CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
2.3. Đánh giá thực trạng quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
2.3.1. Kết quả đạt được
- Lãnh đạo các cơ quan đơn vị thuộc NHNN về cơ bản đã nhận thức rõ về vai trò, vị trí của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc và trong điều hành quản lý.
- Nghiệp vụ công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử của NHNN thực hiện đúng theo quy định của pháp luật trên nguyên tắc “tập trung - kịp thời - khoa học”.
- Về đội ngũ CBCCVC làm công tác quản lý văn bản về cơ bản đáp ứng được với yêu cầu công việc.
- NHNN thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn về nghiệp vụ công tác quản lý văn bản – lưu trữ.
- Việc đưa ứng dụng phần mềm cho công sở để CBCCVC thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn cách thủ công.
- Cơ sở vật chất của NHNN đầu tư trang bị đầy đủ, đặc biệt là các phương tiện phục vụ cho công tác quản lý văn bản.
2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại NHNN còn một số hạn chế như:
Trong chỉ đạo điều hành, xử lý công việc, trao đổi công văn, giấy tờ từ cấp trên đến các đơn vị còn chưa đồng bộ, dẫn đến, công việc xử lý chưa đáp ứng được yêu cầu về thời gian.
Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong NHNN còn chưa cao. Một số văn bản sai thể thức, kỹ thuật trình bày. Một số văn bản gửi cấp trên vẫn chưa đạt chuẩn về mặt văn phong, thể hiện qua việc sử dụng ngôn ngữ không phù hợp với yêu cầu của văn bản hành chính, điều này có thể gây hiểu nhầm và ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Quy trình và quy định công tác quản lý văn bản trên môi trường điện tử đã được ban hành, nhưng công tác quản lý công văn vẫn còn không theo quy trình nhất định. Việc mượn các văn bản đến, đi của đơn vị quản lý chưa tốt, đôi khi mượn rồi không trả lại hoặc làm mất.
Việc quản lý văn bản hiện tại còn tồn tại nhiều bất cập, thể hiện rõ qua việc các phòng ban chưa thực hiện đầy đủ quy định về nộp lưu trữ tài liệu cuối năm, dẫn đến tình trạng văn bản bị phân tán và khó kiểm soát. Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian.
Việc cập nhật công văn ở một số đơn vị của NHNN còn chưa được thường xuyên, vẫn còn hiện tượng thất lạc trong quá trình chuyển giao, ký nhận. Việc theo dõi và giải quyết công văn đến tại các đơn vị thuộc NHNN hiện nay còn nhiều hạn chế. Thiếu một hệ thống phiếu xử lý công văn thống
nhất và đầu mối chịu trách nhiệm rõ ràng đã dẫn đến tình trạng xử lý công văn chậm trễ, gây ách tắc trong công việc.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu còn hạn chế. NHNN đã có phần mềm quản lý văn bản trên Hệ thống egov nhưng tình trạng phổ biến hiện nay là viên chức văn thư mới chỉ dừng lại ở việc nhập dữ liệu trên hệ thống, chưa khai thác hết những tính năng ưu việt mà phần mềm mang lại. Việc ứng dụng chữ ký số trong hoạt động giao dịch của NHNN còn khó khăn, vướng mắc. Đặc biệt sử dụng chữ ký số cá nhân để ký các văn bản điện tử còn hạn chế. Việc chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử vẫn còn nhiều hạn chế, dẫn đến tình trạng hồ sơ điện tử chưa được sử dụng phổ biến và hiệu quả. Điều này cho thấy cần phải đẩy mạnh công tác số hóa hồ sơ và xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử để nâng cao hiệu quả quản lý và bảo quản tài liệu.
Đối với hệ thống hạ tầng kỹ thuật của NHNN, hệ thống máy chủ còn thiếu và không đồng bộ, cấu hình máy chủ thấp; hệ thống mạng LAN các cơ quan, đơn vị tự đầu tư xây dựng từ lâu không theo tiêu chuẩn, không đồng bộ.
Khi cách mạng công nghiệp 4.0 sản sinh dữ liệu lớn (Big Data), an toàn, bảo mật thông tin là một thách thức lớn đối với công tác quản lý văn bản.
Nguồn vốn đầu tư cho việc mua sắm, nâng cấp và duy trì các phần mềm, hệ thống thiết bị phục vụ cho quản lý văn bản và điều hành công việc còn hạn chế, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ CBCCVC làm công tác quản lý văn bản vẫn chưa thực sự đạt hiệu quả cao.
Công tác thi đua, khen thưởng đối với đội ngũ làm công tác quản lý văn bản còn chưa rõ ràng nên chưa khích lệ động viên kịp thời tập thể, cá nhân tích cực; đồng thời có chính sách phê bình đánh giá đối với những tập thể cá nhân chưa tích cực.
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế
Trong bối cảnh số, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản là tất yếu, tuy nhiên, do mới đưa vào sử dụng chưa lâu nên quá trình
quản lý còn lúng túng, nhiều lĩnh vực đều phải ứng dụng công nghệ thông tin cùng lúc nên đôi lúc còn chưa khoa học.
Do tâm lý của một số bộ phận CBCCVC soạn thảo văn bản không coi trọng thể thức mà chỉ chú ý đến nội dung.
Các phần mềm mới đưa vào sử dụng nên ban đầu sự thích ứng của đội ngũ viên chức còn lúng túng, nhất là đối với đội ngũ viên chức lớn tuổi
Kinh phí đầu tư cho ứng dụng công nghệ thông tin khá tốn kém, nên NHNN phải từng bước thay đổi hệ thống máy tính, mua dần các phần mềm hỗ trợ quản lý. Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng tài liệu bị hư hỏng là do thiếu kinh phí đầu tư cho việc bảo quản và xử lý tài liệu. Môi trường bảo quản không phù hợp và thời gian xử lý kéo dài đã làm giảm đáng kể chất lượng của tài liệu.
Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản còn hạn chế là do thiếu sự đồng bộ hóa giữa hệ thống pháp luật hiện hành và yêu cầu của quá trình chuyển đổi số. Sự chậm trễ trong việc cập nhật các văn bản pháp luật mới đã tạo ra rào cản trong việc triển khai các giải pháp công nghệ hiện đại.
Cần thiết phải điều chỉnh khung chương trình đào tạo văn thư, tăng cường thời gian thực hành và giảm tải lý thuyết để nâng cao chất lượng đào tạo.
Do đó, cán bộ văn thư cũng không tiếp nhận được nhiều.
Tiểu kết chương 2
Trong chương 2, đề án đã phân tích thực trạng hoạt động quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong những năm qua. Qua phân tích cho thấy, mặc dù công tác này đã đạt được nhiều kết quả, tuy nhiên quá trình quản lý cũng còn bộc lộ một số hạn chế nhất định trong tất cả các bước thuộc quy trình quản lý văn bản trên môi trường điện tử. Những hạn chế này đến từ nhiều nguyên nhân gồm hệ thống thể chế chưa đầy đủ, kịp thời; phương tiện, trang thiết bị phục vụ việc quản lý văn bản trên môi trường điện tử còn thiếu đồng bộ…. Những đánh giá này sẽ là cơ sở quan trọng đề tác gỉa đề án đề xuất các giải pháp tăng cường quản lý văn bản trên môi trường điện tử trong giai đoạn 2025-2023.