Việc thực hiện các yêu cầu trong trong quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước .... Tuy nhiên, việc quản lý văn bản trên môi trường điện tử còn gặp nhiều khó khăn,
Lý do xây dựng đề án
Văn bản hành chính không chỉ là công cụ giao tiếp mà còn là cơ sở pháp lý cho quản lý nhà nước Công tác quản lý văn bản đóng vai trò trung tâm trong việc lưu trữ và quản lý thông tin hệ thống, tạo nên bộ nhớ tổ chức Nhờ đó, các cơ quan hành chính có thể truy cập, cập nhật và khai thác thông tin nhanh chóng, phục vụ cho quyết định, hoạch định chiến lược và đánh giá hiệu quả hoạt động, đảm bảo tính liên tục và toàn diện trong quản lý.
Chuyển đổi số yêu cầu các cơ quan nhà nước phát triển hạ tầng số đồng bộ, bao gồm mạng, trung tâm dữ liệu, nền tảng và ứng dụng, nhằm đáp ứng nhu cầu một cách tập trung và thông suốt Cần xây dựng dữ liệu kinh tế - xã hội để hỗ trợ quyết định chính sách và tạo ra dữ liệu mở dễ dàng truy cập, góp phần tăng cường công khai, minh bạch và phòng chống tham nhũng Đồng thời, việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến chất lượng cao, thân thiện với thiết bị di động, quy trình đơn giản và thanh toán an toàn sẽ nâng cao trải nghiệm cho người dân và doanh nghiệp Chính phủ đã ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg để thực hiện lộ trình chuyển đổi số toàn diện, hướng tới xây dựng một Việt Nam số, hiện đại và bền vững Tuy nhiên, việc quản lý văn bản điện tử cũng đặt ra nhiều thách thức cho các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và các cơ quan nhà nước đang tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, trong đó quản lý văn bản là trung tâm, giúp lưu trữ và truy cập thông tin hiệu quả Tuy nhiên, việc quản lý văn bản điện tử vẫn gặp nhiều khó khăn do hệ thống pháp luật chưa cụ thể, quy định chưa rõ ràng, kỹ năng công nghệ thông tin của cán bộ còn hạn chế, và cơ sở hạ tầng chưa đáp ứng yêu cầu Nhận thức của đội ngũ cán bộ công chức về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cũng còn yếu Do đó, nghiên cứu về quản lý văn bản điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam là cần thiết để xác định các hạn chế và đề xuất giải pháp cải thiện trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.
Học viên đã chọn đề tài “Tăng cường quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam giai đoạn 2025-2030” cho đề án thạc sĩ, nhằm đóng góp tích cực vào việc cải thiện quản lý văn bản tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong bối cảnh chuyển đổi số.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại các cơ quan nhà nước đã được rất nhiều các tác giả nghiên cứu như:
Nghiên cứu của Thạc sĩ Từ Thị Kim Ngân năm 2018 đã cung cấp cái nhìn sâu sắc về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư, nơi có khối lượng công việc và độ phức tạp cao Trong khi luận văn của tác giả tập trung vào xây dựng mô hình quản lý văn bản điện tử cho các phòng ban chuyên môn, nghiên cứu này lại đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý văn bản hiện tại và đề xuất giải pháp cải tiến Cả hai nghiên cứu đều có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy chuyển đổi số trong quản lý hành chính nhà nước.
Nghiên cứu của Hà Mạnh Tùng, Học viện Hành chính, năm 2020, với đề tài “Quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội”, đã hệ thống hóa và đề xuất giải pháp cải thiện quản lý văn bản điện tử tại cơ quan này Công trình mang giá trị thực tiễn cao trong triển khai quản lý văn bản điện tử ở các cơ quan hành chính nhà nước Tuy nhiên, việc áp dụng còn gặp một số hạn chế do đặc thù riêng của từng cơ quan.
Bài viết "Một số vấn đề lý luận về quản lý tài liệu điện tử trong cơ quan hành chính nhà nước" của tác giả Vũ Đăng Minh, đăng trên Tạp chí Tổ chức, khám phá các khía cạnh lý thuyết liên quan đến việc quản lý tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước Tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu, nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và tính minh bạch trong hành chính Bài viết cũng đề cập đến các thách thức và giải pháp cần thiết để cải thiện quy trình quản lý tài liệu điện tử, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của hệ thống hành chính nhà nước.
Nghiên cứu về quản lý tài liệu điện tử, như bài viết của Vũ Đăng Minh, là cần thiết để đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin trong thời đại số Việc làm rõ các vấn đề lý luận này sẽ góp phần xây dựng hệ thống lý luận thống nhất về quản lý tài liệu, tạo nền tảng cho sự phát triển của Chính phủ số.
Bài viết của Đặng Thị Thu Phương trên Tạp chí Quản lý nhà nước (9/2023) nhấn mạnh rằng Cách mạng công nghiệp 4.0 đang tác động mạnh mẽ đến mọi lĩnh vực xã hội, đặc biệt là thông qua các thành tựu trong trí tuệ nhân tạo, công nghệ số và tự động hóa Để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong bối cảnh này, Việt Nam cần xây dựng các nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ điện tử Điều này sẽ góp phần phát triển chính phủ điện tử, hướng đến các giá trị minh bạch, liêm chính và hiệu quả trong phục vụ người dân.
Bài viết “Xây dựng và quản lý văn bản điện tử” của tác giả Nguyễn Thị
Hà đã chỉ ra trong Tạp chí Quản lý nhà nước (2/2023) rằng việc xây dựng và quản lý văn bản điện tử là một xu hướng tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay Để thực hiện thành công quá trình này, cần đổi mới tư duy, phương pháp, quy trình và chính sách, đồng thời xây dựng hạ tầng số để tạo lập dữ liệu mở và dữ liệu dùng chung Việc ưu tiên xây dựng và quản lý văn bản điện tử là một trong những nội dung quan trọng cần thực hiện để đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số.
Bài viết của Đặng Thị Thu Phương trên Tạp chí Quản lý nhà nước (9/2023) nhấn mạnh rằng cách mạng công nghiệp 4.0 đang có tác động mạnh mẽ đến mọi lĩnh vực xã hội Những thành tựu nổi bật trong trí tuệ nhân tạo, công nghệ số và tự động hóa mở ra cơ hội lớn cho việc ứng dụng trong sản xuất và quản lý nhà nước.
Nghiên cứu về quản lý văn bản, đặc biệt là văn bản điện tử, tại Việt Nam đã được thực hiện nhiều, tuy nhiên mỗi đơn vị có những đặc điểm và nhiệm vụ riêng Do đó, cần có nghiên cứu cụ thể về quản lý văn bản điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong bối cảnh chuyển đổi số để đạt hiệu quả tối ưu, nhằm lấp đầy những “khoảng trống” hiện tại.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề án nhằm hệ thống hoá lý luận về quản lý văn bản điện tử và phân tích thực trạng quản lý văn bản tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong bối cảnh chuyển đổi số Qua đó, đề xuất các giải pháp tăng cường quản lý văn bản điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong giai đoạn 2025 - 2030.
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý văn bản điện tử là cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác này Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc phân tích thực trạng quản lý văn bản tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam giúp xác định những thuận lợi và khó khăn Đồng thời, việc nhận diện nguyên nhân của những khó khăn trong quản lý văn bản điện tử sẽ hỗ trợ cải thiện quy trình và tăng cường hiệu quả hoạt động tại ngân hàng.
+ Đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong giai đoạn 2025-2030.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin:
Nghiên cứu này xây dựng mô hình lý thuyết quản lý văn bản điện tử tại các cơ quan nhà nước Việt Nam trong bối cảnh chuyển đổi số Để đạt được mục tiêu, nghiên cứu khảo sát các văn bản pháp luật như Luật Hành chính và Nghị định về quản lý văn bản, cùng với các công trình khoa học trong và ngoài nước Nghiên cứu thiết kế kế hoạch thu thập dữ liệu chi tiết, bao gồm phỏng vấn cán bộ văn thư và phân tích báo cáo, tài liệu liên quan Thông tin được thu thập từ website, đề tài nghiên cứu và báo cáo hàng năm của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, từ đó chọn lọc các kết quả hữu ích cho quá trình thực hiện đề án.
Phương pháp thống kê là công cụ quan trọng giúp định lượng hóa dữ liệu thu thập từ đề án, từ đó phát hiện xu hướng và mối quan hệ giữa các yếu tố, đồng thời đưa ra những kết luận có cơ sở.
Dữ liệu thu thập sẽ được nhập vào Microsoft Excel và phân tích bằng các kỹ thuật thống kê phù hợp Mục tiêu của quá trình này là tính toán các chỉ tiêu nghiên cứu, xây dựng bảng biểu và đồ thị minh họa, nhằm hỗ trợ việc trả lời câu hỏi nghiên cứu và đưa ra kết luận khoa học.
Phương pháp so sánh và đánh giá các chỉ số qua các năm giúp làm rõ hiệu quả của công tác quản lý văn bản điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Phương pháp tổng hợp được áp dụng để đánh giá và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong giai đoạn hiện nay Việc này sẽ giúp cải thiện quy trình làm việc và tăng cường tính minh bạch trong quản lý thông tin.
Hiệu quả của đề án ứng dụng trong thực tiễn
Đề án này cung cấp cái nhìn tổng thể về quản lý văn bản điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và đề xuất giải pháp tăng cường quản lý văn bản trong bối cảnh chuyển đổi số Mục tiêu là thực hiện Quyết định số 749/QĐ-TTg của Chính phủ về Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, hướng tới xây dựng chính phủ số Đề án nhằm khắc phục các hạn chế trong việc quản lý cơ sở dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả trong quản lý, truy cập và tìm kiếm thông tin Đồng thời, nó cũng góp phần tăng cường tính công khai, minh bạch và phòng chống tham nhũng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, đặc biệt là Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Kết cấu đề án
Chương 1 trình bày cơ sở khoa học về quản lý văn bản trong môi trường điện tử, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu Chương 2 phân tích thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, chỉ ra những thách thức và cơ hội trong việc cải thiện quy trình quản lý tài liệu.
Chương 3 Phương hướng và giải pháp tăng cường quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam giai đoạn 2025-2030
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ
Quản lý văn bản trên môi trường điện tử
Văn bản là phương tiện ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt thông tin giữa các chủ thể thông qua ngôn ngữ viết hoặc ký hiệu Nó là một đơn vị ngôn ngữ hoàn chỉnh, có cấu trúc và ý nghĩa rõ ràng, được sử dụng để giao tiếp hiệu quả Văn bản có nhiều hình thức khác nhau nhưng đều nhằm mục tiêu tạo ra sự tương tác giữa con người Được ghi lại trên các phương tiện vật lý hoặc điện tử, văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ, truyền đạt và chứng minh thông tin, góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong các hoạt động của tổ chức và cá nhân.
Khái niệm "văn bản" có nhiều cách hiểu khác nhau, nhưng theo quy định của pháp luật Việt Nam, văn bản là cấu trúc thông tin thể hiện bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, bao gồm nội dung, hình thức và chức năng Văn bản giữ vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin và quản lý hoạt động của các tổ chức.
Quản lý văn bản là một quá trình hệ thống nhằm tổ chức và kiểm soát luồng văn bản trong cơ quan, đảm bảo hiệu quả công việc và bảo vệ thông tin Quá trình này ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý toàn bộ vòng đời văn bản, với các cá nhân, cơ quan, tổ chức đóng vai trò chủ thể trong việc xây dựng và kiểm soát quy trình như tiếp nhận, đăng ký, phân loại, lưu trữ và khai thác văn bản hành chính Mục tiêu chính của quản lý văn bản là đảm bảo tính chính xác, kịp thời và hiệu quả trong việc sử dụng văn bản, phục vụ cho các hoạt động của tổ chức.
Quản lý văn bản điện tử được quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ, trong đó môi trường điện tử được định nghĩa là không gian mà thông tin được tạo lập, cung cấp, trao đổi, thu thập, xử lý và lưu trữ thông qua mạng Internet, mạng máy tính, các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu.
Quản lý văn bản điện tử là quá trình tổ chức và thực hiện việc quản lý hệ thống văn bản đến và đi, cùng với việc lập hồ sơ lưu trữ theo nguyên tắc và trình tự cụ thể Trong quá trình này, thông tin được tạo lập, cung cấp, trao đổi, thu thập, xử lý và lưu trữ thông qua Internet, mạng máy tính, các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu.
Quản lý văn bản trên môi trường điện tử là quá trình tổ chức, xử lý, lưu trữ, truy cập và khai thác thông tin văn bản dưới dạng số hóa Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hành chính không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn lực.
1.1.2 Vai trò của quản lý văn bản trên môi trường điện tử đối với các cơ quan, tổ chức
Vai trò của quản lý văn bản trên môi trường điện tử trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước được thể hiện ở những nội dung sau:
Văn bản đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp chính thức, giúp truyền đạt thông tin và chỉ đạo trong quản lý nhà nước Nội dung chính xác và kịp thời của các văn bản như quyết định và chỉ thị là yếu tố then chốt cho hiệu quả công việc trong quá trình quản lý Quản lý văn bản điện tử không chỉ rút ngắn thời gian xây dựng và gửi nhận văn bản mà còn nâng cao tính an toàn và bảo mật Hệ thống này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và tìm kiếm thông tin, đồng thời giúp các cơ quan chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ.
Quản lý văn bản trên môi trường điện tử mang lại nhiều lợi ích kinh tế và hiệu quả bằng cách tự động hóa quy trình, giảm nhu cầu về nhân lực và vật tư Việc này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu suất làm việc, tăng cường tính minh bạch và bảo mật thông tin Hơn nữa, quản lý văn bản điện tử giúp cắt giảm lãng phí và tiết kiệm nguồn lực, cho phép tổ chức phân bổ nguồn lực một cách hợp lý hơn.
Quản lý văn bản điện tử là yếu tố cốt lõi trong việc hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao tính minh bạch và hiệu quả làm việc, đồng thời thúc đẩy quá trình chuyển đổi số quốc gia Số hóa văn bản, từ giấy sang điện tử, không chỉ tiết kiệm chi phí và thời gian mà còn tạo điều kiện cho việc áp dụng công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo và dữ liệu lớn Điều này giúp tự động hóa quy trình và nâng cao năng lực phân tích dữ liệu, từ đó đưa ra quyết sách chính xác và kịp thời Hệ thống văn bản số hóa đã tạo ra bước đột phá trong quản lý hành chính, cho phép thông tin được truyền đạt nhanh chóng và chính xác, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả làm việc.
1.1.3 Nhiệm vụ của quản lý văn bản trên môi trường điện tử
Việc đăng ký và thống kê văn bản trong các cơ quan, tổ chức là rất quan trọng, giúp nắm bắt việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của đơn vị Các bộ phận cần thống kê rõ ràng số lượng và loại hình văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động Công tác quản lý văn bản phải được thực hiện đầy đủ, cẩn thận và kịp thời để đáp ứng yêu cầu quản lý Để bảo vệ văn bản điện tử khỏi virus, mã độc và tấn công mạng, cần xây dựng hệ thống bảo mật đa lớp với tường lửa, hệ thống phát hiện xâm nhập và phần mềm diệt virus Nâng cao ý thức an toàn thông tin cho người dùng cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính bảo mật dữ liệu.
Việc khai thác thông tin từ văn bản điện tử hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian, hỗ trợ ra quyết định, nâng cao chất lượng công việc và tạo giá trị gia tăng cho tổ chức Để đạt được tính hiệu quả và bền vững, hệ thống quản lý văn bản điện tử cần được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại và có khả năng thích ứng với sự thay đổi của môi trường công nghệ.
1.1.4 Các nguồn lực, phương tiện và phương pháp quản lý văn bản trên môi trường điện tử
Để quản lý hiệu quả bất kỳ đối tượng nào, cần đảm bảo đủ nguồn lực tài chính, trang thiết bị và cơ sở vật chất Hiệu quả sử dụng nguồn lực kinh tế trong quản lý văn bản điện tử được phản ánh qua việc phân bổ kinh phí cho mua sắm thiết bị, nâng cấp hệ thống và đào tạo nhân lực Hệ thống công nghệ thông tin, bao gồm phần cứng, phần mềm và cơ sở hạ tầng mạng, là nền tảng thiết yếu cho quản lý văn bản điện tử Đầu tư hợp lý vào cả hai yếu tố này sẽ giúp hệ thống hoạt động ổn định, hiệu quả và nâng cao năng lực cạnh tranh của cơ quan, tổ chức.
Trong bối cảnh chuyển đổi số, số hóa quy trình quản lý văn bản trở thành xu hướng tất yếu, không chỉ đơn thuần là thay thế văn bản giấy bằng văn bản điện tử mà còn là sự thay đổi căn bản trong tổ chức và quản lý thông tin Việc áp dụng công nghệ như đám mây và trí tuệ nhân tạo giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả và tính bảo mật thông tin Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi này cũng gặp nhiều thách thức, bao gồm chi phí đầu tư ban đầu và vấn đề bảo mật dữ liệu.
Phương pháp quản lý văn bản trên môi trường điện tử bao gồm các phương pháp sau:
Sử dụng phần mềm chuyên nghiệp để xây dựng, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử giúp tạo ra môi trường làm việc hiện đại Giải pháp này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn hỗ trợ tích hợp và chia sẻ thông tin một cách thuận lợi.
Việc sử dụng phần mềm quản lý nội dung cho phép người dùng truy cập, tìm kiếm và khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu văn bản điện tử một cách nhanh chóng và chính xác Điều này không chỉ cải thiện hiệu suất công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc thông minh, thúc đẩy sự chia sẻ và hợp tác hiệu quả giữa các thành viên.
- Sử dụng hệ thống mạng internet để chia sẻ, gửi văn bản điện tử
- Sử dụng hệ thống phần mềm để bảo vệ, bảo mật thông tin trong văn bản điện tử.
Quy trình quản lý văn bản trên môi trường điện tử
1.2.1 Trình tự quản lý văn bản đi
Trình tự quản lý văn bản đi như sau:
1.2.1.1 Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Theo Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc cấp số, thời gian ban hành văn bản như sau:
Số và thời gian ban hành văn bản được sắp xếp theo thứ tự và trình tự thời gian phát hành của cơ quan, tổ chức trong năm, bắt đầu liên tiếp từ số đầu tiên.
01 vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm)
Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử
+ Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng
+ Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định
+ Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định
Đối với văn bản giấy, việc cấp số và thời gian ban hành phải được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, và không được chậm hơn ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản mật, sẽ được cấp một hệ thống số riêng biệt.
- Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống
1.2.1.2 Đăng ký văn bản đi
Theo Điều 16 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc đăng ký văn bản đi như sau:
- Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi
Đăng ký văn bản có thể thực hiện bằng sổ hoặc qua Hệ thống Cụ thể, việc đăng ký bằng sổ được thực hiện bởi văn thư cơ quan, nơi ghi chép các văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi, theo mẫu được quy định tại Phụ lục.
IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Đăng ký văn bản bằng Hệ thống yêu cầu rằng văn bản điện tử sau khi đăng ký cần được in ra bản cứng, đảm bảo đầy đủ thông tin theo mẫu sổ đăng ký Việc này giúp tiến hành đóng sổ để phục vụ cho công tác quản lý và lưu trữ hiệu quả.
- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước
1.2.1.3 Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn
Theo Điều 17 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc nhân bản, đóng dấu, ký số và xác định mức độ mật, độ khẩn của văn bản phải tuân thủ quy trình cụ thể để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp, và nâng cao hiệu quả quản lý hành chính.
- Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy
+ Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản
+ Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP
- Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử
Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục
1.2.1.4 Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Theo Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc phát hành và theo dõi văn bản đi cần tuân thủ quy trình nghiêm ngặt, đảm bảo tính chính xác và hợp pháp, nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hành chính.
Việc phát hành văn bản đi cần được thực hiện ngay sau khi ký, tối đa là vào cuối ngày làm việc tiếp theo Đối với các văn bản khẩn, việc phát hành và gửi đi phải được thực hiện ngay sau khi ký.
Việc phát hành văn bản mật cần được thực hiện an toàn, đảm bảo bí mật thông tin và đúng số lượng bản sao Quy trình này phải tuân thủ thời gian và địa điểm quy định, sử dụng hình thức chuyển phát bảo đảm Ngoài ra, văn bản chỉ được giao hoặc gửi bởi người có thẩm quyền.
Khi phát hiện sai sót trong các văn bản hành chính đã phát hành, sai sót về nội dung sẽ được sửa chữa bằng văn bản thay thế có giá trị pháp lý tương đương, trong khi sai sót về hình thức sẽ được đính chính bằng công văn của cơ quan ban hành Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong công tác văn thư.
