Báo cáo nhóm cuối kỳ môn quản trị văn phòng thực trạng công tác hành chính văn phòng tại công ty cổ phần sữa việt nam

Trong bài báo cáo này, chúng tôi sẽ giới thiệu khái quát thông tin về công ty, thực trạng công tác hành chính, xây đựng những quy trình cụ thể cũng như đưa ra những nhận xét và kiến nghị

Trang 1

TỎNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRUONG DAI HOC TON DUC THANG

KHOA QUAN TRI KINH DOANH

DAI HOC TON BUC THANG BAO CAO NHOM CUOI KY MON QUAN TRI VAN PHONG THUC TRANG CONG TAC HANH CHÍNH VĂN PHONG TAI CONG TY CO PHAN SUA VIET NAM Lop Quan tri van phong N07 (Ca 1, Tht 3) Gidng vién hwong din: ThS Tran Thi Mp Phirong

Nhóm thực hiện: 01

Danh sách thành viên:

Nguyễn Thị Hồng Dung 71902022 _ Nguyễn Thị Yến Nhỉ 71902036 Nguyễn Thị Diễm Quỳnh 71901457 Nguyễn Trần Diễm Quỳnh 71901061 Nguyễn Thị Thu Thảo 71901914 Nguyễn Thị Ngọc Trân 71902077

Trang 2

LLL, Thong tint CHUNG ố Ắ 1

1.1.2 Thành tựu nồi ĐẬ| ào rrreuue 3

Pa 3 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 6

2.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng - 0 22 n2 222v erse 6

2.1.1 Cách bố trí nơi làm viỆC che 6

2.1.1.1 Ưu điểm trong cách bố trí của Vina cu 8 2.1.1.2 Nhược điểm trong cách bồ trí của VIHaIMÌX se: 9 2.1.2 Cong an n nan ố.ố.ằ 9

2.1.2.1 Ưu điểm khi thực hiện 5Š của Vinamilk 12

2.1.2.2 Nhược điểm khi thực hiện 5Š của VinqHHÏk cày 12 2.1.3 Công tác quản trị thông tìn của VIHaHÍN àìcàceeerrerrereres 13 2.1.3.1 M6 hinh quản trị thông tin của Vinamilk TH HH ve 13 2.1.3.2 Truyền thông trong công ty cé phan Vinamilk 15 2.1.3.3 Các công cụ hỗ trợ quản trị thông tìn của VinaHlk 17 2.2 Xây dựng các biêu mẫu văn bản của Vinamlk 2: c s22 sex 21

2.2.2 Thông ĐẢO S ST H1 HH1 1n 11T 11 111 tt xe 22

2.2.3 Giấy giới tHIỆM S222 eo 23 2.2.4 Quyết định khen thƯỞNng c2 eeve 24 2.2.5 Quyết định bồ nhiệm 26 2.2.6 Quyết định chấm dứt hợp đỒng S22 cve 28 2.3 Xây dựng quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi 0 nhe 30

2.3.2 Nguyên tắc quản lý văn ban

2.3.3 Quy trình xử lý văn bản đến

P006 hi Tổ n ốc ốố.ốố.ố 45

Trang 3

2.4 Xây dựng quy trình lưu trữ văn bản 22 22212122222 re 56

2.4.1 Sơ đồ quy trình lưu trữ văn bảH co 56 2.4.2 Mô tả chỉ HẾT à So 5c S221 222212200 ee 57 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT CHUNG VÀ KIÊN NGHỊ 22-22222222 ee.e 69

3.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng 02c 2n 222222 rey 69

3.1.1 Cách bố trí nơi làm ViỆC à S22 reo 69

3.1.2 Công tác 3S của doanh HghiỆP cà ch 70 3.7.3 Công tác quản trị thông tin của doanh nghiỆp co 70 3.2 Xây dựng các biểu mẫu văn bản 22 cư ren rung 71 3.3 Xây dựng quy trình xử lý văn bản - 52 2 222221212121 22222222222 rye 72 3.4 Xây dựng quy trình lưu trữ văn bản - s5: 2222212122 222xererrererrrrrrrre 73

KẾT LUẬN 2222 2221222221222222222 2222222222222 ere 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO 222 2222221212222122222222222222012 xe 75 PHỤ LỤC HÌNH ẢNH 2222222212222122222222222 2 2e 78 PHỤ LỤC VIDEO 5252: 222221 11212 2.2212.222 neerea 82 DANH MUC BANG BIEU VA HINH ẢNH -2222222222221222222 2e 83 DANH MỤC ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN 2S 2222222212112 re 84

Trang 4

ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THÁNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Fe ok de de ok de oe ok ke ok ee

DIEM BAI BAO CAO CUOI KY

HOC KY 2 NAM HOC 2020-2021

- Không lỗi chính ta, lỗi đánh máy, lỗi trích dẫn 0.5

tài liệu tham khảo

2 | Noi dung:

Khai quat vé théng tin doanh nghiép 1,0

Phân tích và đánh giá việc áp dụng lý thuyết vào 3,0

Trang 5

ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THÁNG KHOA QUAN TRI KINH DOANH

Fe ok de de ok de oe ok ke ok ee

DIEM BAI THUYET TRINH CUOI KY HOC KY 2 NAM HOC 2020-2021

Nhom thu hién: OL Cb ce le tH See Danh gia:

1 | Hinh thức trình bảy slide

- Nội dung slides đúng trọng tâm 0,5

Trang 6

LỜI MỞ ĐẦU Công tác hành chính văn phòng là một lĩnh vực nắm g1ữ vị trí và vai trò đặc biệt quan trọng trong mọi tổ chức từ cơ quan nhà nước đến các doanh nghiệp nhỏ

hay lớn Dù ở bất kỳ thời điểm nào đi chăng nữa, chúng ta vẫn không thê vận hành

trơn tru một tô chức mà không có sự hỗ trợ của công tác hành chính văn phòng Để

chứng minh điều đó, nhóm chúng tôi đã quyết định chọn Công ty Cô phần Sữa Việt Nam Vinamilk dé phan tích cụ thể thực trạng công tác hành chính văn phòng tại đây

Trong bài báo cáo này, chúng tôi sẽ giới thiệu khái quát thông tin về công ty, thực trạng công tác hành chính, xây đựng những quy trình cụ thể cũng như đưa ra những nhận xét và kiến nghị của mình về việc cải thiện công tác hành chính văn phòng của công ty VinamIlk

Bài báo cáo có cấu trúc được chia làm ba chương chính như sau:

Chương 1: Khái quát thông tin về Công ty Cô phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)

Chương 2: Thực trạng công tác hành chính văn phòng của Công ty Cô phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)

Chương 3: Nhận xét chung và kiến nghị

Trang 7

CHUONG 1: KHAI QUAT THONG TIN VE CONG TY

1.1, Théng tin vé doanh nghiép

Ld Thong tin chung

® Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: Vietnam Dairy Products loint Stock Company

® Loại hình: Công ty cỗ phần

® Mã chứng khoán trên HOSE: VNM

® Trụ sở chính: Số 10, đường Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7, Tp HCM

®_ Nhà máy sữa Trường Thọ (tiền thân là nhà máy Cosuvina)

® Nhà máy sữa Bột Dielac (tiền thân là nhà máy sữa bột Nestle` - Thụy Sỹ) Sau khi các chi nhánh bán hàng được mở rộng ở một vài tỉnh thành từ Bắc

vào Nam, vào ngày 01/10/2003, công ty được cô phân hóa và chính thức chuyển đôi thành Công ty Cô phần Sữa Việt Nam

Vinamilk là một công ty có ngành nghề đa dạng nhưng điển hình nhất là sản

xuất và kinh doanh các sản phẩm từ sữa như sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, sữa

đậu nành, sữa tươi, bánh, nước giải khát và rất nhiều các sản phẩm từ sữa khác

Trang 8

quan Bên cạnh đó, Vinamilk còn góp mặt vào một số lĩnh vực khác như chăn TIUÔI; kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; kinh đoanh kho bãi, vận tải bằng ô

tô, bốc xếp hàng hóa; sản xuất và mua bán bao bì; sản xuất và mua bán rượu, đồ uống và một số thực phẩm chế biến khác

Vinamilk hiện là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất các sản

phẩm từ sữa tại Việt Nam với sản phẩm được phân phối phủ đều khắp 63 tỉnh thành trên cả nước với gần 200 nhà phân phối và 240.000 điểm bán lẻ truyền thống, 7.800 kênh bán lẻ hiện đại Vinamilk chiếm lĩnh phần lớn thị phần trên cả nước, cụ thé như sau: 54,5% thị phần sữa trong nước; 40,63% thị phần sữa bột; 33,9% thi phan

sữa chua uống: 84,5% thị phần sữa chua ăn; 79,7% thị phần sữa đặc Ngoài ra, nhóm khách hàng đặc biệt liên tục được mở rộng như bệnh viện, khách sạn, nhà hàng, doanh nghiệp nhất là nhóm trường học được chú trọng và mở rộng hơn bao giờ hết nhờ tích cực góp phần vào chương trình Sữa học đường Quốc gia Bên cạnh

đó, Vinamilk không chỉ là thương hiệu hàng đầu trong lòng người tiêu dùng Việt Nam mà còn là thương hiệu nhận được cả sự ta chuộng trên trường quốc tế Tính đến nay, sản phẩm của Vinamilk đã xuất khẩu lũy kế đến 55 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới như: Thái Lan, Campuchia, Lào, Úc, Bắc Mỹ, châu Âu, khu vực Trung Đông với tông kim ngạch xuất khâu từ năm 1997 đến năm 2020 đạt hơn 2,4 ty USD

Cô phiếu của Vinamilk được xếp là cô phiếu blue-chip tại Việt Nam - cỗ phiếu dành cho những doanh nghiệp được đánh giá có mức tăng trưởng và doanh

thu ôn định Doanh thu hằng năm của Vinamilk được thống kê tăng khoảng từ 20%

- 25% Trên thực tế, theo như thống kê của AC Nielsen, năm 2020 ngành sữa đã có

sự tăng trưởng âm (giảm 63⁄4) do hàng chục triệu người bị ảnh hưởng tiêu cực bởi đạt dịch và thu nhập bình quân của người lao động đã giảm 3,2% so với năm 2019

(GSO) Tuy phải đối mặt với đại địch Covid-19 với những ảnh hưởng đầy khắc

nghiệt, bằng những nỗ lực không ngừng của mình, Vinamilk vẫn nhận được những thành tích đáng kinh ngạc trong năm 2020 Trong bối cảnh khó khăn, Vinamilk vẫn

Trang 9

hoàn thành kế hoạch năm 2020 với tông doanh thu hợp nhất đạt 59,723 tỷ đồng,

tăng 5,9% so với cùng kỳ năm trước, chiếm hơn 20% tông giá trị của top 50 thương

hiệu dẫn đầu Việt Nam năm 2020 và hơn 50% thị phân sữa Việt Nam

1.1.2 Thành tựu nỗi bật

Là một công ty với lịch sử lâu đời ở Việt Nam, Vinamilk không chỉ thành công khẳng định vai trò, vị thế của mình trong nước mà còn cả trên trường quốc tế Thông qua một thời gian hoạt động lâu dài của mình, sự xuất sắc của Vinamilk đã

đem lại cho công ty không ít thành tựu nỗi bật, trong đó có một số thành tựu đáng

giá trị nhất toàn cầu” và “Top 36 công ty sữa lớn nhất thế giới”

® Top 50 thương hiệu giá trị nhất Việt Nam - Forbes (2016 - 2020)

® Top 50 công ty niêm yết lớn nhất Châu Á - Thái Bình Dương (2016)

® Top 300 công ty năng động nhất châu Á - Tạp chí Nikkei (2016 - 2020)

® Top 50 Doanh nghiệp sữa có doanh thu lớn nhất thế giới (Đứng thứ 49) theo

báo cáo của Euro Monttor & KPMG (2016)

Trang 10

1.2 Co cau tô chức

Số lượng nhân viên của Vinamilk theo thống kê năm 2020 đạt mức 9.361 nhân viên Cơ cầu tổ chức của Vinamilk được thiết kế theo mô hình trực tuyến - chức năng Sơ đồ tô chức của Vinamilk được thể hiện một cách chuyên nghiệp và phân bộ phòng ban một cách khoa học và hợp lý, phân cấp cụ thê theo trách nhiệm

của mỗi thành viên và phòng ban trong công ty Vinamilk do Đại hội đồng cô đông

đứng đầu có nhiệm vụ định hướng, phát triển và quyết định các dự án đầu tư, trực tiếp quản lý Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị bao gồm 4 tiểu ban là: Tiểu ban

chiến lược, Tiểu ban nhân sự, Tiểu ban lương thưởng và Tiểu ban kiểm toán có

nhiệm vụ quyết định các chiến lược, kế hoạch phát triển, kinh doanh hằng năm và quyết định các giải pháp phát triển thị trường Tổng giám đốc là người có chức vụ

điều hành cao nhất, có nhiệm vụ điều hành hoạt động hằng ngày của công ty và

hành động đưới quyên của Hội đồng quản trị Tổng giám đốc là lãnh đạo trực tiếp

của các giám đốc các phòng ban điều hành hoạt động của công ty như: Giám đốc

Hoạch định Chiến lược, Giám đốc Công nghệ thông tin, Giám đốc Điều hành Kinh

doanh quốc tế Ngoài ra, cơ cầu tô chức Vinamilk còn có hai vị trí là Giám đốc Kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro có chức năng tư vẫn cho Hội đồng quản trị cũng

như Tổng giám đốc và Giám đốc Kiểm toán nội bộ làm việc đưới quyền Tiểu ban

kiểm toán

Trang 11

—————————————' Hội đồng quản trị

ashe sti Shite sat

Tiéu ban chién luge Tiéu ban nhan sy

Tiếu ban lương thưởng Tiểu ban kiếm toán

Giam déc Giám đốc Giám đốc

Điều hành Điều hành Điều hành

Chuỗi cung Nhân sự - Tài chính

ứng Hành chính

và Đối ngoại

Neuon: Vinamilk.com Hinh 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cỗ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)

Trang 12

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

2.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng

2.1.1 Cách bố trí nơi làm việc

Môi trường làm việc và không gian làm việc của một tô chức có tác động rất

lớn tới trạng thái, tâm lý làm việc cũng như hiệu suất công việc của nhân viên Bất

cứ nhân viên nào cũng mong muốn được làm việc trong một không gian tiện nghỉ, thoái mái nhưng đồng thời cũng hiện đại và năng động Một môi trường làm việc tốt

sẽ là nguồn động lực mạnh mẽ để thúc đây sự sáng tạo của nhân viên, giúp họ có được những phương án và quyết định đúng đắn trong công việc

Hiểu được điều này, kể từ khi mới thành lập năm 1976 đến nay, trải qua 45

xây đựng và phát triển Vinamilk đã không ngừng cải tiễn môi trường làm việc ở

công ty của mình Trong nhiều năm liên tiếp Vinamilk đều nằm trong danh sách

“100 nơi làm việc tốt nhất Việt Nam” do Tổ chức cộng đồng mạng nghề nghiệp

Anphabe công bố Năm 2020, Vinamilk tiếp tục được bình chọn là nơi làm việc tốt nhất Việt Nam, điều này đồng nghĩa với việc Vinamilk đã giữ vững vị tri top 1 la

nơi làm việc tốt nhất Việt Nam trong 3 năm liền Có thể thấy rằng, sự bền vững trong chiến lược nhân sự nói riêng và phát triển nói chung của Vinamilk trong việc

định hướng xác định yếu tố con người chính là nhân tổ then chốt quyết định đến

thành công của doanh nghiệp

Văn phòng làm việc của Vinamilk tọa lạc tại đường Tân Trào, quận 7, thành

phố Hồ Chí Minh được thiết kế theo kiểu hỗn hợp vì trơng ứng với mỗi nhóm nhân

viên sẽ có một không gian làm việc riêng theo dạng những ô chữ nhật lớn có vách ngăn, đối với nơi làm việc giữa các nhân viên trong cùng một nhóm sẽ không có vách ngăn để thuận tiện cho trao đổi công việc Phòng làm việc của ban lãnh đạo công ty được bé tri ở một vị trí riêng biệt, vên tinh su dụng tường cách âm và có cửa 1a vào riêng, ngăn cách với không gian làm việc của nhân viên

Trang 13

Mỗi nhóm nhân viên sẽ có không gian làm việc chung, bàn làm việc của mỗi nhân viên được xếp để tạo ra không gian hình chữ nhật và có lỗi ra vào ở giữa, đồng

thời, có vách ngăn thấp ở phía trước để tách biệt với nhóm khác Lối đi chung tại

khu vực làm việc khá rộng rãi tạo cảm giác thông thoáng hơn cho văn phòng Ngoài

ra, Vinamilk con trang bị những phòng họp vừa và nhỏ với không gian kín hoặc mở tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của nhân viên

Không gian làm việc của Vinamilk có nhiều góc trang trí các tiêu cảnh có liên quan đến sữa và các sản phẩm từ sữa Đặc biệt, Vinamilk thiết kế một khu vực riêng để nhân viên Marketing có không gian sáng tạo và truyền cảm hứng làm việc cho họ Đó là không gian làm việc mở, được trải thảm cỏ để tạo cảm giác như một

trang trại Tại đây cũng trưng bày một số giải thưởng mà Vinamilk đã đạt được để

tạo niềm vui và động lực cho nhân viên làm việc Bên cạnh đó, các sản phẩm của

công ty có mặt hâu hết khắp mọi nơi trong không gian làm việc, điều này không chỉ

giúp không gian làm việc trở nên sinh động hơn mà nó còn giúp tạo nguồn cảm

hứng để hình thành nên những ý tưởng phát triển cho chính các sản phẩm đó Những chiếc bàn tròn nhỏ được đặt rải rác trong văn phòng giúp nhân viên có thé

hợp nhóm hoặc thảo luận một cách nhanh chóng, tiện lợi Văn phòng làm việc được trang trí với màu sắc chủ đạo là trắng, xanh lá cây và xanh đương (ba màu trong nhận diện thương hiệu của Vinamilk), hoa, cây cảnh và những mảng xanh được đặt

ở nhiều nơi tạo bầu không khí trong lành, mới mẻ và hòa nhập với thiên nhiên Nơi làm việc của Vinamilk luôn có đầy đủ ánh sáng: Ánh sáng thiên nhiên

và ánh sáng nhân tạo từ hệ thống đèn điện Tuy nhiên, ở văn phòng làm việc vẫn sử

dụng chủ yếu là ánh sáng nhân tạo Mỗi tầng làm việc đều có tường kính để nhìn ra

ngoai, co thể đón ánh sáng tự nhiên và có rèm kéo màu xám nhạt dé chiu Văn phòng làm việc của Vinamilk trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc hiện đại cho nhân viên như: máy in laser, máy in màu, máy photocopy, v.v Mỗi bản làm việc được cung cấp máy tính riêng, ghế ngồi của nhân viên là đạng ghế xoay lưới màu đen sang trọng đem lại cảm giác thoái mái cho nhân viên khi làm việc Bàn

Trang 14

làm việc, tường và nội thất sử dụng các màu sắc tươi sáng tạo cảm giác thoáng đãng

và rộng rãi khi làm việc

Ngoài môi trường làm việc độc đáo và hiện đại, Vinamilk còn quan tâm xây dựng các không gian nghỉ ngơi, giải trí và chăm sóc sức khỏe cho nhân viên Khu vực phục vụ ăn trưa và giải khát tại Vinamilk được thiết kế sạch Sẽ, rộng rãi có thể phục vụ một số lượng rất lớn nhân viên cùng lúc Ngoài thời gian làm việc căng

thẳng nhân viên của công ty có thé giải trí, trò chuyện ở những không gian được

thiết kế như quán cà phê sân vườn ngoài trời, rèn luyện sức khỏe tại phòng gym của

công ty với các thiết bị tập luyện hiện đại hoặc có thể tận hưởng khu vực hỗ bơi của

công ty

2.1.1.1 Ưu điểm trong cách bố trí của Vinannlk

® Với cách thiết kế không gian làm việc của Vinamilk có thể mang lại cả hiệu

quả làm việc cá nhân và nhóm Mỗi nhóm có thể tập trung cho một nhiệm vụ công việc khác nhau, đồng thời cũng thuận tiện cho việc trao đổi của các

thành viên trong nhóm và tiết kiệm được thời gian di chuyển

® Thiết kế văn phòng theo kiêu hỗn hợp vừa thể hiện được ưu điểm vừa khắc

phục được nhược điểm của văn phòng kiểu đóng và kiểu mở Ngoài việc thuận lợi cho hoạt động giám sát nhân viên trong quả trình làm việc, cách bế

trí văn phòng làm việc của Vinamilk còn giúp tối ưu diện tích tối đa và tiết

kiệm rất nhiều chỉ phí như xây dựng, mua trang thiết bị và trang trí nội thất

rộng tùy vào nhu cầu phát triển số lượng nhân sự của công ty

® Văn phòng làm việc của Vinamilk không chỉ giúp mang lại hứng thú làm

việc cho nhân viên qua cách bố trí mà nó còn làm cho nhân viên cảm thấy

được gắn bó, được quan tâm, chăm sóc về cả sức khỏe tính thần và thể chất

Trang 15

2.1.1.2 Nhược điềm trong cách bố trí cha Vinamilk

® Không gian làm việc được ngăn cách bởi các vách ngăn mỏng nên hiệu qua bảo mật không cao Một số không gian hội hợp trong công ty ở dạng không

gian mở hoàn toàn có thê bị nghe lén hoặc đánh cắp ý tưởng

® Không gian làm việc mở, xuất hiện nhiều loại tiếng ồn khác nhau như tiếng

trao đôi, đi lại v.v có thể gây mất tập trung cho nhân viên trong quá trình làm việc

2.1.2 Công tác 5Š của Vinarmili

Sang loc - Seri

Nhan vién tai Vinamilk chu động trong công việc phân loại và loại bỏ những

vật không cần thiết tại khu vực làm việc của mỗi cá nhân Không có vật dụng thừa

trên bàn làm việc Đặc biệt, phải chú ý các vật còn sót lại trong ngăn tủ trong quá trinh phân loại

Tại khu vực làm việc chung các nhân viên sẽ cùng nhau phân loại và giữ lại

các sản phẩm, các vật trang trí tiêu cảnh còn phù hợp với chiến địch quảng bá hiện

tại Đồng thời, lưu trữ những sản phẩm, vật dụng của đợt quảng bá cũ tại kho lưu trữ của công ty

Tài liệu trong quá trình làm việc được phân loại theo các cấp độ quan trọng

và mức độ sử dụng Chủ động loại bỏ, tiêu hủy những tài liệu không còn cần thiết

Đối với nội thất, máy móc cũ hoặc không còn có thê sử đụng có thê thanh lý

hoặc bán lại Với những thiết bị còn có thể sửa chữa thì tái sử dụng chúng Đối với

các vật thuộc sở hữu công ty cần báo cáo và xin phép người có thâm quyền trước

khi tiễn hành tiêu hủy

Sap xép - Seiton

Khu vực làm việc tại Vinamilk được sắp xếp và phân loại rất rõ ràng từ khu vực làm việc của nhân viên, của sếp đến phòng họp, khu vực thiết kế, sang tao va

Trang 16

biệt với nhau giúp nhân viên tập trung hơn trong quá trình làm việc

Bàn ghế và các vật dụng trong khu vực làm việc được sắp xếp một cách gọn

gàng, ngăn nắp, đễ tìm và dé lấy Mỗi bàn được trang bị kệ tài liệu riêng cho nhân

viên Những vật dụng nhân viên thường xuyên sử dụng như: máy tính, bút, khay tài liệu, v.v được đặt trên bàn làm việc Ngoài ra, mỗi nhân viên được trang bị một tủ nhỏ và một tủ lớn đưới bàn làm việc đề cất giữ những vật dụng và tài liệu ít được sử dụng hoặc các đồ dùng cá nhân của nhân viên

Đối với tài liệu đã qua sử đụng và không cân dùng tới nữa (không còn quan

trọng) sẽ được đem đi tiêu hủy, với các tài liệu thường xuyên sử dụng được đặt tại

kệ chung có ở mỗi tầng làm việc, các tài liệu mật cực kỳ quan trọng sẽ được bảo quản riêng bởi ban lãnh đạo, các tài liệu không thường dùng nhưng vẫn chưa tới thời gian tiêu hủy sẽ được lưu trữ tại kho tư liệu của công ty Hồ sơ, tài liệu được

phân loại theo màu sắc và đán nhãn, ký hiệu rõ ràng để thuận lợi cho việc tìm kiếm

đồng thời đảm bảo mỹ quan nơi làm việc

Tại các hành lang, lỗi ra vào của công ty đều đặt chuông báo cháy, bình chữa cháy, hệ thống phun nước đặt ở cuối hành lang, camera đặt ở những vị trí cao dé quan sát để đảm bảo an ninh cho công ty

Sach sé - Seiso

Ngoài nhân viên vệ sinh sẽ làm vệ sinh ở những khu vực chung mỗi ngày, thì các nhân viên tại Vinamilk đều có ý thức giữ gìn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc của mỗi cá nhân Các kệ tủ trưng bày và bàn làm việc của nhân viên hoàn toàn sạch sẽ, không bám bụi và được vệ sinh thường xuyên Các cửa kính trong công ty, cửa sô, cửa ra vào được lau chùi mỗi ngày và không có vét ban

Máy móc, thiết bị trong quá trình làm việc cũng được thường xuyên lau chùi

để loại bỏ bụi bẩn đồng thời có thể giúp kiểm tra trang thái hoạt động và phát hiện

sớm các chỉ tiết hoạt động bất thường

Trang 17

Mỗi tầng làm việc đều được trang bị hệ thống hút âm trần giúp lưu thông không khí và hạn chế tình trạng ẩm mốc ở văn phòng

Săn sóc - Seikefsu

Mỗi nhóm nhân viên sẽ do một người phụ trách việc kiểm tra và đánh giá thực hiện 5§ một cách thường xuyên Ngoài ra, các nhân viên cũng chủ động nhắc nhớ nhau trong quả trình thực hiện, giúp 5S trở thành một thói quen trong công việc hàng ngày của mỗi người Đối với các công tác chung sẽ ghi cụ thê tên người chịu trách nhiệm ở mỗi công việc

Đặc biệt, tại khu vực làm việc có các khẩu hiệu, hình ảnh sinh động để nhắc

nhở mọi người nễ lực duy trì, không nên lãng phí công sức sau khi đã thực hiện được 35 nói trên

Kế hoạch làm vệ sinh được xây dựng một cách thường xuyên Đồng thời, giữa các phòng ban còn phát động các chương trình thi đua thực hiện 5S định ky dé các nhân viên có cơ hội được tham gia nhiều hơn

San sang - Shiketsuke

Vinamilk chu déng x4y dumg cdc khéa dao tao vé 5S cho nhan vién, làm cho nhân viên cảm nhận được niềm vui trong quá trình thực hiện 5S cũng như những lợi ich ma 5S mang lat Kế hoạch thực hiện 5§ của Vinamilk được sắp xếp một cách cụ thé, có sự tham gia của toàn bộ nhân viên và các cấp lãnh đạo Ban lãnh đạo của Vinamilk chính là những người đi đầu trong việc thực hiện, cũng như hỗ trợ thực

hiện và thúc đây hoạt động 5S của toàn tô chức

Không thúc ép nhân viên trong quá trình thực hiện 5S mà để nhân viên chủ động thực hiện cho tới khi cảm thấy yêu thích 5S Đây cũng là cách giúp tạo không

gian thoái mái để mọi người có thể thực hiện 5S một cách tốt nhất Đối với các cá

nhân và tập thể hoàn thành tích cực công tác 5S, Vinamilk sẽ có các chương trình

khen thưởng phù hợp để khích lệ họ tiếp tục duy trì 5S Song song với việc khen thưởng, khi cá nhân hoặc tập thể mắc lỗi trong quá trình thực hiện 5S, họ cần được

Trang 18

sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy đễ dàng chấp nhận và hợp tác tốt hơn

Khi xảy ra chậm trễ trong quá trình thực hiện 5S ở bất cứ bộ phận nào sẽ ngay lập tức áp dụng 5WIH để tìm ra nguyên nhân, gốc rễ vấn đề và sau đó tìm

cách khắc phục, cải thiện

2.1.2.1 Uu điểm khi thực hiện 5S của Vinamilk

® Nhờ quá trình thực hiện nghiêm túc 5S, văn phòng làm việc cua Vinamilk tro nên gọn gàng, ngăn nắp và sạch sẽ Tất cả tài liệu được sắp xếp và phân loại

không chỉ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà còn tạo tính thẩm mỹ cho nơi

e®_ Đảm bảo an toàn cháy nỗ và an ninh tại nơi làm việc, giúp nhân viên an tâm công tác

® Nâng cao ý thức, trách nhiệm của nhân viên đối với tập thể, công ty Tạo môi

trường làm việc chuyên nghiệp cho các nhân viên, định hướng nhân viên phát triển toàn cầu Tạo môi trường làm việc tích cực, chuyên nghiệp từ đó giúp thu hút nhân sự

2.1.2.2 Nhược điểm khi thực hiện 5S của Vinamilk

® Trong giai đoạn đầu, thực hiện 5S mất khá nhiều thời gian dành cho việc

sàng lọc, sắp xếp và đọn đẹp một cách thường xuyên

Trang 19

e Chưa đảm bảo được 100% nhân viên yêu thích và hứng thú tham gia thực hiện 5S tại cơ sở làm việc Cân các chính sách phù hợp hơn đề thu hút nhân viên tham gia và tuân thủ 5S

e Mỗi nhân viên đều có ý thức kỷ luật khác nhau nên còn thiếu sự đồng bộ trong thực hiện 5S Chính vì vậy cân tăng cường thực hiện, phô biến và cải tiễn 5S để phù hợp hơn với thực tế môi trường làm việc của Vinamilk

® Gây áp lực cho nhân viên trong giai đoạn đầu vì phải vừa thực hiện công việc hằng ngày vừa thực hiện các nhiệm vụ của 5S Để khắc phục điều này

mỗi nhân viên cần xây dựng cho mình một kế hoạch làm việc chỉ tiết và

phân bé thoi gian làm việc hiệu quả, khoa học

2.1.3 Công tác quản trị thông tin cua Vinamilk

2.1.3.1 Mô hình quản trị thông tin của Vinamilk

Dựa vào cơ cấu tô chức trực tuyến - chức năng của Vinamilk, có thể thấy rằng thông tin được truyền đi trong toàn bộ tô chức theo mô hình thông tin phân tán Ban Giám Đốc sẽ trực tiếp ra quyết định cho mọi quyết định của công ty Các vấn

đề trong công ty được liên lạc truyền đi và đến đều được thông qua Đại hội đồng Cô

đông và Hội đồng quản trị và Tông giám đốc sẽ là người đại diện chính thức thông

báo và ban hành các quyết định và chỉ thị xuống cho các cấp phòng ban của mình

Việc sử dụng mô hình thông tin này đem lại cho Vinamilk nhiều ưu điểm

trong quan lý thông tin nhưng cũng có một số hạn chế cần lưu ý

u điểm:

® Giúp Vinamilk quản lý thông tin một cách đễ dàng, thông tin được trao đôi

sẽ có sự tập trung, chính xác hơn về mặt chuyên môn, đo đó tất ca moi người

trong tô chức biết mình phải làm gì và làm như thế nào, cũng như có được

tính nhất quản trong quá trình làm việc Bởi vì thông tin được truyền theo mô hình phân tán, do đó bộ phận chức năng sẽ tập trung hơn vào chuyên môn nên hiệu quả công việc sẽ tốt hơn, đem lại hiệu suât công việc

Trang 20

Với sự phân tán trong thông tỉn, các nhà quản trị của Vinamilk sẽ có thể năm

bắt được thông tin, số liệu cụ thể nhất vì họ trực tiếp quản lý, tiếp nhận thông

tin từ quản trị cấp cơ sở Do đó, nhà quản trị sẽ có thể đưa ra được những

quyết định đúng đắn, phù hợp nhất Đây cũng là điều kiện giúp các lãnh đạo thé thực hiện tầm nhìn của công ty một cách đễ dàng hơn Có những đường dây truyền thông rõ ràng và Giám đốc điều hành cũng như Hội đồng quản trị

có thể truyền đạt tới nhân viên và giúp nhân viên hướng tới việc đạt được

tầm nhìn của tô chức

Ngoài ra, với mô hình théng tin nay, công ty cũng không cần phải chịu thêm

chỉ phí để thuê chuyên gia cho các chỉ nhánh của mình vì các quyết định

quan trọng được đưa ra bởi Ban điều hành và sau đó được truyền đạt tới các chi nhánh

Nhược điểm:

