VIỆN HÀNG HẢI------ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ TÀU, HÀNG NHẬP CẬP CẢNG TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH BÔNG SEN - CẢNG LOTUS... Tuy chưa có nhiều thời gian
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY LIÊN DOANH BÔNG SEN - CẢNG LOTUS
Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp
1.1.1 Tên, địa chỉ của doanh nghiệp
- Tên viết tắt bằng tiếng Việt:Công Ty Liên Doanh Bông Sen (Lotus)
- Tên viết bằng tiếng nước ngoài:Lotus Joint Venture Company
+Hotline: 0931.793.108 (trực ban khai thác điều độ)
+Số điện thoại nội bộ:
Gọi: (+84) 028.3873.0146/48 - Máy nhánh cần liên hệ:
Trung tâm Khai thác Điều độ: 107
Phòng Giao Nhận Kho Hàng: 119
Phòng Logistics- Kho Ngoại Quan: 120
-Phòng Thương Vụ: thuongvu@lotusport.com
- Trang web: http://www.lotusport.com
- Giấy phép đầu tư số: 237/GP
- Địa chỉ liên hệ: Số 1A Nguyễn Văn Quỳ, Khu phố 1, Phường Phú Thuận, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp
Công ty Liên doanh Bông Sen (Cảng Lotus) được thành lập năm 1991 giữa Công Ty
Cổ Phần Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương-Vietrans, Công ty cổ phần Đại lý Hàng hải Việt Nam-VOSA, và Hãng tàu Biển Đen (Blasco – Ukraine) đã hợp tác thành lập liên doanh đầu tiên trong lĩnh vực khai thác cảng biển quốc tế tại Việt Nam Sau nhiều năm hoạt động, thương hiệu Lotus Port đã khẳng định vị thế của mình và được công nhận là một trong những cảng biển hiệu quả hàng đầu tại Việt Nam, thu hút sự chú ý từ nhiều quốc gia trong khu vực và trên thế giới.
Hình 1.1 Logo các đơn vị Liên doanh đầu tiên của Công ty Liên doanh Bông Sen
Cảng Lotus hoạt động theo tiêu chuẩn quốc tế với trang thiết bị hiện đại và khả năng xử lý hàng hóa siêu trường, siêu trọng Đội ngũ cán bộ công nhân viên tại đây có tay nghề cao và kinh nghiệm lâu năm, được đào tạo thường xuyên cả trong và ngoài nước Cảng cũng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2008 để đảm bảo dịch vụ đạt tiêu chuẩn tốt nhất.
Thương hiệu Lotus Port đã khẳng định vị thế là một trong những cảng biển hàng đầu tại Việt Nam, được biết đến rộng rãi trong khu vực Sự phát triển ổn định của kinh tế và ngoại thương Việt Nam trong những năm gần đây đã thúc đẩy công ty mở rộng các dịch vụ khai thác cảng, vận tải ngoại thương và giao nhận quốc tế Lotus Port đã chủ động tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ chiến lược với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đại lý hàng hải và chủ tàu cả trong và ngoài nước Cam kết của công ty đối với quyền lợi khách hàng và chất lượng dịch vụ đã tạo ra mối quan hệ hợp tác bền chặt với hơn 200 đối tác, góp phần vào sự phát triển lâu dài và cùng có lợi.
Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp
Theo Giấy phép Đầu tư của Công ty Liên doanh Bông Sen – Cảng Lotus, liên doanh thành lập để:
Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng tại phường Phú Thuận, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh nhằm khai thác và phát triển cầu cảng, phục vụ cho việc tiếp vận và xếp dỡ các tàu chuyên dụng cũng như tàu hàng thông thường.
Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương là hoạt động quan trọng trong việc xuất nhập khẩu, tuân thủ các quy định của Cục Hàng hải Việt Nam Các tuyến đường biển được sử dụng để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong việc vận chuyển hàng hóa, góp phần thúc đẩy thương mại quốc tế Việc nắm vững quy định và quy trình vận tải là cần thiết để tối ưu hóa chi phí và thời gian giao hàng.
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải (Chi tiết: Thực hiện các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu).
1.2.3 Chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty
Trong những năm gần đây, kinh tế Việt Nam, đặc biệt là ngoại thương, đã có sự ổn định và phát triển mạnh mẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp Công ty Lotus đã mở rộng hoạt động khai thác cảng biển, vận tải ngoại thương và giao nhận quốc tế, thiết lập mối quan hệ chiến lược với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đại lý hàng hải, chủ tàu và chủ hàng trong và ngoài nước Hướng tới mục tiêu phát triển bền vững, Cảng Lotus cam kết nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đáp ứng nhu cầu khách hàng với phương châm “LUÔN LUÔN VÌ QUYỀN LỢI KHÁCH HÀNG”.
1.2.4 Các sản phẩm và dịch vụ chủ yếu của doanh nghiệp
Cảng Lotus là liên doanh đầu tiên tại Việt Nam chuyên khai thác cảng biển quốc tế, với hơn 30 năm kinh nghiệm trong việc tiếp nhận tàu biển, xếp dỡ hàng hóa và container Chúng tôi tự tin cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và tốt nhất đến quý khách hàng.
Thế mạnh của Cảng Lotus trong dịch vụ tiếp nhận tàu biển, xếp dỡ hàng hóa, hàng siêu trường siêu trọng.
Cảng Lotus nổi bật với vị trí chiến lược ngay cửa ngõ TP HCM ra biển Đông, nằm ở hạ lưu cầu Phú Mỹ Với đặc điểm nước sâu và sông rộng, nơi đây ít tàu thuyền di chuyển, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận tàu ra vào cảng Điều này giúp nâng cao khả năng lưu thông và bốc xếp hàng hóa, là lý do nhiều đối tác lựa chọn Cảng Lotus.
Năm 2009, khi Cầu Phú Mỹ chính thức hoạt động, giao thông kết nối giữa cảng và các tỉnh miền Tây cũng như miền Đông Nam Bộ trở nên thuận lợi hơn Điều này giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển hàng hóa, mang lại hiệu quả cao trong logistics.
Cảng Lotus có tổng chiều dài 300m với 2 cầu tàu K17 và K18, thiết kế tiếp nhận tàu trọng tải lên đến 60.000 DWT giảm tải, cùng với cầu K16 dài 200m Điều này cho phép cảng tiếp nhận đồng thời 3 tàu tại nhiều vị trí làm hàng khác nhau, góp phần nâng cao năng lực khai thác và chất lượng dịch vụ tại cảng.
Cơ sở vật chất - Trang thiết bị, Công nghệ hiện đại
Cảng Lotus không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại để tối ưu hóa quy trình quản lý và vận hành các phương tiện như cẩu, xe nâng và đầu kéo Điều này nhằm đảm bảo hiệu quả trong công tác xếp dỡ hàng hóa từ cầu cảng vào bãi, lưu kho, cũng như xuất nhập khẩu cho khách hàng.
- Với năng lực máy móc, thiết bị hiện đại, Cảng Lotus có thể đáp ứng tiếp nhận nhiều loại tàu cùng một lúc.
Cảng Lotus áp dụng công nghệ hiện đại trong quản lý, tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001-2008, đảm bảo quy trình tiếp nhận và xếp dỡ hàng hóa, container diễn ra nhanh chóng và an toàn Đội ngũ nhân viên tại Cảng Lotus là những chuyên gia giàu kinh nghiệm, cam kết mang lại hiệu quả tối ưu cho khách hàng.
Cảng Lotus tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản và giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực hàng hải và khai thác cảng biển.
Chúng tôi hỗ trợ khách hàng trong việc giải quyết mọi thủ tục tại cảng, bao gồm xuất nhập hàng hóa, khai thuê hải quan, bốc xếp hàng hóa nhanh chóng và lưu giữ, bảo quản an toàn Điều này giúp khách hàng, đại lý và hãng tàu tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả khi sử dụng dịch vụ tại cảng.
Hỗ trợ xếp dỡ đa dạng hàng hóa
Cảng Lotus có khả năng tiếp nhận tất cả các loại tàu chở hàng và hỗ trợ xếp dỡ đa dạng các loại hàng hóa, bao gồm gỗ, động vật sống, hàng container, sắt thép, hàng dự án quốc gia, hàng siêu trường - siêu trọng và xe ô tô chuyên dụng.
- Đặc biệt, xếp dỡ khai thác hàng thiết bị siêu trường, siêu trọng là thế mạnh của Cảng Lotus so với các cảng trong khu vực TP HCM.
- Trong đó, một số dự án nổi bật mà Cảng Lotus đã từng khai thác xếp dỡ như:
• Demo Tàu điện Metro đầu tiên về TPHCM:
Hình 1.2 Cảng Lotus xếp dỡ tàu điện Metro đầu tiên về TP.HCM
• Dự án Sân Vận Động Quatar của Đại Dũng:
Hình 1.3 Xuất Lô Dự Án Sân Vận Động Quatar Của Đại Dũng
• Xếp dỡ dự án Điện Gió Lạc Hòa:
Hình 1.4 Xếp Dỡ Dự Án Điện Gió Tại Cảng Lotus Chính sách giá cả cạnh tranh
Cảng Lotus cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao với phương châm "Luôn luôn vì quyền lợi của khách hàng", đảm bảo chính sách giá cả và dịch vụ cạnh tranh nhất trên thị trường.
Vận Tải Đa Phương Thức
Là nhà khai thác cảng biển và dịch vụ logistics có tiếng tại thị trường Việt Nam, Công
Cảng Lotus – Ty Liên Doanh Bông Sen chuyên cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức, kết hợp giữa thủy và bộ, nhằm đáp ứng nhu cầu xuất nhập hàng hóa một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Cảng Lotus, với vị trí địa lý thuận lợi là cảng biển mặt tiền của Thành Phố Hồ Chí Minh hướng ra Biển Đông, giữ vai trò quan trọng trong việc lưu thông hàng hóa Cảng không cần di dời, trở thành trung tâm kết nối hàng hóa từ Thành Phố Hồ Chí Minh đến các tỉnh phía Bắc và miền Tây Nam Bộ.
Sơ đồ tổ chức và cơ cấu lao động của doanh nghiệp
1.3.1 Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp
Hình 1.13 Sơ đồ tổ chức của Công ty
1.3.2 Chức năng nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận
Ban Giám đốc Công ty Liên doanh Bông Sen (LOTUS) bao gồm Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc Quyền hạn của Ban Giám đốc được quy định theo Luật đầu tư, các văn bản pháp quy của Việt Nam, Điều lệ liên doanh, và các Nghị quyết của HĐQT Tổng Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và quản lý công ty.
Tổng Giám đốc là đại diện pháp luật của công ty, có trách nhiệm hoạch định chiến lược và thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng Thành viên (HĐTV) Vị trí này yêu cầu tham gia tất cả các cuộc họp của HĐTV và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty Tổng Giám đốc quản lý trực tiếp, đưa ra quyết định cuối cùng cho tất cả các hoạt động, phê duyệt các quy định và văn bản, đồng thời lãnh đạo hoạt động hàng ngày của công ty.
Phó Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc thứ nhất thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của Tổng Giám đốc và theo phân định từ HĐTV, chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho Tổng Giám đốc về các vấn đề trong phạm vi trách nhiệm được giao Họ hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc của công ty Trong trường hợp Tổng Giám đốc vắng mặt, Phó Tổng Giám đốc thứ nhất sẽ được ủy quyền thay mặt Tổng Giám đốc để điều hành công ty.
Phòng Tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp và quản lý các công việc theo phân công của Ban Giám đốc, nhằm đảm bảo công ty tuân thủ các quy định của Nhà nước, pháp luật, quy chế nội bộ và quy trình chất lượng ISO.
Phòng Tài chính kế toán:
Phòng Tài chính Kế toán chịu trách nhiệm quản lý nghiệp vụ kế toán-tài chính và nguồn thu – chi tài chính theo đúng pháp luật Phòng tham mưu cho việc tổ chức và thực hiện công tác tài chính kế toán của doanh nghiệp, đồng thời cập nhật các thủ tục hành chính và văn bản pháp luật liên quan Ngoài ra, phòng còn phản ánh sự biến động của tài sản và nguồn vốn đến lãnh đạo, giúp Ban Giám đốc nắm rõ các chế độ kế toán hiện hành để có hướng hoạt động hiệu quả.
Phòng Thương vụ có nhiệm vụ quản lý và điều hành các hoạt động tiếp nhận, sắp xếp tàu bè tại Cảng, nghiên cứu thị trường, tiếp thị, xây dựng biểu cước và thiết lập hợp đồng kinh tế Phòng cũng phối hợp với các phòng ban liên quan để đảm bảo hiệu quả khai thác và vận hành tại Cảng Đặc biệt, phòng theo dõi sát sao biến động thị trường, chính sách pháp luật của Nhà nước và các điều chỉnh liên quan để kịp thời tư vấn cho Giám đốc về các chính sách dịch vụ, giá cả, khai thác và quan hệ khách hàng.
Phòng Marketing chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các hoạt động marketing, bao gồm nghiên cứu và phân tích thị trường, lập kế hoạch tiếp thị, tìm kiếm khách hàng, tổ chức gặp gỡ và làm việc với khách hàng, cũng như chăm sóc khách hàng theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.
Trung tâm Khai thác Điều độ chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động khai thác tại Cảng, bao gồm lập kế hoạch khai thác và chỉ đạo trực tiếp các đơn vị sản xuất Trung tâm cũng báo cáo cho Ban Giám đốc về các hoạt động đang diễn ra và phát sinh để kịp thời xin chỉ đạo, đồng thời phối hợp với các phòng ban khác nhằm đảm bảo hiệu quả khai thác của Cảng.
Phòng Giao nhận kho hàng:
Phòng Giao nhận Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động khai thác kho bãi, bao gồm lưu trữ hồ sơ hàng hóa và tổ chức tiếp nhận, giao nhận hàng hóa cho khách hàng, chủ hàng và chủ tàu Đồng thời, phòng cũng đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước và pháp luật liên quan đến hải quan, kho bãi và tải trọng.
Phòng Cơ giới Kỹ thuật:
Phòng Cơ giới Kỹ Thuật chịu trách nhiệm quản lý và vận hành các trang thiết bị cơ giới, kỹ thuật, điện và vật tư của Cảng Nhiệm vụ của phòng bao gồm giám sát, theo dõi và lập hồ sơ vận hành cho các thiết bị, đồng thời báo cáo kịp thời đến Ban Giám đốc và các phòng ban liên quan nhằm đảm bảo hoạt động khai thác hiệu quả của Cảng.
Ban Xây dựng chịu trách nhiệm quản lý, vận hành và giám sát các hoạt động xây dựng, bảo trì và bảo quản hạ tầng, vật tư, thiết bị liên quan Ban có nhiệm vụ báo cáo kịp thời cho Ban Giám đốc về các công tác cơ sở hạ tầng, đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước và pháp luật liên quan đến cảng biển, luật xây dựng, cũng như đảm bảo khả năng khai thác của cảng.
Phòng An ninh có nhiệm vụ bảo vệ an toàn cho cơ quan, phối hợp với Cảnh sát, Biên phòng và giám sát an ninh tại Cảng vụ Hàng hải, cũng như công tác phòng cháy chữa cháy Phòng An ninh đảm bảo báo cáo kịp thời tới Ban Giám đốc về tình hình an ninh và trật tự trong Cảng, đồng thời phối hợp với các phòng ban khác trong công tác khai thác.
Phòng Logistics chịu trách nhiệm quản lý và vận hành các kho bãi ngoại quan tại Cảng, đồng thời tổ chức thực hiện các dịch vụ logistics cho khách hàng và chủ hàng Phòng cũng hỗ trợ hoạt động khai thác Cảng cùng với các phòng ban liên quan.
1.3.3 Tình hình lao động của doanh nghiệp
➢ Cơ cấu, số lượng, trình độ lao động của doanh nghiệp
Cảng Lotus hiện có tổng cộng khoảng 327 nhân sự, được chia thành hai khối chính: Khối Quản lý chức năng với 53 người và Khối Lao động trực tiếp gồm 265 người.
Bảng 1.1 Tình hình lao động của Cảng Lotus
Phòng ban Số lao động
Khối Quản lý chức năng
Hành chính nhân sự 10 người
Tài chính kế toán 10 người
Trung tâm Khai thác-Điều độ
99 người gồm 11 cán bộ khai thác và 3 tổ công nhân
Tổ lái cẩu riêng 25 người
Cơ giới kỹ thuật 75 người
Đối với Khối Văn phòng, yêu cầu trình độ học vấn tối thiểu là 100% Cử nhân Đại học hoặc Cao đẳng, trong khi Khối Khai thác yêu cầu từ bậc Trung học cơ sở trở lên.
Cơ sở vật chất kỹ thuật chủ yếu của cảng Lotus
Cảng Lotus có tổng chiều dài 300m với 2 cầu tàu K17 và K18, thiết kế tiếp nhận tàu trọng tải lên đến 60.000 DWT giảm tải, cùng với cầu K16 dài 200m Cảng có khả năng tiếp nhận đồng thời 4 tàu tại nhiều vị trí làm hàng khác nhau, từ đó nâng cao năng lực khai thác và chất lượng dịch vụ Hiện tại, Cảng Lotus đang khai thác 3 cầu tàu K16, K17 và K18.
Bến xếp dỡ sà lan: 100 m
Hình 1.14 Sơ đồ Cảng Lotus
Kho ngoại quan với tổng diện tích 150.000m2 được thiết kế hợp lý để phục vụ nhu cầu xuất khẩu và lưu trữ hàng hóa Hệ thống an ninh được đảm bảo với camera giám sát 24/7, cùng với hệ thống chiếu sáng luôn được bảo trì thường xuyên, đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quản lý kho.
Hệ thống kho bãi gồm:
- Tổng diện tích kho bãi: 170.000 m²
- Bãi container & hàng tổng hợp: 160.000 m².
1.4.3 Thiết bị, phương tiện xếp dỡ
Bảng 1.2 Thiết bị, phương tiện xếp dỡ của Cảng Lotus
Trạm phát điện -01 trạm: 1000KVA
Xe chụp container -05 chiếc Xe đầu kéo -25 chiếc
1.4.4 Hệ thống giao thông trong Cảng
Hệ thống giao thông đường thủy
Cảng Lotus tọa lạc trên tuyến đường biển từ Vũng Tàu qua sông Ngã Bảy Lòng Tàu và Nhà Bè vào sông Đồng Nai, đóng vai trò là tuyến luồng quốc gia và là tuyến vận tải chính cho tàu biển đến các cảng TP.HCM Cảng này đảm bảo cho các tàu có trọng tải đến 15.000 DWT hoạt động thường xuyên, đồng thời tận dụng nước triều cao trên 3m để cho phép tàu có trọng tải lên đến 60.000 DWT ra vào cảng một cách an toàn.
Giao thông đường thủy nội địa tại khu vực Nam Bộ được phát triển thông qua hệ thống cảng dọc sông Đồng Nai, Sài Gòn, Nhà Bè và Soài Rạp Các sà lan nhỏ dưới 500 DWT có khả năng vận chuyển hàng hóa đến mọi tỉnh, địa phương trong vùng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu thông và phát triển kinh tế.
Hệ thống giao thông đường bộ
Cảng Lotus có hai cổng chính: cổng 1 nằm trên đường Nguyễn Văn Quỳ với một làn vào dành cho việc xuất nhập container tại bãi, và cổng 2 cũng trên đường Nguyễn Văn Quỳ với một làn ra phục vụ cho xuất nhập container tại cầu tàu Hệ thống bãi tại cảng được thiết kế theo hình xương cá và hoạt động theo hướng một chiều.
Hàng hóa tại Cảng Lotus có thể vận chuyển một cách thuận lợi mà không cần phải đi đường vòng Nhờ vị trí chiến lược gần cầu Phú Mỹ, nơi kết nối thành phố Hồ Chí Minh, Vũng Tàu và Bà Rịa, việc di chuyển hàng hóa trực tiếp từ Cảng Lotus đến Cảng Cát Lái và các tỉnh phía Bắc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hệ thống quản lý chất lượng
Công ty Liên doanh Bông Sen xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì hệ thống quản
Công ty Liên doanh Bông Sen đã xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng nhằm đảm bảo cung cấp ổn định các dịch vụ xếp dỡ hàng hóa như hàng container, hàng siêu trường, siêu trọng phục vụ công trình, hàng công nghiệp, ô tô và bách hóa Hệ thống này đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng và các quy định hiện hành Các phòng ban tham gia áp dụng hệ thống quản lý chất lượng bao gồm Phòng Thương vụ, Phòng Điều độ Khai thác, Phòng Giao nhận kho hàng, Phòng kỹ thuật cơ giới, Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Bảo vệ và Ban xây dựng cơ bản.
Công ty Liên doanh Bông Sen:
-Nhận biết các quy trình cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng chúng trong toàn bộ hoạt động, phạm vi trách nhiệm của mình.
-Xác định trình tự và mối tương tác của các quá trình này.
-Xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo việc tác nghiệp và kiểm soát các quá trình này có hiệu lực.
Đảm bảo rằng các nguồn lực và thông tin cần thiết luôn sẵn có là điều quan trọng để hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động tác nghiệp và kiểm soát các quy trình liên quan.
-Đo lường, theo dõi và phân tích các quá trình này.
Để đạt được kết quả mong muốn và cải tiến liên tục, công ty thực hiện các hành động cần thiết theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, đảm bảo quản lý hiệu quả các quy trình tuân thủ.
Khi một công ty quyết định sử dụng nguồn bên ngoài cho các quy trình có ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm với yêu cầu, điều quan trọng là phải đảm bảo kiểm soát chặt chẽ các quy trình đó.
Việc kiểm soát những quá trình do nguồn lực bên ngoài phải được nhận biết trong hệ thống quản lý chất lượng.
Hình 1.15 Lưu đồ mô tả các quá trình trong Hệ thống quản lý chất lượng Các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng bao gồm:
- Các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng.
- Các thủ tục dạng văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.
- Các tài liệu của công ty đảm bảo việc hoạch định, tác nghiệp và kiểm soát có hiệu lực các quá trình công tác.
Công ty Liên doanh Bông Sen cam kết cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng hàng đầu tại hệ thống cảng biển Việt Nam, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng với giá cả hợp lý Chúng tôi luôn lắng nghe ý kiến khách hàng và không ngừng nâng cao năng lực, cải tiến hệ thống quản lý và quy trình sản xuất Mục tiêu của chúng tôi là tạo ra sản phẩm và dịch vụ có tính kinh tế kỹ thuật phù hợp với nhu cầu, đồng thời chịu trách nhiệm hoàn toàn về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình.
1.5.3 Yêu cầu hệ thống tài liệu
Cấu trúc tài liệu của hệ thống chất lượng.
Hình 1.16 Cấu trúc tài liệu của Hệ thống chất lượng
Cấp I: Sổ tay chất lượng: cung cấp toàn bộ những thông tin về hệ thống quản lý chất lượng của Công ty Sổ tay được sử dụng để kiểm soát các hoạt động của hệ thống chất lượng nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ của Công ty và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng.
Cấp II: Quy trình: mô tả các phương pháp thực hiện các công việc/ quá trình và trách nhiệm của các bộ phận liên quan Quá trình phải phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 và thực tế của Công ty.
Cấp III: Hướng dẫn: Mô tả chi tiết nhiệm vụ cụ thể của từng vị trí phải thực hiện.
Cấp IV: Hồ sơ chất lượng: ghi chép lại các kết quả làm việc theo các quy định trong Sổ tay chất lượng, quy trình và hướng dẫn công việc, theo các biểu mẫu đi kèm.
Chính sách về Quản lý nguồn lực và môi trường làm việc
Công ty xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết như nhân lực, máy móc, thiết bị, và dịch vụ để duy trì và cải tiến hiệu quả hoạt động.
- Thực hiện và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng, thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống.
- Nâng cao mức độ thỏa mãn khách hàng bằng cách đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
❖ Để đáp ứng được nguồn nhân lực ngày càng phát triển của Công ty, hàng năm Công ty phải chăm lo phát triển nguồn nhân lực:
Công tác đào tạo được triển khai liên tục để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh và phát triển khoa học kỹ thuật, nhằm nâng cao trình độ thực hiện nhiệm vụ và duy trì hệ thống chất lượng hiệu quả Việc kiểm tra và bảo quản thiết bị phòng cháy chữa cháy, cũng như đường thoát hiểm cho người và hàng hóa tại cảng là rất quan trọng Ngoài ra, thường xuyên tổ chức tập luyện nghiệp vụ phòng cháy chữa cháy và cứu hộ là cần thiết để đảm bảo an toàn lao động và bảo vệ môi trường.
- Các hình thức đào tạo: đào tạo nội bộ hoặc gửi cán bộ công nhân viên đi dự các khóa học bên ngoài.
- Đánh giá tính hiệu lực của đào tạo.
- Lưu trữ các hồ sơ đào tạo.
❖ Môi trường làm việc phải luôn đáp ứng đủ các yếu tố sau:
- Đảm bảo ánh sáng và độ thông thoáng đầy đủ để thực hiện công việc.
- Khu vực làm việc sạch sẽ Tư thế, vị trí làm việc của nhân viên thích hợp để đảm bảo chất lượng công việc.
- Các kế hoạch kiểm tra sức khỏe định kỳ của nhân viên.
Các quy định rõ ràng về phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động và an toàn máy móc thiết bị là rất quan trọng Những quy định này cần được thực hiện nghiêm ngặt và thường xuyên kiểm tra, bảo trì để đảm bảo an toàn tối đa.
- Thường xuyên tổ chức làm vệ sinh và kiểm tra an toàn nhằm đảm bảo an toàn về con người cũng như về thiết bị.
1.7 Khách Hàng và thị trường của công ty
Một số đối tác của Công ty liên doanh Bông Sen – Cảng Lotus: Công ty TNHH Đại lý
Công ty TNHH Clio Shipping And Logistics Việt Nam, cùng với các đối tác như Công ty Cổ phần VINAFCO, Công ty Cổ phần GEMADEPT, Hoa Sen Group, Công ty Cổ phần thép Nam Kim, Công ty Cổ phần Tôn Đông Á và Eastern Car Liner Ltd, đã hợp tác chặt chẽ trong lĩnh vực môi giới vận tải biển quốc tế, phục vụ nhu cầu của nhiều khách hàng khác nhau.
Cảng Lotus tự hào là đối tác chiến lược hàng đầu của các nhãn hàng sản xuất, đại lý và hãng tàu danh tiếng trên toàn quốc, nhờ vào chất lượng dịch vụ khai thác cảng vượt trội.
Hình 1.17a Một trong những đối tác của Cảng
Hình 1.17b Một trong những khách hàng của Cảng
1.8 Kết quả kinh doanh của Công ty Liên doanh Bông Sen (3 năm gần nhất)
Bảng 1.3 Kết quả kinh doanh của Công ty Liên doanh Bông Sen năm 2020,2021,2022
3.Doanh thu thuần về BH và CCDV
5.Lợi nhuận gộp về BH và CCDV
6.Doanh thu hoạt động tài chính
8.Chi phí quản lý doanh nghiệp
13 Tổng lợi nhuận trước thuế
Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của cảng được tính bằng tổng doanh thu trừ đi các khoản khấu trừ, không bao gồm thuế tiêu thụ đặc biệt hay thuế xuất khẩu Năm 2021, doanh thu đạt 176,326,419,461 VNĐ, tăng 20,9% so với năm 2020 Đến năm 2022, doanh thu tiếp tục tăng lên 184,682,875,002 VNĐ, tương ứng với mức tăng 4,7% so với năm trước.
Giá vốn bán hàng của cảng bao gồm chi phí khai thác kho bãi và chi phí hoạt động của cảng Chi phí này có xu hướng tăng theo doanh thu, cho thấy mối liên hệ tích cực giữa chi phí và doanh thu hàng năm, đồng thời phản ánh hiệu quả sản xuất của cảng.
Lợi nhuận gộp được tính bằng hiệu số giữa doanh thu thuần và giá vốn bán hàng, bao gồm chi phí khai thác kho bãi và chi phí hoạt động cảng Trong năm 2020, lợi nhuận gộp đạt 33,845,258,672; năm 2011 đạt 47,968,254,165; và năm 2022 đạt 51,658,843,182 Tốc độ tăng và mức tăng của lợi nhuận gộp tương ứng với tốc độ và mức tăng của doanh thu và giá vốn bán hàng.
Doanh thu từ hoạt động tài chính của công ty Liên doanh Bông Sen bao gồm các khoản thu từ gửi ngân hàng, mua tín phiếu và trái phiếu Năm 2020, doanh thu này đạt 5,922,007,025 đồng, nhưng đến năm 2021, con số này giảm xuống còn 5,615,122,090 đồng, tương ứng với mức giảm 5,18% so với năm trước.
2022 đạt 7,477,952,587 tăng vượt trội so với năm 2020 và 2021.
Chi phí hoạt động tài chính là khoản chi dành cho các mục đích tài chính, chủ yếu bao gồm lãi vay cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cho vay và đầu tư góp vốn liên doanh Năm 2020, khoản chi này đạt 497,908,864, giảm xuống còn 384,454,697 vào năm 2021 Tuy nhiên, đến năm 2022, mức chi này đã tăng lên 869,632,097, ghi nhận mức tăng 126,2% so với năm 2021, cho thấy sự gia tăng đáng kể so với các năm trước.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm lương, văn phòng phẩm, khấu hao tài sản cố định, chi phí đào tạo, công tác và phụ cấp Năm 2020, chi phí này là 18,012,097,106 VNĐ, tăng lên 21,463,576,524 VNĐ vào năm 2021 (tăng 19,16%) và đạt 23,224,977,867 VNĐ vào năm 2022 (tăng 8,2%) Về lợi nhuận, năm 2020 đạt 21,257,259,727 VNĐ, tăng lên 31,735,345,053 VNĐ vào năm 2021 (tăng 50,2%) và tiếp tục lên 35,051,185,806 VNĐ vào năm 2022 (tăng 10,4%) Sự gia tăng lợi nhuận năm 2021 chủ yếu do doanh thu gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng, trong khi chi phí giảm Tuy nhiên, năm 2022, mặc dù doanh thu vẫn tăng, nhưng chi phí tăng mạnh dẫn đến lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh không tăng nhiều so với năm 2021.
Thu nhập khác bao gồm các khoản thu không thường lệ như thanh lý tài sản, bồi thường và các giao dịch mua bán Trong năm 2020, thu nhập khác đạt 377,119,750 đồng, tăng lên 429,603,306 đồng vào năm 2021 và đạt 5,665,467,864 đồng vào năm 2022, cho thấy sự gia tăng đáng kể so với hai năm trước đó.
Trong bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lợi nhuận khác cho thấy năm 2020 và 2021 ghi nhận lỗ do chi phí tăng cao Tuy nhiên, năm 2022, mặc dù chi phí vẫn cao hơn so với hai năm trước, doanh nghiệp đã đạt được lợi nhuận đáng kể lên tới 2,209,790,797.
Tổng lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp phản ánh hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các nguồn lợi nhuận khác Năm 2020, lợi nhuận trước thuế đạt 20,680,899,171 đồng, tăng lên 30,863,204,481 đồng vào năm 2021, tương ứng với mức tăng 50,2% Đến năm 2022, con số này tiếp tục tăng lên 37,260,976,603 đồng, ghi nhận mức tăng 20,7% so với năm trước Tốc độ tăng trưởng lợi nhuận cho thấy sự phát triển tích cực của doanh nghiệp qua các năm.
Lợi nhuận sau thuế là chỉ tiêu quan trọng phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Dựa trên bảng kết quả hoạt động của cảng Lotus trong các năm 2020, 2021 và 2022, có thể thấy rằng cảng đã hoạt động hiệu quả, với doanh thu tăng trưởng và vượt kế hoạch đề ra, tuy nhiên mức tăng trưởng không đồng đều Năm 2020, lợi nhuận sau thuế đạt mức cao, cho thấy tiềm năng phát triển của cảng trong tương lai.
17,799,529,314 năm 2021 lợi nhuận sau thuế đạt 25,117,098,191 tăng 7,317,568,877 nhưng đến năm 2022 lợi nhuận sau thuế đạt 29,545,992,628 tăng 4,428,831,437 so với năm 2021, mức tăng chỉ đạt khoảng 60% so với kỳ trước.
Bảng 1.4 Kết quả sản lượng của Công ty Liên doanh Bông Sen năm 2020,2021,2022
Bảng 1.5 Biểu đồ sản lượng hàng hóa thông qua Cảng Lotus năm 2020-2022
Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh
Công ty Liên doanh Bông Sen là một tổ chức vững mạnh, nổi bật với sự đoàn kết và nhất trí cao giữa cán bộ công nhân viên Dưới sự lãnh đạo của Ban Giám đốc và sự tin tưởng, ủng hộ từ Hội đồng Quản trị, công ty tiếp tục phát triển bền vững.
Đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty được đào tạo chuyên sâu theo lộ trình đầu tư phát triển, chú trọng vào chuyên môn, kiến thức và ngoại ngữ, nhằm đáp ứng hiệu quả yêu cầu dịch vụ cả trong và ngoài nước.
- Hệ thống giao thông ra vào cảng đã hoàn thành rút ngắn thời gian vận tải bằng đường bộ đi các tỉnh miền Đông và miền Tây Nam Bộ.
- Hoàn thành hệ thống trang thiết bị làm Container nâng cao năng lực cạnh tranh của Cảng trong thời gian tới.
- Công ty luôn cải tiến và cập nhật phần mềm quản lý giúp nâng cao chất lượng làm việc và quản trị hồ sơ một cách khoa học.
Quy trình làm việc ngày càng được cải thiện và tối ưu hóa, giúp tăng cường sự phối hợp an toàn và hiệu quả giữa các bộ phận và thành viên trong công ty Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn giảm thiểu rủi ro không cần thiết.
Công ty tích cực khuyến khích nhân viên tham gia các khóa học và lấy chứng chỉ để nâng cao trình độ chuyên môn, từ đó mở rộng hiểu biết sâu sắc về ngành nghề.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị đạt tiêu chuẩn, đảm bảo cả về số lượng lẫn chất lượng, tạo ra môi trường làm việc thoải mái và năng động, đáp ứng tốt các nhu cầu thuận tiện cho cán bộ.
Tại hội nghị thường niên 2022 của Hiệp hội Cảng biển Việt Nam (VPA), các đại biểu đã thảo luận về quy hoạch phát triển tổng thể hệ thống cảng biển Việt Nam giai đoạn 2021-2030, với tầm nhìn đến năm 2050 Hội nghị tập trung vào phát triển cảng bền vững, xây dựng cảng thông minh và cảng xanh, cũng như chuyển đổi số trong ngành cảng Bên cạnh đó, việc cập nhật công nghệ và thiết bị xếp dỡ tiên tiến cùng các giải pháp nâng cao năng suất và hiệu quả khai thác cảng được coi là những yếu tố quan trọng, tạo tiền đề cho sự phát triển của các cảng biển Việt Nam, đặc biệt là cảng Lotus.
Cơ hội xuất khẩu thép của Việt Nam đang gia tăng do xung đột kéo dài giữa Nga và Ukraine, khi nhiều nhà sản xuất thép hàng đầu tại Ukraine như Metinvest và ArcelorMittal phải cắt giảm sản lượng do gián đoạn vận chuyển Trong bối cảnh này, các sản phẩm xuất khẩu của Nga đối mặt với nguy cơ bị cấm vận, mở ra cơ hội cho thị trường Việt Nam Hơn nữa, các lệnh trừng phạt đối với xuất khẩu năng lượng của Nga sẽ dẫn đến thiếu hụt nguồn cung cho EU, trong khi giá thép tăng trở lại sẽ mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp có chi phí sản xuất thấp như Việt Nam, đặc biệt là Nam Kim, Hoa Sen và CTCP Tập đoàn Hòa Phát, những đối tác lớn của Cảng Lotus.
Mặc dù có nhiều thuận lợi, Công ty vẫn phải đối mặt với không ít rủi ro và khó khăn, trong đó có thể kể đến một số thách thức chính.
Sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp trong lĩnh vực khai thác cảng và vận tải biển sẽ tác động trực tiếp đến công tác quản lý và mức phí dịch vụ của công ty.
- Cảng Lotus còn bị ảnh hưởng bởi bồi lấp nhanh do thay đổi dòng chảy tại mố cầu Phú
Mỹ làm hạn chế khả năng tiếp nhận một số tàu có trọng tải lớn và dẫn đến tăng mạnh chi phí nạo vét.
Chiến sự ở Biển Đỏ đã gây ra nhiều trở ngại cho tình hình toàn cầu, ảnh hưởng trực tiếp đến Việt Nam với việc giá dầu tăng cao, làm gia tăng chi phí hậu cần và vận chuyển Điều này đã tạo áp lực lên giá nhiên liệu cho việc vận hành thiết bị và xe vận chuyển tại cảng Nhiều hãng tàu đã từ chối nhận đơn vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam đi Nga, ảnh hưởng đáng kể đến lượng hàng hóa xuất nhập khẩu tại Cảng Lotus Ông Trần Thanh Hải, phó cục trưởng Cục Xuất nhập khẩu, cho biết kênh đào Suez là một trong những tuyến đường hàng hải quan trọng nhất thế giới, chiếm khoảng 12% tổng lưu lượng giao thông hàng hải toàn cầu.
Kể từ cuối năm 2023, xung đột tại khu vực Biển Đỏ đã buộc nhiều hãng tàu phải thay đổi tuyến đường, không còn đi qua kênh đào Suez mà phải đi vòng qua mũi Hảo Vọng, kéo dài hành trình từ 10 - 15 ngày Sự căng thẳng tại Biển Đông có thể làm tăng chi phí và thời gian vận chuyển hàng hóa, khi các tàu hàng phải tránh các khu vực tranh chấp, dẫn đến chi phí nhiên liệu tăng và thời gian vận chuyển kéo dài, ảnh hưởng đến sản lượng nhập khẩu thép tại Cảng Lotus.
THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ TÀU, HÀNG NHẬP CẬP CẢNG TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH BÔNG SEN
Quy trình các bước thực hiện nghiệp vụ chứng từ tàu, hàng cập cảng Lotus
Thu thập thông tin: tàu hàng
-Thông qua gặp gỡ, điện thoại với người bán hàng, nhà xuất khẩu, hãng vận tải.
Lập thông tin và trò chuyện trực tiếp với người bán hàng, nhà xuất nhập khẩu hoặc công ty vận chuyển là cách hiệu quả để thu thập thông tin chi tiết về lô hàng Qua việc trao đổi trực tiếp, bạn có thể đặt câu hỏi cụ thể và nhận được thông tin quan trọng như tên tàu, hãng vận tải và lịch trình vận chuyển.
2.1.2 Thương lượng để đưa tàu về cảng
-Thương lượng với chủ hàng, chủ tàu về giá cả và chất lượng dịch vụ bốc xếp, lưu kho bãi, thời gian giải phóng tàu.
Trước khi tiến hành thương lượng, việc nắm vững thông tin về thị trường, giá cả và các dịch vụ liên quan là rất quan trọng Hiểu rõ yêu cầu của chủ hàng và chủ tàu sẽ giúp bạn đưa ra những đề xuất thương lượng hợp lý và hiệu quả.
Đề xuất giá cả và điều kiện dịch vụ cần phải rõ ràng và cụ thể, bao gồm thời gian giải phóng tàu, dịch vụ bốc xếp và lưu kho bãi Việc trình bày các điều kiện một cách minh bạch sẽ giúp tránh hiểu lầm và tranh cãi trong tương lai.
Hiểu rõ nhu cầu và ưu tiên của đối tác là bước quan trọng để đưa ra các đề xuất thương lượng hợp lý Bằng cách hỏi về các yêu cầu cụ thể và mong muốn của họ, bạn có thể tìm ra những giải pháp tối ưu nhất nhằm đáp ứng nhu cầu của đối tác.
Để củng cố đề xuất của mình, cần sử dụng dữ liệu và thông tin cụ thể làm minh chứng Việc cung cấp ví dụ về các dịch vụ xuất sắc đã được thực hiện trong quá khứ sẽ giúp thể hiện khả năng xếp dỡ của cảng, đồng thời làm nổi bật giá trị mà khách hàng nhận được.
Lắng nghe và hợp tác là yếu tố quan trọng trong mối quan hệ đối tác Việc tiếp nhận ý kiến và phản hồi từ đối tác, cùng với sự sẵn lòng điều chỉnh hoặc thương lượng, sẽ giúp đạt được thỏa thuận đôi bên Hợp tác tích cực không chỉ thúc đẩy sự hiểu biết mà còn tạo điều kiện cho mối quan hệ lâu dài và thành công.
2.1.3 Nhận thông báo tàu đến từ đại lí
Thông tin về thời gian đến dự kiến và hồ sơ tàu sẽ được gửi qua email từ Đại lý, đại diện cho Chủ tàu/Hãng tàu tại Việt Nam, đến chuyên viên phụ trách từng chủ hàng/đại lý.
-Kiểm tra hồ sơ tàu đến do Đại lý gửi, phải đảm bảo đủ các hồ sơ như sau:
+Giấy báo tàu đến (Notice of Arrival);
Manifest hoặc Vận đơn (Bill of Lading) là một trong ba hồ sơ quan trọng, cần đảm bảo đầy đủ thông tin như Số bill, Consignee (Người nhận hàng), chi tiết hàng hóa (Tên hàng, khối lượng, v.v) Ngoài ra, cần có sơ đồ hầm hàng (Stowage plan), điều kiện xếp dỡ tàu (Berth term/Liner Out hoặc Free Out) và các giấy tờ khác có thể không bắt buộc.
Hình 2.20 Giấy báo tàu đến Kiểm tra hồ sơ: Đủ hồ sơ theo yêu cầu, kiểm tra nội dung hồ sơ không bị lỗi, thiếu.
Hình 2.21 Giấy báo tàu đến thiếu hệ số mớn nước
Giấy báo tàu đến đã cung cấp thông tin cơ bản nhưng thiếu mớn nước đến, vì vậy nhân viên cần theo dõi thông tin từ đại lý Các hồ sơ khác như cargo list và stowage plan đã đầy đủ Đại lý cũng đã gửi kèm một số hình ảnh hàng hóa, và nhân viên NVPT cần lưu ý để nắm rõ chi tiết về hàng hóa.
Sau khi kiểm tra đầy đủ hồ sơ, hãy tổng hợp và gửi cho nhân viên phụ trách lưu trữ tại ổ chung cho hồ sơ tàu Đối với các hồ sơ còn thiếu, cần báo cáo cho nhân viên phụ trách để được hỗ trợ.
Nhập ngày và giờ dự kiến cùng với thông tin cơ bản của tàu như Tải trọng (DWT), Chiều dài (LOA) và Mớn đến (Draft) vào file Excel để theo dõi lịch tàu Nếu có sự trùng lặp trong lịch của hai tàu trong cùng một ngày, hãy thông báo cho nhân viên phụ trách lịch tàu.
Hình 2.22 Lịch tàu hàng tháng được cập nhật vào file Excel
2.1.4 Phát hành thông báo chấp nhận tàu đến gửi đến đại lí
Để thực hiện việc làm giấy chấp nhận tàu đến cảng, cần dựa trên Giấy báo tàu đến Nhân viên phụ trách sẽ kiểm tra và gửi thông tin này cho đại lý, đồng thời thông báo cho Cơ quan Cảng Vụ TP.HCM.
Hình 2.23 Giấy chấp nhận tàu đến cảng
2.1.5 Kiểm nhận các tài liệu, phương thức thực hiện các nhiệm vụ
Để quản lý hiệu quả hoạt động vận chuyển và kho hàng, việc xác định rõ các tài liệu cần tiếp nhận từ các bên liên quan là rất quan trọng Các tài liệu này bao gồm kết quả vận chuyển, thông tin hàng hóa, bảng tổng hợp, báo cáo tiến độ và các tài liệu liên quan khác.
Quá trình tiếp nhận tài liệu bao gồm việc nhận từ phòng khai thác, giao nhận kho hàng, đại lý và khách hàng theo quy trình đã được xác định Cần đảm bảo rằng tài liệu được tiếp nhận đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.
Để đảm bảo tính đúng đắn và toàn vẹn của tài liệu, cần kiểm tra các tài liệu tiếp nhận nhằm xác định xem chúng có đáp ứng các yêu cầu và tiêu chuẩn đã được thiết lập hay không Việc xác minh tính chính xác của thông tin là rất quan trọng, đồng thời cần đảm bảo rằng không có thông tin nào bị thiếu sót hoặc không chính xác.
Đánh giá quy trình các bước thực hiện nghiệp vụ chứng từ tàu, hàng cập cảng Lotus
Dựa vào kinh nghiệm hơn 30 năm, Cảng Lotus có nhiều điểm mạnh như sau:
Cảng đã hoạt động lâu năm với quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu chuyên nghiệp, chính xác và hiệu quả, đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng về thời gian và địa điểm Điều này đảm bảo an toàn cho hàng hóa và củng cố uy tín của Cảng, tạo dựng mối quan hệ vững chắc với nhiều khách hàng lớn.
Mối quan hệ tốt với Hải quan giúp các thủ tục hải quan được xử lý nhanh chóng và hiệu quả Nhân viên giao nhận nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ Hải quan, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao nhận hàng hóa tại Cảng.
Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực giao nhận, cùng với ban lãnh đạo quản lý hiệu quả, nhạy bén trong giải quyết vấn đề Môi trường làm việc thân thiện giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng, hoàn thành công việc với hiệu suất và độ chính xác cao Sự gắn kết của nhân viên, nhờ thời gian làm việc lâu dài, tạo nên sự nhịp nhàng trong hoạt động của công ty.
Thông tin khách hàng được quản lý hệ thống một cách hiệu quả, với mỗi lô hàng được lưu trữ riêng biệt trong hệ thống hồ sơ, giúp việc theo dõi và cập nhật thông tin dễ dàng, nhanh chóng, đồng thời đảm bảo tính nhất quán và chính xác Văn phòng công ty được trang bị máy móc hiện đại, nâng cao hiệu suất làm việc.
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, Cảng vẫn còn một vài hạn chế trong hoạt động cho tàu cập cảng làm hàng:
Công tác kiểm tra hiện tại vẫn chủ yếu dựa vào phương pháp thủ công và hồ sơ được cung cấp từ các hãng tàu, chủ hàng Mỗi hãng tàu, đại lý hoặc khách hàng đều sử dụng loại hồ sơ khác nhau, dẫn đến việc chưa thể thống nhất một bộ hồ sơ chung.
Quy trình công tác tại cảng có tính đặc thù cao, do đó, khi có nhân viên mới hoặc chuyển vị trí, cần tiến hành đào tạo lại để đáp ứng yêu cầu công việc Ngoài ra, nhân viên mới thường chưa có kinh nghiệm và nhạy bén trong việc xử lý các tình huống rủi ro.
Mặc dù cảng đã được trang bị đầy đủ phương tiện vận tải và có số lượng tương đối, nhưng trong những thời điểm nhu cầu tăng cao bất thường, tình trạng kẹt cầu có thể xảy ra, dẫn đến việc kéo dài thời gian làm hàng.
2.2.3 Nhân tố ảnh hưởng đến quy trình thực hiện
Nền kinh tế toàn cầu vẫn chưa phục hồi sau đại dịch Covid-19, trong khi xung đột giữa Nga và Ukraine tiếp tục gia tăng căng thẳng, làm trầm trọng thêm sự bất ổn Thêm vào đó, cuộc chiến giữa Israel và Hamas đã bùng phát, tạo ra nguy cơ xung đột giữa các quốc gia trong khu vực Tình hình an ninh thế giới và khu vực Trung Đông đang trở nên ngày càng bất ổn.
Nền kinh tế hiện đang chịu nhiều ảnh hưởng, dẫn đến chi phí gia tăng Cảng đang nỗ lực duy trì các thỏa thuận chi phí, nhưng nhiều khoản như điện nước, khấu hao, dịch vụ sửa chữa và nhân công vẫn có xu hướng tăng, đặc biệt khi nhà nước thực hiện đợt tăng lương cơ bản và yêu cầu cảng phải được nạo vét hàng năm Điều này là một xu hướng tất yếu trong bối cảnh hiện tại.
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ TÀU- HÀNG CẬP CẢNG TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH BÔNG SEN-CẢNG LOTUS
Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ chứng từ tàu-hàng cập cảng tại Công ty Liên doanh Bông Sen
3.1.1 Nâng cao trình độ năng lực nhân viên
Công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ ngoại thương và ngoại ngữ, đồng thời cập nhật các văn bản pháp luật liên quan đến xuất nhập khẩu và chính sách Hải quan Việc này giúp nhân viên có khả năng tư vấn cho khách hàng hiệu quả, mặc dù các tác vụ như HS code và khai báo chủ yếu do đơn vị logistics thực hiện Đào tạo nhân viên trẻ có năng lực và sáng tạo là cần thiết để bổ sung cho đội ngũ sắp nghỉ hưu, và trong quá trình tuyển dụng, công ty cần nghiêm túc lựa chọn những ứng viên thực sự tài năng và nhiệt huyết Điều này sẽ đảm bảo rằng nhân viên nắm vững nghiệp vụ, thuận lợi cho các khâu đào tạo sau này.
Công ty áp dụng chính sách khen thưởng hợp lý và tổ chức các chuyến du lịch nhằm nâng cao tinh thần làm việc cho nhân viên Điều này không chỉ khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả mà còn thể hiện sự quan tâm và ưu đãi của Công ty, giúp họ chuyên tâm và tận tụy hơn trong công việc.
3.1.2 Cải thiện bộ phận chăm sóc khách hàng
Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, việc lựa chọn đối tác mang lại hiệu quả tối ưu là ưu tiên hàng đầu của khách hàng Để giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới, doanh nghiệp cần nắm bắt nhu cầu của họ Đối với khách hàng trung thành, việc cung cấp mức giá ưu đãi và đảm bảo thời gian giao hàng là rất quan trọng Thường xuyên liên lạc và lắng nghe ý kiến đóng góp từ khách hàng giúp doanh nghiệp có cách ứng xử và giải quyết mâu thuẫn hợp lý Cuối cùng, duy trì chất lượng dịch vụ ở mức cao nhất là yếu tố then chốt để thành công bền vững.
Để duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với các chủ tàu, đại lý tàu và chủ hàng hiện có, cần chủ động marketing để mở rộng quan hệ với các đối tác mới, đặc biệt là các công ty sản xuất thép nội địa nhằm đón đầu xu hướng sử dụng hàng sắt thép nội địa Tập trung vào khai thác tiềm năng của nhóm hàng siêu trường siêu trọng là thế mạnh của Cảng Lotus trong năm 2024 Đối với khách hàng mới, cần thể hiện rõ ưu điểm và lợi ích khi hợp tác với công ty, tạo ấn tượng tích cực Khi phát hiện các công ty mới có nhu cầu nhập xuất hàng, cần có kế hoạch tiếp cận và xây dựng mối quan hệ lâu dài, đồng thời đưa ra chính sách giá cạnh tranh hợp lý để ký hợp đồng nhanh chóng Đảm bảo tiêu chí quản lý chất lượng dịch vụ như "Đúng sản phẩm" để nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Để nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo uy tín cho khách hàng, cần đảm bảo cung cấp đúng số lượng, tại đúng nơi, và vào đúng thời điểm cần thiết, đồng thời áp dụng quản lý chất lượng toàn diện.
3.1.3 Giải pháp đưa thuận lợi thành điểm mạnh
Cảng Lotus có điều kiện tĩnh không thuận lợi, giúp việc ra vào cảng trở nên dễ dàng Đầu tư vào cơ sở hạ tầng như cầu cảng, kho bãi, hệ thống vận chuyển nội địa và các tiện ích cho tàu hàng và khách hàng là rất quan trọng Hệ thống thông tin và quản lý vận tải cũng cần được cải thiện để nâng cao khả năng xử lý hàng hóa và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.
Tối ưu hóa quy trình và dịch vụ giao nhận là cần thiết để giảm thời gian chờ đợi cho tàu và hàng hóa Việc tăng cường linh hoạt và hiệu suất trong xử lý hàng hóa không chỉ giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Cảng đang tập trung vào việc marketing thiết bị cho các dự án lớn và các phương tiện như ô tô, xe máy công trình từ các doanh nghiệp trọng điểm Mục tiêu là bù đắp sản lượng hàng hóa và xây dựng kế hoạch tiếp cận khách hàng sản xuất sắt thép trong nước Điều này đặc biệt quan trọng khi sản lượng nhập khẩu sắt thép từ các quốc gia như Trung Quốc, Ấn Độ, Hàn Quốc, Nhật Bản và Đài Loan đang giảm dần do sản xuất sắt thép nội địa ngày càng gia tăng.
Tận dụng thương hiệu “Cảng Lotus” để nâng cao khả năng xếp dỡ các mặt hàng yêu cầu kỹ thuật cao, nhằm tập trung vào marketing và thu hút các chủ hàng Chúng tôi sẽ tìm kiếm và thuyết phục các nhà đầu tư đưa thiết bị từ các dự án lớn, công trình trọng điểm quốc gia về Cảng Lotus để xếp dỡ.
Cảng Lotus được đánh giá cao về uy tín trong lĩnh vực hàng hóa thiết bị, hiện đang chiếm lĩnh thị phần số một trong khu vực Để nâng cao nhóm khách hàng mục tiêu, cần triển khai các giải pháp hiệu quả nhằm thu hút và giữ chân khách hàng.
Cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách cung cấp tiện ích như quản lý đơn hàng trực tuyến, dịch vụ hỗ trợ 24/7 và tư vấn vận chuyển Tạo ra môi trường hợp tác, linh hoạt nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Xây dựng mối quan hệ đối tác vững chắc với các nhà vận chuyển, đại lý và khách hàng là rất quan trọng để tạo ra một hệ sinh thái hoạt động hiệu quả Hợp tác chặt chẽ với các đối tác giúp tối ưu hóa quy trình và mang đến giải pháp vận chuyển toàn diện.
Để duy trì mối quan hệ tốt với các khách hàng truyền thống như Perstima, tôn Đông Á, tôn Nam Kim, Hyosung và Seah, doanh nghiệp cần chủ động yêu cầu các hãng tàu như Age-Lines, Seanet, Chun An, Trawind, Clio, Oceanic, Vinama, Vitamas, NYK, Vosa, Toko Lines, Deryoung, Blue Ocean, ECL, Hải Vân, Benline, Indochina và Việt Long cung cấp dịch vụ vận chuyển hiệu quả.
Mở rộng dịch vụ cung cấp và tổ chức xếp dỡ ngoài phao cho tàu lớn không vào được cảng nhằm tối ưu hóa nhân lực và trang thiết bị Hành động này sẽ giúp hoàn thành kế hoạch sản lượng và vượt mức lợi nhuận 100%.
Liên kết với các nhà cung cấp như Công ty Trục vớt cứu hộ Việt Nam, Xí nghiệp Lai dắt Tàu biển – Cảng Sài Gòn và Công ty Hưng Thịnh nhằm nâng cao năng lực xếp dỡ hàng siêu trường siêu trọng, từ đó mang lại hiệu quả cao trong hoạt động logistics.
3.1.5 Khắc phục các yếu tố tồn tại bên ngoài công ty
Kiến nghị
3.2.1 Đối với cơ quan hải quan, thuế
Để tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cần đơn giản hóa và cải cách các thủ tục Hải quan tại cảng Việc công khai mọi thủ tục Hải quan sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ và thực hiện chính xác, từ đó hạn chế các hành động tiêu cực từ phía cán bộ Hải quan.
Cơ quan Hải quan cần tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc hoàn thành thủ tục, phục vụ sản xuất và tiêu dùng Việc cắt giảm các thủ tục không cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Đội ngũ công nhân viên chức Hải quan được xây dựng với mục tiêu tận tình hướng dẫn doanh nghiệp trong quá trình làm thủ tục hải quan Đồng thời, mở lớp đào tạo cán bộ nhằm nâng cao nghiệp vụ để ứng phó hiệu quả với những doanh nghiệp có dấu hiệu gian lận trong thương mại.
Quy trình thực hiện tại các cảng hiện nay còn thiếu sự đồng bộ, vì vậy cần thống nhất quy trình để hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn Đồng thời, các cán bộ hải quan cần nâng cao trách nhiệm trong công tác quản lý, tránh tình trạng quan liêu và lợi dụng chức quyền, nhằm giảm thiểu tổn thất chi phí không đáng có cho doanh nghiệp trong các thủ tục hành chính.
Cục Hải quan cần áp dụng biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với các vi phạm để hạn chế tiêu cực, hỗ trợ doanh nghiệp Đồng thời, cần cương quyết chống tham ô và nhũng nhiễu trong đội ngũ Hải quan Công chức Hải quan nên cung cấp hướng dẫn cụ thể và chỉ ra những sai sót của doanh nghiệp Việc đơn giản hóa thủ tục Hải quan theo hướng chuyên môn hóa và hiện đại hóa sẽ giúp tăng tốc quá trình thông quan hàng hóa.
Hệ thống pháp luật về hàng hải và giao nhận đường biển của Việt Nam cần được hoàn thiện để tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động của doanh nghiệp và cá nhân Đầu tư mạnh mẽ vào ngành vận tải biển và hỗ trợ ngành công nghiệp đóng tàu là cần thiết, giúp Việt Nam sản xuất những con tàu lớn có khả năng vận chuyển hàng hóa trực tiếp đến các nước trong khu vực mà không cần qua chuyển tải Đồng thời, xây dựng các cảng nước sâu và cảng biển quốc tế sẽ góp phần nâng cao năng lực logistics của đất nước.
Bồi dưỡng cán bộ cơ quan Nhà nước và các ban ngành liên quan về nghiệp vụ, pháp luật và đạo đức là cần thiết để nâng cao năng lực và sự tin cậy từ Đảng, Nhà nước và Nhân dân.
Nhà nước cần triển khai chính sách xuất nhập khẩu hợp lý để tăng cường lượng hàng hóa và khuyến khích doanh nghiệp sử dụng dịch vụ vận tải nội địa, hạn chế tình trạng nhập CIF bán FOB Cần cung cấp văn bản và thông tư hướng dẫn cụ thể cho doanh nghiệp, công bố rộng rãi trên các phương tiện truyền thông Các cơ quan liên quan phải hỗ trợ và giải đáp thắc mắc cho người làm thủ tục để hoàn thành nhanh chóng Nhà nước cần cập nhật danh sách mặt hàng mới để điều chỉnh thuế suất hợp lý, tránh thất thoát ngân sách Đẩy mạnh đào tạo nguồn nhân lực tại các cơ sở giáo dục để phát triển đội ngũ chuyên nghiệp Chính phủ và các cơ quan chức năng cần hỗ trợ trong xây dựng và hoạch định chiến lược dài hạn.
3.2.3 Đối với công ty Liên doanh Bông Sen
Trong bối cảnh phát triển hiện nay, ngành vận tải biển và hệ thống cảng biển Việt Nam đang đối mặt với nhiều thách thức do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các cảng khu vực về giá cả, dịch vụ hậu cần và chế độ hậu mãi Để đạt doanh thu cao và thu hút khách hàng, các cảng cần tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ, cải thiện cơ sở hạ tầng và phát triển các chiến lược marketing hiệu quả Mục tiêu cuối cùng là trở thành một trong những cảng lớn tại Việt Nam và trong khu vực.
Nghiên cứu thị trường cả trong nước và quốc tế là yếu tố quan trọng để xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh hiệu quả Chiến lược này cần có tầm nhìn dài hạn từ 10 đến 15 năm, phù hợp với tình hình thực tế hiện tại.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng giữa các cảng, việc cung cấp dịch vụ logistics chất lượng, chăm sóc khách hàng tận tâm và thực hiện chiến lược marketing hiệu quả trở nên vô cùng quan trọng Các cảng cần không chỉ cạnh tranh về giá mà còn phải tạo ra trải nghiệm thoải mái và tiện lợi cho khách hàng, nhằm đảm bảo sự hài lòng cao nhất với dịch vụ mà họ cung cấp.
Nâng cao chất lượng lập kế hoạch và đổi mới biện pháp giải phóng tàu, sắp xếp hàng hóa trong cảng một cách hợp lý hơn, nhằm tăng tốc độ làm hàng và cải thiện chất lượng xếp dỡ.
Để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng, việc tận dụng hiệu quả trang thiết bị hiện có là rất quan trọng Điều này không chỉ phụ thuộc vào chất lượng hoạt động của ban khai thác mà còn liên quan đến việc lập kế hoạch, bảo trì và sửa chữa Hơn nữa, trình độ chuyên môn của cán bộ, công nhân viên trong cảng cũng đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao uy tín với khách hàng.
Cảng nên đầu tư vào trang thiết bị và máy móc hiện đại, cũng như các công cụ chuyên dụng phù hợp với công tác xếp dỡ Việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian làm hàng, giải phóng hàng nhanh chóng và đảm bảo chất lượng, từ đó nâng cao uy tín với khách hàng.
Xây dựng một chế độ tiền lương hợp lý và phù hợp với trình độ chuyên môn là rất quan trọng Cần có các biện pháp khuyến khích công nhân viên tích cực thi đua nhằm nâng cao chất lượng làm việc Điều này không chỉ tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp mà còn thoải mái, đồng thời nâng cao mức sống cho cán bộ và công nhân viên.