Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Kỹ thuật bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cung cấp những kiến thức thức cơ bản về công tác bảo quản, khai tác sử dụng tài liệu lưu trữ và các biện pháp kỹ thuật nhằm
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: KỸ THUẬT BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 i MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Error! Bookmark not defined LỜI GIỚI THIỆU Error! Bookmark not defined CHƢƠNG 1: CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Error! Bookmark not defined Khái niệm bảo quản tài liệu lƣu trữ Những nguyên nhân làm hƣ hỏng tài liệu lƣu trữ 2.1 Chất liệu làm tài liệu lưu trữ 2.2 Các thảm hoạ thiên nhiên 2.3 Sự tác động cán lưu trữ người nghiên cứu khai thác tài liệu Công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ 3.1 Nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ 3.2 Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 3.3 Tổ chức tài liệu kho lưu trữ 10 3.4 Biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ 11 3.5 Bảo hiểm tài liệu lưu trữ tu bổ phục chế tài liệu 14 Câu hỏi tập thực hành 18 CHƢƠNG 2: KỸ THUẬT BẢO QUẢN HIỆN ĐẠI TÀI LIỆU 19 Sự cần thiết việc nghiên cứu áp dụng kỹ thuật bảo quản đại tài liệu lƣu trữ 19 Kỹ thuật phƣơng pháp bảo quản đại tài liệu lƣu trữ 20 2.1 Sản xuất sử dụng vật mang tin có độ bền cao 20 2.2 Hiện đại hóa phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ 25 2.3 Các phương pháp hóa sinh 26 ii 2.4 Phương pháp bảo hiểm, tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ 33 Tình hình áp dụng kỹ thuật bảo quản đại tài liệu lƣu trữ Việt Nam 47 Câu hỏi tập thực hành 55 CHƢƠNG 3: CÔNG TÁC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU 56 Mục đích khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ 56 1.1 Phục vụ nghiệp trị 57 1.2 Phục vụ phát triển kinh tế 58 1.3 Phục vụ nghiên cứu khoa học 60 1.4 Phục vụ văn hóa giáo dục 60 1.5 Phục vụ nghiên cứu lịch sử 62 Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ 63 2.1 Khai thác tài liệu phòng đọc 63 2.2 Thông báo tài liệu lưu trữ 68 2.3 Cấp phát tài liệu lưu trữ 72 2.4 Thành lập phiếu thông tin 74 2.5 Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ 80 2.6 Công bố tài liệu lưu trữ 84 Phí khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ 85 3.1 Đối tượng miễn nộp phí 85 3.2 Đối tượng nộp phí 85 Câu hỏi tập thực hành 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO iii iv TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình “Kỹ thuật bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” biên soạn dựa Chương trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phịng trình độ Cao đẳng Mục đích giáo trình để làm tài liệu giảng dạy làm tài liệu học tập thức nhà trường Giáo trình “Kỹ thuật bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” biên soạn có tham khảo giáo trình liên quan khác nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm v LỜI GIỚI THIỆU Kỹ thuật bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ môn học chuyên ngành ngành, nghề Quản trị văn phịng Giáo trình Kỹ thuật bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cung cấp kiến thức thức công tác bảo quản, khai tác sử dụng tài liệu lưu trữ biện pháp kỹ thuật nhằm bảo quản, khai tác sử dụng tài liệu lưu trữ cách tốt nhất, phù hợp với phát triển xã hội Giáo trình xây dựng dựa cấu trúc chương trình đào tạo Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum phê duyệt dành cho đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng trình độ cao đẳng Giáo trình gồm chương: Chương 1: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Chương 2: Kỹ thuật bảo quản đại tài liệu lưu trữ Chương 3: Công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình biên soạn, tác giả cố gắng không tránh khỏi hạn chế Rất mong nhận đóng góp ý kiến Q thầy, nhà trường Quý bạn đọc để giáo trình ngày hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Kon Tum, ngày 10 tháng 07 năm 2022 BIÊN SOẠN Nguyễn Thị Hạnh GIÁO TRÌNH MƠN HỌC TÊN MƠN HỌC: KỸ THUẬT BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ THÔNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 61033069 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: Vị trí: Kỹ thuật bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ môn học thuộc khối kiến thức chuyên ngành, chương trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phịng trình độ cao đẳng Tính chất: Kỹ thuật bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ môn học bắt buộc, kết hợp lý thuyết, thảo luận tập Ý nghĩa vai trò: Kỹ thuật bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ môn học giúp sinh viên hiểu kỹ thuật bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Từ đó, giáo dục, rèn luyện cho sinh viên tự nghiên cứu, học hỏi lý luận thực hành để trở thành cán làm công tác lưu trữ nắm vững lý luận chung cơng tác lưu trữ mà cịn có tay nghề thành thạo đáp ứng yêu cầu xã hội nguồn lực cán làm công tác lưu trữ nói riêng nguồn lực quản trị hành – văn phịng nói chung xu hướng đổi hội nhập Mục tiêu mơn học Về kiến thức - Trình bày công tác bảo quản tài liệu lưu trữ công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Phân tích kỹ thuật bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Về kỹ - Vận dụng kỹ thu thập, tổng hợp, xử lý vấn đề công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ - Thực hành tốt việc bảo quản tài liệu lưu trữ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Về lực tự chủ trách nhiệm - Chủ động, linh hoạt, tự học tập, trao đổi kinh nghiệm nhằm tích lũy kiến thức để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ - Ý thức tầm quan trọng môn học; nâng cao ý thức trách nhiệm với môn học, trách nhiệm với nghề nghiệp NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC CHƢƠNG 1: CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Mã chƣơng: 61033069-01 GIỚI THIỆU Từ xa xưa người trọng đến công tác bảo quản tài liệu Bởi lẽ, bảo quản tài liệu bảo quản kho tàng tri thức quốc gia, tồn tri thức nhân loại ghi lại sách vở, tri thức giúp nghiên cứu khứ, nắm vững tại, dự báo tương lai Bên cạnh bảo quản tài liệu nhằm tăng tuổi thọ tài liệu để đảm bảo cho việc cung cấp thông tin, sử dụng lâu dài sưu tập, di sản chung nhân loại cho người đọc Đồng thời nâng cao chất lượng hiệu việc cung cấp nhiều thông tin có giá trị qua nhiều giai đoạn lịch sử cho người dùng tin, khơng có ý nghĩa to lớn mặt lịch sử, mà có ý nghĩa mặt khoa học Chương cung cấp cho người học nội dung trọng tâm khái niệm, nguyên nhân làm hư hỏng tài lệu lưu trữ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ MỤC TIÊU Sau học xong chương này, người học có khả năng: - Trình bày số kiến thức công tác bảo quản tài liệu như: nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu lưu trữ; phân tích biện pháp kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ - Vận dụng kỹ thu thập, tổng hợp, xử lý vấn đề để thực hành công tác bảo quản tài liệu lưu trữ - Chủ động, linh hoạt, tự học tập, trao đổi kinh nghiệm công tác bảo quản tài liệu lưu trữ NỘI DUNG Khái niệm bảo quản tài liệu lƣu trữ Thuật ngữ bảo quản cơng tác lưu trữ hiểu q trình nhằm ngăn chặn nguy hủy hoại tài liệu hư hại vật lý tài liệu tu bổ, chống lại tàn phá thời gian Bảo quản tài liệu lưu trữ áp dụng biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu để phục vụ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước mắt lâu dài (1,3) Những nguyên nhân làm hƣ hỏng tài liệu lƣu trữ Tài liệu lưu trữ sản phẩm vật chất dễ bị xâm hại hư hỏng, cho dù chúng có cấu thành từ chất liệu yếu tố khách quan như: Acid, tia cực tím, nhiệt độ, độ ẩm, xâm nhập côn trùng, nấm mốc, thảm họa tự nhiên tác nhân hoá học gây hư hại cho tài liệu Bên cạnh yếu tố chủ quan như: việc sử dụng tài liệu chưa cách, bảo quản tài liệu không họp lý gây ảnh hưởng làm hư hại tài liệu Vì để bảo quản an tồn tài liệu, người làm công tác bảo quản phải sử dụng kiến thức nhiều ngành tri thức khoa học, đặc biệt hố học, sinh học Ngồi cần trọng cơng tác bảo quản phịng ngừa để tránh nguy huỷ hoại tự nhiên bất thường tài liệu, nhằm mục đích kéo dài tuổi thọ cho tài liệu Do đó, cần nghiên cứu kỹ tác nhân môi trường bảo quản, tác nhân sinh học phá hoại tài liệu, kho bảo quản tài liệu, phương pháp bảo quản sửa chữa tài liệu quy trình thao tác bảo quản tài liệu (1,3) 2.1 Chất liệu làm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ chủ yếu in giấy Nguyên liệu làm giấy định đến thời gian bảo quản tài liệu Giấy làm sợi xen - luylô phụ gia khác hoá chất Những loại giấy sản xuất có nhiều phụ gia, hố chất mau hư hỏng nồng độ axit cao Những loại giấy phi axit thường bảo quản lâu năm Mặt khác công nghệ làm giấy tác động lớn đến độ lâu bền giấy Những loại giấy sản xuất quy trình xeo giấy thủ cơng làng nghề truyền thống làm giấy nước ta thường bảo quản lâu loại giấy sản xuất công nghệ đại ngày ngành công nghiệp làm giấy Bên cạnh giấy làm tài liệu mực viết đóng vai trị quan trọng việc bảo quản tài liệu lưu trữ Những loại mực sản xuất từ loại chất liệu tinh chế từ thực vật (cây cỏ) có độ bền vững cao, bay màu Những loại mực sản xuất từ chất hữu A-ni-lin, đi-a-zo metyl tím, metyl xanh… có độ bền bị tác động ánh sáng mặt trời Các loại mực sử dụng cho máy photocopy, máy in laser có nhiều loại chất lượng khác Có loại chất lượng tốt, mực in rõ ràng, lâu phai màu Nhưng có loại mau phai màu Để bảo quản an toàn lâu bền tài liệu lưu trữ cần phải có giải pháp lựa chọn giấy mực làm tài liệu Đối với loại tài liệu làm phim, ảnh, đĩa quang phải có giải pháp lựa chọn thích ứng 2.2 Các thảm hoạ thiên nhiên Thiên nhiên môi trường ảnh hưởng lớn thường xuyên đến tuổi thọ tài liệu lưu trữ Việt Nam nằm khu vực nhiệt đới, gió mùa nên khí hậu nắng, nóng, độ ẩm cao, mưa bão bất thường gây lụt, bão ánh sáng mặt trời làm tăng nhanh phản ứng hoá học chất hữu cấu tạo nên giấy, phim ảnh làm hư hỏng tài liệu Nhiệt độ cao làm cho tài liệu bị khơ, giịn, gẫy nát; làm cho mực mau phai màu Nhiệt độ khơng khí thay đổi đột ngột làm cho tài liệu lưu trữ bị co giãn, tính đàn hồi giấy làm cho tài liệu hư hỏng