CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ
1.2. Quy trình quản lý văn bản trên môi trường điện tử
1.2.2. Trình tự quản lý văn bản đến
1.2.2.1. Tiếp nhận văn bản đến
Tại Điều 21 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc tiếp nhận văn bản đến như sau:
- Đối với văn bản giấy
+ Văn thư cơ quan thực hiện việc kiểm tra số lượng, tình trạng bì thư, dấu niêm phong và đối chiếu thông tin trên bì thư với nội dung văn bản bên trong nhằm đảm bảo sự chính xác, đầy đủ của văn bản và tình trạng nguyên vẹn của bì thư, dấu niêm phong.
Ngay khi phát hiện bất kỳ sai sót hoặc dấu hiệu bất thường nào trong quá trình xử lý văn bản, Văn thư cơ quan sẽ lập tức thông báo cho người có thẩm quyền để giải quyết và đồng thời liên hệ với cơ quan gửi để làm rõ thông tin.
Việc báo cáo này nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của thông tin và tránh gây ra những hậu quả không mong muốn, đồng thời thể hiện trách nhiệm của Văn thư cơ quan trong việc quản lý văn bản.
+ Theo quy định, toàn bộ văn bản giấy đến, bao gồm cả văn bản mật, gửi đến cơ quan, tổ chức đều phải trải qua quy trình bóc bì và đóng dấu “ĐẾN”
trước khi được tiếp nhận vào hệ thống lưu trữ. Việc này nhằm mục đích xác nhận việc tiếp nhận văn bản, đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện cho việc quản lý, lưu trữ, đồng thời thể hiện tính chuyên nghiệp trong công tác văn thư.
Văn bản gửi trực tiếp cho cá nhân hoặc tổ chức nội bộ sẽ được Văn thư chuyển giao ngay cho người nhận mà không cần mở bì, nhằm đảm bảo tính bảo mật và tôn trọng quyền riêng tư của người nhận, đồng thời tuân thủ đúng quy định hiện hành.
Cá nhân nhận được văn bản gửi đích danh nhưng có nội dung liên quan đến công việc chung của cơ quan có trách nhiệm chuyển giao lại cho Văn thư để thực hiện các thủ tục tiếp nhận và lưu trữ. Việc này nhằm đảm bảo tính thống nhất trong quản lý văn bản và tạo ra một hồ sơ lưu trữ đầy đủ, chính xác, phục vụ cho công tác tham mưu, chỉ đạo và điều hành của cơ quan.
+ Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
- Đối với văn bản điện tử
+ Trước khi tiếp nhận văn bản điện tử lên hệ thống quản lý văn bản, Văn thư cơ quan phải tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và toàn vẹn của dữ liệu. Việc này nhằm mục tiêu bảo vệ tính bảo mật của thông tin và nâng cao chất lượng dữ liệu trong hệ thống.
+ Nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, khi nhận được văn bản điện tử không đáp ứng tiêu chuẩn hoặc gửi sai, cơ quan, tổ chức tiếp nhận sẽ tiến hành trả lại. Song song đó, để đảm bảo tính chính xác và an toàn của thông tin, Văn thư cơ quan sẽ thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng và báo cáo ngay khi phát hiện bất kỳ sai sót hoặc dấu hiệu bất thường nào. Việc làm này nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả và độ tin cậy trong quá trình xử lý văn bản điện tử.
+ Việc thông báo xác nhận việc tiếp nhận văn bản qua hệ thống trước khi kết thúc ngày làm việc là yêu cầu bắt buộc, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình trao đổi văn bản giữa các cơ quan, tổ chức.
1.2.2.2. Đăng ký văn bản đến
Tại Điều 22 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc đăng ký văn bản đến như sau:
- Việc đăng ký văn bản đến vào sổ đăng ký hoặc hệ thống quản lý văn bản nhằm mục đích theo dõi quá trình xử lý, đảm bảo tính minh bạch và tạo cơ sở pháp lý cho các quyết định. Mọi văn bản đến không được đăng ký sẽ không được đưa vào quá trình lưu trữ và có thể dẫn đến việc mất mát thông tin quan trọng.
- Số đến của văn bản được hệ thống tự động cấp một cách liên tục, dựa trên thời gian tiếp nhận, nhằm tạo ra một cơ sở dữ liệu thống nhất về các văn bản đến.
Số liệu này sẽ được lưu trữ trong hệ thống quản lý văn bản và sử dụng để theo dõi quá trình xử lý, lập báo cáo và phục vụ cho công tác tham mưu.
- Đăng ký văn bản
Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.
+ Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống: Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Để nâng cao hiệu quả quản lý và tiết kiệm chi phí, văn bản đến sẽ được số hóa và cập nhật vào hệ thống quản lý văn bản điện tử theo quy định tại Phụ lục I và VI của Nghị định. Các thông tin của văn bản như số hiệu, ngày tháng năm ban hành, người gửi, nội dung tóm tắt sẽ được nhập đầy đủ vào hệ thống, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Mọi văn bản sau khi được số hóa sẽ được lưu trữ và quản lý trên hệ thống điện tử, giúp cho việc tìm kiếm, truy xuất và quản lý văn bản trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Việc in ấn bản cứng chỉ được thực hiện khi có yêu cầu đặc biệt và phải đảm bảo đầy đủ các thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến.
- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.2.2.3. Trình, chuyển giao văn bản đến
Tại Điều 23 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định việc trình, chuyển giao văn bản đến như sau:
- Văn thư cơ quan sẽ trình văn bản đến trực tiếp cho người có thẩm quyền hoặc gửi qua hệ thống quản lý văn bản trước 17h00 cùng ngày làm việc.
Khi trình văn bản, Văn thư cơ quan cần tóm tắt nội dung chính và đề xuất phương án xử lý ban đầu.
Sau khi xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân phụ trách xử lý, Văn thư cơ quan sẽ tiến hành chuyển giao văn bản đến theo đúng quy trình làm việc đã được ban hành. Việc phân công nhiệm vụ này được thực hiện một cách rõ ràng, đảm bảo mỗi văn bản đều được chuyển đến đúng đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm.
Các văn bản đến có đánh dấu mức độ khẩn cấp sẽ được ưu tiên cao nhất và chuyển giao ngay lập tức đến đơn vị phụ trách để xử lý theo đúng quy trình làm việc đã được ban hành. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
- Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;
Mỗi văn bản đến sẽ được phân công cụ thể cho đơn vị hoặc cá nhân có thẩm quyền để thực hiện các nhiệm vụ được giao, bao gồm việc đưa ra ý kiến chỉ đạo, xây dựng kế hoạch và giải quyết vấn đề. Đối với những văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị, việc phân công nhiệm vụ sẽ bao gồm việc xác định rõ đơn vị chủ trì, các đơn vị phối hợp và thời gian hoàn thành công việc chung.
- Ý kiến chỉ đạo, giải quyết đối với văn bản giấy sẽ được ghi trực tiếp vào mục "Chuyển" trong phần "ĐẾN" của văn bản hoặc vào Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Việc ghi nhận ý kiến chỉ đạo ngay sau khi có quyết định giúp đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện cho việc theo dõi, lưu trữ và kiểm tra quá trình xử lý văn bản. Phiếu giải quyết văn bản đến là tài liệu quan trọng, ghi nhận đầy đủ quá trình xử lý văn bản, từ khi nhận được đến khi hoàn thành nhiệm vụ.
Sau khi nhận được ý kiến chỉ đạo, văn bản sẽ được chuyển lại Văn thư để cập nhật thông tin vào hồ sơ và giao cho đơn vị hoặc cá nhân phụ trách tiếp theo trong thời hạn 24 giờ làm việc. Việc chuyển giao sẽ được thực hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc qua hệ thống mạng nội bộ, tùy thuộc vào tính chất của văn bản. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản.
- Văn thư cơ quan sẽ gửi văn bản điện tử lên hệ thống quản lý văn bản để người có thẩm quyền xem xét và đưa ra ý kiến chỉ đạo. Hệ thống này sẽ giúp đơn giản hóa quy trình xử lý văn bản điện tử, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình làm việc.
Người có thẩm quyền sẽ trực tiếp ghi ý kiến chỉ đạo và cập nhật thông tin về người phụ trách, thời hạn hoàn thành và các yêu cầu cụ thể vào hệ thống quản lý văn bản ngay sau khi xem xét xong văn bản:
+ Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản;
+ Thời hạn giải quyết;
+ Chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết.
Đối với các văn bản điện tử đi kèm văn bản giấy, Văn thư cơ quan sẽ thực hiện việc trình văn bản điện tử lên hệ thống quản lý văn bản và đồng thời chuyển giao bản cứng đến đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ xử lý. Việc kết hợp sử dụng cả hai hình thức này sẽ giúp đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của thông tin, đồng thời tuân thủ quy định hiện hành.
1.2.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Việc giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến như sau:
- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo và theo dõi quá trình giải quyết các văn bản đến. Đồng thời, việc phân công cụ thể cho các cá nhân hoặc đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm giải quyết từng văn bản đến, kết hợp với việc giao một người cụ thể theo dõi và đôn đốc quá trình này sẽ giúp đảm bảo sự hoạt động trơn tru của đơn vị.
- Mỗi khi tiếp nhận văn bản, đơn vị hoặc cá nhân liên quan phải nghiên cứu kỹ lưỡng và xử lý vấn đề theo đúng quy định về thời gian đã được ban hành. Việc xử lý văn bản đến phải được thực hiện theo một quy trình nhất định, đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả trong công việc. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.