CUOI KY MON QUAN TRI VAN PHONG THUC TRANG CONG TAC HANH CHÍNH VĂN PHONG TAI CONG TY CO PHAN SUA VIET NAM Lop Quan tri van phong N07 (Ca 1, Tht 3) Gidng vién hwong din: ThS Tran Thi Mp Phirong
Nhóm thực hiện: 01
Danh sách thành viên:
Nguyễn Thị Hồng Dung 71902022 _ Nguyễn Thị Yến Nhỉ 71902036 Nguyễn Thị Diễm Quỳnh 71901457 Nguyễn Trần Diễm Quỳnh 71901061 Nguyễn Thị Thu Thảo 71901914 Nguyễn Thị Ngọc Trân 71902077
Trang 2LLL, Thong tint CHUNG ố Ắ 1
1.1.2 Thành tựu nồi ĐẬ| ào rrreuue 3
Pa 3 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 6
2.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng - 0 22 n2 222v erse 6
2.1.1 Cách bố trí nơi làm viỆC che 6
2.1.1.1 Ưu điểm trong cách bố trí của Vina cu 8 2.1.1.2 Nhược điểm trong cách bồ trí của VIHaIMÌX se: 9 2.1.2 Cong an n nan ố.ố.ằ 9
2.1.2.1 Ưu điểm khi thực hiện 5Š của Vinamilk 12
2.1.2.2 Nhược điểm khi thực hiện 5Š của VinqHHÏk cày 12 2.1.3 Công tác quản trị thông tìn của VIHaHÍN àìcàceeerrerrereres 13 2.1.3.1 M6 hinh quản trị thông tin của Vinamilk TH HH ve 13 2.1.3.2 Truyền thông trong công ty cé phan Vinamilk 15 2.1.3.3 Các công cụ hỗ trợ quản trị thông tìn của VinaHlk 17 2.2 Xây dựng các biêu mẫu văn bản của Vinamlk 2: c s22 sex 21
2.2.2 Thông ĐẢO S ST H1 HH1 1n 11T 11 111 tt xe 22
2.2.3 Giấy giới tHIỆM S222 eo 23 2.2.4 Quyết định khen thƯỞNng c2 eeve 24 2.2.5 Quyết định bồ nhiệm 26 2.2.6 Quyết định chấm dứt hợp đỒng S22 cve 28 2.3 Xây dựng quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi 0 nhe 30
2.3.2 Nguyên tắc quản lý văn ban
2.3.3 Quy trình xử lý văn bản đến
P006 hi Tổ n ốc ốố.ốố.ố 45
Trang 32.4 Xây dựng quy trình lưu trữ văn bản 22 22212122222 re 56
2.4.1 Sơ đồ quy trình lưu trữ văn bảH co 56 2.4.2 Mô tả chỉ HẾT à So 5c S221 222212200 ee 57 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT CHUNG VÀ KIÊN NGHỊ 22-22222222 ee.e 69
3.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng 02c 2n 222222 rey 69
3.1.1 Cách bố trí nơi làm ViỆC à S22 reo 69
3.1.2 Công tác 3S của doanh HghiỆP cà ch 70 3.7.3 Công tác quản trị thông tin của doanh nghiỆp co 70 3.2 Xây dựng các biểu mẫu văn bản 22 cư ren rung 71 3.3 Xây dựng quy trình xử lý văn bản - 52 2 222221212121 22222222222 rye 72 3.4 Xây dựng quy trình lưu trữ văn bản - s5: 2222212122 222xererrererrrrrrrre 73
KẾT LUẬN 2222 2221222221222222222 2222222222222 ere 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO 222 2222221212222122222222222222012 xe 75 PHỤ LỤC HÌNH ẢNH 2222222212222122222222222 2 2e 78 PHỤ LỤC VIDEO 5252: 222221 11212 2.2212.222 neerea 82 DANH MUC BANG BIEU VA HINH ẢNH -2222222222221222222 2e 83 DANH MỤC ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN 2S 2222222212112 re 84
Trang 4ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THÁNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
Fe ok de de ok de oe ok ke ok ee
DIEM BAI BAO CAO CUOI KY
HOC KY 2 NAM HOC 2020-2021
- Không lỗi chính ta, lỗi đánh máy, lỗi trích dẫn 0.5
tài liệu tham khảo
2 | Noi dung:
Khai quat vé théng tin doanh nghiép 1,0
Phân tích và đánh giá việc áp dụng lý thuyết vào 3,0
Trang 5
ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THÁNG KHOA QUAN TRI KINH DOANH
Fe ok de de ok de oe ok ke ok ee
DIEM BAI THUYET TRINH CUOI KY HOC KY 2 NAM HOC 2020-2021
Nhom thu hién: OL Cb ce le tH See Danh gia:
1 | Hinh thức trình bảy slide
- Nội dung slides đúng trọng tâm 0,5
Trang 6LỜI MỞ ĐẦU Công tác hành chính văn phòng là một lĩnh vực nắm g1ữ vị trí và vai trò đặc biệt quan trọng trong mọi tổ chức từ cơ quan nhà nước đến các doanh nghiệp nhỏ
hay lớn Dù ở bất kỳ thời điểm nào đi chăng nữa, chúng ta vẫn không thê vận hành
trơn tru một tô chức mà không có sự hỗ trợ của công tác hành chính văn phòng Để
chứng minh điều đó, nhóm chúng tôi đã quyết định chọn Công ty Cô phần Sữa Việt Nam Vinamilk dé phan tích cụ thể thực trạng công tác hành chính văn phòng tại đây
Trong bài báo cáo này, chúng tôi sẽ giới thiệu khái quát thông tin về công ty, thực trạng công tác hành chính, xây đựng những quy trình cụ thể cũng như đưa ra những nhận xét và kiến nghị của mình về việc cải thiện công tác hành chính văn phòng của công ty VinamIlk
Bài báo cáo có cấu trúc được chia làm ba chương chính như sau:
Chương 1: Khái quát thông tin về Công ty Cô phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)
Chương 2: Thực trạng công tác hành chính văn phòng của Công ty Cô phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)
Chương 3: Nhận xét chung và kiến nghị
Trang 7CHUONG 1: KHAI QUAT THONG TIN VE CONG TY
1.1, Théng tin vé doanh nghiép
Ld Thong tin chung
© Tên công ty bằng tiếng Việt: Công ty Cô phân Sữa Việt Nam
® Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: Vietnam Dairy Products loint Stock Company
© Tên công ty viết tắt: Vinamilk
® Loại hình: Công ty cỗ phần
® Mã chứng khoán trên HOSE: VNM
® Trụ sở chính: Số 10, đường Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7, Tp HCM
© Nha may sita Thong Nhat (tiền thân là nhà máy Foremost)
®_ Nhà máy sữa Trường Thọ (tiền thân là nhà máy Cosuvina)
® Nhà máy sữa Bột Dielac (tiền thân là nhà máy sữa bột Nestle` - Thụy Sỹ) Sau khi các chi nhánh bán hàng được mở rộng ở một vài tỉnh thành từ Bắc
vào Nam, vào ngày 01/10/2003, công ty được cô phân hóa và chính thức chuyển đôi thành Công ty Cô phần Sữa Việt Nam
Vinamilk là một công ty có ngành nghề đa dạng nhưng điển hình nhất là sản
xuất và kinh doanh các sản phẩm từ sữa như sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, sữa
đậu nành, sữa tươi, bánh, nước giải khát và rất nhiều các sản phẩm từ sữa khác
Trang 8quan Bên cạnh đó, Vinamilk còn góp mặt vào một số lĩnh vực khác như chăn TIUÔI; kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; kinh đoanh kho bãi, vận tải bằng ô
tô, bốc xếp hàng hóa; sản xuất và mua bán bao bì; sản xuất và mua bán rượu, đồ uống và một số thực phẩm chế biến khác
Vinamilk hiện là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất các sản
phẩm từ sữa tại Việt Nam với sản phẩm được phân phối phủ đều khắp 63 tỉnh thành trên cả nước với gần 200 nhà phân phối và 240.000 điểm bán lẻ truyền thống, 7.800 kênh bán lẻ hiện đại Vinamilk chiếm lĩnh phần lớn thị phần trên cả nước, cụ thé như sau: 54,5% thị phần sữa trong nước; 40,63% thị phần sữa bột; 33,9% thi phan
sữa chua uống: 84,5% thị phần sữa chua ăn; 79,7% thị phần sữa đặc Ngoài ra, nhóm khách hàng đặc biệt liên tục được mở rộng như bệnh viện, khách sạn, nhà hàng, doanh nghiệp nhất là nhóm trường học được chú trọng và mở rộng hơn bao giờ hết nhờ tích cực góp phần vào chương trình Sữa học đường Quốc gia Bên cạnh
đó, Vinamilk không chỉ là thương hiệu hàng đầu trong lòng người tiêu dùng Việt Nam mà còn là thương hiệu nhận được cả sự ta chuộng trên trường quốc tế Tính đến nay, sản phẩm của Vinamilk đã xuất khẩu lũy kế đến 55 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới như: Thái Lan, Campuchia, Lào, Úc, Bắc Mỹ, châu Âu, khu vực Trung Đông với tông kim ngạch xuất khâu từ năm 1997 đến năm 2020 đạt hơn 2,4 ty USD
Cô phiếu của Vinamilk được xếp là cô phiếu blue-chip tại Việt Nam - cỗ phiếu dành cho những doanh nghiệp được đánh giá có mức tăng trưởng và doanh
thu ôn định Doanh thu hằng năm của Vinamilk được thống kê tăng khoảng từ 20%
- 25% Trên thực tế, theo như thống kê của AC Nielsen, năm 2020 ngành sữa đã có
sự tăng trưởng âm (giảm 63⁄4) do hàng chục triệu người bị ảnh hưởng tiêu cực bởi đạt dịch và thu nhập bình quân của người lao động đã giảm 3,2% so với năm 2019
(GSO) Tuy phải đối mặt với đại địch Covid-19 với những ảnh hưởng đầy khắc
nghiệt, bằng những nỗ lực không ngừng của mình, Vinamilk vẫn nhận được những thành tích đáng kinh ngạc trong năm 2020 Trong bối cảnh khó khăn, Vinamilk vẫn
Trang 9hoàn thành kế hoạch năm 2020 với tông doanh thu hợp nhất đạt 59,723 tỷ đồng,
tăng 5,9% so với cùng kỳ năm trước, chiếm hơn 20% tông giá trị của top 50 thương
hiệu dẫn đầu Việt Nam năm 2020 và hơn 50% thị phân sữa Việt Nam
1.1.2 Thành tựu nỗi bật
Là một công ty với lịch sử lâu đời ở Việt Nam, Vinamilk không chỉ thành công khẳng định vai trò, vị thế của mình trong nước mà còn cả trên trường quốc tế Thông qua một thời gian hoạt động lâu dài của mình, sự xuất sắc của Vinamilk đã
đem lại cho công ty không ít thành tựu nỗi bật, trong đó có một số thành tựu đáng
giá trị nhất toàn cầu” và “Top 36 công ty sữa lớn nhất thế giới”
© Dan đầu trong Top 10 doanh nghiệp phát triển bền vững Việt Nam (2020)
® Top 50 thương hiệu giá trị nhất Việt Nam - Forbes (2016 - 2020)
© Top 10 hang Viét Nam chat lượng cao (1995 - 2020)
© Top 200 céng ty doanh thu trén 1 ty USD tốt nhất Châu A - Thai Binh Duong (2019)
® Top 50 công ty niêm yết lớn nhất Châu Á - Thái Bình Dương (2016)
® Top 300 công ty năng động nhất châu Á - Tạp chí Nikkei (2016 - 2020)
® Top 50 Doanh nghiệp sữa có doanh thu lớn nhất thế giới (Đứng thứ 49) theo
báo cáo của Euro Monttor & KPMG (2016)
Trang 101.2 Co cau tô chức
Số lượng nhân viên của Vinamilk theo thống kê năm 2020 đạt mức 9.361 nhân viên Cơ cầu tổ chức của Vinamilk được thiết kế theo mô hình trực tuyến - chức năng Sơ đồ tô chức của Vinamilk được thể hiện một cách chuyên nghiệp và phân bộ phòng ban một cách khoa học và hợp lý, phân cấp cụ thê theo trách nhiệm
của mỗi thành viên và phòng ban trong công ty Vinamilk do Đại hội đồng cô đông
đứng đầu có nhiệm vụ định hướng, phát triển và quyết định các dự án đầu tư, trực tiếp quản lý Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị bao gồm 4 tiểu ban là: Tiểu ban
chiến lược, Tiểu ban nhân sự, Tiểu ban lương thưởng và Tiểu ban kiểm toán có
nhiệm vụ quyết định các chiến lược, kế hoạch phát triển, kinh doanh hằng năm và quyết định các giải pháp phát triển thị trường Tổng giám đốc là người có chức vụ
điều hành cao nhất, có nhiệm vụ điều hành hoạt động hằng ngày của công ty và
hành động đưới quyên của Hội đồng quản trị Tổng giám đốc là lãnh đạo trực tiếp
của các giám đốc các phòng ban điều hành hoạt động của công ty như: Giám đốc
Hoạch định Chiến lược, Giám đốc Công nghệ thông tin, Giám đốc Điều hành Kinh
doanh quốc tế Ngoài ra, cơ cầu tô chức Vinamilk còn có hai vị trí là Giám đốc Kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro có chức năng tư vẫn cho Hội đồng quản trị cũng
như Tổng giám đốc và Giám đốc Kiểm toán nội bộ làm việc đưới quyền Tiểu ban
kiểm toán
Trang 11—————————————' Hội đồng quản trị
ashe sti Shite sat
Tiéu ban chién luge Tiéu ban nhan sy
Tiếu ban lương thưởng Tiểu ban kiếm toán
Giam déc Giám đốc Giám đốc
Điều hành Điều hành Điều hành
Chuỗi cung Nhân sự - Tài chính
ứng Hành chính
và Đối ngoại
Neuon: Vinamilk.com Hinh 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cỗ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)
Trang 12CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
2.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng
2.1.1 Cách bố trí nơi làm việc
Môi trường làm việc và không gian làm việc của một tô chức có tác động rất
lớn tới trạng thái, tâm lý làm việc cũng như hiệu suất công việc của nhân viên Bất
cứ nhân viên nào cũng mong muốn được làm việc trong một không gian tiện nghỉ, thoái mái nhưng đồng thời cũng hiện đại và năng động Một môi trường làm việc tốt
sẽ là nguồn động lực mạnh mẽ để thúc đây sự sáng tạo của nhân viên, giúp họ có được những phương án và quyết định đúng đắn trong công việc
Hiểu được điều này, kể từ khi mới thành lập năm 1976 đến nay, trải qua 45
xây đựng và phát triển Vinamilk đã không ngừng cải tiễn môi trường làm việc ở
công ty của mình Trong nhiều năm liên tiếp Vinamilk đều nằm trong danh sách
“100 nơi làm việc tốt nhất Việt Nam” do Tổ chức cộng đồng mạng nghề nghiệp
Anphabe công bố Năm 2020, Vinamilk tiếp tục được bình chọn là nơi làm việc tốt nhất Việt Nam, điều này đồng nghĩa với việc Vinamilk đã giữ vững vị tri top 1 la
nơi làm việc tốt nhất Việt Nam trong 3 năm liền Có thể thấy rằng, sự bền vững trong chiến lược nhân sự nói riêng và phát triển nói chung của Vinamilk trong việc
định hướng xác định yếu tố con người chính là nhân tổ then chốt quyết định đến
thành công của doanh nghiệp
Văn phòng làm việc của Vinamilk tọa lạc tại đường Tân Trào, quận 7, thành
phố Hồ Chí Minh được thiết kế theo kiểu hỗn hợp vì trơng ứng với mỗi nhóm nhân
viên sẽ có một không gian làm việc riêng theo dạng những ô chữ nhật lớn có vách ngăn, đối với nơi làm việc giữa các nhân viên trong cùng một nhóm sẽ không có vách ngăn để thuận tiện cho trao đổi công việc Phòng làm việc của ban lãnh đạo công ty được bé tri ở một vị trí riêng biệt, vên tinh su dụng tường cách âm và có cửa 1a vào riêng, ngăn cách với không gian làm việc của nhân viên
Trang 13Mỗi nhóm nhân viên sẽ có không gian làm việc chung, bàn làm việc của mỗi nhân viên được xếp để tạo ra không gian hình chữ nhật và có lỗi ra vào ở giữa, đồng
thời, có vách ngăn thấp ở phía trước để tách biệt với nhóm khác Lối đi chung tại
khu vực làm việc khá rộng rãi tạo cảm giác thông thoáng hơn cho văn phòng Ngoài
ra, Vinamilk con trang bị những phòng họp vừa và nhỏ với không gian kín hoặc mở tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của nhân viên
Không gian làm việc của Vinamilk có nhiều góc trang trí các tiêu cảnh có liên quan đến sữa và các sản phẩm từ sữa Đặc biệt, Vinamilk thiết kế một khu vực riêng để nhân viên Marketing có không gian sáng tạo và truyền cảm hứng làm việc cho họ Đó là không gian làm việc mở, được trải thảm cỏ để tạo cảm giác như một
trang trại Tại đây cũng trưng bày một số giải thưởng mà Vinamilk đã đạt được để
tạo niềm vui và động lực cho nhân viên làm việc Bên cạnh đó, các sản phẩm của
công ty có mặt hâu hết khắp mọi nơi trong không gian làm việc, điều này không chỉ
giúp không gian làm việc trở nên sinh động hơn mà nó còn giúp tạo nguồn cảm
hứng để hình thành nên những ý tưởng phát triển cho chính các sản phẩm đó Những chiếc bàn tròn nhỏ được đặt rải rác trong văn phòng giúp nhân viên có thé
hợp nhóm hoặc thảo luận một cách nhanh chóng, tiện lợi Văn phòng làm việc được trang trí với màu sắc chủ đạo là trắng, xanh lá cây và xanh đương (ba màu trong nhận diện thương hiệu của Vinamilk), hoa, cây cảnh và những mảng xanh được đặt
ở nhiều nơi tạo bầu không khí trong lành, mới mẻ và hòa nhập với thiên nhiên Nơi làm việc của Vinamilk luôn có đầy đủ ánh sáng: Ánh sáng thiên nhiên
và ánh sáng nhân tạo từ hệ thống đèn điện Tuy nhiên, ở văn phòng làm việc vẫn sử
dụng chủ yếu là ánh sáng nhân tạo Mỗi tầng làm việc đều có tường kính để nhìn ra
ngoai, co thể đón ánh sáng tự nhiên và có rèm kéo màu xám nhạt dé chiu Văn phòng làm việc của Vinamilk trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc hiện đại cho nhân viên như: máy in laser, máy in màu, máy photocopy, v.v Mỗi bản làm việc được cung cấp máy tính riêng, ghế ngồi của nhân viên là đạng ghế xoay lưới màu đen sang trọng đem lại cảm giác thoái mái cho nhân viên khi làm việc Bàn
Trang 14làm việc, tường và nội thất sử dụng các màu sắc tươi sáng tạo cảm giác thoáng đãng
và rộng rãi khi làm việc
Ngoài môi trường làm việc độc đáo và hiện đại, Vinamilk còn quan tâm xây dựng các không gian nghỉ ngơi, giải trí và chăm sóc sức khỏe cho nhân viên Khu vực phục vụ ăn trưa và giải khát tại Vinamilk được thiết kế sạch Sẽ, rộng rãi có thể phục vụ một số lượng rất lớn nhân viên cùng lúc Ngoài thời gian làm việc căng
thẳng nhân viên của công ty có thé giải trí, trò chuyện ở những không gian được
thiết kế như quán cà phê sân vườn ngoài trời, rèn luyện sức khỏe tại phòng gym của
công ty với các thiết bị tập luyện hiện đại hoặc có thể tận hưởng khu vực hỗ bơi của
công ty
2.1.1.1 Ưu điểm trong cách bố trí của Vinannlk
® Với cách thiết kế không gian làm việc của Vinamilk có thể mang lại cả hiệu
quả làm việc cá nhân và nhóm Mỗi nhóm có thể tập trung cho một nhiệm vụ công việc khác nhau, đồng thời cũng thuận tiện cho việc trao đổi của các
thành viên trong nhóm và tiết kiệm được thời gian di chuyển
® Thiết kế văn phòng theo kiêu hỗn hợp vừa thể hiện được ưu điểm vừa khắc
phục được nhược điểm của văn phòng kiểu đóng và kiểu mở Ngoài việc thuận lợi cho hoạt động giám sát nhân viên trong quả trình làm việc, cách bế
trí văn phòng làm việc của Vinamilk còn giúp tối ưu diện tích tối đa và tiết
kiệm rất nhiều chỉ phí như xây dựng, mua trang thiết bị và trang trí nội thất
© Bé tri văn phòng theo kiểu hỗn hợp giúp đễ dàng điều chỉnh, nâng cấp và mở
rộng tùy vào nhu cầu phát triển số lượng nhân sự của công ty
® Văn phòng làm việc của Vinamilk không chỉ giúp mang lại hứng thú làm
