Thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ từ thực tiễn trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh cao bằng

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI LÊ THỊ PHƯƠNG THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC, KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỪ THỰC TIỄN TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG LUẬN VĂN THẠC SĨ CHÍNH SÁCH CÔNG HÀ NỘI, 2021 VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI LÊ THỊ PHƯƠNG THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC, KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỪ THỰC TIỄN TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG Ngành: Chính sách công Mã số: 8340402 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS LÊ THỊ HẢI NAM HÀ NỘI, 2021 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tôi, kết nghiên cứu trình bày luận văn trung thực, khách quan chưa dùng cơng trình nghiên cứu khác Các số liệu trích dẫn luận văn đảm bảo độ xác cao, trung thực đáng tin cậy Tơi hồn thành tất môn học thực đầy đủ tất nghĩa vụ tài theo quy định Học viện Khoa học xã hội Tôi viết lời cam đoan đề nghị Học viện Khoa học xã hội xem xét cho bảo vệ luận văn Tơi xin chân thành cảm ơn./ TÁC GIẢ LUẬN VĂN Lê Thị Phương MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC, KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm 1.2 Vị trí, vai trị tài liệu lưu trữ sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 13 1.3 Quy trình thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 20 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 24 Chương 2: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC, KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG 27 2.1 Một số yếu tố ảnh hưởng đến việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng 27 2.2 Quá trình thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng 32 2.3 Kết thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng 41 2.4 Đánh giá chung việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng 46 Chương 3: MỤC TIÊU VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC, KHAI THÁC SỬ DỰNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG 52 3.1 Mục tiêu, nhiệm vụ đổi công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ năm tới 52 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 54 3.3 Một số kiến nghị 62 KẾT LUẬN 66 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu Nghĩa từ BNV Bộ Nội vụ GVC Giảng viên PGS TS Phó Giáo sư, tiến sỹ TT Thông tư UBND Ủy ban nhân dân DANH MỤC BẢNG Danh sách Phông tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng 28 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Tài liệu lưu trữ di sản văn hoá dân tộc, tài sản đặc biệt quốc gia, tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh cách toàn diện, trung thực mặt đời sống xã hội, có ý nghĩa to lớn công xây dựng bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm cung cấp cho quan Đảng Nhà nước, tổ chức trị xã hội, tổ chức kinh tế, cá nhân thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lợi ích đáng công dân Thực tiễn năm gần cho thấy, công tác Đảng Nhà nước đạo, ban hành chủ trương, sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thể chế hóa thành hệ thống quy định pháp luật, thực rộng rãi khắp tỉnh thành nước Đồng thời, trọng đầu tư nguồn nhân lực, vật lực, tài nhằm thực hiệu sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Ngoài việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trung ương, địa phương xây dựng cho chiến lược phát triển ngành lưu trữ nói chung việc tổ chức thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, điều tạo nên nét đặc thù riêng biệt Cao Bằng tỉnh miền núi phía Bắc, với nguồn tài nguyên thiên nhiên đa dạng, hệ thống di tích lịch sử, văn hóa phong phú với bề dày lịch sử truyền thống cách mạng in đậm trang sử tài liệu lưu trữ tỉnh Cao Bằng Vì vậy, việc tổ chức thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng quan trọng cần thiết Nhằm đưa tài liệu lưu trữ phục vụ kịp thời nhu cầu khác quan tổ chức, doanh nghiệp người dân góp phần xây dựng phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội tỉnh nhà Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng lưu giữ 22 phông tài liệu, tương đương 530 mét tài liệu Trong gồm tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng bản, tài liệu nghiên cứu khoa học từ năm 1949 đến năm 2008 Khối tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh cách toàn diện, trung thực trình hình thành, phát triển quan, tổ chức, phản ánh giai đoạn lịch sử phát triển tỉnh Cao Bằng qua thời kì Có thể nói nguồn sử liệu vơ quý giá có ý nghĩa quan trọng cần phải khai thác sử dụng cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử tỉnh cao Bằng Từ thực tiễn đó, tác giả chọn đề tài: “Thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ từ thực tiễn Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng” làm đề tài luận văn Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Cơng tác lưu trữ nói chung tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng quan tâm nghiên cứu Hiện nay, Việt Nam có nhiều cơng trình nghiên cứu lĩnh vực giáo trình cơng tác lưu trữ, nhiều viết đăng báo, tạp chí chuyên ngành, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp… đề tài “Nghiên cứu xây dựng số nghiệp vụ công tác lưu trữ” ThS Nguyễn Thị Lan Anh, Đề tài tập trung nghiên cứu quy định pháp luật như: Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, Nghị định 130/2004/NĐ-CP Nghị định 131/2004/NĐ-CP Chính phủ từ xây dựng quy trình nghiệp vụ thực công tác lưu trữ quan trung ương quan địa phương, Đề tài nghiên cứu góp phần làm sở cho việc xây dựng dự thảo Luật Lưu trữ năm 2011 Cuốn giáo trình: “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” tập thể tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn Nhà xuất Đại học giáo dục chuyên nghiệp ấn hành năm 1990 Giáo trình: “Nghiệp vụ lưu trữ bản” PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên, nhà xuất Hà Nội, năm 2006, cuốn: “Giáo trình lưu trữ” Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay Đại học Nội vụ Hà Nội) biên soạn “Giáo trình lý luận phương pháp cơng tác lưu trữ” GVC.TS Chu Thị Hậu chủ biên, nhà xuất Lao động Hà Nội, năm 2016 Trong giáo trình có phần chương nói nghiệp vụ tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ góc nhìn nhà lưu trữ Ngoài đề tài nội dung tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghiên cứu nhiều góc độ báo cáo thực tập tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ hay báo,… cụ thể như: Luận văn thạc sĩ sách cơng tác giả Trần Thị Kim Oanh “Thực sách lưu trữ quan hành nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng” năm 2020; Luận văn Thạc sĩ lưu trữ tác giả Trần Thị Mai “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND cấp quận phục vụ công tác quản lý nhà nước địa phương” (Qua khảo sát số UBND cấp quận thuộc thành phố Hà Nội); Đề tài: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kho lưu trữ văn phịng Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành Chính phủ” luận văn thạc sĩ lưu trữ Nguyễn Thị Lan Hương, năm 2013… Ngồi cịn số cơng trình nghiên cứu ngành lưu trữ biên soạn thành “Kỷ yếu cơng trình nghiên cứu khoa học ngành lưu trữ (1962 2012)” Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ Kỷ yếu tập hợp toàn cơng trình nghiên cứu, đề tài khoa học, đề tài sở chuyên gia đầu ngành xây dựng sách, pháp luật lưu trữ, đánh giá thực trạng thực công tác lưu trữ pháp luật lưu trữ, Kỷ yếu có giá trị tầm ảnh hưởng lớn ngành lưu trữ nước Tuy nhiên, chưa có nhiều cơng trình nghiên cứu liên quan trực tiếp đến đề tài luận văn Những cơng trình nêu tập trung nghiên cứu vấn đề công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung, luận giải vấn đề lý luận, thực tiễn công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ địa bàn, quan cụ thể, phân tích thực trạng, nguyên nhân, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ góc nhìn chun ngành lưu trữ học Cho đến chưa có cơng trình nghiên cứu thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng với chun ngành sách cơng Mặc dù vậy, cơng trình nghiên cứu nêu góp phần làm sáng tỏ lý luận thực tiễn công tác lưu trữ tài liệu công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Mục tiêu nhiệm vụ đề tài 3.1 Mục tiêu đề tài Trên sở làm rõ vấn đề lý luận đánh giá thực trạng thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng, luận văn đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng thời gian tới 3.2 Nhiệm vụ đề tài Để thực mục tiêu trên, luận văn tập trung giải nhiệm vụ sau: Một là, khái quát vấn đề lý luận thực sách cơng sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Hai là, nghiên cứu, đánh giá thực trạng thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng Ba là, xây dựng giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Q trình thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng 4.2 Phạm vi nghiên cứu Về nội dung: Luận văn nghiên cứu việc tổ chức thực sách tổ 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện tổ chức, nâng cao chất lượng cán làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Việc xây dựng kiện toàn tổ chức máy cán công chức phụ trách công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần phải xếp cho phù hợp với vị trí việc làm Ngồi ra, tính chất đặc thù cơng việc địi hỏi đội ngũ cán cơng chức làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần phải bố trí ổn định phân cơng nhiệm vụ cho cán thực công tác phải cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để phát huy lực thân; để họ n tâm cơng tác, gắn bó với nghề Có sách khuyến khích động viên tinh thần vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc họ; thực chế độ đãi ngộ cho cán cơng chức làm cơng tác có điều kiện làm việc hưởng chế độ tốt Cụ thể chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm ngành lưu trữ để khuyến khích lơi kéo giữ chân người có lực làm việc lâu dài Ngồi trình độ chuyên môn nghiệp vụ, cán công chức cần phải có trình độ nghiệp vụ tin học đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn; Hằng năm nên tổ chức cho đội ngũ tiếp cận thực tế quan, tổ chức thực tốt công tác tham quan kho lưu trữ lớn nước Tiếp tục phát hiện, lựa chọn cán cơng chức trẻ có trình độ lực, tâm huyết với ngành nghề để đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu nhằm xây dựng đội ngũ thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày tinh thông, chuyên nghiệp Đối với cán cơng chức chưa có trình độ phù hợp với vị trí việc làm cần có kế hoạch cụ thể cho đào tạo, tập huấn Sở Nội vụ tăng cường mở lớp đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ cán công chức làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để nâng cao trình độ lực chun mơn tin học, đủ điều kiện lực thực tốt nhiệm vụ giao từ tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức thực sách hiệu 58 hơn, thời đại cách mạng công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ, nhằm theo kịp xu phát triển giới khu vực 3.2.2.4 Tăng cường kiểm tra, đánh giá việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Thường xuyên tiến hành kiểm tra việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ xem khơng, khơng kịp thời điều chỉnh cho phù hợp, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đơn vị trực tiếp thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Qua kiểm tra, đánh giá rút mặt tồn tại, hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa Qua kiểm tra để kiến nghị cấp có thẩm quyền giải pháp thực sách điều chỉnh sách Thực sách khen thưởng cán cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo công việc Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm cán công chức vi phạm quy định tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 3.2.5 Đầu tư kinh phí, sở vật chất trang thiết bị cho hoạt động lưu trữ Một điều kiện quan trọng để thực tốt sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải tăng cường đầu sở vật chất cho công tác lưu trữ Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh bố trí Phịng đọc thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện máy móc phù hợp đáp ứng yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Để bảo quản an toàn tài liệu phục vụ kịp thời nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ độc giả; cần phải đầu tư kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống quan, tổ chức địa bàn tiến hành thu nộp vào Lưu trữ lịch sử; đầu tư kinh phí số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản kho đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu từ xa, qua mạng người dân quan tổ chức doanh nghiệp 59 Đẩy mạnh công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử; thực giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo thời gian quy định, tránh phân tán tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, cá nhân Bên cạnh đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cần phát huy vai trị việc sưu tầm; bổ sung tài liệu lưu trữ quý, hiếm; tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ thu nộp vào Lưu trữ lịch sử Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ với nhiều hình thức đa dạng, phong phú cung cấp sao, chứng thực lưu trữ giúp cho tổ chức cá nhân xác minh vấn đề xảy khứ, bị chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm chứng; công bố, giới thiệu lưu trữ ngày lễ, kỷ niệm kiện lớn đất nước, tỉnh; biên soạn, xuất sách chuyên đề theo thể loại, nội dung tài liệu giúp cho độc giả dễ tiếp cận, dễ tra cứu tài liệu lưu trữ; phối hợp với quan, đơn vị tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ đến nhiều đối tượng công chúng Để giải kịp thời yêu cầu khai thác thông tin tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cần nhanh chóng bổ sung, hồn thiện thơng tin sở liệu tài liệu lưu trữ xây dựng; tiếp tục xây dựng sở liệu thông tin, ứng dụng tin học để quản lý sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng ngày hoàn thiện phát triển Uỷ ban nhân dân tỉnh quan tâm, tạo điều kiện để Đề án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Cao Bằng sớm triển khai thực giúp cho cán cơng chức có trụ sở làm việc ổn định từ tạo niềm tin an tâm công tác phát huy lực sở trường cho cơng việc; độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu phục vụ tra tìm tài liệu tốt thuận tiện Đặc biệt, kho lưu trữ chuyên dụng xây dựng đảm bảo tốt cho việc trì tuổi thọ tài liệu lưu trữ biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ 60 3.2.6 Đổi cách thức tổ chức thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng Việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ coi nhiệm vụ trọng tâm Trung tâm Lưu trữ lịch sử Chính sách xuyên suốt trình xây dựng phát triển Trung tâm từ thành lập đến Nhưng q trình thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ khó khăn, hạn chế nên hiệu cơng việc chưa thực mong đợi Vì vậy, cần phải đổi việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cụ thể là: - Trong cơng tác tun truyền, phổ biến sách cần phải đa dạng hóa kết hợp nhiều hình thức (truyền thông, giới thiệu, triển lãm, trưng bày) nhiều quan tổ chức (truyền hình, báo chí, bảo tàng, thư viện…) để tuyền truyền giá trị tài liệu lưu trữ; sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Kết kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị thơng báo cho quan, tổ chức kiểm tra biết Cơng tác tra, kiểm tra thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng cần phải thực hàng năm để kịp thời chỉnh đốn việc thực sách tổ chức, khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định Nhà nước - Định kỳ hàng năm, Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng tiến hành tổng kết công tác văn thư, lưu trữ, việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đánh giá kết đạt được, hạn chế yếu cần khắc phục đề phương hướng, giải pháp cụ thể Trong đó, cần trọng nâng cao chất lượng thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Các đạo định hướng hoạt động cần tập trung vào 61 vấn đề đa dạng hóa hình thức cung cấp, phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ; tăng cường hình thức tuyên truyền quan truyền thơng sách khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ tỉnh, giá trị tài liệu lưu trữ Kịp thời cập nhật tiến giới khu vực lĩnh vực tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Đồng thời phải biểu dương khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích, sáng tạo lĩnh vực tổ chức khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ để tạo động lực cho cán - Ngoài ra, lưu trữ lịch sử cần phát triển, đẩy mạnh đổi hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cụ thể như: Cung cấp tài liệu lưu trữ theo hợp đồng, qua hòm thư điện tử, qua đường bưu điện Xây dựng trang web sở liệu phong phú, đa dạng để cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ trực tuyến 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Kiến nghị Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng - Để việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng đạt kết quả, góp phần vào cơng xây dựng phát triển tỉnh Cao Bằng bối cảnh cách mạng 4.0, đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy định văn hướng dẫn nghiệp công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ môi trường mạng Có sách phù hợp để nâng cao đời sống, thu nhập cho cán công chức làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Phê duyệt đề án để chỉnh lý tài liệu tồn đọng, đề án số hóa tài liệu cản trở việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh - Uỷ ban nhân dân tỉnh cần ban hành thêm văn đạo, hướng dẫn việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, hướng dẫn định mức kinh tế - kỹ thuật giao nhận tài liệu lưu trữ từ 62 quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định Nhà nước cho phù hợp với tình hình thực tế tỉnh Cao Bằng - Đề nghị UBND tỉnh Cao Bằng sớm xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ cho hệ mai sau 3.3.2 Kiến nghị Sở Nội vụ - Sở Nội vụ tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đơn vị để kịp thời phát thiếu sót để hồn thiện, đồng thời phát huy mặt tích cực góp phần nâng cao hiệu thực sách ngày tốt - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp cán bộ, công chức thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; thống phần mềm ứng dụng cơng nghệ thơng tin tra tìm tài liệu để đáp ứng kịp thời nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ độc giả Nâng cao hiệu thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tỉnh Cao Bằng thời gian 3.3.3 Kiến nghị quan, tổ chức có liên quan - Đối với cấp ủy Đảng quyền quan, đơn vị tồn tỉnh Cao Bằng: Để thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu vai trị cấp ủy Đảng quyền đơn vị tồn tỉnh Cao Bằng vô quan trọng, cấp sở Cấp uỷ Đảng quyền cấp đạo, thực sâu sát sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ địa phương, đơn vị việc thu nộp, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 63 - Các quan thơng tin, truyền thơng, báo chí, bảo tàng, thư viện: Tiếp tục phối hợp có trách nhiệm công tác đưa tin, tuyên truyền, giới thiệu, triển lãm, công bố tài liệu lưu trữ hoạt động lưu trữ, sách khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ kết thực sách tỉnh Cao Bằng Giúp người dân, doanh nghiệp quan, tổ chức liên quan nhận thức đầy đủ tài liệu lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ, quyền trách nhiệm khai thác sử dụng bảo vệ tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân tỉnh Cao Bằng 3.3.4 Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng - Tiếp tục tham mưu cho UBND tỉnh Sở Nội vụ hoạt động thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, giải pháp cụ thể để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ - Tăng cường công tác lãnh đạo, đạo tổ chức thực có hiệu chủ trương, đường lối, sách pháp luật thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Giao nhiệm vụ cụ thể đến cán cơng chức thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm - Phối hợp với Sở Nội vụ, quan tổ chức địa bàn công tác quản lý, triển khai, tổ chức thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; tuyên truyền, tra, kiểm tra việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cán bộ, cơng chức thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ toàn tỉnh Cao Bằng để kịp thời cập nhật kiến thức phương pháp cách kịp thời để nâng cao chất lượng thực sách.- Sửa đổi hồn thiện lại đề án số hóa tài liệu cho phù hợp với điều kiện ngân sách hành tỉnh Cao Bằng, nội dụng đề án cần phải trọng tâm trọng điểm, phân nhiều giai đoạn, có lộ trình thực để đề án mang tính khả thi 64 Tiểu kết chương Trong năm gần tỉnh Cao Bằng quan tâm thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng, hoạt động giúp cho tài liệu lưu trữ phát huy giá trị đặc biệt góp phần vào nghiệp xây dựng phát triển tỉnh Cao Bằng Từ sở thực trạng thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng từ năm 2012 đến mà tác giả luận văn luận giải phân tích chương 2, tác giả luận văn xác định mục tiêu, nhiệm vụ đổi việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ năm tới Trung Tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng Đồng thời, chương này, luận văn đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tỉnh Cao Bằng thời gian tới, nâng cao nhận thức, hoàn thiện văn hướng dẫn, nâng cao chất lượng cán làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đổi cách thức tổ chức thực sách để thực giải pháp có sở, tác giả kiến nghị UBND tỉnh, Sở Nội vụ, quan tổ chức liên quan công tác đạo phối hợp thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng Những giải pháp kiến nghị tác giả nhằm góp phần nâng cao hiệu thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ toàn tỉnh Cao Bằng năm 65 KẾT LUẬN Tài liệu lưu trữ nói chung tài liệu lưu trữ tỉnh Cao Bằng nói riêng có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng, bảo vệ phát triển địa phương Trong nhiều năm qua tỉnh Cao Bằng quan tâm thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ địa bàn đem lại nhiều thành tựu, kịp thời phúc đáp nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ người dân, doanh nghiệp quan tổ chức có liên quan Việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tỉnh Cao Bằng thể từ việc ban hành kế hoạch, quy hoạch, quy định để cụ thể hóa văn pháp luật cơng tác lưu trữ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; quan tâm xếp tổ chức máy cán làm công tác lưu trữ công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; tổ chức triển khai thực kế hoạch thực sách; triển khai, phổ biến, tuyên truyền, hướng dẫn phân cơng, phối hợp thực sách; quan tâm thực tra, kiểm tra, đánh giá tổng kết việc thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng Nhờ mà thời gian qua cơng tác lưu trữ nói chung việc thực sách có chuyển biến tích cực, giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng tỉnh Cao Bằng phát huy, đem lại hiệu thiết thực lĩnh vực góp phần xây dựng phát triển kinh tế, xã hội, văn hóa người tỉnh Cao Bằng Phân tích tình hình thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tỉnh Cao Bằng, rút điểm cịn tồn thực sách, tìm nguyên nhân đưa quan điểm, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu thực sách, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tỉnh Cao Bằng năm tới Kiến nghị với cấp quan tổ chức có liên quan số điều kiện để thực giải pháp như: Nâng cao nhận cán bộ, cơng chức cấp ủy quyền cấp tỉnh; bổ sung ban hành quy định 66 quản lý tài liệu lưu trữ; hoàn thiện tổ chức, nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm công tác lưu trữ; Tăng cường tra, kiểm tra thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Với mong muốn tác giả luận văn từ đóng góp định mặt lý luận phân tích thực trạng thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng góp phần nâng cao hiệu thực sách Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đồng thời nâng cao chất lượng thực sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lưu trữ lịch sử phạm vi toàn quốc Mặc dù có nhiều cố gắng thời gian khả tiếp cận tài liệu hạn chế, luận văn khó tránh khỏi thiếu sót Em kính mong nhận ý kiến đóng góp q báu nhà khoa học, thầy cô để em hồn chỉnh kiến thức ngày tốt 67 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hà Thị Tú Anh (2002), Tổ chức lưu trữ khai thác nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ báo chí phóng viên số tòa soạn báo Hà Nội, Luận văn Thạc sỹ, Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Hà Nội Bộ Nội vụ (2005) Công văn số 2939/BNV-TL việc chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ năm 2005, ngày 04 tháng 10 năm 2005 Bộ Nội vụ (2012), Quyết định số 579/QĐ-BNV Phê duyệt quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 năm 2012, ngày 27 tháng năm 2012, Hà Nội Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT-BNV Hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng năm 2007, ngày 26 tháng 11 năm 2007, Hà Nội Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức năm 2013, ngày 16 tháng năm 2013, Hà Nội Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 10/2014/TT-NBV Quy định việc sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ lịch sử năm 2014, ngày 01 tháng 10 năm 2014, Hà Nội Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 17/2014/TT-NBV Hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp năm 2014, ngày 20 tháng 11 năm 2014, Hà Nội Bộ Nội vụ (2018), Thông tư số 03/2018/TT-NBV Quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ năm 2018, ngày 06 tháng năm 2018, Hà Nội Bộ Nội vụ - Bộ Xây dựng (2014), Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLTBNV-BXD Hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng 68 nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử năm 2014, ngày 21 tháng năm 2014, Hà Nội 10 Bộ tài (2016), Thơng tư số 275/2016/TT-BTC Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ năm 2016, ngày 14 tháng 11 năm 2016, Hà Nội 11 Chi cục Văn thư – Lưu trữ (2018), Thông báo số 15/TB-CCVTLT việc giới thiệu tài liệu lưu trữ quy trình khai thác, sử dụng tài liệu Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2018, ngày 08 tháng năm 2018, Cao Bằng 12 Nguyễn Thị Chinh (2006), Nghiên cứu áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác sử dụng tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, Luận văn Thạc sỹ, Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Hà Nội 13 Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ năm 2013, ngày 03 tháng 01 năm 2013, Hà Nội 14 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lí luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 15 Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước (2004), Kỷ yếu hội thảo khoa học Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh Quốc gia, Hà Nội 16 Đại học Khoa học xã hội Nhân văn (2009), Kỷ yếu hội thảo khoa học Khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn, Khoa Lưu trữ Quản trị văn phòng - Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Hà Nội 17 Nguyễn Thị Thúy Hà (2006), Tổ chức quản lý văn khai thác thông tin văn phục vụ hoạt động quản lý đào tạo Học viên báo chí tuyên truyền, Luận văn Thạc sỹ, Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Hà Nội 69 18 Trịnh Thị Hà (2002), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc quản lý nhà nước đất đai thành phố Hà Nội, khóa luận tốt nghiệp hệ quy, Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Hà Nội 19 Đỗ Phú Hải (2012), Giáo trình vấn đề Chính sách cơng, Học viện Khoa học xã hội, Hà Nội 20 Nguyễn Hữu Hải (2006), Giáo trình hoạch định phân tích sách cơng, Nhà xuất Giáo dục 21 Hồ Việt Hạnh (2017), “Bàn khái niệm sách cơng”, Tạp chí Nhân lực Khoa học xã hội, số 12, tr 3-6 22 Nguyễn Văn Hàm (1994), Pháp luật lưu trữ vai trò việc xây dựng lưu trữ quốc gia, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, số 23 Trần Phương Hoa (2007), Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử quan cấp Bộ, Luận văn Thạc sỹ, Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Hà Nội 24 Lê Thị Minh Hồng (2010), Công tác văn thư - lưu trữ Chi cục Thuế quận Thanh Xuân - khảo sát, đánh giá kiến nghị, Khóa luận tốt nghiệp hệ chức, Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Hà Nội 25 Trần Thị Lê (2006), Chỉnh lý khoa học tài liệu phông lưu trữ Cục thuế Lạng Sơn, Khóa luận tốt nghiệp hệ quy, Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Hà Nội 26 Trần Thị Kim Oanh (2020), thực sách lưu trữ quan hành nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ sách cơng, Học viện Khoa học xã hội, Đà Nẵng 27 Vũ Thị Phụng (1990), Một số suy nghĩ vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nước ta, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, số 28 Vũ Thị Phụng (1990), Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử dân tộc, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, số 70 29 Vũ Thị Phụng (2006), Nghiệp vụ lưu trữ bản, NXB Hà Nội, Hà Nội 30 Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ 31 Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng (2016), Hướng dẫn số 650/HD-SNV thu thập tài liệu vào Lưu trữ quan, giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2016, ngày 20 tháng năm 2016, Cao Bằng 32 Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng (2018), Báo cáo số 697/BC-SNV việc sơ kết 05 năm thực Luật Lưu trữ giai đoạn 2012-2017 năm 2018, ngày 27 tháng năm 2018, Cao Bằng 33 Thủ tướng Chính phủ (2017), Chỉ thị số 35/CT-TTg tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử năm 2017, ngày 07 tháng năm 2007, Hà Nội 34 Thủ tướng Chính phủ (2007), Quyết định số 1229/QĐ-TTg ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam năm 2007, ngày 17 tháng năm 2007, Hà Nội 35 Thủ tướng Chính phủ (2010), Quyết định số 1784/QĐ-TTg Phê duyệt đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” năm 2010, ngày 24 tháng năm 2010, Hà Nội 36 Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng (2014), Quyết định số 1135/QĐ-UBND Ban hành Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng năm 2014, ngày 11 tháng năm 2014, Cao Bằng 37 Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng (năm 2015), Chỉ thị số 10/CT-UBND việc tăng cường, quản lý công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Cao Bằng năm 2015, ngày 16 tháng năm 2015, Cao Bằng 38 Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng (2015), Quyết định số 1461/QĐ-UBND việc ban hành Danh mục quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng năm 2015, ngày 11 tháng năm 2015, Cao Bằng 71 39 Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng (2016), Quyết định số 10/2016/QĐUBND việc Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Cao Bằng năm 2016, ngày 20 tháng năm 2016, Cao Bằng 40 Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng (2016), Quyết định số 97/QĐ-UBND Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Cao Bằng đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 năm 2016, ngày 29 tháng 01 năm 2016, Cao Bằng 41 Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng (2017), Quyết định số 192/QĐ-UBND Ban hành Quy chế Quản lý, sử dụng Hệ thống Quản lý văn điều hành VNPT – ioffice địa bàn tỉnh Cao Bằng năm 2017, ngày 28 tháng 02 năm 2017, Cao Bằng 42 Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng (2019), Quyết định số 49/2019/QĐUBND việc Sửa đổi, bổ sung khoản Điều 11 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Cao Bằng kèm theo Quyết định số 10/2016/QĐ-UBND ngày 20/5/2016 Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng năm 2019, ngày 22 tháng 11 năm 2019, Cao Bằng 43 Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng (năm 2020), Báo cáo số 1056/BC-UBND tổng kết tình hình thực Luật Lưu trữ từ năm 2012 đến năm 2019 năm 2020, ngày 27 tháng năm 2020, Cao Bằng 72