TÌM HIỂU nội DUNG CÔNG tác bảo QUẢN tài LIỆU lưu TRỮ tại TRUNG tâm lưu TRỮ QUỐC GIA II

lOMoARcPSD|11424851 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA/TRUNG TÂM…………………………… TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU NỘI DUNG CƠNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II Học phần:………………………………………… Mã phách:………………………………….(Để trống) Hà Nội – 2021 lOMoARcPSD|11424851 DANH MỤC VIẾT TẮT BNV Bộ nội vụ TLLT Tài liệu lưu trữ BKHĐT Bộ kế hoạch đầu tư LĐTBXH Lao động thương binh xã hội ii lOMoARcPSD|11424851 LỜI CẢM ƠN Với tất lịng kính trọng, em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới giảng viên tận tình hướng dẫn, giảng dạy giải đáp thắc mắc em trình học tập Em xin gửi lời tri ân sâu sắc tới Ban Giám Hiệu Trường Đại học Nội Vụ, Ban Chủ nhiệm, thầy, cô giảng viên tận tình giảnh dạy giúp đỡ tạo điều kiện cho em suốt thời gian học tập Hà Nội, ngày 07 tháng 12 năm 2021 iii lOMoARcPSD|11424851 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các kết nêu nghiên cứu chưa công bố công trình khác Các thơng tin trích dẫn nghiên cứu rõ nguồn gốc Em xin chân thành cảm ơn! iv lOMoARcPSD|11424851 MỤC LỤC MỤC LỤC v MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu .2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1.1 Khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ .4 1.2 Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ .5 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 Về xây dựng, cải tạo kho lưu trữ Trang thiết bị kỹ thuật bảo quản .5 Các biện pháp kỹ thuật bảo quản Tổ chức tài liệu kho lưu trữ .6 Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ .7 1.3 Tổ chức thực bảo quản tài liệu lưu trữ .8 1.3.1 Công tác đạo, quản lý đầu tư trang bị phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ 1.3.2 Rà sốt, thống kê tình trạng vật lý tài liệu, tài liệu có nguy hư hỏng cần có phương án tu bổ, phục chế để có kế hoạch đề xuất thực việc tu bổ tài liệu 1.3.3 Ban hành văn đạo, quy định tổ chức thực nhiệm vụ bảo quản tài liệu lưu trữ quan; thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc trì hoạt động bảo quản tài liệu góp phần bảo vệ nâng cao tuổi thọ sử dụng tốt nguồn tài liệu lưu tữ quan, tổ chức CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II 2.1 Giới thiệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia II 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 Thông tin chung Chức năng, nhiệm vụ Cơ cấu tổ chức Tài liệu, tư liệu lưu trữ bảo quản 10 2.2 Thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 11 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 Về xây dựng, cải tạo kho lưu trữ 11 Trang thiết bị kỹ thuật bảo quản .12 Biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm 13 Tổ chức tài liệu kho lưu trữ 14 Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Trung tâm II 16 2.3 Đánh giá công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia II 17 2.3.1 Ưu điểm 17 v lOMoARcPSD|11424851 2.3.2 Tồn .17 2.3.3 Nguyên nhân tồn 18 CHƯƠNG PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II 19 3.1 Phương hướng tổ chức khai thác, sử dụng tốt tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia II 19 3.2 Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác bảo quản Trung tâm 19 3.2.1 3.2.2 trữ: 3.2.3 3.2.4 Các yêu cầu kho bảo quản tài liệu lưu trữ: 19 Biện pháp trì mơi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu lưu 20 Hệ thống thiết bị an toàn:21 Trang thiết bị bảo quản tài liệu: 22 KẾT LUẬN 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 vi lOMoARcPSD|11424851 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ loại hình tài liệu có ý nghĩa quan trọng Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Tài liệu lưu trữ chiếm khối lượng lớn tồn khối lượng Phơng Lưu trữ Quốc Gia Việt Nam Chính vậy, loại hình tài liệu phản ánh mặt đời sống trị, văn hố, tinh thần hình ảnh động, hình tượng âm thanh, nên tác động trực tiếp nhanh chóng đến giới quan người Những âm hình ảnh kiện phản ánh tài liệu thời điểm mà kiện diễn nên thời gian qua nghe xem lại hình ảnh, âm kiện đó, ta hình dung khơng khí ấy, người ấy, kiện diễn trước mắt Việc ghi lại hình ảnh, âm kiện diễn ưu điểm trội mà tài liệu giấy có Tài liệu lưu trữ sản sinh hoạt động quan văn hố, thơng tin, tuyên truyền, quan quản lý Nhà nước, quan nghiên cứu khoa học người chụp ảnh, quay phim ghi âm, ghi hình nghiệp dư có giá trị khoa học, lịch sử thực tiễn không kể thời gian, địa điểm sản sinh vật liệu mà mang tin, nộp lưu kho (viện) Lưu trữ Nhà nước theo chế độ định Do tính chất tầm quan trọng tài liệu lưu trữ Nhà nước khẳng định vậy, nên bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ quốc gia nói chung tài liệu nghe-nhìn nói riêng đã, mãi nhiệm vụ khó khăn, nặng nề, phức tạp tồn ngành lưu trữ Vì muốn gìn giữ tài liệu lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ mục đích phát triển xã hội cần có biện pháp bảo quản an toàn tài liệu khỏi phá hoại tự nhiên người gây Đặc biệt, vị trí nước ta lại nằm khu vực nhiệt đới nóng ẩm, gió mùa nên tài liệu lưu trữ bị lão hố hư hỏng nhanh Nếu khơng có biện pháp bảo quản tốt tài liệu lưu trữ bị mát, hư hỏng tồn Nhận thấy cần thiết việc đổi nâng cao hiệu công tác bảo quản tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia II kho lưu trữ chuyên dụng, nên em định chọn nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ để nghiên cứu với tên gọi “Tìm hiểu nội dung cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia II” Mục tiêu nghiên cứu Mục đích nghiên cứu thơng qua đề tài bồi dưỡng thêm kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ nói riêng lOMoARcPSD|11424851 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc Gia II Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: 2016 đến 2020 - Không gian: khảo sát công tác bảo quản tài liệu lưu trữ phòng Bảo quản tầng 4, tầng 5, tầng nhà A Trung Tâm Lưu trữ Quốc gia II Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn công tác bảo quản tài liệu lưu trữ - Tìm hiểu thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ phân tích nguyên nhân thực trạng ưu, nhược điểm công tác bảo quản tài liệu lưu trữ - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác bảo quản tác bảo quản tài liệu trung tâm nói riêng nước nói chung Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập thơng tin trực tiếp quan sát Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp thu thập phân tích tổng hợp thông tin +Nghiên cứu tư liệu, tài liệu tham khảo + Nguồn tài liệu từ mạng Internet + Nghiên cứu tài liệu từ sách,báo, tạp chí định kỳ văn thư lưu trữ… Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết thúc danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm 03 chương Chương Một số vấn đề lý luận tài liệu lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia II Chương Thực trạng công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia II Chương Một số giải pháp hồn thiện cơng tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia II lOMoARcPSD|11424851 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ 1.1.1 Khái niệm chung tài liệu lưu trữ Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương phim, vi phim, băng đĩa ghi âm ghi hình, tài liệu điện tử, thảo tác phẩm văn học, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay, tranh vẽ in, ẩn phẩm vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính, trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh thành tựu lao động sáng tạo nhân dân thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại kiện lịch sử cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học văn hố tiếng Tài liệu lưu trữ có tính xác cao, tài liệu lưu trữ Nhà nước thống quản lý, đăng ký, bảo quản khai thác, sử dụng theo quy định pháp luật 1.1.1 Khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ Theo Hướng dẫn số 655/HD-SNV Sở Nội vụban hành vào ngày 26 tháng 02 năm 2019, thực công tác bảo quản tài liệu lưu trữ quan, tổ chức cho biết: Bảo quản tài liệu lưu trữ trình áp dụng biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; trang thiết bị kỹ thuật bảo quản; xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu kho lưu trữ; tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ Việc xử lý kỹ thuật bảo quản thực bao gồm biện pháp kỹ thuật chống hạn chế ảnh hưởng khí hậu, mơi trường, trùng tác nhân khác Những công việc phổ thông xử lý kỹ thuật xử lý nhiệt độ, độ ẩm với thiết bị chuyên dụng, khử trùng, khử axit để hạn chế hư hại tài liệu Do tác động môi trường, nhiệt độ, ẩm độ, người, kho lưu trữ thường xuyên lOMoARcPSD|11424851 phải xử lý bụi, nấm mốc tác nhân khác chống mát tài liệu tiết lộ thơng tin tài liệu cịn giá trị mật 1.2 Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ 1.2.1 Về xây dựng, cải tạo kho lưu trữ Tùy theo khối lượng, quy mơ hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động, người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ có diện tích phù hợp đảm bảo điều kiện kỹ thuật, môi trường kho để bảo quản an toàn tài liệu quan, tổ chức Việc xây dựng kho lưu trữ cần nghiên cứu áp dụng, vận dụng theo quy định hướng dẫn văn bản: Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng; Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29 tháng năm 2020 Ủy ban nhân dân Thành phố việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ quan, tổ chức; Hướng dẫn số 232/HD-SNV ngày 20 tháng 01 năm 2016 Sở Nội vụ số nội dung xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ quan quan, tổ chức 1.2.2 Trang thiết bị kỹ thuật bảo quản Trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ gồm có: Giá kệ, tủ, bìa, hộp, cặp theo tiêu chuẩn quy định Quyết định số 1687/QĐBKHCN ngày 23 tháng năm 2012 Bộ Khoa học Công nghệ việc công bố tiêu chuẩn quốc gia; trang thiết bị vận chuyển tài liệu; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống cháy, phịng chống ẩm; hệ thống điều hịa khơng khí, quạt thơng gió, máy hút ẩm, dụng cụ làm vệ sinh tài liệu, hệ thống camera quan sát,… Trang thiết bị phương án xử lý kỹ thuật giúp hạn chế nguyên nhân gây hại tài liệu lưu trữ: Tài liệu lão hóa tự hủy theo thời gian; ảnh hưởng nhiệt độ khơng khí, độ ẩm, ánh sáng, bụi, côn trùng loại gặm nhấm, ; ảnh hưởng điều kiện bảo quản sử dụng tài liệu,… Hệ thống điện kho: Hệ thống điện chiếu sáng kho bảo vệ kho lắp đặt riêng; có phương tiện đóng, ngắt điện chung cho toàn kho riêng cho tầng kho Hệ thống cấp, thoát nước: Hệ thống cấp, thoát nước lắp đặt riêng Không đặt thiết bị cấp nước tầng mái kho lưu trữ Đường ống nước bảo đảm độ kín, khơng rị rỉ, khơng qua phòng kho bảo quản tài liệu lOMoARcPSD|11424851 c, Tài liệu nghe nhìn: Chủ yếu phim, ảnh thời sự, ghi lại tiếp xúc quan chức, tướng lãnh nước với quan chức Nguỵ quyền Sài Gòn Các hội thảo, kinh lý quan chức cao cấp nguỵ quyền miền Nam trước năm 1975… d, Mộc bản: Ngoài thành phần tài liệu trên, TT2 quản lý 32.000 Mộc Tài liệu Mộc hình thành chủ yếu từ hoạt động Nội các, Quốc Sử Quán, Quốc tử Giám triều Nguyễn (1802-1945) Nội dung tập trung vào ba vấn đề chính: – Lịch sử Việt Nam Trung Hoa – Văn chương thống triều đình nhà Nguyễn – Giáo dục Tài liệu lưu trữ Quốc gia TT2 viết nhiều thứ chữ Hán-Nôm, Pháp, Anh, Campuchia chữ Quốc ngữ Được khắc gỗ, vẽ, viết, in vải nhiều loại giấy khác 2.2 Thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 2.2.1 Về xây dựng, cải tạo kho lưu trữ Việc bố trí Kho Lưu trữ quan cần vào tình hình cụ thể điều kiện trụ sở, đầu tư xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ quan trụ sở quan Tùy theo số lượng tài liệu lưu trữ có dự tính hình thành năm tiếp theo, Thủ trưởng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II ưu tiên bố trí phịng có diện tích phù hợp trụ sở để làm Kho Lưu trữ có kế hoạch xây dựng Kho Lưu trữ trụ sở để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu Tùy theo điều kiện cụ thể tình hình tài liệu lưu trữ có dự tính hình thành năm kinh phí đầu tư, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II xác định quy mô đầu tư Kho Lưu trữ quan theo hướng xây dựng cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cũ có diện tích phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu - Về địa điểm kết cấu: Kho Lưu trữ phải đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; bảo đảm chắn, phòng chống đột nhập, 10 Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) lOMoARcPSD|11424851 gió bão, ngập lụt, chuột, mối loại trùng; khơng bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ tầng hầm tầng trụ sở quan; - Về diện tích: Bảo đảm đủ diện tích để bảo quản hồ sơ, tài liệu - Về môi trường: Bảo đảm yêu cầu nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc, thơng thống… - Hệ thống điện phịng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an tồn - Bố trí phịng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ (trong trường hợp đầu tư xây dựng mới) - Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn - Trang bị đủ phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy Mua sắm trang thiết bị giá, hộp, bìa đựng tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II theo Tiêu chuẩn quốc gia ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐBKHCN ngày 23 tháng năm 2012 Bộ Khoa học Cơng nghệ Bố trí khu vực tầng gồm: Phịng làm việc hành chính, Phịng nghiệp vụ Phịng đọc phục vụ cơng chúng - Phịng nghiệp vụ: Dùng để tiếp nhận tài liệu, chụp, chỉnh lý, khử trùng tài liệu, để tài liệu hết giá trị… - Phịng làm việc hành chính: Dành cho công chức, viên chức, người lao động quản lý Kho - Phịng đọc phục vụ cơng chúng: Bố trí vị trí thuận tiện để phục vụ độc giả, có diện tích phù hợp, có hệ thống cách âm tốt, thơng gió, đủ ánh sáng; có đủ cơng cụ tra cứu mục lục hồ sơ, máy tính loại sách tra cứu khác; có thiết bị để sử dụng tài liệu nghe nhìn, đọc microfilm, dành cho đối tượng độc giả khác nhau… Bố trí tủ để tư trang độc giả phía ngồi, gần lối vào Phòng đọc 2.2.2 Trang thiết bị kỹ thuật bảo quản Trang thiết bị bảo quản kho lưu trữ vừa phương tiện để bảo quản vừa phương tiện để quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có thiết bị sau: a) Giá : 11 Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) lOMoARcPSD|11424851 Giá để tài liệu phải bảo đảm yêu cầu bền vững, tiết kiệm diện tích bảo quản vật liệu Nên dùng giá kim loại để tránh tác động côn trùng ẩm mốc Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp để tuỳ theo diện tích mà lắp ráp 2, 3, khung, thiết kế nên thiết kế chân cao Ở Trung tâm lưu trữ quốc gia số kho lưu trữ Trung tâm địa phương dùng giá theo tiêu chuẩn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Giá cao 2m, dài 1m, rộng 0,4m; sơn tĩnh điện Giá có khoang kim loại, chứa 5m tài liệu Các kho lưu trữ chuyên dụng sử dụng phổ biến giá di động b) Tủ Trong công tác bảo quản kho lưu trữ có nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ, tủ đựng can, đồ, tủ đựng ảnh, tủ đựng tài liệu theo kích cỡ thích hợp Tủ đựng hồ sơ thích hợp với việc bảo quản tài liệu phòng làm việc hành, tủ kim loại hay gỗ Đối với tài liệu quan trọng đặc biệt dùng tủ sắt hay thiết bị bảo quản đặc biệt khác Các yêu cầu vật liệu làm tủ giống vật liệu làm giá c) Hộp, bìa, cặp đựng tài liệu Ngoài phương tiện bảo quản trên, để thuận tiện cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra tổ chức sử dụng tài liệu, hồ sơ để cặp hộp đựng tài liệu Phương tiện giúp cho việc tránh bụi, tác động ánh sáng chiếu vào Hộp đựng tài liệu có hai loại Hộp gấp (39cm x 26cm x 13,5cm) Hộp lồng (37cm x 27cm x 11,5cm) theo tiêu chuẩn TCN 02: 2002 Hộp chứa 0,1mét giá tài liệu Trong năm gần đây, Trung tâm lưu trữ quốc gia sử dụng loại hộp giấy theo mẫu nước Đông Nam Á hộp phi axít theo mẫu nước châu Âu Mỹ d) Các trang thiết bị khác để bảo quản tài liệu lưu trữ Để làm tốt công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, tuỳ điều kiện kho tàng khả kinh phí, đầu tư số thiết bị thích hợp, phương tiện vận chuyển: thang máy, xe đẩy, trang thiết bị bảo vệ cửa chính, cửa sổ, hệ thống báo động; hệ thống báo cháy trang thiết bị thơng gió, chống ẩm như: quạt, máy điều hồ nhiệt độ, dụng cụ để đo độ ẩm… 2.2.3 Biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm 2.2.1.1 Biện pháp phòng chống ẩm - Dùng thơng gió: 12 Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) lOMoARcPSD|11424851 Dùng thơng gió biện pháp thích hợp giúp điều hịa khơng khí bên bên ngồi mơi trường, trung tâm lưu trữ quốc gia sử dụng thơng gió cho kho bảo quản tài liệu Thơng gió biện pháp rẻ tiền, đơn giản, có nhược điểm là: thơng gió, bụi trùng có điều kiện thâm nhập vào kho Có thể dùng thơng gió tự nhiên thơng gió máy - Dùng hóa chất hút ẩm như: Silicagel, canxioxit, canxiclorua để hút ẩm 2.2.1.2 Biện pháp phòng chống nấm mốc Để phòng chống nấm mốc trước đưa tài liệu vào kho tài liệu phải khô, khử trùng Tài liệu phát bị nấm mốc cần phải khống chế nhiệt độ, độ ẩm, để hạn chế phát triển nó, sau dùng loại hóa chất sau để tiêu diệt: pentaclorua phelnal, petanitro phelnol, pentaclorua phenolat natri 2.2.1.3 Biện pháp phịng chống trùng Kho lưu trữ trung tâm lưu trữ quốc gia kiểm tra vệ sinh thường xuyên nên giảm phần hư hỏng tài liệu côn trùng gây Trước đưa tài liệu vào kho phải vệ sinh với kho tàng trang thiết bị, ngăn chặn phá bỏ đường xâm nhập côn trùng, phương tiện bảo quản phải kê cao cách tường trần để cách ly xâm nhập, phát dùng hố nhử, dùng hóa chất tiêu diệt 2.2.1.4 Biện pháp phịng chống chuột Kho lưu trữ trung tâm che chắn kín đáo, hệ thống cống quanh kho, trung tâm ý khơi thông, tài liệu trang thiết bị khử trùng phát dùng hóa chất tiêu diệt dùng bẫy 2.2.1.5.Biện pháp phòng chống cháy - Biện pháp phòng cháy trung tâm ban hành nội quy vào quan, quy định phịng cháy chữa cháy nơi có dụng cụ phòng cháy chữa cháy,trang bị hệ thống báo cháy tự động - Và đồng thời có biện pháp chữa cháy có cố xảy như: phát kho lưu trữ cháy cách ly vật bị cháy, làm ngạt cháy, sau làm lạnh cục khu vực cháy 2.2.4 Tổ chức tài liệu kho lưu trữ 2.2.4.1 Phương pháp quản lý tài liệu kho lưu trữ Trung tâm II Bảo quản tài liệu kho lưu trữ phải đạt u cầu đảm bảo an tồn, tra tìm 13 Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) lOMoARcPSD|11424851 nhanh tài liệu Vì vậy, trung tâm lưu trữ quốc gia đặc biệt phòng bảo quản xếp tài liệu khoa học theo phương án định, phòng bảo quản thường xuyên kiểm tra, thống kê số liệu chất lượng tài liệu Trong đợt tìm hiểu này, em so sánh, kiểm tra số liệu chất lượng hồ sơ tài liệu kho Ngoài ra, trung tâm lưu trữ quốc gia ban hành nội quy quy định cơng tác bảo vệ, phịng cháy chữa cháy áp dụng thống kho 2.2.4.2 Phương pháp xếp tài liệu kho lưu trữ Trung tâm II Có phương pháp xếp tài liệu kho khoa học, tạo điều kiện cho cơng tác thống kê, kiểm tra tra tìm tài liệu lưu trữ, nhằm nắm địa tài liệu, số lượng, chất lượng tài liệu, phục vụ yêu cầu quản lý khai thác tài liệu lưu trữ Hiện nay, trung tâm lưu trữ quốc gia xây dựng phương pháp xếp tài liệu khoa học, xếp từ hồ sơ sau xếp tài liệu lên giá, sau xếp tài liệu kho xây dựng bảng dẫn tài liệu, phương án xếp giúp cho việc tiết kiệm thời gian, công sức, tạo điều kiện xử lý cố xảy - Sắp xếp tài liệu hồ sơ Tài liệu hồ sơ, đơn vị bảo quản xếp theo đặc trưng vận dụng lập hồ sơ, hồ sơ nên dày 2-3cm, hồ sơ văn tài liệu lập thành đơn vị bảo quản, khối lượng tài liệu nhiều nên chia thành đơn vị bảo quản, xếp tờ có số nhỏ xếp lên cịn tờ số lớn xếp dưới, tờ tài liệu hồ sơ phải đánh số liên tục, đánh bút chì góc phải tờ tài liệu Tài liệu vẽ, có khổ rộng đặt nằm cuộn tròn - Sắp xếp tài liệu lên giá Nguyên tắc xếp tài liệu lên giá phải dễ tìm thấy, dễ lấy, tùy theo loại tài liệu, việc xếp tài liệu theo khoang, giá thống theo quy định từ trái qua phải, từ xuống theo số thứ tự Trường hợp xếp tài liệu hộp, gói (ví dụ tài liệu khoa học đồ khổ lớn) đánh số thứ tự xếp lên giá theo thứ tự - Sắp xếp giá kho Trong kho lưu trữ trung tâm lưu trữ quốc gia giá đựng tài liệu xếp cách khoa học, khoảng cách giá di động giá liên tiếp để 14 Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) lOMoARcPSD|11424851 khoảng trống khoảng 50cm thuận tiện cho việc lại, tra tìm tài liệu, vệ sinh tài liệu, kho tàng, khoảng cách giá 50cm, có lối rộng 2m giá cố định.Việc xếp giá khoa học tạo điều kiện vận chuyển tài liệu vào kho lại kho tránh yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ, tiết kiệm diện tích kho tàng, thuận tiện cho cơng tác thống kê, tra tìm vệ sinh tài liệu kho - Bảng dẫn nơi để tài liệu theo phông Tài liệu Tên phông Số phông Mục lục Đơn vị bảo hồ sơ quản Kho Nơi để tài liệu Tầng Giá số Phòng Ngăn số - Bảng dẫn nơi để tài liệu theo giá Giá số Nhà Ngăn Phông số Tên phông mục lục số Đvbq số số Tầng số Phòng số 2.2.5 Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Trung tâm II Nhằm mục đích bảo vệ an toàn tài liệu bảo quản toàn vẹn trạng thái vật lý tài liệu, phòng bảo quản xây dựng nội dung chế độ bảo quản tài liệu gồm: + Quy chế kiểm tra định kỳ, đột xuất chất lượng, số lượng tài liệu lưu trữ + Quy chế vệ sinh chế độ lau chùi, quét dọn để làm tài liệu phát hư hỏng tài liệu Trên sở có biện pháp kịp thời phịng khắc phục hậu làm hư hại tài liệu lưu trữ + Quy chế phòng cháy, chữa cháy: Nhằm mục đích loại trừ nguyên nhân gây đám cháy kho quy định vào kho như: Cấm chất cháy, dễ gây cháy kho, cấm sử dụng chất dễ phát lửa, cấm hút thuốc quy định sử dụng điện kho, có phương án phòng cháy chữa cháy phương tiện chữa cháy + Nội quy vào kho: Để quản lý người vào kho, đề phòng kẻ gian đột nhập vào đánh cắp, phá hoại tài liệu lưu trữ, nên trung tâm lưu trữ quốc gia xây dựng nội quy 15 Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) lOMoARcPSD|11424851 vào kho, nội quy quy định rõ: Thủ tục liên hệ công tác hay sử dụng tài liệu, đăng ký tên người, ngày vào ngày rời khỏi kho lưu trữ Ngồi phịng bảo quản đặt quy trình, quy phạm thao tác sử dụng hóa chất, để tránh gây hư hỏng cho tài liệu Cịn tài liệu hư hỏng thống kê phục vụ yêu cầu sửa chữa để hạn chế làm hư hỏng thêm tài liệu 2.3 Đánh giá công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia II 2.3.1 Ưu điểm - Tài liệu sau bảo quản đảm bảo hình thành tự nhiên tài liệu, tính logic lịch sử liệu; phán ánh xác đầy đủ mặt hoạt động quan, tổ chức có tài liệu bảo quản trung tâm - Trong q trình bảo quản thích hợp, tài liệu đưa khai thác sử dụng, người khai thác tra cứu tồn tư liệu lưu trữ cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả nghiên cứa - Hằng năm Trung tâm tổ chức kiểm tra định kì hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản: 10 năm, 20 năm, 50 năm, để tạo điều kiện bảo quản tài liệu có giá trị vĩnh viễn - Công tác bảo quản ngành quan tâm - Nhờ có ý thức trân trọng, giữ gìn tài liệu lưu trữ - di sản văn hóa đất nước, hưởng ứng nhiệt tình, ủng hộ cá nhân, gia đình, dịng họ mà nhiều tài liệu quý trao tặng, góp phần đưa vào bảo quản kéo dài tuổi thọ tài liệu tốt 2.3.2 Tồn Bên cạnh ưu điểm cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác bảo quản nói riêng trung tâm lưu trữ quốc gia bộc lộ tồn cần quan tâm khắc phục - Hồ sơ, tài liệu phòng, ban chưa thu đủ thành phần; thời hạn nộp lưu chậm; - Hệ thống văn đạo nhà nước công tác lưu trữ quan tâm, văn hướng dẫn, quản lý, đạo khâu nghiệp vụ đặc biệt công tác bảo quản chưa quan tâm, thống Việc hướng dẫn, tra kiểm tra thực quy định công tác lưu trữ tăng cường 16 Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) lOMoARcPSD|11424851 hạn chế - Tại Trung tâm khối lượng tài liệu phân loại chỉnh lý sơ bộ, hàng năm Trung tâm phải kiểm tra rà sốt lại tồn khối tài liệu đem chỉnh lý lại Điều làm tiêu tốn nguồn nhân lực ngân sách nhà nước gây khó khăn cho cơng tác bảo quản làm ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu - Chất lượng tài liệu nộp vào kho chưa tốt, thiếu chứng từ, chưa đánh số tờ, tình trạng vật lý tài liệu: mờ, rách, ố vàng… gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệu - Nhiều tài liệu quý lưu trữ nước ngoài, cần có sách, chủ trương, kế hoạch cụ thể để đưa tài liệu bảo quản 2.3.3 Nguyên nhân tồn - Do thiếu văn quy phạm pháp luật văn hướng nghiệp vụ hướng dẫn chi tiết, cụ thể công tác bảo quản - Do nhiều quan chưa xác định rõ nguồn, thành phần cần nộp lưu tài liệu vào trung tâm lưu trữ quốc gia - Do nhận thức lãnh đạo quan có tài liệu nộp vào trung tâm lưu trữ quốc gia chưa cao, đánh giá chưa tầm quan trọng ý nghĩa việc bảo quản tài liệu - Công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chưa thực đồng - Tài liệu nộp vào trung tâm với khối lượng lớn nên diện tích kho tàng bị thu hẹp dần dẫn đến việc bảo quản gặp nhiều khó khăn - Kho chứa tài liệu Bộ, ngành chất lượng chưa tốt, thiếu phương tiện bảo quản, nên dẫn đến chất lượng tài liệu không tốt trước đưa vào bảo quản trung tâm - Việc tổ chức luân chuyển, điều động, phân bổ cán phòng ban Trung tâm chưa hợp lý Như bên cạnh kết đạt công tác bảo quản tài liệu nhiều tồn Những hạn chế chưa có biểu gay gắt không kịp thời khắc phục gây hậu công tác lưu trữ Trung tâm nói riêng cơng tác lưu trữ nước nói chung 17 Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) lOMoARcPSD|11424851 18 Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) lOMoARcPSD|11424851 CHƯƠNG PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II 3.1 Phương hướng tổ chức khai thác, sử dụng tốt tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia II Một là, nâng cao nhận thức chung toàn xã hội trách nhiệm lãnh đạo cấp ủy, quan, quyền địa phương ý nghĩa tài liệu lưu trữ vai trị cơng tác lưu trữ yếu tố quan trọng việc tổ chức khai thác triệt để giá trị tài liệu lưu trữ nhà nước phục vụ đắc lực cho lĩnh vực đời sống xã hội phát triển kinh tế nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc tỉnhn nhà Hai là, tiếp tục tuyên truyền, tập huấn Luật lưu trữ văn khác có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ nhằm để hiểu rõ vai trị cơng tác văn thư lưu trữ nâng cao vai trò trách nhiệm người làm cơng tác văn thư lưu trữ; từ đó, quan tâm đầu tư mức hai phương diện đạo tổ chức thực để làm cho công tác văn thư lưu trữ ngày phát triển Ba là, Tăng cường đầu tư sở vật chất cho ngành lưu trữ Bốn là: Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tin học vào công tác lưu trữ Cùng với phát triển vượt bậc khoa học công nghệ, nhu cầu cần thông tin khai thác nhanh thông tin trở thành vấn đề bách tất người Để giải yêu cầu khai thác nhanh thông tin, Lưu tữ lịch sử tỉnh cần đẩy mạnh bổ sung, hồn thiện thơng tin sở liệu tài liệu lưu trữ xây dựng; tiếp tục xây dựng sở liệu thông tin; 3.2 Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác bảo quản Trung tâm 3.2.1 Các yêu cầu kho bảo quản tài liệu lưu trữ: Khi xây dựng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải ý tiêu chuẩn kỹ thuật thích hợp kho bảo quản tài liệu Trước xây dựng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tìm địa điểm khơ ráo, tránh chỗ ẩm ướt gần ao hồ, sông suối, xa khu công nghiệp nơi ô nhiễm môi trường Khi thiết kế kho cho loại tài liệu phải ý đến khả khắc phục cố thiên tai hoả hoạn xảy Những người giao nhiệm vụ làm việc kho phải tuân thủ quy định nghiêm ngặt không hút thuốc lá, không đun, nấu gần kho Khi xây dựng kho bảo quản ảnh, phim điện ảnh ghi âm phải ý thiết kế cửa sổ phù 19 Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) lOMoARcPSD|11424851 hợp, có nhiều cửa sổ, phải khắc phục cách dùng rèm che cửa màu vàng để giảm tiếp xúc loại tài liệu với tia tử ngoại ánh sáng mặt trời Trong kho nên đầu tư máy lọc khí với việc dọn dẹp lau chùi thường xuyên làm giảm bụi bẩn Về giao thông phải thuận tiện cho việc chuyên chở tài liệu, ô tơ cứu hoả cần, phịng kho phải hồn toàn ngăn cách với thiết kế phải làm cho khơng khí dễ lưu thơng, việc vận chuyển tài liệu kho dễ dàng thuận tiện Hệ thống điện kho phải sử dụng cáp ngầm, có biện pháp kỹ thuật bảo vệ tốt, đèn chiếu sáng dùng loại bóng trịn có chụp bảo vệ Hệ thống máng, cống nước phải đảm bảo tiêu nước nhanh chóng, dễ dàng, tránh gây ẩm ướt ảnh hưởng đến công tác bảo quản Hệ thống thiết bị điện điều kiện vận hành tốt đảm bảo đủ công suất hoạt động thiết bị dùng điện kho Có máy phát điện để hoạt động điện lưới Chính vậy, việc xây dựng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu nhà kho bảo quản cần thiết 3.2.2 Biện pháp trì mơi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ: Có thể nói, tuổi thọ tài liệu nói chung tài liệu lưu trữ nói riêng phụ thuộc nhiều vào điều kiện môi trường bảo quản Tài liệu lưu trữ vật liệu dễ bị hư hỏng tác động mơi trường, khí hậu thân chất cấu tạo nên vật mang tin bị tự huỷ hoại Cho nên, cần phải có điều kiện môi trường đặc biệt để bảo quản loại tài liệu Ảnh, phim điện ảnh ghi âm loại tài liệu khác tồn vĩnh viễn Thời gian tồn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Chất liệu làm ra, ánh sáng tử ngoại, mùn gỗ, giấy có axít, bụi bẩn, nhiệt độ độ ẩm cao thấp làm cho tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nhiều dạng khác dẫn đến làm giảm giá trị loại tài liệu Như vậy, biện pháp trì môi trường tối ưu cho loại tài liệu ảnh, phim điện ảnh ghi âm biện pháp quan trọng cần thiết 3.2.3 Hệ thống thiết bị an toàn: Hệ thống thiết bị an toàn giúp cho việc bảo vệ kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ cách hiệu Trong kho bảo quản tài liệu tài liệu lưu trữ phải đảm bảo hệ thống thiết bị an tồn như: Hệ thống phịng cháy, chữa cháy; hệ thống phát cháy; hệ thống chữa cháy tự động; thiết bị chống cháy thủ cơng Có thể nói, lửa huỷ hoại nhiều tài liệu lưu trữ dạng phim phim điện ảnh Chúng dễ dàng bị tổn hại nhiều so với loại tài liệu lưu trữ khác, đặc tính tự nhiên nguyên liệu lưu giữ, đặc biệt chất nitơrat xenlulo Ví như: Phim axetat bén lửa sau 12 phút nhiệt độ 3000C, ngược lại phim nitơrat bốc cháy nhiệt độ vịng giây Chỉ có phun khí Co2 dập lửa khơng làm ảnh hưởng đến phim điện ảnh Nên cách ly phim phim điện ảnh nơi bảo quản thích hợp, có bảo vệ chặt chẽ với bình phun nước tự động Có nhiều nguồn gây cháy cố ý gây hoả hoạn, việc bảo dưỡng kém, mạch điện tải Có thể giảm thiệt hại lửa phạm vi lửa cháy lan rộng thực biện pháp phòng 20 Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) lOMoARcPSD|11424851 cháy Việc trì, bảo dưỡng khu vực cất giữ, mạch điện, hệ thống phòng cháy việc kiểm tra thường xuyên thiết bị chống cháy cần thiết Mức độ thiệt hại phụ thuộc vào việc phát lửa nhanh sau tiếng chng báo cháy làm gì? Vì vậy, chất lượng hệ thống phịng cháy, chữa cháy điều quan trọng Hệ thống phòng cháy, chữa cháy bao gồm số hệ thống sau: - Mạng điện độc lập; - Hệ thống phát cháy; - Hệ thống cảnh báo chuông báo động để báo cho người sử dụng biết; - Hệ thống dập lửa; - Hệ thống điều khiển tự động; - Hệ thống chuông báo động cho quan chữa cháy 3.2.4 Trang thiết bị bảo quản tài liệu: Trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ vừa phương tiện để bảo quản vừa phương tiện để quản lý tài liệu lưu trữ, đặc biệt tài liệu lưu trữ trang thiết bị bảo quản phải quy định cụ thể chặt chẽ - Thứ giá: Giá để tài liệu phải bảo đảm yêu cầu bền vững, tiết kiệm diện tích bảo quản vật liệu Nên dùng giá kim loại để tránh tác động côn trùng ẩm mốc Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp để tuỳ theo diện tích mà lắp ráp 2, 3, khung, thiết kế nên thiết kế chân cao - Thứ hai hộp đựng phim ảnh: Mục đích giúp cho việc bảo vệ phim sử dụng, di chuyển hay bảo quản kho, tránh bụi, bẩn, ánh sáng Hộp phim nhựa Polypropylene, hộp có hình trụ, đúc thành hai nửa nắp hộp hình trịn, độ dày hộp từ 2-3mm - Thứ ba dùng tủ sắt để bảo quản ảnh, bảo quản ảnh sổ bìa cứng, đựng túi ni-lon dán kín, ép plasic, Album Mỗi loại có ưu điểm nhược điểm Ví dùng túi ni-lon để bảo quản ảnh giúp cho ảnh trong, ảnh không tiếp xúc trực tiếp với độ ẩm môi trường bên ngồi Ni-lon chất có tính trơ, khơng xúc tác với ảnh Túi ni-lon đủ độ dày theo tiêu chuẩn trùng, nấm mốc khơng thể xâm nhập vào để phá hoại ảnh Các ảnh có kích thước to ta cuộn lại cho vào túi ni-lon mỏng buộc miệng túi lại Khi khác thác, sử dụng ảnh không cần phải đeo trang, găng tay Tuy nhiên, cách ghi thông tin in vào giấy dán lên túi ni-lon nhanh bị mờ, bị bong Cho nên, gây khó khăn cho việc quản lý tìm kiếm ảnh 21 Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) lOMoARcPSD|11424851 KẾT LUẬN Với hình thức tổ chức khai thác, sử dụng nêu trên, tài liệu lưu trữ Trung tâm vừa khai thác thường xuyên, rộng rãi bảo vệ bí mật an tồn, phần đáp ứng nhu cầu thơng tin cơng chúng, góp phần đáng kể vào việc tun truyền ý nghĩa, vai trị, vị trí cơng tác lưu trữ xã hội Tuy nhiên, với giá trị vốn có khối tài liệu bảo quản Trung tâm II, việc tổ chức sử dụng tài liệu, đưa tài liệu phục vụ nhu cầu cá nhân, tổ chức chưa tương xứng với tiềm thông tin mà Trung tâm Lưu trữ quốc gia II quản lý Do đó, tài liệu lưu trữ Trung tâm II chưa thực phát huy hết giá trị vốn có Đặc biệt, nước ta điều kiện khí hậu nhiệt đới, nóng ẩm nên việc lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ phức tạp nhiều Hiện nay, tài liệu lưu trữ chưa tập trung bảo quản quan lưu trữ Nhà nước, mà phân tán nhiều quan điều kiện kỹ thuật bảo quản chưa bảo đảm, dẫn đến nguy tài liệu bị mát, hư hỏng Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia quy định tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ Quốc gia nên cần đạo tồn diện thống Chính phủ ngành lưu trữ để tài liệu tập trung bảo quản quan lưu trữ xử lý thống nghiệp vụ nhằm bảo quản an tồn sử dụng có hiệu khối tài liệu Có thể dễ dàng nhận thấy rằng, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II hạn chế ngành cịn thiếu nhiều văn hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể, đặc biệt tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phân tán nhiều quan, không thống kỹ thuật bảo quản, dẫn đến mát hư hỏng tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II cần phải có đủ điều kiện sở vật chất, kỹ thuật Nhà nước cần đầu tư kinh phí để đảm bảo việc xây dựng kho tàng, trang thiết bị phù hợp cho việc bảo quản loại hình tài liệu 22 Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) lOMoARcPSD|11424851 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành danh mục số quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia II; Quyết định số 163/VTLLNN ngày 04 tháng năm 2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết kgiá trị; Ngoài Trung tâm xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, ban hành kèm theo Quyết định số 364/QĐ-TTII ngày 23 tháng 11 năm 2009 Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia Phòng đọc (ban hành kèm theo Quyết định số 83/QĐ-TTII Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II ngày 19 tháng năm 2006); Quyết định số 109/TTII-BQ ngày 02/08/2002 việc ban hành Phương án tổ chức tài liệu nhà kho A1 nhằm xếp tài liệu toàn Trung tâm cách khoa học, quản lý chặt chẽ, bảo vệ an tồn, tra tìm nhanh chóng phục vụ có hiệu tài liệu lưu trữ Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Công văn số 111/NVĐP ngày tháng năm 1995 Cục lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng năm 2012 Bộ Khoa học công nghệ việc công bố tiêu chuẩn quốc gia 10 Luật lưu trữ 2016 11 Công văn số 111/NVĐP ngày tháng năm 1995 Cục Lưu trữ nhà nước hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ 12 Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng năm 2012 Bộ Khoa học công nghệ việc công bố tiêu chuẩn quốc gia 23 Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) lOMoARcPSD|11424851 13 Quyết định số 74/QĐ-KHKT ngày tháng năm 1997 Cục Lưu trữ nhà nước việc ban hành tiêu chuẩn ngành “cặp đựng tài liệu” 14 http://luutruvn.com/index.php/trung-tam-luu-tru-quoc-gia-ii/ 15 http://luutruvn.com/index.php/2016/12/17/cong-tac-to-chuc-su-dung-tailieu-tai-trung-tam-luu-tru-quoc-gia-ii-giai-doan-1976-2016/ 16 http://ccvtlt.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn/viewtintuc/so-noi-vu-huongdan-mot-so-noi-dung-ve-xay-dung-bo-tri-cai-tao-nang-cap-kho-luu-trutai-cac-co-quan-to-chuc-79.html 17 http://www.trungtambaohiemtailieuluutru.com/bai-viet/dich-vu-3/dichvu-bao-quan-ban-sao-bao-hiem-16.html 18 http://luutru.sonla.gov.vn/index.php?module=news&act=view&id=392 24 Downloaded by nhung nhung (nhungnguyen949595@gmail.com) ... đề tài chia làm 03 chương Chương Một số vấn đề lý luận tài liệu lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia II Chương Thực trạng công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. .. tồ nhà A Trung Tâm Lưu trữ Quốc gia II Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn công tác bảo quản tài liệu lưu trữ - Tìm hiểu thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ phân... nghiên cứu: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc Gia II Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: 2016 đến 2020 - Không gian: khảo sát công tác bảo quản tài liệu lưu trữ phịng Bảo quản tầng