Giáo trình kỹ năng bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ (ngành quản trị văn phòng trung cấp

Giáo trình “Công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức đảng” nhóm biên soạn có tham khảo các tài liệu liên quan như: Giáo trình Công tác văn thư trong cơ quan Đảng và các Tổ chức chính trị-

NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ

Khái niệm, yêu cầu, vị trí, tác dụng của công tác văn thƣ

Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ “Văn” có nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch Theo quan niệm của các triều đại phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm những công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch

Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau Làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản… tức là làm công tác văn thư Văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế,… dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Những khâu công việc khác nhau như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, nhân viên trong các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội Có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:

Theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ nội vụ ngày 16/4/2013 về Hướng dẫn xây dựng Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức: Công tác văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)(1)

Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương

Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu dưới dây:

1.2.1 Nhanh chóng là yêu cầu đối với hiệu suất công tác văn thư Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản

- Về nội dung: nội dung văn bản phải chính xác theo yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước, Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội quy định

- Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản

1.2.3 Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan Đảng, nhà nước Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,

1.2.4 Hiện đại: Việc thực hiện nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi cơ quan Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của cơ quan Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng

Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị

- xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

- Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của cơ quan, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, do đó kết quả của công tác văn thư không chỉ ảnh hưởng đến một cơ quan mà còn có thể ảnh hưởng đến các cơ quan khác Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

- Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

Nội dung công tác văn thƣ

2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.1.1 Văn bản và thể thức văn bản

- Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành

- Thể thức văn bản gồm các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó phù hợp với thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản do cơ quan có thẩm quyền quy định

+ Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính của Nhà nước do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng - Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định

+ Thể thức văn bản chuyên ngành do bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thảo luận, thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ

+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW, ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng

+ Thể thức văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức công đoàn thực hiện theo Hướng dẫn số 1156/HD- TLĐ, ngày 23/6/2005 của Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Văn phòng trung ương Đoàn

+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước được thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ

2.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản,

+ Đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;

+ Chọn thể loại văn bản;

+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;

+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;

- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;

- Đánh máy, nhân bản văn bản;

- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;

2.2.1 Quản lý văn bản đến

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến;

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

2.2.2 Quản lý văn bản đi

- Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;

- Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Đăng ký văn bản đi;

- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;

2.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

2.3.1 Lập hồ sơ hiện hành

- Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ hiện hành

- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:

+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;

+ Phân định đơn vị bảo quản;

+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;

2.3.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

- Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;

- Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;

- Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ

3.1 Khái niệm Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc áp dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn bản đi, đến và tra tìm thông tin trong văn bản, tài liệu được nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơ quan, tổ chức và tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và mạng thông tin quốc gia (2)

3.2 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

- Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản;

- Ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý, quản lý, tra tìm văn bản đi, đến, văn bản nội bộ;

- Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tố;

- Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn bản

3.3 Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của Đảng

- Quản lý văn bản đi;

- Quản lý văn bản đến;

- Quản lý đơn thư khiếu tố

Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thƣ cơ quan

Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bộ được bố trí làm cán bộ văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật Trong thực tế, người cán bộ văn thư cơ quan phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

Người cán bộ văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của cơ quan, trong đó có cả những vấn đề có tính chất cơ mật Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị, cụ thể là:

- Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành ấy phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với cơ quan

- Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào

- Người cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình

- Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên (1, 2)

Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thể hiện trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành

Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó Bên cạnh sự hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ

Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chính xác nhất Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ (3)

4.3 Những yêu cầu khác về đạo đức công vụ

Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của cơ quan không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cứ lao động nào như tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng mà còn đòi hỏi phải có những yêu cầu dưới đây:

Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể:

- Có ý thức giữ gìn bí mật

- Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được để văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không được vứt vào sọt rác

- Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của Nhà nước, bí mật của cơ quan (3)

Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết Vì vậy cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung:

- Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ, không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn v.v

- Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh (3)

Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng Đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong cơ quan về công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định hoặc có những đề xuất mới trong tổ chức cải tiến công việc Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm (3)

4.3.4 Tính ngăn nắp, gọn gàng

Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư Người cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng không tốt đến công việc

Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình người văn thư làm việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công tác như xin cấp giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư (3)

Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt động của cơ quan Vì vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện độ tin cậy Do có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra hết mọi công việc của văn thư Phần lớn các thủ trưởng đều tin tưởng ở văn thư Vì vậy cán bộ văn thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để thủ trưởng có thể yên tâm làm việc

Quản lý nhà nước về công tác văn thư

5.1 Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư

5.2 Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư

5.2.1.Đối với công tác văn thư các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội, Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng có trách nhiệm giúp Chánh văn phòng Trung ương Đảng thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Nội dung cụ thể gồm:

- Ban hành và hướng dẫn thực hiện quy định về công tác văn thư áp dụng trong hệ thống các cơ quan của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội;

- Kiểm tra việc thực hiện quy định về công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền;

- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội;

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội

- Các tỉnh, thành uỷ, các huyện, quận, thị uỷ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi địa phương mình

- Mỗi cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan, tổ chức mình (1)

5.2.2 Đối với công tác văn thư các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các đơn vị vũ trang

Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư

Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư đối với cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý

5.2.3 Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội

- Mỗi cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội phải thành lập bộ phận (phòng) văn thư hoặc bố trí cán bộ làm văn thư

- Nhiệm vụ của văn thư cơ quan:

+ Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến

+ Giúp Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền duyệt, ký ban hành

+ Kiểm tra thể thức văn bản lần cuối trước khi ban hành; ghi số, ngày, tháng và đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn bản

+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu

+ Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức

+ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác + Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo định kỳ hàng năm.

Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thƣ trong cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với những mức độ phức tạp khác nhau Tuỳ thuộc với cương vị công tác và khả năng, mỗi người trong cơ quan có thể tham gia vào những nội dung nhất định Để cho công việc được thực hiện thuận lợi, cần phải có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng người, từng bộ phận trong cơ quan

6.1 Trách nhiệm của lãnh đạo (thủ trưởng) cơ quan, tổ chức

Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc

Công tác văn thư của cơ quan làm tốt hay không tốt, trách nhiệm trước hết thuộc về lãnh đạo cơ quan Để thực hiện được nhiệm vụ này, lãnh đạo cơ quan có thể giao cho chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính (ở cơ quan không có văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình

Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan Lãnh đạo cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó Lãnh đạo cơ quan phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy định của Đảng, của Nhà nước và theo quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức Ngoài ra, tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, tổ chức mà lãnh đạo cơ quan có thể làm một số công việc cụ thể như xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở cơ quan, ở cơ quan cấp dưới hoặc ở các đơn vị trực thuộc (1)

6.2 Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính)

Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) là người trực tiếp giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc

Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) phải trực tiếp làm các công việc sau:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạo cơ quan về những công việc quan trọng

- Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được thủ trưởng giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành

- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan

- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành

- Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi

- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo cơ quan giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách

- Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạnh của mình (2,4)

6.3 Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức

Tất cả cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức nói chung phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình, cụ thể là:

+ Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức

+ Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình

+ Lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định + Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản

+ Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

6.4 Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách

6.4.1 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến

- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

- Đăng ký văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

- Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến (5, 6)

6.4.2 Đối với việc quản lý văn bản đi

- Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi

- Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu

- Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường

- Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản

6.4.3 Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục

- Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ cơ quan

6.4.4 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu

- Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu cơ quan, dấu văn phòng, dấu chức danh)

- Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ quan, tổ chức

6.4.5 Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ thể của cơ quan văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc

Nội dung Chương 1 giới thiệu những kiến thức về: Khái niệm, yêu cầu, vị trí, tác dụng của công tác văn thư; nội dung công tác văn thư; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư; yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan; quản lý nhà nước về công tác văn thư; trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức

BÀI TẬP Câu hỏi và bài tập thực hành

Câu hỏi 1: Trình bày khái niệm, yêu cầu, vị trí, tác dụng của công tác văn thư ?

Câu hỏi 2: Nêu các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của Đảng ?

Câu hỏi 3: Phân tích các yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan?

Câu hỏi 4: Phân tích trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức?

Bài tập thực hành 1: Thực hành kiểm tra quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Đoàn thanh niên trong cơ quan

Bài tập thực hành 2: Thực hành lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan?

Bài tập thực hành 3: Thực hành công tác quản lý văn bản của Đảng trong cơ quan?

VĂN BẢN CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VÀ CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI

Hệ thống Văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội

Cương lĩnh chính trị là văn bản trình bày những nội dung cơ bản về mục tiêu, đường lối, nhiệm vụ và phương pháp cách mạng trong một giai đoạn nhất định (7)

1.2 Điều lệ Điều lệ Đảng là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, các nguyên tắc về tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của Đảng, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của đảng viên và các tổ chức Đảng (4)

Chiến lược là văn bản trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ yếu và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặc một số lĩnh vực trong một giai đoạn nhất định (7)

Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở đại hội, hội nghị cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp, hội nghị đảng viên về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể (7)

Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng (7)

Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo các cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng cấp dưới thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ cụ thể (7)

Kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể (7)

Quy chế là văn bản xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng (7)

Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức năng, nhiệm vụ (7)

Thông tri là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng cấp dưới thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị của cấp ủy, hoặc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể (7)

Hướng dẫn là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cấp ủy hoặc của cơ quan Đảng cấp trên (7)

Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ thể để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện (7)

Thông cáo là văn bản dùng để công bố về một sự kiện, sự việc quan trọng(7)

Tuyên bố là văn bản dùng để chính thức công bố lập trường, quan điểm, thái độ của Đảng về một sự kiện, sự việc quan trọng (7)

Lời kêu gọi là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên mọi người thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị(7)

Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định (7)

Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó (7)

Quy hoạch là văn bản xác định mục tiêu và các phương án, giải pháp lớn cho một vấn đề, một lĩnh vực cần thực hiện trong một thời gian tương đối dài, nhiều năm (7)

Chương trình là văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc của các đồng chí lãnh đạo trong một thời gian nhất định (7)

Phương án là văn bản trình bày các cách thức hành động tối ưu để thực hiện nhiệm vụ công tác nhất định của cơ quan, tổ chức (7)

Thẩm quyền ban hành văn bản của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội

2.1 Thẩm quyền ban hành văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam

Quy định số 66-QĐ/TW, ngày 06/02/2017 của Ban chấp hành Trung ương Đảng, Ban Bí thư quy định về thẩm quyền ban hành văn bản và thể thức văn bản của Đảng như sau:

2.1.1 Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp Trung ương

2.1.1.1 Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng ban hành:

- Đại hội: Cương lĩnh chính trị; Điều lệ Đảng; Chiến lược; Nghị quyết; Quy chế; Thông báo; Thông cáo; Tuyên bố; Lời kêu gọi; Chương trình; Công văn; Biên bản

- Đoàn Chủ tịch: Thông báo; báo cáo; chương trình; công văn; biên bản

- Đoàn Thư ký: Báo cáo; chương trình; công văn; biên bản

- Ban Thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo

- Ban Kiểm phiếu: Báo cáo

2.1.1.2 Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành: Chiến lược, nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi, báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.1.3 Bộ Chính trị ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.1.4 Ban Bí thư ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.2 Các cơ quan lãnh đạo đảng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là cấp tỉnh)

2.1.2.1 Đại hội đại biểu đảng bộ cấp tỉnh, thành phố ban hành:

- Đại hội: Nghị quyết;quy chế; thông báo; thông cáo; chương trình; công văn; biên bản

2.1.2.2 Ban Chấp hành đảng bộ tỉnh, thành phố (gọi tắt là tỉnh ủy, thành ủy) ban hành: Nghị quyết; quyết định; kết luận; quy chế; quy định; thông báo; báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.2.3 Ban Thường vụ tỉnh ủy, thành ủy ban hành: Nghị quyết; quyết định; chỉ thị; kết luận; quy chế; quy định; thông tri; hướng dẫn; thông báo; báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.3 Các cơ quan lãnh đạo đảng cấp huyện, quận, thị, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là cấp ủy huyện)

2.1.3.1.Đại hội đại biểu đảng bộ cấp ủy huyện ban hành

- Đại hội: Nghị quyết; quy chế; thông báo; thông cáo; chương trình; công văn; biên bản

2.1.3.2 Ban Chấp hành Đảng bộ cấp huyện ủy ban hành: Nghị quyết; quyết định; kết luận; quy chế; quy định; thông báo; thông cáo; báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.3.3 Ban Thường vụ cấp ủy huyện ban hành: Nghị quyết; quyết định; chỉ thị; kết luận; quy chế; quy định; thông tri; hướng dẫn; thông báo; báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.4 Các cơ quan lãnh đạo đảng cấp cơ sở và chi bộ

2.1.4.1 Đại hội đảng bộ cơ sở ban hành

- Đại hội: Nghị quyết; chương trình; công văn; biên bản

2.1.4.2 Ban Chấp hành đảng bộ cơ sở ban hành: Nghị quyết; quyết định; kết luận; quy chế; quy định; thông báo; thông cáo; báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.4.3 Ban Thường vụ đảng ủy cơ sở ban hành : Nghị quyết; quyết định; kết luận; quy định; thông báo; báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.4.4 Chi bộ cơ sở và chi bộ, đảng bộ bộ phận trực thuộc đảng ủy cơ sở ban hành:

- Đại hội: Nghị quyết; chương trình; công văn; biên bản

- Chi bộ cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở, đảng ủy bộ phận: Nghị quyết; quyết định; báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.4.5 Đảng ủy bộ phận: Nghị quyết; quyết định; quy chế; báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.5 Tổ chức đảng được lập ra theo quy định của Điều lệ Đảng hoặc theo quyết định của Bộ Chính trị

- Quân ủy Trung ương, Đảng ủy Công an Trung ương, Đảng ủy Khối các cơ quan Trung ương, Đảng ủy Khối Doanh nghiệp Trung ương, Đảng ủy Ngoài nước và các đảng bộ trực thuộc Trung ương được ban hành các loại văn bản tương ứng với các cơ quan lãnh đạo đảng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

- Các đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy được ban hành các loại văn bản tương ứng với các cơ quan lãnh đạo đảng cấp huyện

- Các đảng ủy trực thuộc huyện, quận, thị, thành phố trực thuộc tỉnh được ban hành các loại văn bản tương ứng với các cơ quan lãnh đạo đảng cấp cơ sở

Thể thức văn bản của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội

3.1 Thể thức văn bản của Đảng

Thực hiện theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng, gồm:

* Các thành phần thể thức bắt buộc

- Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam"

- Tên cơ quan ban hành văn bản

- Số và ký hiệu văn bản

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

* Các thành phần thể thức bổ sung

- Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn

- Chỉ dẫn phạm vi lưu hành, dự thảo văn bản

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

- Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản

* Bản sao và các thành phần thể thức bản sao

- Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao

* Phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang và phụ lục

- Định lề trang văn bản

3.2 Thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

Thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Văn phòng Trung ương đoàn về Hướng dẫn thể thức văn bản của Đảng Gồm một số nội dung:

* Khái niệm, các thành phần thể thức văn bản

* Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, đánh số trang văn bản và vị trí trình bày

- Số và ký hiệu văn bản

- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

- Phần nội dung văn bản

- Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành

- Các thành phần thể thức bổ sung

* Bản sao và các thành phần thể thức bản sao

Bản chính, bản sao và các thành phần thể thức bản sao (11)

3.3 Thể thức văn bản của bản của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

Thực hiện theo Quyết định số 2260/QĐ-MTTQ-BBT ngày 03/4/2018 của Ban Thường trực UBTW MTTQ Việt Nam về việc ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBTW MTTQ Việt Nam các cấp Gồm một số nội dung (2)

Các văn bản của Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp khi ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức sau:

- Số, ký hiệu văn bản

- Địa danh, ngày, tháng, năn ban hành văn bản

- Tên, loại văn bản và trích yếu nội dung

- Phần nội dung văn bản

- Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu cơ quan ban hành văn bản

* Các thành phần thể thức bổ sung:

- Dấu chỉ mức độ mật(mật, tối mật, tuyệt mật)

- Dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc)

- Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, bản thảo, tài liệu hội nghị

- Các thành phần thể thức bổ sung do người ký văn bản quyết định

* Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề, phông chữ, đánh số trang văn bản

* Vị trí, cách trình bày các thành phần, thể thức, nội dung văn bản

3.4 Thể thức văn bản của Công đoàn

Thực hiện theo Quyết định số 1014/QĐ-TLĐ ngày 19/8/2011 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về việc ban hành Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức công đoàn.Gồm một số nội dung:

- Phạm vi và đối tượng áp dụng

- Kỹ thuật trình bày văn bản

- Phông chữ trình bày văn bản

- Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

* Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao

3.5 Thể thức văn bản của Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam

Thực hiện theo Hướng dẫn số 14/HD-ĐCT ngày 05/10/2011 của Đoàn chủ tịch HLHPN Việt Nam về Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam Các thành phần thể thức bắt buộc trên văn bản gồm:

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số và ký hiệu văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

3.6 Thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam

Thực hiện theo Quy định số 23-QĐ/HNDTW ngày 20/01/2011 của Ban Chấp hành Trung ương Hội Nông dân Việt Nam quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Hội Nông dân; Hướng dẫn số 15/HD- ĐCT ngày 24/01/2011 của Văn phòng Hội nông dân Việt Nam về Hướng dẫn về thể thức văn bản của Hội liên nông dân Việt Nam; Công văn số 308-CV/VPTW ngày 06/10/2015 của Văn phòng Trung ương Hội nông dân Việt Nam về Hướng dẫn thực hiện thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt NamQuy định số 09 - QĐ/HNDTW ngày 30/9/2015 của Ban Chấp hành Trung ương Hội Nông dân Việt Nam quy định về việc bổ sung Điều 10 của Quy định số 23 - QĐ/HNDTW, Công văn số 297 CV/VPTW ngày 01/10/2015 của Văn phòng Ban Chấp hành Trung ƣơng Hội Nông dân hướng dẫn thực hiện Quy định số 09 - QĐ/HNDTW, các thành phần thể thức bắt buộc trên văn bản gồm:

- Tên cơ quan cơ quan ban hành văn bản

- Số và ký hiệu văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

- Thể thức đề ký và chữ ký của người có thẩm quyền

Nội dung Chương 2 giới thiệu kiến thức: Hệ thống văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội; Thẩm quyền ban hành của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; Thể thức văn bản của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội

Câu hỏi và bài tập thực hành

Câu hỏi 1: Trình bày hệ thống Văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội?

Câu hỏi 2: Trình bày thẩm quyền ban hành của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội?

Câu hỏi 3: Phân tích thẩm quyền ban hành văn bản của Đảng Cộng sản

Câu hỏi 4: Trình bày quy định thể thức văn bản của Đoàn thanh niên? Câu hỏi 5: Trình bày quy định thể thức văn bản của Đảng?

Bài tập thực hành 1: Thực hành nhận xét về thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày Báo cáo kiểm điểm của Cấp ủy khóa I, nhiệm kỳ 2020 – 2022 trình Đại hội Chi bộ X khóa II, nhiệm kỳ 2022 – 2025

Bài tập thực hành 2: Thực hành soạn thảo giấy mời dự Đại hội Chi bộ X lần thứ II, nhiệm kỳ 2022–2025.

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẢNG

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản giấy, văn bản điện tử và đơn, thư do cơ quan nhận được từ cơ quan, cá nhân gửi (2)

Theo Quy định số 693-QĐ/VPTW, ngày 15 tháng 12 năm 2021 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng bao gồm:

1.2.1 Tiếp nhận văn bản đến

- Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan bằng mọi phương tiện (qua bưu chính, qua mạng thông tin diện rộng của Đảng, qua fax và chuyển trực tiếp ), kể cả những bì có ghi tên riêng các đồng chí lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức, đều do văn thư cơ quan tiếp nhận

- Các văn bản hoả tốc gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, nhân viên thường trực tiếp nhận, ghi lại số văn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay lãnh đạo cơ quan biết để có ý kiến chuyển đến người có trách nhiệm xử lý Các loại văn bản khác, nhân viên thường trực tiếp nhận và cất vào tủ có khoá để bàn giao cho văn thư cơ quan vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo

- Khi nhận văn bản đến, văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, mối dán, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận Trường hợp thiếu, mất bì, bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “hoả tốc” hẹn giờ) phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản

- Văn thư cơ quan được mở các bì văn bản gửi đến cho cơ quan, trừ những bì văn bản đến sau đây:

+ Bì văn bản đến có đóng dấu “tối mật”, “tuyệt mật” hoặc có dấu “riêng người có tên mở bì”

+ Bì thư riêng của cá nhân

+ Bì hồ sơ đấu thầu và những loại bì khác do người đứng đầu cơ quan đảng quy định

- Khi mở bì văn bản, không để sót hoặc làm rách văn bản Các bì văn bản có dấu chi mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hoả tốc hẹn giờ) phải mở ngay, làm thủ tục trước và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết Những văn bản đến không đúng đối tượng, không đúng thể thức văn bản hoặc thiếu trang, chữ mờ, nhàu nát,… văn thư cơ quan được phép trả lại nơi gửi

- Các văn bản đến điện tử (chỉ gửi tệp tin điện tử và không gửi văn bản giấy) qua mạng (mạng thông tin diện rộng của Đảng, thư điện tử, ) phù hợp với quy định của Đảng và pháp luật về giao dịch điện tử, văn thư cơ quan phải kiểm tra tính hợp thức của văn bản, in ra giấy và làm các thủ tục đăng ký, chuyển giao xử lý theo quy định (2)

1.2.2 Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến

1.2.2.1 Đóng dấu đến: Dấu đến là dấu hiệu xác nhận văn bản đã qua văn thư cơ quan tiếp nhận và đăng ký quản lý

- Mỗi văn bản (giấy) gửi đến, văn thư cơ quan, tổ chức đóng dấu đến vào góc trái, trang đầu, dưới số và ký hiệu văn bản Những bì văn bản đến không được phép mở thì đóng dấu đến trên bì Văn thư cơ quan phải ghi đầy đủ các yếu tố trong khung dấu đến

- Dấu đến có kích thước 3x5cm và có các thành phần: tên cơ quan, số đến, ngày đến, chuyển, lưu hồ sơ số

Tên cơ quan nhận văn bản đến

Ghi số thứ tự của văn bản đến

Ghi ngày tháng năm cơ quan nhận được và đăng ký văn bản đến

Tên đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản đến

Số và ký hiệu của hồ sơ mà văn bản được lập trong danh mục hồ sơ của cơ quan

1.2.2.2 Đăng ký văn bản đến

- Đăng ký văn bản đến là nhằm quản lý chặt chẽ các văn bản đến cơ quan, đồng thời giúp cho việc tra tìm, theo dõi giải quyết văn bản đến được thuận lợi

- Văn bản đến (cả giấy và điện tử) được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên mạng máy tính cơ quan, số thứ tự văn bản đến đánh liên tục cho từng năm

- Văn bản (giấy) gửi đến, văn thư cơ quan số hoá và lưu trữ vào tệp có định dạng theo quy định (trừ công văn mời họp đích danh và công văn hành chính sự vụ); kiểm tra tệp gắn kèm sau khi đăng ký

- Những bì văn bản đến có dấu “tối mật”, “tuyệt mật” phải được người đứng đầu cơ quan uỷ quyền mở bì và đăng ký, quản lý theo chế độ mật Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Tùy thuộc vào số lượng văn bản đến hàng năm (nhiệm kỳ) nhiều hay ít để chọn cách lập sổ cho phù hợp

- Đối với tỉnh ủy, thành ủy mỗi năm lập 03 sổ (đánh số đến riêng):

+ 01 sổ (A) đăng ký văn bản của Trung ương, các ban Trung ương, Quốc hội, Chính phủ, các cơ quan Bộ, ngành, đoàn thể Trung ương, tỉnh bạn gửi đến

+ 01 sổ (B) đăng ký văn bản của các cơ quan Đảng trong tỉnh gửi đến (ban, báo, trường chính trị, Đảng ủy, Đảng đoàn, ban cán sự, huyện, thị, quận ủy)

+ 01 sổ (C) đăng ký văn bản của các cơ quan chính quyền trong tỉnh (UBND, sở, )

- Uỷ ban Kiểm tra tỉnh, thành ủy mỗi năm lập 2 sổ

+ 01 sổ (A) đăng ký văn bản của các cơ quan gửi đến

+ 01 sổ (B) đăng ký đơn thư

- Văn phòng, các ban, báo, trường, … trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy mỗi năm lập 01 sổ đăng ký văn bản đến, đăng ký chung cho tất cả các văn bản của các cơ quan gửi đến

- Văn bản mật đăng ký 1 sổ riêng

- Huyện, thị ủy, Đoàn Thanh niên, … mỗi năm lập 1 sổ đăng ký chung Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:

- Tờ bìa và trang đầu

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

(1): Tên cơ quan, tổ chức đảng chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) (2): Tên cơ quan, tổ chức đảng

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong sổ (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong sổ (6): Số thứ tự của quyển sổ

- Phần đăng ký văn bản

Số và ký hiệu văn bản

Ngày tháng năm văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung

Số bản Đơn vị/ cá nhân nhận văn bản

Cách ghi các cột trong Sổ đăng ký văn bản đến:

Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm nhận văn bản đến; đối với những ngày dưới

10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12

Cột 2: Số thứ tự của văn bản đến

Cột 3: Ghi tác giả văn bản đến

Cột 4: Ghi số, ký hiệu văn bản đến

Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12

Cột 6: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Cột 7: Ghi số trang của văn bản đến

Cột 8: Ghi số bản của văn bản đến

Cột 9: Ghi đơn vị/hoặc cá nhân nhận văn bản để giải quyết

Cột 10: Ghi số, ký hiệu hồ sơ theo danh mục hồ sơ của cơ quan

Cột 11: Ghi những nội dung cần thiết khác

Tổ chức quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản giấy, văn bản điện tử do cơ quan phát hành (4)

- Thống nhất việc phát hành và lưu giữ văn bản đi ở bộ phận Văn thư

- Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật văn bản

- Bảo quản sạch sẽ và thu hồi đầy đủ và đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi

- Cán bộ phụ trách bộ phận văn thư cơ quan chịu trách nhiệm kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký chính thức

- Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm trình ký tất cả các văn bản của cơ quan

- Ký văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ được giao; người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký và phải đăng ký chữ ký mẫu tại văn thư cơ quan Người ký không được dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để ký văn bản, Thẩm quyền ký văn bản và thể thức đề ký thực hiện theo quy định của Trung ương Đảng và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng

2.3 Nội dung của việc tổ chức, quản lý văn bản đi

2.3.1 Đăng ký văn bản đi

- Các văn bản chính thức phát hành đều do văn thư cơ quan thống nhất đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên mạng máy tính của cơ quan

- Đối với văn bản chính thức phát hành có độ "tối mật", "tuyệt mật" chỉ đăng ký, không được đính kèm tệp toàn văn

- Giấy giới thiệu, giấy đi đường đăng ký riêng theo từng loại và phải theo dõi chặt chẽ Đăng ký văn bản đi bằng sổ:

- Đối với tỉnh ủy, thành ủy mỗi nhiệm kỳ sử dụng 03 sổ:

+ 01 sổ đăng ký Quyết định, Quy định, Quy chế

+ 01 sổ chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký 01 loại văn bản như Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tri, Thông báo, Tờ trình, Đề án…

+ 01 sổ đăng ký Công văn

- Đối với Ủy ban Kiểm tra tỉnh ủy, thành ủy mỗi nhiệm kỳ lập 02 sổ: + 01 sổ đăng ký Nghị quyết nhân sự

+ 01 sổ đăng ký các loại văn bản khác (chia nhiều phần, mỗi phần 01

- Đối với Ban Tổ chức tỉnh ủy, thành ủy mỗi năm lập 02 sổ:

+ 01 sổ đăng ký Quyết định

+ 01 sổ đăng ký các loại văn bản khác (nhiều phần, mỗi phần 01 loại)

- Đối với Văn phòng tỉnh ủy, các ban mỗi năm lập 01 sổ chia nhiều phần

- Đối với quận ủy, huyện ủy mỗi nhiệm kỳ lập 01 sổ chia nhiều phần …

- Văn phòng quận ủy, huyện ủy, báo, đài… mỗi năm lập 01 sổ chia nhiều phần…

- Đối với Đoàn Thanh niên tỉnh, huyện mỗi nhiệm kỳ lập 01 sổ chia nhiều phần

- Đối với các tổ chức chính trị - xã hội tùy theo số lượng văn bản bản hành nhiều hay ít để chọn cách lập sổ cho phù hợp

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

(1): Tên cơ quan, tổ chức đảng chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có)

(2): Tên cơ quan, tổ chức đảng

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đi

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong sổ

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng trong sổ

(6): Số thứ tự của quyển sổ

Số và ký hiệu văn bản

Ngày tháng năm văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Số bản Đơn vị/cá nhân nhận bản lưu

Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đi; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12

Cột 2: Ghi số và ký hiệu văn bản đi

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản đi

Cột 4: Ghi họ và tên người ký văn bản

Cột 5: Ghi số trang của văn bản đi

Cột 6: Ghi số bản của văn bản đi

Cột 7: Ghi tên đơn vị/cá nhân nhận bản chính văn bản để lưu

Cột 8: Ghi cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận văn bản

Cột 9: Ghi số, ký hiệu hồ sơ theo danh mục hồ sơ của cơ quan

Cột 10: Ghi những nội dung cần thiết khác

2.3.2 Phát hành văn bản đi

- Văn bản của cơ quan sau khi được người có thẩm quyền ký, văn thư cơ quan làm các thủ tục phát hành kịp thời, chính xác theo đúng nơi nhận ghi trên văn bản hoặc theo danh sách thực nhận do người đứng đầu cơ quan (hoặc người được uỷ quyền) phê duyệt

- Đối với văn bản cần chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, sử dụng, thu hồi, văn thư cơ quan phải ghi hoặc đóng dấu chỉ dẫn cho từng trường hợp cụ thể (vị trí ghi hoặc đóng dấu, trình bày theo hướng dẫn về thể thức văn bản của Văn phòng Trung ương Đảng)

- Văn bản có độ mật gửi đi, ngoài bì phải đóng dấu chỉ ký hiệu mật; văn bản "mật” ký hiệu chữ C, văn bản “tối mật” ký hiệu chữ B Văn bản “tuyệt mật” gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và gửi bằng hai bì, bì trong đóng dấu "tuyệt mật" và niêm phong, bì ngoài đóng dấu ký hiệu chữ A Trường hợp gửi trong nội bộ cơ quan thì gửi bằng một bì với đủ dấu chỉ dẫn

- Việc phát hành văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng thực hiện theo quy định của Văn phòng Trung ương Đảng Văn bản điện tử phát hành trên mạng phải bảo đảm đúng thể thức, chính xác về nội dung như văn bản giấy tương ứng

- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung, về thể thức, kỹ thuật trình bày phải kịp thời gửi bản chính thay thế hoặc có văn bản đính chính của chính cơ quan ban hành văn bản

- Văn thư cơ quan lưu tệp toàn văn vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên mạng máy tính của cơ quan ngay trong ngày văn bản được chính thức phát hành (trừ các văn bản có độ “tối mật”, “tuyệt mật” hoặc không được phát hành qua mạng)

- Mỗi văn bản phát hành chính thức của cơ quan, phải lưu bản gốc và một bản chính Bản gốc phải được đóng dấu, sắp xếp theo số thứ tự văn bản và lưu tại văn thư cơ quan; bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo

- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, văn thư cơ quan lưu bản dịch hoặc bản tiếng dân tộc thiểu số kèm với bản gốc tiếng Việt

Tất cả các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo (ghi trên các phiếu xử lý kèm dự thảo văn bản hoặc ghi trực tiếp vào dự thảo) và các tài liệu đi kèm dự thảo đều phải chuyển lại cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo lưu kèm với bản chính để lập hồ sơ công việc và nộp lưu đầy đủ vào lưu trữ cơ quan

- Các văn bản có độ mật ''tuyệt mật" được cho vào bì niêm phong để lưu và quản lý theo đúng quy định

2.3.4 Khai thác, sử dụng văn bản, tài liệu ở văn thư

Trong thời gian lưu giữ văn bản, tài liệu ở văn thư, văn thư cơ quan có trách nhiệm phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản, tài liệu của đơn vị, cá nhân theo quy định Khi cho mượn tài liệu phải đăng ký vào sổ khai thác tài liệu, ghi rõ thời hạn trả và có ký nhận đầy đủ Đối với tài liệu tối mật, tuyệt mật chỉ được phục vụ khai thác khi được thường trực cấp uỷ hoặc người đứng đầu cơ quan đồng ý Đơn vị, cá nhân mượn văn bản, tài liệu có trách nhiệm trả đầy đủ, đúng thời hạn quy định

2.3.5 Theo dõi, kiểm tra gửi nhận văn bản và lập báo cáo thống kê, in sổ đăng ký văn bản đi

- Sau khi gửi văn bản đi, văn thư cơ quan phải kiểm tra, theo dõi chặt chẽ kết quả giao nhận văn bản, kịp thời phát hiện và xử lý những trường hợp chậm trễ, thất lạc; hình thức kiểm tra qua mạng, điện thoại, thực tế, và qua phiếu gửi (đối với văn bản tuyệt mật)

- Định kỳ hằng tuần, văn thư cơ quan thống kê danh mục văn bản phát hành báo cáo lãnh đạo cơ quan và lưu Hết năm, văn thư cơ quan đóng các danh mục văn bản phát hành đi hằng tuần trong năm thành sổ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan

2.3.6 Thu hồi và huỷ văn bản

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

3.1 Quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật và các quy định sau:

- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan mình Người đứng đầu các đơn vị có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của đơn vị mình (nếu có)

- Con dấu của cơ quan phải được giao cho văn thư cơ quan giữ và đóng dấu tại cơ quan Nhân viên, văn thư được giao quản lý con dấu không được giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; phải tự tay đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ của cơ quan; chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; không được đóng dấu khống

- Việc sử dụng con dấu của cơ quan và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan được quy định như sau: Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó (1)

- Chỉ người được giao trách nhiệm giữ con dấu mới được quyền đóng dấu

Trước khi đóng dấu, phải kiểm tra lại lần cuối thể thức văn bản, thẩm quyền ký, chữ ký và số bản; đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký

- Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái Trường hợp cần thiết, con dấu có thể được đóng dưới hình thức “dấu giáp lai” vào khoảng giữa mép phải của văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục

- Không được đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ chưa có nội dung hoặc chữ ký của người có thẩm quyền; không được đóng dấu vào tài liệu, thư từ cá nhân để gửi cho các cơ quan, tổ chức hay cá nhân khác (1, 10)

Chương 3 giới thiệu về những nội dung cơ bản của công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hệ thống cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội như sau: Làm rõ khái niệm, nội dung tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, đi và tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu

BÀI TẬP Câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành

Câu hỏi 1 Trình bày khái niệm, nội dung của công tác và giải quyết văn bản đến

Câu hỏi 2 Trình bày khái niệm, nội dung của công tác và giải quyết văn bản đi

Câu hỏi 3 Phân tích quá trình tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu

Bài tập thực hành 1: Thực hiện quy trình giải quyết văn bản đến, đi Bài tập thực hành 2: Thực hành ghi sổ văn bản đến, đi.

LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 71 1 Khái niệm, vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ

Vị trí

Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng của công tác văn thư Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và nhiệm vụ cụ thể được giao của cá nhân; dựa vào danh mục hồ sơ của cơ quan (nếu có); dựa trên một số đặc điểm phổ biến giống nhau của tài liệu (đặc trưng) mà tập hợp tài liệu được sản sinh trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc, từng người hoặc từng tập tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt, hàng ngày và lâu dài

Lập hồ sơ là khâu công việc cuối cùng của công tác văn thư, giải quyết xong công việc nhưng chưa lập hồ sơ thì coi như chưa hoàn thành công việc Lập hồ sơ là mắt xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.

Tác dụng

Lập hồ sơ giúp cho việc tra tìm văn bản, tài liệu nhanh chóng, là căn cứ chính xác để giải quyết công việc hàng ngày được kịp thời, không để sót việc, chậm việc, nâng cao hiệu quả công tác

Lập hồ sơ giúp việc quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan chặt chẽ, giữ gìn bí mật nội dung văn bản, không để thất lạc, mất mát văn bản Đồng thời lập hồ sơ còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu hàng ngày và lâu dài.

Nhiệm vụ lập hồ sơ

2.1 Lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng

- Trong phạm vi cơ quan, có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn của cơ quan, đơn vị nghiệp vụ của cơ quan đảng cấp trên

- Chịu trách nhiệm về chất lượng hồ sơ đã lập, bảo quản và sử dụng hồ sơ, tài liệu trong thời gian lưu trữ hiện hành tại cơ quan

- Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra và tạo điều kiện để lãnh đạo cơ quan đảng cấp dưới thuộc hệ thống tổ chức của Đảng và cơ quan, đơn vị, cán bộ nghiệp vụ hoàn thành công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu

- Phê duyệt bản danh mục hồ sơ của cơ quan

2.2 Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, người được giao trách nhiệm

- Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan mình

- Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan đảng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu đối với các cơ quan đảng cấp dưới

- Chỉ đạo cán bộ văn thư xây dựng bản danh mục hồ sơ của cơ quan

2.3 Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng

Thủ trưởng các đơn vị (vụ, cục, trung tâm, phòng, ban, đội ) chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các cá nhân và của đơn vị mình vào lưu trữ hiện hành

2.4 Cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng

Mọi cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng các cấp thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao liên quan đến văn bản, tài liệu của Đảng có trách nhiệm:

Mỗi cá nhân phải lập hồ sơ hiện hành đối với công việc được cơ quan, đơn vị phân công theo dõi, giải quyết

Ngoài việc lập hồ sơ hiện hành, cần thiết phải lập hồ sơ nguyên tắc làm cơ sở giải quyết công việc hằng ngày

2.5 Lãnh đạo cấp uỷ, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức đảng

Lãnh đạo các cấp uỷ (đảng uỷ cơ sở, đảng bộ bộ phận trực thuộc đảng uỷ cơ sở, các chi bộ) và các đoàn thể chính trị - xã hội (Đoàn Thanh niên, Công đoàn, Phụ nữ, Cựu chiến binh…) trong cơ quan, tổ chức đảng có trách nhiệm chỉ đạo việc lập hồ sơ, tài liệu của tổ chức mình và giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động theo Hướng dẫn này

2.6 Văn thư cơ quan (phòng, bộ phận hoặc người được giao làm văn thư), có trách nhiệm

- Chủ trì, phối hợp với lưu trữ hiện hành xây dựng bản danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức

- Sao gửi danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan để cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ làm căn cứ lập hồ sơ

- Vào đầu năm hoặc đầu nhiệm kỳ, căn cứ danh mục hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cán bộ, nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ

- Lập hồ sơ thuộc trách nhiệm

2.7 Lưu trữ hiện hành Đơn vị hoặc cá nhân làm công tác lưu trữ hiện hành có trách nhiệm:

- Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định những hồ sơ tài liệu cần thu thập, cần lập; phối hợp với văn thư cơ quan hoàn thiện dự thảo danh mục hồ sơ hằng năm (nhiệm kỳ) của cơ quan (hoặc của các đơn vị) trình lãnh đạo cơ quan ban hành dùng thống nhất

- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân hằng năm (nhiệm kỳ) hình thành hồ sơ hiện hành (mở hồ sơ) và nghiệp vụ xây dựng, hoàn thiện hồ sơ

- Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính (phòng văn thư – lưu trữ), người phụ trách công tác văn phòng của cơ quan có trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Người đứng đầu các đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan và có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ tài liệu của đơn vị mình vào lưu trữ cơ quan

- Cán bộ được giao xử lý, giải quyết, theo dõi công việc có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao, kiểm tra lại các hồ sơ đã lập trong năm (kiểm tra sự thiếu, đủ tài liệu, cách sắp xếp, biên mục tài liệu trong hồ sơ, hoàn chỉnh tiêu đề, thời hạn bảo quản…), thống kê hồ sơ cần nộp lưu và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Cán bộ trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác, phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Văn thư đơn vị: Cuối năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của cán bộ trong đơn vị; xác định hồ sơ đã kết thúc, thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm giúp người phụ trách công tác văn phòng hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; chuẩn bị các cơ sở vật chất và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Yêu cầu lập hồ sơ

Theo Hướng dẫn số 17-HD/VPTW của Văn phòng BCH Trung ương Đảng mỗi hồ sơ khi được lập phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng, đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, công việc được giao của cá nhân, đơn vị và của cơ quan

Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng, nhiệm vụ riêng, văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại khác nhau: Loại do chính cơ quan, đơn vị sản sinh ra, loại do cơ quan cấp trên gửi xuống, loại do cấp dưới gửi lên, loại do các cơ quan khác gửi đến…

Mục đích ban hành các loại văn bản cũng khác nhau: loại để chỉ đạo, loại để thi hành, giải quyết, loại để biết, để tham khảo…

Vì vậy không phải tất cả văn bản có trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị đều lập thành hồ sơ mà phải lựa chọn những văn bản, tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình để lập thành hồ sơ Có như vậy hồ sơ lập ra mới có giá trị để phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt và lâu dài

- Văn bản, tài liệu được tập hợp vào hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau về một vấn đề, một sự việc, phản ánh đúng diễn biến hay trình tự giải quyết công việc

Muốn hồ sơ lập ra phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, thuận tiện cho việc tra tìm thì văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên quan chặt chẽ với nhau theo một đặc trưng nhất định như tên gọi, tác giả, vấn đề, thời gian…

- Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính và có thời hạn bảo quản tương đối đồng đều

Nội dung của văn bản, tài liệu có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn, loại có thời hạn, có loại chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong công việc thì văn bản, tài liệu đó cũng hết giá trị do đó khi lập hồ sơ phải lựa chọn những hồ sơ có giá trị đưa vào hồ sơ, những văn bản tài liệu hết giá trị cần loại ra để xét cho tiêu hủy Đồng thời các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều nhằm giúp cho việc xác định thời hạn bảo quản được dễ dàng, chính xác (8).

Nội dung của việc lập hồ sơ

Nội dung của công tác lập hồ sơ trong cơ quan Đảng và các Tổ chức chính trị - xã hội bao gồm: Lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc, cụ thể như sau:

4.1 Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư hoặc 01 nhiệm kỳ hoạt động của cấp ủy, cơ quan đảng kèm theo ký hiệu và số hồ sơ, thời hạn bảo quản của từng hồ sơ và được xây dựng theo những nguyên tắc, trình tự và phương pháp nhất định (6)

Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của tổ chức kèm theo ký hiệu, đơn vị hoặc người lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ (6)

Danh mục hồ sơ có tác dụng tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ trong cơ quan được chủ động, hợp lý, chính xác và có chất lượng; giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm được toàn bộ công việc của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ nhân viên; nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ; quản lý chặt chẽ tài liệu của cơ quan và là căn cứ để giao nộp tài liệu, hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

4.1.3 Cơ sở để lập danh mục hồ sơ

Muốn lập được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với đặc điểm hoạt động của cơ quan, tổ chức cần căn cứ vào: Chức năng nhiệm vụ chương trình công tác của cơ quan, tổ chức; lề lối làm việc, chế độ hội nghị, chế độ báo cáo và tổ chức văn thư; các loại văn bản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; danh mục hồ sơ, mục lục hồ sơ của những năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức; các đặc trưng lập hồ sơ

4.1.4 Cách lập danh mục hồ sơ

Có 2 cách lập danh mục hồ sơ

Cách 1: Vào cuối mỗi năm văn thư cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức dự kiến danh mục hồ sơ cho từng đơn vị trong cơ quan, tổ chức sau đó gửi đến các đơn vị để các cán bộ nhân viên tham gia ý kiến Cán bộ văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức tập hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị, bổ sung, hoàn chỉnh thành danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức trình thủ trưởng cơ quan, tổ chức xét duyệt và ban hành

Cách làm này tương đối nhanh nhưng khó khăn trong việc dự kiến các hồ sơ cụ thể vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, nhân viên, đồng thời nắm được yêu cầu nghiên cứu của từng cán bộ mới dự kiến hồ sơ sát với thực tế hoạt động của các cán bộ nhân viên đó

Cách 2: Vào cuối mỗi năm hoặc mỗi nhiệm kỳ, từng cán bộ nghiên cứu căn cứ vào nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm (nhiệm kỳ) và kinh nghiệm của các năm (nhiệm kỳ) trước, dự kiến những hồ sơ mình cần lập trong năm (nhiệm kỳ), đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị góp ý kiến Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến danh mục hồ sơ của các cán bộ trong đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp hoặc không cần thiết) thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị thành bản danh mục hồ sơ chung của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành

Cách làm này có ưu điểm là hồ sơ dự kiến sẽ đầy đủ hơn, chính xác hơn nhưng để đảm bảo hoàn thành đúng thời gian và có chất lượng, cán bộ văn thư, lưu trữ cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lập danh mục hồ sơ, văn phòng cơ quan cần có kế hoạch cụ thể và kiểm tra đôn đốc các đơn vị thường xuyên

Danh mục hồ sơ của các cơ quan được lập mỗi năm một lần vào cuối hoặc đầu năm (nhiệm kỳ) Những cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ ít thay đổi cần đầu tư thời gian làm danh mục hồ sơ lần đầu, những lần sau chỉ cần điều chỉnh, bổ sung một số hồ sơ cụ thể cho phù hợp với nhiệm vụ, chương trình công tác của năm (nhiệm kỳ) đó

Mẫu Danh mục hồ sơ:

TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

TÊN TÁC GIẢ BAN HÀNH

DANH MỤC HỒ SƠ Năm (nhiệm kỳ) …

STT Ký hiệu số hồ sơ Tên hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/người lập

Trong danh mục hồ sơ này có :……….(ghi bằng chữ) hồ sơ Gồm (bằng chữ) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và… (bằng chữ) hồ sơ bảo quản có thời hạn

NGƯỜI LẬP DANH MỤC HỒ SƠ

Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ (ĐVBQ) cho toàn bộ danh mục hồ sơ

Cột 2: Ghi ký hiệu và số hồ sơ, trong đó:

- Ký hiệu: là chữ viết tắt tên đơn vị hoặc vấn đề, lĩnh vực hoạt động (đề mục)

- Số hồ sơ gồm hai nhóm số: Nhóm thứ nhất ghi số lượng các mục (các nhóm hồ sơ) theo số thứ tự liên tục từ số 1; nhóm thứ hai ghi số lượng hồ sơ có trong từng mục (nhóm hồ sơ) đó theo số thứ tự liên tục từ số 1 Số thứ tự được đánh bằng số Ảrập Giữa ký hiệu và số hồ sơ có dấu chấm (.), giữa hai nhóm số trong số hồ sơ có dấu cách (-)

Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc vấn đề, lĩnh vực hoạt động (đề mục), tên nhóm hồ sơ (mục) và tên cách sơ

Cột 4: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ

Cột 5: Ghi rõ họ, tên người chịu trách nhiệm lập hồ sơ

Cột 6: Ghi những điều cần thiết: mật, bổ sung, không hình thành hồ sơ hoặc chuyển sang năm (nhiệm kỳ) sau

4.1.5 Sử dụng Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ đã được phê duyệt cần sao thành nhiều bản:

Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính mỗi người một bản để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cơ quan

Cán bộ văn thư giữ một bản để lập những hồ sơ thuộc phần công việc của mình đồng thời theo dõi ghi vào mục “lưu hồ sơ” trên dấu đến và trong cột “lưu hồ sơ” của sổ đăng ký văn bản đến, văn bản đi

Cán bộ lưu trữ giữ một bản để nắm được số lượng hồ sơ cần lập trong năm (nhiệm kỳ) của các đơn vị, bộ phận, chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho các đơn vị đồng thời làm cơ sở để theo dõi, hướng dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ và thu hồ sơ về lưu trữ

Mỗi đơn vị tổ chức trong cơ quan giữ 01 bản để thực hiện việc lập hồ sơ Các cán bộ nghiên cứu căn cứ vào danh mục hồ sơ để biết mình phải lập những hồ sơ nào, chuẩn bị đủ bìa hồ sơ, ghi tên hồ sơ (tiêu đề hồ sơ), số và ký hiệu hồ sơ lên bìa Trong quá trình giải quyết công việc văn bản thuộc hồ sơ nào sẽ được đưa vào tờ bìa hồ sơ ghi tên hồ sơ đó để tránh thất lạc, mất mát văn bản

Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

5.1 Nhiệm vụ giao nộp hồ sơ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

Mục lục số: …(5)… Kết thúc: ….(9)…

Hồ sơ (đvbq):…(6)… Thời hạn bảo quản:…(10)…

Mọi cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng các cấp thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao liên quan đến văn bản, tài liệu của Đảng có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

- Từng đơn vị, cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan nơi mình công tác theo thời hạn quy định

- Các cá nhân, vì công việc chưa giải quyết xong, cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập bảng kê hồ sơ, tài liệu cần giữ gửi cho lưu trữ hiện hành và phải được sự đồng ý của thủ trưởng đơn vị Riêng đối với việc giữ lại hồ sơ tài liệu mật, phải được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan

- Mọi cán bộ, chuyên viên, nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận

5.2 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu

- Hồ sơ tài liệu đại hội: Trong thời hạn 1 tháng kể từ ngày liền kề sau ngày bế mạc và kết thúc đại hội

- Hồ sơ, tài liệu hành chính: Trong thời hạn 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc

- Hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được nghiệm thu quyết toán

- Hồ sơ, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử: Nộp lưu cùng tài liệu hành chính Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải được người đứng đầu cơ quan đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ tài liệu của đơn vị không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu

5.3 Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu

- Lưu trữ cơ quan thông báo lịch tiếp nhận hồ sơ, tài liệu để các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

- Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên giao và bên nhận kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ giao nộp.

- Lưu trữ cơ quan lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu thành 2 bản, đơn vị hoặc cá nhân giao nộp giữ một bản, lưu trữ cơ quan giữ một bản Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận và xác nhận của người phụ trách công tác văn phòng (6)

5.3.1 Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp

- Tới hạn giao nộp, với sự giúp đỡ, hướng dẫn nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ, từng cán bộ, chuyên viên, nhân viên, cán bộ văn thư cơ quan tiến hành kiểm tra lần cuối các hồ sơ công việc đã lập (kiểm tra sự thiếu - đủ tài liệu, cách sắp xếp, biên mục hồ sơ ) Nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu tài liệu hoặc có khiếm khuyết về nghiệp vụ thì đơn vị, cá nhân lập hồ sơ sưu tầm bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ

- Những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp lưu phải được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (ba bản) để đính kèm “Biên bản giao nhận tài liệu”

“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

Số đvbq Tên hồ sơ (đvbq) Ngày tháng bắt đầu-kết thúc

Số trang Thời hạn bảo quản

XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ NGƯỜI THỐNG KÊ

Khổ giấy A4.210mm x297mm, định hướng bản in heo chiều rộng khổ giấy)

Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ (ĐVBQ) trong mục lục hồ sơ, bắt đầu từ số 01 Cột 2: Ghi nội dung:

+ Ghi tên các nhóm lớn, nhóm vừa hồ sơ (ĐVBQ) theo cách phân nhóm trong danh mục hồ sơ (kiểu chữ khác với kiểu chữ ghi tên hồ sơ (ĐVBQ) trong cột)

+ Ghi tên hồ sơ (ĐVBQ)

Cột 3: Ghi ngày tháng bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong hồ sơ (đvbq) Cột 4: Ghi số trang của hồ sơ (ĐVBQ)

Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ (ĐVBQ) Cột 6 Ghi chú khi cần thiết

5.3.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu

Hàng năm lưu trữ hiện hành phải:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu định kỳ hằng năm và đột xuất

- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” của đơn vị đó

- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đưa vào bảo quản

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu và lập Biên bản giao nhận tài liệu

Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu, hai bên giao nhận tiến hành kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu hiện có với “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và lập “Biên bản giao nhận tài liệu” Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả hai bên giao nhận, của lãnh đạo cơ quan và của đại diện đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu và được làm thành ba bản (bên giao giữ một bản, bên nhận giữ hai bản)

Mẫu biên bản giao nhận tài liệu:

TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN…

TÊN TÁC GIẢ BAN HÀNH…

Số…-BB/VP ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

BIÊN BẢN Giao nhận tài liệu Đơn vị giao nộp tài liệu gồm:

2 .là và lưu trữ hiện hành của cơ quan gồm:

Căn cứ vào quy định nộp lưu hồ sơ, tài liệu, đơn vị (cá nhân) đã giao nộp hồ sơ, tài liệu năm… (có kèm theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu) vào lưu trữ hiện hành của cơ quan với số lượng như sau

Tổng số: … (bằng chữ ) đơn vị bảo quản (hoặc tập văn bản, tài liệu)

Gồm: (bằng chữ ) đơn vị bảo quản lưu vĩnh viễn và… (bằng chữ ) đơn vị bảo quản có thời hạn

Biên bản này làm thành ba bản: đơn vị (cá nhân) nộp hồ sơ, tài liệu giữ một bản, lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ hai bản

NGƯỜI GIAO (chữ ký) Ghi rõ họ, tên

NGƯỜI NHẬN (chữ ký) Ghi rõ họ, tên

XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ

GIAO NỘP (chữ ký) Ghi rõ họ, tên

XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ

TIẾP NHẬN (chữ ký) Ghi rõ họ, tên

Ghi chú: Trường hợp đơn vị giao và đơn vị nhận có con dấu riêng thì đóng dấu của đơn vị vào biên bản khi xác nhận việc giao, nhận

Lưu ý: Các hồ sơ nguyên tắc, các văn bản, tài liệu, tư liệu gửi đến để biết, để tham khảo không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ hiện hành

Chương 4 giới thiệu về những nội dung cơ bản của công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan như sau: Làm rõ khái niệm, vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ; yêu cầu của việc lập hồ sơ; nội dung của việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

BÀI TẬP Câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành

Câu hỏi 1 Khái niệm, vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Câu hỏi 2 Yêu cầu, nội dung của việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào cơ quan

Bài tập thực hành 1: Thực hiện việc lập danh mục hồ sơ

Bài tập thực hành 2: Thực hành việc lập hồ sơ lưu trữ ĐÁP ÁN BÀI TẬP Chương 1