Có thê xảy ra xung đột thông tin khi các phòng ban chức năng và ban lãnh

đạo có sự khác nhau về ý kiến, cần phải thảo luận nhiều lần nên thông tin có

thể sẽ không được nhanh chóng

Một bộ phận trong cơ cấu sẽ bị chỉ phối bởi thông tin của nhiều phòng ban

chức năng và cả ban lãnh đạo, vì vậy thông tin cũng có thể sẽ trở nên nhiễu loạn, quá tải

Tạo áp lực cho người lãnh đạo mỗi khi ra quyết định phải đâm bảo chính xác dẫn đến rủi ro cao và thời gian ra quyết định chậm

Trang 21

TIỂU BAN KIỂM TOÁN BAN DIEU HANH

2.1.3.2 Truyền thông trong công ty cé phan Vinamilk

Các kênh truyền thông của Vinamilk vô cùng đa dạng, phong phú và theo kịp xu thế của thời đại 4.0 cũng như môi trường công sở hiện đại Có hai dạng kênh truyền thông là dạng công khai và riêng tư trong nội bộ đảm bảo những thông tin then chốt, bí mật của doanh nghiệp và nhân sự

a, Truyêền thông trong nội bộ Vinamilk

Là một tập đoàn sữa lớn của Việt Nam, Vinamilk đã xây dựng những hoạt động truyền thông nội bệ không chỉ phù hợp với đặc trưng hoạt động của doanh

Trang 22

nghiệp mà còn đáp ứng được nguyện vọng của người lao động với mục tiêu tăng

thêm đoàn kết cũng như gắn bó với doanh nghiệp của nhân viên

© Sử dụng nền tảng website làm nền tảng truyền thông nội bộ: Vinamilk có website riêng chỉ dành cho nhân sự trong doanh nghiệp Trong trang web nay, Vinamilk tập trung quản lý, truyền tải thông tin đến nhân sự công ty, bên cạnh đó là những thông tin về các hoạt động của công ty Từ đó, tạo cho

nhân viên một cảm giác gần gũi, thân thuộc và cảm thấy gắn kết với doanh

nghiệp hơn

dựng hệ thống E-Office giúp quản lý nhân viên đễ dàng, trong những trường hợp bất khả kháng như phải lam viée online trong dai dich COVID-19, hay trong những trường hợp lãnh đạo và nhân viên không thể gặp mặt trực tiếp

thì việc quản lý cũng không còn là vẫn đề Nhân viên có thể bảo cáo công

việc hoặc xin ý kiến qua các cuộc hợp online và lãnh đạo có thể sử dụng chữ

ký số để xác nhận các quyết định, văn bản, giấy tờ của mình cũng đưa ra các

quyết định kịp thời để điều hành công ty

b, Truyền thông bên ngoài Vinamilk

œe Website chính thức của Vinamilk: trang web này hẳn không còn xa lạ với

khách hàng khi muốn tìm hiểu về công ty Đây là nơi công ty thê hiện được tâm nhìn, giá trị cốt lõi cũng như các chính sách đào tạo, các chiến lược phát

triển nhân sự Đây chính là những nguồn thông tin quan trong, tao nén dau

ấn cũng như truyền thông rất tốt về hình ảnh của công ty đến nhân viên của mình cũng như nguồn lao động quan tâm đến công ty

® Sử dụng nền tảng Youtube: Vinamilk đã vận dụng sự tiện lợi của nền tảng Youtube để làm kênh truyền thông cho doanh nghiệp Nắm bắt được nhu cầu giải trí trên Youtube của nhân viên, việc Vinamilk đăng tải những thông tin

về doanh nghiệp trên nền tảng này sẽ giúp công ty tiếp cận người lao động một cách tự nhiên và làm giảm sự gò bó, gượng ép Các video trên Youtube

Trang 23

của Vinamilk thì có nội dung khá đơn giản nhưng những nội dung ấy đều

hàm chứa những thông tin quan trọng Các thông tin về công ty, các hoạt động nỗi bật, những sản phẩm quan trọng hay các chiến dịch quảng bá của công ty đều được lồng ghép, đăng tải một cách rất sáng tạo, khiến nhân viên khi xem các video này có thê có nhiều ấn tượng và tạo được hiệu suất trong công việc của mỉnh

Trong quá trình phát triển của mình, Vinamilk luôn nỗi lên là một doanh nghiệp lớn với nhiều năm kinh nghiệm nhưng các hoạt động truyền thông của Vinamilk không hề cũ kỹ, lạc hậu mà ngược lại, VinamIlk luôn chủ động tim toi va tiếp thu những xu hướng truyền thông nội bộ, lắng nghe nguyện vọng và mong

muốn của những nhân lực trẻ để từ đó có sự điều chỉnh phù hợp nhất, đem lại hiệu quả làm việc tốt nhất cho doanh nghiệp của mình

2.1.3.3 Các công cụ hỗ trợ quản trị thông tin của Vinamilk

Có mạng lưới tới hơn 220.000 điểm kinh doanh phú đều khắp cả nước cùng việc đây mạnh thâm nhập thị trường ngoại, vẫn đề sản xuất và quản lý tới các kênh

chính là thách thức cho Vinamilk Chính vì vậy, Vinamilk đã dùng phương án quản trị doanh nghiệp tông thể ERP và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM với mục tiêu quản lý thông tin chặt chẽ hơn cũng như nâng tầm vị thế doanh nghiệp minh

a, Hé thong ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ théng hoach dinh nguồn lực giúp việc quan ly va van hanh dy án cũng như việc quản lý thông tin trong tô chức

và các nguồn tài nguyên khác một cách nhanh chóng và hiệu quả

Trước đây, hoạt động kinh doanh của Vinamilk vẫn còn sử dụng những phần mềm cũ như Foxpro,Excel, và thường xuyên mắc phải những sai sót trong quá

trình tính toán, kiểm soát, lưu trữ các chứng từ với khối lượng lớn điều này làm

cho doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý các thông tin này

Trang 24

Trong hạch toán, Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót trong quá trình tính toán và các cán bộ kế của Vinamilk cũng không dễ dàng khi kiểm tra các bước tính toán và các quy trình Việc quản lý hàng hóa vào và ra cũng hoàn toàn là

thủ công, điều này đã dẫn đến lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm

đầu ra lại tiêu thụ quá chậm và đã gây ra tốn kém trong cả quá trình sản xuất của Vinamilk, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty

Để khắc phục khó khăn, vào ngày 15/3/2005, tập đoàn sữa Vinamilk Việt Nam đã không ngại chỉ hơn 4 triệu USD mua hệ thống ERP nhằm hướng đến một

tương lai phát triển và nâng cao hơn vị thế của mình Hệ thống này đã được đưa vào sử dụng chính thức từ 1/1/2007 đến nay Thay vì thực hiện các công việc một cách thủ công, hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản lý và thực hiện các quy

trình một cách hiệu quả và tránh sai sót hơn ERP tiêu chuẩn gồm các phân hệ như:

kế toán tài chính, hậu cần, quản lý, sản xuất, dịch vụ, dự đoán, lập kế hoạch và công

cụ lập báo cáo

Theo bà Ngô Thị Trang - Phó tông giám đốc Vinamilk, sau 8 tháng vận hành

ERP trên toàn công ty, hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được các sai sớt trong công tác kế toán; rõ ràng trong công tác tài chính - kế toán, tạo điều kiện

thuận lợi hơn nhiều so với trước đây Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số

nhược điểm khi sử dụng công cụ này như:

e Thiểu nguồn nhân lực: Khi triển khai sử dụng hệ thống ERP, nguồn nhân lực

có kiến thức chuyên môn ERP hầu như bị thiếu do đó gây ra nhiều khó khăn

và cản trở trong công tác sử dụng hệ thống

e Chị phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk là một doanh nghiệp lớn nhất nhì cả nước

nhưng ERP vẫn là một hệ thống đắt đỏ với doanh nghiệp này khi đã chỉ hơn

4 triệu USD cho hệ thống này

Trang 25

b, Hệ thông CRM

CRM (Customer Relationship Management) là hệ thống quản lý thông tin khách hàng giúp doanh nghiệp thu thập, phân tích và lưu trữ thông tin về những khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại của doanh nghiệp

Trước khi sử dụng hệ thống CRM, Vinamilk phân phối sản phẩm theo cách truyền thống đó là thông qua nhà phân phối xuống các cơ sở bán lẻ rồi mới tới người tiêu dùng Hình thức phân phối này gặp phải rất nhiều khó khăn như:

với khách hàng và ngược lại, công ty cũng khó chia sẻ thông tin đến các nhà

phân phối của mình

năm bắt được số lượng tồn kho của nhà phân phối để phân bô hàng hóa kịp

thời và sẽ dễ làm mắt cơ hội bán hàng của họ

Vinamilk xem hệ thống quản trị khách hàng là một phần không thể thiếu

trong chiến lược kinh doanh đài hạn của công ty Hệ thống quản lý trước

Trang 26

20

đây không thê đảm bảo cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho công ty để phục

vụ cho quy trình sản xuất, quản lý hàng tồn kho và công tác marketing

Yếu tổ cốt lõi của hệ thống CRM là một cơ sở dữ liệu tông hợp về khách

hàng và thu thập về từ các bộ phận trong công ty Hệ thống CRM cho phép các

công ty thiết lập các mối quan hệ có lợi với khách hàng và đồng thời có thể giảm

được chi phí hoạt động của công ty

Với hai hệ thống thông tin ERP và CRM, Vinamilk giải quyết những vấn đề

còn tồn đọng trong doanh nghiệp mình và định hướng đưa doanh nghiệp ngày một phát triển xa hơn, nâng tầm vị thế và thương hiệu của mình tại thị trường trong nước và quốc tê

Trang 27

21 2.2 Xây dựng các biên mẫu văn bản của Vinamilk

Nơi nhận: QUYEN HAN CUA NGUOI KY

- Như trên; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

¬ (Chữ ký của người có thâm quyên, con dấu của công ty)

- Lưu: VT¿ 5 Họ và tên

7

Ghi chu:

! Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn

? Trích yếu nội dung công văn

3 Địa danh

* Nội dung công văn

' Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nêu cần)

5 Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)

7 Địa chỉ cơ quan, tô chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần)

Trang 28

22 2.2.2 Thông báo

CONG TY CO PHAN SUA VIETNAM CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET NAM

- Lưu: VT¿Ẻ 6 Họ và tên

Ghi chi:

! Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo thông báo

? Địa danh

3 Trích yếu nội dung thông báo

* Nội dung thông báo

' Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nêu cần)

6 Ky tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)

Trang 29

23

2.2.3 Giấy giới thiệu

Độc lập — Tw do — Hanh phic

Số: GGT —

” , Ngày thẳng năm

GIẦY GIỚI THIỆU

Công ty Cô phần Sữa Việt Nam trân trọng giới thiệu:

Ông (bà)? HH HH2 H222 H221 22212122 rườn

9.50) 1 ằ.ằ.ằ.ằ ga Được cử đến:” - se n2 HH HH HH tr rrrrrgrrrrse

Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện dé ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ Giấy này có giá trị đến hết ngày HH Hung tardaue i, Nơi nhận: QUYEN HAN CUA NGUOI KY

- Như trên: CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

- Lưu: VT (Chữ ký của người có thâm quyền, con dấu của công ty)

3 Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu

* Tên cơ quan, tô chức được giới thiệu tới làm việc

Trang 30

24 2.2.4 Quyết định khen thưởng

Độc lập — Tw do — Hanh phic

7 , ngay thang ndm

QUYET DINH

Vé viée ¬

TỎNG GIÁM ĐÓC CÔNG TY CỎ PHẢN SỮA VIỆT NAM

Căn cứ vào Quyết định số

Căn cứ vào Điểu lệ Công ty Cổ phan Sữa Việt Nam đã được Đại hội đồng

cổ đông thông qua ngày 27/4/2015;

Căn cứ vào quy chế khen thưởng của Công ty Cô phần Sữa Việt Nam;

Cee eee eke ELE cE EE EEEE CELE E EL EEECLELGEECLEE SEO E GLEE CEL EGLO GEEE CEG GEAGSE ES GEAESLECEGEeGeLaGEEerebaestereeagnaanes /,

- Như Điều ; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

¬ (Chữ ký của người có thấm quyền, con dâu của công ty)

- Luu: VT, 6 7 Ho va tén

Trang 31

Ghỉ chú:

! Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo quyết định

? Địa danh

3 Trích yếu nội dung quyết định

* Các căn cứ để ban hành quyết định

# Nội dung quyết định

5 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nêu cần)

7 Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)

Trang 32

THAM QUYEN BAN HANH‘

Can ce Ludt Doanh nghiép s6 68/2014/OH13 ngay 26/11/2014 ctia Quéc hội nước CHXYHCN Việt Nam và các văn bản hướng dân thi hành;

Căn cứ Điểu lệ Công ty Cả phan Sữa Việt Nam đã được Đại hội đồng cỗ động thông qua ngày 27/4/2015;

CĂH CHÚ Ÿ Q TT TH HH1 1111111111101 151 111111111111 111111 1111111111111 11 111111111111 111111111 1111112111111 xez : Theo dé Qh CUO ccccccccccccccccesescesssessevssssssesessesesesssssessessessissiesiessssesiesssssesseees

QUYET DINH

Điều ÍŠ 0002222122212 22221222821 Điều Q220202202 2222212222222 erree E222 eree ⁄ Nơi nhận: QUYEN HAN CUA NGUOI KY

- Như Diéu : CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

weed (Chữ ký của người có thâm quyền, con dấu của công ty)

Ghỉ chú:

? Địa danh

Trang 33

27

* Thâm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tô chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nêu thẩm quyên ban hành quyết định thuộc về tập thé lãnh đạo hoặc cơ quan, tô chức thì ghi tên tập thê hoặc tên cơ quan, tô chức

Š Các căn cứ để ban hành quyết định

6 Nội dung quyết định

Trang 34

28 2.2.6 Quyết định cham diet hop dong

TTT Độc lập — Tw do — Hanh phic

7 , ngay thang ndm

QUYET DINH

THAM QUYEN BAN HANH?

Căn cứ Bộ Luật lao động số 45/2019/QH14 của Quốc hội nước CHYHCN

Việt Nam và các văn bản hướng dân thì hành;

Căn cứ Điểu lệ Công ty Cả phan Sữa Việt Nam đã được Đại hội đồng cỗ động thông qua ngày 27/4/2015;

Căn cứ hợp đẳng lao động giữa: Công tụ Cổ phần Sữa Việt Nam và ông

(hà) eeienrHrrHree , Ký HSÀY ằ ă Sen ;

CĂH CHÚ Ÿ Q TT TH HH1 1111111111101 151 111111111111 111111 1111111111111 11 111111111111 111111111 1111112111111 xez : Theo dé Qh CUO ccccccccccccccccesescesssessevssssssesessesesesssssessessessissiesiessssesiesssssesseees

QUYET DINH

Điều [Ế 2.2222222222 2222222222222 ree Điều Q220202202 2222212222222 erree

- Như Điều ; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

Trang 35

29 Ghỉ chú:

? Địa danh

* Thâm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tô chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nêu thẩm quyên ban hành quyết định thuộc về tập thé lãnh đạo hoặc cơ quan, tô chức thì ghi tên tập thê hoặc tên cơ quan, tô chức

5 Cac can cir dé ban hành quyết định

6 Nội dung quyết định

Trang 36

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,

văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kế cả bản Fax, văn bản được chuyển

qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến doanh nghiệp

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kế cả bản sao văn bản, văn bản nội

bộ và văn bản mật) do công ty phát hành

Đăng ký văn bản là việc ghỉ chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung: nơi nhận và những thông tin khác vào Sô đăng ký văn bản

2.3.2 Nguyên tắc quản lp van ban

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của công ty phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ

những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có

đóng dấu chỉ các mức đệ khân: ““Hỏa tốc” (kế cả “Hóa tốc” hẹn giờ), “Thượng khan” va “Khan” (sau day goi chung la văn bán khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục

phát hành và chuyên phát ngay sau khi văn bản được ký

Văn bản, hề sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc

Trang 37

Văn thư hành chính Bóc bì, kiểm tra, Trong ngày nhận

phân loại văn bản

|

Ỷ

, , BMĐ-03-01 Văn thư hành chính Đóng dâu văn bản đến | | Trong ngày nhận

vào Sô văn bản BMĐ-03-02

tả uyen on de Phân công đơn vị, cá Trong 24 giờ | BMD-05-01

ong gram doc nhân thực hiện, giải (ngoại trừ công

hoặc quyết văn hỏa tốc) BMĐ-05-02 Hội đông

quản trị |

Ỷ

Phòng ban Tiếp nhận, xử lí Trong ngày nhận | 15.0601

chuyên môn văn bản từ lãnh đạo

Trang 38

32

Mô tả chỉ tiết quy trình

Bước I: Tiếp nhận văn bán đến

Bộ phận Văn thư nhận, kiểm tra số lượng, dấu niêm phong (nêu có), kiểm tra,

đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận; nếu phát hiện có sai sót (mất bì,

A 3?

rach bì, văn bản “Hỏa tốc” bị chuyển đến muộn ) phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người Trưởng phòng văn thư hành chính

Bước 2: Bóc bì, kiểm tra, phân loại văn bản

Phân loại văn bản:

® Phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho công ty;

© Không bóc bì: các bì văn bản đến ghi đích đanh cá nhân và các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp Văn bản này chuyên giao đến cá nhân hoặc phòng ban được ghi; Trường hợp văn bản có liên quan đến công việc chung của công ty thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyên lại cho Văn thư

để đăng ký

Yêu cầu khi bóc bì:

e Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khân phải được bóc trước để giải

quyết kịp thời;

® Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót van ban trong bì, không làm

mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

e Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nêu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông bao cho nơi gửi biết để giải quyết

Bước 3: Đóng dẫu văn bản đến vào Số văn bản

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng đu

“Đến”: ghi số đến và ngày đến (kế cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết)

Trang 39

33

Đối với văn bản đến được chuyên qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cân thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

Đối với ban fax, phải chụp lại trước khi đóng dâu Đến; đối với văn bản được

chuyên phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng

dâu "Đến" Sau đó, khi nhận được bản chính Văn thự phải đóng dấu "Đến" vào bản

chính và làm thủ tục đăng ký văn bản đến

e® Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích

danh cho tô chức đoàn thê, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyên cho nơi nhận mà không phải đóng dâu “Đến”

® Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký

hiệu (đối với những văn bản có tên loại), đưới phân trích yếu nội dung (đối

với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống đưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

BMĐ-03-01 Mẫu dấu “Đến”

50mm CONG TY CO PHAN SUA VIET NAM

Trang 40

34

Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dẫu “Đến”

® Số đến: là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục từ số 01, bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

e® Ngày đến: là ngày, tháng, năm công ty nhận được văn bản, được đóng dấu

đến và đăng ký; đối với những ngày đưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0

ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm, ví dụ: 03/01/11,

27/7/11, 31/12/11

cả “Hóa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp

cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30)

® Chuyến: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

® Lưu hồ sơ số: ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hỗ

so co quan

Văn bản đến được đăng ký bằng Số đăng ký văn bản đến, phải dang ky day

đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cân thiết về văn bản; không viết bằng bút chỉ,

bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

Tiêu đề	Thực trạng công tác hành chính văn phòng tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam
Tác giả	Nguyễn Thị Hồng Dung, Nguyễn Thị Yến Nhỉ, Nguyễn Thị Diễm Quỳnh, Nguyễn Trần Diễm Quỳnh, Nguyễn Thị Thu Thảo, Nguyễn Thị Ngọc Trơn, Phạm Thùy An
Người hướng dẫn	ThS. Trần Thị Mỹ Phương
Trường học	Đại học Tôn Đức Thắng
Chuyên ngành	Quản trị văn phòng
Thể loại	Báo cáo nhóm cuối kỳ
Năm xuất bản	2022
Thành phố	TP. HCM

Định dạng
Số trang	90
Dung lượng	14,73 MB