Giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản

SỞ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ĐỒNG THÁP TRƯỜNG TRUNG CẤP THÁP MƯỜI GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT SOẠN THOẢN VĂN BẢN Đồng Tháp BÀI 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN Khái niệm a Văn Hoạt động giao tiếp nhân loại thực chủ yếu ngôn ngữ Phương tiện giao tiếp thực từ buổi đầu xã hội loài người Với đời chữ viết, người thưc không gian cách biệt qua nhiều hệ Hoạt động giao tiếp ngơn ngữ ln ln thực qua q trình phát nhận ngơn Hiện có nhiều quan niệm khác văn bản: - Quan niệm 1: “Văn loại tài liệu hình thành hoạt động khác đời sống xã hội”; - Quan niệm 2: Quan niệm nhà ngôn ngữ: “Văn chỉnh thể ngôn ngữ, thường bao gồm tập hợp câu có đầu đề, có tính quán chủ đề, trọn vẹn nội dung, tổ chức theo kết cấu chặt chẽ”; - Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng nhà nghiên cứu hành chính: “Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu ngôn ngữ định” b Văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước (VBQLNN) định thông tin quản lý thành văn (được văn hoá) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhà nước đảm bảo thi hành hình thức khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân Chức văn quản lý nhà nước a Chức thông tin Là chức quan trọng, chất văn bản, nguyên nhân hình thành văn sở để thực chức khác Chức thông tin văn thể mặt sau: - Ghi lại thông tin quản lý - Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi đến nơi khác hệ thống quản lý hay hệ thống với bên - Giúp cho quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý - Giúp quan xử lý, đánh giá thông tin thu thông qua hệ thống truyền đạt thơng tin khác Ví dụ: Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội tỉnh giúp cho quan, đơn vị, tổ chức nhân dân biết, chủ động hoạt động b Chức quản lý Đây chức có tính chất thuộc tính văn quản lý Chức quản lý văn thể khía cạnh sau: - Thơng tin văn quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt công việc nhà lãnh đạo, làm sở ban hành định quản lý - Văn ghi lại truyền đạt định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức thực định - Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu hoạt động quản lý Ví dụ: Căn thông tin kế hoạch phát triển kinh tế xã hội tỉnh, quan quản lý Nhà nước, tổ chức địa phương tỉnh đưa định quản lý đắn công tác đạo điều hành c Chức pháp lý Chức pháp lý văn biểu trước hết là: - Ghi lại quy phạm pháp luật quan hệ pháp lý tồn xã hội pháp luật điều chỉnh Khi sử dụng hình thức văn để ghi lại truyển tải định thông tin quản lý, quan nhà nước sử dụng thẩm quyền Mệnh lệnh chứa văn có giá trị pháp lý bắt buộc người phải tuân theo Bản thân văn chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mối quan hệ, dựa vào để tổ chức hoạt động quan, cá nhân, tổ chức - Là sở pháp lý cho hoạt động quan, tổ chức Văn sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo hành lang pháp lý cho hoạt động quan tổ chức - Là cầu nối tạo mối quan hệ tổ chức, quan Văn hệ thống văn quản lý giúp xác định quan hệ pháp lý quan quản lý bị quản lý, tạo nên ràng buộc trách nhiệm quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động quyền hạn giao Ví dụ: quan hệ Bộ với sở, ban, ngành ; UBND tỉnh với UBND huyện, sở, ban, ngành - Bản thân văn nhiều trường hợp, chứng pháp lý để giải nhiệm vụ cụ thể quản lý điều hành công việc quan - Là trọng tài phân minh, phân xử thực văn không thống nhất, sở để giải tranh chấp bất đồng quan, đơn vị, cá nhân, giải quan hệ pháp lý nảy sinh - Tính pháp lý văn hiểu phù hợp văn (về nội dung thể thức) với quy định pháp luật hành 3 