Báo cáo kết quả thực tập và hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty hòa bình chi nhánh văn phòng đà nẵng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN VIỆN ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU DU LỊCH CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP “BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY HỊA BÌNH CHI NHÁNH VĂN PHÒNG ĐÀ NẴNG” CHUYÊN NGÀNH : QUẢN TRỊ DU LỊCH VÀ LỮ HÀNH GVHD : Th.S LƯU KHÁNH PHƯƠNG SVTH : NGUYỄN THỊ THU HOÀI MSSV : 25207204292 Đà Nẵng, Tháng 03 Năm 2023 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐƠN VỊ THỰC TẬP CƠNG TY HỊA BÌNH CHI NHÁNH VĂN PHỊNG ĐÀ NẴNG 1.1Giới thiệu chung Công Ty 1.1.1Thơng tin cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng2 1.1.2Q trình hình thành phát triển Cơng Ty Hịa Bình .3 1.1.3Cơ cấu tổ chức chức phận Cơng Ty Hịa Bình 1.2Hệ thống sản phẩm Cơng Ty Hịa Bình chi nhánh văn phòng Đà Nẵng .6 1.2.1Tổ chức hội nghị - hội thảo 1.2.2 Tổ chức kiện 1.2.3Cung cấp giải pháp quảng cáo, truyền thông 1.2.4Tổ chức tour du lịch .7 1.2.5Cho thuê thiết bị kiện .7 CHƯƠNG 2: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY HỊA BÌNH CHI NHÁNH VĂN PHÒNG ĐÀ NẴNG 2.1 Giới thiệu phòng tổ chức kiện công ty TNHH Đầu tư thương mại du lịch Quốc Tế Hịa Bình 2.1.1 Sơ lược phòng tổ chức kiện công ty TNHH Đầu tư thương mại du lịch Quốc Tế Hịa Bình 2.1.2 Cơ cấu tổ chức phòng kiện công ty TNHH Đầu tư thương mại du lịch Quốc Tế Hịa Bình 10 2.1.3 Chức nhiệm vụ phịng tổ chức kiện cơng ty TNHH Đầu tư thương mại du lịch Quốc Tế Hịa Bình 10 2.2 Báo cáo trình thực tập kinh nghiệm học hỏi Công Ty TNHH Đầu tư thương mại du lịch Quốc Tế Hịa Bình 12 2.2.1 Các nhiệm vụ thực trình thực tập công ty TNHH Đầu tư thương mại du lịch Quốc Tế Hịa Bình 13 2.2.2 Những thành cơng đạt q trình thực tập công ty TNHH Đầu tư thương mại du lịch Quốc Tế Hịa Bình .20_Toc131604492 2.2.3 Những hạn chế thân trình thực tập .22 2.3 Thực trạng công tác tổ chức kiện cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng 23 2.3.1 Quy trình tổ chức kiện cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phòng Đà Nẵng 25 2.3.2 Thực trạng hoạt động tổ chức kiện cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng 27 2.4 Đánh giá ưu điểm nhược điểm công tác tổ chức kiện cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng 29 2.4.1 Ưu điểm công tác tổ chức kiện cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phòng Đà Nẵng 29 2.4.2 Hạn chế công tác tổ chức kiện cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phòng Đà Nẵng 31 CHƯƠNG ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ TỒN TẠI TRONG QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY HỊA BÌNH CHI NHÁNH VĂN PHÒNG ĐÀ NẴNG 34 3.1 Mục tiêu định hướng công tác tổ chức kiện cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng .34 3.1.1 Mục tiêu công tác tổ chức kiện cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phòng Đà Nẵng 34 3.1.2 Định hướng công tác tổ chức kiện cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phòng Đà Nẵng 36 3.2 Giải pháp phát triển hồn thiện cơng tác tổ chức kiện Hịa Bình Group 36 3.2.1 Giải pháp xây dựng kênh truyền thơng có nội dung song ngữ Tiếng Việt – Tiếng Anh 37 3.2.2 Hợp tác với nhà cung cấp uy tín chất lượng 37 3.2.3 Tăng cường phối hợp đồng phận làm chương trình 38 3.2.4 Khảo sát xác nhu cầu khách hàng 38 3.2.5 Sắp xếp thời gian set up cụ thể 38 3.2.6 Phát huy khả sáng tạo công tác tổ chức kiện 39 KẾT LUẬN 41 DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH Hình 1.1 Logo cơng ty Hịa Bình Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng Sơ đồ 2.1 Cơ cấu phòng tổ chức kiện cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phòng Đà Nẵng 10 2.1.3 Chức nhiệm vụ phòng tổ chức kiện công ty TNHH Đầu tư thương mại du lịch Quốc Tế Hịa Bình .10 (Hình 2.1 Backdrop chuẩn bị phục vụ cho khu vực Photobooth) .18 (Hình 2.2 Cổng kiện Grand Opening khách sạn Peninsula) 19 (Hình 2.3 Sân khấu, hình led hệ thống đèn kiện Grand Opening Peninsula) 19 (Hình 2.4 Cơng tác chuẩn bị cho lễ cắt băng khánh thành khai trương khách sạn) 20 Hình 2.5 Trang chủ website cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng 28 Hình 2.6 Trang chủ facebook cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng 29 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Nhiệm vụ thực trình thực tập 18 Bảng 2.2 Bảng số lượng đoàn khách chi nhánh Đà Nẵng tổ chức kiện từ năm 2020 24 Bảng 2.3 Quy trình tổ chức kiện cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng 26 LỜI NĨI ĐẦU Tình hình du lịch tồn thành phố Đà Nẵng đại dịch covid 19 bị ảnh hưởng trực tiếp trở nên ảm đạm trước Nhờ cố gắng thúc đẩy ban ngành, du lịch dần trở lại sôi động trước nhiều Du lịch bước vươn phát triển mạnh mẽ nhờ nỗ lực chung toàn thành phố toàn nhân lực địa bàn thành phố Đà Nẵng Một điều giúp cho ngành du lịch Đà Nẵng ngày trở nên hồn thiện phát triển ngành tổ chức kiện Sở hữu ưu đãi thiên nhiên tuyệt vời với giá trị văn hoá lâu đời, Đà Nẵng khai thác mạnh tiềm cách hiệu để tạo dựng thương hiệu thành phố du lịch biển, điểm đến an toàn thân thiện để tổ chức kiện lễ hội, xứng danh “Điểm đến kiện lễ hội hàng đầu khu vực châu Á” Thành phố Đà Nẵng sở hữu nhiều lợi bật so với tỉnh thành khác Việt Nam, tạo môi trường với điều kiện lý tưởng để tổ chức kiện, lễ hội bao gồm mạnh địa thế, hấp dẫn tài nguyên, khả cung ứng góp mặt kiện mang tầm cỡ quốc tế Đà Nẵng nỗ lực đầu tư hoạt động xúc tiến, nghiên cứu thu hút khách quốc tế đến Đà Nẵng từ thị trường Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật bản, Thái Lan, Ấn Độ, Úc, Tây Âu… Cũng lí trên, em có hội may mắn thực tập Cơng Ty Hịa Bình chi nhánh văn phòng Đà Nẵng để theo đuổi đam mê tổ chức kiện Cơng Ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng có kinh nghiệm 15 năm ngành tổ chức kiện tên mang đến niềm tin nhiều khách hàng lựa chọn để hợp tác Sau trình thực tập công ty, em định chọn chuyên đề “ Báo cáo kết thực tập hồn thiện quy trình tổ chức kiện Cơng Ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng” dựa kiện mà em tham gia thực tế Chuyên đề trình học hỏi làm việc em cịn nhiều thiếu sót nên em mong nhận lời nhận xét góp ý quý giá thầy cô để chuyên đề em hoàn thiện CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐƠN VỊ THỰC TẬP CƠNG TY HỊA BÌNH CHI NHÁNH VĂN PHÒNG ĐÀ NẴNG 1.1 Giới thiệu chung Công Ty 1.1.1 Thông tin công ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng Tên đầy đủ: Công ty TNHH Đầu tư thương mại du lịch Quốc tế Hịa Bình - Tên giao dịch quốc tế: HOA BINH INTERNATIONAL TOUR CO.,TD - Tên viết tắt: Hịa Bình Group - Thành lập ngày: 14/4/2008 - Trụ sở cơng ty: Số nhà 39, ngõ An Trạch I, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống đa, Hà Nội - Trụ sở thực tập: Số 217 Trần Phú, quận Hải Châu, TP Đà Nẵng - Điện thoại: (024) 37325976 - Email: info@hoabinhevents.com - Webside: www.hoabinhevents.com, www.hoabinhtourist.com, hoabinh-group.com, danangevents.com - Logo cơng ty: (Nguồn: Website cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phịng Đà Nẵng) Hình 1.1 Logo cơng ty Hịa Bình 1.1.2 Q trình hình thành phát triển Cơng Ty Hịa Bình Hịa Bình Group tạo nên vào năm 2008 người có chung ý tưởng đam mê tổ chức phát triển hội nghị, kiện du lịch Trải qua nhiều thử thách khó khăn, để đạt thành cơng ngày nhờ liên tục đổi mới, nâng cấp trình độ người, hệ thống trang thiết bị đại, chuyên nghiệp tiêu chuẩn quốc tế nhằm tối ưu hóa lợi ích khách hàng Hịa Bình Group có bước vững để trở thành thương hiệu uy tín hàng đầu lĩnh vực tổ chức hội nghị, kiện du lịch Việt Nam Hệ thống quản trị hội nghị kiện chuyên nghiệp Hòa Bình Group giúp thực cam kết chất lượng dịch vụ, tiến độ làm việc, hiệu công việc đảm bảo quản trị rủi ro tốt cho khách hàng Nhờ vậy, Hịa Bình Group quan nhà nước, trường học, viện, tổ chức quốc tế, doanh nghiệp, tập đoàn lựa chọn làm đơn vị tổ chức dịch vụ hậu cần cho hội nghị – kiện quan trọng 1.1.3 Cơ cấu tổ chức chức phận Cơng Ty Hịa Bình Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức cơng ty Hịa Bình chi nhánh văn phòng Đà Nẵng Chức phận Cơng Ty Hịa Bình: - Giám đốc: Là người phụ trách điều hành doanh nghiệp theo mục tiêu, tầm nhìn giá trị cốt lõi vốn có doanh nghiệp CEO người tổng hợp liệu đưa định chiến lược cho công việc kinh doanh ngắn hạn dài hạn công ty chịu trách nhiệm cho kết kinh doanh - Bộ phận Marketing: Bộ phận marketing có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám đốc vấn đề liên quan đến phát triển thương hiệu, phát triển kênh phân phối, xây dựng nhãn hiệu sản phẩm mới, xác định khách hàng mục tiêu hỗ trợ phận khác công ty thực kế hoạch marketing Bên cạnh đó, phịng marketing cịn trực tiếp vận hành hoạt động marketing cho doanh nghiệp bên – doanh nghiệp cần đội để phát triển mảng marketing họ - Bộ phận kỹ thuật: Bộ phận kỹ thuật phận giữ vai trị xây dựng trì cấu trúc, máy móc, thiết bị, hệ thống chương trình hoạt động máy móc, thiết bị doanh nghiệp Bộ phận trực tiếp điều hành việc liên quan đến kỹ thuật, cơng nghệ máy móc doanh nghiệp nhằm đảm bảo hoạt động có liên quan đến kỹ thuật công nghệ diễn thuận lợi, hiệu Đồng thời, nhanh chóng sửa chữa, khắc phục lỗi có liên quan đến cơng nghệ, máy móc, tiến hành bảo dưỡng theo quy định, đảm bảo hệ thống máy móc, thiết bị cơng nghệ làm việc sn sẻ, khơng để xảy tình trạng gián đoạn gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh - Bộ phận Take Care: + Lên kế hoạch tổ chức triển khai thực chương trình (dịch vụ) cơng ty: hội nghị, kiện, dẫn đồn khách, Tour… + Quản lý kiểm soát tiến độ, chất lượng dịch vụ, quy trình thực nhà cung cấp đảm bảo hiệu quả, an toàn kế hoạch + Theo dõi, cập nhật tiến độ dự án công ty triển khai