Bên nhận có trách nhiệm gửi trả lại bản gốc văn bản giấy bằng cách sử dụng dịch vụ bưu điện hoặc trực tiếp đến cơ quan ban hành trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo thu hồi.
Bên nhận có trách nhiệm xóa bỏ bản ghi văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo thu hồi, đồng thời phải thông báo kết quả cho bên gửi.
Văn thư cơ quan sẽ in đủ số lượng bản sao từ văn bản điện tử đã được ký số và đóng dấu Sau đó, các bản sao này sẽ được giao cho nhân viên văn thư để lưu trữ và gửi đến các cơ quan, tổ chức liên quan.
Việc chuyển đổi từ văn bản giấy sang văn bản điện tử cần tuân thủ quy trình nghiêm ngặt theo điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu lực pháp lý của tài liệu.
Tại Điều 19 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc lưu văn bản đi như sau:
- Đối với việc lưu văn bản giấy:
Việc lưu trữ bản gốc đã đóng dấu tại văn thư cơ quan theo thứ tự đăng ký không chỉ đảm bảo an toàn cho văn bản mà còn là cơ sở quan trọng để chứng minh tính hợp pháp của nó trong quá trình lưu trữ và sử dụng.
+ Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc
- Đối với việc lưu văn bản điện tử:
Bản gốc văn bản điện tử được lưu trữ an toàn trên hệ thống của cơ quan, đảm bảo tính hợp pháp và giá trị tương đương với bản gốc văn bản giấy.
Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý văn bản trên môi trường điện tử
Việc xây dựng một hệ thống pháp luật chi tiết về quản lý văn bản điện tử là yêu cầu cần thiết để các cơ quan nhà nước triển khai công nghệ thông tin hiện đại, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính Các văn bản hướng dẫn thực hiện đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả trong việc thi hành pháp luật Những văn bản này cần rõ ràng, dễ hiểu, tránh thuật ngữ phức tạp và được cập nhật thường xuyên để phù hợp với thực tiễn và quy định mới Một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hoàn chỉnh và khoa học sẽ tạo nền tảng pháp lý vững chắc, hỗ trợ quá trình triển khai và đánh giá hiệu quả chính sách một cách khách quan và minh bạch.
Pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và tạo ra khung pháp lý vững chắc cho quá trình chuyển đổi công nghệ thông tin Việc xây dựng lộ trình cụ thể giúp quá trình này diễn ra hiệu quả, trong khi sự khác biệt về bảo mật và khả năng chia sẻ thông tin giữa quản lý văn bản điện tử và truyền thống tạo ra nhiều thách thức pháp lý mới Để giải quyết các vấn đề này, cần thiết lập hệ thống pháp luật chuyên biệt với các quy định về chữ ký số, bảo vệ dữ liệu cá nhân và trách nhiệm pháp lý của các bên liên quan Hệ thống pháp luật cần được điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng yêu cầu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, đồng thời bảo đảm sự cân bằng giữa khuyến khích đổi mới và bảo vệ quyền lợi hợp pháp Nhà nước có vai trò quan trọng trong việc xây dựng khung pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển công nghệ thông tin, nhưng việc hoàn thiện khung pháp lý trong lĩnh vực này cũng là một thách thức lớn cần sự nỗ lực từ toàn bộ hệ thống chính trị.
1.5.2 Yếu tố kinh tế Để quản lý văn bản điện tử hiệu quả, cần xây dựng một hệ thống hạ tầng kỹ thuật bao gồm máy tính có cấu hình cao, mạng internet tốc độ cao và các phần mềm chuyên dụng như phần mềm quản lý văn bản điện tử, phần mềm chống virus Ngoài ra, việc đảm bảo an toàn thông tin cũng là yếu tố vô cùng quan trọng, đòi hỏi các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt Việc triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử đòi hỏi nguồn lực tài chính đáng kể để đầu tư ban đầu và chi phí duy trì thường xuyên Việc bố trí ngân sách hợp lý là điều kiện tiên quyết để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và đáp ứng được yêu cầu công việc Để đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin ngày càng cao trong kỷ nguyên số, các tổ chức cần không ngừng đầu tư vào việc nâng cấp hệ thống phần cứng và phần mềm Một nguồn ngân sách ổn định và được sử dụng hiệu quả sẽ giúp các tổ chức xây dựng một nền tảng công nghệ vững chắc, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển đổi số, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý văn bản Việc xây dựng một chiến lược đầu tư công nghệ thông tin rõ ràng và phù hợp, kết hợp với việc đầu tư vào đào tạo nhân lực, sẽ giúp các tổ chức tối ưu hóa hiệu quả sử dụng ngân sách và đạt được mục tiêu chuyển đổi số thành công
Chuyển đổi sang quản lý văn bản điện tử mang lại nhiều lợi ích kinh tế, như giảm chi phí và tiết kiệm thời gian, công sức Điều này không chỉ nâng cao năng suất lao động mà còn cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Đánh giá hiệu quả một cách khách quan qua các chỉ số đo lường cụ thể giúp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đồng thời, đào tạo và nâng cao năng lực cho cán bộ, nhân viên là yếu tố quyết định cho thành công trong quá trình chuyển đổi số, đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả và bền vững.
Sự bùng nổ của công nghệ thông tin và nhu cầu ngày càng cao về dịch vụ công trực tuyến, cùng với xu hướng làm việc từ xa, đã đặt ra thách thức lớn cho các cơ quan quản lý Để đáp ứng các yêu cầu xã hội, các cơ quan này cần nhanh chóng chuyển đổi từ quản lý văn bản truyền thống sang quản lý văn bản điện tử, nhằm nâng cao hiệu quả làm việc, giảm chi phí và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân.
Sự phát triển của văn hóa, giáo dục và công nghệ thông tin đã tạo nền tảng vững chắc cho chuyển đổi số trong quản lý nhà nước Ứng dụng công nghệ không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tạo ra môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp, giúp mọi người tương tác và làm việc hiệu quả qua các nền tảng số Tuy nhiên, quá trình này cũng đối mặt với nhiều thách thức, đòi hỏi sự đầu tư và nỗ lực từ toàn bộ hệ thống chính trị.
Trong chương 1, tác giả trình bày các vấn đề lý luận cơ bản về quản lý văn bản trong môi trường điện tử, bao gồm khái niệm quản lý văn bản, quy trình quản lý, yêu cầu cần thiết, cũng như các nguồn lực, phương tiện và phương pháp liên quan Đồng thời, tác giả cũng đề cập đến các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý văn bản trong môi trường điện tử Những nghiên cứu lý luận này đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
Giới thiệu khái quát về Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
Theo Nghị định số 102/2022/NĐ-CP, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam là cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực tiền tệ và ngân hàng, với trách nhiệm phát hành tiền, quản lý dự trữ ngoại hối, giám sát các tổ chức tín dụng và cung cấp dịch vụ thanh toán Mục tiêu của Ngân hàng Nhà nước là xây dựng một hệ thống tài chính ổn định, hiện đại, phục vụ cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về tiền tệ, hoạt động ngân hàng và ngoại hối theo quy định pháp luật Ngân hàng thực hiện các chức năng như xây dựng chính sách tiền tệ, giám sát tổ chức tín dụng, đảm bảo ổn định hệ thống tài chính và đại diện cho Việt Nam tại các tổ chức tài chính quốc tế Ngoài ra, ngân hàng còn trình Chính phủ các dự án luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, và nghị định theo kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm đã được phê duyệt, cùng với các chiến lược, quy hoạch và kế hoạch phát triển hàng năm và dài hạn.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của cơ quan
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Thực trạng hoạt động quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Nhận thức được tầm quan trọng của quản lý văn bản trong môi trường điện tử, Ban Lãnh đạo NHNN đã chú trọng nâng cao hiệu quả công tác này Điều này nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và hỗ trợ quá trình phát triển của cơ quan.
Quản lý văn bản điện tử tại Ngân hàng Nhà nước được thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư Thực tế cho thấy công tác này đang có những tiến triển rõ rệt trên nhiều phương diện.
2.2.1 Công tác quản lý văn bản tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN) đã thực hiện việc soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng quy định pháp luật và quy trình nội bộ Các thủ tục ban hành, thẩm quyền ký, thể thức và kỹ thuật trình bày được tuân thủ nghiêm ngặt Trong thời gian qua, NHNN đã triển khai công tác này một cách hiệu quả, phù hợp với Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Vào ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành CP về quản lý văn bản, cùng với Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ Công an quy định mẫu biểu trong công tác bí mật Nhà nước Ngoài ra, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ cũng quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử trong hệ thống cơ quan hành chính nhà nước Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản điện tử đã được thực hiện đầy đủ, đảm bảo xử lý các bước trên hệ thống, lưu trữ mọi tác động vào văn bản, và thực hiện ký số cũng như phát hành điện tử theo đúng quy định.
Quy trình Soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính của NHNN được hiện thức hoá qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2 Quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của văn bản, việc phân công nhiệm vụ soạn thảo cần dựa trên các tiêu chí như chuyên môn sâu rộng, kinh nghiệm trong công tác soạn thảo, và khả năng làm việc độc lập cũng như theo nhóm Thời gian hoàn thành văn bản cũng là yếu tố quan trọng trong quá trình phân công Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình soạn thảo, bao gồm xác định loại văn bản, thu thập và xử lý thông tin, cũng như hoàn thiện văn bản về mặt hình thức.
Soạn bản thảo văn bản
Ký, ban hành văn bản
Trước khi ký ban hành văn bản, việc duyệt bản thảo và kiểm tra nội dung là rất quan trọng để đảm bảo chất lượng Người soạn thảo cần tuân thủ các nguyên tắc khoa học, sử dụng ngôn ngữ chính xác và trình bày văn bản một cách logic, mạch lạc.
Ngân hàng Nhà nước phát hành nhiều loại văn bản hành chính đa dạng, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật như nghị quyết, quyết định và quy định; văn bản hướng dẫn như thông báo và hướng dẫn; văn bản kế hoạch bao gồm chương trình, phương án, và dự án; văn bản báo cáo như báo cáo và biên bản; văn bản giao dịch như tờ trình, hợp đồng, công văn, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận và giấy ủy quyền; cùng với văn bản thông tin như giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép và thư công.
Thể thức văn bản là hệ thống quy tắc và chuẩn mực về cấu trúc và hình thức, giúp đảm bảo tính thống nhất và chuyên nghiệp trong giao tiếp hành chính Mặc dù có quy định chung, thể thức văn bản vẫn linh hoạt để phù hợp với từng loại văn bản và yêu cầu công việc cụ thể Việc tuân thủ đúng thể thức không chỉ làm cho văn bản rõ ràng, dễ hiểu mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người soạn thảo Thể thức văn bản mang lại tính thống nhất, khoa học và chuyên nghiệp cho các văn bản hành chính của Ngân hàng Nhà nước, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và tạo thuận lợi cho việc trao đổi thông tin cũng như thực hiện các hoạt động hành chính.
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm các quy tắc về định dạng, bố cục và sắp xếp yếu tố trên trang giấy, nhằm tạo ra tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp Việc chọn khổ giấy, font chữ, cỡ chữ, khoảng cách và lề phù hợp giúp văn bản dễ đọc và gây ấn tượng tốt với người đọc Sử dụng bảng biểu, sơ đồ và hình ảnh cũng là yếu tố quan trọng, làm rõ nội dung và tăng tính hấp dẫn Chữ viết tắt trong văn bản hành chính được quy định trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP Đối với văn bản điện tử, người soạn thảo cần thực hiện quy trình soạn thảo và tải tài liệu lên hệ thống Edoc của NHNN Khi có yêu cầu điều chỉnh, người có thẩm quyền ghi nhận ý kiến trên hệ thống, và thông báo sẽ được gửi đến đơn vị chủ trì và người soạn thảo để chỉnh sửa cho đến khi văn bản được phê duyệt cuối cùng.
Bước 2: Duyệt bản thảo, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Bản thảo văn bản cần được người có thẩm quyền ký duyệt, và nếu có nhu cầu điều chỉnh, người soạn thảo phải trình lại để xin ý kiến Quy trình này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong xử lý văn bản Tại NHNN, Thủ trưởng đơn vị sẽ duyệt bản thảo sau khi tải lên hệ thống, sau đó chuyển cho Chánh Văn phòng NHNN để kiểm tra thể thức văn bản.
Ký nháy/tắt ở cuối văn bản không chỉ là xác nhận mà còn là cam kết pháp lý Trưởng đơn vị soạn thảo phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp và sự phù hợp của nội dung với các quy định hiện hành Mọi sai sót trong văn bản có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến uy tín của cá nhân và đơn vị.
Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra và đảm bảo các văn bản tuân thủ quy định của NHNN về thể thức và kỹ thuật trình bày Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ soạn thảo và hệ thống quản lý văn bản điện tử sẽ nâng cao hiệu quả kiểm soát chất lượng Mọi sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày có thể ảnh hưởng đến tính chính xác và uy tín của văn bản, do đó, văn phòng phải chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo NHNN và pháp luật về những sai sót này.
Bước 3: Ký, ban hành văn bản
Sau khi được ký duyệt bởi người có thẩm quyền, đơn vị soạn thảo sẽ gửi bản mềm của văn bản qua Văn thư để kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày.
Văn thư chỉnh sửa cần gửi lại bản mềm đạt yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày ngay trong ngày cho đơn vị soạn thảo Đơn vị soạn thảo sẽ in văn bản, ký nháy vào cuối nội dung và gửi bản in cho Lãnh đạo NHNN ký duyệt Sau khi Lãnh đạo ký, văn bản sẽ được gửi cho Văn thư để làm thủ tục ban hành Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số theo quy định Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản là cần thiết, giúp tiết kiệm thời gian cho cán bộ công chức Hiện nay, NHNN đang sử dụng phần mềm Edoc cho hệ thống quản lý hành chính điện tử.
2.2.1.2 Quản lý văn bản đến
Quản lý văn bản đến tại NHNN được thực hiện theo quy trình sau:
Sơ đồ 2.3 Quy trình quản lý văn bản đến tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Tiếp nhận văn bản đến
Trình, chuyển giao văn bản đến Đăng ký văn bản đến
Trình, chuyển giao văn bản đến
Trình, chuyển giao văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Để đảm bảo tính chính xác và an toàn trong việc lưu chuyển văn bản giấy, nhân viên văn thư cần kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, tình trạng bao bì, dấu niêm phong và thông tin trên bì thư so với nội dung bên trong Quá trình này giúp phát hiện sớm sai sót như lỗi chính tả, thiếu thông tin hoặc sai ngày tháng Khi phát hiện sai sót, nhân viên phải báo cáo ngay cho Chánh Văn phòng để được hướng dẫn xử lý Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng, Chánh Văn phòng sẽ quyết định phương án xử lý phù hợp, như yêu cầu chỉnh sửa, hủy bỏ văn bản hoặc thông báo cho các đơn vị liên quan Việc xử lý kịp thời các sai sót là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công việc.
Đánh giá thực trạng quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Lãnh đạo các cơ quan thuộc NHNN đã nhận thức rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc và quản lý điều hành.
Nghiệp vụ quản lý văn bản điện tử của NHNN tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật, dựa trên nguyên tắc “tập trung - kịp thời - khoa học”.
- Về đội ngũ CBCCVC làm công tác quản lý văn bản về cơ bản đáp ứng được với yêu cầu công việc
- NHNN thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn về nghiệp vụ công tác quản lý văn bản – lưu trữ
- Việc đưa ứng dụng phần mềm cho công sở để CBCCVC thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn cách thủ công
- Cơ sở vật chất của NHNN đầu tư trang bị đầy đủ, đặc biệt là các phương tiện phục vụ cho công tác quản lý văn bản
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại NHNN còn một số hạn chế như:
Trong quá trình chỉ đạo và điều hành, việc xử lý công việc cũng như trao đổi công văn, giấy tờ từ cấp trên đến các đơn vị chưa được đồng bộ, gây ra tình trạng công việc xử lý không đáp ứng kịp thời yêu cầu về thời gian.
Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong
Chất lượng văn bản của NHNN vẫn chưa đạt yêu cầu cao, với một số tài liệu sai thể thức và kỹ thuật trình bày Nhiều văn bản gửi cấp trên không đảm bảo tiêu chuẩn về văn phong, thể hiện qua việc sử dụng ngôn ngữ không phù hợp với yêu cầu của văn bản hành chính, điều này có thể dẫn đến hiểu nhầm và ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng công việc.
Quy trình và quy định về quản lý văn bản điện tử đã được ban hành, tuy nhiên, việc thực hiện quản lý công văn vẫn chưa tuân thủ quy trình nhất định Việc mượn và trả các văn bản của đơn vị quản lý gặp nhiều khó khăn, dẫn đến tình trạng không trả lại hoặc làm mất văn bản.
Quản lý văn bản hiện tại gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là việc các phòng ban chưa tuân thủ quy định nộp lưu trữ tài liệu cuối năm Điều này dẫn đến tình trạng văn bản phân tán, khó kiểm soát và khi cần tra cứu, người dùng thường không tìm thấy hoặc tốn nhiều thời gian.
Việc cập nhật công văn tại một số đơn vị của NHNN chưa được thực hiện thường xuyên, dẫn đến tình trạng thất lạc trong quá trình chuyển giao và ký nhận Hệ thống theo dõi và giải quyết công văn đến tại các đơn vị này còn nhiều hạn chế Sự thiếu hụt một hệ thống phiếu xử lý công văn thống nhất và đầu mối chịu trách nhiệm rõ ràng đã gây ra tình trạng chậm trễ trong việc xử lý công văn, từ đó làm gia tăng ách tắc trong công việc.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ và tài liệu tại NHNN còn nhiều hạn chế, với viên chức văn thư chủ yếu chỉ thực hiện việc nhập dữ liệu mà chưa khai thác tối đa các tính năng của phần mềm quản lý văn bản trên Hệ thống egov Khó khăn trong việc ứng dụng chữ ký số, đặc biệt là chữ ký số cá nhân, đã làm giảm hiệu quả trong giao dịch điện tử Chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử cũng gặp nhiều rào cản, dẫn đến việc hồ sơ điện tử chưa được sử dụng rộng rãi Do đó, cần đẩy mạnh số hóa hồ sơ và xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử để nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu Hệ thống hạ tầng kỹ thuật của NHNN cũng cần cải thiện, với máy chủ thiếu đồng bộ và cấu hình thấp, trong khi hệ thống mạng LAN không đạt tiêu chuẩn Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 và sự gia tăng dữ liệu lớn, an toàn và bảo mật thông tin trở thành thách thức lớn cho công tác quản lý văn bản.
Nguồn vốn đầu tư cho việc mua sắm, nâng cấp và duy trì phần mềm cùng hệ thống thiết bị phục vụ quản lý văn bản và điều hành công việc còn hạn chế, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ CBCCVC làm công tác quản lý văn bản vẫn chưa thực sự đạt hiệu quả cao
Công tác thi đua và khen thưởng cho đội ngũ quản lý văn bản hiện chưa rõ ràng, dẫn đến việc chưa khích lệ kịp thời cho các tập thể và cá nhân tích cực Bên cạnh đó, cần có chính sách phê bình và đánh giá đối với những cá nhân và tập thể chưa thể hiện sự tích cực trong công việc.
2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế
Trong bối cảnh số hiện nay, việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản là điều cần thiết Tuy nhiên, do mới được triển khai gần đây, quá trình quản lý vẫn gặp nhiều khó khăn Nhiều lĩnh vực phải đồng thời áp dụng công nghệ thông tin, dẫn đến việc quản lý chưa đạt hiệu quả tối ưu.
Do tâm lý của một số bộ phận CBCCVC soạn thảo văn bản không coi trọng thể thức mà chỉ chú ý đến nội dung
Việc áp dụng các phần mềm mới có thể gây khó khăn ban đầu cho đội ngũ viên chức, đặc biệt là những người lớn tuổi, do họ chưa quen với công nghệ.
Kinh phí đầu tư cho ứng dụng công nghệ thông tin là khá tốn kém, vì vậy NHNN cần thay đổi hệ thống máy tính và mua dần các phần mềm quản lý Thiếu kinh phí cho việc bảo quản và xử lý tài liệu là nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng hư hỏng Môi trường bảo quản không phù hợp cùng với thời gian xử lý kéo dài đã làm giảm chất lượng tài liệu một cách đáng kể.
Nguyên nhân chủ yếu khiến ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản gặp khó khăn là sự thiếu đồng bộ giữa hệ thống pháp luật hiện hành và yêu cầu chuyển đổi số Việc chậm trễ cập nhật các văn bản pháp luật mới đã tạo ra rào cản cho việc triển khai các giải pháp công nghệ hiện đại.
Cần điều chỉnh khung chương trình đào tạo văn thư bằng cách tăng cường thời gian thực hành và giảm tải lý thuyết, nhằm nâng cao chất lượng đào tạo.
Do đó, cán bộ văn thư cũng không tiếp nhận được nhiều
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 2025-2030
Giải pháp quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Đề án này xuất phát từ thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, nhằm đáp ứng các yêu cầu và nhiệm vụ hiện tại Để cải thiện tình hình, đề án đưa ra một số giải pháp cụ thể nhằm tăng cường hiệu quả quản lý văn bản trong môi trường điện tử tại NHNN trong thời gian tới.
3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản về công tác quản lý văn bản trong bối cảnh chuyển đổi số
Trong thời gian qua, Đảng và Chính phủ đã triển khai nhiều chính sách nhằm quản lý văn bản hiệu quả, hướng tới xây dựng Chính quyền điện tử và phát triển nền kinh tế số Điều này bao gồm việc hình thành môi trường làm việc số trong các cơ quan nhà nước, trong đó công tác quản lý văn bản được thực hiện và xử lý hoàn toàn trên nền tảng số.
Theo các quy định pháp luật về quản lý văn bản, đặc biệt là trong môi trường điện tử, NHNN cần ban hành quy tắc cụ thể phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của cơ quan Điều này nhằm điều chỉnh kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc chuyên môn.
Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc xây dựng hệ thống quy định pháp lý toàn diện là cần thiết để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quản lý thông tin Cần hoàn thiện quy định về nghiệp vụ văn thư lưu trữ và bổ sung các quy định cụ thể về an ninh mạng, bao gồm quy trình gửi nhận văn bản điện tử an toàn, cơ chế phân quyền truy cập thông tin chặt chẽ và kế hoạch ứng phó với sự cố an ninh mạng Các quy định này phải tuân thủ tiêu chuẩn an toàn thông tin quốc tế và pháp luật hiện hành, đồng thời linh hoạt để thích ứng với sự phát triển công nghệ thông tin Để quản lý văn bản điện tử hiệu quả, các đơn vị thuộc hệ thống NHNN cần tăng cường phối hợp, phân công công việc khoa học, thiết lập cơ chế phối hợp thường xuyên và rõ ràng trách nhiệm cho từng đơn vị.
3.2.2 Tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ viên chức làm công tác quản lý văn bản Để quản lý văn bản trên môi trường điện tử thì yếu tố con người có vai trò rất quan trọng Để thành công trong kỷ nguyên số, chúng ta cần xây dựng một đội ngũ nhân sự có khả năng thích ứng cao, không ngừng học hỏi và sáng tạo Việc đầu tư vào đào tạo các kỹ năng mềm như giải quyết vấn đề, làm việc nhóm và tư duy phản biện sẽ giúp chúng ta tận dụng tối đa các cơ hội do đổi mới công nghệ mang lại
Đội ngũ cán bộ quản lý văn bản tại NHNN hiện còn hạn chế về số lượng, trong khi khối lượng công việc ngày càng tăng và cơ chế phối hợp giữa các bộ phận chưa hợp lý Để áp dụng chuyển đổi số vào quản lý văn bản, cần phải số hóa tư duy và nâng cao năng lực làm việc của nhân sự văn thư Việc này đòi hỏi một kế hoạch cụ thể và sự đầu tư thích đáng.
Khảo sát và nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng năng lực của đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, tập trung vào việc xác định số lượng, chất lượng và phân loại năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của họ.
Cần nâng cao nhận thức và hình thành thói quen làm việc trong môi trường mạng cho cán bộ công chức Khuyến khích tinh thần tự học, tự nghiên cứu và tạo thói quen trao đổi chuyên môn giữa các đồng nghiệp.
Xây dựng kế hoạch đào tạo dài hạn, trung hạn và ngắn hạn cho cán bộ công chức văn thư là rất quan trọng Tổ chức các lớp học quy mô phù hợp, kết hợp lý thuyết và thực hành sẽ giúp học viên tiếp thu kiến thức hiệu quả hơn Nội dung khóa học cần được cập nhật thường xuyên để đáp ứng yêu cầu công việc và sự phát triển của xã hội.
3.2.3 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử
Trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, chuyển đổi số đã trở thành ưu tiên hàng đầu của các tổ chức, trong đó quản lý văn bản cũng không ngoại lệ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản là bước quan trọng giúp tổ chức chuyển từ phương thức làm việc thủ công sang phương thức hiện đại dựa trên nền tảng số Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn góp phần xây dựng chính phủ điện tử và xã hội số.
NHNN cần nhận thức rằng phát triển hạ tầng công nghệ thông tin là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến chất lượng quản lý Cần triển khai các tiêu chí đảm bảo hạ tầng kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin cho từng bộ phận, đồng thời chủ động hoàn thiện hạ tầng phù hợp với nhu cầu thực tế Việc phân tích vị trí việc làm văn thư cũng rất quan trọng để xác định rõ hạ tầng kỹ thuật cần thiết Các cơ quan, đơn vị cần tăng cường đầu tư vào hạ tầng kỹ thuật và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin để đạt hiệu quả cao trong việc ứng dụng công nghệ.
NHNN cần xây dựng kế hoạch chi tiết để triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản Việc tiếp tục tối ưu hóa sử dụng các phần mềm hiện có như phần mềm quản lý văn bản trên hệ thống soạn thảo, phần mềm chỉnh sửa kỹ thuật văn bản, và phần mềm quản lý văn bản đi đến cùng lưu trữ hồ sơ là rất quan trọng.
Cần xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cho ứng dụng công nghệ thông tin, bao gồm nâng cao nhận thức và cập nhật kiến thức cho viên chức, người lao động tại NHNN Tổ chức tập huấn an toàn thông tin cho cán bộ phụ trách công nghệ thông tin trong lĩnh vực văn thư và khuyến khích cán bộ tham gia các lớp bồi dưỡng về tin học, nhằm nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ, phát huy sáng tạo và cải tiến quy trình làm việc.
NHNN cần xây dựng kế hoạch kiểm tra và giám sát nhằm đảm bảo an toàn, an ninh thông tin cho hệ thống thông tin của các phòng chuyên môn Tất cả các đơn vị phải sử dụng phần mềm diệt virus bản quyền và máy tính có tường lửa để ngăn chặn phần mềm độc hại Việc nâng cao nhận thức về nguy cơ và sự cố tấn công mạng là rất cần thiết Để bảo vệ an toàn thông tin trong quản lý văn bản điện tử, cần tăng cường sự phối hợp giữa các lực lượng công an, quân đội và thông tin truyền thông.
3.2.4 Tăng cường kinh phí cho công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử
Trong công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử có rất nhiều hoạt động cần bố trí kinh phí để thực hiện, bao gồm:
Để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản, NHNN cần tổ chức thường xuyên các hoạt động đào tạo đa dạng Các lớp tập huấn và hội nghị chuyên đề sẽ giúp cán bộ, nhân viên cập nhật kiến thức pháp luật mới, nâng cao kỹ năng thực hành và làm việc nhóm Đặc biệt, việc tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm và thảo luận về các vấn đề thực tiễn là rất quan trọng để tạo ra môi trường học tập năng động và sáng tạo.
- Kinh phí cải tạo nhà kho, đầu tư xây dựng mới, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu văn thư
- Chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng
- Tổ chức triển lãm, xuất bản sách giới thiệu về tài liệu văn thư
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản
- Kinh phí cho các đoàn đi học tập, khảo sát công tác quản lý văn bản ở các cơ quan trong nước và ngoài nước
Tổ chức thực hiện đề án
Để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản điện tử tại NHNN trong thời gian tới, việc phân công và phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị liên quan là vô cùng cần thiết trong quá trình thực hiện đề án.
3.3.1 Lãnh đạo Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Chỉ đạo thống nhất các Cục, vụ và đơn vị thực hiện các giải pháp trong Đề án theo phạm vi quản lý của mình Tập trung vào việc quản lý văn bản đến, văn bản đi và lưu trữ hồ sơ thông qua ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm quản lý dữ liệu Edoc để đạt hiệu quả cao Các đơn vị cần chủ động thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định nhằm xây dựng và triển khai Đề án một cách hiệu quả.
Định kỳ hàng quý, 6 tháng, hàng năm hoặc khi cần thiết, các đơn vị phải báo cáo tình hình thực hiện Đề án gửi về Văn phòng NHNN Việc tổng hợp thông tin này sẽ giúp lãnh đạo NHNN có cơ sở để điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.
3.3.2 Văn phòng Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan, đảm bảo tư vấn và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo NHNN về kết quả thực hiện các giải pháp trong Đề án.
Ứng dụng công nghệ số và dữ liệu số tiên tiến trong quản lý văn bản là một bước tiến quan trọng Việc mua sắm phần mềm chuyên dụng cho các giao dịch tại Ngân hàng Nhà nước (NHNN) sẽ nâng cao hiệu quả công việc Đồng thời, đổi mới toàn diện phương thức làm việc của công chức, viên chức và người lao động tại NHNN sẽ đảm bảo sự hiệu quả trong thực thi nhiệm vụ.
3.3.3 Vụ Tổ chức cán bộ
Tổ chức các khóa bồi dưỡng và tập huấn cho cán bộ, công chức nhằm nâng cao kỹ năng quản lý văn bản trong các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Đặc biệt chú trọng cập nhật những quy định mới nhất để đảm bảo công chức chuyên môn thực hiện hiệu quả các quy định về công tác văn thư và lưu trữ.
Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan, đảm bảo thực hiện hiệu quả các mục tiêu và nhiệm vụ trong công tác chỉ đạo, điều hành; đồng thời, cải cách chế độ công vụ cho đội ngũ công chức, chịu trách nhiệm trước Ngân hàng Nhà nước về kết quả đạt được.
NHNN sẽ tổ chức sơ kết và tổng kết việc thực hiện Đề án, đồng thời đề xuất khen thưởng cho các tập thể và cá nhân có thành tích xuất sắc Bên cạnh đó, NHNN cũng sẽ phê bình và nhắc nhở các đơn vị, cá nhân không hoàn thành nhiệm vụ được giao.
3.3.4 Cục Công nghệ thông tin
- Tham mưu trong công tác chuyển đổi số, cập nhật phần mềm, cơ sở dữ liệu giúp NHNN thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ theo quy định
- Hỗ trợ các đơn vị trong NHNN trong việc triển khai quản lý văn bản trên môi trường điện tử với các thiết bị, phần mềm mới
Xây dựng chuyên mục cải cách hành chính nhằm tăng cường tuyên truyền và nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức về yêu cầu và nhiệm vụ trong công tác cải cách hành chính.
Phát hiện và đăng tải các tin bài nhằm biểu dương những điển hình tiên tiến và nhân tố mới, đồng thời kiên quyết đấu tranh chống lại các hành vi vi phạm pháp luật.
3.3.6 Các đơn vị liên quan
Phối hợp với các đơn vị liên quan để phổ biến quy định pháp luật chung và quy định ngành cụ thể nhằm nâng cao nhận thức cho đội ngũ cán bộ, công chức trong đơn vị.
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ do NHNN giao đảm bảo chất lượng, tiến độ, thời gian theo yêu cầu
- Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của CBCC đối với công tác cải cách hành chính.
Lộ trình thực hiện Đề án
- Xây dựng và phê duyệt đề án: Quý IV, năm 2024
- Các đơn vị xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện: Bắt đầu từ Quý I, năm 2025
- Tổ chức sơ kết: Tiến hành hàng năm
- Tổ chức tổng kết: Tháng 12 năm 2030.
Kinh phí thực hiện Đề án
Nguồn kinh phí thực hiện Đề án: Kết hợp nguồn ngân sách nhà nước và nguồn tài trợ khác
Tác giả đã đề xuất hệ thống giải pháp nhằm tăng cường quản lý văn bản điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam giai đoạn 2025-2030, với mục tiêu hiện đại hóa nền tài chính quốc gia Đề án cũng xác định nhiệm vụ và phân công trách nhiệm cho các phòng ban, đơn vị liên quan trong quá trình thực hiện quản lý văn bản điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong giai đoạn này.
Đề án “Tăng cường quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam giai đoạn 2025-2030” đã hệ thống hóa lý luận và thực trạng quản lý văn bản điện tử tại NHNN Mặc dù đã đạt được nhiều kết quả trong quản lý văn bản điện tử, vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục Để nâng cao hiệu quả quản lý, NHNN cần thực hiện đồng bộ các giải pháp như hoàn thiện hệ thống văn bản, tổ chức đào tạo cho viên chức, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, bổ sung kinh phí, đầu tư cơ sở vật chất, và thường xuyên kiểm tra công tác quản lý Đề án đã hoàn thành các mục tiêu nghiên cứu và đề xuất giải pháp, nhưng tác giả nhận thức được những hạn chế trong quá trình thực hiện và mong nhận được ý kiến đóng góp để hoàn thiện hơn.
1 Ban Chấp hành Trung ương (2019), Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27-9-2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư
2 Bộ Nội Vụ (2019), Thông tư số 01/2019/TT-BNV quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác quản lý văn bản, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức
3 Bộ Thông tin và Truyền thông (2011), Cẩm nang chuyển đổi số, Nxb Thông tin và Truyền thông, Hà Nội
4 Chính Phủ (2018), Quyết định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước
5 Chính Phủ (2019), Nghị quyết số 17/NQ-CP về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến năm 2025
6 Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ- CP quy định về Công tác quản lý văn bản
7 Đảng Cộng sản Việt Nam (2021), Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII, tập I, Nxb Chính trị quốc gia Sự thật, Hà Nội
8 Nguyễn Văn Kết (2021), Vị trí, vai trò của công tác quản lý văn bản - lưu trữ trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử theo Nghị quyết 36a/NQ-CP, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam (số 1)
9 Võ Ngọc Phương Linh (2022), Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Quản lý công -
Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội
10 Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (2020), Chiến lược phát triển công nghệ thông tin ngành Ngân hàng Việt Nam đến năm 2025.