CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ
1.2. Quy trình quản lý văn bản trên môi trường điện tử
1.2.1. Trình tự quản lý văn bản đi
Trình tự quản lý văn bản đi như sau:
1.2.1.1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Theo Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc cấp số, thời gian ban hành văn bản như sau:
- Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm).
Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
+ Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.
+ Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
+ Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
- Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
- Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
1.2.1.2. Đăng ký văn bản đi
Theo Điều 16 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc đăng ký văn bản đi như sau:
- Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.
- Đăng ký văn bản: Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
+ Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
+ Đăng ký văn bản bằng Hệ thống: Theo quy định, văn bản điện tử sau khi đăng ký phải được in thành bản cứng, đảm bảo đầy đủ các thông tin theo mẫu sổ đăng ký và tiến hành đóng sổ để phục vụ công tác quản lý, lưu trữ.
- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.2.1.3. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn
Theo quy định tại Điều 17 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc nhân bản, đóng dấu, ký số và xác định mức độ mật, độ khẩn của văn bản phải được thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và phục vụ hiệu quả công tác quản lý hành chính, cụ thể như sau:
- Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy
+ Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản.
+ Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
- Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử
Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
1.2.1.4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Theo quy định tại Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc phát hành và theo dõi văn bản đi phải được thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và phục vụ hiệu quả công tác quản lý hành chính, cụ thể:
- Việc phát hành văn bản đi phải được thực hiện ngay sau khi ký, chậm nhất là vào cuối ngày làm việc kế tiếp. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
- Việc phát hành văn bản mật phải được thực hiện một cách an toàn, bảo đảm bí mật thông tin, đúng số lượng bản sao, đúng thời gian và đúng địa điểm, bằng hình thức chuyển phát bảo đảm và do người có thẩm quyền trực tiếp giao hoặc gửi.
- Đối với tất cả các loại văn bản hành chính đã phát hành, khi phát hiện sai sót, sẽ được xử lý như sau: Sai sót về nội dung sẽ được sửa chữa bằng văn bản thay thế có giá trị pháp lý tương đương; sai sót về hình thức sẽ được đính chính bằng công văn của cơ quan ban hành, nhằm đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong công tác văn thư.
- Thu hồi văn bản
+ Bên nhận phải gửi trả lại bản gốc văn bản giấy bằng đường bưu điện hoặc trực tiếp đến cơ quan ban hành trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo thu hồi.
+ Bên nhận phải xóa bỏ bản ghi văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo thu hồi và thông báo kết quả cho bên gửi.
- Văn thư cơ quan sẽ in đủ số lượng bản sao từ văn bản điện tử đã được ký số, đóng dấu và giao cho nhân viên văn thư để lưu trữ và gửi đến các cơ quan, tổ chức có liên quan.
- Việc phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy phải tuân thủ chặt chẽ quy trình tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, đảm bảo tính chính xác và hiệu lực pháp lý của văn bản.
1.2.1.5. Lưu văn bản đi
Tại Điều 19 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc lưu văn bản đi như sau:
- Đối với việc lưu văn bản giấy:
+ Việc lưu trữ bản gốc đã đóng dấu tại văn thư cơ quan theo thứ tự đăng ký không chỉ giúp bảo quản văn bản mà còn phục vụ cho việc chứng minh tính hợp pháp của văn bản trong quá trình lưu trữ và sử dụng.
+ Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.
- Đối với việc lưu văn bản điện tử:
+ Bản gốc văn bản điện tử được lưu trữ trên hệ thống của cơ quan, vừa đảm bảo tính an toàn, vừa có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
+ Cơ quan, tổ chức có hệ thống quản lý văn bản điện tử đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định pháp luật liên quan có thể sử dụng và lưu trữ bản gốc văn bản điện tử trên hệ thống này, thay thế cho việc lưu trữ bản gốc văn bản giấy truyền thống, đồng thời đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý.
+ Các cơ quan, tổ chức chưa đáp ứng các yêu cầu về hệ thống quản lý văn bản điện tử theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP sẽ phải tuân thủ quy định tại khoản 5 Điều 18 của Nghị định này, cụ thể là tạo và lưu trữ bản chính văn bản giấy tại văn thư cơ quan để đảm bảo tính pháp lý và phục vụ cho công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ.