CHƯƠNG 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 2025-2030
3.2. Giải pháp quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Xuất phát từ thực trạng quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong thời gian qua, so với các yêu cầu, nhiệm vụ cũng như phương hướng đề ra, Đề án đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại NHNN trong thời gian tới, cụ thể:
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản về công tác quản lý văn bản trong bối cảnh chuyển đổi số
Trong thời gian qua Đảng và Chính phủ đã ban hành nhiều chủ trương, chính sách về công tác quản lý văn bản, định hướng xây dựng Chính quyền điện tử hướng tới Chính quyền số, xây dựng nền kinh tế số và xã hội số, trong đó hình thành môi trường làm việc số trong các cơ quan nhà nước, trực tiếp là công tác quản lý văn bản được thực hiện, xử lý trên môi trường số.
Căn cứ theo các văn bản quy phạm pháp luật về công tác quản lý văn bản nói chung và quản lý văn bản trên môi trường điện tử nói riêng, NHNN cần ban hành các quy định, quy tắc cụ thể gắn với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, nhằm điều chỉnh kịp thời các phát sinh trong quá trình giải quyết công việc chuyên môn.
Trong bối cảnh chuyển đổi số, để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quản lý thông tin, cần xây dựng một hệ thống quy định pháp lý toàn diện. Bên cạnh việc hoàn thiện quy định về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, cần bổ sung các quy định cụ thể về an ninh mạng, bao gồm: quy trình gửi nhận văn bản điện tử an toàn, cơ chế phân quyền truy cập thông tin chặt chẽ và kế hoạch ứng phó với các sự cố an ninh mạng. Các quy định này cần đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn thông tin quốc tế và các quy định pháp luật hiện hành, đồng thời có tính linh hoạt để thích ứng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin.
Để đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả trong quản lý văn bản trên môi trường điện tử, các đơn vị thuộc hệ thống NHNN cần tăng cường phối hợp và phân công công việc một cách khoa học. Việc thiết lập các cơ chế phối hợp thường xuyên, trao đổi thông tin kịp thời và phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng đơn vị là vô cùng quan trọng.
3.2.2. Tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ viên chức làm công tác quản lý văn bản
Để quản lý văn bản trên môi trường điện tử thì yếu tố con người có vai trò rất quan trọng. Để thành công trong kỷ nguyên số, chúng ta cần xây dựng một đội ngũ nhân sự có khả năng thích ứng cao, không ngừng học hỏi và sáng tạo. Việc đầu tư vào đào tạo các kỹ năng mềm như giải quyết vấn đề, làm việc nhóm và tư duy phản biện sẽ giúp chúng ta tận dụng tối đa các cơ hội do đổi mới công nghệ mang lại.
Xuất phát từ thực trạng đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý văn bản NHNN còn ít, khối lượng công việc lại nhiều, cơ chế phối hợp giữa các bộ phận chức năng còn chưa hợp lý, trong khi đó, muốn ứng dụng tiến bộ của
chuyển đổi số vào công tác quản lý văn bản thì cần số hóa ngay chính tư duy và khả năng làm việc của đội ngũ nhân sự làm văn thư.
Để thực hiện nhiệm vụ nêu trên cần:
Khảo sát, nghiên cứu, đánh giá thực trạng về năng lực của đội ngũ CBCC làm công tác văn thư nhằm đánh giá số lượng, chất lượng và phân loại năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ này.
Cần phải nâng cao nhận thức và tạo lập thói quen làm việc trên môi trường mạng cho CBCC. Khuyến khích tinh thần tự học, tự nghiên cứu, tạo thói quen trao đổi chuyên môn lẫn nhau.
Xây dựng các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng dài hạn, trung hạn và ngắn hạn cho CBCC văn thư. Việc tổ chức các lớp học có quy mô phù hợp, kết hợp lý thuyết với thực hành sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho học viên tiếp thu kiến thức một cách hiệu quả. Nội dung các khóa học cần được cập nhật thường xuyên để đáp ứng yêu cầu của công việc và sự phát triển của xã hội.
3.2.3. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử
Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, việc chuyển đổi số đã trở thành một ưu tiên hàng đầu của các tổ chức. Quản lý văn bản cũng không nằm ngoài xu hướng này. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản là một bước đi quan trọng để các tổ chức chuyển đổi từ phương thức làm việc thủ công sang phương thức làm việc hiện đại, dựa trên nền tảng số. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả làm việc mà còn góp phần xây dựng một chính phủ điện tử, một xã hội số.
Trước tiên, NHNN cần xác định rõ việc phát triển hạ tầng công nghệ thông tin là điểm chốt rất quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng công tác quản lý. Triển khai các nội dung, tiêu chí đảm bảo hạ tầng kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin trong từng bộ phận của cơ quan; chủ động xây dựng hoàn thiện hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp với nhu cầu ứng dụng thực tế của cơ quan, đơn vị. Tiến hành phân tích rõ vị trí việc làm văn thư để xác định rõ hạ tầng kỹ
thuật ứng dụng công nghệ thông tin. Cơ quan, đơn vị tăng cường đầu tư hạ tầng kỹ thuật và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin để triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin đạt hiệu quả cao.
Thứ hai, NHNN cần có kế hoạch triển khai cụ thể các nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản. Tiếp tục sử dụng hiệu quả phần mềm đã có phần mềm quản lý văn bản trên Hệ thống soạn thảo văn bản, phần mềm chỉnh sửa kỹ thuật văn bản, phần mềm quản lý văn bản đi đến và lưu trữ hồ sơ…;
Thứ ba, cần có kế hoạch liên quan đến phát triển nguồn nhân lực cho ứng dụng công nghệ thông tin. Tăng cường nâng cao nhận thức và bồi dưỡng, cập nhật kiến thức về ứng dụng công nghệ thông tin cho viên chức, người lao động các đơn vị trong NHNN; tập huấn nghiệp vụ an toàn an ninh thông tin cho cán bộ phụ trách công nghệ thông tin lĩnh vực văn thư tại các bộ phận trong cơ quan, đơn vị; khuyến khích, tạo điều kiện cho cán bộ, công chức làm nhiệm vụ văn thư tham gia các các lớp bồi dưỡng về kiến thức tin học, nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin nhằm phát huy sáng tạo, thực hành tiết kiệm, cải tiến trong xử lý công việc.
Thứ tư, NHNN cần lập kế hoạch công tác kiểm tra, giám sát, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin. Các biện pháp bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho hệ thống thông tin các phòng chuyên môn thực hiện các nhiệm vụ văn phòng.
Yêu cầu 100% các đơn vị sử dụng phần mềm diệt virus có bản quyền, máy tính có tường lửa để tránh những phần mềm độc hại. Tuyên truyền nâng cao nhận thức về nguy cơ, sự cố, tấn công mạng. Để bảo vệ an toàn, an ninh thông tin trong quản lý văn bản trên môi trường điện tử, cần tăng cường phối hợp chặt chẽ giữa các lực lượng công an, quân đội, thông tin và truyền thông.
3.2.4. Tăng cường kinh phí cho công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử
Trong công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử có rất nhiều hoạt động cần bố trí kinh phí để thực hiện, bao gồm:
- Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản, NHNN cần thường xuyên tổ chức các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng đa dạng. Các lớp tập huấn, hội nghị chuyên đề sẽ giúp cán bộ, nhân viên cập nhật kiến thức mới về quy định pháp luật, nâng cao kỹ năng thực hành và làm việc theo nhóm. Đặc biệt, cần chú trọng đến việc tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm, thảo luận các vấn đề thực tiễn để tạo ra một môi trường học tập năng động, sáng tạo.
- Kinh phí cải tạo nhà kho, đầu tư xây dựng mới, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu văn thư.
- Chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng.
- Tổ chức triển lãm, xuất bản sách giới thiệu về tài liệu văn thư.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản
- Kinh phí cho các đoàn đi học tập, khảo sát công tác quản lý văn bản ở các cơ quan trong nước và ngoài nước.
Việc duy trì và nâng cao hiệu quả hoạt động của NHNN đòi hỏi sự đầu tư nguồn lực một cách thường xuyên và bền vững. Bên cạnh nguồn nhân lực chất lượng cao, cơ sở vật chất hiện đại, việc đảm bảo nguồn tài chính đầy đủ là yếu tố vô cùng quan trọng. Do đó, cần có sự quan tâm chỉ đạo sát sao và cơ chế phân bổ nguồn lực hợp lý từ các cấp lãnh đạo để NHNN có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
3.2.5. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử
Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc thay đổi cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số không chỉ là việc làm của Nhà nước, từng đơn vị sự nghiệp, mà của từng CBCC. NHNN muốn để CBCC và khách hàng tiếp cận tốt hơn với ưu việt mà công nghệ số mang lại thì yêu cầu trong văn phòng làm việc phải có đầy đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ, các phần mềm được mua bản quyền để thuận tiện cho việc sử dụng chúng…
Bên cạnh việc xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, Ngân hàng Nhà nước còn chú trọng đầu tư vào các trang thiết bị và phần mềm chuyên dụng
nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý văn bản và lưu trữ. Các phần mềm này đã phần nào giảm tải được công việc cho công chức và tăng hiệu suất làm việc cho cơ quan. Hệ thống trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản tại Ngân hàng Nhà nước đã được đầu tư đồng bộ, bao gồm máy tính, máy in, máy scan và các thiết bị ngoại vi khác.
3.2.6. Thường xuyên tổ chức hoạt động kiểm tra công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử
Để bảo đảm việc quản lý văn bản trên môi trường điện tử tuân thủ pháp luật và đáp ứng yêu cầu phục vụ nhiệm vụ của NHNN, cần tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử. Văn phòng tham mưu, giúp NHNN xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với bộ phận Văn thư của NHNN, cũng như ở các đơn vị trong NHNN. Kết quả kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các đơn vị được kiểm tra biết; có hình thức khen thưởng, khuyến khích hoặc đôn đốc, nhắc nhở, phê bình phù hợp.
Thường xuyên đôn đốc, kiểm tra công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử có thể phát hiện những sáng kiến, những cách làm hay của viên chức, người lao động để kịp thời động viên, khen thưởng giúp họ hăng say với công việc của mình hơn.
Hằng năm tiến hành tổng kết công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử nhằm đánh giá lại những kết quả đạt được, những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử nhằm kịp thời chấn chỉnh, xử lý kịp thời và xây dựng chương trình, kế hoạch, biện pháp tiếp theo, đảm bảo nâng cao chất lượng của công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử.