Tóm tắt tăng cường quản lý văn bản trên môi trường Điện tử tại ngân hàng nhà nước việt nam giai Đoạn 2025 2030

Tuy nhiên, việc quản lý văn bản trên môi trường điện tử còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc như: hệ thống các văn bản pháp luật quy định về công tác quản lý văn bản điện tử chưa cụ thể, cò

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGÔ HUY HOÀNG

TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

GIAI ĐOẠN 2025-2030

ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH: QUẢN LÝ CÔNG

Hà Nội, năm 2024

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGÔ HUY HOÀNG

TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do xây dựng đề án

Bối cảnh chuyển đổi số đòi hỏi các cơ quan nhà nước phải đẩy mạnh phát triển

hạ tầng số đồng bộ, bao gồm hạ tầng mạng, hạ tầng trung tâm dữ liệu, hạ tầng nền tảng và hạ tầng ứng dụng, đáp ứng nhu cầu một cách tập trung và thông suốt Đồng thời, cần tạo lập dữ liệu về kinh tế - xã hội phục vụ cho việc ra quyết định chính sách

và xây dựng dữ liệu mở dễ dàng truy cập và sử dụng trên mạng internet Việc này góp phần tăng cường công khai, minh bạch, phòng chống tham nhũng, thúc đẩy phát triển các dịch vụ số trong nền kinh tế Bên cạnh đó, cần cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ cao, có thể sử dụng trên thiết bị di động với giao diện thân thiện, quy trình đơn giản, thanh toán trực tuyến, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dân và doanh nghiệp, đảm bảo nhanh chóng, chính xác, không giấy tờ và giảm thiểu chi phí Thực hiện chủ trương đổi mới sáng tạo và bắt kịp cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, Chính phủ đã ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg, đưa ra một lộ trình chuyển đổi số toàn diện và khả thi, nhằm xây dựng một Việt Nam số, hiện đại và phát triển bền vững Việc xây dựng và quản lý văn bản trên môi trường điện tử của các cơ quan, tổ chức là một trong những yêu cầu đặt ra để đáp ứng mục tiêu trên Nhưng cũng đang đặt ra nhiều thách thức cho các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh chuyển đổi số như hiện nay

Trong thời gian qua, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (gọi tắt là Ngân hàng) nói riêng và các cơ quan nhà nước nói chung đang từng bước thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động quản lý của mình Công tác quản lý văn bản đóng vai trò trung tâm trong việc lưu trữ và quản lý thông tin một cách hệ thống, tạo nên

bộ nhớ tổ chức Nhờ đó, các cơ quan hành chính nhà nước có thể truy cập, cập nhật

và khai thác thông tin một cách nhanh chóng, phục vụ cho quá trình ra quyết định, hoạch định chiến lược và đánh giá hiệu quả hoạt động, đảm bảo tính liên tục và toàn diện trong quá trình quản lý Tuy nhiên, việc quản lý văn bản trên môi trường điện tử còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc như: hệ thống các văn bản pháp luật quy định về công tác quản lý văn bản điện tử chưa cụ thể, còn mang tính chất chung chung, tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam việc ban hành quy định cụ thể về quản lý văn bản điện tử cũng chưa rõ ràng; kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ CBCC làm công tác quản lý văn bản lưu trữ tại Ngân hàng còn nhiều hạn chế; cơ sở hạ tầng, trang thiết bị máy móc phục vụ việc quản lý văn bản điện từ còn chưa tốt; nhận thức của đội ngũ CBCC trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý văn bản trên môi trường điện tử còn chưa sâu sắc nên việc triển khai tổ chức, thực hiện còn gặp nhiều khó khăn… Vì vậy, nghiên cứu về quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong bối cảnh hiện nay để tìm ra những hạn chế và nguyên nhân của hạn chế từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm tăng cường công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại các cơ quan nhà nước trong bối cảnh chuyển đổi số là rất cần thiết

văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam giai đoạn 2030” làm đề án thạc sĩ, với mong muốn đóng góp thiết thực cho việc tăng cường công tác quản lý văn bản tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong bối cảnh chuyển đổi số

2025-2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ của PGS.TS Lưu Kiếm Thanh năm 2008

“Nghiên cứu phương pháp quản lý văn bản điện tử tại cơ quan nhà nước ở Việt Nam hiện nay”

Nghiên cứu của Thạc sĩ Từ Thị Kim Ngân năm 2018 đã cung cấp một góc nhìn sâu rộng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư, một cơ quan có khối lượng công việc và độ phức tạp cao hơn nhiều

so với các cơ quan cấp huyện

Một nghiên cứu mang tính cụ thể trong việc triển khai thực hiện công tác quản

lý văn bản điện tử tại một địa phương đó là công trình nghiên cứu làm luận văn thạc

sỹ của tác giả Hà Mạnh Tùng, Học viện Hành chính, thực hiện vào năm 2020 với đề tài “Quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội”

Bài viết “Một số vấn đề lý luận về quản lý tài liệu điện tử trong cơ quan hành

chính nhà nước” của tác giả Vũ Đăng Minh đăng trên Tạp chí Tổ chức Nhà nước

(11/2021)

Bài viết “Công tác quản lý nhà nước về lưu trữ điện tử trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0” của tác giả Đặng Thị Thu Phương đăng trên Tạp chí Quản lý nhà nước (9/2023) đã Cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang tác động mạnh mẽ đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội

Bài viết “Xây dựng và quản lý văn bản điện tử” của tác giả Nguyễn Thị Hà đăng trên Tạp chí Quản lý nhà nước (2/2023) đã nêu lên việc xây dựng và quản lý văn bản điện tử trong bối cảnh chuyển đổi số là xu hướng tất yếu hiện nay

Bài viết “Công tác quản lý nhà nước về lưu trữ điện tử trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0” của tác giả Đặng Thị Thu Phương đăng trên Tạp chí Quản lý nhà nước (9/2023) đã Cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang tác động mạnh mẽ đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội

Từ những nghiên cứu kể trên cho thấy, tại Việt Nam đã có nhiều đề tài nghiên cứu khác nhau về quản lý văn bản nói chung và văn bản điện tử nói riêng Tuy nhiên, mỗi đơn vị thì có những đặc điểm, chức năng và nhiệm vụ khác nhau Do vậy, quản

lý văn bản điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong bối cảnh chuyển đổi số như thế nào để đạt được kết quả tốt nhất, đó chính là những “khoảng trống” rất cần thiết phải có nghiên cứu cụ thể

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Đề án nghiên cứu công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử

+ Phạm vi thời gian: Số liệu được nghiên cứu trong giai đoạn 2021 – 2023,

định hướng giai đoạn 2025 - 2030

+ Phạm vi không gian: tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục tiêu đề án: Trên cơ sở hệ thống hoá cơ sở lý luận về quản lý văn bản trên môi trường điện tử, đề án đi sâu phân tích, đánh giá thực trạng thực hiện công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong bối cảnh chuyển đổi số, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường quản lý văn lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong giai đoạn 2025 -

2030

- Nhiệm vụ đề án:

+ Hệ thống hoá cơ sở lý luận về quản lý văn bản trên môi trường điện tử

+ Phân tích thực trạng công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong bối cảnh chuyển đổi số, xác định những thuận lợi và khó khăn cũng như nguyên nhân của khó khăn trong thực hiện công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

+ Đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường quản lý văn bản trên môi trường điện

tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong giai đoạn 2025-2030

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp phân tích

- Phương pháp so sánh, đánh giá

- Phương pháp tổng hợp

6 Hiệu quả của đề án ứng dụng trong thực tiễn

Đề án đưa ra một cái nhìn tổng thể về công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong thời gian qua và đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại các

cơ quan nhà nước nói chung và tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam nói riêng trong bối cảnh chuyển đổi số như hiện nay, nhằm triển khai, thực hiện tốt Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Chính phủ về việc phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” nhằm hướng tới xây dựng một chính phủ số; khắc phục tồn tại hạn chế, bất cập trong việc tạo lập, quản lý cơ sở dữ liệu, từ đó giúp hoạt động quản lý, truy cập, tìm kiếm dữ liệu thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả Bên cạnh đó, đề án cũng góp phần tăng cương việc công khai, minh bạch, phòng chống tham nhũng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước nói chung và đối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam nói riêng

7 Kết cấu đề án

Chương 1 Cơ sở khoa học về quản lý văn bản trên môi trường điện tử

Chương 2 Thực trạng quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Chương 3 Phương hướng và giải pháp tăng cường quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam giai đoạn 2025-2030

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ 1.1 Quản lý văn bản trên môi trường điện tử

1.1.1 Khái niệm

Quản lý văn bản là một quá trình hệ thống, nhằm tổ chức và kiểm soát luồng văn bản đi và đến trong cơ quan, với mục tiêu đảm bảo hiệu quả trong công việc, bảo vệ thông tin và đáp ứng các yêu cầu của pháp luật, trong đó ứng dụng công nghệ thông tin

để quản lý toàn bộ vòng đời của một văn bản

Văn bản điện tử hay quản lý văn bản điện tử được tiếp cận theo các cách khác nhau, theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ thì môi trường điện tử được hiểu là “là môi trường trong đó thông tin được tạo lập, cung cấp, trao đổi, thu thập, xử lý, lưu trữ thông qua mạng Internet, mạng máy tính, các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu”

Quản lý văn bản trên môi trường điện tử việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ lưu trữ của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định trong đó thông tin được tạo lập, cung cấp, trao đổi, thu thập, xử lý, lưu trữ thông qua mạng Internet, mạng máy tính, các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu

1.1.2 Vai trò của quản lý văn bản trên môi trường điện tử đối với các cơ quan, tổ chức

Thứ nhất, Văn bản là công cụ giao tiếp chính thức, được sử dụng để truyền

đạt thông tin, chỉ đạo, điều hành và thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước

Thứ hai, quản lý văn bản trên môi trường điện tử mang lại nhiều lợi ích kinh tế và

hiệu quả Bằng cách tự động hóa các quy trình, giảm thiểu nhu cầu về nhân lực và vật tư, đồng thời tận dụng không gian lưu trữ ảo, việc chuyển đổi này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí

Thứ ba, quản lý văn bản điện tử là yếu tố cốt lõi trong việc hiện đại hóa nền

hành chính, tăng cường tính minh bạch, nâng cao hiệu quả làm việc và tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ, trao đổi thông tin, từ đó thúc đẩy quá trình chuyển đổi số quốc gia

1.1.3 Nhiệm vụ của quản lý văn bản trên môi trường điện tử

Để bảo vệ văn bản điện tử khỏi các mối đe dọa như virus, mã độc và tấn công mạng, cần xây dựng một hệ thống bảo mật đa lớp, bao gồm tường lửa, hệ thống phát hiện xâm nhập và phần mềm diệt virus Đồng thời, việc nâng cao ý thức về an toàn thông tin cho người dùng cũng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo tính bảo mật của

dữ liệu

Việc khai thác thông tin từ các văn bản điện tử một cách hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà còn hỗ trợ quá trình ra quyết định, nâng cao chất lượng công việc và tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức

Để đảm bảo tính hiệu quả và bền vững, hệ thống quản lý văn bản điện tử phải được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại và có khả năng thích ứng với sự thay đổi của môi trường công nghệ

1.1.4 Các nguồn lực, phương tiện và phương pháp quản lý văn bản trên môi trường điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc số hóa toàn bộ quy trình quản lý văn bản là một xu hướng tất yếu Điều này không chỉ đơn thuần là thay thế văn bản giấy bằng văn bản điện tử mà còn là sự thay đổi căn bản trong cách thức tổ chức và quản lý thông tin Việc áp dụng các công nghệ như đám mây, trí tuệ nhân tạo sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả và tính bảo mật của thông tin Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi này cũng đặt ra nhiều thách thức như chi phí đầu tư ban đầu và vấn đề bảo mật dữ liệu

Phương pháp quản lý văn bản trên môi trường điện tử bao gồm các phương pháp sau:

- Sử dụng các giải pháp phần mềm để xây dựng, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, từ đó tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, hỗ trợ tích hợp và chia sẻ thông tin

- Việc áp dụng các phần mềm quản lý nội dung giúp người dùng truy xuất, tìm kiếm và khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu văn bản điện tử một cách nhanh chóng và chính xác Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc thông minh, hỗ trợ người dùng chia sẻ và cộng tác hiệu quả

- Sử dụng hệ thống mạng internet để chia sẻ, gửi văn bản điện tử

- Sử dụng hệ thống phần mềm để bảo vệ, bảo mật thông tin trong văn bản điện

tử

1.2 Quy trình quản lý văn bản trên môi trường điện tử

1.2.1 Trình tự quản lý văn bản đi

Trình tự quản lý văn bản đi như sau:

1.2.1.1 Cấp số, thời gian ban hành văn bản

Theo Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc cấp số, thời gian ban hành văn bản như sau:

- Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm)

Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử

+ Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng

+ Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định

+ Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định

- Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi

có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng

- Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống

1.2.1.2 Đăng ký văn bản đi

Theo Điều 16 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc đăng ký văn bản đi như sau:

- Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi

- Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử

1.2.1.4 Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Theo quy định tại Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc phát hành và theo dõi văn bản đi phải được thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và phục vụ hiệu quả công tác quản lý hành chính, cụ thể:

- Việc phát hành văn bản đi phải được thực hiện ngay sau khi ký, chậm nhất là vào cuối ngày làm việc kế tiếp Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản

- Việc phát hành văn bản mật phải được thực hiện một cách an toàn, bảo đảm

bí mật thông tin, đúng số lượng bản sao, đúng thời gian và đúng địa điểm, bằng hình thức chuyển phát bảo đảm và do người có thẩm quyền trực tiếp giao hoặc gửi

- Đối với tất cả các loại văn bản hành chính đã phát hành, khi phát hiện sai sót,

sẽ được xử lý như sau: Sai sót về nội dung sẽ được sửa chữa bằng văn bản thay thế có giá trị pháp lý tương đương; sai sót về hình thức sẽ được đính chính bằng công văn của cơ quan ban hành, nhằm đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong công tác văn thư

- Thu hồi văn bản

+ Bên nhận phải gửi trả lại bản gốc văn bản giấy bằng đường bưu điện hoặc trực tiếp đến cơ quan ban hành trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo thu hồi

+ Bên nhận phải xóa bỏ bản ghi văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản

và điều hành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo thu hồi

và thông báo kết quả cho bên gửi

- Văn thư cơ quan sẽ in đủ số lượng bản sao từ văn bản điện tử đã được ký số, đóng dấu và giao cho nhân viên văn thư để lưu trữ và gửi đến các cơ quan, tổ chức có liên quan

- Việc phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy phải tuân thủ chặt chẽ quy trình tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, đảm bảo tính chính xác

và hiệu lực pháp lý của văn bản

1.2.1.5 Lưu văn bản đi

Tại Điều 19 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc lưu văn bản đi như sau:

- Đối với việc lưu văn bản giấy:

+ Việc lưu trữ bản gốc đã đóng dấu tại văn thư cơ quan theo thứ tự đăng ký không chỉ giúp bảo quản văn bản mà còn phục vụ cho việc chứng minh tính hợp pháp của văn bản trong quá trình lưu trữ và sử dụng

+ Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc

- Đối với việc lưu văn bản điện tử:

+ Bản gốc văn bản điện tử được lưu trữ trên hệ thống của cơ quan, vừa đảm bảo tính an toàn, vừa có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy

+ Cơ quan, tổ chức có hệ thống quản lý văn bản điện tử đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định pháp luật liên quan có thể sử dụng và lưu trữ bản gốc văn bản điện tử trên hệ thống này, thay thế cho việc lưu trữ bản gốc văn bản giấy truyền thống, đồng thời đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý

+ Các cơ quan, tổ chức chưa đáp ứng các yêu cầu về hệ thống quản lý văn bản điện tử theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP sẽ phải tuân thủ quy định tại khoản 5 Điều 18 của Nghị định này, cụ thể là tạo và lưu trữ bản chính văn bản giấy tại văn thư cơ quan để đảm bảo tính pháp lý và phục vụ cho công tác quản

- Đối với văn bản giấy

+ Văn thư cơ quan thực hiện việc kiểm tra số lượng, tình trạng bì thư, dấu niêm phong và đối chiếu thông tin trên bì thư với nội dung văn bản bên trong nhằm đảm bảo sự chính xác, đầy đủ của văn bản và tình trạng nguyên vẹn của bì thư, dấu niêm phong

+ Theo quy định, toàn bộ văn bản giấy đến, bao gồm cả văn bản mật, gửi đến

cơ quan, tổ chức đều phải trải qua quy trình bóc bì và đóng dấu “ĐẾN” trước khi được tiếp nhận vào hệ thống lưu trữ

+ Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP

- Đối với văn bản điện tử

+ Trước khi tiếp nhận văn bản điện tử lên hệ thống quản lý văn bản, Văn thư

cơ quan phải tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và toàn vẹn của dữ liệu

+ Nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, khi nhận được văn bản điện tử không đáp ứng tiêu chuẩn hoặc gửi sai, cơ quan, tổ chức tiếp nhận sẽ tiến hành trả lại

+ Việc thông báo xác nhận việc tiếp nhận văn bản qua hệ thống trước khi kết thúc ngày làm việc là yêu cầu bắt buộc, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình trao đổi văn bản giữa các cơ quan, tổ chức

- Số đến của văn bản được hệ thống tự động cấp một cách liên tục, dựa trên thời gian tiếp nhận, nhằm tạo ra một cơ sở dữ liệu thống nhất về các văn bản đến

- Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống

+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến Mẫu Sổ đăng

ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này

+ Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống

Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống Để nâng cao hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí, văn bản đến sẽ được số hóa và cập nhật vào hệ thống quản lý văn bản điện tử theo quy định tại Phụ lục I và VI của Nghị định

- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

1.2.2.3 Trình, chuyển giao văn bản đến

Tại Điều 23 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc trình, chuyển giao văn bản đến như sau:

- Văn thư cơ quan sẽ trình văn bản đến trực tiếp cho người có thẩm quyền hoặc gửi qua hệ thống quản lý văn bản trước 17h00 cùng ngày làm việc Khi trình văn bản, Văn thư cơ quan cần tóm tắt nội dung chính và đề xuất phương án xử lý ban đầu

- Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;

Mỗi văn bản đến sẽ được phân công cụ thể cho đơn vị hoặc cá nhân có thẩm quyền để thực hiện các nhiệm vụ được giao, bao gồm việc đưa ra ý kiến chỉ đạo, xây dựng kế hoạch và giải quyết vấn đề

- Ý kiến chỉ đạo, giải quyết đối với văn bản giấy sẽ được ghi trực tiếp vào mục

"Chuyển" trong phần "ĐẾN" của văn bản hoặc vào Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP

- Văn thư cơ quan sẽ gửi văn bản điện tử lên hệ thống quản lý văn bản để người có thẩm quyền xem xét và đưa ra ý kiến chỉ đạo

Người có thẩm quyền sẽ trực tiếp ghi ý kiến chỉ đạo và cập nhật thông tin về người phụ trách, thời hạn hoàn thành và các yêu cầu cụ thể vào hệ thống quản lý văn bản ngay sau khi xem xét xong văn bản:

+ Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản;

+ Thời hạn giải quyết;

+ Chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết

1.2.2.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Việc giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến như sau:

- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo và theo dõi quá trình giải quyết các văn bản đến

- Mỗi khi tiếp nhận văn bản, đơn vị hoặc cá nhân liên quan phải nghiên cứu kỹ lưỡng và xử lý vấn đề theo đúng quy định về thời gian đã được ban hành

1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý văn bản trên môi trường điện tử

1.5.1 Yếu tố pháp lý

Việc xây dựng một hệ thống pháp luật hoàn chỉnh và chi tiết về quản lý văn bản điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là cơ sở để các cơ quan nhà nước xây dựng và triển khai các giải pháp công nghệ thông tin hiện đại, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính

Việc chuyển đổi từ quản lý văn bản truyền thống sang quản lý văn bản điện tử đòi hỏi sự đầu tư mạnh mẽ về nguồn lực, đồng thời cần có sự tham gia tích cực của toàn thể cán bộ, công chức

1.5.2 Yếu tố kinh tế

Để đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin ngày càng cao trong kỷ nguyên số, các

tổ chức cần không ngừng đầu tư vào việc nâng cấp hệ thống phần cứng và phần mềm Một nguồn ngân sách ổn định và được sử dụng hiệu quả sẽ giúp các tổ chức xây dựng một nền tảng công nghệ vững chắc, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển đổi số, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý văn bản

Việc chuyển đổi sang quản lý văn bản điện tử mang lại nhiều lợi ích kinh tế, bao gồm giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của tổ chức

Chủ trương tiết kiệm, chống lãng phí và cơ chế phân bổ tài sản hợp lý là nền tảng để các cơ quan, tổ chức đầu tư vào công nghệ quản lý văn bản Việc đánh giá hiệu quả một cách khách quan thông qua các chỉ số đo lường cụ thể sẽ giúp các cơ quan, tổ chức tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động

làm việc, giảm thiểu chi phí và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân

tảng vững chắc cho quá trình chuyển đổi số trong quản lý nhà nước Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, nơi mọi người có thể tương tác và làm việc hiệu quả thông qua các nền tảng số T

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÊN MÔI TRƯỜNG

ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu khái quát về Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

2.1.1.1 Vị trí

Theo Nghị định số 102/2022/NĐ-CP, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, với tư cách là cơ quan ngang bộ của Chính phủ và Ngân hàng Trung ương, chịu trách nhiệm toàn diện về việc quản lý nhà nước trong lĩnh vực tiền tệ và ngân hàng Ngân hàng Nhà nước thực hiện các chức năng quan trọng như: phát hành tiền, quản lý dự trữ ngoại hối, giám sát hoạt động của các tổ chức tín dụng và cung cấp dịch vụ thanh toán Mục tiêu cuối cùng của Ngân hàng Nhà nước là xây dựng một hệ thống tài chính ổn định, hiện đại và phục vụ tốt cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước

2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, theo quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về tiền tệ, hoạt động ngân hàng và ngoại hối Ngân hàng thực hiện các chức năng như xây dựng chính sách tiền tệ, giám sát các tổ chức tín dụng, bảo đảm ổn định hệ thống tài chính và đại diện Việt Nam tại các tổ chức tài chính quốc tế

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của cơ quan

2.2 Thực trạng hoạt động quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

2.2.1 Công tác quản lý văn bản tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Việc soạn thảo, ban hành văn bản của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN) cơ bản được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, của NHNN về quy trình, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký, thể thức, kỹ thuật trình bày NHNN trong thời gian qua đã triển khai công tác soạn thảo và ban hành văn bản tuân thủ đúng theo các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác quản lý văn bản; Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày

10/3/2020 của Bộ Công an về mẫu biểu sử dụng trong công tác bí mật Nhà nước; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận Văn bản điện tử trong hệ thống cơ quan hành chính nhà nước Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản điện tử đã được đảm bảo xử lý các bước trên hệ thống, lưu mọi tác động vào văn bản, đã ký số, phát hành điện tử cơ bản đều theo đúng quy định

Bước 1: Soạn bản thảo văn bản

Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình soạn thảo, bao gồm: xác định loại văn bản, thu thập và xử lý thông tin, và hoàn thiện văn bản về mặt hình thức Để đảm bảo chất lượng văn bản, người soạn thảo cần tuân thủ các nguyên tắc khoa học, sử dụng ngôn ngữ chính xác và trình bày văn bản một cách logic, mạch lạc

Ngân hàng Nhà nước ban hành các loại văn bản hành chính đa dạng, bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định; Văn bản hướng dẫn: Thông báo, hướng dẫn; Văn bản kế hoạch: Chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án; Văn bản báo cáo: Báo cáo, biên bản; Văn bản giao dịch: Tờ trình, hợp đồng, công văn, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền; Văn bản thông tin: Giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, thư công

Thể thức văn bản là một hệ thống các quy tắc, chuẩn mực về cấu trúc và hình thức của văn bản, đảm bảo tính thống nhất và chuyên nghiệp trong giao tiếp hành chính Kỹ thuật trình bày văn bản là tập hợp các quy tắc về định dạng, bố cục và sắp xếp các yếu tố trên trang giấy, nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp cho văn bản Việc lựa chọn khổ giấy, font chữ, cỡ chữ, khoảng cách, lề phù hợp sẽ giúp văn bản trở nên dễ đọc, dễ hiểu và tạo ấn tượng tốt với người đọc

Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản thực hiện đầy đủ quy trình về việc soạn thảo văn bản, sau đó tải toàn bộ bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống phần mềm Edoc của NHNN Khi có yêu cầu điều chỉnh, người có thẩm quyền sẽ trực tiếp ghi nhận ý kiến lên hệ thống quản lý văn bản

Bước 2: Duyệt bản thảo, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

- Duyệt bản thảo: Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt Trong trường hợp phát sinh nhu cầu điều chỉnh nội dung của bản thảo đã được phê duyệt, người soạn thảo phải trình lại người có thẩm quyền để xin ý kiến và được cấp phép thực hiện

- Kiểm tra văn bản:

Việc ký nháy/tắt vào cuối văn bản không chỉ là một hình thức xác nhận mà còn

là một cam kết pháp lý Trưởng đơn vị soạn thảo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, hợp pháp và sự phù hợp của nội dung văn bản với các quy định hiện hành

Bước 3: Ký, ban hành văn bản

Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký văn bản duyệt bản thảo, đơn vị soạn thảo văn bản gửi bản mềm qua Văn thư để kiểm tra về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn thư chỉnh sửa (nếu cần) gửi lại bản mềm văn bản đạt yêu cầu về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản ngay trong ngày cho đơn vị soạn thảo