Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức công tác hành chính văn phòng tại một số tạp chí điện tử thuộc các Hội

Nhiệm vụ của đề tài Đề thực hiện được mục tiêu trên, luận văn có nhiệm vụ như sau:- Hệ thống các van dé lý luận, pháp lý về công tác hành chính - vănphòng viết tắt HCVP và tô chức công t

Luận văn này ngoài phần mở đầu và kết luận được chia thành 3 chương như sau:

Luận văn hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về văn phòng và đi sâu phân tích những nhiệm vụ cơ bản của việc tổ chức công tác hành chính - văn phòng trong các cơ quan, tô chức; đồng thời tóm tắt một số quy định của pháp luật hiện hành về tô chức công tác hành chính - văn phòng.

Chương 2 KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VIỆC TÔ CHỨC CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH - VĂN PHÒNG VÀ NGUYÊN NHÂN CỦA NHỮNG HẠN CHÉ TẠI MỘT SÓ TẠP CHÍ ĐIỆN TỬ THUỘC HỘI

Tác giả tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng tô chức công tác hành chính - văn phòng ở một SỐ tạp chí điện tử thuộc các Hội Qua đó, tác giả đưa ra nhận xét về các biện pháp tô chức công tác HCVP ở các tạp chí điện tử mặc dù đã được lãnh đạo quan tâm và bộ phận HCVP có nhiều cố gang, những van còn nhiêu hạn chê can khac phục.

Trên co sở phân tích thực trạng ở chương 2, luận văn đã dé xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác hành chính văn phòng ở các tạp chí, bao gồm: Giải pháp nâng cao nhận thức về công tác hành chính - văn phòng; giải pháp về tô chức bộ máy và nhân sự trực tiếp thực hiện công tác hành chính - văn phòng: giải pháp về ban hành các văn bản quy định về công tác hành chính - văn phòng; giải pháp về phổ biến, hướng dẫn các nghiệp vụ hành chính - văn phòng cho cán bộ, nhân viên; giải pháp về cơ sở vật chất và trang thiết bị cho công tác hành chính - văn phòng; giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính - văn phòng; giải pháp về kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm trong công tác hành chính - văn phòng và một số giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng một số nghiệp vu công tác hành chính - văn phòng

Theo Tir điển Tiếng Việt.` công tác hành chính là những công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, thủ tục của các cơ quan Theo Hán - Việt Tự điển, từ “hành chính” được hiệu là tạo ra và làm theo các quy tac, chuân mực”.

? Tham khảo: https://timviec365.vn/blog/hanh-chinh-van-phong-la-gi-new864 1 html 3 Tham khảo: https://mviec365.vn/blog/hanh-chinh-van-phong-la-gi-new8641.html

* Viện Ngôn ngữ học, Tir điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, 1997, tr 406 ° Thiều Chiru, Han - Việt tự điển, NXB Văn hóa Thông tin, Hà Nội, 2005, tr230, 535

Từ khái niệm văn phòng và những định nghĩa trên, tổ chức công tác hành chính - văn phòng có thé được hiểu theo hai nghĩa: (1) là biện pháp quản lý hành chính đối với các hoạt động của bộ máy văn phòng (tức là các biện pháp quản lý gián tiếp, thông qua các quy chế, quy định, thủ tục, văn bản, giấy tờ do nhà nước hoặc các cơ quan quy định); và (2) là các biện pháp được áp dụng đề thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của phòng/ ban hoặc bộ phận hành chính - văn phòng trong các tổ chức

Trong luận văn này, dé phù hợp với đề tài, khái niệm “tổ chức công tác hành chính - văn phòng” được sử dụng theo nghĩa thứ hai, tức là các biện pháp được áp dụng để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của phòng/ ban hoặc bộ phận hành chính, văn phòng trong các tạp chí điện tử thuộc Hội.

1.1.5 Khái niệm Tạp chí điện tử

Theo Luật Báo chí, "Tạp chí điện tử” là sản phẩm báo chí xuất bản định kỳ, đăng tin, bài có tính chất chuyên ngành, được truyền dẫn trên môi trường mạng" Nhưng dé làm rõ và tránh nhằm lẫn về khái niệm này, có thé trích dan định nghĩa của từng loại hình ghi trong điều 3 Luật Báo chí năm 2016 (Luật số 103/2016/QH13).

- “Báo chi” là sản phẩm thông tin về các sự kiện, van dé trong đời sống xã hội thé hiện bằng chữ viết, hình ảnh, âm thanh, được sáng tạo, xuất bản định kỳ và phát hành, truyền dẫn tới đông đảo công chúng thông qua các loại hình báo in, báo nói, báo hình, báo điện tử.

- “Báo điện tử” là loại hình báo chí sử dụng chữ viết, hình ảnh, âm thanh, được truyền dẫn trên môi trường mạng, gồm báo điện tử và tạp chí điện tử.

- “Trang thông tin điện tử” là sản phẩm thông tin có tính chất báo chí của cơ quan, tô chức, doanh nghiệp, cung cấp thông tin tổng hợp trên cơ sở đăng đường dẫn truy cập tới nguồn tin báo chí hoặc trích dẫn nguyên van, chính xác nguồn tin báo chí theo quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ.

1.2 Nội dung, nhiệm vụ của công tác hành chính - văn phòng

Cho đến hiện nay, theo khảo cứu của tác giả, trong các giáo trình về hành chính - văn phòng và quản trị văn phòng hầu như chưa có tài liệu nào khái quát đầy đủ về nội dung, nhiệm vụ của công tác hành chính - văn phòng.

Theo tác giả, nội dung, nhiệm vụ của công tác hành chính - văn phòng là xác định những vấn đề cần quan tâm và đề ra các công việc cần phải làm và thực hiện Chính vì vậy, để xác định nội dung, nhiệm vụ của công tác hành chính - văn phòng, tác giả căn cứ vào các quy định về chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận (hoặc Phòng/Ban) hành chính của một SỐ CƠ quan, tô chức” Căn cứ vào quy định của các cơ quan, về cơ bản, công tác hành chính - văn phòng tập trung vào các nội dung, nhiệm vụ chính sau đây:

Nhiệm vụ đầu tiên của công tác hành chính - văn phòng (viết tắt HCVP) là thu thập và xử lý sơ bộ các nguồn thông tin Bộ phận hành chính - văn phòng là nơi được giao nhiệm vụ tiếp nhận hầu hết các nguồn thông tin, đặc biệt là thông tin văn bản của cơ quan Các thông tin phải được nhanh chóng thu nhận, sàng lọc, xử lý và chuyền tới các bộ phận liên quan dé đáp ứng yêu cầu của hoạt động quản lý, điều hành.

Thông tin là nguồn, căn cứ để các lãnh đạo dựa vào đó đưa ra những quyết định Thông tin có nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Thông tin bao gồm thông tin kinh tế, chính trị, xã hội, thông tin tổng hợp, thông tin phản hồi , được tồn tại đưới dang văn bản, lời nói, hình ảnh Đối với các cơ quan, nguồn thông tin chủ yếu và quan trọng nhất là thông tin quản lý, được thé hiện qua các văn bản đi và đến Trong thực tế, người lãnh đạo không thé tự ° Đề khái quát nội dung và nhiệm vụ của công tác HCVP, tác giả đã tham khảo một số tài liệu sau:

- https://trituevietnam.com.vn/phong-to-chuc-hanh-chinh - http://giaiphapdaotaovnnp.edu.vn/hanh-chinh-nhan-su/tin-tuc-hanh-chinh-nhan-su/chuc-nang-nhiem- vu-phong-to-chuc-hanh-chinh

- http://tankhanhan.com/cac-phong-ban/chuc-nang-nhiem-vu-cua-phong-to-chuc-hanh-chinh/

- https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Nghi-dinh-30-2020-ND-CP-cong-tac-van- thu-436532.aspx

14 thu thập, xử lý toàn bộ thông tin được nên phải giao nhiệm vụ đó cho bộ phận hành chính - văn phòng và các bộ phận khác trong Bộ máy văn phòng thực hiện Bộ phận hành chính - văn phòng phải đảm bảo việc thu thập, chuyền phát tất cả các thông tin (văn bản) đến - đi, phân loại và xử lý sơ bộ thông tin kịp thời, chính xác; đồng thời tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo Nhiệm vụ này rất quan trọng, vì nếu thông tin được xử lý khoa học, kịp thời sẽ đáp ứng được yêu cầu quản lý của lãnh đạo.

1.2.2 Thực hiện chức năng tham mưu tổng hop

Một yếu tô quan trọng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của một tổ chức là các quyết định quản lý của người lãnh đạo Sự thành bại của công việc phụ thuộc nhiều vào mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý Do đó, người quản lý rất cần những ý kiến tham mưu, trợ giúp Những ý kiến này được căn cứ trên những yếu tố khách quan và lượng thông tin thu thập được ở nhiều nguồn khác nhau Những thông tin này được thu thập, chọn lọc và tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án giải quyết dé ra quyết định kịp thời và đúng đắn Đây là một trong những chức năng, nhiệm vụ của công tác hành chính - văn phòng.

Chức năng tham mưu của bộ phận Hành chính - văn phòng có đặc điểm khác so với chức năng tham mưu của các đơn vi chuyên môn trong bộ máy văn phòng của các cơ quan, tổ chức Nếu như các đơn vị chuyên môn tham mưu cho lãnh đạo chuyên sâu vào từng lĩnh vực cụ thể như công tác tài chính, kế hoạch, tổ chức cán bộ thì chức năng tham mưu của bộ phận hành chính văn phòng là tham mưu tổng hợp, “có nghĩa là việc tham mưu được thực hiện trên cơ sở tong hop các nguồn thông tin cơ bản”” và liên quan đến hầu hết các mặt hoạt động của tổ chức Dé thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, bộ phận hành chính - văn phòng có nhiệm vụ sau đây: tổng hợp và

7PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên) và nhóm tác giả, Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, sdd, tr49

15 cung cấp thông tin cho lãnh đạo về tình hình hoạt động của cơ quan hàng ngày hoặc trong tuần, trong tháng (thông qua hệ thống văn bản, báo cáo từ các đơn vị gửi về); đồng thời đề xuất với lãnh đạo những vấn đề đặt ra cũng như thời hạn và yêu cầu cần giải quyết Từ ý kiến tham mưu của bộ phận hành chính - văn phòng, lãnh đạo cơ quan sẽ lựa chọn và quyết định nên tập trung, ưu tiên giải quyết những vấn đề gì ? phân công và giao việc giải quyết vấn đề đó cho bộ phan nào? Sau khi được lãnh đạo giao nhiệm vụ, các đơn vị sẽ thực hiện chức năng tham mưu chuyên sâu theo từng lĩnh vực được giaoŸ.

Ví dụ: Tham mưu cho lãnh đạo về xây dựng quy chế làm việc và cách thức tổ chức thực hiện quy chế.

Sở dĩ Bộ phận HCVP được giao thực hiện nhiệm vụ tham mưu tông hợp, vì đây là nơi có đầy đủ các cơ sở dữ liệu thông tin, có điều kiện thu thập các nguồn, các kênh thông tin khác nhau dé phân tích, xử ly và tham mưu cho lãnh đạo.

Bên cạnh nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, Bộ phận HCVP vẫn có nhiệm vụ tham mưu sâu về những van đề cụ thé được giao như: Tham mưu sâu trong tổ chức, quan lý công tác văn thư lưu trữ và trong việc đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của tổ chức.

Mỗi cơ quan, tô chức đều có những mục tiêu riêng Trong quá trình hoạt động của mình, các tổ chức phải dé ra những chiến lược phù hợp với mục tiêu chung đã đặt ra dé đạt được hiệu quả cao nhất Các chiến lược dự định cho những khoảng thời gian dài, được cụ thể băng những kế hoạch theo từng thời kỳ hoạt động: tháng, quý năm Việc giúp lãnh đạo xây dựng và theo dõi việc thực hiện các chương trình kế hoạch đó là nhiệm vụ của bộ phận hành chính - văn phòng Kê hoạch hoạt động có nhiêu loại và mối loại được giao cho các ° PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên) và nhóm tác giả, Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, sdd, tr49

16 bộ phận chuyên môn thực hiện Nhưng các kế hoạch đó phải được liên kết, hỗ trợ với nhau trong một hệ thống hoàn chỉnh để đạt được mục tiêu chung.

Nhiệm vụ của bộ phận hành chính - văn phòng là bố trí, sắp xếp chương trình kế hoạch tông hợp làm việc hàng tuần, tháng, quý của tổ chức Bộ phận hành chính văn phòng cũng có nhiệm vụ đôn đốc, giải quyết những công việc đột xuất, khó khăn trở ngại khi thực hiện các chương trình kế hoạch đã đề ra đạt hiệu quả.

Trong bat kì một tổ chức nào cũng sử dụng các loại văn bản giấy tờ, vì văn bản là nơi lưu giữ thông tin dùng dé truyền đạt đường lối chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, để báo cáo tình hình, liên hệ công tác giữa các cơ quan, các ngành, cấp và các tài liệu cần thiết Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư - lưu trữ để quản lý được thống nhất và sử dụng có hiệu quả Do đó, tổ chức công tác văn thư - lưu trữ và người thực hiện công tác này là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưu khuyết điểm của cơ quan.

Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của tổ chức Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của tổ chức, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dung con dau trong văn thư.

Công tác lưu trữ cũng là một trong những nhiệm vụ cơ bản của tô chức nhăm lựa chọn, lưu gitr, tô chức một cách khoa hoc các hồ sơ, tài liệu dé phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng của tổ chức và xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, tổ chức khoa học, bảo quản và tô chức sử dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.

Chính vì vậy, tô chức thực hiện công tác văn thư - lưu trữ là một trong những nội dung, nhiệm vụ quan trọng của Bộ phận hành chính - văn phòng.

1.2.5 Quản lý tài sản, tài chính cho cơ quan, đơn vị

Sự tăng trưởng của nền kinh tế nói chung và sự phát triển của các cơ quan, đơn vị nói riêng đòi hỏi phải huy động tối da mọi nguồn lực, trong đó tài sản, tài chính được coi là một nguồn lực quan trọng và cần thiết, nhất là trong điều kiện đất nước ta đang tập trung phát triển nền kinh tế nhanh và bền vững Do vậy nếu không đặt van đề quản lý tài sản, tài chính một cách có hiệu quả thì cũng có nghĩa chúng ta đang sử dụng nguồn lực to lớn của quốc gia một cách lãng phí và cũng là khe hở cho nạn tham nhũng, biển thủ tài sản, tài chính công

Vì vậy, bộ phận hành chính - văn phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý cho các hoạt động của lãnh đạo và bộ máy văn phòng Từ đó cũng phải tổ chức, xây dựng những quy định, quy chế quản lý tài sản, tài chính và mục đích sử dụng có hiệu quả trong công tác hành chính - văn phòng

1.2.6 Thực hiện công tác lễ tân

Những hoạt động lễ tân cũng rất cần thiết đối với một cơ quan, đơn vị.

Công tác lễ tân cũng là một trong những nhiệm vụ của bộ phận hành chính - văn phòng, gồm các vấn đề như: lễ nghi tiếp đón khách, bảo vệ trật tự, an toan cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết một cách khoa học, văn minh, lich sự.

Ngoài những nội dung và nhiệm vụ nêu trên, tùy theo một SỐ CƠ quan, công tác HCVP có thé được bé sung hoặc giảm bớt một số công việc cụ thể, như: có cơ quan, bộ phận HCVP được giao đảm nhận thêm công tác thi đua, khen thưởng, việc đối nội và đối ngoại (trong nước)

1.3 Các biện pháp tô chức công tác hành chính - văn phòng

Biện pháp tô chức công tác hành chính - văn phòng được hiểu là cách làm, cách thức hoặc phương pháp thực hiện công việc có hiệu quả nhất Để công tác hành chính - văn phòng được tô chức khoa học và hiệu quả, các cơ quan, tô chức cân thực hiện các biện pháp cơ bản sau đây:

13.1 Tổ chức, phân công bộ phận phụ trách và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về công tác hành chính - văn phòng

VỀ nguyên tắc, việc tổ chức công tác hành chính văn phòng là trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, doanh nghiệp Bởi vì việc tạo ra, xây dựng, ban hành các quy chế, quy định cũng như việc phô biến, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá công tác HCVP đều phải được và do người đứng đầu quyết định Tuy nhiên, do người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quyết định rất nhiều van dé quan trọng, nên họ cần có những bộ phận (phòng/ ban) dé tham mưu va giúp họ tô chức thực hiện các nhiệm vụ cu thé, trong đó có công tác HCVP.

Thông thường, các cơ quan thiết lập Phòng/Ban hoặc bộ phận HCVP dé phụ trách, thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác hành chính - văn phòng như: tham mưu, tổng hợp, thu thập, xử lí thông tin Tùy theo từng cơ quan, bộ phận này có thể có tên gọi là Văn phòng (theo nghĩa hẹp), hoặc Phòng Hành chính Trong các doanh nghiệp, do mục đích giảm đầu mối các đơn vị, nên bộ phận này thường được đặt tên là Phòng Hành chính - Tổ chức hoặc Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Hành chính - Tổng hợp

Như vậy, việc phân công bộ phận phụ trách và tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành chính - văn phòng là rất quan trọng và cần thiết Đây là bộ phận đầu mối kết nối với tất cả các bộ phận/ phòng/ban khác của cơ quan, tô chức.

Về số lượng, tùy theo quy mô và phạm vị hoạt động, các cơ quan có thể bố trí số lượng cán bộ, nhân viên của bộ phận/ phòng Hành chính cho phù hợp Đối với các công ty hay tập đoàn có quy mô lớn, khối lượng công việc hàng ngày phát sinh nhiều, đòi hỏi phải có một đội ngũ nhân viên hành chính tương đối đông khoảng từ 5 -7 người và có thé phân chia ra thành các bộ phận nhỏ như: Bộ phận tô chức, bộ phận nhân sự, bộ phận văn thư - lưu trữ.

Còn đối với các cơ quan, doanh nghiệp nhỏ, công việc ít phát sinh, chỉ cần 1- 2 nhân viên hành chính, có nơi chỉ có 01 người kiêm nhiệm tất cả các công việc hành chính liên quan đến giấy tờ, lễ tân, hội họp Tuy nhiên, dù là số lượng nhân viên hành chính nhiều hay ít, khi được tuyển dụng cũng phải có yêu cầu chung là được đào tạo đúng chuyên ngành hoặc được bồi dưỡng các lớp ngắn hạn về công tác HCVP, có kinh nghiệm, có chuyên môn nghiệp vụ và các kỹ năng làm việc tốt.

Ví dụ: Hiện nay, khi tuyển dụng cán bộ văn thư, lưu trữ, các cơ quan,doanh nghiệp thường tham khảo yêu cầu về tiêu chuẩn, trình độ chuyên môn của các chức danh này được quy định tại Thông tư số 13 và 14, năm 2014 củaBộ Nội vụ”.

Hiện nay, Nhà nước đã có nhiều quy định về các vấn đề thuộc công tác HCVP như: các quy định về chế độ thông tin, báo cáo; quy định về soạn thảo và ban hành văn bản; quy định về công tác văn thư, lưu trữ; quy định về công tác lễ tân; quy định về quản lý cơ sở vật chat Chinh vi thế, bộ phận/ phòng HCVP có nhiệm vụ phô biến các quy định trên cho các đối tượng liên quan.

Ngày nay, với thời đại công nghệ hiện đại, việc phổ biến hay truyền đạt thông tin không còn khó khăn như trước, các văn bản đi đến có thể gửi qua email, mạng xã hội zalo, tin nhắn facebook trao đôi công việc Ngoài ra, các cơ quan có thé mở các lớp tập huấn dé phổ biến, hướng dẫn các quy định nói trên.

Trong giai đoạn phải giãn cách do dịch Covid như hiện nay, các cơ quan có thé tổ chức họp trực tuyến qua online, nhân viên nghỉ dich vẫn nắm bắt tình hình và thực hiện công việc theo chỉ đạo của câp trên.

- https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Lao-dong-Tien-luong/Thong-tu-13-2014-TT-BNV-ma-so-tieu- chuan-chuc-danh-nghe-nghiep-vien-chuc-chuyen-nganh-luu-tru-257239.aspx

- http://mitc.edu.vn/van-ban-phap-luat/thong-tu-14-2014-tt-bnv-quy-dinh-chuc-danh-ma-so-ngach- va-tieu-chuan-nghiep-vu-chuyen-mon-cac-ngach-cong-chuc-chuyen-nganh-van-thu.html)

Tuy nhiên, một số quy định của Nhà nước, nếu muốn vận dụng vào thực tế của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần có hướng dẫn cụ thé hơn Vi thế, các cơ quan, tổ chức cần ban hành thêm các quy chế, quy định và quy trình nội bộ ( quy phạm nội bộ) về công tác HCVP.

Ví dụ: - Quy chế về chức năng, nhiệm vụ các phòng ban trong Công ty cô phần Thanh Hoa Sông Đà (Ban hành kèm theo Quyết định 09/HDQT-

STJSCo ngày 11/8/2008 của Hội đồng quản trị Công ty)- http://thanhhoasongda.com.vn

- Quy chế làm việc của văn phòng UBND tinh Dak Nông (Ban hành kèm theo Quyết định số 49 /QD-VPUBND)ngay 19/4/2018 của Văn phòng UBND tỉnh Đắk Nông) - https://vpubnd.daknong.gov.vn/quy-che-lam-viec

- Nội quy, quy chế của Công ty Cổ phan môi trường Nam Định - http://moitruongnamdinh.com.vn/noi-quy-quy-che

Công tác HCVP có nhiều nghiệp vụ cụ thể, liên quan đến hầu hết cán bộ, nhân viên trong cơ quan như: soạn thảo văn bản, lập hồ sơ, hội họp, lễ tân giao tiếp, quản lý thiết bị Vì vậy, bộ phận/ phòng / ban được cơ quan giao trách nhiệm tổ chức công tác hành chính - văn phòng cần phải hướng dẫn cách làm, phương pháp thực hiện công việc cho các đối tượng liên quan Các cơ quan, doanh nghiệp có thé áp dụng nhiều cách dé hướng dẫn tổ chức như: tập huấn, cử nhân viên đi học lớp ngắn hạn, pho biến, hướng dẫn bằng văn bản.

1.3.5 Đảm bảo cơ sở vật chất và trang thiết bị cho công tác hành chính - văn phòng

Công tác HCVP muốn được thực hiện tốt, cần được đảm bảo băng CƠ SỞ vật chất, trang thiết bị và tài chính như: trụ sở, phòng làm việc đủ diện tích, có môi trường làm việc tốt, nhân viên được trang bị máy tính, mạng internet; bộ phận HCVP được trang bị máy điện thoại cố định, máy 1n, máy fax,

21 scan Hàng năm, các cơ quan cần dự trù và bố trí kinh phí cho công tác HCVP dé mua sắm bàn ghế, các phương tiện truyền tin, văn phòng phẩm

Việc cung cấp thường xuyên, đầy đủ các yếu tố này thuộc về nhiệm vụ của bộ phận Hành chính văn phòng Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác HCVP là việc mua sắm, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc, đảm bảo các yêu cầu hậu cần cho hoạt động của cơ quan trên cơ sở đầy đủ về số lượng, tốt về chất lượng, giá thành hợp lý.

Kiểm tra là một biện pháp tất yêu trong quá trình tô chức, điều hành hoạt động của cơ quan Đề công tác HCVP được thực hiện tốt, các cơ quan, doanh nghiệp cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra, đánh giá Nội dung kiểm tra tập trung vào các van đề như kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan, tô chức; kiểm tra việc thu thập, xử lý thông tin; kiểm tra việc tô chức họp, hội nghị; kiểm tra tài chính, trang thiết bị, cơ sở vật chất Nếu thực hiện tốt việc kiểm tra, các sai sót sẽ được phát hiện, sửa chữa và điều chỉnh kịp thời Ngoài ra, kiểm tra cũng nhằm đánh giá kết quả, đề chỉ dẫn, tổ chức hoạt động đúng hướng của cơ quan.

Bên cạnh đó, lãnh đạo các cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của Phòng/ ban hoặc bộ phận Hành chính - văn phòng, đồng thời, giao cho bộ phận Hành chính - văn phòng trách nhiệm kiểm tra, đánh giá công tác HCVP của toàn cơ quan và đề xuất với lãnh đạo để khen thưởng những đơn vị làm tốt, phê bình những đơn vị, cá nhân làm chưa tốt và xử phát nếu gây hậu quả xấu.

Ví dụ: Nhân viên văn thư của Phòng/bộ phận hành chính - văn phòng thường xuyên kiểm tra thé thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu thấy chưa đúng có thê từ chối đóng dấu và gửi lại để hoàn thiện theo quy định.

Hoặc hàng năm, bộ phận hành chính - văn phòng có nhiệm vụ kiểm tra, thống kê tình trạng trang thiết bị, cơ sở vật chất của các cá nhân, đơn vị Nếu thay mất, that lạc thi đề nghị lãnh đạo có biện pháp xử lý.

Trên đây là các nội dung, biện pháp tô chức công tác hành chính - văn phòng Trong quá trình thực hiện, bộ phận/ phòng hành chính - văn phòng không nên xem nhẹ hay quá coi trọng hon một nội dung nao mà phải có sự hài hòa giữa các nội dung trong quá trình thực hiện.

Căn cứ vào nội dung, nhiệm vụ và các biện pháp tổ chức công tác hành chính - văn phòng, tác giả đã hệ thong được một số văn bản pháp luật có liên quan như:

- Nghị định 30/2020/NĐ-CP của chính phủ về công tác văn thư, ban hành ngày 05/02/2020 _ (https://luatvietnam.vn/hanh-chinh/nghi-dinh-30-

2020-nd-cp-ve-cong-tac-van-thu-181212-d1.html)

- Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 của Chính phi về kiém soát thủ tục hành chính (https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh- chinh/Nghi-dinh-63-2010-ND-CP-kiem-soat-thu-tuc-hanh-chinh-

- Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước

(https://thuvienphapluat.vn/van-ban/cong-nghe-thong-tin/quyet-dinh-28- 2018-qd-ttg-nhan-van-ban-dien-tu-giua-co-quan-trong-he-thong-hanh-chinh- nha-nuoc-387269.aspx)

- Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 thang 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tứ về chữ kỷ số và dịch vụ chứng thực chữ ky số (https://thuvienphapluat.vn/van-ban/thuong-mai/nghi- dinh-26-2007-nd-cp-chu-ky-so-dich-vu-chung -thuc-chu-ky-huong-dan-luat- giao-dich-dien-tu-16823.aspx?v=d)

- Quyết định 1846/OD-VPCP ban hành quy trình lễ tân hậu cần phục vụ hoạt động Chính phủ và Văn phòng Chính phủ

(https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Quyet-dinh- 1846-QD-VPCP-Quy-trinh-le-tan-hau-can-phuc-vu-hoat-dong-Chinh-phu-

Van-phong-Chinh-phu-54358.aspx)

- Quyết định số 23/2018/OD-UBND ban hành quy định công tác lễ tân trong hoạt động đối ngoại của thành phô Hà Nội ngày 01/10/2018

(https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Quyet-dinh-23-

2018-QD-UBND-cong-tac-le-tan-hoat-dong-doi-ngoai-Ha-Noi-396336.aspx)

- Nghị định số 09/2017/NĐ-CP ngày 09 tháng 02 năm 2017 của Chính phủ về quy định chỉ tiết việc phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí của cơ quan hành chính Nhà nước (https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may- hanh-chinh/N ghi-dinh-09-2017-ND-CP-phat-ngon-cung-cap-thong-tin-cho- bao-chi-cua-cac-co-quan-hanh-chinh-nha-nuoc-320096.aspx)

- Nghi dinh số 02/2011/NĐ-CP cua Chính phú: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động báo chí, xuất bản;

(https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Vi-pham-hanh-chinh/Nghi-dinh-02- 2011-ND-CP-xu-phat-vi-pham-hanh-chinh-trong-hoat-dong-bao-chi-

Quy dinh 163/QD-VTLTNN thoi han bao quan hồ so, tài liệu

(https://vanbanphapluat.co/quy-dinh-163-qd-vtltnn-thoi-han-bao-quan- ho-so-tai-lieu)

Nhìn chung, qua tìm hiểu, có thé thấy, lên quan đến công tác hành chính - văn phòng, đã có nhiều văn bản quy định tương đối cụ thê về từng lĩnh vực.

Day là cơ sở dé các cơ quan, doanh nghiệp có thé áp dụng và thực hiện Tuy nhiên, tác giả nhận thấy chủ yếu những quyết định, nghị định nêu trên đều mới quy định về nội dung công tác hành chính - văn phòng mà chưa thấy có văn bản quy định về tô chức công tác hành chính - văn phòng Vì vậy, đây cũng là khó khăn cho các cơ quan, doanh nghiệp trong vấn đề này.

Tiểu kết chương 1 Trong chương 1, tac giả đã làm rõ một số khái niệm liên quan; phân tích những nội dung, nhiệm vụ và các biện pháp dé tổ chức công tác hành chính - văn phòng trong các cơ quan, doanh nghiệp Có thể thấy công tác hành chính - văn phòng đóng vai trò vô cùng quan trong trong hoạt động của các cơ quan nhà nước nói chung và các tạp chí điện tử nói riêng Hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, đòi hỏi sự đổi mới trong quy trình quản lý truyền thống, trong đó có vấn đề tổ chức công tác hành chính - văn phòng Dé hội nhập và thực hiện tốt hoạt động quản lý nhà nước cần có những biện pháp nâng cao hiệu quả công tác hành chính - văn phòng.

Nội dung của chương 1 là cơ sở lý luận và pháp lý dé tác giả khảo sát, đánh giá thực trạng công tác hành chính - văn phòng tại các Tạp chí điện tử ở chương 2.

2.2.1 Tổ chức phân công bộ phận phụ trách và tham mưu cho lãnh đạo Tạp chí điện tử về công tác hành chính - văn phòng

Trong một t6 chức người đứng đầu luôn là người có trách nhiệm cao nhât về tât cả các vân đê Tuy nhiên, do phải quan tâm, định hướng và chỉ

32 đạo tất cả các vấn đề, nên người đứng đầu không thê trực tiếp tô chức triển khai thực hiện từng công việc được Vì thế, đối với các tạp chí điện tử có quy mô vừa hoặc nhỏ, người đứng đầu giữ vai trò quyết định, còn việc tổ chức phân công bộ phận phụ trách và tham mưu, tô chức triển khai thực hiện cần được giao quyền, ủy quyền cho cấp dưới và thường là Ban/ bộ phận hành chính - văn phòng ( viết tắt bộ phận HCVP) giúp lãnh đạo tổ chức thực hiện công tác HCVP

Qua khảo sát, cả ba Tạp chí điện tử đều có lập Bộ phận HCVP riêng dé giúp lãnh dao về công tác này nhưng tên gọi khác nhau như: tạp chí Doanh nghiệp và Tiếp thị có Ban Hành chính Tổng hợp (gồm hành chính, kế toán); tạp chí Doanh nghiệp và Đầu tư có Ban Trị sự (bao gồm hành chính, kế toán, quản tri) Các Ban này phụ trách công tác HCVP cho cả Tạp chí in và Tap chí điện tử Riêng tạp chí Hàng hóa và Thương hiệu Hà Nội có Ban Điện tử là tương đối độc lập không liên quan đến Tạp chí in Ban Điện tử là Ban phụ trách toàn bộ tạp chí điện tử và có bộ phận HCVP Nhưng do mới đi vào hoạt động nên chỉ giao cho một nhân viên phụ trách, đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Trưởng Ban Điện tử Đối với việc tổ chức công tác hành chính - văn phòng, Tổng biên tập là người đứng đầu thường giao quyền, ủy quyền cho người phụ trách bộ phận văn phòng với chức danh là Trưởng ban/bộ phận HCVP hoặc Trưởng ban Tri sự.

Trưởng ban/ bộ phận Hành chính - văn phòng có trách nhiệm:

- Tham mưu cho Tổng biên tập về những hoạt động văn phòng cần được xây dựng, ban hành các quy chế, quy định nội bộ và tô chức thực hiện

- Khi Tổng biên tập đồng ý, người được giao quyền có trách nhiệm tổ chức xây dựng, lấy ý kiến đóng góp, chỉnh sửa, hoàn thiện dé trình Tổng biên tập xem xét, quyết định ban hành.

- Sau khi ban hành, Trưởng ban/ bộ phận HCVP có trách nhiệm tô chức việc phô biến, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định trong thực tế; báo cáo, đề xuất với Tổng biên tập những việc đã và chưa thực hiện được, đề xuất các van đề cần phải làm tiếp theo.

Riêng Tạp chí Hàng hóa và thương hiệu Hà Nội có một đặc điểm khác so với một số Tạp chí điện tử khác, đó là: Tạp chí in và Tạp chí điện tử tuy chung một cơ cấu tổ chức, đứng đầu là Tổng biên tập phụ trách nhưng 2 hình thức hoạt động này thực chất lại mang tính độc lập.

Chính vi đặc điểm trên nên việc tổ chức phân công bộ phận phụ trách và tham mưu cho lãnh đạo tạp chí điện tử về công tác HCVP cũng có sự khác biệt.

2.2.2 Tổ chức, bố trí nhân lực thực hiện công tác hành chính - văn phòng

Với các tạp chí điện tử có quy mô nhỏ, nhân sự thuộc ban/bộ phận

Hành chính - văn phòng được Tổng biên tập xây dựng cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, thường chỉ có 1-2 nhân sự chuyên trách dé thực hiện công tác hành chính văn phòng, có nơi chi có 01 nhân sự kiêm nhiệm tất cả các việc của bộ phận Hành chính.

Với cơ chế vận hành riêng và tự chủ, Ban Điện tử của Tạp chí Hàng hóa và Thương hiệu Hà Nội lại mới thành lập, quy mô còn nhỏ và chưa có việc phát sinh nhiều nên nhân sự hành chính chỉ có 01 người kiêm nhiệm tất cả các công việc từ hành chính đến thu chi nội bộ Ở Ban điện tử, dưới Trưởng ban chỉ có một nhân sự hành chính kiêm tất cả các công việc từ lễ tân, hội họp, báo cáo, dé xuất, soạn thảo, lưu trữ văn ban, quản lý con dấu, soạn hợp đồng, theo dõi và thu hồi công nợ, thu chỉ nội bộ Tất cả các công việc hành chính này, nhân viên hành chính là người tổ chức, sắp xếp và báo cáo trực tiếp Trưởng ban điện tử Đối với các sự kiện hay việc liên quan đến bài của phóng viên, về hồ sơ vụ việc thì Trưởng ban điện tử báo cáo và tham mưu trực tiếp với Tổng biên tập

Ví dụ: Nhân viên hành chính đề xuất trực tiếp các quyên lợi của phóng viên, biên tập viên với Trưởng ban điện tử như: lương, thưởng, các ngày lễ

8/3, 20/10, 21/6 ( ngày Báo chí CMVN), ngày sinh nhật, hiếu hỉ Có mốt số việc, nhân viên hành chính cần phải xin chữ ký, dấu của Tổng biên tập như: đề xuất, tờ trình, hợp đồng lao động, giấy giới thiệu, công văn đi, hợp đồng truyền thông quảng cáo Trưởng ban điện tử cũng phải ký nháy thé hiện sự thông nhất, đồng ý và đã duyệt trước khi nhân viên trình Tổng biên tập ký và đóng dấu

Trưởng ban điện tử báo cáo, đề xuất việc tổ chức sinh nhật Tạp chí, báo cáo vụ việc liên quan đến bạn đọc hay về các hợp đồng quảng cáo của doanh nghiệp đăng bài trên trang điện tử.

Nhân viên hành chính của Ban điện tử là người thực hiện công tác văn phòng lâu năm và có kinh nghiệm, hơn nữa lại được đào tạo theo đúng ngành nghề chuyên môn công tác, có kỹ năng làm việc tốt, biết cách xử lý các tình huống xảy ra khi cần Tuy nhiên, vì có 01 nhân viên hành chính, nhiều khi công việc dồn vào một lúc dẫn đến chồng chéo nhau, đòi hỏi nhân viên phải biết tổ chức sắp xếp công việc một cách chủ động và linh hoạt.

Một điều bất cập cho nhân viên trong công tác thực hiện hành chính - văn phòng của Ban điện tử đó là, Trưởng ban điện tử đôi khi giao một số việc ngoài quyền hạn cho phép của nhân viên hành chính Ví dụ, sau một thời gian Ban điện tử đi vào hoạt động, khi trao đôi, thỏa thuận mức phí quản lý có sự thay đổi, Trưởng ban điện tử lại giao cho nhân viên hành chính dé xuất với Tổng biên tập Hoặc khi nhân viên hành chính có việc đột xuất xin nghỉ,

Với những biện pháp tô chức như trên, qua khảo sát thực tế tại ba tạp chí điện tử, tác giả đã thu thập được một số kết quả thực hiện công tác hành chính - văn phòng như sau:

2.3.1 Tổ chức thu thập và xử lý thông tin

Với nhiệm vụ được giao, bộ phận HCVP của 3 tạp chí điện tử đã tô chức việc thu thập các nguồn thông tin sau:

- Thông tin văn bản, gồm văn bản di và văn bản đến Đối với các văn bản đến, Bộ phận HCVP đã xử lý bằng cách chuyền cho lãnh đạo những văn bản cần giải quyết, để lãnh đạo tạp chí cho ý kiến Trên cơ sở đó, Bộ phận HCVP chuyên những văn bản có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đến các bộ phận khác có liên quan dé thực hiện và giải quyết Ví dụ: Khi nhận được don thư bạn đọc phản ánh gửi về tòa soạn, Bộ phận HCVP sẽ chuyền cho lãnh đạo xem đơn thư đó phản ánh về vấn đề gì, nội dung như thế nào và thuộc chuyên mục nào phụ trách như: mục pháp luật, mục hàng hóa và tiêu dùng, mục bất

50 động sản Sau đó, lãnh đạo yêu cầu chuyên cho các chuyên mục có liên quan đến đơn thư, chỉ đạo phóng viên xác minh, tìm hiéu và thu thập thông tin rồi báo cáo lại lãnh đạo Đối với văn bản đi, Bộ phận HCVP sẽ lưu bản sốc và cung cấp cho lãnh đạo khi can.

-Thông tin từ tài liệu lưu trữ: Bộ phận HCVP đã thu thập và lưu trữ các h6 sơ về công tác hành chính và hồ sơ về thông tin liên quan đến các bài viết được đăng trên trang điện tử, sắp xếp tương đối khoa học dé phục vụ nhu cầu tra cứu khi cần

- Thông tin từ điện thoại do đối tác, khách hàng hay bạn đọc liên hệ đến tạp chí Trước tiên bộ phận HCVP tiếp nhận các thông tin xem đó là thông tin từ đâu đến, nội dung chính của thông tin cần được giải đáp như thế nào Nếu các thông tin liên quan đến đối tác, khách hàng về truyền thông, quảng bá hình ảnh, bộ phận HCVP cần phải soạn thảo hợp đồng phù hợp với điều kiện và yêu cầu của đối tác Nếu các thông tin liên quan đến hồ sơ vụ việc, bộ phận HCVP tiếp nhận thông tin, sau đó truyền đạt lại cho lãnh đạo và

Trưởng ban Biên tập nội dung biết Sau đó, mọi kết quả thực hiện được hay không, bộ phận HCVP và Trưởng ban Biên tập sẽ báo cáo lại để lãnh đạo nắm bắt được tình hình công việc.

2.3.2 Thực hiện chức năng tham muu tổng hop

Một yếu tố quan trọng anh hưởng nhiều tới hoạt động của một tô chức là quyết định của người lãnh đạo Do đó, người quản lý rất cần những ý kiến tham mưu, trợ giúp Những ý kiến này được căn cứ trên những yếu tố khách quan, lượng thông tin thu thập được ở nhiều nguồn khác nhau va tổng hợp thành những kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án để ra quyết định kịp thời và đúng đắn.

Tuy nhiên, theo khảo sát của tác giả, công tác tham mưu tổng hợp của bộ phận HCVP ở các tạp chí điện tử chưa được thực hiện tốt Do các tạp chí

51 mới thành lập, quy mô nhỏ và công việc hành chính cũng không phức tạp.

Mặt khác, do bộ phận HCVP chỉ có từ 1-2 nhân viên, nên chi tập trung vào các công việc cụ thé, van đề tham mưu tổng hợp chưa được nhận thức đầy đủ.

Thông thường, với chức trách được giao, cán bộ HCVP mới chỉ tập trung tham mưu về các quyền lợi cho cán bộ, hoặc tham mưu về các khoản thu chi, cách thức tô chức và thực hiện các ngày lễ, tổ chức sự kiện báo chí, ngày sinh nhật, kỷ niệm ngày truyền thống của các tạp chí

2.3.3 Đảm bảo điều kiện làm việc cho bộ máy văn phòng a.Tổ chức bài trí, thiết kế công sở Bài trí, thiết kế công sở là một nội dung quan trọng của công tác tổ chức văn phòng: việc tạo môi trường làm việc tốt là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến của cán bộ, công chức cũng như quyết định đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan, tô chức, đơn vị Các tạp chí đều là cơ quan ngôn luận, nên môi trường làm việc ở đây không nặng tính kỷ cương hành chính như ở các cơ quan nhà nước khác Cơ quan hoạt động về mảng thông tin khoa học nên môi trường làm việc rất năng động, sáng tạo.

Chính vì vậy, việc bài trí, sắp xếp thiết kế công sở cũng mang một phong cách hiện đại, tiết kiệm không gian nhằm tạo môi trường làm việc khoa học, hiệu quả cao.

Tại tạp chí Doanh nghiệp và Tiếp thị, văn phòng được bố trí thuận tiện cho việc trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan va từ bên ngoài một cách nhanh nhất Ban Hành chính tổng hợp (Hành chính - Kế toán) của tạp chí được coi là bộ phận trung tâm của toàn cơ quan nên tạp chí đã lựa chọn ví trí rất hợp lý và khá khoa học cho bộ phận văn phòng.

Thực tế khảo sát cho thấy, phương pháp bố trí nơi làm việc của văn phòng tap chí Doanh nghiệp và Tiếp thị là kiểu văn phòng bố trí hỗn hợp Cách bô trí này căn cứ vào sự liên kêt không gian giữa các bộ phận và căn cứ vào

52 trình độ tập trung hóa công tác văn phòng Theo mô hình hỗn hợp này, tạp chí sẽ tận dụng được ưu điểm va hạn chế nhược điểm của hai cách bố trí kín và bố trí mở; có bộ phận của văn phòng được bồ trí kín và có bộ phận bồ trí mở.

Qua kết quả khảo sát ở trên, tác giả rút ra một số nhận xét sau đây:

* Về phân công bộ phận phụ trách công tác hành chính - văn phòng Với biện pháp này, chỉ có tạp chí Doanh nghiệp và Tiếp thị phân công bộ phận phụ trách và tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành chính - văn phòng Còn tạp chí Doanh nghiệp và Đầu tư, tạp chí Hàng hóa và Thương hiệu, việc tổ chức Bộ phận hành chính - văn phòng chưa cụ thé, mới chi phân công công việc cho một nhân viên.

* Về bố trí nhân lực làm công tác hành chính - văn phòng:

Việc bố trí nhân lực làm công tác hành chính - văn phòng của ba tạp chí về số lượng tương đối ôn so với quy mô và điều kiện của tạp chí Trình độ, năng lực làm việc của nhân viên làm công tác hành chính văn phòng đã đáp ứng được yêu cầu công việc Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số nhược điểm cần khắc phục như:

Nhân viên hành chính văn phòng tạp chí Doanh nghiệp và Đầu tư, tạp chí Hàng hóa và Thương hiệu Hà Nội còn kiêm nhiệm thêm nhiều việc khác. Đồng thời việc đảm bảo chế độ chính sách chưa thực sự đáp ứng yêu cầu và chưa phù hợp với đóng góp của các nhân viên hành chính Điều này làm cho cán bộ hành chính (đặc biệt là cán bộ trẻ) không muốn gan bó lâu dai với công việc hoặc không thực sự phát huy hết khả năng làm việc

Khi tuyển dụng cán bộ làm công tác hành chính - văn phòng, tạp chí Doanh nghiệp và Tiếp thị chưa xác định được vi trí việc làm theo đúng vi trí tuyển dụng, vẫn dựa vào các mối quan hệ quen biết, trình độ học vấn không đúng chuyên ngành Do vậy khi làm việc các nhân viên thường hạn chế về nghiệp vụ chuyên môn và kỹ năng xử lý công việc.

* Về Phố biến, ban hành các quy định (chuẩn mực) trong công tác hành chính - văn phòng.

Việc phổ biến, ban hành các quy định, quy chế, quy trình ( chuẩn mực) về công tác HCVP được tạp chí Doanh nghiệp và Tiếp thị thực hiện tương đối tốt, hai tạp chí còn lại van đề này chưa được quan tâm đúng mức.

* Về Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến công tác hành chính - văn phòng

Do các tạp chí điện tử đều có quy mô nhỏ, số lượng nhân sự hành chính ít, nên việc hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn hầu như chưa được tô chức.

Trừ trường hợp nhân viên hành chính ở Tạp chí Hàng hóa và Thường hiệu Hà Nội đã được đào tạo đúng chuyên môn, còn lại cán bộ hành chính, văn phòng

68 ở hai tạp chí khác đều mới chỉ được cập nhật kiến thức thông qua những lớp bồi dưỡng ngắn hạn, nên họ chỉ làm việc theo thói quen, theo kinh nghiệm, xử lý công việc mang tính thủ công, dập khuôn, ít sáng tạo.

Do chưa được hướng dẫn về nghiệp vụ hành chính vẫn còn tình trạng các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ chưa được thực hiện thong nhất, hoặc chưa đúng theo quy định, chưa hợp lí và chưa khoa học.

* Về đảm bảo cơ sở vật chất và trang thiết bị cho công tác hành chính - văn phòng

Trong ba tạp chí được khảo sát, theo tác giả, cách bồ trí, bai trí, sắp xếp văn phòng của tạp chí Doanh nghiệp và Tiếp thị khá khoa học, vừa tiết kiệm thời gian, diện tích, vừa tránh tình trạng thất lạc giấy tờ, tài liệu Ưu điểm lớn nhất của cách bé trí này là tạo nên cảm giác gần gũi, đoàn kết giữa các cán bộ, công chức viên chức trong khi thực hiện các công việc, mọi người sẽ có cơ hội trao đôi và làm việc với nhau nhiều hơn.

Trong khi đó, tạp chí Doanh nghiệp và Đầu tư lại thiết kế phòng làm việc đơn giản, sơ sài, điều kiện vật chất, thiết bị không được trang bị đầy đủ, không gian chật chội, nóng và bí vào mùa hè sẽ ảnh hưởng đến hoạt động chung.

Riêng Tạp chí Hàng hóa và Thương hiệu Hà Nội lại chọn mô hình văn phòng mở Tuy nhiên, sự tương tác giữa nhiều người với cường độ công việc cao làm các nhân viên khác không tập trung, vì vậy một không gian thiếu sự riêng tư sẽ làm nhân viên bị gò bó.

* Về tổ chức, kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm trong công tác hành chính -văn phòng

Việc tô chức, kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm trong công tác hành chính -văn phòng của ba tạp chí cũng chưa làm tốt Nhìn chung, tạp chí Doanh nghiệp và Tiếp thị làm việc chuyên nghiệp hơn cả Tuy nhiên, chế tài xử lý trong công tác hành chính - văn phòng vẫn còn lỏng lẻo và chưa thống nhất

chính - văn phòng tại các tạp chí điện tử.

Qua kết quả khảo sát, tác giả nhận thấy những hạn chế trên là do một số nguyên nhân chủ yếu sau:

- Một số tổ chức, cá nhân chưa nhận thức hết tầm quan trọng của công tác tổ chức và quản lý về công tác hành chính văn phòng

- Chế tài xử lý trong công tác hành chính văn phòng còn lỏng lẻo chưa tạo được sự thống nhất trong việc xử lý vi phạm quy định.

- Khi tuyển dụng cán bộ làm công tác hành chính văn phong chưa xác định được vị trí việc làm theo đúng vị trí tuyển dụng do vậy khi làm việc các cán bộ thường hạn chế về kỹ năng xử lý công việc.

- Lãnh đạo chưa thực sự sát sao trong việc theo dõi, đánh giá thực hiện các nghiệp vụ.

- Các thủ tục vẫn còn khá rườm rà mất thời gian, giảm thiểu tính hiệu quả trong các khâu chuyền giao, trình ký, nộp lưu văn bản.

- Các hạn chế về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng: Hệ thống CƠ SỞ vật chất, trang thiết bị còn có nhiều cái cũ, hay hư hỏng, gây khó khăn cho quá trình thực hiện công việc Cùng với đó là do ý thức khi sử dụng, bảo quản của con người chưa cao dẫn đến tình trạng vật lí của các thiết bị xuống cấp.

- Những hạn chế, yếu kém liên quan về các nghiệp vụ hành chính dẫn tới sự ảnh hưởng về hiệu quả công việc là do:

- Lãnh đạo chưa tập trung xây dựng bộ tiêu chuẩn cụ thể để chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ hành chính một cách khoa học nhất.

- Phía cán bộ, nhân viên văn phòng chưa có ý kiến tham mưu tốt cho lãnh đạo Tạp chí về quy trình cụ thé cho các nghiệp vụ hành chính; đồng thời chưa thực sự tâm huyết trong việc tham gia xử lý các nghiệp vụ.

- Kỹ năng ứng dụng tin học của các nhân viên văn phòng chưa cao, làm ảnh hưởng tác phong, hiệu quả làm việc.

Tiểu kết chương 2 Tổ chức công tác hành chính - văn phòng tại các tạp chí điện tử trong những năm gan đây đã có sự thay đổi đáng kể Bộ máy hành chính - văn phòng được hoàn thiện hơn, kinh nghiệm làm việc cũng như trình độ của nhân viên được nâng cao, các nghiệp vụ hành chính - văn phòng được thực hiện nhanh chóng, chính xác, hạn chế được nhiều sai sót không đáng có Đặc biệt, với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin góp phần giúp cho các công việc trong văn phòng trở nên thuận lợi Tổ chức và quản lý tốt công tác hành chính văn phòng sẽ góp phần vào công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia và hiện đại hóa văn phòng làm việc của các tạp chí.

Trong chương 2, tác giả đã khảo sát về các biện pháp tô chức và kết quả việc thực hiện công tác HCVP của các Tạp chí điện tử Qua đó cho thấy, các biện pháp tô chức công tác HCVP ở các tạp chí điện tử mặc dù đã được lãnh dao quan tâm và bộ phận HCVP có nhiều cố găng, những vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục.

Kết quả khảo sát ở chương 2 là cơ sở để tác giả đề xuất những biện pháp cần tiếp tục được thực hiện để giúp các tạp chí tô chức tốt hơn công tác

3.1 Giải pháp nâng cao nhận thức về công tác hành chính - văn phòng Đề công tác HCVP của các tạp chí điện tử ngày càng di vào nề nếp, theo tác giả, van dé đầu tiên là cần có biện pháp đề tat cả nhân viên, phóng viên, biên tập viên trong tòa soạn bao gồm từ Tổng biên tập trở xuống, có nhận thức đúng về tầm quan trọng của công tác hành chính - văn phòng, hiểu rõ hơn về vị trí, vai trò của công tác đó trong hoạt động của cơ quan.

- Đối với lãnh đạo cơ quan:

Thông thường, các lãnh đạo hay quan tâm đến các chuyên môn khác như: nghiệp vụ báo chí, tổ chức sự kiện, truyền thông mà hay coi nhẹ công tác tô chức hành chính - văn phòng, coi hành chính - văn phòng là công việc đơn giản, ai cũng có thé làm tốt được nhưng trên thực tế lại không hề đơn giản như vậy Vì vậy, trong bất kỳ hoạt động nào cũng vậy, lãnh đạo luôn đóng vai trò quan trọng Với công tác hành chính - văn phòng, nếu không được sự chỉ đạo quyết liệt từ các cấp lãnh đạo, cấp dưới sẽ không thấy được vai trò của mình và quyết tâm thực hiện.

Công tác hành chính - văn phòng là một hoạt động quan trọng trong các cơ quan, tô chức Muốn mọi người có nhận thức đúng, lãnh đạo các tạp chí cần yêu cầu bộ phận HCVP viết các tin bài về ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng của công tác hành chính - văn phòng đăng trên Trang thông tin điện tử của các tạp chí; lãnh đạo tạp chí cần quan tâm và tạo điều kiện đối với công tác hành chính - văn phòng; đồng thời thường xuyên quán triệt toàn thé CBNV của tạp chí thực hiện nghiêm túc công tác hành chính - văn phòng.

- Đối với bộ phận HCVP:

Tiếp tục phổ biến day đủ các văn bản liên quan đến công tác hành chính - văn phòng như Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư; Luật Lưu

72 trữ năm 2011; các quy định về tổ chức hội họp, về công tác lễ tân và các văn bản hướng dẫn thi hành; đề toàn thể nhân sự trong cơ quan năm bắt một cách hệ thống những việc cần làm

- Đối với cán bộ phụ trách hoặc nhân viên HCVP

Nhân viên hành chính - văn phòng phải thường xuyên nghiên cứu và cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới về công tác HCVP; rèn luyện cho mình những kỹ năng cần thiết, đó là kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại; kỹ năng giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, chính xác, phâm chất đạo đức chính trị, tinh thần trách nhiệm đối với công việc.

Ngoài ra, nhân viên hành chính - văn phòng phải tự đánh giá về kết quả của công tác mình phụ trách, yên tâm công tác, hiểu rõ công việc mình đang đảm nhiệm có vài trò quan trọng trong quá trình hoạt động của tạp chí, mà thiếu nó hoạt động của tòa soạn sẽ bị đình trệ Bộ phận Hành chính -văn phòng là nơi quản lý đầu vào, đầu ra các thông tin, văn bản làm việc của một cơ quan, tô chức Muốn thông tin có chất lượng, đạt yêu cầu, ban/ bộ phận HCVP phải góp phần rất nhiều Mỗi người có sự phân công lao động riêng, mỗi nhiệm vụ đều có vị trí khác nhau, liên kết với nhau thành một tô chức có sức mạnh Khi đã nhận thức đầy đủ về công tác HCVP, lãnh đạo tạp chí và toàn thé nhân viên, phóng viên, biên tập viên sẽ nỗ lực phan đấu dé hoàn thành nhiệm vụ.

3.2 Về tổ chức bộ máy và nhân sự trực tiếp thực hiện công tác hành chính

Dé công tác HCVP của các tạp chí điện tử đi vào nề nếp, quy củ, chuyên nghiệp hơn, lãnh đạo cần quan tâm và nên thành lập riêng bộ phận HCVP, số lượng nhân sự hành chính cũng tùy thuộc vào công việc thực tế của mỗi tạp chí Tạp chí nào quy mô lớn và nhiều việc thì cần bổ sung thêm nhân viên HCVP để tránh cho công việc bị tồn đọng và chồng chéo Với tạp chí có quy

73 mô nhỏ hơn, cần phải tinh giản bộ máy nên việc bổ sung nhân sự hành chính là không cần thiết nhưng cũng phải được học hỏi, nâng cao trình độ, đào tạo đúng chuyên ngành đề công việc được hoàn thiện hơn.

Van dé quan trọng là, các nhân viên HCVP cần được tuyển dung từ những người đã được đào tạo các chuyên ngành phù hợp như: quản trị văn phòng, hành chính, văn thư, lưu trữ Nếu học các ngành khác thì lãnh đạo tạp chí cần cử họ đi học các khóa tập huấn hoặc các lớp cấp chứng chỉ về nghiệp vụ HCVP Đồng thời, phải bố trí, sắp xếp nhân sự theo hướng b6 sung thêm cán bộ trẻ tuổi có năng lực, trình độ chuyên môn, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy photo

Sau khi thành lập bộ phận HCVP và có nhân viên chuyên trách hoặc kiêm nhiệm, lãnh đạo các tạp chí cần quy định rõ chức trách, nhiệm vụ, đồng thời giao cho bộ phận và nhân viên HCVP những quyền hạn theo quy định của pháp luật (chăng hạn: cần giao cho bộ phận/ nhân viên hành chính trực tiếp quản lý con dấu của tạp chí để đảm bảo tính khách quan, tránh những rủi ro về pháp lý nếu Tổng biên tập giữ con dấu như đã nêu ở phần khảo sát thực tế).

3.3 Về ban hành các văn bản quy định về công tác hành chính - văn phòng

- Về quy chế: Các tạp chí điện tử đều cần xây dựng Quy chế làm việc;

Quy chế lương, thưởng, nhuận bút; Quy chế về hoạt động công đoàn và các khoản phúc lợi như hiếu hi, ngày lễ, sự kiện một cách đầy đủ, rõ ràng vì đó là quyền lợi của người lao động Day là yếu tố quan trọng, đảm bảo duy trì cuộc sống và cũng là động lực dé nhân viên, phóng viên tập trung, cống hiến công việc tốt và hiệu quả hơn.

Ngoài ra, các tạp chí có thể ban hành Quy chế về văn hóa công sở vì đó là hình ảnh, dấu ấn và văn hóa riêng của mỗi tạp chí điện tử như: xây dựng bộ thương hiệu nhận diện ( slogan, profile, số tay văn hóa công sở, đồng phục, ứng xử ) ( xem phụ lục)

- Về quy định: Ngoài những nội quy làm việc, giờ giấc, trang phục đã được các tạp chí điện tử xây dựng và ban hành, cần xây dựng thêm quy định về văn hóa giao tiếp, ứng xử, quy định về tô chức sự kiện theo từng chương trình, quy mô lớn nhỏ khác nhau.

- Về quy trình: Cần xây dựng quy trình tuyên dụng nhân sự và phải được thực hiện đúng, chuẩn, không áp dụng các mối quan hệ thân thích sẽ làm giảm hiệu quả công việc Bên cạnh đó, các tạp chí điện tử phải xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quy trình quản lý văn bản đi và đến; quy trình lập hồ sơ và lưu trữ hồ Sơ; quy trình tô chức hội họp, sự kiện vì nhân sự hành chính văn phòng của một số tạp chí chưa được đảo tạo đúng chuyên ngành, chỉ thực hiện theo kinh nghiệm lâu năm, học hỏi qua mạng, đồng nghiệp chứ chưa áp dụng theo văn bản quy định của Nhà nước.

3.4 Về phố biến, hướng dẫn các nghiệp vụ hành chính - văn phòng cho nhân viên, phóng viên, biên tập viên.

Trong bối cảnh tiếp tục thực hiện chương trình tông thể, việc đổi mới công tác hành chính - văn phòng vẫn là nội dung trọng tâm đối với nhiều cơ quan, tô chức Thực tế, bộ phận hành chính - văn phòng tại các tạp chí điện tử có vai trò quan trọng, là trợ thủ giúp cho thủ trưởng quản lý, điều hành mọi công việc trong cơ quan; là bộ phận tiếp nhận thông tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, đơn vị khác Chính vì vậy, đổi mới công tác hành chính - văn phòng sẽ hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành Tuy nhiên, công tác hành chính - văn phòng tại các tạp chí điện tử trong quá trình đổi mới vẫn còn một số khó khăn và hạn chế, vì vậy, các tạp chí điện tử cần quan tâm hơn nữa nhằm điều chỉnh cho phù hợp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả làm việc.

Dé quá trình đổi mới công tác hành chính - văn phòng có hiệu qua cao, các tạp chí điện tử cần phải chú trọng đặc biệt vào yếu tô con người như vấn đề nhận thức, vấn đề về đào tạo, bồi dưỡng Bên cạnh đó, các tạp chí còn phải chú trọng đầu tư mua sắm các trang thiết bị văn phòng hiện đại hỗ tro đắc lực cho các hoạt động văn phòng; quy trình hóa các nghiệp vụ nhằm làm cho các công việc trở nên đơn giản, ngăn gọn, khoa học hơn; thiết kế và bài trí công sở hiện đại, tạo không gian thoải mái cho cán bộ, viên chức đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày; đồng thời tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cá nhân, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt nhiệm vụ Ngoài ra, muốn đổi mới có hiệu quả cao, các tạp chí phải nhanh chóng hoàn thiện các chế độ, chính sách, các văn bản có liên quan tới nội dung công tác hành chính - văn phòng; đồng thời phải thường xuyên thanh tra, kiểm tra các hoạt động hành chính - văn phòng dé kịp thời phát hiện các sai phạm và xử lý sai phạm đó.

Tiêu đề	Tổ chức công tác hành chính văn phòng tại một số tạp chí điện tử thuộc các Hội
Tác giả	Đỗ Thỏi Linh
Người hướng dẫn	PGS.TS. Vũ Thị Phụng
Trường học	Đại học Quốc gia Hà Nội
Chuyên ngành	Quản trị văn phòng
Thể loại	Luận văn thạc sĩ
Năm xuất bản	2021
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	87
Dung lượng	20,98 MB