Nguyễn Thị Phương Hảo Trang 3 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn với tên đề tài "Quản lý hành chính văn phòng tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh" là công trình nghiên cứu
ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH BẮC NINH LUẬN VĂN THẠC SỸ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH: QUẢN LÝ KINH TẾ THÁI NGUYÊN - 2023 ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN THỊ THU HƯƠNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH BẮC NINH NGÀNH: QUẢN LÝ KINH TẾ Mã số: 8.31.01.10 LUẬN VĂN THẠC SỸ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Phương Hảo THÁI NGUYÊN - 2023 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn với tên đề tài "Quản lý hành chính văn phòng tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh" là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu nghiên cứu trong luận văn là hoàn toàn trung thực, chính xác và có nguồn gốc rõ ràng Những kết quả nêu trong luận văn chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác Bắc Ninh, ngày tháng 9 năm 2022 Tác giả Nguyễn Thị Thu Hương ii LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn, tôi đã nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo, sự giúp đỡ, động viên của bạn bè, đồng nghiệp và gia đình Nhân dịp hoàn thành luận văn, cho phép tôi được bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc tới TS Nguyễn Thị Phương Hảo người hướng dẫn khoa học đã tận tình hướng dẫn, dành nhiều công sức, thời gian và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài Xin chân thành cảm ơn các thầy, cô của Khoa Đào tạo Sau Đại học – Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh – Đại học Thái Nguyên đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ cho tôi trong học tập, nghiên cứu Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo, cán bộ viên chức Lãnh đạo Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài Xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân, bạn bè, đồng nghiệp đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi về mọi mặt, động viên khuyến khích tôi hoàn thành luận văn./ Bắc Ninh, ngày tháng 9 năm 2022 Tác giả Nguyễn Thị Thu Hương iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN .ii MỤC LỤC iii KÍ HIỆU CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT iv DANH MỤC BẢNG, BIỂU, HÌNH v MỞ ĐẦU 1 1 Tính cấp thiết của đề tài 1 2 Mục tiêu nghiên cứu 3 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 4 4 Ý nghĩa của đề tài 4 5 Bố cục của luận văn 5 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 6 1.1 Cơ sở lý luận về quản lý hành chính văn phòng 6 1.1.1 Các khái niệm 6 1.1.2 Vai trò và chức năng của quản lý hành chính văn phòng 10 1.1.3 Công tác quản lý hành chính văn phòng 13 1.1.4 Nội dung nghiên cứu quản lý hành chính văn phòng 32 1.1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý hành chính văn phòng 34 1.2 Cơ sở thực tiễn về quản lý hành chính văn phòng 36 1.2.1 Kinh nghiệm quản lý hành chính văn phòng của một số cơ quan, đơn vị.36 1.2.2 Bài học kinh nghiệm rút ra cho Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh 38 CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 40 2.1 Câu hỏi nghiên cứu 40 iv 2.2 Phương pháp nghiên cứu .40 2.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 40 2.2.2 Phương pháp xử lý số liệu 42 2.2.3 Phương pháp phân tích số liệu 42 2.3 Hệ thống chỉ tiêu nghiên cứu 42 CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH BẮC NINH 44 3.1 Khái quát về Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh 44 3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm hành chính công tỉnh Bắc Ninh .44 3.1.2 Cơ cấu, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh 45 3.1.3 Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh 48 3.1.4 Kết quả hoạt động của Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh 49 3.2 Thực trạng quản lý hành chính văn phòng tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh 53 3.2.1 Tổ chức bộ máy và điều hành công việc của Phòng Hành chính quản trị của Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh 53 3.2.2 Thực trạng quản lý công tác nghiệp vụ hành chính văn phòng 55 3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý hành chính văn phòng tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh 70 3.3.1 Yếu tố kinh tế - xã hội 70 3.3.2 Yếu tố văn hóa 72 3.3.3 Yếu tố con người 74 3.3.4 Yếu tố tổ chức 75 v 3.4 Đánh giá chung về công tác quản lý hành chính văn phòng tại trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh 76 3.4.1 Những thành công 76 3.4.2 Những hạn chế tồn tại 78 3.