Các loại văn quản lý nhà nước a Văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật (QPPL) văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội Nhà nước đảm bảo thực Hệ thống văn quy phạm pháp luật bao gồm: + Hiến pháp, luật, nghị Quốc hội + Pháp lệnh, nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội + Lệnh, định Chủ tịch nước + Nghị định Chính phủ + Quyết định Thủ tướng Chính phủ + Nghị Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thơng tư Chánh án Tồ án nhân dân tối cao + Thông tư Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao + Thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang + Quyết định Tổng Kiểm toán Nhà nước + Nghị liên tịch Ủy ban Thường vụ Quốc hội Chính phủ với quan trung ương tổ chức trị - xã hội + Thơng tư liên tịch Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang + Nghị Hội đồng nhân dân cấp + Quyết định Ủy ban nhân dân cấp b Văn hành - Văn hành thơng thường Văn hành thơng thường dùng để chuyển đạt thơng tin hoạt động quản lý nhà nước công bố thông báo chủ trương, định hay nội dung kết hoạt động quan, tổ chức; ghi chép lại ý kiến kết luận hội nghị; thông tin giao dịch thức quan, tổ chức với tổ chức công dân Văn hành đưa định quản lý, đó, khơng dùng để thay cho văn quy phạm pháp luật văn cá biệt Văn hành thơng thường loại văn hình thành hoạt động quản lý nhà nước, sử dụng giải cơng việc có tính chất hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo… Các loại văn hành + Cơng văn + Thơng cáo + Thông báo + Báo cáo + Tờ trình + Biên + Dự án, đề án + Kế hoạch, chương trình + Diễn văn + Cơng điện + Các loại giấy (giấy mời, giấy đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép) + Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình,…) - Văn hành cá biệt Văn hành cá biệt định quản lý hành thành văn mang tính áp dụng pháp luật quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục định nhằm đưa quy tắc xử riêng áp dụng lần một nhóm đối tượng cụ thể, rõ Các loại văn hành cá biệt: + Lệnh: hình thức văn chủ thể ban hành nhằm đưa định quản lý cá biệt cấp + Nghị quyết: hình thức văn tập thể chủ thể ban hành nhằm đưa định quản lý cá biệt cấp + Nghị định quy định cụ thể tổ chức, địa giới hành thuộc thẩm quyền Chính phủ + Quyết định hình thức văn chủ thể ban hành nhằm đưa định quản lý cá biệt cấp + Chỉ thị: hình thức văn chủ thể ban hành có tính đặc thù, nhằm đưa định quản lý cá biệt cấp có quan hệ trực thuộc tổ chức với chủ thể ban hành Chỉ thị thường dùng để đơn đóc nhắc nhở cấp thực định, sách ban hành + Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy,… có tính chất nội Đây loại văn ban hành văn khác, trình bày vấn đề có liên quan đến quy định hoạt động quan, tổ chức định - Văn chuyên môn - kỹ thuật Đây văn mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành số quan nhà nước định theo quy định pháp luật Những quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng loại văn phải tuân thủ theo mẫu quy định quan nói trên, khơng tùy tiện thay đổi nội dung hình thức văn mẫu hóa Văn chun mơn hình thành số lĩnh vực cụ thể quản lý nhà nước tài chính, ngân hàng, giáo dục văn hình thành quan tư pháp bảo vệ pháp luật Các loại văn nhằm giúp cho quan chuyên môn thực số chức Ủy quyền, giúp thống quản lý hoạt động chuyên môn Những quan không nhà nước Ủy quyền không phép ban hành văn Văn kỹ thuật văn hình thành số lĩnh vực kiến trúc, xây dựng, khoa học công nghệ, địa chất, thủy văn, Đó vẽ phê duyệt, nghiệm thu đưa vào áp dụng thực tế đời sống xã hội Các văn có giá trị pháp lý để quản lý hoạt động chuyên môn, khoa học kỹ thuật Thẩm quyền ban hành văn quan nhà nước a Bộ máy nhà nước: Bộ máy nhà nước hệ thống quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương, tổ chức theo nguyên tắc chung thống nhất, tạo thành chế đồng để thực chức năng, nhiệm vụ Nhà nước Sơ đồ máy nhà nước Việt Nam Bộ máy Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam bao gồm ba loại quan: quan lập pháp, quan hành pháp, quan tư pháp - Cơ quan quyền lực nhà nước (Quốc hội quan quyền lực cao nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Hội đồng nhân dân quan quyền lực nhà nước địa phương) quan lập pháp - Cơ quan hành nhà nước (đứng đầu hệ thống Chính phủ, Bộ, quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện, xã, sở, phòng, ban…) quan hành pháp - Cơ quan tư pháp: + Các quan xét xử (Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân địa phương, Tòa án quân sự…) + Các quan kiểm sát (Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân địa phương, Viện kiểm sát quân sự) b Thẩm quyền ban hành văn quan quyền lực nhà nước  Quốc hội: Điều 69 Hiến pháp năm 2013 quy đinh: “Quốc hội quan đại biểu cao Nhân dân, quan quyền lực nhà nước cao nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Quốc hội thực quyền lập hiến, quyền lập pháp, định vấn đề quan trọng đất nước giám sát tối cao hoạt động Nhà nước” Nhiệm kỳ khóa Quốc hội năm Thành viên Quốc hội gồm: Chủ tịch quốc hội, Phó Chủ tịch quốc hội Đại biểu quốc hội Ủy ban thường vụ Quốc hội quan thường trực Quốc hội Ủy ban thường vụ Quốc hội gồm Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội Ủy viên Về thẩm quyền ban hành văn bản: Theo Hiến pháp, Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật luật tổ chức máy nhà nước thẩm quyền ban hành văn Quy phạm pháp luật quy định sau: - Quốc hội: Làm Hiến pháp sửa đổi Hiến pháp; làm Luật sửa đổi Luật; ban hành Nghị - UBTVQH: Làm sửa đổi Pháp lệnh; ban hành Nghị quyết, Nghị liên tịch  Chính quyền địa phương - Chính quyền địa phương gồm: Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân + Hội đồng nhân dân quan quyền lực nhà nước địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ Nhân dân, Nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương quan nhà nước cấp Hội đồng nhân dân định vấn đề địa phương luật định; giám sát việc tuân theo Hiến pháp pháp luật địa phương việc thực nghị Hội đồng nhân dân (Điều 113 Hiến pháp năm 2013) + Uỷ ban nhân dân cấp quyền địa phương Hội đồng nhân dân cấp bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân quan hành nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân tổ chức việc thi hành Hiến pháp pháp luật địa phương; tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân thực nhiệm vụ quan nhà nước cấp giao (Điều 114 Hiến pháp năm 2013) - Các cấp hành nhà nước gồm: + Tỉnh, Thành phố trực thuộc trung ương + Huyện, thị xã, thành phố trực thuộc Tỉnh; quận, huyện, thị xã trực thuộc thành phố trực thuộc trung ương + Xã, thị trấn trực thuộc huyện; xã, phường trực thuộc thị xã, thành phố thuộc tỉnh; phường thuộc quận - Về thẩm quyền ban hành văn bản: Theo Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật luật tổ chức máy nhà nước thẩm quyền ban hành văn Quy phạm pháp luật quy định sau: + Hội đồng nhân dân cấp: ban hành Nghị + Uỷ ban nhân dân cấp: ban hành Quyết định c Thẩm quyền ban hành văn quan hành nhà Chính phủ quan hành nhà nước cao nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, thực quyền hành pháp, quan chấp hành Quốc hội (Điều 94 Hiến pháp năm 2013) Chính phủ gồm Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng Thủ trưởng quan ngang Theo quy định Nghị 03/2011/QH13 Quốc hội thông qua ngày 02/8/2011 cấu tổ chức Chính phủ gồm có 22 quan ngang Trong đó: + 18 Bộ bao gồm: Bộ Quốc phịng; Bộ Công an; Bộ Ngoại giao; Bộ Nội vụ; Bộ Tư pháp; Bộ Kế hoạch Đầu tư; Bộ Tài chính; Bộ Công thương; Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn; Bộ Giao thông vận tải; Bộ Xây dựng; Bộ Tài nguyên Môi trường; Bộ Thông tin Truyền thông; Bộ Lao động - Thương binh Xã hội; Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch; Bộ Khoa học Công nghệ; Bộ Giáo dục Đào tạo; Bộ Y tế + 04 quan ngang bao gồm: Ủy ban Dân tộc; Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; Thanh tra Chính phủ; Văn phịng Chính phủ - Về thẩm quyền ban hành văn bản: Theo Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật luật tổ chức máy nhà nước thẩm quyền ban hành văn Quy phạm pháp luật quy định sau: + Chính phủ: Nghị định, Nghị liên tịch + Thủ tướng Chính phủ: Quyết định + Bộ trưởng thủ trưởng quan ngang bộ: Thông tư, Thông tư liên tịch d Thẩm quyền ban hành văn Tòa án nhân dân tối cao: Tòa án nhân dân quan xét xử nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, thực quyền tư pháp Tòa án nhân dân gồm Tòa án nhân dân tối cao Tòa án khác luật định (Điều 102 Hiến pháp 2013) Tòa án nhân dân tối cao có Chánh án, Phó Chánh án, Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao, Thẩm tra viên, Thư ký Tòa án Về thẩm quyền ban hành văn bản: Theo Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật luật tổ chức máy nhà nước thẩm quyền ban hành văn Quy phạm pháp luật Chánh án Tòa án nhân dân tối cao gồm: Thông tư, Thông tư liên tịch e Thẩm quyền ban hành văn Viện kiểm sát nhân dân tối cao Viện kiểm sát nhân dân thực hành quyền công tố, kiểm sát hoạt động tư pháp Viện kiểm sát nhân dân gồm Viện kiểm sát nhân dân tối cao Viện kiểm sát khác luật định (Điều 107 Hiến pháp năm 2013) Viện kiểm sát nhân dân tối cao có Viện trưởng, Phó viên trưởng, Kiểm sát viên, Điều tra viên, Kiểm tra viên Về thẩm quyền ban hành văn bản: Theo Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật luật tổ chức máy nhà nước thẩm quyền ban hành văn Quy phạm pháp luật Viện trưởng viện kiểm sát nhân dân tối cao gồm: Thông tư, Thông tư liên tịch - BÀI 3: NHỮNG YÊU CẦU CHUNG VỀ NỘI DUNG, THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Khái niệm Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định - Các thành phần gồm: + Quốc hiệu tiêu ngữ; + Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; + Số ký hiệu văn bản; + Địa danh thời gian ban hành văn bản; + Tên loại trích yếu nội dung văn bản; + Nội dung văn bản; + Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; + Con dấu, chữ ký số quan, tổ chức; + Nơi nhận - Các thành phần bổ sung gồm: + Phụ lục; + Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành; + Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành; + Địa quan, tổ chức; thư điện tử, trang thông tin điện tử; số điện thoại, số Fax; Yêu cầu nội dung văn – Văn phải có tính mục đích Văn quản lý hành nhà nước ban hành với danh nghĩa quan Nhà nước nhằm đề chủ trương, sách hay giải vấn đề việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ quan Do đó, soạn thảo tiến tới ban hành văn địi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng u cầu đòi hỏi văn ban hành phải thể mục tiêu giới hạn nó, trước soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn ban hành để làm gì? nhằm giải vấn đề gì? giới hạn vấn đề đến đâu? kết việc thực văn gì? – Văn phải có tính khoa học Văn có tính khoa học phải viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định Nhà nước nội dung phải quán Một văn có tính khoa học phải đảm bảo: + Có đủ lượng thơng tin quy phạm thơng tin thực tế cần thiết, thông tin phải xử lý đảm bảo xác 10