Giáo trình gồm 07 chương:Chương 1: Kỹ năng giao tiếp hành chínhChương 2: Kỹ năng lập và quản lý hồ sơ trong cơ quan, tổ chứcChương 3: Kỹ năng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lị
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: KỸ NĂNG HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình “Kỹ Hành văn phịng” biên soạn dựa Chương trình đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng, trình độ Trung cấp Mục đích giáo trình để làm tài liệu giảng dạy thức cho giảng viên làm tài liệu học tập thức cho sinh viên nhà trường (Lưu hành nội bộ) Giáo trình “Kỹ Hành văn phịng” giảng viên biên soạn có tham khảo tài liệu liên quan như: Giáo trình văn hóa cơng sở; giáo trình kỹ giao tiếp cơng chức tiến trình cải cách hành nhà nước nhà xuất Chính trị- Hành Ngồi giảng viên tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác để hoàn thiện giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình Kỹ Hành văn phịng tác giả nghiên cứu tham khảo từ nhiều nguồn tài liệu khác Giáo trình Kỹ Hành văn phịng tài liệu biên soạn để phục vụ cho việc giảng dạy, học tập nhà giáo, người học trình độ trung cấp nghề Hành văn phịng Giáo trình biên soạn theo chương trình mơn học Kỹ Hành văn phịng thuộc khối mơn học sở chương trình đào tạo ngành, nghề Hành văn phịng trình độ trung cấp nhà trường phê duyệt Giáo trình gồm 07 chương: Chương 1: Kỹ giao tiếp hành Chương 2: Kỹ lập quản lý hồ sơ quan, tổ chức Chương 3: Kỹ xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch làm việc quan, tổ chức quản lý thời gian cá nhân Chương 4: Kỹ viết báo cáo Chương 5: Kỹ làm việc nhóm Chương 6: Kỹ xác định mục tiêu tạo động lực cho thân Chương 7: Kỹ giải vấn đề Để hoàn thành giáo trình Kỹ Hành văn phịng, tác giả xin gửi lời cảm ơn đến chủ biên tài liệu tham khảo Mặc dù cố gắng, chắn giáo trình không tránh khỏi hạn chế Rất mong nhận đóng góp ý kiến q Thầy, Cơ bạn sinh viên trường để giáo trình ngày hoàn thiện Kon Tum, ngày 02 tháng năm 2022 Chủ biên: ThS Nguyễn Thị Anh Hiếu GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TÊN MƠN HỌC: KỸ NĂNG HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG THƠNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 51014002 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học - Vị trí: Bố trí dạy cuối khối môn học sở ngành, nghề Hành văn phịng - Tính chất: : Là mơn học bắt buộc quan trọng ngành, nghề Hành văn phòng - Ý nghĩa vai trò mơn học: Có ý nghĩa vai trị quan trọng việc cung cấp phần kiến thức, kỹ ngành, nghề Hành văn phịng Mục tiêu môn học: Về kiến thức: - Trình bày phân tích được số vấn đề chung giao tiếp hành chính; khái quát chung hồ sơ; mô tả kỹ lập quản lý hồ sơ; trình bày phân tích khái niệm, vai trò, phân loại yêu cầu chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch làm việc quan, tổ chức; phân tích tiêu chí xác định báo cáo có chất lượng tốt; mơ tả quy trình ban hành báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết - Trình bày khái niệm, ý nghĩa làm việc nhóm; khái niệm tầm quan trọng mục tiêu; phân tích giai đoạn hình thành phát triển nhóm làm việc hiệu quả; phân tích phuơng pháp thiết lập mục tiêu sống; tạo động lực để hoàn thành mục tiêu - Nhận diện (mơ tả phân tích) vấn đề, xác định nguyên nhân vấn đề, định lựa chọn giải pháp tối ưu, đến thực thành công giải pháp để giải vấn đề học tập, công tác, sống Về kỹ năng: - Vận dụng kỹ giao tiếp hành để thực giao tiếp học tập, sống đạt hiệu - Thực hành kỹ lập quản lý hồ sơ; kỹ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc quan, tổ chức quản lý thời gian cá nhân; kỹ xác định nguyên nhân, lập kế hoạch giải vấn đề, tìm kiếm phương án tối ưu để giải vấn đề; xây dựng mục tiêu cụ thể sống xây dựng mục tiêu cho thân - Thực kỹ thuyết trình, kỹ ghi chép, kỹ thu thập, xử lý thông tin Về lực tự chủ trách nhiệm: - Người học hình thành tư chịu trách nhiệm vấn đề xảy đến sống, học tập công việc thân - Nhận thức vị trí, vai trị mơn học học tập công việc sau - Tin tưởng có mục tiêu rõ ràng cho đời; quản trị thân, làm chủ sống, học tập cơng việc Nghiêm túc, tích cực học tập, chủ động vận dụng kiến thức vào thực tế sống, có trách nhiệm với thân NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƯƠNG 1: KỸ NĂNG GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH Mã chương: 51014002-01 GIỚI THIỆU Giao tiếp hoạt động thiếu người, khơng đơn trị chuyện người với người mà thể nhiều dạng khác Trong giao tiếp hành hình thức giao tiếp MỤC TIÊU Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Phân tích chất vai trò giao tiếp hành chính; nguyên tắc giao tiếp hành chính; nguyên tắc quan trọng nhất, Trình bày tầm quan trọng lắng nghe; bước triển khai thuyết trình, thuyết phục hiệu quả; điều kiện để giao tiếp có hiệu - Thực kiến thức giao tiếp hành vào giải xử lý tình học tập, sống để thực giao tiếp hiệu quả; thực hành rèn luyện kỹ nghe, kỹ thuyết trình, kỹ thuyết phục; thực hành linh hoạt nguyên tắc giao tiếp - Nghiêm túc học tập, chủ động tình cụ thể; chủ động, tích cực, cầu thị giao tiếp, chủ động tạo lập mối quan hệ tìm kiếm hội phát triển thân; ln lắng nghe, tích cực sẵn sàng chia sẻ với người NỘI DUNG Những vấn đề chung giao tiếp hành 1.1 Bản chất vai trị giao tiếp hành 1.1.1 Bản chất Kỹ giao tiếp phương thức thực hành động giao tiếp có phù hợp với đối tượng, tình giao tiếp nhằm thực tốt mục tiêu đặt ra, dựa tri thức, kinh nghiệm am hiểu tình huống, điều kiện đối tượng giao tiếp Kỹ giao tiếp tập hợp quy tắc, nghệ thuật, cách ứng xử, đối đáp đúc rút qua kinh nghiệm thực tế ngày giúp người giao tiếp hiệu quả, thuyết phục Trong kỹ giao tiếp có nhiều kỹ nhỏ khác kỹ lắng nghe, kỹ thấu hiểu, kỹ sử dụng ngôn ngữ thể, kỹ sử dụng ngôn từ, âm điệu… Để có kỹ giao tiếp tốt địi hỏi người sử dụng phải thực hành thường xuyên, áp dụng vào hồn cảnh cải thiện tốt kỹ giao tiếp Giao tiếp hoạt động khơng thể thiếu người, khơng đơn trị chuyện người với người mà thể nhiều dạng khác Trong giao tiếp hành hình thức giao tiếp người Xét mặt chất, giao tiếp hành giao tiếp người với hoạt động hành Giao tiếp hành giao tiếp đội ngũ cơng chức hành với đối tượng để trao đổi tư tưởng, tình cảm, hành vi thơng qua hệ thống tín hiệu ngơn ngữ hành - công vụ, điều chỉnh pháp luật thiết chế hành nhà nước mối quan hệ hành để thiết lập trì hoạt động hành - cơng vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu mục tiêu định Nhà nước Bản chất giao tiếp hành thể bao gồm hai khía cạnh: Một là, giao tiếp hành gắn với thơng tin Chính chất này, người ta nhìn nhận giao tiếp hành từ góc độ “dịng thơng tin” Hai là, giao tiếp hành trình Quá trình bên tham gia giao tiếp (bên gửi) có nhu cầu chuyển đến Bên nhận (người nhận) thông điệp Bên gửi định, lựa chọn cách mã hóa thơngđiệp gửi qua kênh định (bằng văn bản, điệu bộ, cử chỉ…) đến Bên nhận Bên nhận giải mã thông điệp phản hồi lại Bên gửi, lại tùy cách phản hồi Bên nhận mà chuyển thông điệp tiếp theo… Rõ ràng, giao tiếp q trình (1) Người gửi Thơng tin Người nhận 1.1.2 Vai trị giao tiếp hành Giao tiếp hành có vai trị (chức năng) sau: - Định hướng hoạt động quan, tổ chức: Giao tiếp chia sẻ truyền đạt đích mà quan, tổ chức cần đạt đến cách thức để đạt điều Khơng có giao tiếp, cá nhân, nhóm quan, tổ chức hiểu hướng tới mục tiêu theo cách khác Điều dẫn tới nhiều nguy hại quan, tổ chức, có việc chia rẽ, bất đồng tan rã quan, tổ chức - Hợp cá nhân, đơn vị nguồn lực: Mỗi tổ chức, đơn vị tập hợp gồm nhiều yếu tố kiểu người khác với quan điểm, nhận thức kỳ vọng khác Giao tiếp sở, chất keo dính lơi người, yếu tố có điểm chung lại với để hình thành tổ chức Khi tổ chức đời, với vai trò giúp người Biết - Hiểu - Hành động Cộng tác, giao tiếp giúp yếu tố khác biệt, cá nhân, đơn vị, nguồn lực mục tiêu kết nối với để tạo thành sức mạnh Đối với cán bộ, công chức, giao tiếp giúp họ nắm bắt thông tin, nhiệm vụ tương tác với đồng nghiệp - Duy trì giá trị truyền thống quan, tổ chức: Mỗi quan, tổ chức có số hệ thống giá trị mà trì muốn khuếch trương Giao tiếp cách tốt giúp định hình trì giá trị quan, tổ chức - Khuyến khích, động viên cá nhân, đơn vị quan, tổ chức: Giao tiếp q trình thực thi khơng đơn liên quan đến