việc cho nhân viên qua cách bố trí mà nó còn làm cho nhân viên cảm thấy
được gắn bó, được quan tâm, chăm sóc về cả sức khỏe tính thần và thể chất
Trang 152.1.1.2 Nhược điềm trong cách bố trí cha Vinamilk
® Không gian làm việc được ngăn cách bởi các vách ngăn mỏng nên hiệu qua bảo mật không cao Một số không gian hội hợp trong công ty ở dạng không
gian mở hoàn toàn có thê bị nghe lén hoặc đánh cắp ý tưởng
® Không gian làm việc mở, xuất hiện nhiều loại tiếng ồn khác nhau như tiếng
trao đôi, đi lại v.v có thể gây mất tập trung cho nhân viên trong quá trình làm việc
2.1.2 Công tác 5Š của Vinarmili
Sang loc - Seri
Nhan vién tai Vinamilk chu động trong công việc phân loại và loại bỏ những
vật không cần thiết tại khu vực làm việc của mỗi cá nhân Không có vật dụng thừa
trên bàn làm việc Đặc biệt, phải chú ý các vật còn sót lại trong ngăn tủ trong quá trinh phân loại
Tại khu vực làm việc chung các nhân viên sẽ cùng nhau phân loại và giữ lại
các sản phẩm, các vật trang trí tiêu cảnh còn phù hợp với chiến địch quảng bá hiện
tại Đồng thời, lưu trữ những sản phẩm, vật dụng của đợt quảng bá cũ tại kho lưu trữ của công ty
Tài liệu trong quá trình làm việc được phân loại theo các cấp độ quan trọng
và mức độ sử dụng Chủ động loại bỏ, tiêu hủy những tài liệu không còn cần thiết
Đối với nội thất, máy móc cũ hoặc không còn có thê sử đụng có thê thanh lý
hoặc bán lại Với những thiết bị còn có thể sửa chữa thì tái sử dụng chúng Đối với
các vật thuộc sở hữu công ty cần báo cáo và xin phép người có thâm quyền trước
khi tiễn hành tiêu hủy
Sap xép - Seiton
Khu vực làm việc tại Vinamilk được sắp xếp và phân loại rất rõ ràng từ khu vực làm việc của nhân viên, của sếp đến phòng họp, khu vực thiết kế, sang tao va
Trang 16biệt với nhau giúp nhân viên tập trung hơn trong quá trình làm việc
Bàn ghế và các vật dụng trong khu vực làm việc được sắp xếp một cách gọn
gàng, ngăn nắp, đễ tìm và dé lấy Mỗi bàn được trang bị kệ tài liệu riêng cho nhân
viên Những vật dụng nhân viên thường xuyên sử dụng như: máy tính, bút, khay tài liệu, v.v được đặt trên bàn làm việc Ngoài ra, mỗi nhân viên được trang bị một tủ nhỏ và một tủ lớn đưới bàn làm việc đề cất giữ những vật dụng và tài liệu ít được sử dụng hoặc các đồ dùng cá nhân của nhân viên
Đối với tài liệu đã qua sử đụng và không cân dùng tới nữa (không còn quan
trọng) sẽ được đem đi tiêu hủy, với các tài liệu thường xuyên sử dụng được đặt tại
kệ chung có ở mỗi tầng làm việc, các tài liệu mật cực kỳ quan trọng sẽ được bảo quản riêng bởi ban lãnh đạo, các tài liệu không thường dùng nhưng vẫn chưa tới thời gian tiêu hủy sẽ được lưu trữ tại kho tư liệu của công ty Hồ sơ, tài liệu được
phân loại theo màu sắc và đán nhãn, ký hiệu rõ ràng để thuận lợi cho việc tìm kiếm
đồng thời đảm bảo mỹ quan nơi làm việc
Tại các hành lang, lỗi ra vào của công ty đều đặt chuông báo cháy, bình chữa cháy, hệ thống phun nước đặt ở cuối hành lang, camera đặt ở những vị trí cao dé quan sát để đảm bảo an ninh cho công ty
Sach sé - Seiso
Ngoài nhân viên vệ sinh sẽ làm vệ sinh ở những khu vực chung mỗi ngày, thì các nhân viên tại Vinamilk đều có ý thức giữ gìn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc của mỗi cá nhân Các kệ tủ trưng bày và bàn làm việc của nhân viên hoàn toàn sạch sẽ, không bám bụi và được vệ sinh thường xuyên Các cửa kính trong công ty, cửa sô, cửa ra vào được lau chùi mỗi ngày và không có vét ban
Máy móc, thiết bị trong quá trình làm việc cũng được thường xuyên lau chùi
để loại bỏ bụi bẩn đồng thời có thể giúp kiểm tra trang thái hoạt động và phát hiện
sớm các chỉ tiết hoạt động bất thường
Trang 17Mỗi tầng làm việc đều được trang bị hệ thống hút âm trần giúp lưu thông không khí và hạn chế tình trạng ẩm mốc ở văn phòng
Săn sóc - Seikefsu
Mỗi nhóm nhân viên sẽ do một người phụ trách việc kiểm tra và đánh giá thực hiện 5§ một cách thường xuyên Ngoài ra, các nhân viên cũng chủ động nhắc nhớ nhau trong quả trình thực hiện, giúp 5S trở thành một thói quen trong công việc hàng ngày của mỗi người Đối với các công tác chung sẽ ghi cụ thê tên người chịu trách nhiệm ở mỗi công việc
Đặc biệt, tại khu vực làm việc có các khẩu hiệu, hình ảnh sinh động để nhắc
nhở mọi người nễ lực duy trì, không nên lãng phí công sức sau khi đã thực hiện được 35 nói trên
Kế hoạch làm vệ sinh được xây dựng một cách thường xuyên Đồng thời, giữa các phòng ban còn phát động các chương trình thi đua thực hiện 5S định ky dé các nhân viên có cơ hội được tham gia nhiều hơn
San sang - Shiketsuke
Vinamilk chu déng x4y dumg cdc khéa dao tao vé 5S cho nhan vién, làm cho nhân viên cảm nhận được niềm vui trong quá trình thực hiện 5S cũng như những lợi ich ma 5S mang lat Kế hoạch thực hiện 5§ của Vinamilk được sắp xếp một cách cụ thé, có sự tham gia của toàn bộ nhân viên và các cấp lãnh đạo Ban lãnh đạo của Vinamilk chính là những người đi đầu trong việc thực hiện, cũng như hỗ trợ thực
hiện và thúc đây hoạt động 5S của toàn tô chức
Không thúc ép nhân viên trong quá trình thực hiện 5S mà để nhân viên chủ động thực hiện cho tới khi cảm thấy yêu thích 5S Đây cũng là cách giúp tạo không
gian thoái mái để mọi người có thể thực hiện 5S một cách tốt nhất Đối với các cá
nhân và tập thể hoàn thành tích cực công tác 5S, Vinamilk sẽ có các chương trình
khen thưởng phù hợp để khích lệ họ tiếp tục duy trì 5S Song song với việc khen thưởng, khi cá nhân hoặc tập thể mắc lỗi trong quá trình thực hiện 5S, họ cần được
Trang 18sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy đễ dàng chấp nhận và hợp tác tốt hơn
Khi xảy ra chậm trễ trong quá trình thực hiện 5S ở bất cứ bộ phận nào sẽ ngay lập tức áp dụng 5WIH để tìm ra nguyên nhân, gốc rễ vấn đề và sau đó tìm
cách khắc phục, cải thiện
2.1.2.1 Uu điểm khi thực hiện 5S của Vinamilk
® Nhờ quá trình thực hiện nghiêm túc 5S, văn phòng làm việc cua Vinamilk tro nên gọn gàng, ngăn nắp và sạch sẽ Tất cả tài liệu được sắp xếp và phân loại
không chỉ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà còn tạo tính thẩm mỹ cho nơi
e®_ Đảm bảo an toàn cháy nỗ và an ninh tại nơi làm việc, giúp nhân viên an tâm công tác
® Nâng cao ý thức, trách nhiệm của nhân viên đối với tập thể, công ty Tạo môi
trường làm việc chuyên nghiệp cho các nhân viên, định hướng nhân viên phát triển toàn cầu Tạo môi trường làm việc tích cực, chuyên nghiệp từ đó giúp thu hút nhân sự
2.1.2.2 Nhược điểm khi thực hiện 5S của Vinamilk
® Trong giai đoạn đầu, thực hiện 5S mất khá nhiều thời gian dành cho việc
sàng lọc, sắp xếp và đọn đẹp một cách thường xuyên
Trang 19e Chưa đảm bảo được 100% nhân viên yêu thích và hứng thú tham gia thực hiện 5S tại cơ sở làm việc Cân các chính sách phù hợp hơn đề thu hút nhân viên tham gia và tuân thủ 5S
e Mỗi nhân viên đều có ý thức kỷ luật khác nhau nên còn thiếu sự đồng bộ trong thực hiện 5S Chính vì vậy cân tăng cường thực hiện, phô biến và cải tiễn 5S để phù hợp hơn với thực tế môi trường làm việc của Vinamilk
® Gây áp lực cho nhân viên trong giai đoạn đầu vì phải vừa thực hiện công việc hằng ngày vừa thực hiện các nhiệm vụ của 5S Để khắc phục điều này
mỗi nhân viên cần xây dựng cho mình một kế hoạch làm việc chỉ tiết và
phân bé thoi gian làm việc hiệu quả, khoa học
2.1.3 Công tác quản trị thông tin cua Vinamilk
2.1.3.1 Mô hình quản trị thông tin của Vinamilk
Dựa vào cơ cấu tô chức trực tuyến - chức năng của Vinamilk, có thể thấy rằng thông tin được truyền đi trong toàn bộ tô chức theo mô hình thông tin phân tán Ban Giám Đốc sẽ trực tiếp ra quyết định cho mọi quyết định của công ty Các vấn
đề trong công ty được liên lạc truyền đi và đến đều được thông qua Đại hội đồng Cô
đông và Hội đồng quản trị và Tông giám đốc sẽ là người đại diện chính thức thông
báo và ban hành các quyết định và chỉ thị xuống cho các cấp phòng ban của mình
Việc sử dụng mô hình thông tin này đem lại cho Vinamilk nhiều ưu điểm
trong quan lý thông tin nhưng cũng có một số hạn chế cần lưu ý
u điểm:
® Giúp Vinamilk quản lý thông tin một cách đễ dàng, thông tin được trao đôi
sẽ có sự tập trung, chính xác hơn về mặt chuyên môn, đo đó tất ca moi người
trong tô chức biết mình phải làm gì và làm như thế nào, cũng như có được
tính nhất quản trong quá trình làm việc Bởi vì thông tin được truyền theo mô hình phân tán, do đó bộ phận chức năng sẽ tập trung hơn vào chuyên môn nên hiệu quả công việc sẽ tốt hơn, đem lại hiệu suât công việc
Trang 20Với sự phân tán trong thông tỉn, các nhà quản trị của Vinamilk sẽ có thể năm
bắt được thông tin, số liệu cụ thể nhất vì họ trực tiếp quản lý, tiếp nhận thông
tin từ quản trị cấp cơ sở Do đó, nhà quản trị sẽ có thể đưa ra được những
quyết định đúng đắn, phù hợp nhất Đây cũng là điều kiện giúp các lãnh đạo thé thực hiện tầm nhìn của công ty một cách đễ dàng hơn Có những đường dây truyền thông rõ ràng và Giám đốc điều hành cũng như Hội đồng quản trị
có thể truyền đạt tới nhân viên và giúp nhân viên hướng tới việc đạt được
tầm nhìn của tô chức
Ngoài ra, với mô hình théng tin nay, công ty cũng không cần phải chịu thêm
chỉ phí để thuê chuyên gia cho các chỉ nhánh của mình vì các quyết định
quan trọng được đưa ra bởi Ban điều hành và sau đó được truyền đạt tới các chi nhánh
Nhược điểm:
Có thê xảy ra xung đột thông tin khi các phòng ban chức năng và ban lãnh
đạo có sự khác nhau về ý kiến, cần phải thảo luận nhiều lần nên thông tin có
thể sẽ không được nhanh chóng
Một bộ phận trong cơ cấu sẽ bị chỉ phối bởi thông tin của nhiều phòng ban
chức năng và cả ban lãnh đạo, vì vậy thông tin cũng có thể sẽ trở nên nhiễu loạn, quá tải
Tạo áp lực cho người lãnh đạo mỗi khi ra quyết định phải đâm bảo chính xác dẫn đến rủi ro cao và thời gian ra quyết định chậm
Trang 21TIỂU BAN KIỂM TOÁN BAN DIEU HANH
2.1.3.2 Truyền thông trong công ty cé phan Vinamilk
Các kênh truyền thông của Vinamilk vô cùng đa dạng, phong phú và theo kịp xu thế của thời đại 4.0 cũng như môi trường công sở hiện đại Có hai dạng kênh truyền thông là dạng công khai và riêng tư trong nội bộ đảm bảo những thông tin then chốt, bí mật của doanh nghiệp và nhân sự
a, Truyêền thông trong nội bộ Vinamilk
Là một tập đoàn sữa lớn của Việt Nam, Vinamilk đã xây dựng những hoạt động truyền thông nội bệ không chỉ phù hợp với đặc trưng hoạt động của doanh
Trang 22nghiệp mà còn đáp ứng được nguyện vọng của người lao động với mục tiêu tăng
thêm đoàn kết cũng như gắn bó với doanh nghiệp của nhân viên
© Sử dụng nền tảng website làm nền tảng truyền thông nội bộ: Vinamilk có website riêng chỉ dành cho nhân sự trong doanh nghiệp Trong trang web nay, Vinamilk tập trung quản lý, truyền tải thông tin đến nhân sự công ty, bên cạnh đó là những thông tin về các hoạt động của công ty Từ đó, tạo cho
nhân viên một cảm giác gần gũi, thân thuộc và cảm thấy gắn kết với doanh
nghiệp hơn
© Si dung phần mềm số để quán lý nhân viên: Vinamilk đã triển khai sử
dựng hệ thống E-Office giúp quản lý nhân viên đễ dàng, trong những trường hợp bất khả kháng như phải lam viée online trong dai dich COVID-19, hay trong những trường hợp lãnh đạo và nhân viên không thể gặp mặt trực tiếp
thì việc quản lý cũng không còn là vẫn đề Nhân viên có thể bảo cáo công
việc hoặc xin ý kiến qua các cuộc hợp online và lãnh đạo có thể sử dụng chữ
ký số để xác nhận các quyết định, văn bản, giấy tờ của mình cũng đưa ra các
quyết định kịp thời để điều hành công ty
b, Truyền thông bên ngoài Vinamilk
œe Website chính thức của Vinamilk: trang web này hẳn không còn xa lạ với
khách hàng khi muốn tìm hiểu về công ty Đây là nơi công ty thê hiện được tâm nhìn, giá trị cốt lõi cũng như các chính sách đào tạo, các chiến lược phát
triển nhân sự Đây chính là những nguồn thông tin quan trong, tao nén dau
ấn cũng như truyền thông rất tốt về hình ảnh của công ty đến nhân viên của mình cũng như nguồn lao động quan tâm đến công ty
® Sử dụng nền tảng Youtube: Vinamilk đã vận dụng sự tiện lợi của nền tảng Youtube để làm kênh truyền thông cho doanh nghiệp Nắm bắt được nhu cầu giải trí trên Youtube của nhân viên, việc Vinamilk đăng tải những thông tin
về doanh nghiệp trên nền tảng này sẽ giúp công ty tiếp cận người lao động một cách tự nhiên và làm giảm sự gò bó, gượng ép Các video trên Youtube
Trang 23của Vinamilk thì có nội dung khá đơn giản nhưng những nội dung ấy đều
hàm chứa những thông tin quan trọng Các thông tin về công ty, các hoạt động nỗi bật, những sản phẩm quan trọng hay các chiến dịch quảng bá của công ty đều được lồng ghép, đăng tải một cách rất sáng tạo, khiến nhân viên khi xem các video này có thê có nhiều ấn tượng và tạo được hiệu suất trong công việc của mỉnh
Trong quá trình phát triển của mình, Vinamilk luôn nỗi lên là một doanh nghiệp lớn với nhiều năm kinh nghiệm nhưng các hoạt động truyền thông của Vinamilk không hề cũ kỹ, lạc hậu mà ngược lại, VinamIlk luôn chủ động tim toi va tiếp thu những xu hướng truyền thông nội bộ, lắng nghe nguyện vọng và mong
muốn của những nhân lực trẻ để từ đó có sự điều chỉnh phù hợp nhất, đem lại hiệu quả làm việc tốt nhất cho doanh nghiệp của mình
2.1.3.3 Các công cụ hỗ trợ quản trị thông tin của Vinamilk
Có mạng lưới tới hơn 220.000 điểm kinh doanh phú đều khắp cả nước cùng việc đây mạnh thâm nhập thị trường ngoại, vẫn đề sản xuất và quản lý tới các kênh
chính là thách thức cho Vinamilk Chính vì vậy, Vinamilk đã dùng phương án quản trị doanh nghiệp tông thể ERP và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM với mục tiêu quản lý thông tin chặt chẽ hơn cũng như nâng tầm vị thế doanh nghiệp minh
a, Hé thong ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ théng hoach dinh nguồn lực giúp việc quan ly va van hanh dy án cũng như việc quản lý thông tin trong tô chức
và các nguồn tài nguyên khác một cách nhanh chóng và hiệu quả
Trước đây, hoạt động kinh doanh của Vinamilk vẫn còn sử dụng những phần mềm cũ như Foxpro,Excel, và thường xuyên mắc phải những sai sót trong quá
trình tính toán, kiểm soát, lưu trữ các chứng từ với khối lượng lớn điều này làm
cho doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý các thông tin này
Trang 24Trong hạch toán, Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót trong quá trình tính toán và các cán bộ kế của Vinamilk cũng không dễ dàng khi kiểm tra các bước tính toán và các quy trình Việc quản lý hàng hóa vào và ra cũng hoàn toàn là
thủ công, điều này đã dẫn đến lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm
đầu ra lại tiêu thụ quá chậm và đã gây ra tốn kém trong cả quá trình sản xuất của Vinamilk, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty
Để khắc phục khó khăn, vào ngày 15/3/2005, tập đoàn sữa Vinamilk Việt Nam đã không ngại chỉ hơn 4 triệu USD mua hệ thống ERP nhằm hướng đến một
tương lai phát triển và nâng cao hơn vị thế của mình Hệ thống này đã được đưa vào sử dụng chính thức từ 1/1/2007 đến nay Thay vì thực hiện các công việc một cách thủ công, hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản lý và thực hiện các quy
trình một cách hiệu quả và tránh sai sót hơn ERP tiêu chuẩn gồm các phân hệ như:
kế toán tài chính, hậu cần, quản lý, sản xuất, dịch vụ, dự đoán, lập kế hoạch và công
cụ lập báo cáo
Theo bà Ngô Thị Trang - Phó tông giám đốc Vinamilk, sau 8 tháng vận hành
ERP trên toàn công ty, hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được các sai sớt trong công tác kế toán; rõ ràng trong công tác tài chính - kế toán, tạo điều kiện
thuận lợi hơn nhiều so với trước đây Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số
nhược điểm khi sử dụng công cụ này như:
e Thiểu nguồn nhân lực: Khi triển khai sử dụng hệ thống ERP, nguồn nhân lực
có kiến thức chuyên môn ERP hầu như bị thiếu do đó gây ra nhiều khó khăn
và cản trở trong công tác sử dụng hệ thống
e Chị phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk là một doanh nghiệp lớn nhất nhì cả nước
nhưng ERP vẫn là một hệ thống đắt đỏ với doanh nghiệp này khi đã chỉ hơn
4 triệu USD cho hệ thống này
Trang 25b, Hệ thông CRM
CRM (Customer Relationship Management) là hệ thống quản lý thông tin khách hàng giúp doanh nghiệp thu thập, phân tích và lưu trữ thông tin về những khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại của doanh nghiệp
Trước khi sử dụng hệ thống CRM, Vinamilk phân phối sản phẩm theo cách truyền thống đó là thông qua nhà phân phối xuống các cơ sở bán lẻ rồi mới tới người tiêu dùng Hình thức phân phối này gặp phải rất nhiều khó khăn như:
© Không thể kiểm soát tất cả thông tin mà nhà phân phối, đại lý bán lẻ trao đôi
với khách hàng và ngược lại, công ty cũng khó chia sẻ thông tin đến các nhà
phân phối của mình
© Có sự gián đoạn thông tin giữa các khâu trung gian Tông công ty không thê
năm bắt được số lượng tồn kho của nhà phân phối để phân bô hàng hóa kịp
thời và sẽ dễ làm mắt cơ hội bán hàng của họ
Vinamilk xem hệ thống quản trị khách hàng là một phần không thể thiếu
trong chiến lược kinh doanh đài hạn của công ty Hệ thống quản lý trước
Trang 2620
đây không thê đảm bảo cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho công ty để phục
vụ cho quy trình sản xuất, quản lý hàng tồn kho và công tác marketing
Yếu tổ cốt lõi của hệ thống CRM là một cơ sở dữ liệu tông hợp về khách
hàng và thu thập về từ các bộ phận trong công ty Hệ thống CRM cho phép các
công ty thiết lập các mối quan hệ có lợi với khách hàng và đồng thời có thể giảm
được chi phí hoạt động của công ty
Với hai hệ thống thông tin ERP và CRM, Vinamilk giải quyết những vấn đề
còn tồn đọng trong doanh nghiệp mình và định hướng đưa doanh nghiệp ngày một phát triển xa hơn, nâng tầm vị thế và thương hiệu của mình tại thị trường trong nước và quốc tê
Trang 2721 2.2 Xây dựng các biên mẫu văn bản của Vinamilk
Nơi nhận: QUYEN HAN CUA NGUOI KY
- Như trên; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
¬ (Chữ ký của người có thâm quyên, con dấu của công ty)
- Lưu: VT¿ 5 Họ và tên
7
Ghi chu:
! Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn
? Trích yếu nội dung công văn
3 Địa danh
* Nội dung công văn
' Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nêu cần)
5 Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
7 Địa chỉ cơ quan, tô chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần)
Trang 2822 2.2.2 Thông báo
CONG TY CO PHAN SUA VIETNAM CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET NAM
¬ (Chữ ký của người có thâm quyên, con dấu của công ty)
- Lưu: VT¿Ẻ 6 Họ và tên
Ghi chi:
! Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo thông báo
? Địa danh
3 Trích yếu nội dung thông báo
* Nội dung thông báo
' Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nêu cần)
6 Ky tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
Trang 2923
2.2.3 Giấy giới thiệu
CONG TY CO PHAN SUA VIETNAM CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET NAM
Độc lập — Tw do — Hanh phic
Số: GGT —
” , Ngày thẳng năm
GIẦY GIỚI THIỆU
Công ty Cô phần Sữa Việt Nam trân trọng giới thiệu:
Ông (bà)? HH HH2 H222 H221 22212122 rườn
9.50) 1 ằ.ằ.ằ.ằ ga Được cử đến:” - se n2 HH HH HH tr rrrrrgrrrrse
Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện dé ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ Giấy này có giá trị đến hết ngày HH Hung tardaue i, Nơi nhận: QUYEN HAN CUA NGUOI KY
- Như trên: CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
- Lưu: VT (Chữ ký của người có thâm quyền, con dấu của công ty)
3 Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu
* Tên cơ quan, tô chức được giới thiệu tới làm việc
Trang 3024 2.2.4 Quyết định khen thưởng
CONG TY CO PHAN SUA VIETNAM CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET NAM
Độc lập — Tw do — Hanh phic
7 , ngay thang ndm
QUYET DINH
Vé viée ¬
TỎNG GIÁM ĐÓC CÔNG TY CỎ PHẢN SỮA VIỆT NAM
Căn cứ vào Quyết định số
Căn cứ vào Điểu lệ Công ty Cổ phan Sữa Việt Nam đã được Đại hội đồng
cổ đông thông qua ngày 27/4/2015;
Căn cứ vào quy chế khen thưởng của Công ty Cô phần Sữa Việt Nam;
Cee eee eke ELE cE EE EEEE CELE E EL EEECLELGEECLEE SEO E GLEE CEL EGLO GEEE CEG GEAGSE ES GEAESLECEGEeGeLaGEEerebaestereeagnaanes /,
Nơi nhận: QUYEN HAN CUA NGUOI KY
- Như Điều ; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
¬ (Chữ ký của người có thấm quyền, con dâu của công ty)
- Luu: VT, 6 7 Ho va tén
Trang 31
Ghỉ chú:
! Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo quyết định
? Địa danh
3 Trích yếu nội dung quyết định
* Các căn cứ để ban hành quyết định
# Nội dung quyết định
5 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nêu cần)
7 Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
Trang 32THAM QUYEN BAN HANH‘
Can ce Ludt Doanh nghiép s6 68/2014/OH13 ngay 26/11/2014 ctia Quéc hội nước CHXYHCN Việt Nam và các văn bản hướng dân thi hành;
Căn cứ Điểu lệ Công ty Cả phan Sữa Việt Nam đã được Đại hội đồng cỗ động thông qua ngày 27/4/2015;
CĂH CHÚ Ÿ Q TT TH HH1 1111111111101 151 111111111111 111111 1111111111111 11 111111111111 111111111 1111112111111 xez : Theo dé Qh CUO ccccccccccccccccesescesssessevssssssesessesesesssssessessessissiesiessssesiesssssesseees
QUYET DINH
Điều ÍŠ 0002222122212 22221222821 Điều Q220202202 2222212222222 erree E222 eree ⁄ Nơi nhận: QUYEN HAN CUA NGUOI KY
- Như Diéu : CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
weed (Chữ ký của người có thâm quyền, con dấu của công ty)
- Luu: VT, 7 8 Ho va tén
Ghỉ chú:
! Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo quyết định
? Địa danh
Trang 3327
3 Trích yếu nội dung quyết định
* Thâm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tô chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nêu thẩm quyên ban hành quyết định thuộc về tập thé lãnh đạo hoặc cơ quan, tô chức thì ghi tên tập thê hoặc tên cơ quan, tô chức
Š Các căn cứ để ban hành quyết định
6 Nội dung quyết định
7 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nêu cần)
8 Ky tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
Trang 3428 2.2.6 Quyết định cham diet hop dong
CONG TY CO PHAN SUA VIETNAM CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET NAM
TTT Độc lập — Tw do — Hanh phic
7 , ngay thang ndm
QUYET DINH
THAM QUYEN BAN HANH?
Căn cứ Bộ Luật lao động số 45/2019/QH14 của Quốc hội nước CHYHCN
Việt Nam và các văn bản hướng dân thì hành;
Căn cứ Điểu lệ Công ty Cả phan Sữa Việt Nam đã được Đại hội đồng cỗ động thông qua ngày 27/4/2015;
Căn cứ hợp đẳng lao động giữa: Công tụ Cổ phần Sữa Việt Nam và ông
(hà) eeienrHrrHree , Ký HSÀY ằ ă Sen ;
CĂH CHÚ Ÿ Q TT TH HH1 1111111111101 151 111111111111 111111 1111111111111 11 111111111111 111111111 1111112111111 xez : Theo dé Qh CUO ccccccccccccccccesescesssessevssssssesessesesesssssessessessissiesiessssesiesssssesseees
QUYET DINH
Điều [Ế 2.2222222222 2222222222222 ree Điều Q220202202 2222212222222 erree
Nơi nhận: QUYEN HAN CUA NGUOI KY
- Như Điều ; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
¬ (Chữ ký của người có thâm quyên, con dấu của công ty)
- Luu: VT, 7 8 Ho va tén
Trang 35
29 Ghỉ chú:
! Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo quyết định
? Địa danh
3 Trích yếu nội dung quyết định
* Thâm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tô chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nêu thẩm quyên ban hành quyết định thuộc về tập thé lãnh đạo hoặc cơ quan, tô chức thì ghi tên tập thê hoặc tên cơ quan, tô chức
5 Cac can cir dé ban hành quyết định
6 Nội dung quyết định
7 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nêu cần)
8 Ky tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)
Trang 36Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kế cả bản Fax, văn bản được chuyển
qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến doanh nghiệp
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kế cả bản sao văn bản, văn bản nội
bộ và văn bản mật) do công ty phát hành
Đăng ký văn bản là việc ghỉ chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung: nơi nhận và những thông tin khác vào Sô đăng ký văn bản
2.3.2 Nguyên tắc quản lp van ban
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của công ty phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ
những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có
đóng dấu chỉ các mức đệ khân: ““Hỏa tốc” (kế cả “Hóa tốc” hẹn giờ), “Thượng khan” va “Khan” (sau day goi chung la văn bán khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục
phát hành và chuyên phát ngay sau khi văn bản được ký
Văn bản, hề sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc
Trang 37
Văn thư hành chính Bóc bì, kiểm tra, Trong ngày nhận
phân loại văn bản
|
Ỷ
, , BMĐ-03-01 Văn thư hành chính Đóng dâu văn bản đến | | Trong ngày nhận
vào Sô văn bản BMĐ-03-02
tả uyen on de Phân công đơn vị, cá Trong 24 giờ | BMD-05-01
ong gram doc nhân thực hiện, giải (ngoại trừ công
hoặc quyết văn hỏa tốc) BMĐ-05-02 Hội đông
quản trị |
Ỷ
Phòng ban Tiếp nhận, xử lí Trong ngày nhận | 15.0601
chuyên môn văn bản từ lãnh đạo
Trang 3832
Mô tả chỉ tiết quy trình
Bước I: Tiếp nhận văn bán đến
Bộ phận Văn thư nhận, kiểm tra số lượng, dấu niêm phong (nêu có), kiểm tra,
đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận; nếu phát hiện có sai sót (mất bì,
A 3?
rach bì, văn bản “Hỏa tốc” bị chuyển đến muộn ) phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người Trưởng phòng văn thư hành chính
Bước 2: Bóc bì, kiểm tra, phân loại văn bản
Phân loại văn bản:
® Phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho công ty;
© Không bóc bì: các bì văn bản đến ghi đích đanh cá nhân và các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp Văn bản này chuyên giao đến cá nhân hoặc phòng ban được ghi; Trường hợp văn bản có liên quan đến công việc chung của công ty thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyên lại cho Văn thư
để đăng ký
Yêu cầu khi bóc bì:
e Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khân phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời;
® Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót van ban trong bì, không làm
mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
e Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nêu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông bao cho nơi gửi biết để giải quyết
Bước 3: Đóng dẫu văn bản đến vào Số văn bản
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng đu
“Đến”: ghi số đến và ngày đến (kế cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết)
Trang 3933
Đối với văn bản đến được chuyên qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cân thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”
Đối với ban fax, phải chụp lại trước khi đóng dâu Đến; đối với văn bản được
chuyên phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng
dâu "Đến" Sau đó, khi nhận được bản chính Văn thự phải đóng dấu "Đến" vào bản
chính và làm thủ tục đăng ký văn bản đến
e® Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích
danh cho tô chức đoàn thê, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyên cho nơi nhận mà không phải đóng dâu “Đến”
® Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký
hiệu (đối với những văn bản có tên loại), đưới phân trích yếu nội dung (đối
với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống đưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản
BMĐ-03-01 Mẫu dấu “Đến”
50mm CONG TY CO PHAN SUA VIET NAM
Trang 4034
Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dẫu “Đến”
® Số đến: là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục từ số 01, bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
e® Ngày đến: là ngày, tháng, năm công ty nhận được văn bản, được đóng dấu
đến và đăng ký; đối với những ngày đưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0
ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm, ví dụ: 03/01/11,
27/7/11, 31/12/11
© Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khân” và “Hỏa tốc” (kê
cả “Hóa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp
cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30)
® Chuyến: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết
® Lưu hồ sơ số: ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hỗ
so co quan
Văn bản đến được đăng ký bằng Số đăng ký văn bản đến, phải dang ky day
đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cân thiết về văn bản; không viết bằng bút chỉ,
bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng