Nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ quốc gia ii

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ THỊ VỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LÊ THỊ VỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 60.32.03.01 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN XN HỒI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Nâng cao hiệu hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trung tâm lưu trữ quốc gia II” cơng trình nghiên cứu khoa học riêng Các tài liệu kết nghiên cứu luận văn xác trung thực./ Tp Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng năm 2016 Tác giả luận văn Lê Thị Vị MỤC LỤC NỘI DUNG TRANG Mở đầu Lý chọn đề tài Lịch sử vấn đề nghiên cứu Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 10 Phương pháp nghiên cứu 10 Đóng góp đề tài 11 Kết cấu đề tài 11 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TLLT TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II 12 1.1 Một số vấn đề TLLT công tác tổ chức sử dụng TLLT 12 1.1.1 TLLT 12 1.1.2 Tổ chức sử dụng TLLT 15 1.1.3 Hệ thống văn quản lý, đạo hướng dẫn tổ chức sử dụng TLLT 18 1.2 Khái quát TTLTII nguồn TLLT bảo quản TTLTII 24 1.2.1 Khái quát lịch sử hình thành 24 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức 29 1.2.3 TLLT bảo quản TTLTII 34 1.3 Thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn tổ chức khoa học TLLT Trung tâm Lưu trữ quốc gia II 44 1.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ 44 1.3.2 Chỉnh lý khoa học TLLT 45 1.3.3 Bảo quản an toàn TLLT 46 1.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 47 Tiểu kết chương 48 Chương 2: HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TLLT TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II 49 2.1 Hệ thống công cụ tra cứu phục vụ quản lý, khai thác sử dụng TLLT 49 2.1.1 Mục lục hồ sơ 49 2.1.2 Các thẻ 50 2.1.3 Sách dẫn phông, sưu tập lưu trữ 51 2.1.4 Cơ sở liệu TLLT 52 2.2 Hoạt động tổ chức sử dụng TLLT Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (1976-2016) 54 2.2.1 Giai đoạn trước đổi (1976 - 1986) 54 2.2.2 Giai đoạn 10 năm đổi (1986 - 1996) 58 2.2.3 Giai đoạn xây dựng phát triển (1997 - 2016) 64 2.3 Đánh giá chung 96 2.3.1 Những kết đạt 96 2.3.2 Những hạn chế, tồn 97 2.3.3 Một vài học kinh nghiệm rút từ thực tiễn hoạt động tổ chức sử dụng TLLT TTLTII: 98 Tiểu kết chương 100 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TLLT TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II 102 3.1 Nhóm giải pháp hồn thiện chế sách hoạt động tổ chức sử dụng TLLT 102 3.1.1 Hoàn thiện sở pháp lý tổ chức sử dụng TLLT 102 3.1.2 Hoàn thiện hệ thống văn hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực tổ chức sử dụng TLLT 104 3.2 Nhóm giải pháp tăng cường hoạt động thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn tổ chức khoa học TLLT 105 3.2.1 Sưu tầm, thu thập tổ chức khoa học TLLT 105 3.2.2 Phân loại, chỉnh lý khoa học TLLT 106 3.3 Nhóm giải pháp nâng cao hiệu dạng hóa hình thức tổ chức sử dụng TLLT 107 3.3.1 Nâng cao hiệu hoạt động tổ chức sử dụng TLLT 107 3.3.2 Đa dạng hóa hình thức khai thác sử dụng tài liệu 111 3.4 Nhóm giải pháp hồn thiện điều kiện để thực hình thức tổ chức sử dụng TLLT 113 3.4.1 Tăng cường đầu tư nhân tố người 113 3.4.2 Đầu tư sở vật chất cho công tác tổ chức sử dụng TLLT 114 3.4.3 Ứng dụng CNTT công tác quản lý TLLT tổ chức sử dụng TLLT 115 3.4.4 Xây dựng hồn thiện hệ thống cơng cụ tra cứu 116 3.4.5 Xây dựng danh mục TLLT để phục vụ khai thác sử dụng 118 3.5 Nhóm giải pháp theo dõi, tổng kết hoạt động tổ chức sử dụng TLLT 119 3.5.1 Hoàn thiện hệ thống phương tiện giám sát, quản lý hoạt động tổ chức sử dụng TLLT 119 3.5.2 Lưu trữ hồ sơ, tài liệu có liên quan đến hoạt động tổ chức sử dụng TLLT 119 3.5.3 Tổ chức hội nghị tổng kết đánh giá, hội nghị chuyên đề tổ chức sử dụng TLLT 119 Tiểu kết chương 121 Kết luận 122 Tài liệu tham khảo 124 Phụ lục 133 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN Phó Giáo sư – Tiến sĩ PGS.TS TLLT TLLT Thành phố Hồ Chí Minh TP.HCM Thạc sĩ ThS Tiến sĩ TS Tổ chức sử dụng TCSD Trung tâm Lưu trữ quốc gia II TTLTII Trung ương TW Văn thư Lưu trữ nhà nước VTLTNN Mở đầu Lí chọn đề tài Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa, tài sản đặc biệt quốc gia Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin phong phú có độ tin cậy cao; phản ánh cách toàn diện, trung thực mặt đời sống xã hội, có ý nghĩa to lớn xây dựng bảo vệ đất nước Tuy vậy, TLLT phát huy ý nghĩa to lớn, quan trọng nó; cơng tác lưu trữ khơng làm trịn chức khơng tiến hành khâu lưu thông thông tin, chủ động đưa thông tin vô giá chứa đựng tài liệu phục vụ xã hội, phục vụ lợi ích chân người Nếu hoạt động thu thập, bổ sung coi “đầu vào” hoạt động TCSD “đầu ra” TLLT Chính vậy, làm tốt hoạt động TCSD TLLT có ý nghĩa quan trọng, góp phần phát huy giá trị TLLT, thỏa mãn yêu cầu đáng khai thác sử dụng TLLT tổ chức, cá nhân, nâng cao vai trò lưu trữ xã hội Trong gần 40 năm qua, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (TTLTII), bốn Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước có chức trực tiếp quản lý thực hoạt động lưu trữ TLLT thuộc quyền khác giai đoạn lịch sử địa bàn phía Nam, đạt kết quan trọng hoạt động tổ chức sử dụng TLLT; đưa TLLT phục vụ đắc lực cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lĩnh vực trị, kinh tế, khoa học u cầu đáng xã hội Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT kết công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu TTLTII thời gian qua góp phần cho đời nhiều cơng trình nghiên cứu lịch sử dân tộc, lịch sử vùng đất Nam Bộ nói chung địa phương Nam Bộ nói riêng Tuy nhiên, thực tế, số lượng độc giả, đặc biệt nhà nghiên cứu, nghiên cứu sinh, học viên cao học sinh viên đến khai thác, sử dụng TLLT khiêm tốn, chưa tương xứng với tiềm năng, giá trị nguồn tài liệu khả phục vụ TTLTII Nghiên cứu hoạt động tổ chức sử dụng TLLT TTLTII để nhận biết hạn chế, tồn đề xuất biện pháp khắc phục tồn tại, góp phần nâng cao hiệu hoạt động TCSD TLLT, đáp ứng yêu cầu xã hội tình hình Xuất phát từ lý nêu trên, học viên chọn đề tài: “Nâng cao hiệu hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia II” làm luận văn Thạc sĩ Lịch sử vấn đề nghiên cứu Cho đến nay, nước ta có nhiều cơng trình, viết nghiên cứu hoạt động TCSD TLLT, thể dạng sách, luận án, luận văn tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ, giáo trình giảng dạy hệ đại học, trung học ngắn hạn văn thư, lưu trữ; nhiều tham luận khoa học trao đổi lý luận thực tiễn công bố sử dụng TLLT nước nước ngồi cơng bố số báo tạp chí, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, kỷ yếu hội thảo… Ở nước, số tác giả, chuyên gia đầu ngành có cơng trình, viết nghiên cứu TLLT công tác lưu trữ viết thành sách, như: “Công tác lưu trữ Việt Nam” Vũ Dương Hoan chủ biên (Nhà xuất (Nxb) Khoa học xã hội, Hà Nội, 1987); “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” nhóm tác giả: Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội, 1990); “Lưu trữ Việt Nam - Những chặng đường phát triển” Nguyễn Văn Thâm, Nghiêm Kỳ Hồng (Nxb Chính trị Quốc gia, 2006); “Lịch sử lưu trữ Việt Nam” nhóm tác giả: Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng (Nxb Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh (TP.HCM), 2010); “Giáo trình lưu trữ học đại cương” (Nxb Đại học Quốc gia TP.HCM, 2015) tác giả Phan Đình Nham Bùi Loan Thùy Bên cạnh đó, số luận văn cao học học viên Khoa Lưu trữ Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội đề cập đến vấn đề Cụ thể như: Hà Văn Huề: “Xác định giải pháp nâng cao hiệu tổ chức khai thác sử dụng TLLT tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” - Luận văn Thạc sĩ, năm 2001; Trần Phương Hoa: “Khai thác sử dụng tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử quan cấp Bộ” - Luận văn Thạc sĩ, năm 2007; Đinh Văn Mạnh: “Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật cơng trình giao thông lưu trữ Bộ Giao thông vận tải giải pháp” Luận văn Thạc sĩ, năm 2009; Dương Thị Hòa: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chun mơn bảo quản Trung tâm khí tượng thủy văn Quốc gia - Bộ Tài nguyên Môi trường” - Luận văn Thạc sĩ, năm 2009; Hoàng Thị Bạch Yên: “Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT kho lưu trữ Trung ương Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng” - Luận văn Thạc sĩ, năm 2010… Ngoài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm, đánh giá tổng kết hoạt động tổ chức, sử dụng TLLT, công bố giới thiệu TLLT cán làm công tác nghiên cứu, quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức đăng Tạp chí Lưu trữ Việt Nam như: Nguyễn Văn Thâm - “Một vài suy nghĩ việc sử dụng tài liệu để nghiên cứu lịch sử dân tộc”, Tập san Công tác lưu trữ, số 2/1967; Vũ Thị Phụng - “Một số suy nghĩ vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu nước ta”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2/1990; Phan Đình Nham - “Tổ chức sử dụng TLLT thời kỳ đổi đất nước”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1/1994; Nghiêm Kỳ Hồng - “Sử dụng tài liệu phục vụ tồn diện cơng xây dựng bảo vệ đất nước”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1/1999; Phạm Thị Huệ - “Công tác tổ chức sử dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia II 30 năm qua”, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 5/2006; Nguyễn Văn Hàm - “Công bố, giới thiệu tài liệu Tạp chí Lưu trữ Việt Nam - Những đóng góp quan trọng mặt sử liệu” Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5/2003; Ngô Thiếu Hiệu - “Mấy việc cần làm để thúc đẩy việc khai khác sử dụng TLLT Trung tâm Lưu trữ quốc gia”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6/2001, Hoặc tham luận Hội nghị Khoa học người Hoa miền Nam Việt Nam (1955-1963) qua tài liệu lưu trữ 85 86 Danh sách tù trị thụ án nhà tù Côn Đảo năm 1936 Phạm Thị Huệ Cù Thị Dung Danh sách tù trị thụ án nhà tù Côn Đảo năm 1936 Phạm Thị Huệ Cù Thị Dung Quá trình hình thành phát triển 87 Hãng đóng tàu Sài Gòn đời ụ tàu lớn Việt Nam (1862- Cù Thị Dung Minh Phong 1945) Trận đánh Biệt động Sài Gòn vào 88 Tòa Đại sứ Mỹ Sài Gòn Tết Mậu Thân 1968 góc nhìn báo chí Về thẩm quyền ban hành văn quản 89 lý Tổng Thống Việt Nam Cộng hòa Nguyễn Văn Thỏa (1955-1963) Cơn Đảo sử liệu: Danh sách tù trị 90 thụ án nhà tù Côn Đảo năm 1936 Cơn Đảo sử liệu: Danh sách tù trị 91 thụ án nhà tù Côn Đảo năm 1943 Phạm Thị Huệ Cù Thị Dung Phạm Thị Huệ Cù Thị Dung Bác Tôn Đức Thắng dấu ấn buổi đầu 92 lãnh đạo đấu tranh Trường Bá Nghệ Cù Thị Dung Tường Uyên Hải Anh Sài Gòn 93 94 Người “Cặp rằng” cộng sản Tôn Đức Thắng nhà tù Côn Đảo Tác động Tổng tiến công dậy Tết Mậu Thân thay 175 đổi chiến lược Hoa Kỳ Việt Nam Côn Đảo sử liệu: Danh sách tù trị 95 thụ án nhà tù Côn Đảo năm 1943 Về “tổ chức địa thế” hoạt động 96 phòng thủ Ấp chiến lược Mỹ - Diệm miền Nam Việt Nam giai đoạn 1961-1963 Phạm Thị Huệ Cù Thị Dung Lê Huỳnh Hoa – Tô Tuấn Đạt Từ cải cách giáo dục Nhật Bản trước 97 năm 1945 nhìn lại đôi nét giáo dục Trần Thị Vui 10 Lê Minh Khang 12 Quỳnh Lưu Nguyễn Văn Kết nhà Nguyễn Việt Nam 98 Sự thật vụ thảm sát nhà tù Phú Lợi chế độ Mỹ - Diệm năm 1958 NĂM 2014 Sự đối phó Chính quyền Sài Gịn 99 với Nghị 15 Cách mạng miền Nam năm 1959 qua tài liệu lưu trữ Cách mạng miền Nam trước đời 100 Nghị 15 qua góc nhìn từ tài liệu lưu trữ hai phía Vài nét tình hình an ninh, phịng thủ 101 quản lý tù nhân nhà tù Phú Lợi Lê Trường Uyên – (1957-1964) qua tài liệu lưu trữ Hà Anh Chính quyền Sài Gịn 102 Giá trị sử liệu tài liệu lưu trữ thời Việt Nam Cộng hịa Tìm hiểu soạn thảo văn 103 hành Việt Nam Cộng hịa (19541975), 104 Hoạt động chống phá đường Trường 176 Vũ Minh Giang Lê Văn In – Nguyễn Thị Ly Phí Thị Nhung 10 Sơn Chính quyền Việt Nam Cộng hịa Hệ thống tiếp vận đường mịn Hồ Chí 105 Minh giai đoạn 1959-1968 qua tài liệu lưu Trịnh Việt Dũng 10 Trần Thị Vui 11 Cù Thị Dung 12 Hà Thảo Hà Lê Huỳnh Hoa Trần Thị Vui Trần Thị Vui trữ Chính quyền Việt Nam Cộng hòa 106 Dự án xây dựng đảo Phú Quốc Chính quyền Sài Gịn Chính sách giáo dục Pháp ảnh hưởng 107 giáo dục miền Nam Việt Nam (1960-1975) NĂM 2015 Chiến dịch Bình Giã góp phần làm phá 108 sản “quốc sách ấp chiến lược” qua tài liệu lưu trữ Mỹ Chính quyền Việt Nam Cộng hịa “Đường Hồ Chí Minh biển” với 109 chiến dịch Bình Giã cách mạng miền Nam qua tài liệu lưu trữ Việt Nam Cơng hịa Nixon đối mặt với hậu từ 110 định tái “oanh tạc” miền Bắc B52 qua tài liệu lưu trữ Việt Nam Cộng hịa Q trình thiết lập quan hệ mặt trận 111 Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam Liên Hiệp quốc từ sau Hiệp định Paris Việt Nam năm 1973 112 Hiệp định Paris năm 1973 Nhật báo Sài Gòn Dương Kiều Linh – Bế Thị Thắm 177 “Đồng hồ điếm ngược” cáo chung 113 Chính quyền Sài Gịn qua góc nhìn Nguyễn Văn Kết Vũ Văn Tâm Trần Thị Vui Hà Kim Phương Lê Thị Hồng Trần Thị Vui Tô Tuấn Đạt 10 phía 114 Chính quyền Sài Gịn – Những ngày cuối Từ đấu tranh Hiệp thương thống 115 đến Đại thắng mùa Xuân 1975 giải phòng miền Nam Trần Văn Hương, Dương Văn Minh – 116 Những “níu kéo” cuối Chế độ Việt Nam Cộng hòa Hoạt động Phủ Đặc ủy trung ương 117 tình báo Việt Nam Cộng hòa – Những ngày hấp hối Sự thật thái độ đàm phán Hiệp thương 118 thống quyền Việt Nam Cộng hịa sau Hiệp định Paris năm 1973 Kế hoạch phát huy tinh thần liên đới ấp 119 chiến lược Mỹ - Diệm miền Nam Việt Nam (1961-1963) Tổ chức quân lực Việt Nam Cộng hòa 120 (1955-1963) qua tài liệu Chính quyền Sài Gịn 178 Vũ Q Tùng Anh 10 Phụ lục 14: Hình ảnh hoạt động cơng bố, giới thiệu TLLT TTII Các tướng lĩnh Quân đội nhân dân Việt Nam – người trực tiếp tham gia kháng chiến lịch sử, tham quan phòng trưng bày tài liệu lưu trữ chuyên đề Đường Hồ Chí Minh ngày khai mạc (2009) Đoàn Lưu trữ Hàn Quốc tham quan phòng trưng bày tài liệu lưu trữ chuyên đề Đường Hồ Chí Minh năm 2009 179 Lễ khai mạc phòng trưng bày chuyên đề “Từ hiệp định Paris đến chiến dịch Hồ Chí Minh qua tài liệu lưu trữ” ngày 15-4-2010 Thiếu tướng Vũ Văn Thược, TS Vũ Thị Minh Hương – Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, TS Nguyễn Xuân Hoài – Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II cắt băng khai mạc phòng trưng bày chuyên đề “Từ hiệp định Paris đến chiến dịch Hồ Chí Minh qua tài liệu lưu trữ” ngày 15-4-2010 180 Lễ khai mạc trưng bày chuyên đề:“Huyền thoại tướng lĩnh quân đội nhân dân Việt Nam” ngày 16/12/2014 Đồng Xoài – Bình Phước Sinh viên trường đại học Bình Phước tham quan triển lãm:“Huyền thoại tướng lĩnh quân đội nhân dân Việt Nam” ngày 16/12/2014 Đồng Xồi – Bình Phước 181 Sinh Lễ khai mạc triển lãm:“Tuyên truyền cách mạng trước năm 1945 qua tài liệu lưu trữ” năm 2015 Lãnh đạo Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, II quý vị đại biểu tham quan triển lãm “Tuyên truyền cách mạng trước năm 1945 qua tài liệu lưu trữ” 182 Pano tài liệu trưng bày triển lãm “Tuyên truyền cách mạng trước năm 1945 qua tài liệu lưu trữ” Khơng gian phịng trưng bày triển lãm TTLTII lầu tòa nhà 17A Lê Duẩn, Quận 1, TPHCM 183 Khai mạc triển lãm “Lịch sử Bình Phước qua tài liệu lưu trữ” Bình Phước, năm 2016 Đại biểu tham quan triển lãm “Lịch sử Bình Phước qua tài liệu lưu trữ” 184 Đồn cán lưu trữ thuộc Tổng Công ty điện lực miền Nam tham quan TTLTII ngày 28/7/2015 Sinh viên ngành Lưu trữ năm – Trường Trung cấp Văn Thư Lưu trữ Trung Ương tham quan TTLTII ngày 31/4/2015 185 Hình ảnh buổi tọa đàm khoa học “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia II – Thực trạng giải pháp” tổ chức ngày 20/5/2016 trụ sở TTLTII 186 Phụ lục 15 Hình ảnh số ấn phẩm lưu trữ TTLTII biên soạn công bố 187 188 189