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế 79 CHƯƠNG 4 :GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH BẮC NINH 81 4.1 Định hướng và mục tiêu quản lý hành chính văn phòng tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh 81 4.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính văn phòng đáp ứng hiện đại hóa nền hành chính tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh giai đoạn 2025 - 2030 83 4.2.1 Giải pháp về công tác nghiệp vụ hành chính văn phòng 83 4.2.2 Giải pháp về công tác hậu cần 91 4.2.3 Giải pháp về công tác quản lý cơ sở vật chất 91 KẾT LUẬN 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 PHỤ LỤC 97 Từ viết tắt iv UBND HĐND KÍ HIỆU CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT HCC Giải nghĩa TTHC Ủy ban nhân dân PCCC Hội đồng nhân dân CBCC Hành chính công Thủ tục hành chính Phòng cháy chữa cháy Cán bộ công chức v DANH MỤC BẢNG, BIỂU, HÌNH Bảng 3.1 Các Sở, Ban, Ngành của tỉnh Bắc Ninh 44 Bảng 3.2 Số lượng và trình độ cán bộ tại Trung tâm HCC tỉnh Bắc Ninh 48 Bảng 3.3 Tổng hợp ý kiến đánh giá việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của Phòng Hành chính quản trị - Trung tâm HCC tỉnh Bắc Ninh 56 Bảng 3.4 Số lượng văn bản đi – đến tại Trung tâm Hành chính công tỉnh Bắc Ninh 59 Bảng 3.5 Khảo sát công việc trước khi bắt đầu ngày làm việc 73 Bảng 3.6 Cơ cấu theo trình độ của CBCCVC Phòng Hành chính quản trị 74 SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Chức năng hoạt động của nhà quản lý hành chính văn phòng 14 Sơ đồ 2.1: Quy trình nghiên cứu 42 HÌNH Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức Trung tâm hành chính công tỉnh Bắc Ninh 45 BIỂU ĐỒ Biểu 3.1 Đánh giá chất lượng công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị của Phòng Hành chính quản trị - Trung tâm HCC tỉnh Bắc Ninh 58 Biểu 3.2 Đánh giá việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Hành chính quản trị - Trung tâm HCC công tỉnh Bắc Ninh 62 Hình 3.2 Trang chủ phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và Điều hành tác nghiệp 67 Biểu 3.3 Đánh giá mức độ quan tâm của lãnh đạo Trung tâm đối với việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng và ứng dụng CNTT tại phòng hành chính quản trị 76 1 MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài Quản lý hành chính là việc quản trị và áp dụng các quy trình của một văn phòng, doanh nghiệp hoặc tổ chức Nó liên quan đến việc tổ chức hiệu quả về con người và thông qua những yếu tố về nguồn lực khác để đạt được các mục tiêu của tổ chức Thông tin chính là chìa kháo để các tổ chức tận dụng nguồn lực về con người và gia tăng giá trị cho tổ chức Các công ty, doanh nghiệp hay tổ chức hành chính nhà nước sẽ lỏng lẻo và gặp khó khăn khi không có quản lý hành chính Quản lý hành chính là quá trình quản lý thông tin của con người, liên quan đến việc lưu trữ và phân phối thông tin cho những người trong cùng tổ chức để nắm bắt và quản lý con người tốt hơn Quản lý hành chính đã trở thành một chức năng quan trọng đối với mọi tổ chức muốn thành công và đóng vai trò quan trọng để bảo đảm cho công ty, doanh nghiệp hay tổ chức hành chính hoạt động một cách trơn tru Bất cứ ai hay đối tượng nào tham gia vào quá trình lập kế hoạch, điều phối, chỉ đạo và kiểm soát các khía cạnh khác nhau của tổ chức hay doanh nghiệp thì đều được gọi là quản lý hành chính Quản lý hành chính văn phòng là quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác Hành chính văn phòng bởi Hành chính văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo Vì vậy, nếu công tác Hành chính văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng,