Giáo trình Kỹ thuật bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cung cấp những kiến thức thức cơ bản về công tác bảo quản, khai tác sử dụng tài liệu lưu trữ và các biện pháp kỹ thuật nhằm
Khái niệm về bảo quản tài liệu lưu trữ
Thuật ngữ bảo quản trong công tác lưu trữ được hiểu là một quá trình nhằm ngăn chặn nguy cơ hủy hoại tài liệu và những hư hại vật lý của những tài liệu tu bổ, chống lại sự tàn phá của thời gian
Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài (1,3).
Những nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu lưu trữ
Chất liệu làm ra tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ chủ yếu được in trên giấy Nguyên liệu làm giấy quyết định đến thời gian bảo quản tài liệu Giấy làm bằng sợi xen - luylô và các phụ gia khác bằng hoá chất Những loại giấy được sản xuất có nhiều phụ gia, hoá chất thì mau hư hỏng vì nồng độ axit cao Những loại giấy phi axit thường bảo quản được lâu năm
Mặt khác công nghệ làm giấy cũng tác động lớn đến độ lâu bền của giấy Những loại giấy sản xuất bằng quy trình xeo giấy thủ công của các làng nghề truyền thống làm giấy ở nước ta thường bảo quản lâu hơn những loại giấy sản xuất bằng công nghệ hiện đại ngày nay của ngành công nghiệp làm giấy
Bên cạnh giấy làm tài liệu thì mực viết cũng đóng vai trò quan trọng đối với việc bảo quản tài liệu lưu trữ Những loại mực được sản xuất từ các loại chất liệu tinh chế từ thực vật (cây cỏ) có độ bền vững cao, ít bay màu Những loại mực được sản xuất từ các chất hữu cơ như A-ni-lin, đi-a-zo metyl tím, metyl xanh… có độ bền kém khi bị tác động của ánh sáng mặt trời Các loại mực sử dụng cho máy photocopy, máy in laser hiện nay có rất nhiều loại chất lượng khác nhau Có loại chất lượng tốt, mực in rõ ràng, lâu phai màu Nhưng cũng có loại rất mau phai màu Để bảo quản an toàn và lâu bền tài liệu lưu trữ cần phải có giải pháp lựa chọn giấy và mực làm ra tài liệu Đối với những loại tài liệu làm bằng phim, ảnh, bằng đĩa quang cũng phải có giải pháp lựa chọn thích ứng.
Các thảm hoạ thiên nhiên
Thiên nhiên và môi trường ảnh hưởng rất lớn và thường xuyên đến tuổi thọ của tài liệu lưu trữ Việt Nam nằm trong khu vực nhiệt đới, gió mùa nên khí hậu nắng, nóng, độ ẩm cao, mưa bão bất thường gây ra lụt, bão ánh sáng mặt trời làm tăng nhanh các phản ứng hoá học của các chất hữu cơ cấu tạo nên giấy, phim ảnh cho nên làm hư hỏng tài liệu
Nhiệt độ cao làm cho tài liệu bị khô, giòn, gẫy nát; làm cho mực mau phai màu Nhiệt độ không khí thay đổi đột ngột làm cho tài liệu lưu trữ bị co giãn, mất tính đàn hồi của giấy cũng làm cho tài liệu hư hỏng Độ ẩm cao làm cho tài liệu lưu trữ bị kết dính, đóng cục, tạo điều kiện cho vi sinh vật, nấm mốc xâm nhập và phá hoại tài liệu lưu trữ, các loại côn trùng có điều kiện phát triển phá hoại tài liệu một cách nhanh chóng
Môi trường không khí bụi bẩn bám vào tài liệu cũng tác hại không nhỏ đến việc bảo quản an toàn tài liệu Nhiệt độ và độ ẩm cao trong không khí là môi trường tốt cho nấm mốc côn trùng phát triển trong các kho lưu trữ
Mối, mọt, các loại gậm nhấm cũng là kẻ thù rất nguy hiểm đối với tài liệu lưu trữ Nếu không kịp thời phát hiện mối, mọt thì trong thời gian ngắn tài liệu lưu trữ bị hư hỏng lớn
Những trận động đất với cường độ mạnh, núi lửa phun nham thạch và hoả hoạn, bão, lụt tác động rất lớn đến việc bảo quản tài liệu lưu trữ Nhiều trận động đất đã phá hỏng toàn bộ cả kho tài liệu lưu trữ Vì thế việc chống động đất, núi lửa, phòng chống hoả hoạn, bão lụt cũng là một nhiệm vụ quan trọng của công tác bảo quản tài liệu.
Sự tác động của cán bộ lưu trữ và người nghiên cứu khai thác tài liệu
Sự tác động của cán bộ lưu trữ và người nghiên cứu khai thác tài liệu cũng làm ảnh hưởng lớn đến việc bảo quản tài liệu
Quá trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như phân loại, lập hồ sơ, thu thập, xác định giá trị tài liệu cũng ảnh hưởng lớn đến việc bảo quản tài liệu Việc phân loại tài liệu không đúng làm phá vỡ mối quan hệ về nội dung tài liệu, tác động mạnh đến tài liệu làm cho chúng bị nhàu nát, hoặc bết dính tài liệu bởi mồ hôi và vệ sinh không sạch sẽ Việc xác định giá trị tài liệu không chính xác có thể tiêu huỷ mất những tài liệu có giá trị Việc chuyên chở, bàn giao tài liệu không cẩn thận làm gãy nát tài liệu, rơi mất tài liệu
Những người nghiên cứu, khai thác tài liệu không chấp hành đúng nội quy của việc bảo quản tài liệu cũng là một nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu Những độc giả không có ý thức bảo vệ tài liệu lưu trữ, trong khi khai thác sử dụng ghi chép lên tài liệu, đánh tráo tài liệu, cố ý lấy cắp tài liệu lưu trữ hoặc làm va đập mạnh xây xước tài liệu lưu trữ
Nhiều tài liệu lưu trữ trên hiện trường, bị tác động bởi mưa, nắng, va chạm, xây xát trong khi sử dụng đã làm hư hỏng rất nhiều tài liệu lưu trữ.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ
Kho lưu trữ chuyên dụng phải đảm bảo được các yêu cầu: địa điểm xây kho thuận tiện giao thông, có địa chất ổn định, địa thế cao, thoát nước nhanh, xa các khu vực dễ xảy ra cháy nổ, ô nhiễm; có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết Kho lưu trữ phải bảo đảm kết cấu bền vững, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Thiết kế kho phải hợp lý, liên hoàn phù hợp với các loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu về mỹ quan của công trình văn hóa
3.1.2 Khu vực kho bảo quản tài liệu
Kho bảo quản tài liệu phải bố trí thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi, có lối ra vào độc lập:
- Diện tích mỗi kho bảo quản tài liệu tối đa không quá 200 m 2 gồm diện tích các giá để tài liệu, diện tích lối đi giữa các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho
- Cửa kho bảo quản tài liệu phải tránh hướng tây Kết cấu kho lưu trữ phải có sức chịu tải bền vững, chống được động đất trên 7 độ richte, chống được bão trên cấp 12
- Tải trọng sàn kho tối thiểu là 1700Kg/m 2 nếu sử dụng giá cố định; 2400Kg/ m 2 nếu dùng giá di động
- Nền kho bảo quản tài liệu phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi
- Tường kho bảo quản tài liệu và tường ngăn giữa các kho bảo quản tài liệu phải có độ chịu lửa cấp 1 theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước (không sập đổ sau 4 giờ cháy)
- Mái kho đượcthiết kế hai lớp: lớp trong đổ bê tông cốt thép tại chỗ, lớp ngoài bằng vật liệu cách nhiệt; giữa hai lớp mái có chiều cao tối thiểu 1 mét tạo lưu không thông thoáng
- Chiều cao tầng kho tối thiểu 2,4m; tầng giáp mái chống nóng có chiều cao khoảng 3,6m Tầng hầm thông gió, chống ẩm, chống mối có chiều cao từ 2,1m - 2,4m
- Cửa ra vào và cửa thoát hiểm được làm 1 cánh, bằng vật liệu chống cháy, có chiều rộng tối thiểu 1m, mở theo chiều từ trong ra ngoài
- Khe hở giữa các cánh cửa với mặt nền không được lớn hơn 5 mm Diện tích cửa sổ chiếm khoảng 1/10 diện tích tường kho, cửa sổ phải có khả năng chống đột nhập, chống côn trùng, chống bụi, chống ánh sáng mặt trời trực tiếp, bảo đảm độ chiếu sáng tự nhiên tối thiểu và cho phép thông gió tự nhiên khi cần thiết
- Kho bảo quản tài liệu phải có đầy đủ trang thiết bị bảo vệ và bảo quản tài liệu Giao thông trong kho gồm cầu thang chính, cầu thang thoát hiểm và thang máy (đối với kho lưu trữ có từ hai tầng trở lên) Cầu thang thoát hiểm bố trí ở cuối khu vực kho, rộng 1,5 đến 2,0 m Thang máy chở tài liệu có tải trọng hữu ích 500-800 kg, có tường chịu lửa bao quanh, thùng thang máy có kích thước 1,5 đến 1,8m có cửa mở có chiều rộng hữu ích tối thiểu 1,2 m
- Hệ thống điện chiếu sáng trong kho và bảo vệ ngoài kho được lắp đặt riêng; có phương tiện đóng, ngắt điện chung cho toàn kho và riêng cho mỗi tầng kho Hệ thống cấp và thoát nước được lắp đặt riêng Không đặt thiết bị cấp nước ở tầng trên hoặc mái kho lưu trữ Đường ống nước đảm bảo độ kín, không rò rỉ, không đi qua phòng kho bảo quản tài liệu Hệ thống thoát nước đảm bảo tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường
- Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị phòng, chữa cháy; xung quanh kho lưu trữ phải có hệ thống đường cho xe cứu hỏa và hệ thống nước cứu hỏa Đối với khu vực bảo quản tài liệu chỉ sử dụng bình khí hoặc bình bọt làm phương tiện chữa cháy để không làm tổn hại đến tài liệu
Ngoài khu vực kho bảo quản tài liệu, kho lưu trữ còn có khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng
-Tổng diện tích sàn của khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật tối thiểu bằng 50% tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu
- Khu vực xử lý nghiệp vụ được bố trí gần khu vực kho bảo quản tài liệu gồm các phòng: Phòng tiếp nhận tài liêu; phòng khử trùng tài liệu; phòng khử axit; phòng chỉnh lý tài liệu; phòng để tài liệu hết giá trị; phòng tu bổ phục chế tài liệu; phòng lập bản sao bảo hiểm
- Khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật gồm các phòng lắp đặt hệ thống điều hòa trung tâm; thiết bị theo dõi, giám sát, kiểm tra tình trạng bảo vệ, xử lý trong trường hợp xảy ra cháy nổ
- Khu hành chính bao gồm các phòng: phòng làm việc hành chính; phòng họp; phòng khách; phòng bảo vệ an ninh; nhà xe của công chức và độc giả; các công trình phụ trợ: cổng, vườn hoa, cây cảnh, tường rào, trạm điện, bể nước, khu vệ sinh…
- Khu vực phục vụ công chúng tối thiểu bằng tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu Khu vực phục vụ công chúng gồm các phòng sau: Phòng đọc chung; phòng đọc đặc biệt; phòng bảo quản tạm tài liệu; phòng sao chụp tài liệu; phòng hội nghị; phòng trưng bày; phòng gửi tư trang của công chúng
Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ vừa là phương tiện để bảo quản, vừa là phương tiện để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ Trang thiết bị trong kho bảo quản tài liệu bao gồm:
- Giá đựng tài liệu lưu trữ
+ Giá đựng tài liệu lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu bền vững, tiết kiệm diện tích bảo quản và vật liệu Nên dùng giá kim loại để tránh được sự tác động của côn trùng, ẩm mốc
+ Tùy theo điều kiện của các kho lưu trữ có thể dùng giá cố định hoặc giá di động Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp được để tùy theo diện tích mà có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung Khi thiết kế nên thiết kế chân giá cao để hạn chế sự xâm nhập của côn trùng, mối…
- Tủ đựng tài liệu lưu trữ
+ Ở các phòng kho lưu trữ có nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ; tủ đựng bản can; tủ đựng ảnh; tủ đựng tài liệu theo khổ
+ Tủ đựng hồ sơ chỉ thích hợp với việc bảo quản tài liệu ở các phòng đang làm việc hiện hành; tủ cũng có thể bằng kim loại hay bằng gỗ Đối với những tài liệu quan trọng đặc biệt thì có thể dùng két sắt hay các thiết bị bảo quản đặc biệt khác
- Hộp đựng tài liệu lưu trữ
+ Hộp đựng tài liệu có tác dụng chống bụi và ánh sáng tác động lên tài liệu và dễ tra tìm tài liệu
+ Hộp đựng tài liệu có nhiều loại hình dáng khác nhau, bằng vật liệu khác nhau nhưng phổ biến dùng hộp bằng carton cứng là tốt nhất, vừa thông thoáng, vừa đẹp và rẻ tiền Đối với một số tài liệu quý hiếm thì dùng hộp gỗ, không bị mối, mọt
- Các trang thiết bị khác: Để bảo quản tốt và thuận lợi cho việc thống kê, quản lý và tra tìm, các hồ sơ được xếp vào cặp Căp đựng tài liệu đã được tiêu chuẩn hóa theo quy định tại Tiêu chuẩn ngành TCN- 03-1997, ban hành kèm theo quyết định số 74/QĐ-KHKT ngày 4/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước
Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ
Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ: Thực hiện sắp xếp khoa học trong kho lưu trữ, sắp xếp tài liệu trong hồ sơ; sắp xếp tài liệu lên giá; sắp xếp giá trong kho
- Xử lý tài liệu trước khi nhập kho: Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xác giữa tài liệu và số liệu theo thống kê Trước khi đưa vào bảo quản trong kho, tài liệu phải được xếp trong các hộp, trường hợp chưa có hộp thì phải xếp trong cặp ba dây hoặc có bao gói bên ngoài Mỗi hộp, cặp phải dán nhãn, có ghi đầy đủ thông tin để thống kê và tra tìm
- Xếp tài liệu lên giá: Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp của mỗi phông lưu trữ Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho
- Lập sơ đồ giá trong kho: Mỗi kho lưu trữ phải lập hồ sơ bảo quản tài liệu trong kho Sơ đồ cần thể hiện rõ vị trí bảo quản tài liệu của các phông lưu trữ trong kho
- Đưa tài liệu ra sử dụng: Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác, sử dụng, phải kiểm tra lại chất lượng và tình trạng địa vật lý của tài liệu Những tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc tài liệu quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc Tại phòng đọc, phải thực hiện nghiêm chỉnh nội quy bảo vệ an toàn tài liệu
- Kiểm tra tài liệu trong kho: Hàng năm phải kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho Kết quả của kiểm tra phải ghi thành văn bản, trong đó ghi rõ số lượng tài liệu đã có theo thống kê, số lượng tài liệu mới nhập thêm trong năm, số lượng tài liệu bị hư hỏng, số lượng tài liệu còn thiếu Khi phát hiện thấy tài liệu bị hư hỏng, phải kịp thời đưa đi tu bổ, phục chế hoặc làm bản sao bảo hiểm.
Biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
3.4.1 Chống ẩm Để chống ẩm cho tài liệu cần áp dụng các biện pháp sau:
- Thông gió: Dùng quạt hoặc mở cửa để thông gió tự nhiên chống ẩm cho tài liệu Chỉ tiến hành thông gió, khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ ngoài kho là 5ºC Khi mở cửa thông gió không để bụi, côn trùng, khí độc, ánh sáng… lọt thêm vào kho
- Dùng hóa chất hút ẩm: Có thể dùng silicagel để chống ẩm cho các hộp đựng tài liệu Mỗi hộp dùng 2-3 gram, đựng chúng trong túi bằng vải phin hoặc vải xô màn Sau 3 tháng phải lấy ra, sây khô ở 130ºC trong 6 giờ rồi dùng lại
- Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí chạy liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm
- Để phòng nấm mốc phát sinh phải thường xuyên quét chải, lau chùi làm vệ sinh tài liệu, các phương tiện bảo quản và kho tàng Phải luôn luôn duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt độ-độ ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tài liệu
- Khi phát hiện thấy nấm mốc, phải cách ly ngay khối tài liệu đó và áp dụng các biện pháp chống nấm mốc
- Không được đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu Đối với tài liệu quý hiếm bị nấm mốc thì sau khi làm vệ sinh sạch sẽ, tài liệu được kẹp giữa 2 tờ giấy thấm, đã tẩm hóa chất diệt nấm
- Các hóa chất chưa được kiểm nghiệm mức độ an toàn cho tài liệu, tuyệt đối không được dùng cho tài liệu
3.4.3.Chống sinh vật phá hoại tài liệu
Có nhiều loại sinh vật phá hoại tài liệu lưu trữ rất nguy hiểm, cho nên các kho lưu trữ cần phải tìm các giải pháp phòng chống
Phòng chống mối là việc đặc biệt phải quan tâm Bởi vì mối có thể trong một thời gian ngắn phá hết cả kho tài liệu Khi xây dựng kho lưu trữ phải ký hợp đồng với Công ty diệt mối về phòng và chống mối cho kho Nếu mối xuất hiện thì phải liên hệ ngay với Công ty diệt mối đề phòng chống mối
Giải pháp chống chuột cắn phá tài liệu có kết quả nhất là:
- Ngăn các con đường chuột đột nhập vào kho lưu trữ
- Không để thức ăn trong kho lưu trữ
- Luôn kiểm tra kho tài liệu, nhất là những góc kín ít người qua lại
- Dùng bẫy chuột, bả chuột để diệt chuột Đặc biệt phải chú ý làm vệ sinh sau khi diệt chuột, không để chuột chết trong kho lưu trữ
Côn trùng phá hoại tài liệu xâm nhập, sinh đẻ trong các hộp đựng tài liệu rất khó phát hiện Có nhiều loại côn trùng phá hoại tài liệu: con ba đuôi, mọt v.v… Để diệt côn trùng phá hoại tài liệu trong các kho lưu trữ người ta sử dụng các biện pháp
- Ngăn chặn côn trùng vào kho lưu trữ: Làm vệ sinh sạch sẽ, khi phát hiện côn trùng cần phải phòng chống bằng cách:
+ Xông khí: Việc xông khí cần phải thận trọng, lựa chọn những hoá chất được cơ quan quản lý lưu trữ, cơ quan y tế và môi trường cho phép sử dụng Các hoá chất sử dụng xông khí diệt côn trùng không ảnh hưởng đến sức khoẻ cán bộ lưu trữ và người sử dụng tài liệu, không ảnh hưởng đến tuổi thọ của vật liệu làm ra tài liệu lưu trữ, không ảnh hưởng đến môi trường sinh thái Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quy trình sử dụng hoá chất để xông khí Hiện nay ở nước ta chưa có hướng dẫn này
- Hạ thấp nhiệt độ trong kho lưu trữ để côn trùng chết, không phát triển được
2.4.7 Phòng chống cháy, phòng ngập nước
- Trong kho lưu trữ, nguyên nhân gây cháy có thể là do không chấp hành nội quy về việc dùng lửa, hút thuốc, do chập điện hoặc do kẻ gian phá hoại gây cháy
Cháy trong kho lưu trữ dù lớn hay nhỏ đều gây thiệt hại Phòng cháy là nhiệm vụ thường xuyên, quan trọng của các kho lưu trữ Để phòng cháy cần đề ra và thực hiện nghiêm ngặt các quy định về phòng cháy Nội quy ra vào kho lưu trữ phải chặt chẽ Đường dây điện phải đặt ngầm hay bọc kín, có hệ thống cầu dao điện an toàn; các trang thiết bị báo cháy, dụng cụ chữa cháy như nước, cát, xẻng, bình chữa cháy phải được trang bị đầy đủ
Khi xảy ra cháy ở kho lưu trữ phải dùng các biện pháp chữa cháy như cách ly vật cháy; làm lạnh cục bộ khu vực cháy; làm ngạt hơi cháy Hiện nay các kho lưu trữ thường trang bị các hệ thống thiết bị báo cháy, chữa cháy tự động
- Tăng cường tuyên truyền, cảnh báo thiên tai, phổ biến các quy định về phòng chống thiên tai đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, vai trò, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; thường xuyên kiểm tra, đánh giá mức độ an toàn của kho lưu trữ, phòng chứa hồ sơ, tài liệu; triển khai công tác phòng chống thiên tai bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ; đặc biệt là những cơ quan, đơn vị đã từng bị ngập lụt, phải có phương án di chuyển hồ sơ tài liệu đến nơi cao ráo, an toàn Chỉ đạo công chức, viên chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu gọn gàng lên giá, kệ, dùng bạt che phủ toàn bộ tài liệu và áp dụng các biện pháp gia cố, cải tạo kho lưu trữ tài liệu trước khi bão, lũ xảy ra để tránh tình trạng tài liệu bị ướt, hư hỏng, thất thoát (Nếu không có phòng, kho phải bố trí một diện tích phù hợp để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu); kịp thời báo cáo về cơ quan có thẩm quyền liên quan trong trường hợp hồ sơ, tài liệu bị ẩm mốc, hư hỏng, thất thoát để có hướng chỉ đạo, xử lý Lưu ý không được tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu khi chưa có ý kiến của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về lưu trữ.
Bảo hiểm tài liệu lưu trữ và tu bổ phục chế tài liệu
3.5.1 Bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Trong cuốn sách “Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng - văn thư
- lưu trữ Việt Nam” có cách định nghĩa khác, đó là “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ
(Security preservation of archival documents) là tổng hợp các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ để phòng sự cố làm hư hại tài liệu lưu trữ từ bản gốc, đồng thời phục vụ yêu cầu khai thác tài liệu được thuận tiện”
Tác giả Đặng Văn Phong trong luận văn thạc sĩ ngành lưu trữ học đã đưa ra cách hiểu về bảo hiểm của mình như sau: Bảo hiểm tài liệu là việc sử dụng tổng hợp các biện pháp để thực hiện tạo lập bản sao đối với tài liệu lưu trữ có giá trị quý, hiếm nhằm mục đích lưu giữ thông tin trong tài liệu đề phòng các sự cố, thảm họa hủy hoại hoặc các trường hợp làm mất đối với tài liệu bản gốc, chính
Từ định nghĩa đã đưa ra, quan niệm bảo hiểm tài liệu không phải chỉ áp dụng một biện pháp cụ thể, các biện pháp sẽ thay đổi theo sự phát triển của khoa học công nghệ, khoa học lưu trữ Hơn nữa, các biện pháp bảo hiểm có thể kết hợp với nhau nhằm mục đích nâng cao hiểu quả, hiệu suất của công tác này Các biện pháp bảo hiểm khi thực hiện phải thỏa mãn mục đích của bảo hiểm tài liệu, đó là: tạo lập bản sao của tài liệu với mục đích gìn giữ thông tin trong tài liệu đề phòng các sự cố, rủi ro xảy ra với tài liệu bản gốc, bản chính làm mất vĩnh viễn nguồn thông tin quý giá trong tài liệu Sau khi tiến hành bảo hiểm tài liệu lưu trữ, bản sao bảo hiểm và tài liệu bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ được bảo hiểm không được bảo quản trong cùng một vị trí kho, khoảng cách đảm bảo cho hai bản này không bị mất trong cùng một thảm họa (thiên tai, khủng bố, ) Đối tượng của bảo hiểm tài liệu lưu trữ: Cho tới nay, có nhiều quan điểm khác nhau về đối tượng của bảo hiểm tài liệu Tại Khoản 3 Điều 26 của Luật Lưu trữ năm 2011 “Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt”, theo đó, đối tượng của bảo hiểm tài liệu lưu trữ không phải là toàn bộ tài liệu lưu trữ có giá trị lưu trữ vĩnh viễn mà là tài liệu có giá trị quý, hiếm Qua định nghĩa về bảo hiểm tài liệu lưu trữ thì có thể hiểu đối tượng của bảo hiểm tài liệu là những tài liệu lưu trữ quý, hiếm; là tài liệu có giá trị cao và số lượng tài liệu còn rất ít Tài liệu lưu trữ quý, hiếm có mối quan hệ biện chứng nhưng không đồng nhất với nhau, tài liệu quý không có nghĩa là hiếm và ngược lại Khi đánh giá một tài lưu trữ liệu quý, hiếm nghĩa là khi đó ta đang đánh giá về cả giá trị nội dung lẫn hình thức, vật mang tin của tài liệu
Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm: Tiêu chuẩn là cần thiết đối với hoạt động của mọi ngành, lĩnh vực Việc áp dụng tiêu chuẩn nhằm mục tối ưu hóa các hoạt động sản xuất, dịch vụ, nâng cao năng xuất, chất lượng sản phẩm của các cơ quan, đơn vị Trong hoạt động lưu trữ có rất nhiều đối tượng cần xây dựng tiêu chuẩn Cụ thể trong công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ, việc xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm cũng rất có ý nghĩa Dựa trên khái niệm Tiêu chuẩn trong Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm 2006 cũng như đối tượng và mục đích của bảo hiểm, có thể đưa ra định nghĩa về tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm như sau: “Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm là một văn bản trong đó quy định các đặc tính của tài liệu lưu trữ dùng làm chuẩn để xác định tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm và yêu cầu quản lý nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác bảo hiểm tài liệu” Thực tế, tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm là việc xác định giá trị của tài liệu lưu trữ, dựa vào đặc tính để xác định các tài liệu lưu trữ cần tiến hành bảo hiểm Như vậy, tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu được xây dựng nhằm mục đích lựa chọn, sàng lọc những tài liệu lưu trữ đủ tiêu chuẩn (tài liệu lưu trữ có giá trị cao) để tiến hành bảo hiểm và cao hơn nữa là đưa các yêu cầu quản lý Yêu cầu quản lý trong tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm là việc lựa chọn phương pháp bảo hiểm phù hợp và quy trình lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm Ngoài ra, việc lựa chọn đúng tài liệu cần bảo hiểm còn góp phần tiết kiệm, nâng cao hiệu quả và tính ổn định cho công tác này
3.5.2 Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng
Tu bổ, phục chế tài liệu hư hỏng là công việc thường xuyên tại các kho lưu trữ Mục đích của việc tu bổ tài liệu là nhằm kéo dài tuổi thọ của những tài liệu lưu trữ đang có nguy cơ hư hỏng Hiện nay có nhiều phương pháp tu bổ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, nhưng tu bổ tài liệu bằng phương pháp thủ công được áp dụng phổ biến ở lưu trữ các nước Ngày 15/6/2000 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 69/QĐ-LTNN về quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ
Yêu cầu của việc tu bổ tài liệu là phải bảo đảm tính chính xác của tài liệu tu bổ, không làm sai lệch nội dung và hình thức so với nguyên trạng ban đầu của tài liệu Quy trình tu bổ tài liệu bao gồm:
- Kiểm tra, lựa chọn tài liệu cần tu bổ: Tài liệu lựa chọn để tu bổ là những tài liệu có giá trị thông tin cao nhưng tình trạng vật lý đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ hư hỏng Những tài liệu đã được lựa chọn tu bổ phải thống kê vào
“Phiếu yêu cầu tu bổ tài liệu” trình Giám đốc kho lưu trữ hoặc Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ duyệt (nếu là tài liệu quý hiếm)
- Giao nhận tài liệu: Tài liệu đưa đi tu bổ phải được giao nhận theo phiếu yêu cầu tu bổ tài liệu đã được duyệt Trên góc phải của tài liệu phải dán nhãn ghi thông tin về địa chỉ tài liệu; nếu tài liệu có chữ một mặt có thể ghi thông tin bằng bút chì ở mặt sau của tài liệu Thông tin địa chỉ tài liệu bao gồm: tên phông; mục lục số; hồ sơ số
- Kiểm tra xác định thực trạng ban đầu của tài liệu và quyết định biện pháp tu bổ Nội dung kiểm tra bao gồm: đo kích thước tài liệu; xác định vật mang tin; xác định chất liệu, phương pháp ghi tin; xác định độ PH của tài liệu; xác định độ hòa tan của mực và chất màu; xác định nấm mốc; xác định tình trạng hư hỏng của tài liệu Số liệu và kết quả các nội dung kiểm tra xác định thực trạng tài liệu được ghi vào “Phiếu theo dõi tu bổ tài liệu”
- Tháo gỡ ghim, kẹp, chỉ khâu tài liệu, bóc tách tài liệu dính bết:Tài liệu được ghim, khâu với nhau phải dùng dao lưỡi mỏng để tháo ghim hoặc dùng kéo để cắt chỉ khâu Tài liệu bị dính bết nhẹ, dùng bay sừng hoặc thanh cật tre lùa vào giữa hai tờ tài liệu để tách tài liệu ra Nếu tài liệu bị dính bết nặng phải làm ẩm rồi mới tách tài liệu Có thể làm ẩm bằng phương pháp cho nước bốc hơi từ từ làm tài liệu ẩm dần hoặc để tài liệu ở môi trường độ ẩm cao Nếu tài liệu được can dính với nhau bằng hồ dán phải dùng cồn 96% bôi lên chỗ dính hồ, chờ vài phút rồi mới tách tài liệu ra và tẩy sạch hồ dán Trong quá trình bóc tách tài liệu nếu có những mảnh tài liệu bị rời ra phải cho mảnh đó vào bao bì, trên bao bì ghi rõ địa chỉ và vị trí của tài liệu
- Làm phẳng tài liệu bằng cách dùng máy ép, tấm kính, hoặc vật nặng để ép phẳng tài liệu Trong trường hợp thật cần thiết mới là bằng bàn là chuyên dụng Khi là phải đặt giấy lót và là lên mặt trái tài liệu
- Tẩy các vết ố, bẩn trên tài liệu: Tùy theo các vết ố bẩn để sử dụng các cách tẩy bằng xăng, bằng bột cao su, bằng cồn 96% hoặc bằng dung dịch thuốc tím
- Khử nấm mốc: Khi kiểm tra phát hiện tài liệu bị nấm mốc phải tiến hành khử nấm mốc
- Khử axít: Tài liệu có độ PH dưới 6.0 phải tiến hành khử axít Nếu tài liệu bị phai màu hoặc phai mực dùng phương pháp khử khô Nếu tài liệu không bị phai màu, không bị phai mực thì áp dụng phương pháp khử ướt
-Vệ sinh tài liệu: dùng bàn chải mềm quét, chải hoặc dùng vải mềm thấm dung dịch nước cất pha 2% formaldehyt lau sạch cả hai mặt của tờ tài liệu
Chương 1 tác giả trình bày những nội dung chính về nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ và các biện pháp kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ giúp người học thực hiện được các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
BÀI TẬP Câu hỏi và bài tập thực hành
Câu hỏi 1 Trình bày các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ
Câu hỏi 2 Trình bày tóm tắt các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
Bài tập thực hành: Lập quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ.
KỸ THUẬT BẢO QUẢN HIỆN ĐẠI TÀI LIỆU
Sự cần thiết của việc nghiên cứu và áp dụng kỹ thuật bảo quản hiện đại tài liệu lưu trữ
Trong kho lưu trữ hiện nay, tài liệu lưu trữ có nhiều dạng: tài liệu giấy, tài liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, tài liệu điện tử cần được bảo quản an toàn
Trong thực tế có rất nhiều biện pháp để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ ngăn ngừa và khắc phục sự hư hỏng của tài liệu lưu trữ Mỗi biện pháp có vai trò ý nghĩa riêng của nó Một đặc điểm nổi bật của các biện pháp kỹ thuật bảo quản là chúng luôn luôn kết hợp với thiết bị vật tư, hoá chất Đồng thời việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu đòi hỏi phải tuân theo những quy trình chặt chẽ (1, 4)
Ngày nay khoa học công nghệ phát triển với tốc độ rất nhanh, các biện pháp ỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ ngày càng hiện đại, phong phú và đa dạng Do đó việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản hiện đại cũng như đầu tư trang thiết bị là sự lựa chọn một cách khoa học, thiết lập những chính sách ưu tiên cho những khối tài liệu nhất định và cho những biện pháp nhất định Để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phát triển tốt công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chúng ta cần phải áp dụng kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ để bảo quản tài liệu lưu trữ: Bảo vệ bản gốc, thể hiện bản gốc, vượt qua bản gốc.
Kỹ thuật và phương pháp bảo quản hiện đại tài liệu lưu trữ
2.1 Sản xuất và sử dụng các vật mang tin có độ bền cao
2.1.1 Sử dụng giấy, mực có độ bền cao
Giấy là một lớp mỏng, gồm các loại sợi xen-lu-lô; lig-nin và một số chất khác liên kết chặt chẽ với nhau Các chất trên được pha chế theo tỷ lệ khác nhau cho ta các loại giấy khác nhau Mức độ hư hại của giấy thay đổi theo tỉ lệ cấu thành nó Ngày nay ta thường gặp các loại giấy: in báo, in typô, in bản đồ, giấy đánh máy, giấy vẽ kỹ thuật, giấy cản quang… Về nguyên tắc, loại giấy nào có thành phần xen-lu-lô càng cao thì giấy đó càng bền Các loại giấy hiện nay có nhiều hoá chất, có độ axít cao có thể sẽ gây ra những phản ứng hoá học với các chất trong môi trường tự nhiên và đó là một trong những nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu (1, 4)
Vì vậy, để công tác bảo quản mang lại hiệu quả cao cần có những quy định từ việc làm những tài liệu lưu trữ bằng các loại giấy có chất lượng tốt, bền và dẻo dai
Giấy in bền lâu là giấy có khả năng duy trì sự ổn định trong một thời gian dài Để có được giấy in có tuổi thọ cao, giấy phải được sản xuất từ các loại nguyên liệu có độ bền lão hóa cao như: vỏ dó, bông, vải vụn , không sử dụng bột giấy sunphit và bột giấy cơ học Các loại giấy có tuổi thọ cao đều phải có độ bền cơ lý ban đầu cao như: độ bền dự trữ của giấy, chất độn được sử dụng trong quá trình làm giấy, độ bền cơ lý của giấy, độ pH… Tuy nhiên, để sử dụng giấy in bền lâu cần phải tính đến các yếu tố: Để thể hiện các ký tự, chữ viết, đường nét, hình vẽ trên giấy người ta dùng mực Mực in do tỉ lệ chất keo nhiều hơn nên trong quá trình đánh máy, in tipô, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy nên ít bị nhòe hay bị bay màu hơn khi bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm Mực in dùng cho máy Fax rất dễ phai màu, khó bảo quản lâu dài
Sự kết hợp giữa giấy và mực là hai yếu tố cơ bản để tạo thành tài liệu giấy Tuy nhiên, trong sự kết hợp đó cũng có những phản ứng vật lý, hóa học nhất định để tạo nên sự kết dính Sự kết dính đó cũng chịu sự tác động của các yếu tố thời gian và môi trường tự nhiên Vì vậy, bản thân tài liệu cũng là yếu tố bị phá hoại qua thời gian
Sự bền màu của mực (in, ký, dấu) đều phụ thuộc rất nhiều vào chất liệu giấy và điều kiện in Các loại giấy có lớp phủ bề mặt, sản xuất chuyên dụng cho từng loại công nghệ in sẽ góp phần nâng cao độ bền cho lớp mực nói riêng và sản phẩm in nói chung Trên thị trường Việt Nam, có các hệ thống in văn phòng, bao gồm cả mực và thiết bị cũng như các loại bút ký, mực dấu có độ bền hơn
100 năm trong điều kiện thường, đáp ứng được yêu cầu của tài liệu lưu trữ
Ba loại phim phổ biến nhất trong các bộ sưu tập vi dạng là: bạc gelatin, diazo và có lỗ
- Phim chất liệu bạc gelatin (hay bạc halogen)
Loại phim này dựa trên công nghệ tương tự với công nghệ ảnh đen trắng là loại vi dạng phù hợp nhất đối với mục đích lưu trữ Hình ảnh được tạo ra bằng cách để các hợp chất bạc nhạy sáng trong chất bắt sáng trên phim phát ra ánh sáng Hình ảnh cuối cùng được tráng bằng hoá chất, tuy nhiên những hoá chất có khả năng gây hại được rửa sạch trong quá trình xử lý Bản phim bạc galetin gốc (master) hầu như luôn là ảnh âm bản, tuy nhiên có thể nhân thêm các dương bản hoặc âm bản khác Mặt chứa chất bắt sáng của phim là mặt mờ, trong khi mặt không chứa chất bắt sáng là mặt bóng Các loại phim chất liệu bạc galetin hiện đại có tuổi thọ rất dài khi được bảo quản ở điều kiện phù hợp và sử dụng bình thường ở thư viện
Loại phim này chứa các muối diazonium trong lớp phủ ngoài kết hợp các nốt liên kết chất nhuộm nhằm tạo ra màu sắc mạnh và dày đặc Đưa phim ra bức xạ cực tím (UV) sẽ làm cho các muối này phân huỷ và mất khả năng kết nối Trong quá trình diazo, phim được đưa ra phóng xạ bằng cách in trực tiếp từ bản gốc Các axít được sử dụng trong lớp phủ ngoài nhằm ngăn cản phản ứng liên kết bằng cách đặt vào chất kiềm mạnh (thường là a-mô-ni-ắc) và thuốc nhuộm hình thành trong những vùng không bị kiềm Hình ảnh được sao trực tiếp từ bản gốc Phim diazo có trên thị trường gồm nhiều loại mầu khác nhau, kể cả màu đen Phim này có thể làm trên cả hai loại chất liệu acetate hoặc polyester, mặc dù polyester ngày càng phổ biến hơn nhờ sự ổn định và chống chịu được những tác nhân của môi trường Khả năng chống mờ phim phụ thuộc vào việc lựa chọn màu và nốt liên kết thuốc nhuộm; màu đen đòi hỏi sự kết hợp cao giữa các thuốc nhuộm Phim diazo màu đen đã được xử lý trông giống như phim bạc galetin nhưng bóng ở cả hai mặt Phim diazo khá ổn định nhưng rốt cuộc vẫn bị mờ, ngay cả trong bóng tối Phim càng mờ nhanh hơn khi để phim bị chiếu sáng kéo dài (chẳng hạn trong máy đọc phim)
Loại phim này tận dụng một thực tế là các muối diazonium tạo ra nitơ khi các muối này phân huỷ dưới bức xạ cực tím Trong phim có lỗ, lớp muối diazonium phủ ngoài được kẹp giữa hai lớp nền Phim được rọi sáng thông qua in trực tiếp từ bản gốc, và hình ảnh được tạo thành bằng cách hơ nóng tấm phim Động tác này ngay lập tức làm mềm chất liệu nền và khiến cho nitơ lan rộng tạo thành những bong bóng (hoặc lỗ hổng) và những bong bóng này tồn tại khi phim được làm nguội Thông thường, chất cảm quang còn dư sau đó được khắc phục bằng cách đặt phim dưới bức xạ cực tím, làm cho các muối diazonium phân huỷ hoàn toàn Ánh sáng tình cờ chiếu qua các vùng trắng của phim nhưng bị phân tán và bị các bong bóng phản chiếu làm cho những vùng có lỗ hổng trở nên dày đặc Hình ảnh sẽ luôn thể hiện những vùng hơi nổi lên Chất liệu phim luôn làm bằng polyester bởi vì acetate không thể chịu được nhiệt sử dụng trong quá trình xử lý Phim có lỗ dễ bị hỏng do sức ép cơ học vì sức ép này làm những bong bóng vỡ ra Một đặc tính rất mong manh khác của phim có lỗ là sự dịch chuyển của các bong bóng Ở nhiệt độ cao chất liệu phim mềm đi cho phép khí chứa trong bong bóng toả ra Khi các bong bóng lớn lên, chúng bị tan đi, để lại những đốm phim trắng nơi mà hình ảnh trước đó vẫn còn nhìn thấy Phim có lỗ có thể bị hư hỏng ở nhiệt độ dưới 167°F, mức nhiệt độ cho phép đối với các máy đọc phim theo Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ; vì vậy cần phải lưu tâm đặc biệt khi phim này được sử dụng bằng máy đọc phim
Trong những năm gần đây, giới bảo quản ngày càng quan tâm hơn đến các vi dạng màu và các vi dạng có tông màu liên tục
- Vi phim màu và vi phiếu
Mặc dù có nhiều khả năng ứng dụng đối với các vi dạng màu, việc sử dụng công nghệ này không thể thực sự được coi là chiến lược bảo quản bởi vì tuổi thọ của phim màu 35mm còn lâu mới đạt được mục tiêu bảo quản Tuy nhiên, có một loại phim (dương bản) màu trong suốt là Ilfochrome được coi là khá hứa hẹn đối với công tác bảo quản Không giống như các loại vi phim màu khác, những loại phim tạo ra hình ảnh trong quá trình xử lý, loại phim này có các lớp màu được đặt trực tiếp trên chất bắt sáng của phim Kiểm nghiệm ở Viện
Image Permanence Institute (Rochester, New York) chỉ ra rằng tuổi thọ của thuốc nhuộm rất cao – khoảng 300 đến 500 năm – khi phim được chiếu sáng Tuy nhiên, nghiên cứu cũng cho thấy chất liệu nền polyester của phim có thể kém chống chịu được sự xuống cấp hơn so với một số chất liệu polyester khác Nhưng ngay cả như vậy, tuổi thọ của chất liệu nền có cũng thể đạt tới 200 năm hoặc hơn Chưa có kiểm nghiệm nào được thực hiện về độ ổn định của ánh sáng (vốn rất quan trọng để dự đoán về độ bền khi sử dụng)
- Vi phim có tông màu liên tục
Chụp vi phim đen trắng có chất lượng tạo ra được âm bản có độ tương phản cao và độ nét tuyệt vời đối với văn bản Tiếc là, phim có độ tương phản cao thông thường không thể bắt được một dải rộng những tông màu xám; vì vậy, những gì thu nhận được ở độ nét của văn bản sẽ mất khi tái tạo các ảnh chụp hoặc minh hoạ bán sắc Vi phim có tông màu liên tục cố gắng tái tạo dải màu xám tối đa mà không làm mất độ nét của văn bản Có rất nhiều cách khác nhau để tạo ra vi phim có tông màu liên tục Chẳng hạn, một nhà cung cấp vi phim bảo quản sử dụng phim Kodak 2470 để sao trực tiếp vi phim bạc galetin trong máy chụp và đặt phim trong một thời gian dài dưới các đèn halogen (thời gian có thể dao động) Một nhà cung cấp khác sử dụng phim Fuji SuperHR20 ở tốc độ màu chụp bình thường và thu được sản phẩm có tông màu liên tục chủ yếu nhờ xử lý trong một máy tráng có độ tương phản thấp so với tốc độ xử lý chậm hơn bình thường Trong cả hai trường hợp, một khoảng rộng các tông màu xám có thể được bắt vào trong phim một cách hiệu quả hơn
2.1.3 Các vật mang tin khác
Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, đã xuất hiện thêm tài liệu công nghệ mới, tài liệu nghe nhìn hiện đại, như đĩa CD, CD-ROM, DVD, băng từ, video, ổ cứng máy tính, v.v thì điều quan tâm nhất của công tác lưu trữ tài liệu là độ bền của từng loại vật mang tin
- Đĩa DVD: (Digital Versatile Disc) là đĩa lưu trữ dữ liệu, cung cấp dung lượng lớn xấp xỉ 7 lần so với đĩa CD)
- Thiết bị lưu trữ mạng - NAS (Network Attached Storage)
2.2 Hiện đại hóa phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ
Nhà kho là phòng tuyến đầu tiên để bảo vệ tài liệu chống lại các tác nhân gây hại từ bên ngoài xâm nhập vào tài liệu Việc xây dựng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng những thông số kỹ thuật đặc biệt Sự đặc biệt, độc đáo về kỹ thuật xây dựng nhà kho lưu trữ thể hiện ở việc bố trí các hạng mục công trình, kết cấu công trình và lắp đặt các trang thiết bị kỹ thuật Để đáp ứng được sự phát triển của các loại hình tài liệu luu trữ chúng ta cần xây dựng kho lưu trữ điện tử (có khả năng thu thập, quản lý và khai thác tài liệu dưới dạng điện tử): xây dựng phần mềm quản lý kho lưu trữ điện tử đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế (ISO) và quốc gia (nếu có); bảo đảm các điều kiện cần thiết khác về cơ sở pháp lý, hạ tầng kỹ thuật, tổ chức và con người để vận hành, khai thác có hiệu quả; bước đầu đưa một phần tài liệu lưu trữ lịch sử vào vận hành, khai thác, nhằm góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ của Nhà nước trước mắt và lâu dài, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành và công tác nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu sử dụng của người dân, doanh nghiệp theo quy định của pháp luật Để làm tốt công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, tuỳ điều kiện kho tàng và khả năng kinh phí, đầu tư một số thiết bị thích hợp, như các phương tiện vận chuyển: thang máy, xe đẩy, trang thiết bị bảo vệ cửa chính, cửa sổ, hệ thống báo động; hệ thống báo cháy và các trang thiết bị thông gió, chống ẩm như: quạt, máy điều hoà nhiệt độ, các dụng cụ để đo độ ẩm… mạng lưới hệ thống điều hòa không khí, mạng lưới hệ thống camera quan sát, … Để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu, nhà kho phải được lắp đặt hệ thống báo khói, báo cháy, chữa cháy, hệ thống báo nước tràn, báo đột nhập và các hệ thống báo động này phải được kết nối với trung tâm điều khiển của nhà kho Đồng thời các hệ thống này phải thường xuyên được kiểm tra bảo dưỡng để luôn ở trạng thái vận hành tốt Để tạo môi trường bảo quản tối ưu cho tài liệu lưu trữ, ngày nay phần lớn các nước đã sử dụng hệ thống điều hoà nhiệt độ và hệ thống hút ẩm tự động Với việc lắp đặt và sử dụng hệ thống điều hoà nhiệt độ, có thể chủ động điều chỉnh được các chỉ số về nhiệt độ và độ ẩm thích hợp cho từng loại tài liệu trong kho Hệ thống này yêu cầu nhà kho phải đảm bảo độ kín và khả năng cách nhiệt nhất định
2.3 Các phương pháp hóa sinh
2.3.1 Khử axít cho tài liệu lưu trữ
Bản chất của việc khử axít là quá trình trung hoà các axít trong tài liệu, làm cho tài liệu ở tình trạng axít trở thành trạng thái kiềm và có lớp kiềm đệm dự trữ để ngăn ngừa sự tái nhiễm axít của tài liệu Sự cần thiết phải tiến hành khử axít cho tài liệu bắt nguồn chính từ bản chất vật mang tin của tài liệu Nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu là axít được hình thành từ nguồn nguyên liệu làm giấy là gỗ có chứa chất lignin và chất clo dùng để tấy trắng bột giấy chưa được loại trừ hoàn toàn Bên cạnh giấy thì mực dùng để tạo lập tài liệu, trong nhiều trường hợp cũng đóng vai trò đáng kể, làm cho tài liệu trở nên axít, đó là các tài liệu được viết bằng loại mực gallic sắt Tài liệu được viết bằng loại mực này thường bị thủng các nét chữ mà người ta thường gọi là hiện tượng ăn mòn mực Khi tài liệu bị axít, các liên kết phân tử trong thành phần giấy bị phá vỡ, các tế bào cellulo bị thoái hoá làm cho giấy bị yếu đi dần dần và liên tục Sự lão hoá giấy do axít phản ánh trên bề ngoài của tài liệu như: giấy bị ố vàng, giòn, chỉ tác động nhẹ là có thể bị gẫy vụn
Do những tác hại như vậy nên việc khử axít có vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình tu bổ nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ Tuy nhiên vấn đề này cũng mới được quan tâm, đánh giá đúng mức từ vài thập kỷ trở lại đây, vì không giống những biện pháp xử lý khác trong quá trình tu bổ phục chế, kết quả của việc khử axít không nhìn thấy được một cách dễ dàng Sau khi khử axít độ
PH của tài liệu phải đạt được ở độ 8-9
Công nghệ khử axít lý tưởng phải đảm bảo:
- Xử lý được hàng loạt tài liệu
- Không độc hại cho người và tài liệu
Tình hình áp dụng kỹ thuật bảo quản hiện đại tài liệu lưu trữ tại Việt
3.1 Tình hình ứng dụng công nghệ micrôphim
Công nghệ micrôphim là một trong số các giải pháp đã và đang được áp dụng khá rộng rãi và có truyền thống trong lưu trữ và thư viện trên thế giới Micrôphim có hai dạng là micrôphim cuộn và micrôphíc, trong đó micrôphim cuộn cỡ 16 và 35 mm được sử dụng phổ biến trong lưu trữ, thư viện để bảo hiểm tài liệu còn micrôphíc cỡ 105 x 148 mm chứa được khoảng 60 hình ảnh tuy có ưu điểm là dễ bảo quản và dễ tra cứu nhưng do hạn chế về độ nét của hình ảnh và khó sửa chữa sai sót nếu có (không thể cắt đoạn như làm với phim cuộn mà phải chụp lại cả tấm phim) nên ít được sử dụng trong lưu trữ Việc áp dụng giải pháp công nghệ micrôphim trong lưu trữ và thư viện có một số ưu điểm sau:
Thứ nhất là để kéo dài tuổi thọ của bản gốc, bản chính tài liệu Thực tế cho thấy, ngay cả trong trường hợp bản chính hoặc bản gốc được bảo quản trong điều kiện tối ưu thì dưới tác động của điều kiện môi trường và với việc đưa bản gốc, bản chính ra khai thác sử dụng vẫn dẫn đến một thực tế khách quan là làm cho tài liệu bị hư hỏng Chính vì vậy, việc micrôphim hoá tài liệu từ lâu đã được coi là một giải pháp hữu hiệu Việc đưa bản chụp micrôphim ra phục vụ khai thác sử dụng thay cho bản gốc, bản chính đã hạn chế việc tiếp xúc với bản gốc, bản chính và chính điều đó đã tạo điều kiện bảo vệ được bản gốc, bản chính tài liệu
Thứ hai là để tạo điều kiện cho đông đảo độc giả cùng được sử dụng tài liệu Như chúng ta biết, đa phần tài liệu lưu trữ là độc bản nên không thể cùng một lúc phục vụ nhiều người Chính việc micrôphim hoá tài liệu và khả năng nhân sao thành nhiều bản đã cho phép nhiều người cùng được khai thác sử dụng tài liệu
Thứ ba là để thay thế bản gốc, bản chính Đối với những tài liệu có giá trị thực tiễn chỉ cần bảo quản trong một thời hạn nhất định thì việc micrôphim hoá để thay thế bản gốc, bản chính sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao vì bản micrôphim rất gọn nhẹ nên chỉ cần rất ít diện tích để bảo quản Đây cũng là một giải pháp được nhiều nước áp dụng, nhất là đối với những nước có diện tích đất đai hạn hẹp như Singapore Tuy nhiên, việc micrôphim hoá rồi huỷ bản gốc, bản chính hay còn gọi là chụp micrôphim thay thế cho đến nay chủ yếu chỉ được khuyến khích áp dụng đối với tài liệu có giá trị thực tiễn mà thôi
Thứ tư là để bảo hiểm bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ là độc bản, nếu vì lý do nào đó mà bị mất đi thì sẽ không có gì bù đắp được Bởi vậy, việc ứng dụng giải pháp công nghệ micrôphim để tạo ra bản sao tài liệu trên micrôphim (bản sao thế hệ 1) và đưa bản sao đó đến nơi khác bảo quản cách xa nơi bảo quản bản gốc, bản chính của tài liệu đã được nhiều nước tiến hành Đây là giải pháp bảo hiểm quan trọng không thể coi nhẹ đề phòng trường hợp có sự cố xẩy ra làm huỷ hoại hoàn toàn bản gốc, bản chính tài liệu thì vẫn có bản sao hợp pháp bằng micrôphim để thay thế (1, 4)
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nêu trên thì việc ứng dụng công nghệ micrôphim vào việc lập bản sao bảo hiểm tài liệu cũng có những hạn chế nhất định Đó là:
Thứ nhất, chi phí đầu tư để trang bị máy móc, thiết bị và để mua vật tư, hoá chất phục vụ cho việc micrôphim hoá khá cao Do vậy, nếu điều kiện kinh tế chưa cho phép thì dù có mong muốn đến đâu cũng khó có thể triển khai thực hiện được
Thứ hai, tâm lý nhiều độc giả vẫn muốn trực tiếp được sử dụng bản gốc, bản chính phần vì do thói quen và phần vì chưa quen sử dụng máy móc, thiết bị micrôphim
Thứ ba, bản micrôphim là bản sao chứ không phải là bản gốc, bản chính của tài liệu Do vậy, bản sao đó phải được thừa nhận về mặt pháp lý thì mới có giá trị như là một bằng chứng trước các cơ quan tư pháp
Thứ tư, việc bảo quản các bản micrôphim đòi hỏi phải có kho tàng, trang thiết bị chuyên dụng và môi trường bảo quản thích hợp
Mặc dù có những hạn chế như đã nêu trên nhưng giải pháp công nghệ micrôphim cho đến nay vẫn được coi là giải pháp duy nhất và tối ưu nhất trong việc bảo hiểm tài liệu ở trong tất cả các lưu trữ và thư viện trên thế giới
Tại Việt Nam, giải pháp này hoàn toàn có khả năng áp dụng Bởi vì, khi lựa chọn giải pháp thì một trong những vấn đề không thể không quan tâm, đó là hệ thống máy móc thiết bị liên quan đến triển khai ứng dụng công nghệ hiện tại ra sao Trên thực tế, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã được Chính phủ Nhật Bản tài trợ theo "Dự án bảo tồn văn bản cổ" một dây chuyền các thiết bị công nghệ micrôphim Dây chuyền thiết bị này hiện đã được triển khai lắp đặt tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm:
- 02 máy chụp micrôphim 35 mm (Micrographic Camera), nhãn hiệu KH-
- 01 máy tráng rửa micrôphim (Microfilm Processer), nhãn hiệu AP5 của Hãng FUJI FILM
- 04 máy đọc micrôphim 35 mm (Microfilm Reader), nhãn hiệu NEW EXCEL 100 của Hãng NICHIMY
- 02 máy Microfilm Scaner 16 và 35 mm , nhãn hiệu MS 800 của Hãng CANON
- 01 máy làm nóng cho máy tráng rửa micrôphim (Preheater for
Microfilm Processer) của Hãng FUJI
- 01 bảng điều khiển nước cho máy tráng rửa micrôphim (Water Control Panel B for Microfilm Processer) củ Hãng FUJI
Ngoài ra còn có 05 tủ đựng phim cuộn (Rollfilm Cabinet), nhãn hiệu DC- L44MF của Hãng KOKUYO; phim và một số hoá chất cần thiết cho việc tráng, hãm
Với số máy móc thiết bị và vật tư, hoá chất được trang bị như vậy, về cơ bản, chúng ta đã có đủ một dây chuyền công nghệ micrôphim để triển khai việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
3.2 Tình hình ứng dụng công nghệ số hoá
Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin thì việc xây dựng các xa lộ thông tin (Information Superhightway) trên phương tiện Multimedia và lưu trữ trên CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory) hoặc trong các ổ quang từ không còn là vấn đề mới lạ Nhiều cơ quan lưu trữ và thư viện trên thế giới đã nghiên cứu ứng dụng công nghệ này Chẳng hạn theo thông tin tại Website địa chỉ http://www.igrap.com/IPservices/info%20 processing.htm trên mạng Internet thì từ năm 1994 đến 1996, Đại học Cornell (Hoa Kỳ) đã tiến hành thực hiện dự án số hoá cho 1.500 ấn phẩm đang bảo quản tại Thư viện của mình Theo thông tin khai thác trên mạng tại địa chỉ http:// www.mikrounivers.de thì tại Cộng hoà liên bang Đức, việc ứng dụng công nghệ kỹ thuật số đã được triển khai khá rộng rãi tại nhất là trong các thư viện và viện nghiên cứu như Thư viện Trường Đại học tổng hợp Bern đã số hoá toàn bộ tạp chí do thành phố Bern xuất bản; Viện hàn lâm khoa học Berlin-Brandenburg đã số hoá toàn bộ từ điển tiếng Đức xuất bản trong thế kỷ XX và các báo lịch sử như báo Berlin Tageblatt, Vossische Zeitung, Volkscher Beobacher; Thư viện Trường Đại học tổng hợp Sachsen-Anhalt đã số hoá toàn bộ thư mục Hartwig và chuyển phát trên mạng Internet; Thư viện Trung ương Berlin cũng tiến hành số hoá tài liệu và mục lục tài liệu của mình Ở Việt Nam, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã nghiên cứu và đưa vào áp dụng thành công giải pháp công nghệ số hoá cho khối tài liệu Châu bản và lưu trữ trên CD-ROM Đây cũng là công nghệ đang được các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III rút kinh nghiệm và triển khai áp dụng cho khối tài liệu Mộc bản và tài liệu băng ghi âm
Thực tế triển khai công nghệ số hoá cho thấy công nghệ này có những ưu, nhược điểm như sau:
- Ưu điểm của công nghệ số hoá:
+ Thay vì sử dụng bản gốc, độc giả có thể khai thác sử dụng tài liệu trên CD-ROM hay các ổ quang từ với sự hỗ trợ của máy tính và nhờ vậy, bản gốc sẽ được bảo vệ, bảo quản an toàn hơn
+ Tốc độ truy cập nhanh điều này được thể hiện là quá trình tra tìm thông tin trên CD-ROM nhanh hơn rất nhiều so với việc khai thác sử dụng trực tiếp trên bản gốc hay trên bản micrôphim nhất là khi tra tìm thông tin về một vấn đề nằm rải rác ở nhiều phông lưu trữ
+ Cho phép nâng cao chất lượng hình ảnh trong trường hợp chữ viết trên tài liêụ gốc bị mờ
+ Dễ nhân bản và nhân bản nhanh khi có yêu cầu và chất lượng hình ảnh không bị giảm đi sau mỗi lần nhân sao
+ Có thể nén (chuyển từ ảnh *bmp sang ảnh *jpeg) và truyền trên mạng để phục vụ khai thác sử dụng rộng rãi
- Nhược điểm của công nghệ số hoá:
CÔNG TÁC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Mục đích khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu nghiên cức lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và các cá nhân
Tài liệu có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan nhà nước, đoàn thể và cá nhân trong việc giải quyết các vấn đề trong cuộc sống, là nguồn tài liệu quan trọng trong mọi ngành mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa, chính trị Càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu, vì vậy con người luôn ý thức rằng cần gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sản quý giá
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ
Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của cho Nhà nước và nhân dân Nói cách khác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ biến tư liệu thành của cải vật chấ t cho xã hội, nâng cao mức sống tinh thần và văn hoá cho nhân dân
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của tài liệu lưu trữ Thông qua các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, mọi cơ quan Nhà nước và công dân thấy được vị trí và tầm quan trọng của các kho lưu trữ; qua đó mọi người sẽ ý thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong việc giữ gìn và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một động lực mạnh mẽ để thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển Nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ càng phong phú, đa dạng thì bắt buộc các công tác nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, phân loại, thống kê, lập công cụ tra cứu khoa học cho tài liệu lưu trữ phải đẩy mạnh hơn, làm tốt hơn
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho các kho lưu trữ vì thế đã tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ cả về vật chất lẫn tinh thần
Tài liệu lưu trữ dù ở loại hình nào cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đồng thời góp phần phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử (2,4)
1.1 Phục vụ sự nghiệp chính trị Đây là mục đích quan trọng hàng đầu của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Mục đích chính trị được thể hiện trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ sự lãnh đạo của Đảng đối với nhà nước và xã hội, phục vụ chính sách ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất nước, phát triển quan hệ hợp tác quốc tế giữa nước ta và các nước khác, phục vụ an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội
Tài liệu lưu trữ có giá trị to lớn và được sử dụng như một vũ khí, một công cụ quan trọng để bảo vệ quyền và lợi ích của giai cấp, của Đảng cầm quyền.Lịch sử nhân loại đã chứng minh rằng, ở bất kỳ giai đoạn lịch sử nào, bất kỳ quốc gia nào, các giai cấp và Đảng cầm quyền đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ như một công cụ hữu hiệu để bảo vệ quyền và lợi ích của mình
Tài liệu lưu trữ có thể sử dụng làm bằng chứng để chứng minh chủ quyền lãnh thổ của từng địa phương và của Quốc gia; giải quyết các vấn đề tranh chấp, xung đột về biên giới, lãnh thổ, cơ sở thờ tự của các tôn giáo… Mặt khác tài liệu lưu trữ là kho tư liệu để các cơ quan chức năng các cấp nghiên cứu về đường lối, chính sách trong các lĩnh vực quân sự, ngoại giao…, từ đó có những tổng kết, đánh giá những kết quả thành tựu cũng như những tồn tại hạn chế để xác định phương hướng nhiệm vụ và đường lối chính sách phù hợp cho từng giai đoạn tiếp theo Đặc biệt tài liệu lưu trữ cũng là bằng chứng tố cáo âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch; tố cáo tội ác chiến tranh Ngoài ra tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin đáng tin cậy hỗ trợ đắc lực cho công tác bảo vệ an ninh trật tự an toàn xã hội; cũng như phục vụ công tác phòng, chống và điều tra, truy tìm tội phạm Việc nghiên cứu hồ sơ của nhiều vụ án cũng giúp các cơ quan chức năng tìm ra quy luật hoạt động của các băng nhóm tội phạm để có biện pháp ngăn chặn và điều tra xử lý
Như vậy có thể nói trong lĩnh vực chính trị tài liệu lưu trữ có vai trò hết sức to lớn, thực sự vô giá, không thể đo, đếm bằng tiền, bạc
1.2 Phục vụ phát triển kinh tế
Mục đích kinh tế được thể hiện trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ để xây dựng các chiến lược kinh tế, các quy hoạch, kế hoạch phát triển các ngành kinh tế quốc dân, cải cách quản lý kinh tế, tiến hành nghiên cứu, thiết kế các công trình xây dựng cơ bản và chế tạo các sản phẩm công nghiệp
- Sử dụng tài liệu lưu trữ để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế (dài hạn và ngắn hạn)
Tài liệu lưu trữ góp phần xác định những kế hoạch xây dựng phát triển ngắn hạn, dài hạn cho từng vùng từng địa phương, xác định những phương án canh tác, sản xuất phù hợp để hạn chế những rủi ro mà thiên tai và các yếu tố bên ngoài đem lại Đối với lĩnh vực kinh tế, các thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng các đề tài, dự án, đề án, kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng; phục vụ việc quy hoạch phát triển các khu kinh tế Để có những kế hoạch hoặc đề án quy hoạch phù hợp và khả thi, các cơ quan quản lý không thể không khai thác các thông tin có trong tài liệu lưu trữ như các số liệu thống kê về tình hình kinh tế, xã hội của địa phương, số liệu về dân số và điều kiện thổ nhưỡng …
- Các thông tin trong tài liệu lưu trữ còn được khai thác để phục vụ việc tìm kiếm và khai thác các tài nguyên, khoáng sản
Việc khái thác và sử dụng các thông tin trong tài liệu lưu trữ đã giúp cho Nhà nước nói chung và các tỉnh nói riêng tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tiền của Ngoài ra đối với các cơ quan, tổ chức kinh tế (gọi chung là doanh nghiệp), tài liệu lưu trữ còn là kho tàng thông tin về công nghệ, kinh nghiệm, bí quyết sản xuất, kinh doanh Hiện nay trong bối cảnh đất nước hội nhập kinh tế quốc tế và bước vào nền kinh tế thị trường, việc khai thác tài liệu lưu trữ sẽ giúp các doanh nghiệp tham khảo và áp dụng được nhiều công nghệ hiện đại, nhiều kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh phát triển sản xuất, kinh doanh
- Sử dụng tài liệu lưu trữ để sửa chữa, nâng cấp các công trình xây dựng
Nước ta có rất nhiều công trình được xây dựng từ thời pháp thuộc, những công trình có tuổi thọ hàng trăm năm Sau thời gian sử dụng chúng ngày càng xuống cấp, chính vì thế mà tài liệu lưu trữ góp phần trong việc giúp người thiết kế thiết kế lại công trình mới dựa trên bản thiết kế có sẵn hoặc tu sửa để phục hồi những cấu trúc và nét cổ xưa của nó
1.3 Phục vụ nghiên cứu khoa học
Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
2.1 Khai thác tài liệu ở phòng đọc
Khai thác tài liệu lưu trữ tại phòng đọc là một trong những hình thức chủ yếu được áp dụng phổ biến nhất trong các lưu trữ nhà nước và lưu trữ cơ quan Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc có nhiều ưu điểm: Người đọc có thể trực tiếp nghiên cứu nhiều văn bản cần thiết có nội dung liên quan với nhau; phòng đọc có điều kiện để phục vụ được đông đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều tài liệu lưu trữ liên quan đến các chủ đề nghiên cứu của họ Tổ chức tốt phòng đọc, các lưu trữ nhà nước, các lưu trữ cơ quan có điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, tránh được sự mất mát, hư hỏng tài liệu góp phần bảo vệ bí mật Nhà nước Phòng đọc là nơi tiếp xúc với nhiều độc giả cho nên trực tiếp thu được nhiều yêu cầu nghiên cứu của độc giả và những ý kiến đóng góp khác để cải tiến công tác phục vụ độc giả
Quy mô phòng đọc trong các kho lưu trữ phụ thuộc vào quy mô lớn nhỏ của kho lưu trữ và phụ thuộc vào đặc điểm tài liệu của kho lưu trữ Những lưu trữ có số lượng tài liệu nhiều và nội dung quý giá, đông độc giả thì phòng đọc của nó được tổ chức với quy mô lớn; có đầy đủ thiết bị và phương tiện khai thác Tr ái lại, những kho lưu trữ có quy mô nhỏ, số lượng tài liệu ít thì phòng đọc tổ chức đơn giản hơn, nhẹ nhàng hơn
Phòng đọc của kho lưu trữ phải đặt nơi yên tĩnh, ít ồn ào, thoáng mát, có đủ ánh sáng thích hợp cho người nghiên cứu làm việc
Nói chung, phòng đọc cần trang bị các thiết bị tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả tìm kiếm sâu sắc và đầy đủ nội dung tài liệu, rút ngắn thời gian nghiên cứu tài liệu, tăng năng suất lao động Thiết bị của phòng đọc gồm: bàn ghế thích hợp cho độc giả ngồi nghiên cứu tài liệu một cách thoải mái; đủ ánhsá ng để đọc tài liệu Ánh sáng trong phòng đọc tốt nhất là dùng ánh sáng tự nhiên, khi không có ánh sáng tự nhiên thì dùng ánh sáng điện Phòng đọc phải có nhiều cửa thông thoáng, quạt trần Phòng đọc phải có giá đựng tài liệu, tủ, thẻ và các công cụ tra cứu khoa học khác để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu cho độc giả Những kho lưu trữ có bảo quản tài liệu mi-crô-phim thì phòng đọc phải có máy đọc những tài liệu đó (1, 2)
Ngoài các thiết bị trên, các phòng đọc đều phải có tư liệu tra cứu bổ trợ Thành phần của tư liệu tra cứu bổ trợ gồm: Các tác phẩm kinh điển chủ yếu của những người sáng lập chủ nghĩa Mác – Lê nin, các văn kiện quan trọng của Đảng và Nhà nước, Công báo nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, các từ điển, một số báo và tạp chí quan trọng liên quan mật thiết với chức năng của kho lưu trữ Để hướng dẫn độc giả thực hiện tốt các quy định của Nhà nước về bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ trong các phòng đọc gồm: Những thủ tục ban đầu đối với độc giả đến nghiên cứu tài liệu phòng đọc, những quy định về bảo vệ an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ, những quyền lợi và nghĩa vụ của độc giả Ở các lưu trữ cơ quan, nội quy phòng đọc do thủ trưởng cơ quan ký và đóng dấu Đối tượng phục vụ của phòng đọc trong các lưu trữ nói chung là rộng rãi, phòng đọc của các lưu trữ nhà nước tiếp nhận độc giả từ các cơ quan trong nước, nước ngoài, tiếp nhận quần chúng nhân dân đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ Phòng đọc của các lưu trữ cơ quan chủ yếu phục vụ cán bộ công nhân viên chức của cơ quan đó Tuy nhiên, phòng đọc này cũng phục vụ những đối tượng khác nhưng mức độ hạn chế hơn
Những độc giả muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại phòng đọc phải có giấy giới thiệu của cơ quan đang trực tiếp quản lý người đó Nội dung giấy giới thiệu phải ghi rõ tên tài liệu nghiên cứu hoặc mục đích nghiên cứu tài liệu Nhân dân muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải viết đơn xin nghiên cứu tài liệu và có chứng nhận của chính quyền địa phương của người đó Các giấy giới thiệu, đơn xin nghiên cứu tài liệu của độc giả được chuyển cho cán bộ phụ trách phòng đọc giải quyết Người nước ngoài muốn đọc tài liệu lưu trữ phải làm đơn xin đọc tài liệu lưu trữ theo mẫu được quy định trong văn bản số 478/LTNN-NVTƯ ngày 01/ 12/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước Người nước ngoài muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải làm phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu theo mẫu được quy định trong văn bản số 478/LTNN- NVTƯ ngày 01/12/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước (2)
Mọi độc giả nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ có trách nhiệm kê khai một bản sơ yếu lý lịch Nó được dùng để quản lý độc giả và làm cơ sở lập kế hoạch khai thác, sử dụng tài liệu của các lưu trữ Những người vi phạm nội quy phòng đọc sẽ tuỳ theo mức độ vi phạm mà chịu những hình thức xử lý thích ứng Những hình thức xử lý thường áp dụng trong các phòng đọc của lưu trữ là: Độc giả phải bồi thường những tài liệu mà người đó làm hư hỏng, mất mát; tước quyền nghiên cứu tài liệu lưu trữ mà độc giả ở lưu trữ đó trong một thời gian nhất định hoặc vĩnh viễn Những độc giả có ý lấy cắp tài liệu lưu trữ, tiết lộ bí mật của Nhà nước, vi phạm các điều trong Pháp lệnh Bảo vệ Tài liệu lưu trữ Quốc gia thì tuỳ thuộc vào mức độ nặng nhẹ mà bị kỷ luật hoặc bị truy tố trước pháp luật Ở các lưu trữ Nhà nước, phòng đọc do một cán bộ lưu trữ có nhiều kinh nghiệm chuyên trách; ở các phòng, kho lưu trữ nhỏ thì do một cán bộ kiêm nhiệm Người phụ trách phòng đọc có nhiệm vụ tổ chức quản lý toàn bộ công tác ở phòng đọc, nắm vững thành phần và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ, giải đáp những yêu cầu độc giả, sử dụng thành thạo các thiết bị của phòng đọc…
Cán bộ lưu trữ phụ trách phòng đọc có nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Tiếp nhận độc giả đến nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc; cấp thẻ đọc cho độc giả Thẻ đọc là phương tiện giao dịch giữa độc giả và cán bộ phụ trách phòng đọc, là giấy ra vào cơ quan lưu trữ và nó là phương tiện chống kẻ gian giả mạo giấy tờ để lấy cắp bí mật quốc gia, tài liệu lưu trữ Thẻ đọc có giá trị sử dụng trong thời gian độc giả nghiên cứu tài liệu được ghi trong giấy giới thiệu Sau khi độc giả hoàn thành công việc thì thẻ đọc hết giá trị
- Mỗi độc giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc của lưu trữ đều được lập hồ sơ độc giả Hồ sơ độc giả có tác dụng phân loại và quản lý độc giả Nội dung hồ sơ độc giả gồm những giấy tờ liên quan đến độc giả trong thời gian làm việc tại phòng đọc như: Giấy giới thiệu của cơ quan, đơn xin đọc tài liệu lưu trữ, sơ yếu lý lịch, các giấy tờ khác Hồ sơ độc giả được sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả
- Giải đáp các câu hỏi do độc giả nêu ra Thông thường các loại câu hỏi do độc giả nêu ra như: Hướng dẫn sử dụng các công cụ tra cứu ở phòng đọc, giải đáp những thành phần và nội dung tài liệu có trong kho lưu trữ có liên quan đến các đề tài nghiên cứu Để giải đáp thoả đáng những câu hỏi này, đòi hỏi người phụ trách phòng đọc phải có nhiều kinh nghiệm, thâm niên công tác; nắm vững thành phần nội dung tài liệu hiện bảo quản trong kho lưu trữ Đối với những câu hỏi nội dung đơn giản thì cần giải đáp ngay tại chỗ; đối với những câu hỏi nội dung có độ phức tạp cao thì sẽ chuyển cho phòng khai thác tài liệu chuẩn bị và giải đáp
- Quản lý chặt chẽ những tài liệu lưu trữ và các trang thiết bị ở phòng đọc
Nội dung nhiệm vụ này bao gồm: Theo yêu cầu của độc giả, cán bộ phụ trách phòng đọc trực tiếp nhận tài liệu ở kho lưu trữ và giao cho độc giả sử d ụ n g Những tài liệu đã được độc giả nghiên cứu xong thì nhận trở về phòng đọc và làm thủ tục trả lại kho lưu trữ
- Bất kỳ tài liệu nào độc giả nghiên cứu đề vào sổ giao nhận tài liệu hàng ngày với người đọc và kèm theo chữ ký của độc giả Hàng ngày cuối giờ làm việc tại phòng đọc có trách nhiệm thu lại tài liệu ở độc giả, kiểm tra lại tình hình bảo quản tài liệu, gạch sổ và ký tên vào chỗ đã đăng ký những tài liệu được thu hồi từ độc giả…
Trường hợp độc giả làm mất, hư hỏng tài liệu lưu trữ thì cán bộ phụ trách phòng đọc phải lập biên bản Biên bản này có đủ chữ ký của đương sự và người phụ trách phòng đọc
Cấp phát cho độc giả các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ… Trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ, những độc giả có nguyện vọng sao lục hoặc trích lục tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu bản thân thì phải viết phiếu xin sao chụp tài liệu Các phiếu xin sao chụp tài liệu do người có thẩm quyền cho phép Việc sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả do phòng đọc tổ chức theo hình thức dịch vụ Công việc này nếu độc giả có điều kiện có thể tự làm lấy Cán bộ phụ trách phòng đọc kiểm tra lại sự chính xác của những tài liệu đã sao lục, trích lục Tất cả các bản sao lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ đều phải có chứng thực của thủ trưởng lưu trữ Các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ đều phải vào sổ đăng ký cấp bản sao, trích lục và chứng thực lưu trữ
- Quản lý các đề tài tài nghiên cứu khoa học đã sử dụng tài liệu của các kho lưu trữ Mục đích của công việc này là giúp độc giả tránh những trùng lặp trong nghiên cứu khoa học và tạo điều kiện để các độc giả hợp tác, thông tin cho nhau các kết quả nghiên cứu khoa học Mỗi đề tài nghiên cứu khoa học đã sử dụng tài liệu lưu trữ được đăng ký vào một tấm thẻ gọi là
“Thẻ đăng ký đề tài nghiên cứu khoa học” Nội dung tấm thẻ có: Tên đề tài, tên tác giả, địa chỉ, mục đích nghiên cứu, tên tài liệu lưu trữ đã sử dụng, thời gian nghiên cứu, các phông tài liệu được sử dụng… Các tấm thẻ này được phân loại theo chuyên đề nghiên cứu hoặc theo vần chữ cái tên người nghiên cứu
Phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
3.1 Đối tượng được miễn nộp phí
Tại điều 4 của thông tư số: 275/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính - thông tư quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ, quy định rõ không thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ đối với:
- Các cá nhân, gia đình, dòng họ sử dụng tài liệu lưu trữ do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử
- Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng; người thờ cúng liệt sỹ (không phải thân nhân liệt sỹ) sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình
- Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn lao động hoặc người bị mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình theo quy định của Nhà nước (3,4)
- Đối tượng nộp phí: Tại điều 2 của thông tư số 275/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính - thông tư quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ, quy định rõ: Tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử phải nộp phí theo quy định tại Thông tư này
- Tổ chức thu phí là các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Bộ Nội vụ) và Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương là tổ chức thu phí
- Mức thu phí: Tại điều 5 của thông tư số 275/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính - thông tư quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ, quy định rõ:
1 Mức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định tại Biểu mức thu phí ban hành kèm theo Thông tư này
2 Mức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ quý, hiếm bằng 05 lần mức thu phí sử dụng các tài liệu tương tự quy định tại Biểu mức thu phí ban hành kèm theo Thông tư này
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu lưu trữ theo quy định tại Điều 26 Luật lưu trữ
3 Áp dụng mức thu bằng 50% phí sử dụng tài liệu lưu trữ đối với học sinh, sinh viên các trường trung học, cao đẳng, đại học; học viên cao học, nghiên cứu sinh
BIỂU MỨC THU PHÍ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Ban hành kèm theo Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của
STT Công việc thực hiện Đơn vị tính Mức thu
1 Đọc thường xuyên Thẻ/năm 50.000
2 Đọc không thường xuyên người/lượt 5.000
II Nghiên cứu tài liệu
STT Công việc thực hiện Đơn vị tính Mức thu
1 Tài liệu gốc và bản chính a
Tài liệu chữ viết trên nền giấy Đơn vị bảo quản 6.000
Tài liệu chữ viết trên nền giấy là tài liệu mà thông tin được phản ánh bằng các bản văn chữ viết trên nền giấy; bao gồm tài liệu hành chính, nghiên cứu khoa học, xây dựng cơ bản, văn học nghệ thuật và các tài liệu chuyên môn nghiệp vụ b Tài liệu bản đồ, bản vẽ kỹ thuật Tấm 6.000 c Tài liệu phim, ảnh Tấm 1.500 d Tài liệu ghi âm Phút nghe 3.000 đ Tài liệu phim điện ảnh Phút chiếu 3.000
Tài liệu đã số hóa
(toàn văn tài liệu - thông tin cấp 1)
Tài liệu số hóa là tài liệu mà thông tin phản ánh trên các vật mang tin như giấy; phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình được chuyển sang
STT Công việc thực hiện Đơn vị tính Mức thu
(đồng) Ghi chú thông tin dạng số a Tài liệu chữ viết trên nền giấy Đơn vị bảo quản 3.000 b Tài liệu bản đồ, bản vẽ kỹ thuật Tấm 3.000 c Tài liệu phim, ảnh Tấm 1.000 d Tài liệu ghi âm Phút nghe 1.500 đ Tài liệu phim điện ảnh Phút chiếu 1.500
III Cung cấp bản sao tài liệu
1 Phô tô tài liệu giấy (đã bao gồm vật tư) a Phô tô đen trắng Trang A4 3.000 b Phô tô màu Trang A4 20.000
2 In từ phim, ảnh gốc
(đã bao gồm vật tư) a In ảnh đen trắng từ phim gốc a1 Cỡ từ 15x21 cm trở xuống Tấm 40.000
STT Công việc thực hiện Đơn vị tính Mức thu
(đồng) Ghi chú a2 Cỡ từ 20x25cm đến
20x30cm Tấm 60.000 a3 Cỡ từ 25x35cm đến
30x40cm Tấm 150.000 b Chụp, in ảnh đen trắng từ ảnh gốc
Cỡ từ 15x21 cm trở xuống Tấm 60.000
3 In sao tài liệu ghi âm
(không kể vật tư) Phút nghe 30.000
4 In sao phim điện ảnh
(không kể vật tư) Phút chiếu 60.000
5 Tài liệu đã số hóa
(toàn văn tài liệu - thông tin cấp 1) a Tài liệu giấy
- In đen trắng (đã bao Trang A4 2.000
STT Công việc thực hiện Đơn vị tính Mức thu
(đồng) Ghi chú gồm vật tư)
- In màu (đã bao gồm vật tư) Trang A4 15.000
- Bản sao dạng điện tử
(không bao gồm vật tư)
Trang ảnh 1.000 b Tài liệu phim, ảnh
- In ra giấy ảnh (đã bao gồm vật tư)
Cỡ từ 15x21 cm trở xuống Tấm 30.000
- Bản sao dạng điện tử
(không bao gồm vật tư)
Tấm ảnh 30.000 c Sao tài liệu ghi âm dạng điện tử (không bao gồm vật tư)
STT Công việc thực hiện Đơn vị tính Mức thu
(đồng) Ghi chú d Sao tài liệu phim điện ảnh dạng điện tử
IV Chứng thực tài liệu lưu trữ Văn bản 20.000
- Mức phí phô tô tài liệu khổ A3 bằng 2 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4
- Mức phí phô tô tài liệu khổ A2 bằng 4 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4
- Mức phí phô tô tài liệu khổ A1 bằng 8 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4
- Mức phí phô tô tài liệu khổ A0 bằng 16 lần mức phí phô tô tài liệu khổ A4
Chương 3 trình bày những kiến thức về mục đích khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đồng thời đưa ra quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; thành lập phiếu thông tin, tổ chức triển lãm và công bố tài liệu lưu trữ
BÀI TẬP Câu hỏi và bài tập thực hành
Câu hỏi 1 Trình bày các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Câu hỏi 2 Theo anh/chị, những đối tượng cần nộp phí và những đối tượng được miễn nộp phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ?
Bài tập thực hành: Tìm hiểu và phân tích các hình thức khai thác tài liệu tại thư viện trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum
GỢI Ý ĐÁP ÁN BÀI TẬP CHƯƠNG 1: CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Câu hỏi 1 Các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ:
- Chất liệu làm ra tài liệu lưu trữ
- Các thảm hoạ thiên nhiên
- Sự tác động của cán bộ lưu trữ và người nghiên cứu khai thác tài liệu
Câu hỏi 2: Các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ:
Sinh viên lập quy trình tu bổ tài liệu:
- Kiểm tra, lựa chọn tài liệu cần tu bổ
- Tháo gỡ ghim, kẹp, chỉ khâu tài liệu, bóc tách tài liệu dính bết
- Tẩy các vết ố, bẩn trên tài liệu
- Bàn giao vận chuyển và sắp xếp tài liệu
CHƯƠNG 2: KỸ THUẬT BẢO QUẢN HIỆN ĐẠI TÀI LIỆU
Câu hỏi 1 Quy trình của phương pháp khử axit và khử trùng tài liệu lưu trữ
- Quy trình của phương pháp khử axit bằng phương pháp ướt:
+ Cho dung dịch axit vào khay i nốc hoặc nhựa sâu chừng 6-10 cm
+ Ngâm tài liệu vào khay dung dịch này trong thời gian khoảng 20 phút + Nhúng tài liệu vào khay nước tinh khiết để rửa sạch lượng hóa chất dư thừa trên tài liệu và đem phơi khô
- Quy trình của phương pháp khử axit bằng phương pháp khô:
+ Đặt tài liệu lên giá đỡ tài liệu
+ Dùng bình phun đặt cách tài liệu khoảng 30cm phun đều lên bề mặt tài liệu
+ Nếu tài liệu dày thì lật tài liệu lại và phun hoá chất vào cả hai mặt tài liệu
+ Khi phun xong đặt tài liệu vào giấy chống dính và giấy thấm để phơi khô
- Quy trình của phương pháp khử trùng tài liệu:
+ Khử trùng bằng hoá chất
+ Khử trùng không dùng hoá chất: Khử trùng bằng phương pháp làm lạnh và khử trùng bằng phương pháp làm ngạt
Câu hỏi 2: Quy trình của phương pháp bảo hiểm và tu bổ tài liệu lưu trữ
- Quy trình của phương pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ:
+ Quy trình công nghệ micrôphim
+ Quy trình công nghệ số hoá
+ Quy trình công nghệ micrôphim-số hoá
- Quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ:
+ Vá dán, viền mép tài liệu
+ Làm bao bảo vệ tài liệu
Sinh viên tìm hiểu và phân tích tình hình áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ tại trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum:
- Khử trùng tài liệu lưu trữ
- Khử a xít tài liệu lưu trữ
- Bảo hiểm, tu bổ tài liệu lưu trữ
CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Câu hỏi 1: Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:
- Khai thác tài liệu ở phòng đọc
- Thông báo tài liệu lưu trữ
- Cấp phát các bản sao tài liệu lưu trữ
- Thành lập phiếu thông tin
- Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ
- Công bố tài liệu lưu trữ
- Đối tượng được miễn nộp phí:
+ Các cá nhân, gia đình, dòng họ sử dụng tài liệu lưu trữ do chính mình đã tặng, cho, ký gửi
+ Thân nhân liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng; người thờ cúng liệt sỹ sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình