CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
2.2. Thực trạng hoạt động quản lý văn bản trên môi trường điện tử tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
2.2.1. Công tác quản lý văn bản tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Việc soạn thảo, ban hành văn bản của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN) cơ bản được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, của NHNN về quy trình, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký, thể thức, kỹ thuật trình bày. NHNN trong thời gian qua đã triển khai công tác soạn thảo và ban hành văn bản tuân thủ đúng theo các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ- CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác quản lý văn bản; Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ Công an về mẫu biểu sử dụng trong công tác bí mật Nhà nước; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận Văn bản điện tử trong hệ thống cơ quan hành chính nhà nước. Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản điện tử đã được đảm bảo xử lý các bước trên hệ thống, lưu mọi tác động vào văn bản, đã ký số, phát hành điện tử cơ bản đều theo đúng quy định.
Quy trình Soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính của NHNN được hiện thức hoá qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2. Quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Bước 1: Soạn bản thảo văn bản
Để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của văn bản, việc phân công nhiệm vụ soạn thảo sẽ dựa trên các tiêu chí như: chuyên môn sâu rộng về lĩnh vực liên quan, kinh nghiệm trong công tác soạn thảo văn bản, khả năng làm việc độc lập và theo nhóm. Đồng thời, thời gian hoàn thành văn bản cũng là một yếu tố quan trọng cần được xem xét khi phân công nhiệm vụ.
Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình soạn thảo, bao gồm: xác định loại văn bản, thu thập và xử lý thông tin, và hoàn thiện văn bản về mặt hình
Soạn bản thảo văn bản
Ký, ban hành văn bản Duyệt bản thảo, kiểm
tra văn bản trước khi ký ban hành
thức. Để đảm bảo chất lượng văn bản, người soạn thảo cần tuân thủ các nguyên tắc khoa học, sử dụng ngôn ngữ chính xác và trình bày văn bản một cách logic, mạch lạc.
Ngân hàng Nhà nước ban hành các loại văn bản hành chính đa dạng, bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định; Văn bản hướng dẫn: Thông báo, hướng dẫn; Văn bản kế hoạch:
Chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án; Văn bản báo cáo: Báo cáo, biên bản; Văn bản giao dịch: Tờ trình, hợp đồng, công văn, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền; Văn bản thông tin: Giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, thư công.
Thể thức văn bản là một hệ thống các quy tắc, chuẩn mực về cấu trúc và hình thức của văn bản, đảm bảo tính thống nhất và chuyên nghiệp trong giao tiếp hành chính. Mặc dù có những quy định chung, thể thức văn bản vẫn có sự linh hoạt để phù hợp với từng loại văn bản và yêu cầu cụ thể của công việc.
Việc tuân thủ đúng thể thức văn bản không chỉ giúp văn bản trở nên rõ ràng, dễ hiểu mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người soạn thảo. Thể thức văn bản đảm bảo tính thống nhất, khoa học và chuyên nghiệp cho các văn bản hành chính của Ngân hàng Nhà nước. Việc tuân thủ đúng quy định về thể thức văn bản góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, tạo thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và thực hiện các hoạt động hành chính.
Kỹ thuật trình bày văn bản là tập hợp các quy tắc về định dạng, bố cục và sắp xếp các yếu tố trên trang giấy, nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp cho văn bản. Việc lựa chọn khổ giấy, font chữ, cỡ chữ, khoảng cách, lề phù hợp sẽ giúp văn bản trở nên dễ đọc, dễ hiểu và tạo ấn tượng tốt với người đọc. Ngoài ra, việc sử dụng các yếu tố hình thức như bảng biểu, sơ đồ, hình ảnh cũng là một phần quan trọng của kỹ thuật trình bày, giúp làm rõ nội dung và tăng tính hấp dẫn của văn bản. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính và tên đơn vị được quy định cụ thể trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư.
Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản thực hiện đầy đủ quy trình về việc soạn thảo văn bản, sau đó tải toàn bộ bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống phần mềm Edoc của NHNN. Khi có yêu cầu điều chỉnh, người có thẩm quyền sẽ trực tiếp ghi nhận ý kiến lên hệ thống quản lý văn bản. Sau đó, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến đơn vị chủ trì và người soạn thảo. Người soạn thảo sẽ tiến hành chỉnh sửa văn bản theo đúng yêu cầu và trình ký lại. Quá trình này sẽ được lặp lại cho đến khi văn bản được phê duyệt cuối cùng.
Bước 2: Duyệt bản thảo, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
- Duyệt bản thảo: Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trong trường hợp phát sinh nhu cầu điều chỉnh nội dung của bản thảo đã được phê duyệt, người soạn thảo phải trình lại người có thẩm quyền để xin ý kiến và được cấp phép thực hiện. Việc tuân thủ quy trình này đảm bảo tính chính xác, thống nhất và minh bạch trong quá trình xử lý văn bản. Tại NHNN, việc duyệt bản thảo sẽ được thực hiện bởi Thủ tưởng đơn vị chịu trách nhiệm tham mưu, trình ký văn bản. Sau khi bản thảo và hồ sơ kèm theo được tải lên hệ thống, Thủ tưởng đơn vị sẽ bấm nút duyệt văn bản và chuyển xử lý tới Chánh Văn phòng NHNN để kiểm tra về mặt thể thức của văn bản.
- Kiểm tra văn bản:
Việc ký nháy/tắt vào cuối văn bản không chỉ là một hình thức xác nhận mà còn là một cam kết pháp lý. Trưởng đơn vị soạn thảo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, hợp pháp và sự phù hợp của nội dung văn bản với các quy định hiện hành. Mọi sai sót trong văn bản đều có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến uy tín của cá nhân và đơn vị.
Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra và đảm bảo tất cả các văn bản đều tuân thủ đúng các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định của NHNN. Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản và hệ thống quản lý văn bản điện tử sẽ giúp văn phòng nâng cao hiệu quả kiểm soát chất lượng.
Mọi sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày đều có thể ảnh hưởng đến tính chính xác và uy tín của văn bản, vì vậy văn phòng phải chịu trách nhiệm trực tiếp
trước Lãnh đạo NHNN và pháp luật về các sai sót này.
Bước 3: Ký, ban hành văn bản
Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký văn bản duyệt bản thảo, đơn vị soạn thảo văn bản gửi bản mềm qua Văn thư để kiểm tra về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Văn thư chỉnh sửa (nếu cần) gửi lại bản mềm văn bản đạt yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ngay trong ngày cho đơn vị soạn thảo.
Đơn vị soạn thảo in văn bản, ký nháy vào cuối nội dung văn bản và gửi lại bản in cho Văn thư trình Lãnh đạo NHNN ký duyệt. Lãnh đạo NHNN ký văn bản và gửi cho Văn thư làm thủ tục ban hành văn bản.
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định. Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản là tất yếu. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong soạn thảo văn bản giúp tiết kiệm thời gian cho CBCC trong việc chỉnh sửa văn bản. Hiện nay, NHNN đang sử dụng phần mềm Edoc là phần mềm hệ thống quản lý hành chính điện tử.
2.2.1.2. Quản lý văn bản đến
Quản lý văn bản đến tại NHNN được thực hiện theo quy trình sau:
Sơ đồ 2.3. Quy trình quản lý văn bản đến tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Tiếp nhận văn bản đến
Trình, chuyển giao văn bản
đến Đăng ký văn bản
đến
Trình, chuyển giao văn bản
đến Trình, chuyển
giao văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến - Đối với văn bản giấy:
Để đảm bảo tính chính xác và an toàn trong quá trình lưu chuyển văn bản, nhân viên văn thư tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, tình trạng bao bì, dấu niêm phong và đối chiếu thông tin trên bì thư với nội dung văn bản bên trong. Quá trình này giúp phát hiện sớm các sai sót có thể xảy ra và đảm bảo rằng văn bản đến đúng nơi, đúng người. Khi phát hiện các sai sót như sai chính tả, thiếu thông tin hoặc sai ngày tháng trong văn bản, nhân viên Văn thư có trách nhiệm báo cáo ngay cho Chánh Văn phòng để được hướng dẫn xử lý. Tùy thuộc vào tính chất và mức độ nghiêm trọng của sai sót, Chánh Văn phòng sẽ quyết định phương án xử lý phù hợp như yêu cầu đơn vị gửi chỉnh sửa, hủy bỏ văn bản hoặc thông báo cho các đơn vị liên quan.
Việc xử lý kịp thời các sai sót sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công việc.
Theo quy định của NHNN, việc bóc bì và đóng dấu “ĐẾN” đối với tất cả văn bản giấy đến là thủ tục bắt buộc nhằm đảm bảo tính bảo mật và quản lý hiệu quả văn bản. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc đơn vị trong NHNN thì Văn thư chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Mọi văn bản giấy gửi đến NHNN, kể cả văn bản gửi đích danh cho cá nhân, đều phải được quản lý tập trung tại Văn thư. Cá nhân nhận văn bản có nghĩa vụ giao nộp lại cho Văn thư để thực hiện các thủ tục tiếp theo, góp phần đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công việc.
- Đối với văn bản điện tử:
Văn thư có trách nhiệm kiểm soát tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử trước khi tiến hành tiếp nhận và lưu trữ vào Hệ thống nhằm đảm bảo rằng văn bản điện tử được tiếp nhận vào Hệ thống là chính xác, đầy đủ và không bị giả mạo.
Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình lưu trữ và xử lý văn bản, hệ thống quản lý văn bản sẽ tự động kiểm tra và thông báo các trường
hợp văn bản điện tử không đáp ứng yêu cầu. Văn thư sẽ phối hợp với cơ quan, tổ chức gửi để giải quyết các vấn đề phát sinh. Khi phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu bất thường trong văn bản, nhân viên văn thư có trách nhiệm thông báo ngay cho người có thẩm quyền để được hướng dẫn xử lý và đồng thời thông báo tình hình đến cơ quan gửi văn bản. Việc xử lý kịp thời các sai sót là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của công việc.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Việc đăng ký văn bản đến tại NHNN thực hiện theo nguyên tắc:
Yêu cầu bắt buộc là phải hoàn thiện đầy đủ các trường thông tin trong Sổ đăng ký văn bản đến hoặc hệ thống quản lý văn bản. Tính chính xác của thông tin là yếu tố quyết định đến hiệu quả quản lý và lưu trữ văn bản.
Để đảm bảo tính khoa học và hiệu quả trong quản lý văn bản, số hiệu văn bản đến được cấp liên tục theo thứ tự thời gian tiếp nhận, áp dụng thống nhất cho cả văn bản giấy và điện tử trong cùng một năm. Quy trình này giúp tạo ra một hệ thống quản lý văn bản thống nhất và hiệu quả, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin. Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống phần mềm Edoc.
Văn bản mật đến được đăng ký, quản lý riêng theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Đối với văn bản mật, sau khi Chánh văn phòng xem xét, hồ sơ sẽ được trình lên Lãnh đạo NHNN để xin ý kiến chỉ đạo cấp cao nhất. Song song đó, Văn thư đơn vị sẽ tiến hành đăng ký và báo cáo lên thủ trưởng đơn vị để theo dõi và phối hợp, đảm bảo việc xử lý văn bản mật được thực hiện một cách chặt chẽ và bảo mật.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
Để đảm bảo tính kịp thời trong việc xử lý công việc, Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến lãnh đạo NHNN để xin ý kiến chỉ đạo trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo. Sau khi có ý kiến, Văn thư sẽ phân phối văn bản cho các đơn vị hoặc cá nhân liên quan để tiếp tục xử lý. Để đảm bảo hiệu quả trong công việc, văn thư sẽ tiến hành phân
phối văn bản đến đúng đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ. Quá trình chuyển giao văn bản sẽ được thực hiện nhanh chóng, đặc biệt đối với những văn bản có tính chất khẩn cấp. Việc tuân thủ quy trình này giúp đảm bảo rằng văn bản được xử lý kịp thời và hiệu quả. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
Ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo NHNN đối với mỗi văn bản đến được hình thành dựa trên một quá trình đánh giá toàn diện, bao gồm việc phân tích nội dung văn bản, đối chiếu với quy định hiện hành và xem xét chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân liên quan. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác, khoa học và phù hợp của quyết định. Đối với văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân, cần xác định rõ đơn vị chủ trì, các đơn vị phối hợp và thời hạn hoàn thành nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị. Các thông tin này phải được ghi rõ trong văn bản giao việc để tránh nhầm lẫn và đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Để đảm bảo tính liên tục trong quá trình xử lý văn bản, ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo NHNN sẽ được ghi nhận trực tiếp vào mục “Chuyển” trong dấu
“ĐẾN”. Sau đó, Văn thư sẽ cập nhật thông tin, đăng ký và chuyển giao văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được phân công giải quyết, nhằm đảm bảo công việc được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản.
Đối với văn bản điện tử, Văn thư sẽ trình trực tiếp lên hệ thống để Lãnh đạo NHNN xem xét và đưa ra ý kiến chỉ đạo. Trường hợp văn bản đi kèm văn bản giấy, Văn thư sẽ trình bản điện tử trên hệ thống và chuyển bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết theo chỉ đạo của Lãnh đạo NHNN.
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến NHNN đã triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử để nâng cao hiệu quả trong công tác xử lý văn bản. Lãnh đạo NHNN có trách nhiệm giám sát toàn bộ quá trình và yêu cầu các đơn vị, cá nhân báo cáo kết quả xử lý văn bản định kỳ. Việc đánh giá hiệu quả của quá trình này sẽ giúp NHNN kịp thời điều
chỉnh và cải tiến quy trình làm việc. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
Trong thời gian qua, NHNN xử lý một khối lượng lớn văn bản đến để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của Ban Lãnh đạo NHNN, cụ thể công tác quản lý văn bản đến qua các năm được thể hiện qua bảng số liệu sau:
Biểu đồ 2.1. Biểu đồ thể hiện số lượng văn bản đến của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam giai đoạn 2021-2023
Qua bảng số liệu trên ta thấy, trong những năm qua, số lượng văn bản đến của NHNN rất lớn và tăng, giảm qua các năm. Năm 2021, NHNN tiếp nhận 14203 văn bản, năm 2022 tiếp nhận 20500 văn bản, tới năm 2023, số lượng văn bản giảm còn 14912 văn bản. Tuy nhiên, tất cả các văn bản điện tử, văn bản giấy đến NHNN đều được xử lý theo đúng trình tự quy định về tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao; giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. NHNN quy định các đơn vị có trách nhiệm cập nhật trạng thái xử lý văn bản, cập nhật tiến độ xử lý công việc được giao trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của NHNN (Edoc).
Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc sử dụng phần mềm là tất yếu. Với khối lượng văn bản đến hàng năm rất lớn, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý văn bản là cần thiết. Tuy nhiên, thực tế, vẫn còn tình